Konsep Dasar, Tujuan, Syarat Perencanaan Dalam Manajemen

Unduh sebagai docx, pdf, atau txt
Unduh sebagai docx, pdf, atau txt
Anda di halaman 1dari 13

KONSEP DASAR, TUJUAN, SYARAT PERENCANAAN DALAM

MANAJEMEN

Pengertian Perencanaan (Planning)


Robbins dan Coulter (2002) mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai
dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi
tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk
mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya
tujuan organisasi. Planning is a process that involves defining the organization's goals,
establishing an overall strategy for achieving those goals, and developing a comprehensive set of
plans to integrate and coordinate organizational work.

Hampir setiap orang maupun organisasi memiliki perencanaan. Apakah perencanaan tersebut
menyangkut kepentingan kehidupan pribadinya, maupun yang terkait dengan tujuan
organisasi yang ingin dicapai. Penulis mencoba melihat pengertian perencanaan ini dari
tiga hal, yaitu dari sisi proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. Dari sisi proses,
fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan
menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dan sisi fungsi manajemen, perencanaan
adalah fungsi di mana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk
menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan,
perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang
akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan
siapa yang akan me' lakukannya, di mana keputusan yang diambil belum tentu sesuai, hingga
implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.

Pada intinya, perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang
sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu
yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan
tertentu. Perencanaan yang baik_adalah ketika apa yang dirumuskan ternyata dapat
direalisasikan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Perencanaan yang buruk adalah
ketika apa yang telah dirumuskan dan ditetapkan ternyata tidak berjalan dalam implementasi,
sehingga tujuan organisasi menjadi tidak terwujud. Terkait dengan hal tersebut di atas,
George R. Terry menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah perencanaan itu baik atau
tidak dapat dijawab melalui pertanyaan-pertanyaan dasar mengenai perencanaan, yaitu
WHAT (Apa), WHY (Mengapa), WHERE (dj rnana), WHEN (Kapan), WHO (siapa), dan
HOW (Bagaimana). Pertanyaan seputar What terkait dengan misalnya apa yang
sesungguhnya yang menjadi tujuan perusahaan dan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai
tujuan tersebut. Pertanyaan seputar Why terkait dengan pertanyaan seputar mengapa tujuan
tersebut harus dicapai dan mengapa kegiatan yang terumuskan dalam jawaban atas
pertanyaan What perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Pertanyaan seputar Where
adalah mengenai di mana kegiatan tersebut akan dilaksanakan. Pertanyaan seputar When
adalah kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan dan kapan kegiatan tersebut harus dimulai
dan diakhiri. Pertanyaan seputar Who terkait dengan siapa yang akan melaksana karirnya.
Pertanyaan ini terkait misalnya dengan kualifikasi orang yang akan melakukannya dari sisi
latar belakang personal dan keahliannya. Pertanyaan terakhir, yaitu di seputar How terkait
dengan bagaimana cara yang harus dilakukan untuk melakukan kegiatan tersebut.

FUNGSI DARI PERENCANAAN


Pengertian di atas membawa kita kepada fungsi perencanaan dalam manajemen. Robbins dan
Coulter (2002) menjelaskan bahwa paling tidak ada empat fungsi dari perencanaan, yaitu
perencanaan berfungsi sebagai arahan, perencanaan meminimalkan dampak dari perubahan,
perencanaan meminimalkan pemborosan dan kesiasiaan, serta perencanaan menetapkan
standar dalam pengawasan kualitas.

Perencanaan sebagai Pengarah


Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih
terkoordinasi. Perusahaan yang tidak menjalankan perencanaan sangat mungkin untuk
mengalami konflik kepentingan, pemborosan sumber daya, dan ketidakberhasilan dalam
pencapaian tujuan karena bagian-bagian dari organisasi bekerja secara sendiri sendiri tanpa
ada koordinasi yang jelas dan terarah. Perencanaan dalam hal ini memegang fungsi
pengarahan dari apa yang harus dicapai oleh organisasi.

Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian


Pada dasarnya segala sesuatu di dunia ini akan mengalami perubahan. Tidak ad a, yang
tidak berubah kecuali perubahan itu sendiri. Perubahan sering kali sesuai dengan apa yang
kita perkirakan, akan tetapi tidak jarang pula malah di luar perkiraan kita, sehingga
menimbulkan ketidakpastian bagi perusahaan. Ketidakpastian inilah yang coba
diminimalkan melalui kegiatan perencanaan. Dengan adanya perencanaan, diharapkan
ketidakpastian yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang dapat diantisipasi jauh-
jauh hari.

Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya


Perencanaan juga berfungsi sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya organisasi yang
digunakan. Jika perencanaan dilakukan dengan baik, maka jumlah sumber daya yang
diperlukan, dengan cara bagaimana penggunaannya, dan untuk penggunaan apa saja dengan
lebih baik dipersiapkan sebelum kegiatan dijalankan. Dengan demikian, pemborosan yang
terkait dengan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan akan bisa diminimalkan
sehingga tingkat efisiensi dari perusahaan menjadi meningkat,

Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas


Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang harus dicapai oleh perusahaan
dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dalam perencanaan,
perusahaan menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam
pengawasan, perusahaan membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan realisasi di
lapangan, membandingkan antara standar yang ingin dicapai dengan realisasi di lapangan,
mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, hingga mengambil
tindakan yang dianggap perlu untuk memperbaiki Kinerja perusahaan. Dengan pengertian
tersebut, maka perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang ingin dicapai
oleh perusahaan.

Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)


Perencanaan yang baik tentunya perlu dirumuskan. Perencanaan yang baik paling tidak
memiliki berbagai persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu faktual atau realistis, logis dan
rasional, fleksibel, komitmen, dan komprehensif.

Faktual Atau Realistis. Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan faktual atau
realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk
dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.
Logis Dan Rasional. Perencanaan yang baik juga perlu untuk memenuhi syarat. Logis dan
rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka
perencanaan tersebut bisa dijalankan. Menyelesaikan sebuah bangunan bertingkat hanya
dalam waktu satu hari adalah sebuah perencanaan yang selain tidak realistis, sekaligus juga
tidak logis dan irasional jika dikerjakan dengan menggunakan sumber daya orang-orang
yang terbatas dan mengerjakan dengan pendekatan yang tradisional tanpa bantuan alat-alat
modern.

Fleksibel. Perencanaan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang fleksibel. Perencanaan
yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan
datang, sekalipun tidak berarti bahwa planning dapat kita ubah seenaknya.

Komitmen. Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap
seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi.
Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan
beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin
dicapai oleh organisasi.

Komprehensif. Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif artinya
menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung
terhadap perusahaan: Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus
kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan
bagian lain di perusahaan.

Tipe-tipe perencanaan

a. Berdasarkan luasnya

1. Strategic; rencana yang berlaku bagi organisasi secara keseluruhan, menjadi sasaran
umum organisasi tersebut, dan berusaha menetapkan organisasi tersebut ke dalam
lingkungannya
2. Operasional; rencana yang memerinci detail cara mencapai sasaran menyeluruh

Rencana strategic cenderung mencakup kerangka waktu yang lebih panjang, sedangkan
rencana strategic biasanya hanya kisaran bulanan, mingguan, dan harian. Rencana strategic
juga mencakup perumusan sasaran, sedangkan rencana oerasional mendefinisikan berbagai
cara untuk mencapai sasaran

1. Berdasarkan kerangka waktu


2. Jangka Panjang
3. Jangka Pendek
4. Berdasarkan kekhususan
5. Pengarah; rencana yang fleksibel dan yang menjadi pedoman umum
6. Pemerinci; rencana yang mendefinisikan dengan jelas dan tidak member ruang untuk
penafsiran
7. Berdasarkan frekuensi
8. Sekali Pakai; rencana yang digunakan satu kali saja yang secara khusus dirancang
untuk memenuhi kebutuhan situasi yang unik
9. Terus Menerus; rencana yang berkesinambungan yang menjadi pedoman bagi
kegiatan-kegiatan ang dilakukan secara berulang-ulang

Kegiatan perencanaan yang dipakai di ruang MPKP meliputi perumusan visi, misi, filosofi.
Sedangkan untuk jenis perencanaan yang diterapkan adalah:

a) Rencana harian adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh perawat sesuai dengan perannya
masing-masing. Rencana harian dibuat sebelum operan dan dilengkapi saat operan dan pre
conference Contoh terlampir.

b) Rencana bulanan

 Rencana bulanan karu

Setiap akhir bulan kepala ruangan melakukan evaluasi hasil nilai MPKP dan berdasarkan
hasil evaluasi tersebut kepala ruangan akan membuat rencana tindak lanjut dalam rangka
peningkatam kualitas hasil. Kegiatan yang mencakup bulanan karu adalah:

 Membuat jadwal dan memimpin case conference


 Membuat jadwal dan memimpin pendidikan kesehatan kelompok keluarga
 Membuat jadwal dinas
 Membuat jadwal petugas menerima pasien baru
 Memimpin rapat bulanan perawat
 Membuat jadwal supervise dan penilaian kinerja ketua tim dan perawat pelaksana
 Melakukan audit dokumentasi
 Membuat laporan bulanan.

