MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN

EFESIENSI PERKANTORAN

DISUSUN OLEH :

Ishar (1930203146)

Suci Nurdiyana (1930203178)

DOSEN PENGAMPU :

Ivan Riyadi, M.Pd.I

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN FATAH PALEMBANG

TAHUN 2021
 KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim, dengan menyebut nama Allah SWT, yang maha pengasih

lagi maha penyayang. Dengan ini kami merasakan rasa syukur kepadaNya karena kami dapat
menyelesaikan pembuatan makalah dasar dasar manajemen ini.

Makalah ini telah kami susun dengan semaksimal mungkin dan dengan bantuan dari
sebagian pihak rekan kami yang sudi memperlancarkan pembuatan makalah kami. Terlepas
dari semua materi yang telah kami sediakan, kami sadari pastinya masih ada banyak
kekurangan baik dari tata bahasa maupun susunan kalimat .

Dan dengan keterbukaan kami menerima segala kritik dan juga saran supaya
kedepannya kami bias memperbaiki pembuatan makalah kami.

Kami ucapkan banyak trimakasih dan semoga dengan dibuatnya makalah ini dapat
membantu memperluas wawasan dan bermanfaat bagi semuanya.
 PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Efesiensi memiliki arti secara singkat “hemat segala-galanya”. Secara singkat

efisiensi adalah usaha menghemat materi, tenaga, waktu dan sebagainya dalam rangka
mengerjakan sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu. Efesiensi kerja adalah pelaksanaan
pekerjaan dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara
paling mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya,
palingringan bebannya dan paling singkat waktunya. Di dalam kantor, seorang pegawai yang
bekerja efesien pasti memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau kebalikannya, jika dia ingin
menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu singkat, dia harus bisa meningkatkan kecepatan
kerjanya, berarti dia harus bekerja dengan efesien. Seorang pegawai yang bekerja tidak
efesien, sudah pasti kecepatan kerjanya lamban, sehingga sering disebut orang menjadi
malas. Asalkan punya motivasi, cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap
pegawai untuk semua pekerjaan kantor baik yang besar maupun yang kecil.

B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa itu efesiensi perkantoran
2. Bagaimana penerapan efesiensi dalam perkantoran
3. Bagaimana Peran Controlling Dalam Efisiensi

C. MANFAAT DAN TUJUAN DIBUATNYA MAKALAH

1. Menambah wawasan pengetahuan mengenai efesiensi
2. Dapat memahami efesiensi dalam perkantoran
 PEMBAHASAN

A. EFESIENSI PEKERJAAN KANTOR

Efesiensi adalah suatu bentuk kemampuan dimana setiap perihal pekerjaan dapat
dijalankan seminimal dan sefeketif mungkin dan dengan menggunakan sumber daya yang
dilakukan dalam mencapai tujuan suatu organisasi.

Efesiensi kerja yang merupakan bentuk dari kegiatan pelaksanaan yang terdapat ide
ide tertentu yang dilaksanakan tanpa memberikan nilai kurang dalam tujuan yang akan
dicapai, dengan itu efesiensi kerja dilaksakan dengan cara yang mudah dalam mengerjakan
nya , tersingkat waktunya, termurah biayanya dan juga teringan dal beneannya serta target
dan jarak yang sangatlah pendek juga

Efesiensi yaitu asas asas dasar yang terdaoat suatu perbandingan terbaik yang
meliputi suatu usaha dari kerja dengan hasil dari pekerjaan.

Dengan demikian perbandingan tersebut dapat dilihat dari beberapa sisi :

 Segi usaha

Kegiatan dapat dikatakan efesien jika dengan suatu bentuk usaha tertentu tersebut
dapat memberikan hasil yang banyak, baik dari aspek mutu maupun jumlah satuan hasil itu.

 Segi hasil

Apabila hasil yang telah dicapai dalam suatu pekerjaan telah mencapai target dengan
suatu proses usaha yang telah dilakukan baik itu usaha yang maksimal maupun seminimal
mungkin. Usaha dapat dinilai dari pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan juga benda (termasuk
uang).

Definisi Efisiensi Menurut Para Ahli1

Miranda (2003) menyatakan bahwa efisiensi adalah prediksi keluaran/ output pada
buaya minimum, atau merupakan rasio antara kuantitas sumber yang digunakan dengan
keluaran yang dikirim.

