LAPORAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

“PENGELOLAAN DAN PENGEDITAN BERKAS ARSIP

INAKTIF DI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
DI UNIVERSITAS PADJAJARAN”

Disusun untuk menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan

Disusun Oleh :
Nama : Bimo Romeo Angga R
Nomor Induk Siswa : 2021.10.198
NISN : 0018083671

DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA BARAT CABANG

PENDIDIKAN WILAYAH VIII SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN
NEGERI 1 RANCAEKEK KOMPENTENSI KEAHLIAN TEKNIK
KOMPUTER JARINGAN
2023
 PENGESAHAN PERUSAHAAN

Laporan Praktek Kerja Lapangan telah disetujui dan disahkan oleh :

Nama Perusahaan/Intansi :

Pada Hari :
Tanggal :

Pimpinan/ Direktur, Mengetahui,

Pembimbing
Industri,

Nama Pimpinan Perusahaan Nama Pembimbing

Du/Di
 PENGESAHAAN SEKOLAH

Laporan Praktek Kerja Lapangan telah di setujui dan di sahkan oleh Kompetensi
Keahlian Teknik Komputer Jaringan SMKN 1 Rancaekek.

Mengetahui,
Ketua Kompetensi Keahlian Pembimbing

Dikdik Shodiqin, S.Kom., M.Kom Cecep Saepudin. S.KOM, M.Pd

NIP. 19771025200921001 NIP. 198002132022211006

Mengetahui,
Kepala Sekolah SMKN 1 Rancaekek Wakasek Hubin

Catur Sujatmiko,S.Pd., M.M.Pd. Yudi Sarip Aripin, M.KOM

NIP. 197212222008011002 NIP. 19820417201001012
 PENGESAHAN PENGUJI

Laporan ini di uji dan ditinjau oleh :

Penguji

Dikdik Shodiqin, S.Kom., M.Kom

NIP. 19771025200921001

Mengetahui,

Kepala
Sekolah SMK Negeri 1 Rancaekek Wakasek Hubin

Catur Sujatmiko, S.Pd, M.M.P.d Yudi Sarip Aripin, M.KOM

NIP. 197212222008011002 NIP. 198294172010011012
 MOTTO DAN PERSEMBAHAN

“.”

Nazwa Shihab.

Puji syukur saya ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
Rahmat dan Karunia-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan Laporan Praktek
Kerja Lapangan yang berjudul “ Pengelolaan dan Pertelaan Berkas Arsip
Inaktiv Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik di universitas Padjajaran” yang
diajukan sebagai salah satu syarat untuk kelulusan jurusan Teknik Komputer
Jaringan.

Saya mengucapkan terimakasih kepada pihak yang terlibat :

1. Keluarga tercinta, kedua orang tua serta saudara yang telah memberikan
kasih sayang, do’a dan dukungan. Serta motivasi baik secara moril
maupun materil.
2. Teman-teman kelas XII TKJ 2 dan Teman-teman PKL yang senantiasa
membantu dan memberikan semangat dalam menjalankan Praktek Kerja
Lapangan.
3. Bapak/Ibu Guru SMK N 1 RANCAEKEK yang telah membimbing kami
dalam menjalankan Praktek Kerja Lapangan. Terutama kepada bapak
Cecep Saepudin S.KOM, M.Pd, dan Ibu Aisyah s.pd yang senantiasa
membantu dalam hal ini.
4. Kepada Ibu Siti Rahayu S.Sos, Bapak Ujang Suherman S.sos , dan Bapak
Dede Aripin selaku pembimbing PKL Yang telah menerima,
membimbing dan membantu saya dalam berlangsungnya Praktek Kerja
Lapangan.
5. Terkhusus kepada sahabat dan teman PKL SMK Negeri Sukasari, yang
senantiasa selalu ada disaat saya ada kendala dalam berlangsungnya
Praktek Kerja Lapangan.

v
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah Yang Maha Esa atas petunjuk, rahmat, dan
hidayah-Nya saya dapat menyelesaikan laporan pelaksanaan Praktek Kerja
Lapangan (PKL) tanpa ada halangan apapun sesuai dengan waktu yang telah di
tentukan. Laporan ini di susun berdasarkan pengalaman dan ilmu yang saya
peroleh selama melalksanakan PKL di Dunia Usaha, Dunia Industri dan Dunia
Kerja (DUDIKA).