Contoh rencana bulanan kepala ruangan terlampir.

 Rencana bulanan ketua tim

Setiap akhir bulan ketua tim melakukan evaluasi tentang keberhasilan kegiatan yang
dilakukan ditimnya. Kegiatan-kegiatan yang mencakup rencana bulanan katim adalah:

 Mempresentasikan kasus dalam case conference


 Memimpin pendidikan kesehatan kelompok keluarga
 Melakukan supervise perawat pelaksana.

Contoh rencana bulanan ketua tim terlampir

c) Rencana tahunan

Setiap akhir tahun kepala ruangan mengevaluasi hasil kegiatan dalam satu tahun yang
dijadikan sebagai acuan rencana tindak lanjut serta penyusunan rencana tahunan berikutnya.
Rencana kegiatan tahunan mencakup:

 Menyusun laporan tahunan yang berisitentang kinerja MPKP baik proses kegiatan
serta evaluasi mutu pelayanan.
 Melaksanakan rotasi tim untuk penyegaran anggota masing-masing tim.
 Pengembangan SDM dalam bentuk rekomendasi peningkatan jenjang karir perawat
(pelaksana menjadi katim, katim menjadi karu), rekomendasi untuk melanjutkan
pendidikan formal, membuat jadual, untuk mengikuti pelatihan-pelatihan.

MELAKUKAN PERENCANAAN (PLANNING PROCESS)


Fungsi perencanaan sering kali dinamakan sebagai fungsi utama dari kegiatan manajemen,
karena dalam perencanaan seluruh rangkaian aktivitas yang akan dilakukan, mengapa
melakukan, kapan, di mana dan bagaimana melakukannya disusun. Dapat dikatakan, jika tidak
ada fungsi perencanaan, manajer tidak akan pernah tahu apa yang harus diorganisasikan,
diarahkan dan dikontrol. Kalau begitu, bagaimana perencanaan dilakukan? Bagian ini akan
menjelaskan mengenai hal ini. Proses perencanaan melibatkan dua elemen penting, yaitu
tujuan (goals) dan rencana (plan).

Empat Tahap Dasar Perencanaan


Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap berikut ini :

 Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan


keputusan-keputusan tentang keiriginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok
kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya
sumber dayanya secara tidak efektif.
 Tahap 2: Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang
dari` tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk
pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut
waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana
dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua
ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik yang didapatkan
melalui komunikasi dalam organisasi.
 Tahap 3: Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan
kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentiiilcasikan untuk mengukur
kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-
faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai
tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. WalauPun sulit dilakukan,
antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan ancaman yang mungkin terjadi di waktu
mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
 Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiun tujuan.
Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif
kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan
alternatif terbaik (paling memuaskan) di antara berbagai alternatif yang ada.

Tujuan (Goals) dan Rencana (Plan) dalam Proses Perencanaan


Tujuan (goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai
oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Dalam pengertian bahasa Inggris,
kadangkala dibedakan antara objectives dan goals. Objectives acapkali diartikan sebagai
tujuan dan goals sering kali diartikan sebagai target. Bahkan lebih jauh kadangkala kedua
istilah juga digantikan dengan istilah seperti purposes, aims, destination, yang ketiganya
memiliki arti yang kurang lebih juga sama. Sering kali kedua istilah ini digunakan untuk
konteks yang sama namun kadangkala juga berbeda. Kedua istilah tersebut dengan
membedakannya hanya dari segi waktu.
Rencana (plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan
bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan,
penjadwalan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan
pencapaian tujuan. Sebagai seorang manajer perencanaan, tujuan dan rencana adalah
sesuatu yang harus dirumuskan olehnya.

