TEKNIK PERSIDANGAN

Kerakyatan yang dipimpin oleh Hikmah Kebijaksanaan dalam Permusyawaratan

Perwakilan
-Sila ke 4, PancasilaFormal
MUSYAWARAH

A.

B.

Informal
Non-formal

PENDAHULUAN
Musyawarah merupakan sebuah langkah positif yang dapat
dilakukan untuk menentukan solusi dari suatu problem maupun
proyeksi/rencana untuk suatu hal. Berdasarkan hal tersebut,
musyawarah menjadi penting untuk dilakukan suatu perkumpulan,
komunitas, organisasi dan sejenisnya dalam menyelesaikan
permasalahan maupun membuat rencana strategis pergerakannya.
Allah
memerintahkan
kita
untuk
bermusyawarah
sebagaimana difirmankan dalam al-quran :
Bermusyawaralah (kalian) dalam (menyelesaikan) suatu
perkara. Apabila kalian telah membulatkan tekad (atas putusan
musyawarah), maka bertawakkallah kepada Allah. Sesungguhnya
Allah menyukai orang-orang yang bertawakkal.
(QS. Ali Imran : 159)
Dalam rangka arah kebijakan organisasi, serta untuk
menyelesaikan permasalahan dalam sebuah organisasi, menjadi
wajib sifatnya dalam forum untuk berdialog dalam rangka
berdialektika yang disebut Musyawarah. Musyawarah dalam bahasa
inggris disebut dengan conference yang merupkan basic need
organization, basic need leadership dan basic need intellectual,
dalam arti kualitas manajemen organisasi/kepemimpinan seorang
organisatoris, kholifah/pimpinan organisasi dan kaum intelektual
dapat dilihat dari seberapa jauh mereka berada dalam kegiatan
forum-forum serta sidang/rapat.
Seiring perkembangan zaman, keilmuan dan permasalahan
yang terjadi, musyawarah dilakukan oleh berbagai organisasi dengan
teknik yang berbeda-beda tergantung kebutuhan dari organisasi

C.

tersebut. Berdasarkan sifatnya, musyawarah sekurang-kurangnya

tergolong menjadi 3 :
a) Musyawarah formal. Contoh : Persidangan
b) Musyawarah informal. Contoh : Rapat Kordinasi/Evaluasi
c) Musyawarah nonformal. Contoh : Ngopi, Sarasehan, Nongkrong
PERSIDANGAN
Persidangan adalah suatu media musyawarah yang dilakukan secara formal,
terstruktur dan sistematis yang digunakan untuk menentukan solusi atas suatu problem
atau menentukan arah gerak/proyeksi ke depan dari suatu majlis permusyaratan,
organisasi, mahkamah, komunitas dan lain-lain hingga dicapai suatu kemufakatan.
Secara sederhana, persidangan merupakan :

Media musyawarah yang bersifat formal, terstruktur dan sistematis

Digunakan untuk menemukan solusi dari suatu problem dan menentukan arah
gerak/proyeksi ke depan.

Dilakukan oleh suatu majlis, organisasi, mahkamah, komunitas, dan lain-lain.

Dilakukan untuk mencapai suatu mufakat/kesepakatan bersama

MACAM-MACAM PERSIDANGAN
1) Secara Umum
a. Sidang pleno : sidang yang dihadiri oleh seluruh peserta
sidang. Termasuk kedalam kategori sidang ini adalah;
Sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan
jadwal, tata tertib dan pemilihan presidium sidang. Sidang
pleno, biasanya di tengah persidangan untuk mengesahkan
laporan pertanggungjawaban yang dipimpin oleh presidium
sidang.
b. Sidang paripurna, biasanya berisi tentang pengesahan
hasil-hasil sidang.
c. Sidang komisi adalah sidang yang diikuti oleh Peserta
terbatas (anggota komisi), sidang ini diadakan untuk
pematangan materi sebelum diplenokan, dipimpin oleh
pimpinan komisi.
d. Sidang sub komisi, sidang ini lebih terbatas dalam sidang
komisi guna mematangkan materi
2) Menurut Tujuannya
a. Sidang penjelasan (bertujuan untuk memberikan penjelasan
kepada peserta sidang)
b. Sidang pemecahan masalah (problem solving)
c. Sidang perundingan (menghindari perselisihan)
3) Menurut Sifatnya

a.
b.
c.
d.