Penyusunan laporan Praktek Kerja Lapangan ini adalah salah satu syarat
untuk menyelesaikan Pendidikan di SMKN 1 Rancaekek, dan Laporan ini sebagai
bukti bahwa saya telah melaksanakan dan menyelesaikan Praktek Kerja
Lapangan.

Ucapan terima kasih yang mendalam saya sampaikan kepada Orang tua yang
selalu senantiasa mendorong dan memotivasi selama menyusun Laporan Praktek
Kerja Lapangan.

Laporan ini dapat diselesaikan dengan adanya bantuan semua pihak, oleh
karena itu daya mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Catur Sujatmiko, S.Pd., M.M.Pd, selaku Kepala Sekolah SMKN 1

Rancaekek
2. Bapak Yudi Sarip Aripin, M.Kom, Selaku Wakil Kepala Sekolah Bidang
Hubin dan Ketua PKL SMKN 1 Rancaekek
3. Bapak Dikdik Shodiqin, S.Kom., M.Kom, selaku Ketua Kompetensi
Keahlian TEKNIK KOMPUTER JARINGAN
4. Bapak Cecep Saepudin, M.Pd., Selaku Pembimbing PKL
5. Ibu Aisyah S.Pd., Selaku Pembimbing Pembuatan Laporan
6. Bapak Arief Irmansyah,S.Sos,M.si Selaku Manajer FISIP
7. Bapak Ujang Suherman,S.Sos selaku pembimbing lapangan I
8. Ibu Siti Rahayu,S.Sos selau Pembimbing Lapangan II
9. Bapak Dede Arifin selaku Pembimbing III

vi
 Akhir dari kesempatan ini saya menyampaikan terima kasih kepada semua
pihak yang turut membantu dalam upaya penyelesaian laporan ini. Saya juga
mengharapkan saran dan kritik demi perbaikan dan penyepurnaan Laporan ini.

Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan dan
bermanfaat bagi semua pembaca. Amiin.

Bandung,……………2022
Penyusun

Bintang Aulia
0018083671

vii
 DAFTAR ISI
PENGESAHAAN INSTANSI.................................................................................ii

PENGESAHAAN SEKOLAH...............................................................................iii

PENGESAHAN PENGUJI.....................................................................................vi

MOTTO DAN PERSEMBAHAN...........................................................................v

KATA PENGANTAR............................................................................................vi

DAFTAR ISI........................................................................................................viii

DAFTAR GAMBAR...............................................................................................x

DAFTAR LAMPIRAN...........................................................................................xi

BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................1

1.1 Latar Belakang.............................................................................................1

1.2 Maksud dan Tujuan......................................................................................1

1.3 Manfaat Kegiatan.........................................................................................2

1.4 Tempat dan Waktu Pelaksanaan...................................................................2

1.5 Sistematika Penulisan...................................................................................3

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI.......................................................4

2.1 Sejarah Universitas Padjajaran.....................................................................4

2.1.1 Sejarah Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik....................................11

2.2 Struktur Universitas Padjajaran..................................................................13

2.2.1 Struktur Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.....................................13

2.3 Visi, Misi, dan Tujuan................................................................................16

2.3.1 Visi.........................................................................................................16

2.3.2 Misi........................................................................................................17

2.3.3 Tujuan....................................................................................................17

BAB III KEGIATAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN.................................19

viii
 3.1 Dasar Teori Arsip dan Kearsipan...............................................................19