Beberapa Jenis Tujuan (Types of Goals)


Secara sederhana, kita dapat memahami bahwa setiap organisasi memiliki satu tujuan akhir.
Misalnya, untuk organisasi bisnis atau perusahaan, tujuan yang ingin dicapai adalah
maksimalisasi keuntungan (profit maximation). Untuk organisasi nonprofit semisal yayasan,
tujuan yang ingin dicapai adalah pemenuhan akan kebutuhan sekelompok orang
tertentu. Untuk yayasan panti jompo misalnya, tujuan dapat berupa pemenuhan
segala kebutuhan para orang tua yang sudah tidak lagi memiliki siapa, siapa yang sanggup
mengurusnya.

Pada praktiknya, beberapa organisasi ternyata tidak hanya memiliki satu tujuan. Ada
perusahaan yang bertujuan selain untuk maksimalisasi profit, juga perluasan pasar, dan
sekaligus meningkatkan kesejahteraan pegawai perusahaan. Demikian juga kasus yang sama
dapat terjadi dengan organisasi nonprofit. Dengan kenyataan ini, kadangkala organisasi
memiliki tujuan yang banyak (muhiple goals). Sehingga dengan demikian, dari sisi jumlah
tujuan yang ingin dicapai, ada yang dinamakan tujuan tunggal (single goals) dan tujuan yang
banyak (muhiple goals).

Dari sisi kejelasan, tujuan juga dapat dibedakan menjadi tujuan yang dinyatakan (stated
goals) dan tujuan yang aktual dan nyata (real goals). Tujuan yang dinyatakan (stated goals)
adalah tujuan yang dinyatakan secara formal oleh sebuah organisa" kepada publik, dan
menjadi jaminan akan kejelasan perusahaan di mata publik. Sebagai contoh misalnya,
"untuk meningkatkan kepuasan pelanggan". Dengan adanya pernyataan ini maka
pelanggan akan dapat mengevaluasi apakah dalam kenyataanya perusahaan berhasil
meningkatkan kepuasan pelanggan ataukah tidak. Adapun tujua yang aktual dan nyata (real
goals) adalah tujuan yang tidak dinyatakan pada publik akan tetapi secara aktual dan
nyata, berusaha dicapai oleh para anggota di dalai sebuah organisasi. Sebagai contoh
misalnya, "meningkatkan insentif bagi karyawa yang berprestasi dalam kerjanya". Tujuan ini
biasanya tidak dinyatakan kepada publik akan tetapi disampaikan kepada para anggota
organisasi atau karyawan perusahaan Wujud dari upaya pencapaian tujuan ini jelas, para
karyawan akan berusaha untuk menunjukkan prestasi dalam kerjanya karena ada tujuan
yang ingin dicapai, yait insentif. Bagaimana hubungan antara kedua tujuan ini? Kita dapat
melihat kaitanny antara dua contoh tujuan di atas. Jika karyawan berprestasi dalam kerjanya,
maka di akan menampilkan Kinerja yang terbaik dalam kegiatan perusahaan, termasuk
pelayar an kepada pelanggan. Akibatnya, pelanggan akan lebih terperhatikan dan terpuaskan.

Dari segi keluasan dan waktu pencapaian, tujuan juga dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu
tujuan strategis (strategic goals), tujuan taktis (tactical goals), dan tujuan operasional
(operational goals). Tujuan strategis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan
dalam jangka waktu yang relatif lama, biasanya antara 3 hingga tahun, atau juga lebih.
Sebagai contoh tujuan strategis adalah "untuk menjadi market leader dalam bisnis makanan
siap saji". Pencapaian tujuan ini jelas tidak dapat dicapai dalam hitungan hari, akan tetapi
memerlukan waktu yang cukup lama. Tujuan taktis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh
perusahaan dalam jangka waktu menengah relatif lebih singkat dari tujuan strategis.
Biasanya pencapaian tujuan ini antara hingga 3 tahun. Sebagai contoh dari tujuan taktis
ini misalnya, "meningkatkan pangsa pasar sebesar 30 persen." Peningkatan pangsa pasar
sebesar 30 persen jelas akan mem bantu perusahaan tersebut untuk menjadikan market leader
dalam jangka panjang Di sini kita dapat melihat bahwa pencapaian tujuan strategis akan
tercapai jika Tujuan taktis juga tercapai. Bagaimana peningkatan pangsa pasar sebesar 30
persen bisa dicapai. Di sinilah jenis ketiga dari tujuan dirumuskan, yaitu tujuan
operasional. Tujuan operasional adalah tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode
kegiatan perusahaan biasanya antara 6 bulan hingga 1 tahun. Tujuan operasional ini, dalam
evaluasinya terkait dengan masa pelaporar keuangan perusahaan yang biasanya juga antara
6 bulan hingga 1 tahun.

