SISTEM MANAJEMEN DATA

Oleh:
Diana Wahyu Safitri, S.Si
Diana Wahyu Safitri, S.Si.
Kamis, 31 Oktober 2019
• Jabatan Sekarang:
Ketua Komite Mutu & Keselamatan
Pasien RS Banyumanik Semarang

• Pengalaman
Workshop PMKP dalam SNARS Ed 1
 Latar belakang
Instrumen survei Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SNARS) Edisi 1
standar PMKP 1 tentang pengelolaan kegiatan peningkatan mutu dan
keselamatan pasien, mengamanatkan bahwa :
 Rumah Sakit mempunyai Komite/ Tim atau bentuk organisasi lainnya
yang kompeten untuk mengelola kegiatan peningkatan mutu dan
keselamatan pasien sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
 Individu di dalam Komite/ Tim PMKP atau bentuk organisasi lainnya dan
penanggungjawab data telah dilatih dan kompeten.
 Semua individu yang terlibat dalam pengumpulan, analisa dan validasi
data telah mengikuti pelatihan PMKP khususnya tentang manajemen
data.
 PMKP 2.1
Rumah Sakit Banyumanik Semarang mempunyai sistem manajemen data yang didukung dengan
teknologi informasi mulai dari pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi serta publikasi data
untuk internal rumah sakit dan eksternal rumah sakit. Publikasi data tetap harus memperhatikan
kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Data yang dimaksud meliputi :
• Data dari indikator mutu unit dan indikator mutu prioritas rumah sakit;
• Data dari pelaporan insiden keselamatan pasien;
• Data hasil monitoring kinerja staf klinis (bila monitoring kinerja menggunakan indikator mutu);
• Data hasil pengukuran budaya keselamatan;
• Integrasi seluruh data diatas baik di tingkat rumah sakit dan unit kerja meliputi:
– Pengumpulan
– Pelaporan
– Analisis
– Validasi
– Publikasi indikator mutu.
– Benchmarking data
 TEKNOLOGI INFORMASI SISTEM MANAJEMEN DATA
TERINTEGRASI (PMKP 2.1)

 Data indikator mutu unit &

prioritas Integrasi seluruh data di
 Insiden keselamatan tingkat RS & unit meliputi :
pasien (IKP) • pengumpulan
 Indikator kinerja staf klinis • pelaporan
 Pengukuran budaya • analisa
keselamatan • validasi dan
 Data surveilance • publikasi indikator mutu
SISTEM MANAJEMEN
Memberikan data ke
DATA  MIRM 4 , badan/pihak lain di luar
MIRM 5 & MIRM 6 rumah sakit sesuai
dengan peraturan
perundang-undangan.
(MIRM 4 EP2)
Informasi mendukung
• Asuhan pasien
• Manajemen RS
Kumpulan data terdiri • Prog. Manj. mutu
atas: • Diklit (MIRM 5)
a) data mutu dan
insiden keselamatan • Pengumpulan data
pasien; • Analisis data
b) data surveilans • Interpretasi data
infeksi; • Benchmark data • Laporan data &
c) data kecelakaan (MIRM 5) informasi ke
kerja (MIRM 4) pengguna tepat
waktu & format sesuai
kebutuhan (MIRM 6)
INDIKATOR MUTU PRIORITAS RS
 Topik
Implementasi di IAK, IAM dan
pelayanan yg 5 PPK
unit mana saja ISKP
akan diperbaiki
 5 PPK yan Implementasi
Pelayanan IAK, IAM, ISKP
bedah (KSM di RJ, IGD, IRI,
Bedah bedah
Bedah) ICU, OK
Unit IAK IAM ISKP Keterangan