3.1.1 Pengertian Arsip....................................................................................19

3.1.2 Fungsi Arsip...........................................................................................23

3.1.3 Penataan Arsip.......................................................................................23

3.1.4 Pemeliharaan Arsip................................................................................24

3.2 Kegiatan PKL.............................................................................................25

3.2.1 Persiapan Kerja (alat dan bahan)...........................................................25

3.2.2 Proses Kerja Pengarsipan.....................................................................26

3.2.3 Pembahasan masalah............................................................................34

BAB IV PENUTUP...........................................................................................35

4.1 Kesimpulan.................................................................................................35

4.2 Saran...........................................................................................................35

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................36

LAMPIRAN...........................................................................................................37

ix
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Rektorat Universitas Paadjajaran Kampus Jatinangor............................4
Gambar 2 Rektor Universitas Padjadjaran dari masa ke masa Tahun 1957
s.d.Sekarang.............................................................................................................9
Gambar 3 Denah Universitas Padjajaran Kamous Jatinangor...............................10
Gambar 4. Gedung Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik....................................11
Gambar 6 Struktur Inti Organisasi Universitas Padjajaran....................................13
Gambar 7 Struktur Organisasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik...................14
Gambar 8 Pemilahan Data.....................................................................................27
Gambar 9 Entri Data..............................................................................................28
Gambar 10 Tampilan pertama ketika memasuki Pintasunpad.ic.id.......................29
Gambar 11 Tampilan memasukan paus.................................................................29
Gambar 12 Tampilan ketika selesai log in.............................................................30
Gambar 13 Rekaman Arsip DPNA........................................................................30
Gambar 14 Rekaman Data Arsip Salinan Ijazah dan Berita Acara.......................31
Gambar 15 Tampilan Mencari program Studi.......................................................31
Gambar 16 Tampilan mencari tahun angkatan......................................................32
Gambar 17 Tampilan mencari nama mahasiswa...................................................32
Gambar 18 Tampilan Mencari no Box..................................................................32
Gambar 19 Tampilan Refresh, Print dan Keluar Aplikasi.....................................32

x
 DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Dokumentasi Siswa PKL SMK negeri 1 Rancaekek.........................38
Lampiran 2 Dokumentasi Bersama Pembimbing PKL..........................................38
Lampiran 3 Dokumentasi Pengarahan Kerja.........................................................39
Lampiran 4 Dokumentasi Pertelaan dan Pengeditan Data.....................................39
Lampiran 5 Dokumentasi Pembimbing DUDIKA, Siswa PKL Smk Negeri 1
Rancaekek, SMK Negeri Sukasari, SMK Pasundan TanjungSari, SMK yayasan
Budi Mandiri Tanjungsari, dan SMK Bakti Nusantara Cileunyi...........................42
Lampiran 6 Dokumentasi Jumat Bersih.................................................................43
Lampiran 7 Dokumentasi Pelaksanaan Olahraga..................................................44
Lampiran 8 Dokumentasi Makan Bersama............................................................45

xi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan untuk melatih dan
memberikan pengajaran kepada siswa dalam Dunia Industri atau Dunia
Usaha yang relevan terkait kompetensi keahlian masing masing. Selain itu
PKL juga bertujuan untuk memberikan bekal ilmu dalam dunia kerja agar
dimasa mendatang para siswa dapat bersaing dalam dunia industri yang
semakin ketat seperti saat ini, untuk mempersiapkan siswa agar memiliki
kemampuan teknis dengan wawasan yang luas dan fleksibel di era kemajuan
teknologi dan ilmu pengetahuan, meningkatkan mutu dalam Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK), serta mengasah dan mengimplementasikan
materi yang diperoleh siswa dari sekolah masing masing terkait jurusannya.
Kegiatan prakerin merupakan salah satu bentuk kegiatan dari sekian
banyak visi dan misi SMK Negeri 1 Rancaekek dalam mempersiapkan
siswa dan siswinya untuk memasuki dunia industri dan dunia usaha
(DI/DU) nantinya. Dunia industri dan dunia usaha tersebut tentunya tidak
dapat diperoleh dengan mudah, maka dari itu para siswa tidak hanya
dibekali dengan teori belajar saja tetapi juga pemahaman tentang lingkungan
yang akan mereka hadapi setelah lulus sekolah. Kegiatan PKL dilaksanakan
sesuai dengan kemampuan atau kejuruan yang terdapat pada masing masing
siswa.

1.2 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dan tujuan dari PKL ini adalah untuk :
1. Siswa yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan etos kerja yang sesuai
dengan tuntutan lapangan pekerjaan.

1
 2

2. Menambah pengalaman siswa yang melaksanakan kegiatan PKL ini.

3. Memberikan pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja
sebagai bagian dari proses pendidikan sekolah menengah kejuruan.

