JABATAN PERNIAGAAN

KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG

71600 JELEBU
NEGERI SEMBILAN

KERTAS PENERANGAN 2
PROGRAM

KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN

KOD MODUL

BKP 701

TAJUK MODUL

ADMINISTRATIVE STAFF DEVELOPMENT MANAGEMENT

TAHAP

2 SEMESTER 3

KREDIT UNIT

4.0

JAM PERTEMUAN

6.0 HOURS / WEEK

KOMPETENSI

COORDINATE JOB TRAINING

1

LEARNING STANDARD
/STANDARD
PEMBELAJARAN

Prepare training need analysis, performance gap and area of

improvement
2 Plan training delivery mode (in-house, industrial exposure,
case study)
3 Prepare training objectives, training schedule, and list of
trainers & participants
4 Prepare and Coordinate training module, and training facilities
5 Assess training feedback and staff performance (after
attending training

NO KOD

BKP 701 / C-02

Muka : 1 Drp : 10

NAMA CALON:
No. Kad Pengenalan
No. Angka Giliran

TAJUK / :
TUJUAN /:
PURPOSE

COORDINATE JOB TRAINING

Membangunkan tenaga kerja yang kompeten selaras dengan penerangan SOP
dan kerja di Syarikat.

NO KOD / CODE NO.

1.0

BKP 701-KP-(2/6)

Muka:

2 Drp: 14

LATIHAN
1.1

Definisi
Menurut Oxford Advance Learners Dictionary (2003), latihan adalah proses
pembelajaran kemahiran-kemahiran yang diperlukan oleh seseorang untuk
melaksanakan tugasnya.
Menurut Rozhan (2002), latihan adalah segala usaha yang dilakukan oleh
organisasi untuk meningkatkan kemampuan seseorang untuk melaksanakan
tugasnya atau memainkan peranan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

1.2

Pengenalan
Latihan merupakan satu proses pembelajaran yang sistematik dan terancangn
untuk para perkerja dalam sesebuah organisasi.
Latihan mempunyai prosedur-prosedur pelaksanaan tersendiri yang bertujuan
untuk mengurangkan jurang prestasi kerja semasa dengan prestasi kerja yang
diharapkan oleh organisasi.
Latihan bertujuan mempertingkatkan dan menambah nilai pengetahuan,
memantapkan kemahiran kerja dan mengubah sikap (KSA- knowledge, skills and
attitude) yang diperlukan oleh pekerja.
Latihan kebiasaana berorientasikan keperluan dan kepentingan jangka pendek
atau kesan atau perubahan diharapkan akan berlaku sejurus selepas seseorang
pekerja tamat mengikuti satu-satu program latihan.)

1.3

Faedah latihan
Faedah-faedah utama latihan adalah seperti berikut:
(a) Meningkatkan produktiviti pekerja
(b) Meningkatkan kepuasan bekerja
(c) Memastikan pekerja sentiasa mengikut peredaran zaman
(d) Membantu mendorong pekerja.

1.4

Faktor Keperluan Latihan Kerja

Berikut merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi keperluan latihan kerja:
(a) Persaingan di pasaran.
(b) Perubahan yang pantas dan berterusan.
(c) Masalah pemindahan teknologi.
(d) Demografi yang berubah-ubah.
(e) Penilaian prestasi pekerja
(f) Analisis keperluan pekerjaan
(g) Analisis organisasi

NO KOD / CODE NO.

BKP 701-KP-(2/6)

(h) Pandangan pekerja.

Muka:

3 Drp: 14

NO KOD / CODE NO.

2.0

BKP 701-KP-(2/6)

Muka:

4 Drp: 14

PENDEKATAN SISTEMATIK BAGI MENGELOLAKAN PROGRAM LATIHAN

Latihan merupakan bidang pelaburan kewangan yang utama bagi majikan. Oleh itu,
sebagaimana pelaburan yang lain, pulangan yang berpatutan amat diharapkan.
Pendekatan sistematik merupakan cara terbaik bagi memastikan keefektifan latihan.
Berikut merupakan langkah-langkah dalam mengelolakan program latihan:
LANGKAH
LANGKAH 1
1

MENGENALPASTI KEPERLUAN LATIHAN

LANGKAH
LANGKAH 2
2

MENENTUKAN OBJEKTIF LATIHAN

LANGKAH
LANGKAH 3
3

MEREKA BENTUK PROGRAM LATIHAN

LANGKAH
LANGKAH 4
4

MELAKSANAKAN PROGRAM LATIHAN

LANGKAH
LANGKAH 5
5

MENILAI PROGRAM LATIHAN

2.1

MENGENALPASTI KEPERLUAN LATIHAN

Sebelum langkah diambil untuk mengelolakan sesebuah program latihan, analisis
keperluan perlu dilakukan. Dua soalan penting ini perlu dijawab iaitu:
(a) Siapakah yang memelukan latihan?
(b) Apakah kekurangan individu tersebut secara khusus sehingga ia
memerlukan latihan?
2.1.1

Siapakah yang memerlukan latihan?

