LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)

DI RUMAH SAKIT ISLAM MADINAH KAB. KASEMBON

MALANG

Disusun Oleh:

1 Zainudin (21430980)
2 Moh. Yasin Yusuf (21430971)
3 Siti Nur Mesa (21431126)
4 M. Herdian P. (21431110)
5 Prima Yudha C. (21431114)
6 Bustanil B. R. (21431042)
7 Desi Wulandari (21431034)

PROGRAM D-III PEREKAM MEDIS & INFORMASI KESEHATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA)
MALANG
2017

KATA PENGANTAR
 Alhamdulillah, itulah kiranya kata yang patut kita ucapkan atas kehadirat

Allah SWT, yang telah memberikan segala rahmat dan nikmatnya berupa

kesehatan, kesempatan, kekuatan, keinginan, serta kesabaran, sehingga kami

dapat menyelesaikan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan penyusunan

laporan ini dengan baik. Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini bersumber dari

semua data yang kami peroleh dalam melaksanakan semua kegiatan Praktek Kerja

Lapangan (PKL) yang mulai dilakukan tanggal 06 Maret 2017 sampai 03 April 2017

di Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang.

Laporan hasil praktek kerja lapangan ini disusun sebagai bukti bahwa kami

telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Rumah Sakit Islam Madinah

Kab.Kasembon Malang. Praktek ini kami gunakan sebagai sarana untuk

menyalurkan pemahaman kami tentang materi Sistem Rekam Medis yang kami

peroleh dari pembelajaran di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Malang

jurusan D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, dengan membandingkan

Sistem Rekam Medis yang digunakan di Rumah Sakit Islam Madinah

Kab.Kasembon Malang.

Kami menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Praktek Kerja Lapangan

ini masih banyak kekurangannya, baik dari segi penyusunannya maupun dari segi

bahasanya. Maklumlah tak ada gading yang tak retak. Maka dari itu, kami

mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak demi

penyempurnaan laporan hasil Praktek Kerja Lapangan ini.

Selanjutnya kami mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. DR. H. Taher Alhabsyi selaku Ketua Yayasan Sekolah Tinggi

Ilmu Administrasi (STIA) Malang.

2. Bapak Drs. Soekarto, MSi. selaku dekan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi

(STIA) Malang
 3. Ibu DR. Hj. Tri Murni, M.Si selaku Ketua Program Studi D-III Perekam

Medis dan Informasi Kesehatan, beserta para dosen yang telah

membimbing kami hingga terselesaikan PKL ini.

4. Bapak ? selaku Kepala Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon

Malang.
5. Ibu ? selaku pembimbing lapangan selama PKL di Rumah Sakit Islam

Madinah Kab.Kasembon Malang.

6. Seluruh staf dan karyawan Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon

Malang.
7. Rekan-rekan seperjuangan yang kami banggakan dan semua pihak yang

telah membantu dalam pembuatan laporan PKL ini yang tidak dapat kami

sebutkan satu persatu.

8. Teristimewa orang tua kami tercinta, ayahanda dan ibunda yang telah

memberikan kepercayaan serta limpahan kasih sayang yang begitu besar.

Dari sanalah semua kesuksesan ini berawal, semoga semua ini bisa

memberikan sedikit kebahagiaan dan menuntun pada langkah yang lebih

baik lagi.

Akhirnya, kami berharap Laporan hasil Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini

berguna bagi semua pihak yang membacanya. Dan semoga Allah SWT senantiasa

memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada semua pihak yang telah memberikan

bantuan apapun kepada penyusun hingga terselesaikannya laporan PKL ini. Amin

Malang, 00 April 2017

Penyusun
 DAFTAR TABEL
(Keterangan: Angka pertama setelah tabel menunjukan bab. Angka setelah titik
menunjukan urutan)

Tabel 2.1. Jumlah Pegawai Rumah Sakit Islam Madinah Kab. Kasembon Malang

14

Tabel 2.2. Batas Waktu Yang Ditentukan Dalam Kegiatan Retensi ............... 52

Tabel 2.3. Waktu Kerja Tersedia di Penyimpanan DRM Rumah Sakit Islam

Madinah Kab. Kasembon Malang................................................. 56

Tabel 2.4. Kegiatan Pokok dan Rata-Rata Waktu Kerja di Bagian Penyimpanan

DRM di Rumah Sakit Islam Madinah Kab. Kasembon Malang..... 59

Tabel 2.5. Kegiatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis........................ 60

Tabel 2.6. Waktu Kelonggaran di RSI Madinah Kab. Kasembon Malang...... 61

Tabel 2.7. Jumlah Kunjungan Pasien di RSI Madinah Kab. Kasembon Malang

.................................................Madinah Kab. Kasembon Malang

................................................................................................62
 DAFTAR GAMBAR
(Keterangan: Angka pertama setelah gambar menunjukan bab. Angka setelah titik

menunjukan urutan)

Gambar 2.1. Denah Ruang Rumah Sakit Islam Madinah Kab. Kasembon Malang

15

Gambar 2.2. Denah Ruang Rumah Sakit Islam Madinah Kab. Kasembon Malang

16

Gambar 2.3. Struktur Organisasi Rumah Sakit Islam Madinah Kab. Kasembon

Malang .............................................................................................17

Gambar 2.4. Alur Pasien Rawat Jalan.......................................................... 32

Gambar 2.5. Alur Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan................... 33

Gambar 2.6. Alur Pasien Instalasi Gawat Darurat........................................ 38

Gambar 2.7. Alur Pasien Rawat Inap............................................................ 42

Gambar 2.8. Alur Dokumen Rekam Medis Rawat Inap................................. 43

 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Lembar Masuk dan Keluar Rumah Sakit ............................... 59

Lampiran 2.1. Rencana Pelayanan Pasien Rawat Inap................................. 60

Lampiran 2.2. Pemberian Pendidikan Kepada Pasien/Keluarga.................... 61

Lampiran 2.3. Formulir Pemberian Informasi Pada Pasien............................ 62

Lampiran 3. Persetujuan Rawat Inap......................................................... 63

Lampiran 4.1. Catatan Harian & Instruksi Dokter........................................... 64

Lampiran 4.2. Catatan Keperawatan............................................................. 65

Lampiran 5. Lembar Observasi Fisik Pasien.............................................. 66

Lampiran 6.1. Aturan Pemberian Cairan....................................................... 67

Lampiran 6.2. Pemakaian Obat Pasien......................................................... 68

Lampiran 7.1. Pengkajian Data Keperawatan................................................ 69

Lampiran 7.2. Asuhan Keperawatan............................................................. 70

Lampiran 8. Discharge Planning................................................................ 71

Lampiran 9. Lembar Penempelan Hasil Pemeriksaan Labolatorium/ Patologi 72

Lampiran 10. Lembar Penempelan Hasil Pemeriksaan Radiologi/ USG/ CT-

SCAN/ ECG............................................................................ 73

Lampiran 11. Lembar Penempelan Obat & Form Lain-Lain......................... 74

Lampiran 12. Resume Medis........................................................................ 75
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN.............................................................................. i
KATA PENGANTAR....................................................................................... ii
DAFTAR ISI................................................................................................... v
DAFTAR TABEL............................................................................................. viii
DAFTAR GAMBAR........................................................................................ xi
DAFTAR LAMPIRAN..................................................................................... x

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang.......................................................................... 1

1.2 Tujuan Praktek Kerja Lapangan (PKL)...................................... 4
1.2.1 Tujuan Umum.................................................................. 4

1.2.2 Tujuan Khusus................................................................ 4

1.3 Manfaat Praktek Kerja Lapangan (PKL).................................... 5

1.3.1 Manfaat Bagi Mahasiswa................................................ 5
1.3.2 Manfaat Bagi Rumah Sakit.............................................. 5
1.3.3 Manfaat Bagi STIA Malang.............................................. 5
1.4 Lokasi dan Jangka Waktu Pelaksanaan PKL............................ 5

BAB II HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN

2.1 Gambaran Umum Lokasi PKL................................................... 6
2.1.1 Sejarah RSI Madinah Kab. Kasembon Malang............... 6

2.1.2 Profil RSI Madinah Kab. Kasembon Malang................... 7

2.1.3 Visi, Misi, Tujuan, dan Motto RSI Madinah Kab. Kasembon

Malang..........................................................................7

2.1.4 Budaya Kerja RSI Madinah Kab. Kasembon Malang...... 8

2.1.5 Program Peningkatan Mutu RSI Madinah Kab. Kasembon

Malang............................................................................ 9

2.1.5.1 Tahun ? Meraih Kelulusan Akreditasi ?

Pelayanan.......................................................... 9
 2.1.5.2 Tahun ? Meraih Kelulusan Akreditasi ? Pelayanan

.......................................................................10

2.1.5.3 Program Tahun ? Meraih Akreditasi JCI

(Joint Comission International)........................... 11

2.1.6 Fasilitas Pelayanan RSI Madinah Kab. Kasembon Malang

11

2.1.7 Jumlah Pegawai RSI Madinah Kab. Kasembon Malang.. 14

2.1.8 Denah Ruang RSI Madinah Madinah Kab. Kasembon Malang

17

2.1.10 Gambaran Umum Rekam Medis RSI Madinah Kab. Kasembon

Malang........................................................................... 17

