PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

MAKALAH
Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis

Dosen Pengampu:
Ika Zutiasari, S.Pd.,M.Pd

Oleh:
1. Fika Zian Zafila (200411624016)
2. Laela Sirli Istikomah (200411624051)
3. Lusyta Ade Mentari (200411624066)
4. Mila Iga Mawarni (200411624036)
5. Mochammad Faiz Rizky Darmawan (200411624070)
6. Mohammad Dani Ardiyansa (200411624039)
7. Muhammad Arya Dwikusuma (200411624058)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TATA NIAGA

I
MARET 2021

II
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.................................................................................................1
BAB I
PENDAHULUAN
1.2 Latar Belakang...................................................................................2
2.2 Rumusan Masalah..............................................................................3
1.3 Tujuan................................................................................................3
1.4 Manfaat..............................................................................................4
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis......................................5
2.2 Tahapan Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis.........................................5
2.3 Pemahaman Proses Komposisi...........................................................7
2.4 Penentuan Tujuan...............................................................................9
2.5 Tujuan Komunikasi Bisnis...............................................................11
2.6 Cara Menguji Tujuan........................................................................12
2.7 Analisis Audiens...............................................................................13
2.8 Penentuan Ide Pokok........................................................................16
2.9 Seleksi Media Penyampaian Pesan-Pesan Bisnis.............................18
2.10 Langkah Menyusun Pesan Komunikasi..........................................21
2.11 Proses Penyusunan Pesamn............................................................21

BAB III
STUDI KASUS
3.1 Kasus Kesalahan Penyusunan Pesan Bisnis....................................22
3.2 Kasus Pesan pada Akun Instagram E-Commerce............................22
BAB IV
PENUTUP
4.1 KESIMPULAN................................................................................24
4.2 SARAN............................................................................................24
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................25

1
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencapaian

tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana
dengan baik mempermudah makan tujuan komunikasi. Makalah ini akan
menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada
perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis. Perencanaan pesan bisnis adalah
proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari
perencanaan tujuan hadirin, ide, saluran, pengorganisasian ide, membuat draf,
merangkai kata / kalimat / gugus kalimat; dan merevisi.

Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan nyata,

waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan
kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan
analisis audiens. Caranya adalah dengan mengembangkan profil audiens dan
menganalisa pemuasan konsumen.

Komunikator mengantisipasi jalannya hadirin, memperkirakan jumlah,

hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan
audiens komunikator perlu selamat kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga
bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan
emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens.
Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cenderung tidak mau berubah untuk hal
baru. Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa
dilakukan dengan curah pendapat.

Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : cerita kasir wisata,acak

daftar, CFR (Kesimpulan Temuan Rekomendasi) Lembar Kerja, pertanyaan dan
menjawab rantai, dan wartawan approach. Dalam seleksi saluran perlu jarak
beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas, kerahasiaan,
emosi, biaya, dan harapan audiens. Saluran lisan memiliki kelebihan cepat

2
 mendapat umpan balik dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi
audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah kata, wawancara,
diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi.

Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide langsung. Saluran lisan
resmi terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang
digunakan adalah film, video,rekaman, LCD, dan meluncur. Saluran tulisan
memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan
dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalah surat, memo, dan proposal.
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran
komunikasi baik resmi juga informal langkah berikutnya adalah melakukan
perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis juga lisan.

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencapaian

tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana
dengan baik mempermudah makan tujuan komunikasi. Makalah ini akan
menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada
perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa tiga tahapan dalam proses komposisi?
2. Apa tujuan penulisan pesan-pesan bisnis?
3. Bagaimana pentingnya analisis audiens?
4. Bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens?
5. Apa saja yang harus dilakukan untuk melakukan seleksi saluran dan
media komunikasi?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui tiga tahapan dalam proses komposisi
2. Untuk mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis
3. Untuk mengetahui bagaimana pentingnya analisis audiens
4. Untuk mengetahui bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens

3
 5. Untuk mengetahui apa saja yang harus dilakukan untuk melakukan
seleksi saluran dan media komunikasi

1.4 Manfaat
1. Mengetahui tiga tahapan dalam proses komposisi
2. Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis
3. Mengetahui bagaimana pentingnya analisis audiens
4. Mengetahui bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens
5. Mengetahui apa saja yang harus dilakukan untuk melakukan seleksi
saluran dan media komunikasi

4
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Pada dasarnya, perencanaan memiliki arti yang sangat penting dalam

berbagai kehidupan manusia baik dalam dunia bisnis maupun nonbisnis.
Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan segala
sesuatunya berjalan dengan sebaik-baiknya. Perencanaan yang baik akan
mempermudah mencapai tujuan cepat, tepat dan mudah. Apabila perencanaan
pesan-pesan bisnis dilakukan asal-asalan, hal itu akan menyebabkan tujuan
penyampaian pesan-pesan tidak optimal.

