PETUNJUK TEKNIS PERSIDANGAN

1. Pendahuluan
Dalam menentukan arah kebijakan dan program GMKI, perlu dilaksanakan rapat di antara
para pengambil kebijakan organisasi. Di dalam penentuan tersebut, dibutuhkan mekanisme
persidangan agar rapat yang berjalan dapat berlangsung dengan teratur dan sesuai dengan
Visi dan Misi Organisasi.

2. Dasar Pelaksanaan
2.1. AD GMKI pasal 3 tentang Visi dan Misi Organisasi
2.2. AD GMKI pasal 4 jo. ART pasal 1 tentang Usaha
2.3. AD GMKI pasal 7 tentang Alat Perlengkapan Organisasi
2.4. Keputusan Kongres XXXIII GMKI Nomor: 010/K-XXXIII/GMKI/XI/2012 tentang
Garis-garis Besar Program dan Kebijakan Umum Organisasi GMKI Masa Bakti 2012-
2014
2.5. Keputusan Sidang Pleno I PP GMKI Nomor : 04/SP-I/PP-GMKI/XI/2012 Tentang: Arah
Strategi dan Kebijakan Umum Program GMKI Masa Bakti 2012-2014
2.6. Keputusan Sidang Pleno I PP GMKI Nomor : 07/SP-I/PP-GMKI/XI/2012 Tentang:
Program Kerja Pengurus Pusat GMKI

3. Petunjuk Pelaksanaan
Dalam melakukan persidangan:
3.1. Jenis Persidangan
a. Sidang Konpercab
1. Sidang Pleno
a. Mengesahkan persidangan.
b. Membahas dan menetapkan tata tertib dan jadwal acara.
c. Memilih dan menetapkan Majelis ketua.
d. Mendengar dan menilai laporan pertanggungjawaban Badan pengurus
Cabang (dan BPK).
e. Menetapkan komisi, panitia kerja, dan panitia khusus; serta menetapkan hasil
komisi-komisi menjadi keputusan konpercab.
f. Menetapkan ketua dan sekretaris komisi, panitia kerja, dan panitia khusus.
g. Memilih dan menetapkan Badan Pengurus Cabang dan Badan Pemeriksa
Keuangan (jika ada). Jika menggunakan sistem formatur atau mid formatur,
maka sidang harus mengagendakan pemilihan formatur
h. Menutup persidangan konperensi cabang.
2. Sidang Komisi
a. Pembahasan laporan pertanggungjawaban Badan Pengurus Cabang.
b. Membahas dan merumuskan Garis Besar Program dan Kebijakan Cabang.
c. Membahas dan merumuskan anggaran pendapatan dan belanja cabang.
d. Membahas dan merumuskan struktur dan uraian tugas Badan Pengurus
Cabang.
e. Membahas dan merumuskan Masa Bakti kepengurusan yang baru
3. Sidang Panitia Kerja
a. Membahas dan merumuskan kriteria dan tata cara pemilihan
b. Membahas dan merumuskan pokok-pokok pikiran konpercab.
4. Sidang Panitia khusus
Panitia khusus dapat dibentuk apabila diperlukan