2.1.10.1 Sejarah Rekam Medis RSI Madinah Kab. Kasembon

Malang ....................................................................17

2.1.10.2 Visi Misi, Moto Dan Falsafah Rekam Medis

di Madinah Kab. Kasembon Malang................ 21

2.2 Deskripsi Hasil PKL................................................................... 24

2.2.1 Sistem Penamaan........................................................... 24
2.2.2 Sistem Penomoran.......................................................... 25
2.2.3 Sistem Penyimpanan...................................................... 27
2.2.4 Sistem Penjajaran........................................................... 28
2.2.5 Sistem KIUP.................................................................... 28
2.2.6 Prosedur Rawat Jalan..................................................... 30
2.2.7 Prosedur Gawat Darurat................................................. 33
2.2.8 Prosedur Rawat Inap....................................................... 38
2.2.9 Perakitan/Assembling Rekam Medis............................... 43
2.2.10 Kodefikasi/Coding........................................................ 45
2.2.11 Indeksing/Index............................................................ 46
2.2.12 Sensus Harian.............................................................. 48
2.2.13 Pelaporan..................................................................... 48
2.2.14 Korespondensi Rekam Medis....................................... 50
2.2.15 Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis ..................... 51
2.3 Permasalahan yang Dihadapi .................................................... 54
2.3.1 Bagian Informasi dan Pendaftaran Pasien ....... 54
2.3.2 Bagian Pengolahan Rawat Inap ..................................... 54
2.3.3 Bagian Filling................................................................... 54
 2.4 Pemecahan Masalah Berdasarkan Teori..................................... 55
2.4.1 Bagian Informasi dan Pendaftaran Pasien ..................... 55
2.4.2 Bagian Pengolahan Rawat Inap ..................................... 55
2.4.3 Bagian Filling .................................................................. 55

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan ................................................................................ 64
3.2 Saran ......................................................................................... 68

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 69

LAMPIRAN .................................................................................................. 70

LEMBAR PENGESAHAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)

Lokasi Praktek : Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang

Penyusun :

Program Studi : Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

Jenjang Pendidikan : Diploma III (D-III)

Pelaksanaan : 6 Maret 2017 s/d 06 April 2017

 Mengetahui,

Ketua STIA Malang Pembimbing Praktek

DR. Hj. Tri Murni, Msi Dra. H.A. Rachman Soendjoto

NIP.195512241984032001 NIP.
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Rumah sakit sebagai salah satu sarana kesehatan yang memberikan

pelayanan kesehatan kepada masyarakat memiliki peran yang sangat strategis

dalam mempercepat peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Oleh karena

itu, rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang bermutu sesuai

dengan standar yang ditetapkan dan dapat menjangkau seluruh lapisan

masyarakat. Menurut Azwar (1996), pelayanan kesehatan yang bermutu adalah

pelayanan kesehatan yang dapat memuaskan setiap pemakai jasa layanan

yang sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata penduduk serta

penyelenggaraannya sesuai dengan standart dan kode etik profesi yang telah

ditetapkan.

Rumah Sakit mempunyai fungsi dan tujuan sarana pelayanan kesehatan

yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan berupa pelayanan rawat jalan,

pelayanan rawat inap, pelayanan gawat darurat, pelayanan rujukan yang

mencakup pelayanan rekam medis dan penunjang medis serta dimanfaatkan

untuk pendidikan, pelatihan, dan penelitian bagi para tenaga kesehatan.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

269/Menkes/Per/III/2008, Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan

dan dokumen-dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan pada pasien.

Rekam medis merupakan bukti tertulis mengenai proses pelayanan yang

diberikan kepada pasien oleh Dokter dan tenaga kesehatan lainnya, yang

mana dengan adanya bukti tertulis tersebut maka rekam medis yang diberikan
dapat dipertanggungjawabkan, dengan tujuan sebagai penunjang tertib

administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan rekam medis.

Perkembangan era globalisasi dewasa ini mendorong setiap individu dan

organisasi untuk mengembangkan keahlian dan kemampuannya agar dapat

memenangkan persaingan. Salah satu sektor usaha yang mempunyai prospek

cerah pada saat ini dan mempunyai kemungkinan tumbuhnya lapangan kerja

adalah sektor kesehatan dan rumah sakit. Sektor kesehatan dan rumah sakit

pada saat ini merupakan sektor yang mempunyai harapan besar untuk

berkembang, tentu saja hal ini membutuhkan dukungan dan kemampuan-

kemampuan khusus bagi sumber-sumber daya manusia yang terlibat di

dalamnya, karena dari kenyataan yang ada pada saat ini masih banyak

dijumpai adanya pengelolaan manajemen Rumah Sakit oleh tenaga kerja diluar

background dan disiplin ilmu yang dimilikinya. Menghadapi realita atas

perkembangan tersebut, maka pembinaan dan pengelolaan sumberdaya

manusia yang aktif dan siap pakai di dunia kesehatan dan rumah sakit

menjadi salah satu faktor yang mendesak untuk segera ditindaklanjuti.

Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Malang merupakan salah satu

Institusi Pendidikan Tinggi di Malang dengan Jenjang Program Diploma III,

dengan Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Dengan

adanya pendidikan rekam medis di STIA Malang ini, diharapkan dapat

memberikan keahlian dan keterampilan sumber daya manusia untuk menjadi

tenaga siap pakai di bidang rekam medis dan informasi kesehatan rumah

sakit. Untuk membina calon tenaga terampil ini bukanlah satu hal yang mudah,

ada berbagai jenjang pembinaan yang harus dilalui agar kami dapat menjadi

tenaga yang dapat diandalkan. Pembinaan teoritis secara intensif diberikan

dalam kegiatan perkuliahan reguler setiap hari, namun ternyata pada

perkembangan berikutnya ilmu yang diberikan secara teoritis ini dirasakan

kurang lengkap karena adanya perkembangan yang pesat di sisi praktek.

Agar tidak mengalami ketertinggalan dengan perkembangan-

perkembangan yang terjadi, maka untuk mendukung perkembangan dari sisi

praktek, kami berencana untuk menambah pengetahuan dan keahlian kami di

bidang rekam medis dan informasi kesehatan ini dengan cara mengadakan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilokasi yang dianggap relevan dengan

perkembangan dunia kesehatan dan rumah sakit. Rumah Sakit adalah tempat

dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan kedokteran serta tempat

dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa kedokteran, perawat dan tenaga

profesi kesehatan lainnya diselenggarakan.

Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang merupakan salah

satu rumah sakit di Kab.Malang yang telah lulus akreditasi tingkat ? pelayanan

yang telah melaksanakan penyelenggaraan kegiatan rekam medis dengan

cukup baik sehingga sangat cocok untuk dilaksanakan PKL.

Melalui praktek kerja lapangan (PKL) di rumah sakit ini, maka diharapkan

pengetahuan mahasiswa di bidang praktek dapat terpenuhi dengan baik,

sehingga mahasiswa dapat memberikan penilaian dan perbandingan yang baik

dari perkembangan sektor keilmuan yang diperoleh di bangku kuliah dengan

perkembangan di sektor praktek yang terjadi di lapangan serta mendapatkan

gambaran yang lebih nyata tentang dunia kerja pada bidang yang akan kami

geluti. Adanya PKL ini merupakan salah satu ajang untuk berlatih dalam

persiapan memasuki dunia kerja secara nyata.

1.2 TUJUAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)

1.2.1 Tujuan Umum:

1. Untuk mengetahui sistem dan prosedur penyelenggaraan kegiatan

rekam medis guna menunjang pemberian pelayanan kesehatan

yang ada di Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang.

2. Melihat secara langsung peranan di setiap kegiatan rekam medis di

Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang dalam

menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.

1.2.2 Tujuan Khusus:

1. Guna mengetahui sistem dan prosedur penyelenggaraan rekam

medis yang diterapkan di Rumah Sakit Islam Madinah

Kab.Kasembon Malang.
2. Guna mengetahui kendala yang dihadapi dalam pelayanan rekam

medis di Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang.

1.3 MANFAAT PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)

1.3.1 Manfaat bagi Mahasiswa

Menambah wawasan di samping teori yang dipelajari serta keterampilan

di dunia kerja, juga sebagai tolak ukur untuk memasuki dunia kerja yang

sesungguhnya.

1.3.2 Manfaat bagi Rumah Sakit

 Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan penilaian (evaluasi)

pelayanan kesehatan dan peningkatan kinerja petugas rekam medis di

masa akan datang.

1.3.3 Manfaat bagi STIA Malang

Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa yang akan

melakukan praktek kerja lapangan di masa yang akan datang serta

menambah kerja sama dengan rumah sakit.

1.4 LOKASI DAN JANGKA WAKTU PELAKSANAAN PKL

Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) berlokasi di Rumah Sakit

Islam Madinah Kab.Kasembon Malang, yang beralamat di ? Waktu

pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dimulai pada tanggal 06 Maret 2017 s/d

03 April 2017.

BAB II
HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN

2.1 GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT ISLAM UNISMA MALANG

2.1.1 Sejarah Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

Rumah Sakit Islam Unisma ini didirikan dengan dilatar belakangi

oleh pemikiran Pengurus Yayasan Universitas Islam Malang antara lain

Bapak K. H. Usman Mansyur, Bapak Prof. K. H. Tholchah Hasan dan

 segenap alim ulama di wilayah Malang Raya atas tuntutan akan

kebutuhan jasa pelayanan kesehatan bagi masyarakat pada umumnya.

Pada tanggal 28 Agustus 1994 Rumah Sakit Islam Unisma dibuka

secara resmi oleh Ketua Pengurus Besar Nahdlatul Ulama (saat itu)

Bapak K. H. Abdurachman Wahid (Gus Dur), dengan lokasi di Jalan MT.

Haryono No 139 Dinoyo Malang.

Beroperasinya rumah sakit telah mendapatkan izin dari Departemen

Kesehatan Republik Indonesia pada tanggal 10 Juni 1998, dan saat ini

memasuki perpanjangan ijin kedua nomor : HK.07.06/ III/ 3668/ 2008

tertanggal 13 Oktober 2008. Program pengembangan rumah sakit terus

dilakukan, pada tahun 2007, Rumah Sakit Islam Unisma, dengan

bekerjasama dengan Badan Wakaf Produktif Departemen Agama

Republik Indonesia, telah menambah satu unit pelayanan baru yaitu

ruang perawatan VIP. Yang diresmikan oleh Menteri Agama (Bpk.