Jadi yang dimaksud dengan penyampaian pesan-pesan bisnis adalah

penyampaian pesan-pesan bisnis yang dilakukan secara tertulis baik dalam bentuk
memo, proposal, agenda, laporan bisnis, maupun media elektronik. Berbagai
media elektronik yang dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis
antar lain, faksimili, surat elektronik (electronic maille-mail), dan situs Web
(websites).

Penggunaan media elektronik dalam penyampaian pesan-pesan bisnis

memiliki keunggulan dan kelemahan. Keunggulannya seperti penyampaian
informasinya cepat serta audiens yang dicapai banyak dan luas. Sedangkan
kelemahannya, sering kali terkendala oleh masalah privasi dan terkadang isi
pesannya tidak tepat. Perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis, terdapat hal-
hal yang akan disampaikan kepada pihak lain yaitu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan, sekaligus merupakan salah satu
faktor penentu keberhasilan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis.

2.2 Tahapan Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan pesan-pesan bisnis yang baik harus mempertimbangkan

beberapa tahapan penting agar penyampaian pesan-pesan bisnis itu efektif dan
efisien. Masing-masing tahapan penting dalam perencanaan pesan-pesan bisnis
yaitu:

5
 1. Tujuan Penyampaian Pesan-pesan Bisnis

Tahap pertama yang perlu diperhatikan adalah pemahaman yang baik

terhadap tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis. Apabila tujuan penyampaian
pesan-pesan bisnis sudah jelas, maka hal ini akan mempermudah dan
memperlancar penyampaian pesan-pesan bisnis. Dalam dunia korespondensi
bisnis, tujuan penyampaian pesan bisnis antara lain:

 Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain (misalnya,

surat pemberitahuan, surat edaran, surat pengumuman, dan surat
lelang).
 Mempengaruhi pihak lain agar sepakat atau setuju dengan apa yang
mereka sampaikan (misalnya, surat penawaran produk, pemberian
katalog, iklan di media cetak, selebaran, dan brosur).
 Melakukan kolaborasi atau kerjasama dengan pihak lain demi
mencapai tujuan tertentu (misalnya, surat perjanjian/kerjasama).
2. Menganalisis Audiens

Tahapan berikutnya adalah bagaimana menganalisis audiens (pembaca),

yaitu Apa yang diinginkan atau diharapkan audiens terhadap suatu pesan-pesan
bisnis? Apa latar belakang (pendidikan, usia, jenis kelamin, jabatan, pekerjaan,
din budaya) audiens? Siapa yang menerima pesan-pesan bisnis? Bagaimana
audiens dengan mudah dapat menerima pesan-pesan bisnis? Kapan pesan pesan
bisnis disampaikan kepada audiens?Dengan pemahaman yang tepat terhadap
audiens akan dapat mempermudah, dan memperlancar penyampaian pesan-pesan
bisnis.

3. Menentukan Ide/Gagasan/Pesan-pesan Bisnis

Menentukan ide, gagasan, atau pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan

kepada orang lain. Hal yang menjadi fokus di sini adalah apa substansi dari pesan-
pesan bisnis yang ingin disampaikan kepada pihak lain, yang tentunya sangat
bervariasi tergantung maksud dan tujuan dari penyampaian pesan-pesan bisnis
tersebut. Dalam kaitannya dengan dunia korespondensi bisnis, pesan pesan bisnis
dapat berupa:

6
  Surat permintaan informasi produk
 Surat penawaran produk baru
 Surat pemesanan produk
 Surat pengaduan pelanggan
 Surat tanggapan/jawaban kepada pelanggan
 Surat pertanyataan
 Surat gugatan kepada pihak lain
 Surat konfirmasi pesanan
 Surat referensi
 Aneka surat perjanjian
4. Membuat Outline Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis

Pembuatan sebuah outline pada dasarnya mencakup tentang poin penting

yang ingin disampaikan pihak lain serta tata urutan yang logis dan sistematis.
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik, runtut, dan logis akan mempermudah
pemahaman pesan-pesan bisnis bersangkutan.

2.3 Pemahaman Proses Komposisi

Pada dasarnya, proses komposisi (composition process) dalam

penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis adalah suatu proses penyusunan
pesan-pesan bisnis yang dimulai dari pemilihan kata, kalimat, dan paragraf hingga
menjadi sebuah pesan bisnis yang mudah dipahami serta diterima oleh penerima
pesan. Agar pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis ini dapat
dipahami dengan baik oleh penerima pesan, maka perlu diperhatikan pemilihan
kata, kalimat, dan paragraf yang tepat, substansi pesan yang jelas, gaya penulisan
yang digunakan, serta format dan bentuk pesan-pesan bisnis secara tertulis.