Gie (1997:26) menjelaskan bahwa efisiensi adalah satu pengertian tentang

perhubungan optimal antara pendapatan dan pengeluaran, bekerja keras dan hasil-hasilnya,
1
Abdul Jalaluddin Sayuti, 2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung, Hal. 91.
modal dan keuntungan, biaya dan kenikmatan, yang ada kalanya juga disamakan dengan
ketepatan atau dapat juga dirumuskan sebagai perbandingan terbaik antara pengeluaran dan
penghasilan, antara suatu usaha kerja dengan hasilnya.

Perbandingan terbaik antara usaha kerja dan hasilnya dalam setiap pekerjaan terutama
ditentukan oleh bagaimana pekerjaan itu dilakukan. Jadi efisiensi kerja pada umumnya
merupakan perwujudan dari cara-cara bekerja yang efisien, dilihat dari segi usaha yang
meliputi 3 unsur yaitu waktu, biaya dan metode kerja (tenaga dan pikiran), suatu cara bekerja
yang efisien ialah cara yang dengan tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai
yaitu2 :

1. Cara yang termudah;

2. Cara yang teringan;

3. Cara yang tercepat;

4. Cara yang tersingkat;

5. Cara yang termurah.

Suatu cara bekerja efisien yang dipraktekkan pada suatu satuan usaha tertentu akan
mengakibatkan tercapainya hasil yang dikehendaki, bahkan dalam derajat yang tinggi
mengenai mutu dan hasilnya. Jadi hasil yang maksimal dalam setiap pekerjaan tergantunga
pada cara bekerja yang efisien.

Jadi Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu kegiatan dengan hasilnya.
Menurut definisi ini, efisiensi terdiri atas 2 unsur yaitu kegiatan dan hasil dari kegiatan
tersebut. Kedua unsur ini masing-masing dapat dijadikan pangkal untuk mengembangkan
Efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber/biaya
untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.

Pengertian efisiensi menurut Mulyamah (1987;3) yaitu: “Efisiensi merupakan suatu

ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang
direalisasikan atau perkataam lain penggunaan yang sebenarnya”3

Sedangkan pengertian efisiensi menurut SP.Hasibuan (1984;233-4) yang mengutip

2
Ibid, hal 102
3
Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju, Bandung, hal. 17-18.
pernyataan H. Emerson adalah: “Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input
(masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan),
seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas.
Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan.”

Menurut Soekartawi (1989:29), mengemukakan bahwa efisiensi pemasaran akan

terjadi jika :

1. Biaya pemasaran bisa ditekan sehingga ada keuntungan

2. Pemasaran dapat lebih tinggi
3. Prosentase pembedaan harga yang dibayarkan konsumen dan produsen tidak terlalu
tinggi.
4. Tersedianya fasilitas fisik pemasaran.

B. PENERAPAN EFESIENSI DALAM KANTOR

A. Pemakaian pikiran
1. Pekerjaan yang dilakukan dengan menyak yang memerlukan banyak pikiran dapat
juga diseledaukan dengan tenaga jasmani saja
2. Urgensi dalam pencapaian suatu pekerjaan tidaklah harus selalu banyak sehingga
dapat menjadikan kesukaranndalam membedakan pekerjaan satu dengan yang lain
3. Dalam mengemas suatu pekerjaan hendaknya diberikan tanda tanda pengenal dan
juga keterangan yang terdapat seperti halnya isi dari pekerjaan tsb
4. Dengan adanya pekerjaan yang terdapat beberapa langkah yang tidaklah mudah
sebisanya dilakukan langkah langkah permukaan dan disiapkan sehingga dalam
penyelesaian dapat dilakukan secara bertahan

B. Pemakaian tenaga
1. Kegiatan yang melibatkan pergerakan tubuh sebisanya haruslah dapat dijadikan
pekerjaan yang dapat dilakukan dengan bantuan mekanis
2. Pada setiap pekerjaan yang memakai jari tangan, maka hendaklah beban tugas tsb
dapat dilakukan dengan kedua tangan berbarengan dan dilakukannya secara tepat
3. Gerak gerak tangan serta anggota badan lain yang dapat dilakukan secara berlebih
maka lebih baik untuk mengurangi dan slalu mengibgrik .
C. Pemakaian waktu
1. Dalam menjalankan waktu perkejaan harus lah produktif,
2. Dapat menjadwalkan pemanfaat waktu sebaik mungkin

D. Pemakaian ruang

Dalam penempatan setiap alat dan juga benda yang slalu bersangkutan dengan setiap
Bagan pegawai hendaknya benda tsb didapati lebih dekat dengan oegawai yang bersangkutan
dengan tujuan dapat mengurangi waktu yang terbuang yang disebabkan dengan huku hilir
nya dalam mengambil benda tersebut.