Moch. M. Basyuni) pada Bulan September 2008.

2.1.2 Profil Rumah Sakit IslamUNISMA Malang

Nama : Rumah Sakit Islam Malang atau dalam operasionalnya disebut

Rumah Sakit Islam Malang Unisma atau RSI Unisma

Alamat : Jalan Mayor Jendral Haryono 139 Malang Kode Pos 65144

Kelurahan Dinoyo Kecamatan Lowokwaru, Kota Malang, Propinsi Jawa

Timur
Letak : Sangat strategis, yang ditunjang dengan jalan poros arah barat

Kota Malang, yang menghubungkan dengan Kota Batu.

Type : Type C
Berdiri tanggal : 28 Agustus 1994
Akte Notaris Nomor : 218 Tahun 1996 Notaris Darma Sanjata

Sudagung,SH.
 Status : Swasta/ Islam
Status Kepemilikan : Yayasan Universitas Islam Malang
NPWP : 1.710.565.1 623
Izin Usaha/ HO : 503/ 0635/ 35.73.314/ 2008 (29 Mei 2008)
Luas Tanah : 20.800 meter persegi

2.1.3Visi, Misi, Tujuan, dan Motto Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

Visi : Menjadi Rumah Sakit Pendidikan Islami yang Terbaik

Misi :

1. Memberikan Pelayanan Prima Berdasarkan Etika, Disiplin,

Profesi yang di jiwai nilai ke islaman
2. Mengembangkan Profesionalisme sumber daya manusia

pendidikan, pelatihan, & penelitian

3. Meningkatkan pendapatan Rumah Sakit & Karyawannya

4. Mengembangkan jaringan kerja sama dengan rumah sakit
pedidikan regional & internasional

Tujuan :

1. Meningkatkan Mutu Pelayanan yang islami

2. Tersusunnya standart pelayanan rumah sakit
3. Meningkatkan mutu dan profesionalisme sumber daya manusia
4. Meningkatkan pendapat rumah sakit dengan pengelolaan yang
efisien & efektif
5. Tebentuknya jaringan kerja sama dengan institusi terkait
6. Terwujudnya rumah sakit pendidikan pada tahun 2025

Motto : PENGABDIANKU PELAYANAN TERBAIKKU

2.1.4 Budaya Kerja Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

Tujuh K :

1. Ketaqwaan
2. Kerjasama
3. Kerja Keras
 4. Kedisiplinan
5. Kekeluargaan
6. Kejujuran
7. Keharmonisan

Tujuh S :
1. Serius
2. Senyum, sapa, salam
3. Sukses
4. Santai, sopan santun
5. Selamat
6. Sabar
7. Selesai

Membasmi Tujuh K :
1. Kotor
2. Keset
3. Kumuh
4. Kereng
5. Kemproh
6. Kasar

2.1.5 Program Peningkatan Mutu Rumah Sakit Islam UNISMA

2.1.5.1 Tahun 2009 Meraih Kelulusan Akreditasi 5 Pelayanan

Guna peningkatan pelayanan yang terstandart, maka pada

tahun Bulan November 2009 rumah sakit telah berhasil meraih

akreditasi dalam 5 (lima) pelayanan Komisi Akreditasi Rumah

Sakit (KARS). 5 pelayanan tersebut yaitu :

1. Pelayanan gawat darurat.

2. Pelayanan administrasi & keuangan.

3. Pelayanan medis.

4. Pelayanan keperawatan.

5. Pelayanan rekam medis.

2.1.5.2 Tahun 2012 Meraih Kelulusan Akreditasi 12 Pelayanan

 Dengan kerja keras semua pihak baik dari pengurus harian,

dokter, perawat dan staff lainnya, pada Bulan Februari 2012,

telah dapat meraih kelulusan akreditasi 12 pelayanan, yaitu :

1. Pelayanan administrasi keuangan.

2. Pelayanan medis.

3. Pelayanan keperawatan.

4. Pelayanan rekam medis.

5. Pelayanan gawat darurat.

6. Pelayanan laboratorium.

7. Pelayanan radiologi.

8. Pelayanan rehabilitasi medis.

9. Pelayanan intesif.

10. Pelayanan perinatal resiko tinggi.

11. Pelayanan operasi.

12. Pelayanan pengendalian infeksi nosokomial

2.1.5.3 Program Tahun 2015 Meraih Akreditasi JCI (Joint

Comission International)

Dengan seiring berjalannya waktu dan perkembangan dunia

kesehatan yang semakin maju, maka setelah meraih kelulusan

akreditasi 12 pelayanan, saat ini RSI Unisma bersiap-siap untuk

menjalankan akreditasi dengan standart internasional atau lebih

dikenal dengan JCI (Joint Commission International).

2.1.6Fasilitas Pelayanan Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

1. Pelayanan Rawat Jalan

a. Poliklinik
1) Umum
2) Spesialis
a) Anak
b) Kebidanan dan Kandungan
c) Bedah
d) Penyakit Dalam
3) Gigi
b. Praktek Spesialistik
1) Penyakit Dalam
2) Bedah
3) Kebidanan dan Kandungan
4) Paru
5) THT (TelingaHidungTenggorokan)
6) Mata
7) Anak
8) Syaraf
9) Jantung
10) Orthopedi
11) Kulit & Kelamin
12) Rehabilitasi medik
13) Bedah Urologi
14) Bedah Plastik
15) Praktek Gigi
2. Pelayanan Rawat Inap
a. Ruang VIP (orchid 1)
b. Ruang I Utama (orchid

2)
c. Ruang I A (jasmine 1)
d. Ruang I B (jasmine 2)
e. Ruang II A (tulip)
f. Ruang II B (teratai)
g. Ruang II Anak

(blueberry)
h. Ruang III Anak

(strawberry)
i. Ruang III A (dahlia)
j. Ruang III B (anyelir)
k. Ruang Perinatal
l. Kamar Bersalin
m. Ruang ICU (Edelweiss)

3. Pelayanan Kebidanan dan Kandungan

 a. Pemeriksaan Kehamilan
b. Keluarga Berencana (KB)
c. Persalinan Normal dan Sectio Caesaria
d. Antar Jemput Pasien Persalinan Sectio Caesaria
e. Imunisasi
f. Kesehatan Ibu & Anak (KIA)
g. Home Care
h. Pemeriksaan Papsmear
i. Pemeriksaan Inspeksi Vagina Asam Asetat (IVA)
j. Senam Hamil
k. Pijat Bayi
4. Pelayanan Unit Gawat Darurat 24 Jam
5. Pelayanan Perawatan Intensif (ICU)
6. Pelayanan Laboratorium Klinis 24 Jam
7. Pelayanan Radiologi & USG
8. Pelayanan Bedah(Umum,digestif,orthopedic,syaraf,mata,THT,bedah

plastik,bedah urologi,dll)
9. Pelayanan Farmasi/ Apotek 24 Jam
10. Pelayanan Konsultasi Gizi
11. Pelayanan Rehabilitasi Medik
12. Pelayanan Medis Kegiatan Outdoor (Khitanan dan Pengobatan

Massal, P3K Event Olahraga dan Konser Musik)

13. Instalasi Tumbuh Kembang Anak Berkebutuhan Khusus (Unit

terapi bagi anak autisma dan berkebutuhan khusus)

14. Klinik Konseling VCT (HIV/ AIDS) (Voluntary Counseling and

Testing)
15. Pelayanan Home Care
16. Klinik TB DOTS
17. Optik & Kacamata (Vista Optik)
18. Pelayanan Pemulasaraan Jenazah
19. Pelayanan Ambulance
20. Pelayanan Pengolahan Limbah Medis Padat

2.1.7 Jumlah Pegawai Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

Rumah SakitIslam UNISMA Malang memiliki Sumber Daya Manusia

(SDM) professional yang terdiri dari:

Tabel 2.1.

Jumlah Pegawai Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

NO. UNIT KERJA JUMLAH

 1. Tenaga Medis
a. Dokter Umum 12
b. Dokter Gigi 5
c. Dokter Spesialis 31

2. Tenaga Paramedis 118

3. Tenaga Penunjang Medis 47

4. Tenaga Non Medis 146

TOTAL 359
Sumber: Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

2.1.8 Denah Ruang Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

Gambar 2.1. Denah Ruang Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

Sumber: Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

Gambar 2.2. Denah Ruang Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
 Sumber: Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

2.1.9 Struktur Organisasi Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

Gambar 2.3. Struktur Organisasi Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

Sumber: Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

2.1.10 Gambaran Umum Rekam Medis Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
2.1.10.1 Sejarah Rekam Medis Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

Landasan berdirinya Rekam Medis Rumah Sakit Islam UNISMA

Malang berasal dari keinginan Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

melaksanakan kegiatan pelayanan yang sesuai standar sehingga dalam

pemberian pelayanan menjadi bermutu dan berkualitas.

Salah satu pilar-pilar standar pelayanan yang harus dibangun dan

ditata pengelolaannya adalah standar pelayanan rekam medis.