Secara umum, penyusunan pesan-pesan secara tertulis meliputi empat

tahapan penting, yaitu :

1. Perencanaan Menyusun Draft

Dalam tahap perencanaan, perlu diperhatikan berbagai hal yang
penting dan mendasar, seperti maksud / tujuan penyampaian pesan-pesan

7
 bisnis, siapa penerima pesan itu, apa ide pokok (main idea) dari pesan-pesan
yang akan disampaikan (substansi pesan), dan menentukan cara atau media
apa yang akan digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut.
Tujuan dari penyampaian pesan-pesan bisnis haruslah jelas,
sederhana, dan mudah dipahami oleh penerima pesan. Sementara itu,
penerima pesan yang merupakan orang yang akan menerima pesan juga perlu
dipahami dengan baik tentang profil mereka. Dalam dunia bisnis, pesan bisnis
yang akan disampaikan kepada pihak lain sangat bervariasi. Di lain pihak,
media yang dapat digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis (tertulis)
antara lain melalui pengiriman pos, faksimili, short messages services (SMS),
dan surat elektronik (electronic maille-mail).
2. Organisasi dan Komposisi
Mengorganisasi dan mengelompokkan ide-ide pesan bisnis dalam
sebuah kesatuan ide. Ide pesan ini disusun menjadi sebuah pesan bisnis yang
dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang
diperlukan untuk mendukung penyampaian ide pokok tersebut.
Organisasi dan komposisi pesan-pesan bisnis berkaitan erat dengan
penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Karena itu,
perlu diperhatikan bagaimana memilih dan menggunakan kata-kata, kalimat,
dan paragraf yang sederhana serta penerapan mudah dipahami oleh penerima
pesan.
3. Edit dan Revisi
Ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf atau alinea
dengan memperhatikan kata-kata, paragraf, paragraf atau alinea tersebut telah
diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan-pesan bisnis harus
ditelaah kembali baik dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya
penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, hal-hal yang tidak perlu atau
tidak relevan, dan tingkat pemahaman pesan-pesan bisnis tersebut oleh
penerima pesan. Jika ternyata belum sesuai dengan apa yang diharapkan
pengirim pesan, harus dilakukan pengecekan ulang sekaligus revisi /
perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya
dapat dicapai seefektif mungkin.
4. Membaca Ulang

8
 Melakukan proofread yaitu membaca ulang secara menyeluruh untuk
memastikan kembali bahwa apa yang akan disampaikan secara tertulis
tersebut benar-benar terhindar dari berbagai kesalahan atau kekeliruan, baik
yang berkaitan dengan penulisan tanda baca, kata, kalimat, gaya bahasa yang
digunakan, maupun substansi pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan.
Apabila pesan-pesan bisnis tersebut disampaikan ke pihak lain dengan
sejumlah kesalahan atau kekeliruan (apalagi kesalahan yang fatal), hal ini
akan mengakibatkan penyampaian pesan tidak dapat dipahami dengan baik,
memalukan, berpotensi kehilangan pendapatan, penjualan, dan memberikan
kesan tidak profesional (asal-asalan). Sebelum sebuah pesan bisnis tertulis
ditandatangani atau disampaikan kepada pihak lain, harus cek ulang untuk
memastikan kembali bahwa segala sesuatunya telah dilakukan dengan sebaik-
baiknya. Terlebih lagi dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi saat ini, diharapkan penyampaian pesan-pesan
bisnis menjadi semakin baik dan berkualitas.

2.4 Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah

memikirkan maksud atau tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut. Tentu
saja, pengirim pesan ingin menjaga goodwill dihadapan audiens (penerima pesan),
sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi atau lembaganya.
Karena itu, penyampaian pesan-pesan bisnis yang dilakukan oleh suatu organisasi
bisnis secara tidak langsung juga akan membawa nama lembaganya. Artinya
penyampaian pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan baik dan positif bagi
penerima pesan akan berdampak positif bagi lembaga organisasi bisnisnya.
Sebaliknya, penyampaian pesan bisnis akan memberikan kesan kurang baik dan
negatif secara tidak langsung juga akan berdampak kurang baik atau negatif bagi
lembaga organisasinya.

Agar penyampaian pesan-pesan bisnis mencapai tujuan yang dikehendaki,

maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang jelas
dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

9
Mengapa Tujuan Harus Jelas

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan mencapai tujuan yang

dikehendaki. Sebagaimana diketahui bahwa setiap organisasi bisnis tentunya
memiliki tujuan yang berbeda-beda, yang sangat tergantung pada jenis
organisasinya.

Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi juga
akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup:

a. Keputusan untuk Meneruskan Pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri apakah
pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak. Jika
pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang
sangat kecil terhadap audiens, sebaiknya penyampaiannya ditahan dulu.
Sebaliknya, bila isi pesan sangat penting dan akan membawa pengaruh
yang besar, pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan
b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator harus
mempertimbangkan motif-motif mereka. Tanpa mengetahui motif
audiensnya, komunikator tidak akan dapat menanggapi mereka dengan
baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang
mereka inginkan bila harapannya tidak sesuai/sejalan.
c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan.
Komunikator hanya harus memasukkan informasi yang penting dan yang
relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang
tidak relevan harus disingkirkan atau dibuang jauh-jauh.

10
 d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang Akan Digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
suatu pesan sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media
komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

2.5 Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:

a. Memberi Informasi
Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak
lain. Contohnya, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan
beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di
kantor-kantor cabang yang ada. Untuk memperoleh pegawai yang
diharapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat
kabar, majalah, radio, dan Internet. Masing-masing media komunikasi
tersebut tentu memiliki keunggulan dan sekaligus kelemahan, baik dilihat
dari sisi jangkauan penerimaannya maupun biayanya. Media komunikasi
mana yang akan dipilih sangat bergantung pada kebijakan perusahaan
dengan mempertimbangkan kemampuan internal perusahaan tersebut.

b. Melakukan Persuasi
Melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat
dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan, terutama yang
berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dan orang lain dalam bisnis.
Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap

11
 pihak harus memahami prinsip win-win solution. Artinya, kedua belah
pihak yang terlibat dalam negosiasi tersebut saling memperoleh manfaat
tanpa merasa harus ada yang dikorbankan atau gagal.
c. Melakukan Kolaborasi
Melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dan orang
lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan
mudah melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestik
maupun perusahaan asing. Saat ini, kerja sama antarperusahaan di
berbagai belahan dunia relatif mudah dilakukan seiring dengan semakin
pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini.
Dalam dunia bisnis, presentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan
yang diinginkan menanyakan pada diri sendiri, apakah audiens akan
melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak. Tujuan harus
dinyatakan setepat mungkin. Demikian pula dengan identifikasi individu-
individu yang akan memberi tanggapan terhadap pesan yang akan
disampaikan.

2.6 Cara Menguji Tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam

dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah
ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan
empat pertanyaan berikut ini:

a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?

12
 Tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa
ide ide atas gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan
kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber
daya, dan teknis operasional.
b. Apakah Waktunya Tepat?
Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya
dipertimbangkan masalah ketepatan waktu. Sebagai contoh, dalam situasi
krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik kemungkinan besar
tidak akan diterima. Penyampaian ide ini tidak tepat waktunya karena pada
saat itu penjualan produk sedang menurun sampai 50 persen dibandingkan
dengan tahun sebelumnya.
c. Apakah Orang yang Mengirimkan Pesan sudah Tepat?
Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki
kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima ketimbang
bila disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah. Ketidaktepatan
dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan
berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
d. Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan
organisasi secara keseluruhan. Karena itu, apabila ingin menyampaikan
pesan-pesan bisnis kepada audiens usahakan agar pesan tersebut sesuai
dengan kebijakan organisasi.
Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tersebut adalah "tidak",
sebaiknya pesan jangan disampaikan. Apabila tetap disampaikan, tujuan
tidak akan tercapai, atau hasilnya tidak seperti yang diharapkan.
2.7 Analisis Audiens

Audiens adalah mereka yang menjadi target untuk menerima pesan-pesan

bisnis secara tertulis. Dalam dunia bisnis yang menjadi audiens adalah organisasi
bisnis internal dan eksternal. Organisasi bisnis internal mencakup pegawai atau
karyawan suatu organisasi bisnis. Sedangkan organisasi bisnis eksternal
mencakup para pelanggan maupun calon pelanggan dalam dunia bisnis.

13
 Analisis audiens dalam kaitannya dengan penyampaian pesan-pesan bisnis
sangar diperlukan agar penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat dipahami
dengan sebaik-baiknya. Apabila maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan
bisnis telah ditetapkan dengan baik dan jelas, langkah berikutnya adalah
bagaimana memperhatikan audiens (penerima pesan).

Sebagai contoh, seorang pemasar membuat surat penawaran produk baru

kepada pihak lain (baik individu maupun lembaga). Karena itu, dalam membuat
surat penawaran produk baru kepada pihak lain tersebut seorang pemasar harus
memperhatikan latar belakang penerima pesan, baik yang berkaitan dengan usia,
pendidikan, pekerjaan, jabatan (kedudukan), maupun rata rata penghasilannya.
Apabila ingin mengirimkan surat penawaran produk kepada pimpinan suatu
perusahaan yang secara akademis memiliki gelar master ataupun doktor,
sebaiknya menuliskan nama lengkap dan jabatan yang diembannya dalam
perusahaan tersebut. Ketepatan dalam menuliskan nama lengkap dan jabatannya
dapat diartikan telah bertindak secara profesional serta menghargai atau respek
pada orang lain.