BEBERAPA ALAT BANTU BAGI PERENCANAAN


Berbagai teoritisi manajemen telah memperkenalkan beberapa pendekatan dalam melakukan
perencanaan, termasuk beberapa alat analisis atau model yang dapat digunakan untuk
melakukan perencanaan. Di antara beberapa alat manajemen guna melakukan perencanaan di
antaranya adalah Bagan Arus (Flow Chart), Bagan Gantt (Gantt Chart), dan Jaringan PERT
(PERT Network).

Perencanaan dengan Flow Chart

Pada dasarnya, pendekatan Flow Chart lebih sering digunakan bagi mereka yang mendalami
teknik komputer, teknik, dan sistem informasi. Namun, pendekatan ini juga sudah cukup
populer untuk digunakan dalam dunia manajemen. Flow Chart adalah model grafis
yang menunjukkan model sistem yang menggambarkan kejadian yang berkesinambungan
(sequencial) dan keputusan ya-tidak. Berkesinambungan pada dasarnya adalah proses
pengaturan kejadian-kejadian berdasarkan urutan kronologisnya. Misalnya, membaca buku
dapat dilakukan setelah kita membeli buku. Maka dalam model Flow Chart, membaca
buku dilezakkan setelah membeli buku.

Flow Chart tersebut menggambarkan proses rencana membaca buku yang dapat dipilih
antara meminjam buku atau melakukan pembelian buku terlebih dahulu. Melalui bagan ini,
dengan mudah kita bisa mengamati kejadian-kejadian yang berkesinambungan dari saat kita
memulai pekerjaan atau rencana hingga rencana terealisasi. Pada praktiknya, bagan ini
dapat dikembangkan lebih lanjut ataupun juga disederhanakan, tergantung kepada jenis dan
jumlah kegiatan yang akan dilakukan. Bagi yang akan mendalami Sistem Informasi
Manajemen, maka pendekatan Flow Chart ini akan lebih diperdalam lagi dalam teori tersebut.

Penjadwalan Melalui Gantt Chart


Alat bantu perencanaan yang kedua adalah apa yang dinamakan dengan penjadwalan
dengan Gantt Chart (Bagan Gantt). Penjadwalan adalah salah satu bagian penting dalam
perencanaan. Ketika kegiatan organisasi begitu banyak dan berkesinambungan satu
dengan lainnya, Gantt Chart pada dasarnya membantu manajer untuk dapat mengaturnya
melalui proses penjadwalan. Sehingga secara sederhana Gantt Chart adalah teknik
penjadwalan secara grafis atas berbagai rencana kegiatan. Gantt Chart pertama kali
diperkenalkan oleh Hemy L. Gantt, salah seorang rekan kerja dari Frederich Winslow Taylor
yang juga bekerja di Perusahaan Midvale Steel pada tahun 1887. Perkembangan berikutnya
menunjukkan bahwa Gantt Chart telah banyak dipergunakan secara populer baik oleh para
praktisi manajemen maupun berbagai organisasi lainnya.

Sebagaimana ditunjukkan dalam Gambar diatas, berbagai kegiatan yang saling


berkesinambungan dapat dijadwalkan sehingga para pelaksana kegiatan akan dengan lebih
mudah mengikuti perkembangan dari setiap pekerjaan yang tengah dilakukan. Misalnya,
proses pembelian bahan baku adalah pada saat minggu pertama dan kedua dari bulan pertama,
maka bagian produksi, khususnya di bagian pembelanjaan, dapat merencanakan sebelumnya
apa yang harus dipersiapkan untuk kegiatan tersebut dari mulai menentukan bahan baku apa
saja yang akan dibeli, dalam jumlah berapa, harga berapa, dan seterusnya. Demikian pula
bagi bagian proses produksi, bagian tersebut dapat menjadwalkan sejak kapan proses
produksi berawal dan berakhir dan seterusnya sebagaimana diterangkan dalam gambar
tersebut.

Sebagai kesimpulan, Gantt Chart memudahkan para pelaksana kegiatan untuk


merencanakan segala bentuk kegiatan yang akan dilakukan. Namun di sisi lain, alat bantu ini
memiliki keterbatasan, di antaranya adalah keterbatasan dalam menjadwalkan berbagai
kegiatan yang sifatnya sangat detail dan kompleks. Jenis kegiatan yang sangat kompleks dan
cenderung tidak berkelanjutan lebih sulit untuk dijadwalkan melalui Gantt Chart.