 Baru mulai tahun 2001 dilakukan penataan terhadap pengelolaan

atau penyelenggaraan rekam medis rumah sakit. Pengelolaan rekam

medis telah berkembang dari tahun ke tahun semenjak periode

kepemimpinan rekam medis, sebagai berikut:

1. Suhartiwi, Amd. (sampai dengan tahun 2001)

2. Dr. Faisol Taufiqi (2002-2004)

3. Ahmad Rifai, Amd.PerKes (2005-2010)

4. Dwi Ida Nofa Diana SH(Plt.Bln. Pebruari-Oktober 2011)

5. Yunan Khoirul Najib, Amd.PK (Nop 2011- Des 2013)

6. Muhamad Yusuf, Amd.PK (Feb 2014 - Juni 2014 )

7. Yuni Iswartini, Amd. RMIK (Juli 2014 - sekarang)

Pada awal berdiri 1994-1997, sistem pelayanan rekam medis

masih dalam kondisi sederhana, yaitu :

1. Sistem penamaan pasien masih dilakukan dengan nama panggilan

atau bukan nama lengkap pasien.

2. Sistem penomoran rekam medis menggunakan Serial Numbering

System.

3. Sistem penyimpanan rekam medis menggunakan sistem nomor

langsung (Straight Numerical Filling system)

4. Ruangan penyimpanan rekam medis secara desentralisasi.

5. Penggunaan ICD -10 volume I, II, III oleh WHO tahun terbit 1994.
 Pada periode perkembangan tahun 1998-2002, sistem

pelayanan rekam medis mengalami perkembangan, yaitu:

1. Sistem penamaan pasien dilakukan dengan nama lengkap sesuai

KTP.

2. Sistem penomoran rekam medis menggunakan Serial Numbering

System.

3. Sistem penyimpanan rekam medis menggunakan sistem nomor

langsung (Straight Numerical Filling system)

4. Ruangan penyimpanan rekam medis secara desentralisasi

5. Penggunaan ICD -10 volume I, II, III oleh WHO terbit 1994.

6. Penambahan folder bagi pasien rawat inap.

7. Perubahan format rekam medis rawat jalan/ UGD.

Pada perkembangan tahun 2003-2007, sistem pelayanan rekam

medis mengalami perkembangan, yaitu:

1. Penulisan nama pasien sesuai dengan Kartu Tanda Pengenal yang

sah.

2. Sistem penomoran rekam medis menggunakan Unit Numbering

System.

3. Sistem penyimpanan rekam medis menggunakan sistem Terminal

Digit Filling

4. Ruangan penyimpanan rekam medis secara desentralisasi

5. Penggunaan ICD -10 volume I, II, III dan ICOPIM oleh WHO tahun

terbit 1994.

6. Pengunaan KIUP secara sederhana.

7. Pengunaan program komputer pendaftaran.

 Pada perkembangan tahun 2008-sekarang, sistem pelayanan

rekam medis mengalami perkembangan, yaitu:

1. Penulisan nama pasien sesuai dengan Kartu Tanda Pengenal yang

sah.

2. Sistem penomoran rekam medis menggunakan Unit Numbering

System.

3. Sistem penyimpanan rekam medis menggunakan sistem Terminal

Digit Filling.

4. Penggunaan ICD -10 volume I, II, III oleh WHO tahun terbit 1994

dan 2004.

5. Penggunaan ICOPIM dan ICD-Oncology

6. Penggunaan KIUP secara manual dan disimpan berdasarkan Abjad.

7. Pengunaan KIUP secara komputerisasi tahun 1 Januari 2009.

8. Penggunaan software pendaftaran pada komputer pendaftaran

pasien tahun 1 Januari 2009.

9. Kegiatan sensus harian rawat inap oleh petugas pengumpulan

rekam medis

10. Kegiatan assembling, indeksing dan koding oleh petugas

pengolahan rekam medis.

11. Kegiatan pelaporan internal, eksternal dan Grafik Barber Jonhson

oleh petugas pelaporan rekam medis.

12. Pemisahan Resepsionist menjadi 4 bagian tahun 2009 yaitu:

a. Kasir, di bawah Bagian Keuangan

b. Customer service, di bawah Bagian Humas dan Pemasaran.

c. Pendaftaran pasien, di bawah Bagian Rekam Medis.

d. Penyimpanan RM, di bawah Bagian Rekam Medis.

13. Ruangan penyimpanan rekam medis secara desentralisasi.

14. Penyusunan pola ketenagaan rekam medis.

15. Penyusunan uraian tugas rekam medis.

16. Pembuatan bagan dan struktur organisasi rekam medis.

17. Penggunaan kartu pasien PVC mengunakan Emboos Card 1 Juni

2010.

2.1.10.2 Visi Misi, Moto Dan Falsafah Rekam Medis di Rumah

Sakit Islam UNISMA Malang

VISI:

Menjadi rekam medis rumah sakit pendidikan Islami yang

terbaik

MISI:

Memberikan pelayanan rekam medis yang profesional dan

berkualitas berdasarkan etika medis dan nilai-nilai ke-Islaman yang

mengedepankan kebenaran, ketelitian, ketepatan dan kerahasiaan

MOTTO:

Kecakapan, Ketelitian dan Ketepatan Dalam Penyelenggaraan

Rekam Medis

FALSAFAH REKAM MEDIS:

 Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan

yang diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada

pasien. Adapun yang dimaksud dengan proses pelayanan di sini

adalah proses yang diawali dengan identifikasi pasien, baik jati diri,

data sosial, riwayat penyakit, pemeriksaan dan pengobatan serta

tindakan medis lainnya. Bukti tertulis atas pelayanan ini dilakukan

setelah pemeriksaan, tindakan dan pengobatan sehingga dapat

dipertanggungjawabkan.

Oleh karena rekam medis memuat informasi yang lengkap dan

akurat tentang identitas pasien, diagnosa, riwayat penyakit, proses

pengobatan dan tindakan medis serta memberikan kepastian biaya

yang harus dikeluarkan oleh pasien, maka setiap dokumen rekam

medis harus dijaga kebersihan dan kerahasiaannya.

Dari beberapa hal diatas, dapat dikatakan bahwa Falsafah

Rekam Medis memuat unsur A-L-F-R-E-D yaitu:

a) Aspek Administrasi (Administration)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai administrasi

karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan

tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam

mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

b) Aspek Hukum (Legal)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum karena

isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum

 dan pengembangan hukum baru yang lebih baik serta

penyediaan barang bukti untuk menegakkan keadilan.

c) Aspek Keuangan (Financial)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang karena

isinya menyangkut masalah urutan kegiatan pelayanan medis

yang berhubungan dengan pembayaran oleh pasien dan

perencanaan keuangan bagi rumah sakit di masa mendatang.

d) Aspek Riset (Research)

Suatu berkas rekam medis mengandung nilai riset atau

penelitian karena berisi data atau bahan informasi yang dapat

dipergunakan sebagai pengembangan penelitian dan ilmu

pengetahuan di bidang kesehatan.

e) Aspek Pendidikan (Education)

Suatu rekam medis mengandung nilai edukasi atau

pendidikan karena isinya memuat informasi kronologis dari

kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien

sehingga informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan

referensi pengajaran di bidang profesi pemakai.

f) Aspek Dokumentasi (Documentation)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi

karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus

didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan

pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.

2.2 DESKRIPSI HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN

2.2.1 Sistem Penamaan

Tujuan sistem penamaan adalah untuk memberikan identitas kepada

seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan

pasien lain melalui sistem tersendiri.

Prosedur :

1. Penulisan nama harus sesuai dengan KTP/KTM/SIM atau kartu

tanda pengenal yang lain yang masih berlaku.

2. Penulisan nama mengikuti ejaan yang disempurnakan.

3. Penulisan harus memakai nama pasien sendiri.

4. Penulisan nama pasien diikuti dengan:

Apabila pasien perempuan sudah menikah diikuti dengan

tanda koma (,) Ny, apabila belum menikah diikuti dengan tanda

koma (,) Nn

Apabila pasien laki-laki sudah menikah diikuti dengan tanda

koma (,) Tn, apabila belum menikah diikuti dengan tanda koma

(,) Sdr

Apabila pasien anak baik laki-laki maupun perempuan diikuti

dengan tanda (,) An

5. Penulisan tittle atau gelar selalu diletakkan sesudah nama lengkap

pasien baru diikuti dengan Ny,Nn,Tn,Sdr atau An.

6. Penulisan Nama bayi baru lahir apabila hingga saat pulang belum

mempunyai nama, maka dituliskan nama ibunya kemudian diikuti

dengan tanda koma (,) By.Ny

2.2.2 Sistem Penomoran

Sistem penomoran yang dipakai di Rumah Sakit Islam Malang

adalah Unit Numbering System (Sistem Penomoran Tunggal), yaitu

memberi satu unit nomor rekam medis kepada pasien yang berobat

jalan maupun pasien rawat inap pada saat seorang pasien berkunjung

pertama kali ke rumah sakit.

Penomoran diberikan pada setiap pasien yang baru pertama kali

menerima pelayanan di rumah sakit termasuk bayi baru lahir dan pasien

yang datang dalam kondisi sudah meninggal yang sudah dilakukan

pemeriksaan. Penomoran tidak diberikan kepada bayi yang meninggal

dalam kandungan.

Setiap pasien diberi satu nomor (admitting number) yang akan

dipakai selamanya untuk kunjungan berikutnya, sehingga rekam medis

pasien tersebut hanya tersimpan dalam berkas dibawah satu nomor.

Untuk nomor 0

Untuk nomor 1

Untuk nomor 2

Untuk nomor 3
 Untuk nomor 4

Untuk nomor 5

Untuk nomor 6

Untuk nomor 7

Untuk nomor 8

Untuk nomor 9

2.2.3 Sistem Penyimpanan

 Sistem penyimpanan dokumen yang dipakai di Rumah Sakit Islam

Malang adalah sistem penyimpanan sentralisasi. Dalam sistem ini,

dokumen rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat inap

disimpan dalam satu tempat. Adapun tujuan dari sistem penyimpanan

dokumen rekam medis ini adalah terlaksananya penyimpanan rekam

medik, baik rawat jalan maupun rawat inap secara rapi, teratur dan

sistematis sehingga mempermudah dalam pengambilan (retrieval) dan

penyimpanan berkas rekam medis. Rekam medis pasien rawat jalan

disimpan di rak penyimpanan rekam medis rawat jalan dan Rekam

medis rawat inap disimpan di rak penyimpanan rekam medis rawat inap.

