Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Pengadaan Aplikasi Human Resources Information System (HRIS)

PT PANN Pembiayaan Maritim
Tahun 2021
A. Latar belakang
Terhitung sejak Maret 2020, pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) PT PANN Pembiayaan
Maritim (PPM) telah dibantu oleh sistem teknologi informasi SDM (Human Resources Information
System/HRIS) bekerjasama dengan salah satu perusahaan penyedia jasa HRIS dan akan segera
habis pada bulan April 2021 ini.

Adapun fitur/modul yang sudah di-cover dalam aplikasi HRIS tahun 2020 adalah sebagai berikut:
1) Data karyawan
2) Kehadiran
3) Payroll/remunerasi karyawan termasuk pajak penghasilan individu karyawan (PPh 21)
4) Individual Performance & Key Performance Indicator/KPI

Dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan dan Rencana Bisnis Tahun 2021, disamping 4
(empat) fitur/modul tersebut di atas, terdapat rencana penambahan fitur baru HRIS yaitu:
1) Penambahan fitur/modul individual performance & KPI berkaitan dengan kebutuhan
implementasi ongoing performance serta penilaian core values AKHLAK BUMN sebagai bagian
dari penilaian kinerja individu.
2) Learning Management System, termasuk materi onboarding untuk karyawan baru
3) Rencana kerja minimal 1 (satu) minggu ke depan dan realisasinya secara harian

B. Tujuan
Mengurangi manualisasi, ketergantungan pada SDM yang jumlahnya terbatas, waktu proses yang
lama, kualitas kerja yang kurang terjaga karena potensi degree of error yang relatif lebih tinggi serta
menerapkan praktek pengelolaan SDM yang lebih up-to-date dan sesuai benchmarking dan best
practice pengelolaan SDM di perusahaan-perusahaan yang profesional.

C. Rincian Pengadaan
1. Nama : Pengadaan Aplikasi Human Resources Information System (HRIS)
pengadaan PT PANN Pembiayaan Maritim tahun 2021
2. Pemasukan : a. 1 sd 5 Maret 2021, pukul 17.00 WIB
proposal b. Isi proposal harus mencakup Rincian Pengadaan butir 3 sd 7
dibawah ini.
c. Proposal beserta dokumen disampaikan soft file dalam bentuk zip
atau google drive/dropbox yang dapat kami akses tanpa batas
waktu dan dikirimkan ke alamat email [email protected]
dengan subjek email Pengadaan Aplikasi HRIS 2021_(nama
Perusahaan).
3. Sistem & : Cloud system, server berada di Indonesia
Server
4. Fitur/modul : a. Fitur/modul wajib:
HRIS 1. Data karyawan
2. Kehadiran
3. Payroll/remunerasi karyawan termasuk pajak penghasilan
individu karyawan (PPh 21)
4. Individual Performance & KPI (termasuk peningkatan fitur
berkaitan dengan kebutuhan implementasi ongoing
performance serta penilaian core values AKHLAK BUMN
5. Learning management system
6. Rencana kerja minimal 1 minggu ke depan dan realisasinya
secara harian
b. Fitur/modul lain yang dapat disediakan (penawaran bersifat
optional)
Misalnya: rekrutmen, persuratan dan tanda tangan elektronik, dll
c. Fitur/modul HRIS dapat diakses kapan saja dimana saja melalui
komputer/laptop maupun mobile (untuk aplikasi tertentu)

5. Jumlah : Fitur Pengunaan Jumlah

pengguna Direksi, Komisaris,
HRIS Komite, Staf
Data karyawan 36 sd 40 orang
Penunjang &
Karyawan
Kehadiran Karyawan 28 sd 30 orang
Payroll/remunerasi Direksi, Komisaris,
karyawan termasuk pajak Komite, Staf
36 sd 40 orang
penghasilan individu Penunjang &
karyawan (PPh 21) Karyawan
Individual Performance &
KPI (termasuk
peningkatan fitur
berkaitan dengan
Karyawan 28 sd 30 orang
kebutuhan implementasi
ongoing performance
serta penilaian core
values AKHLAK BUMN
Learning management
Karyawan 28 sd 30 orang
system
Rencana kerja minimal 1
minggu ke depan dan
Karyawan 28 sd 30 orang
realisasinya secara
harian
Fitur/modul lain yang
disesuaikan dengan fitur/modul
dapat disediakan
.
6. Periode : 1 tahun (12 bulan) sejak tanggal Surat Perintah Kerja (SPK), dengan
pekerjaan timeline implementasi sebagai berikut:

Fitur Pengunaan
Data karyawan Saat SPK berlaku
Kehadiran Saat SPK berlaku
Payroll/remunerasi karyawan termasuk
pajak penghasilan individu karyawan Saat SPK berlaku
(PPh 21)
 • KPI pada saat SPK
Individual Performance &KPI (termasuk berlaku
peningkatan fitur berkaitan dengan • Peningkatan fitur
kebutuhan implementasi ongoing selambatnya awal
performance serta penilaian core values Semester II/2021, atau
AKHLAK BUMN mengikuti ketentuan
Kementerian BUMN
Selambatnya Semester
Learning management system
I/2021
Saat SPK berlaku atau
Rencana kerja minimal 1 minggu ke
selambatnya Semester
depan dan realisasinya secara harian
I/2021
Fitur/modul lain yang dapat disediakan Sesuai fitur yang disediakan

7. Persyaratan : a. Administratif
Dokumen 1) Company Profile
2) Akta Pendirian
3) Akta perubahan s.d. perubahan terakhir
4) Laporan keuangan audited 2 (dua) tahun terakhir
5) Daftar proyek yang telah ditangani selama 2 (dua) tahun
terakhir
6) Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak
7) Surat Ijin Usaha *)
8) Tanda Daftar Perusahaan *)
9) Domisili *)
10) NPWP Perusahaan
11) Susunan Direksi dan Komisaris
12) Daftar riwayat hidup Direksi
13) Daftar riwayat hidup Komisaris
14) KTP Direksi
15) NPWP Direksi
16) KTP Dewan Komisaris
17) NPWP Dewan Komisaris
18) Surat pernyataan tidak dalam pengenaan daftar hitam
19) Keanggotaan dalam organisasi profesi/jasa (jika ada)
20) Pakta Integritas

*) Perusahaan calon penyedia pengadaan barang/jasa yang

telah memiliki Nomor Induk Berusaha (NIB) yang diterbitkan
oleh Perizinan Berusaha Terintegrasi Secara Elektronik atau
Online Single Submission (OSS), tidak diperlukan lagi
menyampaikan dokumen Surat Izin Usaha, Tanda Daftar
Perusahaan dan Domisili, cukup menginformasikan NIB
perusahaannya.

b. Teknis
Menyampaikan kapabilitas untuk setiap fitur/modul yang
ditawarkan.
1) Wajib:
a) Data karyawan, minimal memuat:
First Name
A Personal Info Last Name
Email
 Gender
Place of Birth
Birth Date
Mobile Phone
Phone
Marital Status
Religion
Identity Number
Identity Type
Identity Expiry Date
Citizen ID Address
Postal Code
Residential Address
Blood Type
Education History
B Education Info Informal Education History
Work History
Identitas Keluarga inti dalam 1
C Family Info
Kartu Keluarga
Emergency Contact
D Info
Emergency Contact Info

b) Kehadiran, yang minimal mampu melakukan:

- Mobile attendance
- Foto dan/atau face recognition setiap melakukan
absensi
- Tagging & share location
- Ijin keterlambatan dan ketidakhadiran karyawan (misal:
cuti, perjalanan dinas, dsb)
c) Payroll/remunerasi karyawan termasuk pajak
penghasilan individu karyawan (PPh 21) untuk
menampung perhitungan, data, dan menampilkan:
- Gaji
- Tunjangan Tetap
- Tunjangan Tidak tetap
- Benefit (antara lain BPJS Kesehatan dan
Ketenagakerjaan, Asuransi Kesehatan, DPLK)
termasuk potensi implementasi flexible benefit
- Reimbursement
- Pajak PPh 21
- Payslip yang menampilkan seluruh elemen yang telah
diberikan oleh perusahaan pada bulan berjalan
maupun sampai bulan berjalan
d) Individual Performance & Key Performance Indicator/KPI,
termasuk peningkatan fitur berkaitan dengan kebutuhan
implementasi ongoing performance serta penilaian core
values AKHLAK BUMN sebagai bagian dari penilaian
kinerja individu, sehingga individual performance
management karyawan menampung:
- Result: yang berisi KPI dan target beserta realisasinya
dari masing-masing karyawan yang dilakukan per
triwulan
- Process: pelaksanaan core values AKHLAK BUMN
yang dapat dilakukan oleh setiap karyawan dengan
memberikan testimoni terhadap karyawan lain setiap
saat (ongoing):