Perencanaan dengan Jaringan PERT (PERT Network)

Keterbatasan dari Bagan Gantt pada giliran berikutnya dikembangkan dan dikoreksi oleh
alat bantu perencanaan lainnya. Di antara alat bantu tersebut adalah apa yang dikenal sebagai
jaringan PERT atau lebih dikenal dengan PERT Network. PERT adalah singkatan dari Program
Evaluation and Review Technique. PERT merupakan alat bantu perencanaan melalui
penjadwalan dan penggambaran rencana kerja secara kronologis dan berkelanjutan bagi
pekerjaan yang sifatnya tidak rutin, berskala besar ' inaupun kompl.eks.

Ada 4 konsep yang harus dipahami dalam PERT. Keempat konsep tersebut adalah Event,
Activity, Time, dan Critical Path.

1. Event atau kejadian adalah indikator dari performa pekerjaan baik sebelum maupun
scsudah pekerjaan dilakukan sekaligus juga menunjukkan apakah suatu pekerjaan lain
dapat dilakukan atau sebaliknya berdasarkan indikator ini. Sebagai contoh dari event
misalnya, "bagian produksi menerima bahan baku". Kejadian ini menjadi indikator bagi
pengerjaan bagian produksi untuk memulai kegiatan produksi karena bahan
bakunya telah diterima.
2. Activity atau kegiatan adalah bagian dari berbagai pekerjaan yang sedang dalam
pengerjaan dari keseluruhan pekerjaan yang berkesinambungan. Kegiatan diawali dan
diakhiri oleh kejadian atau event. Contoh kegiatan misalnya, "pembuatan sepatu",
"pemberian label pada sepatu yang telah jadi", dan seterusnya.
3. Time atau waktu menunjukkan perki.raan masa pengerjaan dari keseluruhan kegiatan
sebagaimana diatur dalamn jaringan PERT. PERT Time atau masa pengerjaan
berdasarkan PERT adalah rata-rata dari tiga komponen waktu berdasarkan kerangka
PERT Ketiga komponen waktu tersebut adalah: (1) optimistic time (To) - masa yang
diperlukan ketika pelaksanaan pekerjaan dilakukan dalam kondisi terbaik; (2) most
likely time (Tm) - masa yang diperlukan ketika pelaksanaan pekerjaan dilakukan alam
kondisi normal; dan (3) pessimistic time (Tp) - masa yang diperlukan ketika
pelaksanaan pekerjaan dilakukan dalam kondisi yang tidak normal atau darurat.
Rumus untuk menghitung rata-rata dari masa pengerjaan berdasarkan PERT (PERT
Time) adalah:

Te = To + 4Tm + TP
6

Sebagai contoh misalnya pengerjaan kegiatan penyediaan bahan baku. Dalam


kondisi terbaik, di mana seluruh faktor pendukung terpenuhi dari mulai pemasok, harga
yang cocok, stok barang ada, dan regulasi yang diberlakukan sesuai dengan rencana
perusahaan, maka waktu pengerjaan penyediaan bahan baku diperkirakan dapat
diselesaikan dalamn waktu 3 hari (To = 3). Kemudian dalam kondisi normal, misalnya saja
supplier ada, harga masih perlu dmegosiasikan, stok barang ada, dan beberapa regulasi perlu
di.tempuh dalam kondisi yang umum, maka pengerjaan penyediaan bahan baku diperkirakan
dapat diselesaikan dalam waktu 6 hari sehingga Tm = 6 hari. Dalam kondisi pesimis, ketika
pemasok barang masih perlu dicari, harga dan stok barang masih perlu dipastikan, kemudian
regulasi cenderung menyulitkan perusahaan, maka penyediaan bahan baku diperkirakan
dapat selesai dalam waktu 12 hari sehingga Tp = 12 hari. Dengan menggunakan rumus di atas,
maka perkiraan waktu penyelesaian untuk penyediaan bahan baku adalah 6,5 hari yang
rinciannya adalah sebagai berikut:

Te = To+4Tm+Tp = 3+4(6)+12
6 6 = 6 , 5 hari

4. Critical Path atau indikator kritis menunjukkan waktu kritis bagi pengerjaan kegiatan
dalam kerangka path yang dapat diterima. Waktu kritis menunjukkan batas toleransi akan
suatu pekerjaan yang dilaksanakan. Ketika waktu kritis ini terlewati atau waktu
pengerjaan lebih lama, maka hal ini juga akan berdampak kepada terhambatnya
pengerjaan kegiatan yang lain sehingga waktu pengerjaan secara keseluruhan dapat
terlambat.