Prosedur penyimpanan Rekam Medis rawat jalan :

1. Petugas Penyimpanan melakukan serah terima dokumen Rekam

Medis rawat jalan dengan Petugas Pengolahan Data.

2. Petugas Penyimpanan melakukan pencatatan pada buku

penerimaan dokumen rekam medis rawat jalan.

3. Petugas penyimpanan menyimpan dokumen rekam medis secara

Terminal Digit Filling yaitu menyimpan dokumen sesuai dengan

2 nomor belakang, 2 nomor tengah dan 2 nomor depan.

4. Mengganti tracer dengan dokumen rekam medis yang disimpan.

Prosedur penyimpanan rekam medis rawat inap :

1. Petugas Penyimpanan melakukan serah terima dokumen Rekam

Medis rawat inap dengan Petugas Pengolahan Data.

2. Petugas Penyimpanan melakukan pencatatan pada buku

penerimaan dokumen rekam medis rawat inap.

 3. Petugas penyimpanan menyimpan dokumen rekam medis secara

Terminal Digit Filling yaitu menyimpan dokumen sesuai dengan

2 nomor belakang, 2 nomor tengah dan 2 nomor depan.

4. Mengganti tracer dengan dokumen rekam medis yang disimpan.

2.2.4 Sistem Penjajaran

Sistem penjajaran dokumen rekam medis menggunakan terminal

digit filling system, yaitu penyimpanan dokumen rekam medis dalam

rak penyimpanan secara berurutan sesuai dengan dua (2) nomor akhir.

2.2.5 Sistem KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)

Kartu Indeks Utama Pasien adalah salah satu cara untuk menunjang

kelancaran pelayanan terhadap pasien. Hal ini dikarenakan KIUP

membantu untuk mencarikan data pasien yang diperlukan apabila

pasien lupa membawa kartu berobat atau kehilangan kartu berobat yang

dimilikinya. KIUP dibuat berdasarkan ringkasan riwayat klinik yang

diperoleh dari tempat penerimaan pasien, baik pasien rawat jalan

maupun yang rawat inap.

Ada 2 jenis Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) yaitu:

1. KIUP manual: KIUP manual ini memuat data identitas pasien terdiri

dari :

a) Nama lengkap pasien

b) Nomor Rekam Medis

 c) Alamat

d) Nomor Telepon

e) Nama Ayah

f) Agama

g) Jenis Kelamin

h) Usia

i) Pekerjaan

j) Tanggal kunjungan pasien, diagnosa & dokter yang merawat.

2. KIUP elektronik: KIUP elektronik memuat identitas pasien terdiri dari:

a) Nomor Rekam Medis

b) Nama lengkap pasien

c) Tanggal lahir

d) Jenis kelamin

e) Agama

f) Alamat lengkap

g) Tanggal pasien melakukan pemeriksaan

h) Jenjang pendidikan

i) Nomor Telepon

j) Nama Ayah/Suami

k) Jenis Pekerjaan

Jika terjadi perpindahan alamat, maka alamat yang baru harus

dicantumkan dan alamat yang lama di coret. Karena pentingnya KIUP

bagi setiap pasien, maka KIUP harus senantiasa memilki data yang

terbaru untuk setiap penggunaannya.

2.2.6 Prosedur Rawat Jalan

1. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien atau keluarga

pasien tentang:

a. Kartu pengenal atau bukti diri seperti KTP/KK/SIM/KTM, dll.

b. Tanda pengenal lain misalnya: pasien yang mempunyai jaringan

kerjasama dengan Rumah Sakit Islam Malang.

2. Petugas pendaftaran kemudian menanyakan apakah pasien sudah

pernah berobat ke RSI Malang atau belum.

3. Jika pasien belum pernah berobat ke RSI Malang maka petugas

pendaftaran:

Menyiapkan dokumen rekam medis dengan

nomor rekam medis baru.

Mengisi identitas sosial pada dokumen rekam

medis rawat jalan.

Membuat KIUP manual

Memasukkan data pada KIUP elektronik

Membuat Kartu Identitas Berobat (KIB)

Membubuhkan stempel sesuai dengan tujuan

pemeriksaan

Mencatat pada Buku Register Pasien Rawat

Jalan.

4. Jika pasien sudah pernah berobat ke RSI Malang maka :

Petugas pendaftaran meminta Kartu Identitas Berobat (KIB)

pasien

Petugas pendaftaran mencatat pada Buku Register Pasien

Rawat Jalan
 Apabila Kartu Identitas Berobat (KIB) pasien rusak atau hilang,

petugas pendaftaran melacak nomor rekam medis pasien

melalui KIUP manual atau KIUP elektronik.

Petugas pendaftaran menuliskan nomor rekam medis & nama

pasien pada tracer dan menyerahkan kepada petugas

penyimpanan.

Petugas penyimpanan mengambil berkas rekam medis di tempat

penyimpanan menggantinya dengan tracer.

Petugas penyimpanan menyerahkan berkas rekam medis

kepada petugas pendaftaran.

5. Petugas pendaftaran/ penyimpanan mengantarkan berkas rekam

medis rawat inap kepada tempat pemeriksaan (poli) yang dituju.

Alur Pasien Rawat Jalan :

PASIEN

INFORMASI DAN PENDAFTARAN

PASIEN
 KASIR

INSTALASI RAWAT PEMERIKSAAN

JALAN PENUNJANG

RAWAT INAP
Tidak Ya

APOTEK RUANG PERAWATAN

PULANG

Gambar 2.4. Alur Pasien Rawat Jalan Rumah Sakit Islam UNISMA

Malang
 Alur Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan :

DOKUMEN RM

INFORMASI PASIEN &

PENDAFTARAN

POLI/PRAKTEK UMUM
POLI/PRAKTEK GIGI
POLI/PRAKTEK SPESIALIS

PENGOLAHAN DATA RM :

ASSEMBLING
CODING
ENTRY

PENYIMPANAN DRM

Gambar 2.5. Alur Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan

2.2.7 Prosedur Gawat Darurat

1. Pasien False Emergency

a. Bagi Pasien yang baru pertama kali berobat di RSI Malang

Petugas pendaftaran meminta pasien atau keluarganya

menunjukkan kartu identitas pasien yang berlaku (KTP, SIM,

KTM, dll).
 Petugas pendaftaran melakukan wawancara dan melakukan

pendataan pada Dokumen Rekam Medis Gawat Darurat

Petugas pendaftaran mencatat data pasien pada KIUP

manual.

Petugas pendaftaran membuat Kartu Identitas Berobat (KIB)

untuk pasien

Menuliskan data pasien pada buku register gawat darurat

dan meng-entrikan data pasien ke komputer yang berfungsi

sebagai KIUP elektronik

Petugas pendaftaran membubuhkan stempel IGD pada

Dokumen rekam medis gawat darurat.

Petugas pendaftaran mengantarkan berkas rekam medis ke

Instalasi Gawat Darurat (IGD)

b. Bagi Pasien yang sudah pernah berobat di RSI Malang dan

membawa Kartu Identitas Berobat (KIB)

Petugas pendaftaran meminta Kartu Identitas Berobat (KIB).

Petugas pendaftaran menuliskan data pasien pada buku

register gawat darurat dan meng-entrikan data pasien ke

komputer.

Petugas pendaftaran membubuhkan stempel IGD pada

dokumen rekam medis gawat darurat.

Petugas pendaftaran mengantarkan berkas rekam medis ke

Instalasi Gawat Darurat (IGD)

c. Bagi Pasien yang sudah pernah berobat di RSI Malang, tapi tidak

membawa Kartu Identitas Berobat (KIB)

 Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien / keluarganya

menuliskan Nama lengkap serta alamat baru/lama atau

meminta untuk menunjukkan kartu identitas pasien

(KTP,SIM,KTM,dll).

Petugas pendaftaran melacak Nomer RM pasien pada Kartu

Indeks Utama Pasien (KIUP) elektronik atau melalui Kartu

Indeks Utama Pasien (KIUP) manual.

Apabila Kartu Identitas Berobat pasien hilang maka

dibuatkan kembali Kartu Identitas Berobat yang baru.

Menuliskan data pasien pada buku register gawat darurat.

Petugas pendaftaran membubuhkan stempel IGD pada

dokumen rekam medis gawat darurat.

Petugas pendaftaran mengantar dokumen rekam medis ke

Instalasi Gawat Darurat (IGD).

2. Pasien True Emergency

Pasien gawat darurat diterima di kamar Triage.

a. Bagi Pasien yang baru pertama kali berobat di RSI Malang

Apabila pasien dalam kondisi sadar petugas pendaftaran

meminta pasien atau keluarganya menunjukkan kartu

identitas pasien yang berlaku (KTP, SIM, KTM, dll).

Petugas pendaftaran melakukan wawancara dan melakukan

pendataan pada Dokumen Rekam Medis Gawat Darurat

Apabila pasien datang dalam kondisi tidak sadar dan tidak

disertai keluarganya, maka petugas pendaftaran bekerja

sama dengan perawat IGD melacak kartu identitas pasien,

 baru kemudian dilakukan pendataan pada Dokumen Rekam

Medis Gawat Darurat.

Petugas pendaftaran mencatat data pasien pada KIUP

manual.