b. Sidang Pleno Badan Pengurus Cabang

Sidang pleno diikuti oleh seluruh seluruh Badan Pengurus Cabang GMKI yang
fungsinya untuk memutuskan program kerja, PAW dan evaluasi program kerja
organisasi. Pelaksanaan sidang pleno dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan
organisasi, minimal setiap cabang melakukan 3 kali sidang pleno :
1. Sidang Pleno I
Bertugas untuk menyusun program dan kebijakan organisasi
 2. Sidang Pleno II
Bertugas untuk mengevaluasi program dan kebijakan organisasi yang telah
diputuskan dalam sidang pleno I, menyusun program dan kebijakan organisasi.
3. Sidang Pleno III
Bertugas untuk mengevaluasi program dan kebijakan organisasi yang telah
diputuskan dalam sidang pleno II, mempersiapkan Laporan pertanggungjawaban
Badan Pengurus Cabang dan mempersiapkan dokumen-dokumen Konperensi
Cabang.
Agenda Sidang Pleno BPC
a. Agenda Sidang Pleno I BPC:
1. Mengesahkan Sidang Pleno I
2. Membahas dan Menetapkan tata tertib dan jadwal acara Sidang Pleno I
3. Menetapkan Arah, Strategi, dan Kebijakan Umum Cabang
4. Menetapkan Mekanisme Kerja Internal (MKI) yang terdiri dari: 1.
Pengorganisasian program, 2. Mekanisme surat menyurat, 3. Mekanisme
Pendelegasian tugas dan wewenang, 4. Mekanisme PAW BPC, 5. Arsip
5. Menetapkan Strategi dan Kebijakan Keuangan
6. Menetapkan komisi-komisi, panitia khusus, dan panitia kerja, serta menilai,
membahas, menyempurnakan dan menetapkan hasil-hasil komisi menjadi
keputusan Sidang Pleno I
7. Menutup Sidang Pleno I
b. Agenda Sidang Pleno II
1. Mengesahkan Sidang Pleno II
2. Membahas dan Menetapkan tata tertib dan jadwal acara Sidang Pleno II
3. Mendengar, membahas, dan menetapkan evaluasi Program Kerja dan
Kebijakan Organisasi hasil Sidang Pleno I.
4. Menyusun Program Kerja dan Kebijakan Organisasi Sidang Pleno II.
5. Menetapkan komisi-komisi, panitia khusus, dan panitia kerja, serta menilai,
membahas, menyempurnakan dan menetapkan hasil-hasil komisi menjadi
keputusan Sidang Pleno II
6. Menutup Sidang Pleno II
c. Agenda Sidang Pleno III
1. Mengesahkan Sidang Pleno III
2. Membahas dan Menetapkan tata tertib dan jadwal acara Sidang Pleno III
3. Mendengar, membahas, dan menetapkan evaluasi Program Kerja dan
Kebijakan Organisasi hasil Sidang Pleno III
4. Menyusun Laporan Pertanggungjawaban pada Konpercab.
5. Menetapkan komisi-komisi, panitia khusus, dan panitia kerja, terkait
dokumen-dokumen konpercab serta menilai, membahas, menyempurnakan
dan menetapkan hasil-hasil komisi menjadi keputusan Sidang Pleno III
6. Menutup Sidang Pleno III