Dalam melakukan analisis audiens, ada tiga hal yang perlu diperhatikan
yaitu:

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens

Sebagaimana kita ketahui bahwa latar belakang audiens sangat beragam
baik dari sisi usia, pekerjaan, jenis kelamin, budaya, maupun status sosial.
Dalam kaitannya dengan penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis
kepada para audiens yang sangat beragam, pengirim pesan harus memiliki
kemampuan dalam melakukan analisis audiens. Tentu saja, pemahaman
yang baik terhadap audiens akan banyak membantu pencapaian tujuan
penyampaian pesan-pesan bisnis.

2. Cara Memenuhi Kebutuhan Akan Informasi Audiens

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya bahwa audiens memiliki latar
belakang yang sangat beragam antara individu yang satu dengan yang
lainnya, Ada lima tahap penting yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan audiens, yaitu:

14
 a. Temukan Apa yang Diinginkan oleh Audiens
Pengirim pesan harus menemukan apa yang menjadi harapan dan
keinginan audiens. Untuk mengetahui harapan dan keinginan audiens,
salah satu cara yang dapat dilakukan adalah melalui survei. Kecepatan dan
ketepatan dalam merespons keinginan serta harapan audiens merupakan
bagian dari suatu upaya memberikan kepuasan kepada audiens
b. Berikan Semua Informasi yang Diperlukan
Usahakan semua informasi penting yang diminta oleh audiens tidak ada
yang terlewatkan. Lakukan check-recheck terlebih dahulu sebelum pesan-
pesan bisnis diberikan kepada audiens demi menghindari terjadinya
kesalahan dalam penulisan pesan-pesan bisnis, dan sekaligus sebagai
upaya untuk menjaga agar apa yang disampaikan telah sesuai dengan
harapan serta keinginan audiens
c. Pastikan bahwa Informasinya Akurat
Informasi yang disampaikan kepada audiens hendaklah informasi yang
benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Pemberian informasi yang akurat akan menumbuhkan kepercayaan yang
positif kepada pihak lain. Kalau secara tidak sengaja terjadi kekhilafan
dalam menyampaikan informasi, pengirim pesan harus sesegera mungkin
merevisi atau membetulkannya dan mohon maaf atas segala kekhilafan
yang telah dilakukan.
d. Tekankan Ide-ide yang Paling Menarik bagi Audiens
Mencoba untuk menemukan poin penting yang sangat menarik bagi para
audiens. Selanjutnya, memberi perhatian khusus atau perhatian yang lebih
kepada poin penting tersebut. Apabila hal tersebut dapat dilakukan dengan
baik, berarti pengirim pesan telah berhasil memberikan sesuatu yang
sangat berharga dan menarik bagi audiensnya.

3. Cara Memenuhi Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini
disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau
mengubah sesuatu yang ada dengan hal-hal yang baru atau sesuatu yang
sama sekali berbeda dengan situasi yang ada. Salah satu cara untuk

15
 mengatasi kendalanya adalah dengan mengatur pesan bisnis sedemikian
rupa, sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan
mudah, serta menggunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami
dengan baik oleh audiens.
Salah satu pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan
argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan
menggunakan argumentasi merupakan cara yang baik untuk menarik
audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi
audiens.
Sebagaimana diketahui bahwa dalam masyarakat itu sendiri memang ada
kecenderungan sebagian masyarakat yang ingin memiliki suatu produk
bukan saja karena fungsi atau kegunaannya, tetapi juga ada hal-hal lain
yang menjadikan seseorang menjadi lebih diperhatikan, dikenal,
disanjung, atau dihormati oleh orang lain.
Produk-produk yang oleh sebagian masyarakat dianggap sebagai produk
yang mampu menunjukkan status sosial dalam masyarakat, antara lain
produk-produk yang umumnya memiliki kekhasan atau kekhususan yang
berbeda dengan yang lain, seperti produk-produk tertentu yang memiliki
fitur lengkap seperti telepon seluler (telepon genggam) yang memiliki
kemampuan lebih canggih, personal digital assistant (PDA), audio-video
system yang lengkap dan canggih, rumah mewah dengan arsitektur
mutakhir, mobil-mobil mewah, lukisan klasik dari seorang pelukis
ternama, pakaian dengan rancangan desainer elektronik ternama, sepeda
motor ber CC besar, dan sebagainya.