Petugas pendaftaran membuat Kartu Identitas Berobat (KIB)

untuk pasien

Petugas pendaftaran menuliskan data pasien pada buku

register gawat darurat dan meng-entrikan data pasien ke

komputer yang berfungsi sebagai KIUP elektronik.

Petugas pendaftaran membubuhkan stempel IGD pada

Dokumen rekam medis gawat darurat.

Petugas pendaftaran mengantarkan berkas rekam medis ke

Instalasi Gawat Darurat (IGD)

b. Bagi Pasien yang sudah pernah berobat di RSI Malang dan

membawa Kartu Identitas Berobat (KIB)

Petugas pendaftaran meminta Kartu Identitas Berobat (KIB).

Petugas pendaftaran menuliskan data pasien pada buku

register gawat darurat dan meng-entrikan data pasien ke

komputer.

Petugas pendaftaran membubuhkan stempel IGD pada

dokumen rekam medis gawat darurat.

Petugas pendaftaran mengantarkan berkas rekam medis ke

Instalasi Gawat Darurat (IGD)

c. Bagi Pasien yang sudah pernah berobat di RSI Malang, tapi tidak

membawa Kartu Identitas Berobat (KIB)

 Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien / keluarganya

menuliskan Nama lengkap serta alamat baru/lama atau

meminta untuk menunjukkan kartu identitas pasien

(KTP,SIM,KTM,dll).

Petugas pendaftaran melacak Nomer RM pasien pada Kartu

Indeks Utama Pasien (KIUP) elektronik atau melalui Kartu

Indeks Utama Pasien (KIUP) manual.

Apabila Kartu Identitas Berobat pasien hilang maka

dibuatkan kembali Kartu Identitas Berobat yang baru.

Menuliskan data pasien pada buku register gawat darurat.

Petugas pendaftaran membubuhkan stempel IGD pada

dokumen rekam medis gawat darurat.

Petugas pendaftaran mengantarkan berkas rekam medis

Instalasi Gawat Darurat (IGD)

Pasien tak sadar tanpa ada keluarga yang mengantar,

sementara diberi kode X Tn. Atau X Ny. sampai ada keluarga

PASIEN
yang mampu memberikan identitas pasien atau pasien sendiri dapat

memberikannya. Setelah diterima dan diseleksi, maka pasien

dibawa ke ruang tindakan untuk ditangani kegawatannya.

GAWAT

Alur Pasien
INFORMASI & PENDAFTARAN PASIENInstalasi Gawat Darurat :
IGD PEMERIKSAAN PENUNJANG

TIDAK RAWAT INAP YA

APOTEK RUANG PERAWATAN

PULANG
 Gambar 2.6. Alur Pasien Instalasi Gawat Darurat

2.2.8 Prosedur Rawat Inap

1. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien atau keluarga

pasien tentang:

a. Surat pengantar atau rekomendasi dari dokter poliklinik, praktek

umum, praktek spesialis dan UGD untuk rawat inap.

b. Kartu pengenal atau bukti diri seperti KTP/KK/SIM/KTM, dll. Jika

tidak membawa kartu pengenal dapat disusulkan dimintakan ke

perawat di ruangan ketika pasien dalam masa perawatan

c. Tanda pengenal lain misalnya: pasien yang mempunyai jaringan

kerjasama dengan Rumah Sakit Islam Malang.

2. Petugas pendaftaran kemudian menanyakan apakah pasien sudah

pernah berobat ke RSI Malang atau belum.

3 Jika pasien belum pernah berobat ke RSI Malang maka:

 Petugas pendaftaran menyiapkan dokumen rekam

medis dengan nomor rekam medis baru.

Petugas pendaftaran membuat KIUP manual

Petugas pendaftaran memasukkan data pada

KIUP elektronik

Petugas pendaftaran membuat Kartu Identitas

Berobat (KIB)

Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien atau

keluarganya untuk memilih kelas & fasilitas rawat inap di bagian

Customer Services.

Petugas pendaftaran melengkapi Lembar Masuk

dan Keluar Rumah Sakit (RM1)

Petugas pendaftaran meminta Persetujuan Pasien

Rawat Inap (RM3A) kepada pasien atau keluarganya

Petugas pendaftaran mencatat pada Buku

Register Pasien Rawat Inap.

4 Jika pasien sudah pernah berobat ke RSI Malang maka:

Meminta Kartu Identitas Berobat (KIB) pasien

Mencatat pada Buku Register Pasien Rawat Inap

Apabila Kartu Identitas Berobat (KIB) pasien rusak atau hilang,

petugas pendaftaran melacak nomor rekam medis pasien

melalui KIUP manual atau KIUP elektronik.

Menuliskan nomor rekam medis & nama pasien pada tracer dan

menyerahkan kepada petugas penyimpanan.

 Petugas penyimpanan mengambil berkas rekam medis di tempat

penyimpanan menggantinya dengan tracer.

Petugas penyimpanan menyerahkan berkas rekam medis

kepada petugas pendaftaran.

Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien atau keluarganya

untuk memilih kelas & fasilitas rawat inap di bagian Customer

Services.

Petugas pendaftaran melengkapi Lembar Masuk dan Keluar

Rumah Sakit (RM1)

Petugas pendaftaran meminta Persetujuan Pasien Rawat Inap

(RM3A) kepada pasien atau keluarganya.

5 Petugas pendaftaran mengantarkan berkas rekam medis rawat inap

kepada tempat pemeriksaan awal pasien sebelum rawat inap (UGD).

6 Perawat membawa berkas rekam medis dan mengantar pasien

keruang perawatan atau kelas perawatan.

7 Setelah pasien keluar rumah sakit, petugas pengolahan data rawat

inap bertugas :

a. Menerima dan mencatat berkas rekam medis di buku register

penerimaan pasien rawat inap.

b. Mengisi/ mengecheck data rekam medis beserta

kelengkapannya dan mencatat pada buku Evaluasi

Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM).

c. Mengembalikan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap yang

dinyatakan tidak lengkap ke Dokter yang merawat.

d. Mengecek kelengkapan lembar rekam medis rawat inap serta

mengurutkan sesuai nomor berkas yang ada.

e. Mengindeks dan mengkoding data rekam medis

f. Mengolah data rekam medis, membuat informasi dan umpan

balik data medis sesuai kebutuhan (seperti BOR, AvLOS, TOI,

dll)

g. Menyiapkan berkas rekam medis sesuai prosedur.

h. Melakukan pengembalian berkas rekam medis sesuai prosedur.

Gelang Pasien :

Penggunaan gelang pasien adalah implementasi sasaran I

(kesatu) dan VI (keenam) dari 6 (enam) Sasaran Keselamatan

Pasien (SKP) sesuai yang dipersyaratkan dalam Akreditasi RS versi

KARS 2012. Hal tersebut terutama dimaksudkan untuk dapat

mengidentifikasi pasien yang dirawat inap di rumah sakit secara

tepat pada saat dilakukannya pelayanan maupun pengobatan.

Ada 3 macam warna gelang pasien yang digunakan dan masing-

masing warna memiliki fungsi identifikasi yang berbeda, yaitu:

1. Biru Muda, gelang ini digunakan sebagai tanda identifikasi untuk

pasien-pasien berjenis kelamin laki-laki;

2. Merah Muda/ Pink, gelang ini digunakan sebagai tanda

identifikasi untuk pasien-pasien berjenis kelamin perempuan;

3. Kuning, gelang ini digunakan sebagai tanda identifikasi untuk

pasien-pasien yang berisiko jatuh;

Alur Pasien Rawat Inap :

PASIEN

APOTEK RUANG PERAWATAN PEMERIKSAAN PENUNJANG

ADMINISTRASI KEUANGAN

KRS

Gambar 2.7. Alur Pasien Rawat Inap Rumah Sakit Islam UNISMA

Malang

Alur Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Inap :

DOKUMEN RM
 INFORMASI & PENDAFTARAN

RUANG PERAWATAN

PENGOLAHAN DATA RM :

ASSEMBLING
KODING
ENTRY

LENGKAP
1. RUANG PERAWATAN
2. DOKTER
Tidak

Ya
PENYIMPANAN REKAM
MEDIS

Gambar 2.8. Alur Dokumen Rekam Medis Rawat Inap

2.2.9 Perakitan/Assembling Rekam Medis

Assembling merupakan kegiatan pemeriksaan kelengkapan lembar

rekam medis, kelengkapan pengisian rekam medis dan penyusunan

kerapian bentuk dan isi setiap rekam medis. Assembling ini

dipergunakan sebagai pedoman dalam menyeleksi, menata rapi setiap

berkas rekam medis yang merupakan data informasi otentik yang dapat

dipertanggungjawabkan.
 Kegiatan perakitan/assembling yang dilakukan di Devisi Rekam

Medis dan IT Rumah Sakit Islam Malang dibagi menjadi dua bagian,

yakni :

a) Rekam Medis Rawat Jalan

Menyusun lembaran rekam medis rawat jalan : poli umum,poli

gigi, poli spesialis, BKIA dan IGD.

Memeriksa kelengkapan informasi : identitas pasien,

anamnesa, pemeriksaan (fisik, lab, khusus lainnya), diagnosa,

pengobatan dan tindakan.

b) Rekam Medis Rawat Inap

Memeriksa kelengkapan lembaran-lembaran rekam medis

rawat inap secara kronologis sesuai dengan susunan yang

telah ditetapkan rumah sakit.

Memeriksa kelengkapan informasi : identitas pasien,

anamnesis, pemeriksaan fisik, lab, khusus lainnya, diagnosa

masuk, diagnosa utama/akhir dan komplikasi, pengobatan,

tindakan, persetujuan pengobatan atau tindakan, catatan

konsultasi, catatan perawat dan tenaga kesehatan lainnya

serta resume medis.