Sidang formal (menggunakan formalitas dan standar baku

organisasi)
Sidang informal (tidak memenuhi standar legalitas)
Sidang tertutup (privasi, pihak-pihak tertentu)
Sidang terbuka (terbuka untuk umum tanpa terkecuali)

4) Menurut Jangka Waktu

a. Sidang Mingguan
b. Bulanan,
c. Semesteran
d. Tahunan.
5) Menurut Jenisnya
a. Persidangan Mengikat: persidangan yang menghasilkan
keputusan-keputusan yang mengikat bagi seluruh pihak
yang terkait dengan organisasi atau persidangan tersebut,
misalnya Kongres, Rapat Kerja, Konferensi, Muktamar dan
lain-lain
b. Persidangan
Tidak
Mengikat:
Persidangan
yang
mengahasilkan keputusan-keputusan yang tidak mengikat
bagi segenap pihak yang hadir dalam persidangan tersebut,
lebih bersifat keilmuan, pengetahuan dan organisasi
D.

UNSUR-UNSUR PERSIDANGAN
Unsur-unsur dalam persidangan adalah sebagai berikut :
1) Waktu dan Tempat Persidangan
2) Presidium sidang
a) Pimpinan sidang
b) Wakil pimpinan sidang
c) Sekretaris sidang
3) Peserta sidang
a) Peserta penuh
b) Peserta tidak penuh
c) Peserta peninjau
4) Perlengkapan sidang
a) Palu sidang
b) Draft sidang (ex : Draft Tata Tertib, AD/ART, Program Kerja, LPJ,
Lokakarya, dll)
c) Logistik

E.

TUGAS DAN WEWENANG UNSUR-UNSUR PERSIDANGAN

1) Pimpinan Sidang, tugasnya adalah :

Membuka dan menutup persidangan

Menjelaskan tata tertib dan materi persidangan

Membagi alur pembicaraaan, memperjelas permasalahan dan

menjaga dinamika persidangan

Mencermati semua usulan, memilih, membuat kesimpulan

dan menawarkan kepada forum serta mengesahkan
keputusan

Menegur peserta sidang yang melanggar tata tertib sidang

Mengambil keputusan-keputusan dalam sidang

Mengesahkan keputusan sidang

Bersama Wakil dan sekretaris membuat kesimpulan hasil sidang

Hal-hal yang perlu diperhatikan Pimpinan Sidang :

Penampilan, yang meliputi gaya dan sikap dihadapan peserta

harus meyakinkan

Adanya penegasan terhadap situasi atau kondisi forum untuk

menjaga kewibawaan pimpinan

Penguasaan terhadap peserta sidang

Berani dalam mengambil keputusan dan mengabaikan

intervensi

Bahasa yang digunakan harus tegas, lugas dan jelas

2) Wakil Pimpinan Sidang, tugasnya adalah :

Mendampingi ketua

Menggantikan ketua ketika diperlukan (sementara waktu/ full).

3) Sekretaris Sidang, tugasnya adalah :

Mendampingi Pimpinan Sidang bertugas (sebagai notulis)

Menulis/mencatat semua pendapat atau saran serta hasilhasil sidang

Membawa dan mengisinya dengan baik dan benar

Membacakan kembali hasil sidang yang telah disepakati

4) Peserta Sidang

Peserta Penuh : mempunya hak bicara dan hak suara

Peserta tidak penuh : mempunyai hak bicara, tidak mempunyai hak suara

Peserta Peninjau : tidak mempunyai hak bicara dan hak suara (ex : Wartawan)
Penentuan hak bicara dan hak suara ditentukan dalam tata tertib persidangan.

5)

F.

Palu Sidang, palu menjadi unsur penting dalam suatu persidangan karena setiap
keputusan yang dibuat dalam persidangan lahir dari ketukan palu. Beberapa
aturan ketukan palu adalah sebagai berikut :
a) 1 kali ketukan

Mengesahkan keputusan sementara perpasal/perpoint (tergantung

kesepakatan)

Pending dengan waktu kurang dari 2x5 menit

Memberikan peringatan atau skorsing terhadap peserta

Mengesahkan penggantian pimpinan sidang

b) 2 kali ketukan

Mengesahkan konsideran setiap hasil sidang

Pending dengan waktu lebih dari 2x5 menit

Mencabut pending

Memberikan mandat terhadap pimpinan sidang terpilih

Menerima mandat sebagai pimpinan sidang

Mengesahkan hasil Peninjauan Kembali (PK)

c) 3 kali ketukan

Membuka dan menutup persidangan

d) Ketukan Lebih dari 3 kali (Berkali-kali)