2.8 Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, langkah selanjutnya yang perlu

diperhatikan adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan penyampaian pesan-
pesan bisnis tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema
pokok yaitu ide pokok (main idea), yang pada dasarnya merupakan sesuatu yang
menjadi pokok bahasan utama dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Sementara

16
hal-hal lain selain ide pokok hanyalah merupakan ide-ide pendukung (supporting
idea).

Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah
subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang
suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat
diterima oleh audiens. Ide pokok dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan
apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan/maksud
pengirim pesan dengan tujuan mereka. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide
pokok mungkin jelas dan mudah dikenali. Namun, dalam surat yang kompleks,
menentukan ide pokok merupakan tugas yang tidak mudah. Sebelum dapat
menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus Ide diidentifikasikan terlebih
dahulu.

Diperlukan kreativitas dan pengalaman untuk dapat mengidentifikasi ide

pokok. Pendekatan yang paling baik adalah menggunakan teknik curah pendapat
(brainstorming) yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai
kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan,
audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat/brainstorming yang
dapat digunakan untuk mengidentifikan pokok antara lain:

a. Storyteller's Tour
Teknik ini menggunakan alat bantu tape recorder, laptop, tablet, VCD,
atau DVD player yang digunakan untuk menelaah pesan-pesan bisnis yang
disampaikan secara berulang-ulang. Teknik ini hanya dapat digunakan
untuk menganalisis ide pokok suatu pesan-pesan bisnis yang disampaikan
secara lisan. Selanjutnya, fokus pada alasan berkomunikasi, poin utama
nada, rasionalitas, dan implikasi bagi si penerima. Mendengarkan dengan
teliti dan berlatih sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan
dengan mudah.
b. Random List
Dengan teknik random list dapat menemukan ide pokok yang harus ditulis
atau menuangkan segala ide atau gagasan yang ada dalam pikiran di atas
kertas kosong secara bebas. Selanjutnya, mempelajari hubungan antara ide
yang satu dan ide yang lain. Membagi temuan-temuan tersebut ke dalam

17
kelompok-kelompok yang lebih spesifik atau khusus, menemukan mana
poin yang penting dan relevan dengan poin-poin yang tidak penting
maupun tidak relevan dengan suatu pokok bahasan.

18
 c. CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet
Dalam menentukan ide pokok adalah dengan menggunakan suatu lembar
kerja kesimpulan, temuan, dan rekomendasi (conclusions, findings,
recommendations = CFR). Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah,
dapat menggunakan suatu lembar kerja (worksheet) yang akan membantu
menjelaskan hubungan antara temuan-temuan (findings), kesimpulan
(conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan diberikan.
d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik (journalistic approach) pada dasarnya merupakan
pendekatan untuk menemukan ide pokok dengan menggunakan berbagai
kata tanya yang lazim digunakan oleh seorang jurnalis dalam memperoleh
sebuah berita yang menarik dan terpercaya.
e. Question and Answer Chain
Pendekatan rantai tanya-jawab (question and answer chain) merupakan
salah satu pendekatan yang digunakan untuk menemukan ide pokok dari
sisi perspektif audiens. Seperti apa pertanyaan pokok audiens, dan apa
yang diinginkan atau diharapkan audiens. Periksa atau cek jawaban atas
pertanyaan-pertanyaann tersebut, ada pertanyaan tambahan mungkin
muncul. Ikuti alur pertanyaan dan jawaban atas pertanyaan tersebut,
sehingga ide pokoknya dapat ditemukan.

2.9 Seleksi Media Penyampaian Pesan-Pesan Bisnis

Penyampaian pesan bisnis yang disesuaikan dengan situasi yang ada agar
maksud atau tujuan dari penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai. Pada
umumnya, bisnis dapat disampaikan secara konvensional maupun elektronik.
Salah satu informasi dari penyampaian pesan-pesan bisnis yang tertulis adalah
pengirim pesan mempunyai kesempatan untuk mengatur dan mengendalikan
pesan-pesan bisnis yang ingin menyampaikan dengan lebih baik.

Penyampaian pesan-pesan bisnis dalam format tertulis akan diperlukan,

jika pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan
catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens

19
(penerima pesan) banyak serta menyebar. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan
dalam memilih media penyampaian pesan-pesan bisnis antara tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan
biaya pengiriman serta harapan audiens.

Courtland L. Bovee dan John V. Thill dalam Business Communication

Today menjelaskan kapan sebaiknya seseorang memilih untuk menggunakan
komunikasi lisan atau tertulis, yang dapat dilihat pada tabel berikut ini.