Benda yang terdapat dalam suatu organisasi tetapi tidak dipergunakan lagi hendaknya
untuk mengalihkan benda tsb dengan tujuan dapat meminimalisir kan alokasi dan dan juga
ruangan tsb

E. Pemakaian benda

Peralatan yang digunakan dalam suatu organisasi hendaknya memiliki corak yang
sekiranya sangat serba guna sehingga dapat dimanfaatkan dengan baik

C. Prosedur Kerja, Tata Kerja, dan Sistem Kerja 

Dalam operasional perusahaan, para pegawai mempunyai kedudukan dan fungsi yang sangat
signifikan. Oleh karena itu dibutuhkan standar prosedur kerja atau biasa dikenal dengan
sebutan Standard Operating Procedure (SOP) sebagai sebuah pedoman untuk melaksanakan
segala kegiatan yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Berikut pengertian tentang
prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja.

Prosedur kerja adalah serangkaian tata kerja yang saling berkaitan satu sama lain sehingga
menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap dan jalan yang harus di tempuh dalam
rangka untuk menyelesaikan suatu bidang tugas tertentu.

Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang dilakukan seefisien mungkin atas
sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, fasilitas, tenaga kerja, peralatan, waktu,
ruang dan biaya yang tersedia.

Sistem kerja adalah serangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk
suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka untuk melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan. 
Berdasarkan pengertian yang ada maka manfaat yang bisa didapatkan dari adanya prosedur
kerja, tata kerja dan sistem kerja, antara lain yaitu:
1)      Melalui prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, maka
dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan sangat tepat pula.
2)      Prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja sangat penting artinya karena merupakan
penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi serta kebijakan ke dalam
kegiatan-kegiatan pelaksanaan operasional perusahaan sehari-hari.
3)      Prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja sangat bermanfaat baik bagi para
pelaksana ataupun seluruh pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai panduan
dalam bekerja. 

Dalam penyusunan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja, maka perlu diperhatikan
beberapa hal berikut ini:
1)      Harus sesuai dengan kebijakan pimpinan dan kebijakan umum yang ditentukan pada
tingkat yang lebih tinggi.
2)      Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis serta dituangkan
secara bentuk manual (dicetak).
3)      Harus bisa mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan
jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah
pengendalian organisasi.
4)      Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada seluruh
petugas atau pihak yang berkepentingan.
5)      Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta jika perlu direvisi dan
disesuaikan dengan kondisi terkini.

Secara umum pengaturan kebijakan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja dapat
dinyatakan sebagai berikut:
1)      Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk serta bertanggung
jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala dengan
tepat pada waktunya. 
2)      Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi serta singkronisasi,
baik dalam lingkungan instansi masing-masing ataupun dengan instansi atau kantor lain.
3)      Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah serta memanfaatkan laporan guna bahan
pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut serta memberikan petunjuk
kepada bawahan.
 4)      Dalam penyampaian suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan
tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara fungsional memiliki hubungan
kerja.

D. SUMBER DAYA YANG DIEFESIENSIKAN

1. Pegawai kantor
2. Biaya kantor
3. Material kantor, meliputi :
 alat tulis kantor
 Perabot kantor
 Ruang kantor
 Mesin kantor
 Waktu khusus untuk pegawai kantor
 Metode kantor
 Pasar

Umam mengungkapkan sumber-sumber kerja yang dapat Diefisienkan itu4 adalah:

- Pikiran, maksudnya bagaimana dalam melakukan pekerjaan Dapat diselesaikan

dengan optimal, namun menggunakan pikiran Yang minimal.
- Tenaga, untuk mencapai hasil yang optimal cukup menggunakan Tenaga yang
minimal.
- Waktu, tujuan dapat dicapai secara optimal, namun waktu yang Dihabiskan hanya
sedikit atau waktu yang singkat.
- Ruang, dengan ruang atau space yang ada dapat melakukan Berbagai kegiatan melalui
pengaturan dan pemanfaatan segenap Ruang.
- Benda-benda, termasuk uang, benda dan uang digunakan secara Tepat sasaran atau
pada tingkat yang sehemat-hematnya melalui Pemilihan untuk membayar harga atau
biaya yang murah, namun Tidak mengurangi kualitas hasil kerja.
4
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia,
Bandung, hal. 170.
 Manajemen perkantoran perlu untuk dipertimbangkan agar Mencapai hasil yang
optimal melalui kegiatan yang bisa dikatakan tidak Memboroskan. Pencapaian efisiensi dapat
digunakan dengan penyederhanaan Kerja agar menemukan cara-cara yang mudah, ekonomis
dan lebih baik dalam Penggunaan material, tenaga, ruang, dan waktu yang ada.