Bagi menjawab soalan di atas, pegawai yang mengendalikan program
latihan perlu berhubung rapat dengan ketua-ketua jabatan. Oleh itu,
program latihan diperlukan dalam situasi berikut:
(a) Pekerja-pekerja secara
mengalami
kesulitan
dipertanggungjawabkan

individu
untuk

tidak berpuas hati kerana

menjalankan
kerja
yang

(b) Pekerja yang baru diambil

(c) Teknologi dan prosedur baru diperkenalkan
(d) Pekerja yang dipindahkan atau naik pangkat

NO KOD / CODE NO.

BKP 701-KP-(2/6)

Muka:

(e) Pekerja yang berprestasi tidak memuaskan.

5 Drp: 14

NO KOD / CODE NO.

BKP 701-KP-(2/6)

2.1.2

Muka:

6 Drp: 14

Apakah kekurangan pekerja atau kumpulan pekerja?

Analisis keperluan latihan perlu dilaksanakan bagi mengenalpasti faktor
program latihan ini perlu dijalankan, di antara langkahnya iaitu:

2.2

i.

Mengenalpasti masalah prestasi

ii.

Menentukan keseriusan masalah yang memerlukan sesuatu

tindakan diambil

iii.

Mengenal pasti punca masalah

iv.

Mengemukakan alternatif penyelesaian masalah

v.

Memilih alternatif terbaik dan melaksanakan alternatif.

MENETAPKAN OBJEKTIF LATIHAN

Tujuan am latihan adalah untuk memperbaiki kemahiran dan prestasi para pekerja
di tempat kerja. Bagi setiap program latihan perlulah mempunyai objektif yang
jelas dan khusus.
Objektif yang unggul perlulah terdiri daripada tiga aspek penting berikut:
(a) Kelakuan terminal
(b) Piawai-piawai yang ingin dicapai
(c) Syarat-syarat prestasi

2.2.1

Kelakuan terminal
Kelakuan terminal merupakan keperluan minimum yang mutlak bagi
objektif latihan. Pelatih mesti dapat menyatakan atau memberitahu dengan
jelas apa yang boleh dilakukan setelah selesai menjalani program latihan.
Selalunya kelakuan terminal dinyatakan dengan ayat seperti ini:
Pada akhir program ini, pelatih dapat........
Sila gunakan perkataan yang boleh diukur atau senang diperhatikan
seperti kenalpasti, senaraikan dan tunjuk ajar dalam objektif program
latihan.

2.2.2

Piawai-piawai yang ingin dicapai

Pelatih mesti diberitahu dengan jelas tentang piawai yang ingin dicapai
daripada program latihan tersebut. Ia amat penting. Tanpa piawaian ini
langkah untuk membuat penilaian semula akan menjadi mustahil. Piawaian
yang ditetapkan akan dapat menunjukkan kuantiti kerja yang perlu
diselesaikan dalam masa yang ditetapkan atau tahap prestasi pekerja atau
kedua-duanya sekali.

NO KOD / CODE NO.

2.2.3

BKP 701-KP-(2/6)

Muka:

7 Drp: 14

Syarat-syarat prestasi
Beberapa patah perkataan mengenai syarat-syarat prestasi boleh
dimasukan dalam bahagian objektif latihan.

2.2

MEREKA BENTUK PROGRAM LATIHAN

Mengelola sebuah prgram latihan yang efektif, memerlukan banyak masa dan
buah fikiran yang perlu digunakan untuk mereka bentuk program latihan tersebut.
Berikut merupakan faktor-faktor yang perlu diberi perhatian semasa mereka
bentuk program latihan:
PSIKOLOGI PEMBELAJARAN

FASILITATOR

PROGRAM LATIHAN

JUMLAH PESERTA

2.2.1

BELANJAWAN

KAEDAH LATIHAN

Menentukan lokasi latihan

Latihan boleh dijalankan di tempat kerja atau di luar tempat kerja. Latihan
di tempat kerja adalah latihan yang akan dijalankan di tempat pekerja
melakukan kerjanya (stesen kerja).
Kebanyakkan organisasi memberikan tugas mengadakan latihan ini
kepada pegawai kanan yang berpengalaman. Pengajar mestilah mahir
dengan teknik-teknik pengajaran kerja seperti berikut:

TEMP

NO KOD / CODE NO.