Secara sederhana sebenarnya PERT dapat dikatakan sebagai gabungan dari pendekatan Flow.
Chart dan Gantt Chart. Hal ini dapat dilihat contohnya pada Gambar dibawah. Terlihat dari
gambar tersebut, ketika anak panah menunjukkan pengerjaan dari Kejadian (event) 1 ke Kegiatan
(activity) 1 dan seterusnya, bentuk arah pengerjaan ini mirip dengan model Flow Chart karena
berdasarkan gambar•tersebut, misalnya Kegiatan 1 tidak dapat dilakukan sebelum Kejadian 1
terpenuhi dan seterusnya. Demikian pula dengan memasukkan faktor waktu pengerjaan (Te) di
dalam model jaringan PERT menunjukkan bahwa setiap pengerjaan kegiatan perlu diberikan
alokasi waktu sehingga penyelesaian pekerjaan dapat selalu diperkirakan. Hal ini juga
merupakan faktor yang ditekankan dalam model Gantt Chart sebagaimana diuraikan pada
Gambar.

Sekalipun Jaringan PERT memberikan kerangka pengerjaan yang lebih jelas, namun tetap
memiliki beberapa keterbatasan. Di antara keterbatasannya adalah jika misalnya dalam
praktiknya, beberapa kejadian (events) yang merupakan prasyarat bagi pengerjaan
kegiatan ternyata harus dilakukan secara bersamaan. Di sisi lain, jaringan PERT kurang
memberikan fleksibilitas jika misalnya terdapat kejadian-kejadian yang di luar perkiraan
yang telah diasumsikan.

Secara keseluruhan berbagai jenis model alat bantu perencanaan yang diterangkan di atas telah
banyak membantu kegiatan organisasi, terutama yang terkait dengan perencanaan dalam
manajemen organisasi. Pada praktiknya, penggunaan model alat bantu tersebut tentunya perlu
disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi oleh berbagai jenis organisasi.
Pengelompokan Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit Edisi 1 (SNARS Edisi 1) sebagai
berikut:
I. SASARAN KESELAMATAN PASIEN
SASARAN 1 : Mengidentifikasi pasien dengan benar
SASARAN 2 : Meningkatkan komunikasi yang efektif
SASARAN 3 : Meningkatkan keamanan obat-obatan yang harus diwaspadai (High Alert
Medications)
SASARAN 4 : Memastikan lokasi pembedahan yang benar, prosedur yang benar,
pembedahan pada pasien yang benar.
SASARAN 5 : Mengurangi risiko infeksi terkait pelayanan kesehatan
SASARAN 6 : Mengurangi risiko cedera pasien akibat terjatuh
II. STANDAR PELAYANAN BERFOKUS PASIEN
1. Akses ke Rumah Sakit dan Kontinuitas Pelayanan (ARK)
2. Hak Pasien dan Keluarga (HPK)
3. Asesmen Pasien (AP)
4. Pelayanan dan Asuhan Pasien (PAP)
5. Pelayanan Anestesi dan Bedah (PAB)
6. Pelayanan Kefarmasian dan Penggunaan Obat (PKPO)
7. Manajemen Komunikasi dan Edukasi (MKE)

III. STANDAR MANAJEMEN RUMAH SAKIT


1. Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP)
2. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI)
3. Tata Kelola Rumah Sakit (TKRS)
4. Manajemen Fasilitas dan Keselamatan (MFK)
5. Kompetensi dan Kewenangan Staf (KKS)
6. Manajemen Informasi dan Rekam Medis (MIRM)