IGD

IRJ

IRI

OK

ICU
 Area Prioritas RS Banyumanik Semarang
• Peningkatan Mutu Pelayanan Penyakit Dalam
• Penentuan Prioritas Berdasarkan: Data-data permasalahan
yang ada di RS
– Kematian pasien penyakit dalam kurang dari 48 jam perawatan
– Kematian pasien di ruang perawatan
– Pasien yang terlambat dimasukkan HCU
– Komplain pasien
• Tujuan Umum:
Meningkatkan mutu pelayanan Penyakit Dalam
• Tujuan Khusus
– Menurunkan angka Kematian pasien dalam kurang dari 48 jam
perawatan
– Menurunkan angka Kematian pasien di ruang perawatan
– Meningkatkan kepatuhan petugas dalam melaksanakan kebijakan
kriteria perawatan di HCU
– Menurunkan angka Komplain pasien
 target
– Menurunkan angka Kematian pasien dalam kurang dari 48 jam
perawatan mjd 0%
– Menurunkan angka Kematian pasien di ruang perawatan mjd 0%
– Meningkatkan kepatuhan petugas dalam melaksanakan kebijakan
kriteria perawatan di HCU mjd 100%
– Menurunkan angka Komplain pasien 0%
 AREA / UNIT IMPLEMENTASI
• IGD
• Rawat Inap
• Farmasi
• Bedah
• Humas & Pemasaran
• Komite Medis
• Kematian total pasien penyakit dalam sebelum 48 jam
sebanyak 27 org
• Diagnosa: dibuat PPK
– CHF 6 org
– PPOK 3 org
– BRPN 3 org
– AMI 3 org
– CKD 1 org
 Algoritma
• Hiperglikemik Non - Ketotik
• Sindroma Koroner Akut
• Asma
• Kejang Demam Anak
• DSS/ DBD Derajat III & IV
• Hipotensi / Syok Edema Paru Akut
• Takikardia
• Diare Dehidrasi Berat
• Henti Jantung
• Bradikardia
 AREA PRIORITAS
I. INDIKATOR AREA KLINIS
JUDUL INDIKATOR MUTU TARGET PENANGGUNG JAWAB
Kelengkapan asesmen awal medis dalam 100% Kepala Instalasi Rawat Inap
waktu 24 jam setelah pasien masuk rawat inap
Waktu Lapor Hasil Tes Kritis Laboratorium 100%
Kepala Instalasi Laboratorium &
Instalasi Rawat Inap
Keterlambatan Hasil Foto Rawat Jalan 0% Kepala Instalasi Radiologi
Ketidaktepatan Pemberian Obat (5 Benar) 0% Kepala Instalasi Farmasi
Kematian Pasien di IGD 0% Kepala Instalasi Gawat Darurat
I. INDIKATOR AREA MANAJEMEN
JUDUL INDIKATOR MUTU TARGET PENANGGUNG JAWAB
Kecepatan Respon Terhadap Komplain ≥75% Kepala Seksi Humas & Pemasaran

Keterlambatan waktu menangani kerusakan 100% Kepala Seksi RT & IPSRS

alat
Keterlambatan Pelayanan Ambulans di Rumah 0% Kepala Seksi RT & IPSRS
Sakit
Ketidaktepatan administrasi keuangan 0% Kepala Instalasi Farmasi
laboratorium
 I. INDIKATOR AREA SASARAN KESELAMATAN PASIEN
PENANGGUNG
AREA INDIKATOR JUDUL INDIKATOR MUTU TARGET
JAWAB
ISKP 1 Ketepatan identifikasi Kepatuhan Identifikasi Pasien 100% Ketua Tim SKP
pasien
ISKP 2 Peningkatan komunikasi Kelengkapan pengisian form 100% Kepala Instalasi
yang efektif Cacatan Perkembangan Pasien Rawat Inap &
Terintegrasi (CPPT) pasien Ketua Tim SKP
sesuai SBAR
ISKP 3 Peningkatan keamanan Ketidaktepatan Pemberian 0% Kepala Instalasi
obat Obat (5 Benar) Farmasi
ISKP 4 Kepastian tepat lokasi, Angka Kelengkapan Pengisian 100% Kepala Instalasi
tepat prosedur, tepat Surgical Checklist di Kamar Bedah
pasien operasi Operasi
ISKP 5 Pengurangan risiko infeksi Kepatuhan Cuci Tangan 85% Ketua Tim PPI
terkait pelayaan
kesehatan
ISKP 6 Pengurangan risiko jatuh Kejadian pasien jatuh 0% Ketua Tim SKP
INDIKATOR MUTU UNIT
Standar PMKP 6