1.3 Manfaat Kegiatan

Manfaat kegiatan PKL adalah untuk mengenalkan siswa pada
lingkungan kerja di dunia industri dan usaha. Dengan begitu, ketika mereka
terjun ke lapangan pekerjaan yang sesungguhnya, diharapkan mereka tidak
canggung dan dapat beradaptasi dengan cepat.

Selain itu dapat membentuk pola pikir siswa agar terkonstruktif

secara baik serta memberikan pengalaman dalam dunia industri maupun
dunia kerja. Pengalaman akan sangat dibutuhkan ketika seseorang mulai
terjun ke dunia kerja. Dan pengalaman tersebut bisa didapatkan oleh para
siswa dengan mengikuti kegiatan PKL.

1.4 Tempat dan Waktu Pelaksanaan

Kegiatan PKL dilakukan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Padjadjaran beralamat di Jl. Ir. Soekarno Km. 21 Jatinangor
Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di lakukan pada tanggal 1 Juli
2022 s.d 30 September 2022 dengan jadwal PKL sebagai berikut:

No Hari Waktu

1 Senin 07.00 s.d 15.30 WIB

2 Selasa 07.00 s.d 15.30 WIB

3 Rabu 07.00 s.d 15.30 WIB

4 Kamis 07.00 s.d 15.30 WIB

5 Jumat 07.00 s.d 16.30 WIB

 3

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dalam laporan terbagi dalam beberapa BAB yaitu :

 BAB I Pendahuluan

Pada BAB ini merupakan pengantar terhadap permasalahan yang akan

dibahas. Dalam BAB ini memberikan gambaran tentang Praktek Kerja
lapanagan yang terdiri dari latar belakang, maksud dan tujuan PKL, Manfat
kegiatan, Waktu dan tempat pelaksanaan dan sistematika penulisan.

 BAB II Gambaran umum Instansi

Pada BAB ini menejelaskan gambaran umum Sejarah Universitas

Padjajaran, Sejarah Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Serta Visi, Misi
dan Tujuan Universitas Padjajaran.

 BAB III Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

Pada BAB ini berisi tentang gambaran secara umum berlangsungnya PKL.
Yang terdiri dari dasar teori, kegiatan pkl, persiapan kerja, prose kerja, dan
pembahasan masalah.

 BAB IV Penutup

Kesimpulan dan saran merupakan tahapan akhir dari laporan Praktek Kerja
Lapangan yang berisi dari uraian pada setiap bab sebelumnya serta saran
berdasarkan temuan selama Praktek Kerja Lapangan.
 BAB II
GAMBARAN UMUM SEKOLAH

2.1 Sejarah SMKN 1 RANCAEKEK

SMK Negeri 1 Rancaekek didirikan sebagai salah satu upaya pemerintah, dalam
hal ini Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Bandung berupaya untuk
menyediakan sumber daya manusia yang memiliki kemampuan di bidang
akademik dan praktik sebagai salah satu tuntunan kebutuhan tenaga kerja.
SMK Negeri 1 Rancaekek atau SMK Negeri 6 Kabupaten Bandung berdiri pada
tahun 2003 (SK Pendirian) dan baru menrima siswa pada tahun pelajaran 2004-
2005 dengan dua kompetensi keahlian yaitu Teknik Penyempurnaan Tekstil dan
Busana Butik. Seiring berkembang pesatnya Sekolah Menengah Kejuruan, pada
tahun 2007 SMK Negeri 1 Rancaekek membuka keahlian baru yaitu Teknik
Komputer Jaringan (TKJ) dan Teknik Kendaraan Ringan (TKR). Pada tahun 2014
di buka program keahlian Teknik Instalasi Tenaga Listrik (TITL).
Kini, dengan lima program keahlian yang tersedia di SMK Negeri 1
Rancaekek, diharapkan dapat turut meningkatkan pastisipasi tingkat pendidikan
masyarakat khususnya di kawasan Rancaekek, Cikancung, Cicalengka dan
sekitarnya.

4
 5

2.3 Visi dan Misi SMKN 1 RANCAEKEK

2.3.1 Visi

2.3.2 Misi
1. Mewujudkan academic excellence dan memperoleh rekognisi nasional dan
internasional;
2. Meningkatnya relevansi dan inovasi pendidikan, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat;
3. Mewujudkan kemandirian dengan kapitalisasi sumber daya internal dan
kemitraan strategis;
4. Meningkatkan kontribusi UNPAD dalam penyelesaian masalah yang
berdampak pada kesejahteraan masyarakat Jawa Barat dan Indonesia;
5. Membangun karakter kepemimpinan dengan budaya kolektif, profesional,
dan berintegritas dalam pengelolaan keberlanjutan Universitas.

