Konsep Dasar, Tujuan, Syarat Perencanaan Dalam Manajemen
Konsep Dasar, Tujuan, Syarat Perencanaan Dalam Manajemen
Konsep Dasar, Tujuan, Syarat Perencanaan Dalam Manajemen
MANAJEMEN
Hampir setiap orang maupun organisasi memiliki perencanaan. Apakah perencanaan tersebut
menyangkut kepentingan kehidupan pribadinya, maupun yang terkait dengan tujuan
organisasi yang ingin dicapai. Penulis mencoba melihat pengertian perencanaan ini dari
tiga hal, yaitu dari sisi proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. Dari sisi proses,
fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan
menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dan sisi fungsi manajemen, perencanaan
adalah fungsi di mana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk
menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan,
perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang
akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan
siapa yang akan me' lakukannya, di mana keputusan yang diambil belum tentu sesuai, hingga
implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.
Pada intinya, perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang
sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu
yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan
tertentu. Perencanaan yang baik_adalah ketika apa yang dirumuskan ternyata dapat
direalisasikan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Perencanaan yang buruk adalah
ketika apa yang telah dirumuskan dan ditetapkan ternyata tidak berjalan dalam implementasi,
sehingga tujuan organisasi menjadi tidak terwujud. Terkait dengan hal tersebut di atas,
George R. Terry menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah perencanaan itu baik atau
tidak dapat dijawab melalui pertanyaan-pertanyaan dasar mengenai perencanaan, yaitu
WHAT (Apa), WHY (Mengapa), WHERE (dj rnana), WHEN (Kapan), WHO (siapa), dan
HOW (Bagaimana). Pertanyaan seputar What terkait dengan misalnya apa yang
sesungguhnya yang menjadi tujuan perusahaan dan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai
tujuan tersebut. Pertanyaan seputar Why terkait dengan pertanyaan seputar mengapa tujuan
tersebut harus dicapai dan mengapa kegiatan yang terumuskan dalam jawaban atas
pertanyaan What perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Pertanyaan seputar Where
adalah mengenai di mana kegiatan tersebut akan dilaksanakan. Pertanyaan seputar When
adalah kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan dan kapan kegiatan tersebut harus dimulai
dan diakhiri. Pertanyaan seputar Who terkait dengan siapa yang akan melaksana karirnya.
Pertanyaan ini terkait misalnya dengan kualifikasi orang yang akan melakukannya dari sisi
latar belakang personal dan keahliannya. Pertanyaan terakhir, yaitu di seputar How terkait
dengan bagaimana cara yang harus dilakukan untuk melakukan kegiatan tersebut.
Faktual Atau Realistis. Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan faktual atau
realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk
dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.
Logis Dan Rasional. Perencanaan yang baik juga perlu untuk memenuhi syarat. Logis dan
rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka
perencanaan tersebut bisa dijalankan. Menyelesaikan sebuah bangunan bertingkat hanya
dalam waktu satu hari adalah sebuah perencanaan yang selain tidak realistis, sekaligus juga
tidak logis dan irasional jika dikerjakan dengan menggunakan sumber daya orang-orang
yang terbatas dan mengerjakan dengan pendekatan yang tradisional tanpa bantuan alat-alat
modern.
Fleksibel. Perencanaan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang fleksibel. Perencanaan
yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan
datang, sekalipun tidak berarti bahwa planning dapat kita ubah seenaknya.
Komitmen. Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap
seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi.
Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan
beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin
dicapai oleh organisasi.
Komprehensif. Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif artinya
menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung
terhadap perusahaan: Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus
kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan
bagian lain di perusahaan.
Tipe-tipe perencanaan
a. Berdasarkan luasnya
1. Strategic; rencana yang berlaku bagi organisasi secara keseluruhan, menjadi sasaran
umum organisasi tersebut, dan berusaha menetapkan organisasi tersebut ke dalam
lingkungannya
2. Operasional; rencana yang memerinci detail cara mencapai sasaran menyeluruh
Rencana strategic cenderung mencakup kerangka waktu yang lebih panjang, sedangkan
rencana strategic biasanya hanya kisaran bulanan, mingguan, dan harian. Rencana strategic
juga mencakup perumusan sasaran, sedangkan rencana oerasional mendefinisikan berbagai
cara untuk mencapai sasaran
Kegiatan perencanaan yang dipakai di ruang MPKP meliputi perumusan visi, misi, filosofi.