IV. PROGRAM NASIONAL


1. Menurunkan Angka Kematian Ibu dan Bayi.
2. Menurukan Angka Kesakitan HIV/AIDS.
3. Menurukan Angka Kesakitan TB
4. Pengendalian Resistensi Antimikroba (PPRA) 5. Pelayanan Geriatri
V. INTEGRASI PENDIDIKAN KESEHATAN DALAM PELAYANAN DI RUMAH
SAKIT
Yang Perlu Diketahui PadaStandar Nasional Akreditasi Rumah Sakit edisi 1 Standar
Nasional Akreditasi Rumah Sakit Edisi 1 merupakan standar pelayanan berfokus pada pasien
untuk meningkatkan mutu dan keselamatan pasien dengan pendekatan manajemen risiko di
Rumah Sakit.
Setiap elemen penilaian dilengkapi dengan (R) atau (D), atau (W) atau (O) atau (S), atau
kombinasinya yang berarti sebagai berikut :
(R) =Regulasi, yang dimaksud dengan regulasi adalah dokumen pengaturan yang disusun
oleh rumah sakit yang dapat berupa kebijakan, prosedur (SPO), pedoman, panduan, peraturan
Direktur rumah sakit, keputusan Direktur rumah sakit dan atau program.
(D) = Dokumen, yang dimaksud dengan dokumen adalah bukti proses kegiatan atau
pelayanan yang dapat berbentuk berkas rekam medis, laporan dan atau notulen rapat dan atau
hasil audit dan atau ijazah dan bukti dokumen pelaksanaan kegiatan lainnya.
(O) =Observasi, yang dimaksud dengan observasi adalah bukti kegiatan yang didapatkan
berdasarkan hasil penglihatan/observasi yang dilakukan oleh surveior.
(S) =Simulasi, yang dimaksud dengan simulasi adalah peragaaan kegiatan yang dilakukan
oleh staf rumah sakit yang diminta oleh surveior.
(W) =Wawancara, yang dimaksud dengan wawancara adalah kegiatan tanya jawab yang
dilakukan oleh surveior yang ditujukan kepada pemilik/representasi pemilik, direktur rumah
sakit, pimpinan rumah sakit, profesional pemberi asuhan (PPA), staf klinis, staf non klinis,
pasien, keluarga, tenaga kontrak dan lain-lain.

Ada penambahan standar pada Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit Edisi 1 ini yaitu:
Pengendalian Reistensi Antimikroba (PRA)
Pengendalian Resistensi Antimikroba (PRA) merupakan upaya pengendalian resistensi
antimikroba secara terpadu dan paripurna di fasilitas pelayanan kesehatan termasuk rumah
sakit dan merupakan standar baru di dalam Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit Edisi
1ini. Standar ini dianggap perlu mengingat Resistensi mikroba terhadap antimikroba
(disingkat: resistensi antimikroba, antimicrobial resistance,AMR) telah menjadi masalah
kesehatan yang mendunia, dengan berbagai dampak merugikan yang dapat menurunkan mutu
dan meningkatkan risiko pelayanan kesehatan khususnya biaya dan keselamatan pasien.
IntegrasiPendidikan Kesehatan dalam Pelayanan Rumah Sakit(IPKP) Standar Integrasi
Pelayanan dalam Pendidikan Klinis di Rumah Sakit (IPKP) merupakan standar baru di
Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit Edisi 1.
Standar IPKP ini hanya diberlakukan untuk rumah sakit yang menyelenggarakan
proses pendidikan tenaga kesehatan sesuai peraturan perundang-undangan. Standar ini juga
menunjukkan suatu kerangka untuk mencakup pendidikan medis dan pendidikan staf klinis
lainnya dengan memperhatikan mutu pelayanan dan keselamatan pasien di rumah sakit
tersebut. Kegiatan pendidikan harus masuk dalam kerangka peningkatan mutu dan
keselamatan pasien rumah sakit, karena itu rumah sakit wajib mempunyai sistem pengawasan
mutu pelayanan dan keselamatan pasien terhadap aktivitas pendidikan yang dilaksanakan di
rumah sakit.
Penyelenggaraan Pelayanan Geriatri Pasien geriatri adalah pasien lanjut usia dengan multi
penyakit/gangguan akibat penurunan fungsi organ, psikologi, sosial, ekonomi dan lingkungan
yang membutuhkan pelayanan kesehatan secara tepadu dengan pendekatan multi disiplin
yang bekerja sama secara interdisiplin. Dengan meningkatnya sosial ekonomi dan pelayanan
kesehatan maka usia harapan hidup semakin meningkat, sehingga secara demografi terjadi
peningkatan populasi lanjut usia. Oleh karena iturumah sakit perlu menyelenggarakan
pelayanan geriatri sesuai dengan tingkat jenis pelayanan geriatri.

Anda mungkin juga menyukai