2.3.3 Tujuan
1. Sebagaimana Visi UNPAD 2020 – 2024, maka ditetapkan tujuan strategis
yang akan dicapai sebagai berikut:
2. Tercapainya keberlanjutan produktivitas sumber daya manusia (SDM) dan
kelembagaan merespons perubahan global; Tercapainya lulusan berdaya
saing Internasional yang berkarakter dan menjunjung budaya lokal;
3. Tercapainya hasil riset dan inovasi unggul yang terekognisi internasional
berlandaskan Pola Ilmiah Pokok; Terwujudnya kemandirian institusi yang
didukung oleh tata kelola yang baik dan kemitraan strategis di dalam dan
luar negeri;
4. Terwujudnya peningkatan kontribusi untuk pembangunan Jawa Barat dan
Indonesia berbasis kualitas dan relevansi pengembangan iptek dan inovasi;
 6

5. Tercapainya pengakuan atas reputasi UNPAD berskala Internasional.

 BAB III
KEGIATAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.1 Dasar Teori Arsip dan Kearsipan

3.1.1 Pengertian Arsip
Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber
informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga,
organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang
dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan
adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan
digital. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima
oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan
manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan
melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan

atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan
terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah
ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan
secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi,
badan maupun perseorangan.

Pengertian Kearsipan Menurut UU No. 43 Tahun 2009

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

7
 8

3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan
yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan
pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum
dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah
penemuan dan pemanfaatan arsip.
12. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
13. Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang
kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain
yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara
sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
 9

14. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah

lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang
melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di
ibukota negara.
15. Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja
perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota
provinsi.
16. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan
kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di
ibukotakabupaten/kota.
17. Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan
organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan
fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
18. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan
tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum
yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan
Republik Indonesia.
19. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas
dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan
arsip dinamis.
20. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
21. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
22. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang
berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis
arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
 10

arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan

sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
23. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan
arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan.
24. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi
kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem
kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan
sarana, serta sumber daya lainnya.
25. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
26. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem
kearsipan nasional.
27. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip
statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
28. Sistem kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu
sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai
komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku
serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan
kearsipan secara nasional.
29. Sistem informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat
SIKN adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh
ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
30. Jaringan informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat
JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara
nasional yang dikelola oleh ANRI.
 11

31. Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar
berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah
diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan
dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.

3.1.2 Fungsi Arsip

Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas
administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber
informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan
sekunder.

1) Fungsi primer

Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada

kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang
berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi
pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer
meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2) Fungsi sekunder

Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada

kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan
lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan
umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna
skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

3.1.3 Penataan Arsip

Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun
bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses
penemuan 8 kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan
penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Sistem
 12

penyimpanan arsip menurut Sedarmayanti (2003:69-76) dalam Tata

Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern adalah sebagai
berikut:

1. Sistem Abjad ( Alphabetical Filing System ) Sistem abjad adalah salah satu
sistem penyimpanan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata
berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada
peraturan mengindeks.
2. Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal ( Subject Filing System ) Sistem
masalah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan kegiatan-
kegiatan yang berkenaan dengan masalahmasalah yang berhubungan dengan
perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan
sistem ini, harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya
terjadi dalam suratsurat setiap harinya.
3. Sistem Nomor ( Numerical Filing System ) Sistem nomor adalah salah satu
sistem penyimpanan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang
kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu ( Chronological Filing System ) Sistem
tanggal adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan urutan
tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan
pedoman termaksud diperhatikan 9 dari datangnya surat (akan lebih baik
bila berpedoman pada cap datangnya surat).
5. Sistem Wilayah/Regional/Daerah ( Geographical Filing System ) Sistem
wilayah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan tempat
(lokasi), daerah atau wilayah tertentu.