Sedangkan untuk jenis perencanaan yang diterapkan adalah:
a) Rencana harian adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh perawat sesuai dengan perannya
masing-masing. Rencana harian dibuat sebelum operan dan dilengkapi saat operan dan pre
conference Contoh terlampir.
b) Rencana bulanan
Setiap akhir bulan kepala ruangan melakukan evaluasi hasil nilai MPKP dan berdasarkan
hasil evaluasi tersebut kepala ruangan akan membuat rencana tindak lanjut dalam rangka
peningkatam kualitas hasil. Kegiatan yang mencakup bulanan karu adalah:
Setiap akhir bulan ketua tim melakukan evaluasi tentang keberhasilan kegiatan yang
dilakukan ditimnya. Kegiatan-kegiatan yang mencakup rencana bulanan katim adalah:
c) Rencana tahunan
Setiap akhir tahun kepala ruangan mengevaluasi hasil kegiatan dalam satu tahun yang
dijadikan sebagai acuan rencana tindak lanjut serta penyusunan rencana tahunan berikutnya.
Rencana kegiatan tahunan mencakup:
Menyusun laporan tahunan yang berisitentang kinerja MPKP baik proses kegiatan
serta evaluasi mutu pelayanan.
Melaksanakan rotasi tim untuk penyegaran anggota masing-masing tim.
Pengembangan SDM dalam bentuk rekomendasi peningkatan jenjang karir perawat
(pelaksana menjadi katim, katim menjadi karu), rekomendasi untuk melanjutkan
pendidikan formal, membuat jadual, untuk mengikuti pelatihan-pelatihan.
Pada praktiknya, beberapa organisasi ternyata tidak hanya memiliki satu tujuan. Ada
perusahaan yang bertujuan selain untuk maksimalisasi profit, juga perluasan pasar, dan
sekaligus meningkatkan kesejahteraan pegawai perusahaan. Demikian juga kasus yang sama
dapat terjadi dengan organisasi nonprofit. Dengan kenyataan ini, kadangkala organisasi
memiliki tujuan yang banyak (muhiple goals). Sehingga dengan demikian, dari sisi jumlah
tujuan yang ingin dicapai, ada yang dinamakan tujuan tunggal (single goals) dan tujuan yang
banyak (muhiple goals).
Dari sisi kejelasan, tujuan juga dapat dibedakan menjadi tujuan yang dinyatakan (stated
goals) dan tujuan yang aktual dan nyata (real goals). Tujuan yang dinyatakan (stated goals)
adalah tujuan yang dinyatakan secara formal oleh sebuah organisa" kepada publik, dan
menjadi jaminan akan kejelasan perusahaan di mata publik. Sebagai contoh misalnya,
"untuk meningkatkan kepuasan pelanggan". Dengan adanya pernyataan ini maka
pelanggan akan dapat mengevaluasi apakah dalam kenyataanya perusahaan berhasil
meningkatkan kepuasan pelanggan ataukah tidak. Adapun tujua yang aktual dan nyata (real
goals) adalah tujuan yang tidak dinyatakan pada publik akan tetapi secara aktual dan
nyata, berusaha dicapai oleh para anggota di dalai sebuah organisasi. Sebagai contoh
misalnya, "meningkatkan insentif bagi karyawa yang berprestasi dalam kerjanya". Tujuan ini
biasanya tidak dinyatakan kepada publik akan tetapi disampaikan kepada para anggota
organisasi atau karyawan perusahaan Wujud dari upaya pencapaian tujuan ini jelas, para
karyawan akan berusaha untuk menunjukkan prestasi dalam kerjanya karena ada tujuan
yang ingin dicapai, yait insentif. Bagaimana hubungan antara kedua tujuan ini? Kita dapat
melihat kaitanny antara dua contoh tujuan di atas. Jika karyawan berprestasi dalam kerjanya,
maka di akan menampilkan Kinerja yang terbaik dalam kegiatan perusahaan, termasuk
pelayar an kepada pelanggan. Akibatnya, pelanggan akan lebih terperhatikan dan terpuaskan.