Pemilihan Saluran dan Media Komunikasi

Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis

 menginginkan umpan balik  Tidak memerlukan umpan
dari audiens balik segera
 Pesan relative sederhana  Pesan sangat rinci,
dan mudah diterima. kompleks, dan
 Tidak memerlukan tiket memerlukan perencanaan
permanen yang hati-hati
 Menginginkan interaksi  Memerlukan catatan
dalam memecahkan permanen
masalah  Ingin meminimlisasi
distorsi penyampaian
pesan

Kelebihan Komunikasi Lisan Kelebihan Komunikasi Tertulis

 Menyediakan umpan balik  Memungkinkan membuat

dengan segera rencana dan
 Memungkinkan terjadinya mengendalikan pesan
kenyamanan berinteraksi  Meninggalkan bukti yang
 Meliputi berbagai syarat dapat terverifikasi
nonverbal  Meminimalkan distorsi
 Memungkinkan pesan
mengekspresikan emosi  Dapat menjangkau
dibalik pesan penerimaan yang secara
geografis jauh

20
Kekurangan Komunikasi Lisan Kekurangan Komunikasi Tertulis

 Tidak menyediakan  Membutuhkan waktu

rekaman komunikasi yang untuk umpan balik
dapat dibuktikan tanpa  Kekurangan isyarat
perekam nonverbal
 Mengurangi kendali  Membutuhkan
komunikator pada pesan keterampilan khusus
 Seringkali mengabaikan dalam menyiapkan dan
kemungkinan memperbaiki memproduksi
atau mengedit pesan.  Membutuhkan banyak
sumberdaya untuk
membuat dan
pendistribusiannya
Media komunikasi Lisan Media Komunikasi Tertulis
 Percakapan secara  Surat-surat, memo,
langsung, pidato, laporan, proposal
pertemuan-pertemuan.  Email
 Telepon dan surat suara  Surat regular dan khusus
(video mail)  Faksimile
 VolP ( Voice Over Internet  Situs (Websites)
Protocols)  Newsietter
 Audiotape dan videotape  Blog
 Telekonferensi dan  Jejaring sosial
konferensi video
 Instant messenger

21
2.10 Langkah Penyusunan Pesan Komunikasi

Untuk meminimalkan kesalahan dalam perencanaan pesan, maka agar

komunikasi bisnis efektif, menurut Angell (2007) memerlukan sebuah strategi dan
perencanaan komunikasi diantaranya meliputi hal-hal sebagaimana digambarkan
pada gambar diatas, yaitu ditetapkannya tujuan, mengevaluasi khalayak,
menyusun isi pesan, memilih media, menentukan sasaran, menjaga kredibilitas
sumber, mengurangi kesalahan penulisan pesan, dan terakhir pesan dikirimkan.

2.11 Proses Penyusunan Pesan

Menurut Guth dan Marsh (2003) proses penyusunan pesan dimulai dengan
kemampuan komunikator yang kredibel. Kredibilitas terkait karakter atau
kepribadian yang baik dan etika. Langkah kedua adalah kegiatan riset di lapangan
untuk mempelajari situasi dan menyusun perencanaan seperti tujuan pesan, target,
nilai lebih pesan, membuat model pesan seperti apa yang mau dikirimkan dan
mengukur apakah informasi sudah sesuai harapan perusahaan. Langkah
selanjutnya masuk pada kegiatan organisasi yaitu melakukan proses penulisan
pesan, melakukan koreksi secara makro dan mikro atas data-data seperti
pemeriksaan dokumen maupun koreksi penulisan huruf maupun kalimat. Setelah
pesan mendapat persetujuan lalu didistribusikan. Proses penyusunan pesan ditutup
dilakukan evaluasi atas capaian yang telah diperoleh.

Dari ketiga perspektif, unsur-unsur proses perencanaan pesan dapat

disimpulkan (1) kredibilitas komunikator (2) menentukan ide dan tujuan pesan (3)
melihat kelayakan penulisan pesan (4) menentukan medium dan saluran
pengiriman pesan dan (5) distribusi pesan

22
 BAB III
STUDY KASUS
3.1 Kasus Kesalahan Penyusunan Pesan Bisnis
(Jakarta) -Kisah nyata pengalaman dari seorang Direktur Utama lembaga
keuangan syariah Jakarta. Dalam perbincangan menceritakan pengalamannya,
terkait kesalahan penyusunan dokumen bisnis dan pentingnya sebuah perencanaan
pesan bisnis yang matang. Kisah dimulai dari sebuah prospek bisnis yang
dilakukan dari proses penawaran melobi para pemangku kepentingan, melakukan
presentasi bisnis. hingga negosiasi, sampailah perusahaan melakukan perjanjian
kerja sama (MOU) proyek kendaraan bagi puluhan ribu karyawan di sebuah kota
di Jawa Barat.