Meminta perhatian peserta rapat

Menenangkan peserta rapat

MEKANISME PERSIDANGAN DAN ISTILAH-ISTILAHNYA

Mekanisme persidangan diperlukan sebagai langkah sistematis dalam
menjalankan persidangan. Mekanisme persidangan mempunyai berbagai macam versi
tanpa mengurangi esensi dari persidangan itu sendiri. Versi yang paling sering
digunakan adalah sebagai berikut :

Opsi
1)
2)
3)

Afirmas
i

Justifika
si

Lobbyin
g

Voting

Opsi
: Merupakan pengajuan pendapat oleh peserta sidang disertai
dengan argumentasi dari usulan yang diopsikan
Affirmasi
: Merupakan ungkapan persetujuan terhadap suatu opsi sebagai
suara tambahan.
Justifikasi
: Merupakan argumentasi dari peng-opsi untuk memperkuat dan
memperjelas maksud opsinya ketika afirmasi dari setiap opsi sama kuat

4)

Lobbying
: Merupakan langkah face to face antar peng-opsi untuk saling
meyakinkan opsinya dengan harapan diterimanya salahsatu opsi oleh peng-opsi
5) Voting
: Merupakan langkah terakhir dari mekanisme persidangan
dengan pengambilan suara terbanyak ketika proses lobbying mengalami
kebuntuan
Selain mekanisme, yang perlu diperhatikan dari proses persidangan
adalah istilah-istilah persidangan. Beberapa istilah-istilah dalam persidangan antara lain
:
1) Rasionalisasi : Argumentasi yang diungkapkan setelah memberikan suatu opsi
atau afirmasi
2) Pending : Penundaan persidangan dalam jangka waktu tertentu
3) Peninjauan Kembali : Meninjau kembali atas keputusan-keputusan sementara
hasil sidang apabila terdapat hal yang dikira masih kurang tepat.
4) Interupsi : Media bagi peserta untuk menyampaikan sesuatu disela-sela
berjalannya persidangan. Ada berbagai macam interupsi yang digunakan sesuai
dengan kebutuhan peserta sidang, diantaranya

Informasi, digunakan untuk memberikan informasi yang bersifat penting

Klarifikasi, digunakan untuk meluruskan pembahasan sidang yang

menyimpang dari fokus permasalahan

Prevelage, digunakan untuk meminta izin meninggalkan forum

Question, digunakan untuk mempertanyakan suatu permasalahan

Answer, digunakan untuk menjawab Question yang diajukan

Order, digunakan untuk menawarkan suatu hal diluar opsi yang dinilai
lebih solutif
G. HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN
1. Kuota Forum (Kuorum)
Dalam suatu persidangan, ada standarisasi kuorum sesuai yang disepakati
peserta. Apabila kuota forum tidak dapat dipenuhi oleh sebuah persidangan, maka
persidangan dianggap cacat hukum dan tidak dapat diselenggarakan, sehingga
kehadiran peserta sidang menajdi sangat penting.
2. Menentukan Batas Pembahasan dan Mekanisme.
Pembahasan harus dibatasi, apakah pembahasan dibuat perpoint, perpasal atau
per-BAB. Selain itu, mekanisme perlu ditentukan, seperti batas jumlah opsi,
afirmasi, ada atau tidaknya PK dan lain-lain.
3. Ketersediaan Draft Materi Sidang
Draft materi sidang harus selalu tersedia ketika berjalannya proses persidangan.
Persidangan menjadi tidak maksimal ketika draft sidang tersedia.
4. Tempat Persidangan dan Bentuk Forum

Tempat sidang harus memberikan kenyamanan bagi peserta sidang, seperti

penerangan dan fentilasi. Selain itu, bentuk forum juga perlu ditentukan sehingga
persidangan berjalan dengan khidmat. Beberapa bentuk forum yang biasa
digunakan :

Bentuk lingkaran

Bentuk
lingkaran/C

setengah

"Semua orang berpikir mengubah dunia, tetapi hanya sedikit orang yang berpikir
untuk mengubah dirinya sendiri

Bentu U atau tapak

kuda

Yang penting dalam hidup adalah perbuatan

- KH. Abdurrahman Wahid (Gus Dur) -

Bentuk Kelas

Bentuk persegi panjang

*) Oleh : Fawwaz M. Fauzi

Disampaikan pada Kegiatan Pra-Raker (Simulasi Teknik Persidangan)
Himpunan Mahasiswa Kimia (HIMASKA) Helium
Periode 2015