Petugas assembling juga memberikan tanda peringatan yang

ditempelkan pada pojok kanan atas Map berkas rekam medis baik rawat

jalan maupun rawat inap. Tanda atau simbol yang digunakan di Rumah

Sakit Islam UNISMA Malang adalah :

 (lingkaran warna merah) :

Alergi, ditulis alergi terhadap

obat/bahan apa.

(lingkaran warna hijau) : Tindakan Pembedahan

(lingkaran warna biru) : HIV/AIDS

(lingkaran warna kuning) :

Penyakit Menular

(Hepatitis,TBC, Diphteri,dll)

(tanda plus) : Kematian.

2.2.10 Kodefikasi/Coding

Coding yaitu memberikan kode diagnosis penyakit berdasarkan

International Statistical Classification Of Diseases And Related Health

Problems Tenth Revision (ICD-10) yang berlaku serta memberikan kode

tindakan pembedahan berdasarkan ICD-9 CM, hal ini dimaksudkan agar

mempermudah pengelompokkan penyakit, yang dapat dituangkan

dalam bentuk kode. Pemberian kode diagnosa penyakit dilakukan

secara manual dengan menggunakan ICD-10 volume 3, kemudian

dicocokkan dengan ICD-10 volume 1. Sedangkan pemberian kode

tindakan dilakukan dengan melihat indeks prosedur yang terletak di

bagian belakang ICD_9 CM, kemudian dicocokkan dengan daftar

tindakan yang terletak di bagian depan ICD-9 CM.

2.2.11 Indeksing/Indexing

Kegiatan indexing yang dilakukan di Rumah Sakit Islam UNISMA

Malang, adalah :

1. Index penyakit

Variabel yang masuk dalam index penyakit antara lain :

a. Nama Penyakit (diagnose)

b. Kode Penyakit (berdasarkan ICD-X)

c. Nomor Rekam Medis

d. Nama Pasien

e. Jenis Kelamin

f. Umur

g. Tanggal Masuk Keluar Pasien

h. Lama Dirawat

i. Diagnosa Komplikasi

j. Dokter Yang Merawat

k. Spesialisasi Dokter yang merawat

2. Index Operasi

Variabel yang masuk dalam index penyakit antara lain :

a. Nama Operasi

b. Kode Operasi (berdasarkan ICOPIM)

c. Tanggal Operasi

d. Nomor Rekam Medis

 e. Nama Pasien

f. Jenis Kelamin

g. Umur

h. Golongan Operasi

i. Diagnosa Pra Bedah

j. Dokter Bedah

k. Dokter Anestesi

l. Spesialisasi

3. Index Kematian

Variabel yang termasuk dalam index kematian, antara lain :

a. Kode Sebab Kematian (ICD-X)

b. Nomor Register

c. Nama Pasien

d. Jenis Kelamin

e. Umur

f. Tanggal Pasien Meninggal

g. Diagnosa

h. Dokter yang menangani

4. Index Dokter

Variabel yang termasuk dalam index dokter, antara lain :

a. Nama dokter

b. Spesialisasi

c. Nomor Rekam Medis

d. Nama Pasien

e. Jenis Kelamin
 f. Umur

g. Tanggal Masuk Keluar Rumah Sakit.

h. Kelas

i. Lama perawatan

j. Diagnosa

k. Diagnosa Komplikasi

2.2.12 Sensus Harian

Kegiatan sensus harian dilakukan petugas sensus secara manual.

Petugas mendatangi setiap ruang perawatan untuk mengambil sensus

harian, kemudian petugas merekap pada lembar rekapitulasi sensus

harian. Setelah itu, petugas kembali merekapnya pada buku besar

rekapitulasi sensus harian, gunanya adalah untuk data pengolahan

indikator rumah sakit.

2.2.13 Pelaporan

Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang

bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan

akurat Secara garis besar jenis pelaporan rumah sakit dapat dibedakan

menjadi 2 kelompok :

1. Laporan Internal

Laporan intern adalah laporan kegiatan rumah sakit yang dibuat

untuk para manager di tingkat Komite Medis (Top Manager),

misalnya Direktur, Kabag, Kabid, Kasubid, Kasubag, Kepala Seksi,

Kepala SMF, Ketua Komite Medis dan pejabat yang kompeten.

Laporan ini dibuat sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan untuk

memantau perkembangan rumah sakit, perbaikan mutu pelayanan

dan menentukan kebijakan-kebijakan yang akan diambil pimpinan

rumah sakit. Laporan ini dibuat secara berkala (harian, bulanan,

triwulan dan tahunan), seperti :

1. Laporan Rekapitulasi Sensus Harian Pasien Rawat Inap

2. Laporan Pemantauan Harian Kegiatan Rumah Sakit.

3. Laporan Bulanan Instalasi Gawat Darurat

4. Laporan Bulanan Instalasi Rawat Jalan

5. Laporan Bulanan Instalasi Rawat Inap

6. Laporan Bulanan Kamar Bersalin

7. Laporan Bulanan Kesehatan Ibu & Anak

8. Laporan Bulanan Kamar Operasi

9. Laporan Bulanan Instalasi Radiologi

10. Laporan Bulanan Laboratorium Klinik

11. Laporan Bulanan Asal Kunjungan Pasien

12. Laporan Bulanan Kegiatan Transfusi Darah

13. Laporan Bulanan Kegiatan Rehabilitasi Medis

14. Laporan Bulanan Kegiatan CT SCAN

15. Laporan Bulanan Kunjungan Pasien Karyawan

16. Laporan Bulanan Indikator Keberhasilan

17. Laporan Grafik Barber Johnson

18. Laporan Pasien Meninggal

19. Laporan Farmasi

 20. Laporan Instalasi Gizi

21. Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Jalan, Rawat Inap & IGD

2. Laporan Ekstern

Laporan Ekstern adalah laporan yang dibuat untuk memenuhi

ketentuan yang berlaku di Departemen Kesehatan RI, Dinas

Kesehatan bahwa setiap rumah sakit negeri dan swasta diwajibkan

membuat laporan kegiatannya sesuai dengan format yang telah

ditentukan sesuai dengan SIRS.

2.2.14 Korespondensi Rekam Medis

Yang dimaksud dengan korespondensi rekam medis adalah surat

menyurat yang berhubungan dengan rekam medis. Adapun

korespondensi rekam medis yang dilakukan di Rumah Sakit Islam

Malang adalah :

1) Resume Medis

yaitu ringkasan pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan

khususnya dokter selama masa perawatan hingga pasien keluar dari

rumah sakit, baik dalam keadaan hidup maupun meninggal.

2) Formulir asuransi yang terkait pelayanan kesehatan

adalah hal yang terkait dengan pelayanan kesehatan pemula dari

suatu asuransi yang berkaitan dengan pelayanan kesehatan yang

diberikan oleh dokter.

3) Surat keterangan medis untuk ijin terbang

 ialah surat keterangan ijin terbang yang diberikan kepada pasien

yang oleh keadaan kesehatannya harus melakukan penerbangan ke

luar negeri.

4) Medico Legal / Visum Et Repertum

adalah keterangan tertulis yang dibuat oleh dokter berdasarkan

sumpah jabatan tentang apa yang dilihat dan ditemukan pada

pemeriksaan yang dilakukan sesuai dengan pengetahuan yang

dimiliki dengan sebaik-baiknya untuk kepentingan pengadilan.

5) Surat keterangan lainnya

Surat keterangan lahir

Surat keterangan sehat

Surat keterangan sakit

2.2.15 Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis

1. Retensi

(Penyusutan)Rekam Medis

Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu

kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih

aktif dan yang non aktif atau in-aktif. Tujuannya adalah mengurangi

beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan

kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian

diabadikan atau dimusnahkan. Kegiatan retensi dilakukan oleh

petugas penyimpanan (filing) secara periodik. Dan dokumen yang

 sudah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari dokumen

rekam medis aktif.

Kegiatan retensi ini dilakukan oleh petugas penyimpanan setiap

3 tahun. Dokumen rekam medis yang telah diretensi disimpan pada

rak penyimpanan in aktif.

Tabel 2.2

Batas Waktu Yang Ditentukan Dalam Kegiatan Retensi

AKTIF IN AKTIF

RAWAT RAWAT RAWAT

RAWAT INAP
JALAN INAP JALAN
NO JENIS RM
(TAHUN)
(TAHUN) (TAHUN) (TAHUN)

1 Umum 5 5 2 2

2 Mata 5 10 2 2

2 Jiwa 10 5 5 5

3 Orthopedi 10 10 2 2

4 Kusta 15 15 2 2

5 Ketergantungan Obat 15 15 2 2

6 Jantung 10 10 2 2

7 Paru 5 10 2 2

Sumber: Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

2. Pemusnahan Dokumen Rekam Medis

Pemusnahan dokumen rekam medis merupakan kegiatan

penghancuran secara fisik dokumen rekam medis yang sudah tidak

memiliki nilai guna. Pemusnahan harus dilakukan secara total

 dengan cara membakar habis, mencacah atau mendaur ulang

sehingga tidak dapat dikenal lagi isi maupun bentuknya. Ketentuan

pemusnahan dokumen rekam medis adalah sebagai berikut:

1. Membentuk Tim Pemusnah dokumen rekam medis yang

disahkan dengan Surat Keputusan Direktur.

2. Formulir rekam medis dengan nilai guna tertentu tidak

dimusnahkan tetapi disimpan dalam jangka waktu tertentu sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

3. Membuat data arsip rekam medis aktif yang telah dinilai

4. Daftar rekam medis yang akan dimusnahkan serta berita acara

pemusnahan oleh tim pemusnah dilaporkan kepada Direktur

Rumah Sakit dan Direktur Jenderal Pelayanan Medik

Departemen Kesehatan RI.