3.2. Unsur-Unsur Persidangan

a. Perlengkapan Persidangan
1. Pimpinan Persidangan Konperensi Cabang
a. Pimpinan sidang memimpin dan mengarahkan persidangan agar berjalan
sesuai tata tertib dan jadwal acara yang diputuskan persidangan.
b. Pimpinan sidang terdiri dari pimpinan sidang sementara dan pimpinan sidang
tetap.
c. Pimpinan sidang sementara adalah Ketua dan Sekretaris Badan Pengurus
Cabang/Pengurus Komisariat, memimpin persidangan mulai dari pengesahan
persidangan sampai pemilihan majelis ketua.
d. Pimpinan sidang tetap yang disebut majelis ketua memimpin sampai akhir
proses persidangan dengan mekanismenya.
e. Persidangan dipimpin oleh 3 (tiga) atau 5 (lima) orang majelis ketua yang
terdiri dari unsur Badan Pengurus Cabang/Pengurus Komisariat 1 (satu) atau 2
(dua) orang, dan peserta persidangan 2 (dua) atau 3 (tiga) orang.
 f. Majelis ketua dari unsur BPC/PK ditunjuk dan disepakati oleh BPC / PK.
g. Majelis ketua dari unsur peserta dipilih oleh forum persidangan.
h. Majelis ketua harus ditetapkan dalam satu surat keputusan.
i. Apabila dalam proses perjalanan sidang satu dan atau lebih dari satu majelis
ketua mengundurkan diri karena alasan tetap, maka harus diganti yang lain
dengan tetap memperhatikan keterwakilannya sehingga harus dilakukan
perubahan dan atau penerbitan baru surat keputusan.
2. Peserta Persidangan
a. Peserta persidangan adalah anggota GMKI ataupun lainnya sesuai dengan
ketetapan yang berlaku yang mengikuti persidangan GMKI dari awal hingga
akhir persidangan.
b. Peserta persidangan harus menaati tata tertib dan jadwal acara yang berlaku
dan diputuskan di dalam persidangan.
3. Sekretaris Persidangan
Sekretaris Persidangan bertugas merangkum setiap pembahasan yang dilakukan di
dalam persidangan sebagai arsip persidangan.
b. Peralatan Persidangan
1. Ruang Sidang
Ruang sidang harus kondusif dan sesuai dengan jumlah peserta yang menghadiri
persidangan.
2. Papan nama
a. Sidang Konpercab
1. Papan Nama Majelis Ketua
2. Papan Nama Sekretaris Persidangan
3. Papan Nama Badan Pengurus Cabang / Pengurus Komisariat
4. Papan Nama Delegasi (misal: Pengurus Komisariat, Badan/Lembaga
Bentukan Cabang)
5. Papan Nama Peninjau (misal: undangan dari cabang lain,
lembaga/organisasi luar)
6. Papan Nama Komisi, Panja, Pansus
7. Papan Nama Pengurus Pusat
b. Sidang Pleno
1. Papan Nama Majelis Ketua
2. Papan Nama Delegasi (misal: Pengurus Komisariat, Badan/Lembaga
Bentukan Cabang)
3. Papan Nama Peninjau (misal: undangan, senior members, dll)
4. Pengurus Pusat
3. Palu persidangan
Palu persidangan digunakan oleh pimpinan persidangan untuk mengetuk setiap
kesepakatan, keputusan, dan ketetapan.
c. Waktu dan Acara Persidangan
Waktu dan Acara persidangan merupakan komponen penting di dalam persidangan
yang berfungsi untuk mengatur agar setiap agenda persidangan dapat dibahas dengan
tepat dan lancar Waktu dan acara persidangan dibahas dan ditetapkan di awal
persidangan sebagai pedoman bagi pimpinan dan peserta persidangan dalam
melakukan pembahasan setiap agenda persidangan. Waktu dan acara persidangan
harus dirancang dan diatur dengan sebaik mungkin agar sesuai dengan pembahasan
dari setiap agenda persidangan.
d. Tata Tertib Persidangan
Dalam persidangan terdapat beberapa perlengkapan yang saling bersinggungan satu
sama lain, oleh karena itu dibutuhkan aturan atau tata tertib untuk mengatur hubungan
yang terjadi di antara perlengkapan persidangan dapat terjalin dengan baik dan teratur.
Tata tertib persidangan harus ditaati oleh setiap komponen/perlengkapan persidangan.
Tata tertib persidangan dibahas dan ditetapkan pada awal persidangan.
3.3. Istilah-Istilah Dalam Persidangan
a. Skorsing
Adalah penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu
pada waktu sidang berlangsung.
b. Lobbying
Adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan
pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara
informal.
c. Interupsi
Interupsi dipahami sebagai menyangga atau memotong pembicaaraan orang lain.
Dalam setiap persidangan, secara umum dikenal 4 jenis interupsi. Jenis-jenis
interupsi, yaitu :
a) Point of Information (PI), yaitu dalam rangka memberikan informasi yang
terkait dengan pokok pembicaraan yang sedang belangsung.
b) Point of Clarification (PC): meluruskan permasalahan agar penyimpangan tidak
semakin menajam.
c) Point of Order (PO), yaitu dalam rangka mengarahkan proses diskusi untuk
kembali ke dalam konteks pembicaraan yang sedang berlangsung.
d) Point of Personal Previledge, yaitu Pemulihan nama baik, karena ada
pembicaraan yang menyinggung peserta tertentu.
Dalam penyampaian interupsi terdapat beberapa aturan, antara lain:
a) Pimpinan persidangan wajib mempersilakan peserta yang melakukan interupsi
asalkan sesuai dengan topik yang sedang dibicarakan.
b) Interupsi hanya dilakukan untuk menyangga atau memotong pembicaraan orang
lain dan tidak dapat dilakukan apabila tidak ada peserta yang sedang berbicara.
c) Tidak ada interupsi di atas interupsi. Apabila dalam suatu pembicaraan sedang
berlangsung interupsi dari seorang peserta, peserta lain yang ingin melakukan
interupsi harus menunggu hingga interupsi dari peserta bersangkutan selesai.
d) Untuk interupsi Point of Personal Previledge, pimpinan persidangan harus
mengutamakan interupsi jenis ini dibanding interupsi jenis lainnya.
e) Pimpinan persidangan memiliki wewenang untuk memotong interupsi yang
berkali-kali apabila dinilai menyebabkan pembahasan yang berlarut-larut.

Istilah-istilah tambahan yang biasa dipakai juga dalam persidangan

a. Point of Clearens
Dikatakan untuk meluruskan masalah ketika menyangkut pribadi
b. Point of Solution
Merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan atau
menawarkan suatu solusi
c. Point of Justification
Merupakan interupsi yang digunakan untuk menguatkan pendapat sebelumnya