Dari segi keluasan dan waktu pencapaian, tujuan juga dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu
tujuan strategis (strategic goals), tujuan taktis (tactical goals), dan tujuan operasional
(operational goals). Tujuan strategis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan
dalam jangka waktu yang relatif lama, biasanya antara 3 hingga tahun, atau juga lebih.
Sebagai contoh tujuan strategis adalah "untuk menjadi market leader dalam bisnis makanan
siap saji". Pencapaian tujuan ini jelas tidak dapat dicapai dalam hitungan hari, akan tetapi
memerlukan waktu yang cukup lama. Tujuan taktis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh
perusahaan dalam jangka waktu menengah relatif lebih singkat dari tujuan strategis.
Biasanya pencapaian tujuan ini antara hingga 3 tahun. Sebagai contoh dari tujuan taktis
ini misalnya, "meningkatkan pangsa pasar sebesar 30 persen." Peningkatan pangsa pasar
sebesar 30 persen jelas akan mem bantu perusahaan tersebut untuk menjadikan market leader
dalam jangka panjang Di sini kita dapat melihat bahwa pencapaian tujuan strategis akan
tercapai jika Tujuan taktis juga tercapai. Bagaimana peningkatan pangsa pasar sebesar 30
persen bisa dicapai. Di sinilah jenis ketiga dari tujuan dirumuskan, yaitu tujuan
operasional. Tujuan operasional adalah tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode
kegiatan perusahaan biasanya antara 6 bulan hingga 1 tahun. Tujuan operasional ini, dalam
evaluasinya terkait dengan masa pelaporar keuangan perusahaan yang biasanya juga antara
6 bulan hingga 1 tahun.
Pada dasarnya, pendekatan Flow Chart lebih sering digunakan bagi mereka yang mendalami
teknik komputer, teknik, dan sistem informasi. Namun, pendekatan ini juga sudah cukup
populer untuk digunakan dalam dunia manajemen. Flow Chart adalah model grafis
yang menunjukkan model sistem yang menggambarkan kejadian yang berkesinambungan
(sequencial) dan keputusan ya-tidak. Berkesinambungan pada dasarnya adalah proses
pengaturan kejadian-kejadian berdasarkan urutan kronologisnya. Misalnya, membaca buku
dapat dilakukan setelah kita membeli buku. Maka dalam model Flow Chart, membaca
buku dilezakkan setelah membeli buku.
Flow Chart tersebut menggambarkan proses rencana membaca buku yang dapat dipilih
antara meminjam buku atau melakukan pembelian buku terlebih dahulu. Melalui bagan ini,
dengan mudah kita bisa mengamati kejadian-kejadian yang berkesinambungan dari saat kita
memulai pekerjaan atau rencana hingga rencana terealisasi. Pada praktiknya, bagan ini
dapat dikembangkan lebih lanjut ataupun juga disederhanakan, tergantung kepada jenis dan
jumlah kegiatan yang akan dilakukan. Bagi yang akan mendalami Sistem Informasi
Manajemen, maka pendekatan Flow Chart ini akan lebih diperdalam lagi dalam teori tersebut.
Keterbatasan dari Bagan Gantt pada giliran berikutnya dikembangkan dan dikoreksi oleh
alat bantu perencanaan lainnya. Di antara alat bantu tersebut adalah apa yang dikenal sebagai
jaringan PERT atau lebih dikenal dengan PERT Network. PERT adalah singkatan dari Program
Evaluation and Review Technique. PERT merupakan alat bantu perencanaan melalui
penjadwalan dan penggambaran rencana kerja secara kronologis dan berkelanjutan bagi
pekerjaan yang sifatnya tidak rutin, berskala besar ' inaupun kompl.eks.
Ada 4 konsep yang harus dipahami dalam PERT. Keempat konsep tersebut adalah Event,
Activity, Time, dan Critical Path.