Hingga saat ini belum pernah dilakukan pemusnahan dokumen

rekam medis, karena keterbatasan petugas.

2.3 PERMASALAHAN YANG DIHADAPI

Dari hasil pengamatan selama pelaksanaan praktek kerja lapangan di

Devisi Rekam Medis& IT Rumah Sakit IslamUNISMA Malang, maka diperoleh

berbagai permasalahan, diantaranya sebagai berikut :

2.3.1 Bagian Informasi dan Pendaftaran Pasien
1. Antara bagian penerimaan pendaftaran pasien umum (pasien IGD,

Rawat Jalan, Rawat inap), pasien asuransi, dan bagian informasi

 masih belum terpisah sehingga pelaksanaan dan penanggungjawab

kegiatan kurang jelas.

2.3.2 Bagian Pengolahan Rawat Inap

1. Rekapitulasi sensus rawat inap masih manual

2.3.3 Bagian Filling

2. Kurangnya petugas di bagian penyimpanan, dimana petugas yang

shift pagi hanya 1 orang dan petugas yang shift siang 2 orang. Hal

itu akan berdampak pada kurangnya keamanan, karna dengan

banyaknya pasien yang datang, akan semakin membuat petugas

menjadi lebih sibuk mencari status dan kelelahan karna mengantar

status, sehingga ruangan filling akan menjadi kosong.

3. Tempat penyimpanan (kotak) berkas rekam medis pasien rawat jalan

yang dapat menyebabkan dokumen rekam medis menjadi sobek.

4. Banyak tumpukan berkas rekam medis inaktif yang ditaruh di dekat

rak penyimpanan, sehingga petugas kesulitan dalam melaksanakan

pengambilan status pasien.

5. Masih terjadinya salah letak dokumen rekam medis, sehingga

berdampak pada lamanya pelayanan pada pasien.

2.4 PEMECAHAN MASALAH BERDASARKAN TEORI

2.4.1 Bagian Informasi dan Pendaftaran Pasien
1. Memisahkan antara bagian pendaftaran pasien umum, pasien asuransi dan

juga bagian informasi. Dengan begitu pelayanan kepada pasien menjadi

lebih efektif dan efisien.

2.4.2 Bagian Pengolahan Rawat Inap

1. Perlu adanya evaluasi dan pembuatan system rekapitulasi sensus rawat

inap secara komputerisasi.

2.4.3 Bagian Filling

1. Perlu adanya penambahan petugas penyimpanan dan kurir pengantar

berkas agar kelelahan petugas bagian penyimpanan menjadi berkurang.

 Dasar perhitungan :

Prosedur perhitungan kebutuhan SDM kesehatan menggunakan

metode WISN (work Load Indicator Staff Need/Kebutuhan SDM

kesehatan berdasarkan indikator beban kerja) adalah suatu metode

perhitungan kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan pada beban kerja

pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori SDM kesehatan

pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan.

Adapun langkah-langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan

beban kerja meliputi 5 langkah, yaitu

1) Menetapkan waktu kerja tersedia

Berikut tabel waktu kerja tersedia di Rumah Sakit Islam Unisma

Malang.

Tabel 2.3.

Waktu Kerja Tersedia di Penyimpanan DRM Rumah Sakit Islam

UNISMA Malang

KODE Kegiatan Keterangan

A Hari Kerja 313 hari per tahun
B Cuti Tahunan 12 hari per tahun
C Pendidikan dan latihan 2 hari per tahun
D Hari Libur 18 hari per tahun
Ketidak hadiran kerja
E 6 hari /tahun
Sakit atau Izin
F Waktu Kerja 7 jam per/hari
Hari kerja tersedia 275 hari per tahun
Waktu kerja tersedia 1925 jam per tahun
115.500 menit per tahun
6.930.000 detik per tahun
Uraian perhitungannya adalah sebagai berikut:

Hari kerja tersedia = A (B+C+D+E)

=313 (12+2+18+6)

= 313 38

= 275 hari

Jadi hari kerja tersedia untuk petugas di bagian filing di Rumah Sakit

Islam Unisma Malang adalah 275 hari dalam 1 tahun.

Waktu kerja tersedia = (A (B+C+D+E) )x F

= 313-(12+2+18+6) x 7

= (313-38) x 7

= 275 x 7

= 1.925 jam/ 115.500 menit per tahun

Jadi waktu kerja yang tersedia untuk petugas di bagian

penyimpanan di Rumah Sakit Islam Unisma Malang adalah 1.925

jam/tahun, atau 115.500 menit/tahun.

2) Menetapkan Unit Kerja dan ketegori SDM

Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah

diperolehnya unit kerja pelayanan dan kategori SDM yang bertanggung

jawab dan menyelenggarakan kegiatan palayanan kesehatan

khususnya di bagian penyimpanan.

Ketegori unit kerja : Bagian penyimpanan

Kategori SDM : Petugas bagian penyimpanan

3) Menyusun standar beban kerja

Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1

tahun per katagori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan

pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikannya (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang

dimiliki oleh masing-masing kategori SDM.

Berikut tabel perhitungan kegiatan pokok dan rata-rata waktu kerja

di bagian penyimpanan (filling) di Rumah Sakit Islam Unisma Malang.

Tabel 2.4.

Kegiatan Pokok dan Rata-rata waktu kerja di bagian Penyimpanan

Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

No Kegiatan pokok Waktu per

detik
Kegiatan Pokok Petugas filing untuk DRM yang baru
1 Menyetempel tanggal dan stempel poli DRM baru 30
2 Mengantar DRM ke poliklinik/praktek dokter 120
TOTAL 150/2,5
Kegiatan Pokok Petugas Filling untuk DRM lama
1 Menerima Tracer dari bagian pendaftaran 30
2 Mengambil DRM untuk pelayanan 90

poliklinik/praktek dokter di rak penyimpanan

3 Menyetempel tanggal dan stempel poli DRM 30
4 Mengantar DRM ke poliklinik/praktek dokter 120
TOTAL 270/4,5

Tabel 2.5

Kegiatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis

No Kegiatan Waktu per

detik
1 Menerima pengembaian DRM dari pengolahan 30

data DRM
2 Mencatat pengembalian DRM di buku ekspedisi 30
3 Mengurutkan DRM menurut nomor urut RM 30
4 Memasukkan DRM ke dalam rak penyimpanan 60
TOTAL 150/2,5

Total rata-rata waktu kegiatan pokok adalah 9,5 menit

 waktukerjatersediaperta h un
Standar beban kerja = reratawaktuperkegiatanpokok

115.500 '
= 9,5 '

= 12.157

Jadi standar beban kerja petugas filling di Rumah Sakit Islam

UNISMA Malang adalah 12.157 per tahun.

4) Menyusun Standar Kelonggaran

Standar kelonggaran adalah jenis kegiatan dan kebutuhan waktu

untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung dengan

pelayanan pada pasien.

Tabel 2.6
Waktu Kelonggaran di Rumah Sakit Islam Unisma Malang

No Faktor kelonggaran Rata-rata waktu jumlah

1 ISOMA 30/hari 8250/tahun

2 Mengikuti rapat 60/bulan 720/tahun

Total 8970/tahun

rerata waktu faktor kelonggaran

Standar kelonggaran = waktu kerjatersedia per tahun
8970 '
= 115.500 '
= 0,077
 Jadi standar kelonggaran petugas filling di Rumah Sakit Islam

UNISMA Malang adalah 0,077 tenaga.

5) Perhitungan kebutuhan SDM
Perhitungan kebutuhan SDM tujuannya adalah diperolehnya jumlah

dan jenis/kategori SDM sesuai dengan beban kerja selama 1 tahun.

Tabel 2.7
Jumlah Kunjungan Pasien di Rumah Sakit Islam UNISMA Malang

Rata-rata Pasien
No. Shif
pasien perhari pertahun

1 Pagi 68 18.700

2 Siang 91 25.025

kuantitaskegiatan pokok
Kebutuhan SDM = standar beban kerja + standar kelonggran

Tabel 2.8

Perhitungan Kebutuhan SDM Per Shift di Rumah Sakit Islam

UNISMA Malang

No Pembulata

. Shift X Y Z O n

1 Pagi 18.700 0,077 12.177 1,53 2

2 Siang 25.025 0,077 12.177 2,05 2

 Total 4 orang

Keterangan :

X : Kuantitas kegiatan pokok

Y : Standar Kelonggaran

Z : Standar beban kerja

O : Kebutuhan SDM

Dari hasil perhitungan di atas, telah di peroleh hasil tenaga rekam

medis bagian penyimpanan (filling) yang di butuhkan sebanyak 2 orang

per shift. Pada kenyataannya tiap shift tenaga rekam medis bagian

penyimpanan (filling) di Rumah Sakit Islam Unisma yang ada tidak

demikian, jumlah tenaga tenaga rekam medis di bagian penyimpanan

( filling) sekarang berjumlah 3 orang yang terbagi shift pagi 1 orang dan

shift sore 2 orang. Untuk itu perlu adanya penambahan petugas bagian

penyimpanan.

2. Tempat penyimpanan dokumen rekam medis harus diganti, sehingga pada saat

pengambilan dokumen rekam medis menjadi lebih mudah dan dokumen

rekam medis tidak sobek

3. Sebaiknya segera dilakukan pemusnahan bekas rekam medis inaktif yang sudah

lebih dari 2 tahun, agar rakdokumen rekam medisinaktif dapat diisi

dengan dokumen rekam medis yang baru di retensi.

4. Petugas penyimpanan harus lebih teliti lagi pada saat menyimpan dokumen rekam

medis, sehingga tidak terjadi salah letak lagi.