Panduan
Core Values Definisi
perilaku
1. Memenuhi
janji dan
komitmen
2. Bertanggung
jawab atas
Memegang teguh tugas,
AMANAH kepercayaan yang keputusan,
diberikan dan tindakan
yang
dilakukan
3. Berpegang
teguh kepada
nilai moral
dan etika.
1. Meningkatka
n kompetensi
diri untuk
menjawab
tantangan
yang selalu
Terus belajaar dan berubah
KOMPETEN mengembangkan 2. Membantu
kapabilitas orang lain
belajar
3. Menyelesaika
n tugas
dengan
kualitas
terbaik
1. Menghargai
setiap orang
apapun latar
belakangnya
Saling peduli dan 2. Suka
HARMONIS menghargai menolong
perbedaan orang lain
3. Membangun
lingkungan
kerja yang
kondusif
1. Menjaga
Berdedikasi dan nama baik
LOYAL mengutamakan sesama
kepentingan karyawan,
pimpinan,
 Bangsa dan BUMN dan
Negara Negara
2. Rela
berkorban
untuk
mencapai
tujuan yang
lebih besar
3. Patuh kepada
pimpinan
sepanjang
tidak
bertentangan
dengan
hukum dan
etika
1. Cepat
menyesuaika
n diri untuk
Terus berinovasi menjadi lebih
dan antusias baik
dalam 2. Terus
ADAPTIF menggerakkan menerus
ataupun melakukan
menghadapi perbaikan
perubahan mengikuti
perkembanga
n teknologi
3. Bertindak
proaktif
1. Memberi
kesempatan
kepada
berbagai
pihak untuk
berkontribusi
2. Terbuka
dalam
Membangun bekerjasama
KOLABORATIF kerjasama yang untuk
sinergis menghasilkan
nilai tambah
3. Menggerakka
n
pemanfaatan
berbagai
sumber daya
untuk tujuan
bersama
 e) Learning Management System yang mampu menampung
minimal:
- Paket onboarding yang dapat diakses oleh semua
karyawan khususnya karyawan yang baru bergabung
dengan perusahaan antara lain company profile,
struktur organisasi, kebijakan & SOP, hak akses, dsb
- Materi pelatihan atau sharing internal karyawan
maupun terkoneksi secara langsung/online maupun
offline dengan materi learning & development dari
provider luar
- Materi kuis (bank soal) yang dapat ditampilkan secara
harian secara acak kepada masing-masing karyawan
setiap hari kerja untuk diisi, berikut skor hasil isian kuis
masing-masing karyawan
f) Rencana kerja minimal 1 (satu) minggu ke depan beserta
realisasi atas rencana kerja tersebut secara harian
sehingga dapat diketahui gap antara rencana dan
realisasi serta tingkat perubahan yang perlu dilakukan
dalam pelaksanaan kerja harian.
2) Fitur/modul lain yang dapat disediakan (penawaran bersifat
optional)
3) Integrasi dengan aplikasi lainnya (misal: aplikasi accounting,
persuratan elektronik, dll)
4) Cloud server
5) Tahapan dan langkah implementasi, termasuk kemampuan
migrasi dan menampung data dari aplikasi HRIS yang
digunakan sebelumnya
6) Layanan training kepada admin HRIS dan seluruh karyawan
selaku pengguna, minimal 1 (satu) kali
7) Additional, maintenance & after sales service yang diberikan

c. Harga
1) Penawaran harga agar dirinci sesuai poin-poin di bawah ini:
No Fitur Harga
1 Data Karyawan Rp. ............
2 Kehadiran Rp. ............
Payroll/remunerasi karyawan
3 termasuk pajak penghasilan individu Rp. ............
karyawan (PPh 21)
Individual Performance &KPI
(termasuk peningkatan fitur berkaitan
4 dengan kebutuhan implementasi Rp. ............
ongoing performance serta penilaian
core values AKHLAK BUMN
5 Learning management system
Rencana kerja minimal 1 minggu ke
6
depan dan realisasinya secara harian
Fitur/modul lain yang dapat
7 Rp. ............
disediakan, sebutkan ……….
TOTAL Rp. ............

2) Pengenaan pajak
 3) Termin pembayaran

4) Pengakhiran kontrak sewaktu-waktu

Dalam hal regulator yang berwenang (termasuk Kementerian
BUMN) menetapkan kebijakan penggunakan aplikasi HRIS
yang diberlakukan termasuk untuk PT PANN Pembiayaan
Maritim maka sewaktu-waktu PT PANN Pembiayaan Maritim
dapat melakukan pengakhiran kontrak tanpa dikenakan
biaya/denda.

8. Timeline :
Pengadaan
dan
Pelaksanaan
Pekerjaan

9.

Jakarta, 26 Februari 2021

Rangga Wisnumurti Sriyono

Kepala Divisi Akuntansi & Keuangan