Setiap unit kerja di rumah sakit memilih dan

menetapkan indikator mutu yang dipergunakan untuk
mengukur mutu unit kerja.
PMKP 6
TKRS 11 dan 11.1
Elemen penilaian PMKP Telusur Skor
6

1. Rumah sakit mempunyai R Regulasi tentang kriteria 1 TL

pemilihan indikator mutu 0 -
regulasi tentang unit - TT
pengukuran mutu dan 0
cara pemilihan indikator (Lihat TKRS 11 EP 1)
mutu di unit kerja yang
antara lain meliputi a)
sampai dengan c) yang
ada di maksud dan
tujuan (R)
 Elemen penilaian PMKP 6 Telusur Skor

2. Setiap unit kerja dan D Bukti indikator mutu di setiap 1 TL

pelayanan melakukan unit kerja dan unit 0 T
telah memilih dan pelayanan
5 S
menetapkan indikator mutu
W 0 TT
unit (lihat juga TKRS 11 EP 1) • Komite PMKP
(D,W) • Unit kerja
• Unit pelayanan
(Lihat TKRS 11 EP 1, EP 2)
 Elemen penilaian PMKP 6 Telusur Skor

3. Setiap indikator mutu telah D Bukti tentang profil setiap 10 TL

dilengkapi profil indikator meliputi indikator mutu di EP 2 5 TS
a) sampai dengan m) yang ada 0 TT
di maksud dan tujuan di PMKP 5 W • Komite PMKP
(D,W) • Unit kerja
• Unit pelayanan

4. Setiap unit kerja melaksanakan D Bukti form pengumpulan data 10 TL

proses pengumpulan data dan dan pelaporan data 5 TS
pelaporan (D,W) (Lihat TKRS 11 EP 3) 0 TT
W Penanggungjawab data unit
kerja

24
 Elemen penilaian PMKP 6 Telusur Skor

5. Pimpinan unit kerja D 1) Bukti form ceklis 10 TL

2) Bukti pelaksanaan 5 TS
melakukan supervisi supervisi dan hasil 0 TT
terhadap proses terhadap progres
pengumpulan data dan
pengumpulan data dan tindak lanjutnya
pelaporan serta
W • Kepala unit pelayanan
melakukan perbaikan • Penanggungjawab data
mutu berdasarkan hasil unit kerja

capaian indikator mutu

(D,W)
25
 PENGUKURAN MUTU UNIT KERJA/PELAYANAN

1. Pemilihan indikator mutu unit berdasarkan :

a) Fokus mengukur hal-hal yang ingin diperbaiki di unit

b) Prioritas pengukuran mutu pelayanan klinis di rumah

sakit. Indikator mutu yang dipergunakan untuk
mengukur mutu di prioritas pengukuran mutu rumah
sakit, sumber data umumnya dari unit dan menjadi
indikator mutu unit.

KKS-24 JANUARI 2018 26

 PENGUKURAN MUTU UNIT KERJA/PELAYANAN

c) Pengukuran mutu nasional, sumber data indikator mutu nasional adalah

di unit. Karena itu indikator mutu nasional menjadi indikator mutu unit,

d) Melakukan koordinasi dengan komite medis, bila evaluasi penerapan

panduan praktik klinis dan evaluasi kinerja dokter menggunakan
indikator mutu

e) Bila di unit ada KSO alat medis, outsourcing yan, misalnya pelayanan
gigi, maka perlu ada indikator yang memonitor mutu alat tersebut. Unit
akan mengumpulkan data nya. Indikator menjadi indikator mutu unit

KKS-24 JANUARI 2018 27

Indikator Sumber data Indikator PROFIL
mutu RS di unit mutu unit INDIKATOR

28
a) judul indikator, h) frekuensi pengumpulan data,
b) definisi operasional, i) frekuensi analisa data
c) tujuan, dimensi mutu, j) metodologi analisa data,
d) dasar pemikiran/alasan k) sumber data
pemilihan indikator, l) penanggung jawab
e) numerator, denominator, pengumpul data,
formula pengukuran, m) publikasi data.
f) metodologi pengumpulan
data,
g) cakupan datanya (total atau
sampel) 29
30
8-9 November 2018 31
32
Publikasi data Ekternal ….. ; Internal …………
8-9 November 2018 33
Pelaporan Insiden Keselamatan Pasien
 Alur Pelaporan Insiden Keselamatan Pasien di Rumah Sakit