3.1.4 Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan
karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari
beberapa komponen yang saling kontak antara komponen yang satu dengan
 13

lainnya. Kontak antar komponen yang masing-masing mengandung asam

tersebut dapat mengakibatkan bahan arsip menjadi rusak.

Kerusakan arsip selain disebabkan oleh faktor dari dalam, juga

disebabkan oleh faktor dari luar seperti udara, cahaya, mikro organisme
serta oleh manusia atau petugas arsip karena kesalahan-kesalahan yang
dilakukan dalam penanganan maupun penyimpanannya.

Pemeliharaan dan perawatan arsip pada hakekatnya adalah

pemeliharaan dan perawatan fisik arsip. Apabila fisik arsip utuh, maka utuh
pula informasi yang dikandungnya. Kegiatan pemeliharaan dan perawatann
bahan arsip merupakan kegiatan yang tidak mudah dilakukan karena bahan
atau media rekam arsip beraneka macam dan penyebab dari kerusakan suatu
arsip juga bermacammacam pula.

Untuk dapat melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip yang

berdaya guna dan berhasil guna, terlebih dulu perlu mengetahui asal-usul
(jenis) bahan arsip serta penyebab kerusakannya.Usaha pemeliharaan arsip
berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah,
tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut
informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari
pemusnahan yang tidak diinginkan.

3.2 Kegiatan PKL

3.2.1 Persiapan Kerja (alat dan bahan)
Alat dan bahan yang di gunakan untuk pengarsipan yaitu sebagai berikut :
1. Rak Arsip

Rak arsip ialah lemari tanpa pintu lokasi menyimpan dokumentasi

yang dibentuk secara lateral (menyamping).

2. Map Arsip
 14

Map arsip ialah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal atau
plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang
ditabung tidak terlampau banyak, berkisar 1-50 lembar.

3. Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri
dari 2 bagian ,

 Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-
tanda atau indeks (pengelompokan) arsip.
 Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya

4. Box Arsip

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip

yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan
di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam map. Selanjutnya kotak
ini akan ditempatkan pada rak arsip.

5. Alat Penyimpanan Khusus

Alat penyimpan khusus ialah alat yang dipakai untuk menyimpan

dokumentasi dalam bentuk-bentuk yang khusus laksana flash disk, compact
disk (CD), dan sebagainya. Alat ini memiliki beragam format desain,
tergantung dengan perkembangan zaman dan peradaban tekhnologi yang
berkembang.

3.2.2 Proses Kerja Pengarsipan

A. Pemilahan
Langkah awal pemilahan arsip adalah memisahkan antara arsip
dengan non arsip serta di publik arsip yang berlebihan .nonarsip dapat
 15

berupa : formulir dan blanko kosong, ordner, sampul, dll. Bahan-bahan

nonarsip ini dapat di musnahkan.

Gambar 1 Pemilahan Data

B. Entri Berkas
 16

Mengentri adalah bidang pekerjaan administrasi yang membantu

perusahaan memproses informasi dengan pengambilan data dari berkas atau
formulir, yang dim asukan kedalam sistem komputer dan memastikan data
tersebut tersimpat secara akurat dan efesien.

Gambar 2 Entri Data

C. Daftar Pertelaan dan Pengeditan Data Arsip

 17

Daftar pertelaan arsip sering disebut juga dengan Daftar Arsip untuk
merekam arsip inaktif yang diusulkan untuk dipindahkan dari unit kerja
pengolah ke unit kearsipan / Pusat Arsip instansi.
Pengeditan data merupakan proses memeriksakembali data yang telah
terkumpul untuk mengetahui apakah data yang terkumpul cukup baik dan
dapat diolah dengan baik. Pengecekan rekaman arsip ini dapat di buka di
aplikasi excel, spreedsheet, dan axces.
a) Membuka Rekaman Daftar Peserta Nilai Akhir dengan aplikasi excel
Sebelum membuka aplikasi tersebut diperlukan koneksi data, karena
di unpad memiliki keamanan untuk menyambungkan data maka di perlukan
login. Untuk dapat masuk melalui pintasunpad.ac.id diperlukan mempunyai
PAuS name. PAuS ID adalah sebuah sistem otentikasi dengan teknologi
oauth 2.0 untuk mengizinkan pengguna menggunakan berbagai layanan di
Unpad dengan menggunakan satu akun pengguna saja yang disebut
dengan PAuS Name.
 Login melalui Pintasunpad.ac.id