1. Event atau kejadian adalah indikator dari performa pekerjaan baik sebelum maupun
scsudah pekerjaan dilakukan sekaligus juga menunjukkan apakah suatu pekerjaan lain
dapat dilakukan atau sebaliknya berdasarkan indikator ini. Sebagai contoh dari event
misalnya, "bagian produksi menerima bahan baku". Kejadian ini menjadi indikator bagi
pengerjaan bagian produksi untuk memulai kegiatan produksi karena bahan
bakunya telah diterima.
2. Activity atau kegiatan adalah bagian dari berbagai pekerjaan yang sedang dalam
pengerjaan dari keseluruhan pekerjaan yang berkesinambungan. Kegiatan diawali dan
diakhiri oleh kejadian atau event. Contoh kegiatan misalnya, "pembuatan sepatu",
"pemberian label pada sepatu yang telah jadi", dan seterusnya.
3. Time atau waktu menunjukkan perki.raan masa pengerjaan dari keseluruhan kegiatan
sebagaimana diatur dalamn jaringan PERT. PERT Time atau masa pengerjaan
berdasarkan PERT adalah rata-rata dari tiga komponen waktu berdasarkan kerangka
PERT Ketiga komponen waktu tersebut adalah: (1) optimistic time (To) - masa yang
diperlukan ketika pelaksanaan pekerjaan dilakukan dalam kondisi terbaik; (2) most
likely time (Tm) - masa yang diperlukan ketika pelaksanaan pekerjaan dilakukan alam
kondisi normal; dan (3) pessimistic time (Tp) - masa yang diperlukan ketika
pelaksanaan pekerjaan dilakukan dalam kondisi yang tidak normal atau darurat.
Rumus untuk menghitung rata-rata dari masa pengerjaan berdasarkan PERT (PERT
Time) adalah:
Te = To + 4Tm + TP
6
Te = To+4Tm+Tp = 3+4(6)+12
6 6 = 6 , 5 hari
4. Critical Path atau indikator kritis menunjukkan waktu kritis bagi pengerjaan kegiatan
dalam kerangka path yang dapat diterima. Waktu kritis menunjukkan batas toleransi akan
suatu pekerjaan yang dilaksanakan. Ketika waktu kritis ini terlewati atau waktu
pengerjaan lebih lama, maka hal ini juga akan berdampak kepada terhambatnya
pengerjaan kegiatan yang lain sehingga waktu pengerjaan secara keseluruhan dapat
terlambat.
Secara sederhana sebenarnya PERT dapat dikatakan sebagai gabungan dari pendekatan Flow.
Chart dan Gantt Chart. Hal ini dapat dilihat contohnya pada Gambar dibawah. Terlihat dari
gambar tersebut, ketika anak panah menunjukkan pengerjaan dari Kejadian (event) 1 ke Kegiatan
(activity) 1 dan seterusnya, bentuk arah pengerjaan ini mirip dengan model Flow Chart karena
berdasarkan gambar•tersebut, misalnya Kegiatan 1 tidak dapat dilakukan sebelum Kejadian 1
terpenuhi dan seterusnya. Demikian pula dengan memasukkan faktor waktu pengerjaan (Te) di
dalam model jaringan PERT menunjukkan bahwa setiap pengerjaan kegiatan perlu diberikan
alokasi waktu sehingga penyelesaian pekerjaan dapat selalu diperkirakan. Hal ini juga
merupakan faktor yang ditekankan dalam model Gantt Chart sebagaimana diuraikan pada
Gambar.
Sekalipun Jaringan PERT memberikan kerangka pengerjaan yang lebih jelas, namun tetap
memiliki beberapa keterbatasan. Di antara keterbatasannya adalah jika misalnya dalam
praktiknya, beberapa kejadian (events) yang merupakan prasyarat bagi pengerjaan
kegiatan ternyata harus dilakukan secara bersamaan. Di sisi lain, jaringan PERT kurang
memberikan fleksibilitas jika misalnya terdapat kejadian-kejadian yang di luar perkiraan
yang telah diasumsikan.