*untuk Fasilitas pelayanan kesehatan lain menyesuaikan

Alur Pelaporan Insiden Keselamatan Pasien di Rumah Sakit
Unit/Dept/ Tim KPRS Direktur RS KNKP
Inst
Atasan Langsung unit
Lap Kejadian 2
Insiden X24 jam
(KTD/KNC)
Atasan langsung

Grading
Tangani
segera Merah/Kuning
Biru/Hijau

Investigasi sederhana Laporan kejadian

hasil investigasi
Rekomendasi
Analisa/regrading

RCA

Feedback
ke Unit Pembelajaran/ Laporan Laporan
Rekomendasi
19 Desember 2018 35
Validasi dan analisis data: Analisis data
IKP
 Validation and Analysis of Data
Memvalidasi dan menganalisis data adalah konsep kunci lain. Bab ini
membutuhkan:
1. Data yang dikumpulkan di validasi ? – Data IAK baru atau yg mengalami
perubahan di profil indikatornya dan data yang akan dipublikasikan
2. Untuk melakukan analisis dan validasi data diperlukan staf yang
terlatih/sudah mengikuti pelatihan.
3. Analisa data meliputi :
• Membandingkan data di dalam RS, dng data nasional/propinsi, dan
praktik terbaik sangat penting
• Melakukan analisis akar penyebab kejadian sentinel
• Melakukan analisis semua KTD
• Pemantauan nyaris salah/KNC 37
ANALISIS DATA DIBANDINGKAN
• Run chart
• Control
(PMKP 7.1 EP 4) chart
• Indikator mutu • Didlm RS/tren • Pareto
Kemenkes • Dng rs lain/data • Bar diagram

• Indikator mutu based external

• Dng standar
prioritas RS Metode statistik PMKP 7.1 EP
• Dng praktik 3
• Indikator mutu unit terbaik

Pengumpulan Analisis data Laporan (TKRS 4.1,

data (PMKP 7, 7.1) (PMKP 7.1; 7.2) PMKP 7.1 EP 6)

Validasi data
Untuk IAK baru/ada Dir &
perubahan (PMKP 8) pimpinan
RS
38
 Informasi mendukung :
• Asuhan pasien
• Manajemen RS
• Program Manajemen
DATA ANALISA INFORMASI Mutu
• Pendidikan & Penelitian
MIRM 5

39
Pengumpulan data
indicator mutu (IMN, PELAPORAN
IMP, IMU)
(PMKP 7)

Analisa data
Membandingkan
(PMKP 7.1) data dng data
based eksternal
(PMKP 7 EP 4 & 5,
PMKP 7.1 EP 4, MIRM
4 EP 2, MIRM 5
40
INSIDEN KESELAMATAN PASIEN
 Insiden Keselamatan Pasien
PMKP 9, 9.1, 9.2, 9.3

SENTINEL RCA

MERAH &
KTD KUNING

RISK
GRADING BIRU &
KNC HIJAU
INVESTIGAS
I
SEDERHANA 42
TK RIKS Deskripsi Dampak
1 Tdk significant Tidak ada cedera

2 Minor • Cedera ringan , mis luka lecet

• Dapat diatasi dng P3K
3 Moderat • Cedera sedang, mis : luka robek
• Berkurangnya fungsi motorik/sensorik/psikologis
atau intelektual (reversibel. Tdk berhubungan
dng penyakit
• Setiap kasus yg meperpanjang perawatan
4 Mayor • Cedera luas/berat, mis : cacat, lumpuh
• Kehilangan fungsi motorik/sensorik/ psikologis
atau intelektual (ireversibel), tdk berhubungan
dng penyakit
5 Katatropik Kematian yg tdk berhubungan dng perjalanan
penyakit
43
TINGKAT DESKRIPSI
RISIKO
1 Sangat jarang/ rare (> 5 tahun/kali)

2 Jarang/unlikey (> 2 – 5 tahun/kali)

3 Mungkin/ Posible (1 -2 tahun/kali)

4 Sering/Likely (beberapa kali/tahun)

5 Sangat sering/ almost certain (tiap minggu/

bulan)