Permasalahan yang terjadi adalah ketika penulisan klausa pesan dalam

pasal-pasal MOU seperti angka-angka rupiah kendaraan, termin waktu yang
tertuang di dalam tidak sesuai dengan negosiasi, sehingga menyebabkan
penandatanganan di atas meja rapat dibatalkan. Setelah diperiksa oleh direksi
pemasaran, ditemukan kesalahan penyusunan tabel angka penjualan kendaraan
yang tidak sesuai dengan notula rapat terakhir. Proyek yang bernilai puluhan
miliar rupiah itu pun akhirnya dibatalkan dan tidak dilanjutkan kembali.
Kepercayaan investor menurun, perusahaan dinilai tidak profesional hanya karena
keteledoran administrasi bisnis yang ditengarai dan dikhawatirkan berdampak
pada kerjasama besar dan jangka panjang (Namb 2020).

3.2 Kasus Pesan pada Akun Instagram E-Commerce

Dalam logika retoris, pesan-pesan yang disusun cenderung luwes,
berwawasan, dan terpusat. Pada logika ini pula terlihat bagaimana pesan
direncanakan dan diatur, guna strategi yang telah dibuat dapat menjadi satu
kesatuan yang kuat sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. Seperti yang
dilakukan oleh Kufed, untuk mencapai tujuannya yaitu membuat kesadaran
masyarakat akan kehadirannya sebagai salah satu pilihan berbelanja di dunia
online, serta melakukan branding sebagai hasil kombinasi startup dari media
sosial dan e-commerce (social-commerce) yang berbasis aplikasi mobile dan
website. Kufed menyediakan produk yang sudah di pilih (curated products) oleh

23
para kurator dengan mempertimbangkan kualitas dan eksklusivitas dari produk
tersebut.

Tidak hanya itu, Kufed menyediakan tempat bagi para penggunanya untuk
membeli, menemukan barang favorit serta dapat membagi informasi dengan
sesama pengguna lainnya yang berbentuk foto atau posting-an di akun pribadi
pengguna mobile apps tersebut. Oleh karena itu, Kufed ingin memperkenalkan
dirinya dan mengedukasi masyarakat tentang konsep tersebut. Pada
pelaksanaannya, kegiatan ini dilakukan pada periode waktu yang berbeda-beda
yang telah ditentukan, yaitu periode pre-launching, launching, dan post-launching.
Pada periode prelaunching. Namun pada penelitian ini hanya terbatas pada
tahapan pre-launching saja. Kufed menggunakan Instagram sebagai sebuah teaser
berupa foto, gif, dan video dimana materi-materi tersebut akan dikemas oleh team
marketing dan creative dari Kufed. Selain itu, Kufed tidak memakai strategi
promosi seperti diskon, yang cenderung terkesan hard-selling atau cara yang
digunakan untuk memasarkan produk yang dijual secara langsung (to the point),
atau menyampaikan maksud seseorang untuk menjual produk kepada customer
secara terang-terangan.

Pada tahapan pre-launching, melakukan riset perlu dilakukan guna

mengetahui keadaan pasar dan karakter dari target yang akan dituju. Seperti yang
dikatakan oleh Akademisi Media Sosial bahwa “mengetahui bagaimana karakter
dari target yang ingin dituju sangatlah penting dalam pembuatan strategi agar
sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai”. Saat ini riset yang baru dilakukan oleh
Kufed adalah dengan melakukan observasi lewat instagram, melihat peningkatan
jumlah pengguna dan minat pengguna dalam menggunakan aplikasi mobile apps.

24
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi

pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana
dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini,
perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan
bisnis secara tertulis.

Proses penyusunan pesan – pesan bisnis terdiri atas tiga hal, yaitu
perencanaan, komposisi, dan revisi. Dalam melakukan perencanaan,
maksud/tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu
baik secara umum maupun khusus. Disamping itu, tahap perencanaan, analisis
audiens yang mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan kebutuhan
informasi audiens, dan pemenuhan kebutuhan motivasional audiens perlu
dilakukan.

4.2 Saran

Sebelum menulis pesan bisnis seharusnya kita melakukan perencanaan

pesan-pesan bisnis yang baik dan benar, supaya para pembaca mampu memahami
tentang perencanaan pesan-pesan bisnis dan bagian-bagian penting dalam
pembahasan tersebut. Dalam pembahasan tersebut seharusnya mampu
memberikan gambaran tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang akan
berguna untuk mencapai tujuan dalam berkomunikasi.

25
 DAFTAR PUSTAKA

Dhita Widya Putri, M. D. (2017). Analisis Strategi Perencanaan Pesan Pada

Akun Instagram E-Commerce, 9 (1), 70-78.

Purwanto, D. (2019). Komunikasi Bisnis Edisi Kelima. Erlangga.

Sovia Rosalin, D. C. (2020). Business & Economics. UB Press.

26