BKP 701-KP-(2/6)

Muka:

8 Drp: 14

MEMBAHAGIKAN KERJA KEPADA KOMPONEN-KOMPONEN

YANG BERASINGAN

MEMBERIKAN
MEMBERIKAN ULASAN
ULASAN MENYELURUH
MENYELURUH MENGENAI
MENGENAI KERJA
KERJA

MENDEMONSTRASIKAN SEBAHAGIAN DARIPADA KERJA

KEPADA PELATIH

MEMINTA
SEMULA
MEMINTA PELATIH
PELATIH MENDEMONSTRASIKAN
MENDEMONSTRASIKAN SEMULA
KERJA YANG TELAH DIAJAR

MEMBETULKAN KESILAPAN YANG DILAKUKAN

MEMBERIKAN MASA KEPADA PELATIH UNTUK BERLATIH

Latihan di luar tempat kerja ialah latihan yang dijalankan oleh pihak luar
untuk organisasi dan biasanya diadakan di tempat-tempat yang tidak
dimiliki atau dikawal oleh organisasi tersebut. Kebiasannya satu atau dua
individu yang dihantar oleh organisasi untuk menghadiri kursus. Kursus
diluar organisasi ada kalanya mengambil masa satu hingga tiga hari.
Faedah latihan dijalankan di luar adalah membolehkan para pekerja
berhubung dengan individu lain dalam industri yang boleh membantu
organisasi di masa hadapan.
2.2.2

Kaedah Latihan
Pemilihan kaedah latihan bergantung kepada faktor berikut:
(a) Belanjawan yang sesuai
Organisasi yang kecil mempunyai peruntukkan yang terhad harus
bersikap realistik.
(b) Kemahiran pengajar
Kebolehan menggunakan kaedah-kaedah latihan yang berlainan
berbeza antara seorang individu dengan individu yang lain.
(c) Objektif program latihan
Kaedah latihan mestilah dapat memenuhi kehendak objektif khusus
program latihan.
(d) Pelatih sasaran
Sekumulan pekerja mungkin lebih mengemari kaedah latihan
tertentu berbanding dengan kaedah latihan yang lain, bergantung
kepada pengalaman mereka yang lalu dan harapan atau jangkaan
mereka.
(e) Prinsip pembelajaran

NO KOD / CODE NO.

BKP 701-KP-(2/6)

Muka:

9 Drp: 14

Prinsip pembelajaran yang betul menentukan kejayaan atau

kegagalan sesebuah program latihan itu.
Prinsip pembelajaran
i.

Pelajar mesti mahu belajar

Setiap individu boleh diarahkan untuk mengikuti program
latihan, tetapi tidak boleh dipaksa untuk menerima
pengetahuan yang diberi. Penerangan yang jelas mengenai
tujuan dan objektif program latihan perlu dinyatakan kepada
pelatih kerana ini akan membantu mendorong dan
meningkatkan minat mereka mengikuti latihan.

NO KOD / CODE NO.

BKP 701-KP-(2/6)
ii.

Muka:

10 Drp: 14

Pembelajaran Aktif atau Pasif

Jurulatih harus memastikan pelatih-pelatih program terlibat
dengan aktif dalam proses pembelajaran. Jika objektif
program latihan adalah untuk mewujudkan atau
mengembangkan kemahiran pelatih, pembelajaran secara
aktif amat penting.
Pembelajaran
pasif
melibatkan
penerimaan
atau
penyerapan pengetahuan atau bahan pengajaran secara
bulat-bulat. Syarahan atau penerangan merupakan salah
satu kaedah pembelajaran pasif.

iii.

Maklum balas atau Pengetahuan tentang hasil.

Pelatih-pelatih perlu diberi maklumbalas dari masa ke
semasa bagi memastikan mereka memahamai bahan-bahan
yang dipelajari dengan betul dan tepat. Semakin banyak
maklum balas diberi semakin cepat pelatih boleh mengambil
langkah-langkah yang wajar untuk mempertingkatkan
prestasinya.

2.2.3

Kaedah Latihan Yang Sesuai

Terdapat banyak kaedah latihan yang boleh digunakan dalam
sesuatu program latihan. Jadual dibawah menyenaraikan kaedah
tersebut dan mengkaji setiap kaedah dari segi kos relatif,
kesesuaian penggunaan, tingkat pembelajaran aktif dan peranan
setiap kaedah dalam mengubah sikap, penyampaikan pengetahuan
dan menguasai kemahiran.

Kaedah latihan

Kos

Peserta

Penyertaan

Tujuan

Syarahan
Main peranan
Pusingan kerja
Pengajaran
dengan
bantuan
komputer
Latihan in-tray
Kajian kes dan perbincangan
Tugasan khas
Simulasi
Latihan arahan kerja

R
R
R

K
K
I

P
A
A

Pn
S/Kn
Kn/Pn

Pn

P
R
R
T
R

I
K
I
I
I

A
A
A
A
A

Kn
Kn
Kn
Kn
Kn

Petunjuk:
R:Rendah
P: Pertengahan
T: Tinggi

K: Kumpulan
I: Individu

A: Aktif
P: Pasif

S: Sikap
Pn: Pengetahuan
Kn: Kemahiran

NO KOD / CODE NO.