Gambar 3 Tampilan pertama ketika memasuki Pintasunpad.ic.id

 Login dan masukan Paus masing masing

 18

Gambar 4 Tampilan memasukan paus

 Log in selesai

Gambar 5 Tampilan ketika selesai log in

 Buka data rekaman arsip yang ada di microsoft excel

Gambar 6 Rekaman Arsip DPNA

Petunjuk Pengisian
 19

Kolom(1), di isi sesuai waktu ketika mengentri

Kolom(2,3), di isi dengan nama pengentri

Kolom(4), di isi dengan program studi yang tercantum dalam berkas

Kolom(5), di isi dengan tahun akademik yang tercantum dalam berkas

Kolom(6), di isi sesuai dengan nama berkas

Kolom(7), di isi dengan nama mata kuliah tercantum dalam berkas

Kolom(8), di isi dengan nama dosen tercantum dalam berkas

Kolom(9), di isi dengan nomor box yang tercantung di box

Kolom(10), di isi dengan nomor berkas yang tercantung di berkas.

Pengecekan rekaman Arsip DPNA dapat dibuka melalui Excel dan

Spreedshet, Rekaman ini bersifat umum dapat diakses oleh siapapun.

b) Membuka rekaman dara arsip Salinan Ijazah dan Berita Acara

Untuk membuka rekaman arsip Salinan Ijazah dan Berita Acara
dilakukan Sharing data melalui Axces, yaitu dengan menyambungkan kabel
dari pc utama dengan pc yang akan dipakai. untuk dapat melakukan sharing
data di perlukan memasukan username dan pasword karna dari pc utama
memiliki keamanan, setelah dapat masuk rekaman arsip salinan ijazah dan
berita acara dapat di buka dan di edit
 Buka rekaman data arsip Salinana ijazah dan berita acara di aplikasi
axces

Gambar 7 Rekaman Data Arsip Salinan Ijazah dan Berita Acara

 Mencari Kode Program Studi

 20

Gambar 8 Tampilan Mencari program Studi.

 Memcari Tahun Angkatan

Gambar 9 Tampilan mencari tahun angkatan

 Mencari nama mahasiswa

Gambar 10 Tampilan mencari nama mahasiswa

 Mencari no Box

Gambar 11 Tampilan Mencari no Box

 Refresh dan keluar aplikasi

 21

Gambar 12 Tampilan Refresh, Print dan Keluar Aplikasi

Petunjuk Pengisian
Kolom(1), di isi dengan kode Program Studi
Kolom(2), di isi dengan nomor pokok mahasiswa
Kolom(3), di isi dengan nama mahasiswa
Kolom(4), di isi dengan nama berkas
Kolom(5), di isi dengan tanggal dan tahun lulus
Kolom(6), di isi dengan no ijazah
Kolom(7), di isi dengan upload file
Kolom(8), di isi dengan nomor box yang tercantum di box
Kolom(9), di isi dengan nomor berkas yang tercantum di berkas
Kolom(10), di isi dengan tahun angkatan
Kolom(11), di isi dengan keterangan

Pengecekan rekaman Arsip Salinan Ijazah dan Berita Acara dapat di

buka melalui sharing Axces rekaman ini mempunyai kerahasiaan hanya
admin dan orang orang tertentu yang dapat mengakses aplikasi ini

D. Labeling
Label adalah kertas yang di tempelkan di tab quide atau folder
dengan melakukan pelebelan yaitu realisasi dari kegiatan penentuan indeks
dan kode. Setelah pertelaan dan pengecekan berkas bisa masuk kebagian
labeling.

E. Scan
 22

Scan adalah proses memindai objek dokumen yang akan diubah

menjadi data digital berupa file. Berkas yang sudah di labeling bisa masuk
kebagian scan.

F. Penyimpanan

Penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan daftar arsip inaktif

Penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan dengan melakukan penataan box
arsip pada rak. Berkas yang sudah melalui tahap scan dapat masuk kebagian
penyimpanan.

G. Pemusnahan
Bila telah sampai waktunya dan habis masa reterensinya maka arsip
inaktif harus di Pemusnahan, ini adalah rangkaian terahir setelah tahapan
pemindahan arsip dan pemyerahan arsip.