SKOR RISIKO = DAMPAK X PROBABILITY

44
Probabilitas Tak MINOR Moderat Mayor Katatrosp
Significant 2 3 4 ik
1 5
Sangat sering terjadi Moderat Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim
(Tiap minggu/bulan)
5
Sering terjadi Moderat Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim
(bbrp kali/tahun)
4
Mungkin terjadi Rendah Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim
(1 - < 2 tahun/kali)
3
Jarang terjadi Rendah Rendah Moderat Tinggi Ekstrim
(> 2 - < 5 th/kali)
2
Sangat jarang terjadi Rendah Rendah Moderat Tinggi Ekstrim
( > 5 thn/Kali)
1
19 Desember 2018 45
 LEVEL/BANDS TINDAKAN
EKSTREM Risiko ekstrem, dilakukan RCA paling lama 45
(SANGAT TINGGI) hari, membutuhkan tindakan segera,
perhatian sampai ke Direktur RS
HIGH Risiko tinggi, dilakukan RCA paling lama 45
(TINGGI) hari, kaji dng detail & perlu tindakan segera,
serta membutuhkan tindakan top manajemen
MODERATE Risiko sedang dilakukan investigasi
(SEDANG) sederhana paling lama 2 minggu.
Manajer/pimpinan klinis sebaiknnya menilai
dampak terhadap bahaya & kelola risiko
LOW Risiko rendah dilakukan investigasi
(RENDAH) sederhana paling lama 1 minggu diselesaikan
dng prosedur rutin
19 Desember 2018 46
•Di RS X pasien jatuh dari tempat tidur dan meninggal, kejadian
seperti ini pernah terjadi kurang dari 2 tahun yang lalu

•Nilai dampak : 5 (katastropik), karena pasien meninggal

Nilai probabilitas : 3 (mungkin terjadi) karena pernah terjadi kurang 2
tahun yang lalu
•Skoring risiko : 5 X 3 = 15
•Warna Bands : Merah (ekstrim)

47
BUDAYA KESELAMATAN
(PMKP 10, TKRS 13; 13.1)

48
 Budaya
Budaya
keselamatan
keselamatan RS
pasien

49
 DIREKTUR RUMAH SAKIT

1.Mendukung terciptanya budaya keterbukaan dilandasai akuntabilitas (Open

disclosure)
2. Perilaku yg tidak dapat diterima  di-identifikasi, dilaporkan, di investigasi,
diperbaiki dan dikendalikan serta mencegah kerugian/dampak terhadap individu
yg melaporkan

3. Menyelenggarakan edukasi, menyediakan informasi/bahan pustaka utk semua staf

RS

4. Menyediakan sumber daya utk mendorong budaya keselamatan

5. Menyediakan sistem pelaporan yg rahasia, sederhana dan mudah diakses bagi yg

ingin melaporkan masalah terkait dng budaya keselamatan pasien.

6. Mengevaluasi dan memantau budaya keselamatan dlm rs melalui indicator mutu

DAN survei budaya keselamatan
50
 RS perlu KOMPENDIUM PERSI
mempunyai kode Kode Etik Perilaku
etik perilaku (code Tenaga Kesehatan
of conduct) utk Halaman 35 - 36
Tenaga Kesehatan

di-identifikasi, dilaporkan,
di investigasi, diperbaiki
Perilaku yg dan dikendalikan serta
tidak dpt mencegah
diterima kerugian/dampak
terhadap individu yg
melaporkan

RS perlu melakukan :
- Pengukuran mutu budaya
keselamatan
- Survei budaya
keselamatan
51
 Komponen Budaya Safety
(slide dr Nico)
• Just Culture

• Reporting Culture

• Learning Culture

• Informed Culture

• Flexible Culture

• Generative Culture (MaPSaF)

• 7 Standar KP, 6 SKP, 7 Langkah KPRS, 13 Program WHO-PS

52
Pengumpulan Rekapitulasi Input data di
data data sismadak

Upload
Benchmark Komite PMKP
dokumen
data Supervisi
pendukung
Benchmark
Publikasi web