E. PERAN KONTROLING DALAM EFESIENSI PERKANTORAN

1. Dapat mengartikan parameter suatu pekerjaan yang akan dilakukan pengawasan

2. Memberikan fasilitas kinerja yang hendak dicapai.
3. Memberikan arahan dan juga motivator bagi setiap pegawai dalam menjalankan setiap
langkah langkah yang akan dilaksanakan dalam mencapai suatu tujuan.

Dalam memberikan suatu motivator kepada tiap pegawai haruslah dapat dilakukan
oleh seorang ppemimpin ataupun bisa disebut dengan manajer dengan tujuan dapat
tercapainya suatu target organisasi yang lebih awal sudah ditetapkannya kekonsistennannya.

Dalam pemberian motivasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain sbb5:

 Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai

Memberikan imbalan ini perludirencanakan dan dirundigkan lebih awal dengan

berbagai staf dan juga pegawai yang ikut seerta adil daalam organisasi tersebu baik berupa
peningkatan gaji, fasilitas dan juga cuti serta pengakuan lain lain.

Dalam melaksanakan pengawasan terdapatlah suatu fungsi yang biasanya juga

diasosiasikan negative dari anggota organisasi, dengan sebab pada dasarnya setiap manusia
ada pula yang memiliki rasa yang tidak suka diawasi. Fungsi ini juga memiliki beberapa
pengaruh antara hubungan pegawai dengan pegawai lainnya apabila dengan terpaksa
dilakukannya suatu tindakan pembinaan dalam pembenahan kondisi kerja yang dilaksanakan.
Dengan demikian, dalam mencappai suatu tujuan organisasi hendaknya staf yang
mendapatkan tugas dalam melaksanakan fungsi ini haruslah dapat memiliki sikp empati serta
koomperatif dengan departemen yang lain.

5
Opcit,hal 57
 KESIMPULAN

Efisiensi pekerjaan kantor dapat mempercepat pencapaian target yang telah digariskan
dengan menghemat waktu dan tenaga. Maka dari itu, semua pegawai di dalam kantor dituntut
agar bekerja dengan efisien dengan maksud semuanya bisa mencapai keberhasilan bersama
secara kolektif. Dalam moralnya, setiap pegawai di dalam kantor tidak boleh mempunyai
pikiran pembocoran atau penghamburan, tidak boleh mempunyai pikiran bekerja lamban,
tidak boleh mempunyai pikiran semaunya, karena semua itu akan mempengaruhi hasil
kerjanya.

Seorang pegawai yang hasil kerjanya jelek, sudah tentu akan mendapat teguran dari
pimpinannya, bahkan bisa diputuskan hubungan kerjanya apabila dianggap sudah parah.
Pegawai macam ini termasuk pegawai tidak efisien, atau pegawai yang memiliki efisiensi
kerja rendah. Pegawai yang tidak menyukai penghamburan, umumnya akan bekerja dengan
efisien, dan pegawai yang bekerja efisien tidak mengeluh walaupun banyak yang harus
dikerjakan. Sebaliknya, pegawai yang tidak efisien akan mengeluh jika ia diberi pekerjaan
agak banyak, bahkan sedikit saja ia sudah mengeluh. Pegawai macam ini jelas adalah yang
malas dan ini tidak termasuk di dalam lingkaran efisiensi pekerjaan. Oleh sebab itu, cara
bekerja yang efisien harus terus menerus dipraktekkan dan diterapkan agar supaya jiwa
efisiensi benar-benar bisa melekat pada diri setiap orang sehingga keseluruhan kantor
menjadi berpotensi (memiliki tenaga) besar.

DAFTAR PUSTAKA
 http://fanierna.blogspot.com/2015/12/efisiensi-perkantoran.html?m=1

https://www.ilmu-ekonomi-id.com/2020/03/pedoman-kerja-prosedur-kerja-dan-aturan-
kerja-di-perusahaan.html?m=1 (Diakses pada Rabu ,16 Juni 2021 pada pukul 16.14 WIB

Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju,

Bandung,

Sayuti, Abdul jalaludin,2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung.

Umam, Khairul,. 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis Dan
Praktisi, Pustaka Setia,Bandung.