3.2.3 Pembahasan masalah

Terdapat berbagai macam permasalahan di kearsipan diantaranya :
 Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat
diperlukan.
 Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu
harus segera disimpan.
 Kurang menyadari arti penting nya suatu arsip bagi organisasi.
Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita
harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar
tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah
sebagai berikut :

 Pergunakan system penyimpanan secara tepat

System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur
memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan sehingga
bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat.
 Simpan Berkas Pada Satu Lokasi
 23

Simpan berkas-berkas penting pada satu lemari khusus. Jika sekiranya

berkas tersebut sudah tidak digunakan lagi, simpan saja dalam gudang.
Kalau ada waktu luang, bisa melakukan back up dengan cara memindai
dokumen-dokumen tersebut.
 Petugas kearsipan yang memenuhi syarat
Pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh
factor Kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali
keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Di samping itu tanggung
jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baikny
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Setelah melaksanakan praktek kerja industri di fakultas ilmu sosial
dan politik di universitas padjajaran, menyimpulkan bahwa sistem
pengarsipan dinamis di fakultas ilmusosial dan politik sebagai berikut:

1. Dalam proses sistem pengarsipan, pada dasarnya terbentuk dari bagian

pengeloaan yang terstruktur, sistematis dan masif;
2. Penyusun dalam kearsiapan harus di susun dengan rapih tidak sembarangan
tersusun sesuai kehendak;
3. Penyususnan berkas arsip dinamis harus tersusun sesuai deangan nomor
uotput setiap berkas;
4. Penyusunan berkas arsip dinamis di simpan di record center
5. Dalam kearsipan tidak hanya perihal ilmu digitalisasi, melainkan perihal
dalam mejaga etika, komunikasi yang baik dan efektif, organisasi dan
manajemen, keterampilan bernegoisasi, dapat berfikir kritis, dan dapat
bekerjasama dalam delegalasi.

4.2 Saran
Adapun saran yang dapat disampaikan kepada pihak sekolah dan
instansi :

1. Pihak sekolah dan instansi lebih meningkatkan kejasamanya.

2. Berdasarkan kegiatan ini saya sedikit memberikan saran, agar para peserta
mempersiapakan diri lebih lanjut. Hal ini dapat di lakukan dengan
menguasai pelajaran yang di terapkan dalam instansi. Dengan begitu praktek
kerja lapangan dalam sebuah isntansi nanti akan lebih mudah.
3. Pihak instansi di harapkan dapat menerima siswa dan siswi SMK Negeri 1
Rancaekek untuk tahun yang akan datang.

24
 DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor

43 Tahun 2009, tentang Kearsipan

Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 70 Tahun 2015 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Pengelola

Khasanah, Uswatun Khasanah. 2019. pengolahan-data-baik-pengertian-fungsi-

tahapan-dan-metode., Tangerang.

Sitanggang, Tagor. 2020. Pengelolaan dan Penataan Arsip Aktif dan Inaktif.,
Sumatera Utara

Rusidi , Pemeliharaan dan perawatan Arsip., Yogyakarta

Jati, 2022. macam-macam jenis alat-alat peralatan kearsipan dan fungsinya.

Prasetyo, Agus Joko, 2013 masalah pokok dalam kearsipan dan pemecahanya.

25
LAMPIRAN

26
Lampiran 1 Dokumentasi Siswa PKL SMK negeri 1 Rancaekek

Lampiran 2 Dokumentasi Bersama Pembimbing PKL

27
 Lampiran 3 Dokumentasi Pengarahan Kerja

Lampiran 4 Dokumentasi Pertelaan dan Pengeditan Data

28
29
30
Lampiran 5 Dokumentasi Pembimbing DUDIKA, Siswa PKL Smk Negeri 1 Rancaekek, SMK
Negeri Sukasari, SMK Pasundan TanjungSari, SMK yayasan Budi Mandiri Tanjungsari, dan SMK
Bakti Nusantara Cileunyi

31
Lampiran 6 Dokumentasi Jumat Bersih

32
Lampiran 7 Dokumentasi Pelaksanaan Olahraga

33
Lampiran 8 Dokumentasi Makan Bersama

34