d. QUORUM
Jumlah tertentu orang yang hadir, sehingga sidang bisa dilaksanakan.
e. NEGOSIASI
Proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama
antara pihak satu dengan pihak yang lain.
f. FLOOR / FORUM
Bisa tempat/suasana pertemuan untuk bertukar pendapat/peserta persidangan
g. Musyawarah untuk mufakat
Pengambilan keputusan dengan cara kesepakatan bersama.
h. VOTING
Pengambilan keputusan dengan suara terbanyak.
i. ONE MAN ONE VOTE
Pengambilan keputusan satu orang satu suara
j. ONE DELEGATION ONE VOTE
Pengambilan keputusan satu delegasi satu suara
k. AKLAMASI
Pernyataan setuju secara lisan dari seluruh peserta rapat terhadap suatu usul tanpa
melalui pemungutan suara.
l. DEADLOCK
Sidang berhenti tanpa keputusan karena terjadi silang pendapat yang tajam.
m. CARETAKER
Seorang yang menerima mandat untuk menjalankan roda organisasi dalam waktu
tertentu.
n. WALK OUT
Keluar sidang dengan maksud dan tujuan untuk tidak menerima keputusan sidang
o. KEPUTUSAN
Segala putusan yang telah ditetapkan {sesudah dipertimbangkan, dipikirkan, dsb}
yang berkekuatan hukum ke dalam
p. KETETAPAN
Segala putusan yang mempunyai ketetapan hukum keluar dan ke dalam.
q. TEAM VERIFIKASI
Beberapa orang yang bertugas memeriksa laporan dengan kenyataan di lapangan.
r. LAPORAN DITERIMA
Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata sesuai dan bisa
diterima forum.
s. LAPORAN DIPERBAIKI
Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata banyak
ketidaksesuasian dan tidak bisa diterima forum dan akhirnya diberi kesempatan
untuk mengevaluasi dan memperbaiknya.
t. LAPORAN DITERIMA DENGAN CATATAN
Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata sesuai dan bisa
diterima forum, namun dengan catatan yang mesti dipenuhi dalam tempo waktu
tertentu
u. KETUA DEMISIONER
Seorang ketua yang selesai mempertangungjawabkan laporan, setelah diverifikasi
lalu dinilai dan dinyatakan diterima, kemudian kuasa kepemimpinan dicabut.
v. KETUA TERPILIH
Seorang yang diajukan atau mengajukan diri menjadi ketua dengan memenuhi
persyaratan, lalu dinyatakan menang baik lewat aklamasi, musyawarah untuk
mufakat atau voting.
w. PANDANGAN UMUM
Pada umumnya diadakan dalam sidang, ini disampaikan wakil atau delegasi
kelompok tertentu dalam menanggapi suatu pernyataan / pidato pertangungjawaban
x. DELEGASI
Utusan dari kelompok yang mewakili dalam sidang. Contohnya Komisariat atau
badan pengurus cabang.
y. Peninjauan Kembali
Mengusukan untuk peninjauan kembali terhadap draf yag sudah disepakati sebelum
disahkan.
 3.4. Teknik Penggunaan Palu Persidangan
Dalam menetapkan setiap keputusan persidangan seperti membuka dan menutup
persidangan, memutuskan waktu jeda/penundaan/istirahat, pergantian pimpinan
persidangan serta menetapkan surat keputusan, keputusan majelis ketua dianggap sah
apabila telah mengetukkan palu persidangan. Di dalam persidangan GMKI dikenal
beberapa ketukan persidangan, antara lain:
a. 1 kali ketukan
1. Keputusan sela
2. Kesepakatan
3. Ketukan oleh pemimpin sidang atau majelis ketua yang akan melanjutkan dalam
mengambil alih sidang (terjadi pada pergantian pemimpin sidang atau majelis
ketua)
b. 2 kali ketukan
1. Menskorsing atau mencabut skorsing
2. Mencabut kembali atau membatalkan kesepakatan terdahulu yang dianggap keliru
3. Pada pergantian pimpinan sidang oleh pimpinan sidang atau majelis ketua yang
sedang memimpin persidangan dan akan mengalihkan ke penggantinya (terjadi
pada pergantian pemimpin sidang atau majelis ketua)
c. 3 kali ketukan
1. Pembukaan dan Penutupan rapat
2. Mengesahkan keputusan / konsideran final / akhir hasil sidang.
d. Berkali-kali
Peringatan atau meminta perhatian peserta rapat

CONTOH KALIMAT YANG DIPAKAI OLEH PIMPINAN SIDANG/MAJELIS KETUA DI

GMKI
1. Membuka sidang
“Dengan mengucapkan Puji Syukur kepada Tuhan Yesus Kristus Sang Kepala Gerakan,
maka ............ dibuka dan terbuka/tertutup untuk umum.” Tok.......Tok......Tok
2. Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Puji Syukur kepada Tuhan Yesus Kristus Sang Kepala Gerakan,
maka .............ditutup.” Tok.......Tok.......Tok
3. Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan mengucapkan Puji Syukur kepada Tuhan Yesus Kristus Sang Kepala Gerakan,
maka saya serahkan palu sidang kepada pimpinan sidang/majelis ketua berikutnya.” Tok
...Tok.
4. Mengambil alih pimpinan sidang
“Palu sidang saya terima. Sidang saya lanjutkan.” Tok
5. Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skors 1 atau 2 kali 15 menit dari sekarang.” Tok..........Tok.

4. Penutup
Demikian petunjuk teknis persidangan ini dibuat sebagai panduan mekanisme formal
organisasi untuk melakukan persidangan dalam mengambil keputusan organisasi, BPC
GMKI ataupun lembaga-lembaga lain di dalam GMKI.