Secara keseluruhan berbagai jenis model alat bantu perencanaan yang diterangkan di atas telah
banyak membantu kegiatan organisasi, terutama yang terkait dengan perencanaan dalam
manajemen organisasi. Pada praktiknya, penggunaan model alat bantu tersebut tentunya perlu
disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi oleh berbagai jenis organisasi.
Pengelompokan Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit Edisi 1 (SNARS Edisi 1) sebagai
berikut:
I. SASARAN KESELAMATAN PASIEN
SASARAN 1 : Mengidentifikasi pasien dengan benar
SASARAN 2 : Meningkatkan komunikasi yang efektif
SASARAN 3 : Meningkatkan keamanan obat-obatan yang harus diwaspadai (High Alert
Medications)
SASARAN 4 : Memastikan lokasi pembedahan yang benar, prosedur yang benar,
pembedahan pada pasien yang benar.
SASARAN 5 : Mengurangi risiko infeksi terkait pelayanan kesehatan
SASARAN 6 : Mengurangi risiko cedera pasien akibat terjatuh
II. STANDAR PELAYANAN BERFOKUS PASIEN
1. Akses ke Rumah Sakit dan Kontinuitas Pelayanan (ARK)
2. Hak Pasien dan Keluarga (HPK)
3. Asesmen Pasien (AP)
4. Pelayanan dan Asuhan Pasien (PAP)
5. Pelayanan Anestesi dan Bedah (PAB)
6. Pelayanan Kefarmasian dan Penggunaan Obat (PKPO)
7. Manajemen Komunikasi dan Edukasi (MKE)
Ada penambahan standar pada Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit Edisi 1 ini yaitu:
Pengendalian Reistensi Antimikroba (PRA)
Pengendalian Resistensi Antimikroba (PRA) merupakan upaya pengendalian resistensi
antimikroba secara terpadu dan paripurna di fasilitas pelayanan kesehatan termasuk rumah
sakit dan merupakan standar baru di dalam Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit Edisi
1ini. Standar ini dianggap perlu mengingat Resistensi mikroba terhadap antimikroba
(disingkat: resistensi antimikroba, antimicrobial resistance,AMR) telah menjadi masalah
kesehatan yang mendunia, dengan berbagai dampak merugikan yang dapat menurunkan mutu
dan meningkatkan risiko pelayanan kesehatan khususnya biaya dan keselamatan pasien.
IntegrasiPendidikan Kesehatan dalam Pelayanan Rumah Sakit(IPKP) Standar Integrasi
Pelayanan dalam Pendidikan Klinis di Rumah Sakit (IPKP) merupakan standar baru di
Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit Edisi 1.
Standar IPKP ini hanya diberlakukan untuk rumah sakit yang menyelenggarakan
proses pendidikan tenaga kesehatan sesuai peraturan perundang-undangan. Standar ini juga
menunjukkan suatu kerangka untuk mencakup pendidikan medis dan pendidikan staf klinis
lainnya dengan memperhatikan mutu pelayanan dan keselamatan pasien di rumah sakit
tersebut. Kegiatan pendidikan harus masuk dalam kerangka peningkatan mutu dan
keselamatan pasien rumah sakit, karena itu rumah sakit wajib mempunyai sistem pengawasan
mutu pelayanan dan keselamatan pasien terhadap aktivitas pendidikan yang dilaksanakan di
rumah sakit.
Penyelenggaraan Pelayanan Geriatri Pasien geriatri adalah pasien lanjut usia dengan multi
penyakit/gangguan akibat penurunan fungsi organ, psikologi, sosial, ekonomi dan lingkungan
yang membutuhkan pelayanan kesehatan secara tepadu dengan pendekatan multi disiplin
yang bekerja sama secara interdisiplin. Dengan meningkatnya sosial ekonomi dan pelayanan
kesehatan maka usia harapan hidup semakin meningkat, sehingga secara demografi terjadi
peningkatan populasi lanjut usia. Oleh karena iturumah sakit perlu menyelenggarakan
pelayanan geriatri sesuai dengan tingkat jenis pelayanan geriatri.