2.3

BKP 701-KP-(2/6)

Muka:

11 Drp: 14

MELAKSANAKAN PROGRAM LATIHAN

Pengendali program perlu menempah peralatan dan kemudahan pengajaran,
memaklumkan pelatih tentang jadual program latihan dan menyedia serta
mencetak bahan-bahan pengajaran kursus untuk diagih-agihkan pada masa yang
sesuai.
Dalam melaksanakan program latihan, satu senarai semakan yang menggariskan
perkara-perkara yang perlu dilakukan boleh disediakan. Ini bagi memudahkan
pegawai mengantikan tempat menguruskan prgram sekiranya pengendali tidak
hadir atau tidak sihat.
Berikut merupakan contoh senarai semakan program latihan:
SENARAI SEMAKAN PROGRAM LATIHAN
Arahan:
Sebelum memulakan apa-apa jenis kursus atau program latihan, periksa
senarai berikut dan tandakan perkara-perkara yang telah selesai dibuat.
Bi
l
1

Sudahkah bilik atau tempat latihan ditempah?

Sudahkah persiapan makanan dibuat?

Sudahkah penginapan bagi pengajar dan pelatih dibuat?

Sudahkah peserta dimaklumkan?

7
8

Item

Sudahkah peralatan pandang dengar disediakan dan

diperiksa?
Pen, marker dan papan carta selak
Projektor LCD dan layar putih
Nota kursus
Sudahkah bahan kursus untuk pelatih disediakan?
Fail
Kertas dan pen
Lencana nama
Borang soal selidik
Sudahkah bahan panduan bagi pengajar disediakan?
Sudahkah bilik latihan diperiksa?
Tempat duduk
Soket elektrik
Pembesar suara

Tandaka
n

NO KOD / CODE NO.

BKP 701-KP-(2/6)

Muka:

12 Drp: 14

Pada tahap pelaksanaan ini, pihak yang memikul tanggungjawab utama ialah
jurulatih

dan

jawatankuasa

pelaksana

program.

Merekalah

yang

akan

memastikan:
(a) Program berjalan sebagaimana yang telah diatur
(b) Kemudahan penginapan, makanan dan lain-lain bagi para pelatih
(jika ada)
(c) Kandungan latihan dapat disampaikan dengan baik
(d) Wujud aliran training transfer yang

baik dari jurulatih kepada

pelatih
(e) Penilaian terhadap keberkesanan latihan dibuat.

2.4

MENILAI PROGRAM LATIHAN

Program latihan yang telah dilaksanakan sebenarnya tidak diketahui sejauh mana
tahap keberkesanannya jika hanya melihat setiap wajah peserta menunjukkan
senyuman apabila tamat program latihan mereka. Atau melihat kepada sematamata kepuasan hati peserta latihan terhadap tempat latihan, makanan, dan lainlain kemudahan latihan. Keberkesanan latihan perlu diukur melalui aspek-aspek
spesifik dari pelbagai dimensi dalam program latihan.
Menurut Goldstein (dalam Ibrahim, 1996) penilaian program latihan adalah
pengumpulan secara bersistematik segala maklumat sama ada berbentuk
deskriptif ataupun berbentuk pertimbangan (judgemental) yang diperlukan untuk
membuat keputusan-keputusan mengenai latihan yang berkesan yang berkaitan
dengan pemilihan, pemakaian, nilai dan juga pengubahsuaian pelbagai aktiviti
pengajaran.
Ibrahim Mamat (1996) pula merumuskan takrifan-takrifan penilaian sebagai:
(a) Satu proses untuk menaksir nilai sesuatu
(b) Penentuan sejauh manakah objektif latihan yang dikehendaki telah dicapai
(c) Proses mendapat dan mengumpulkan maklumat berguna untuk dijadikan
pilihan tertentu bagi membuat keputusan
(d) Satu proses perbandingan antara bukti yang sah dengan kriteria atau
piawai yang telah ditetapkan

NO KOD / CODE NO.

BKP 701-KP-(2/6)

Muka:

13 Drp: 14

Menurut Ibrahim (1996), tujuan penilaian dibuat ialah untuk:

(a) memperbaiki reka bentuk program latihan
(b) mengetahui tahap pencapaian objektif latihan
(c) memperbaiki cara dan gaya pelaksanaan program latihan
(d) mempertingkatkan penggunaan ilmu dan kemahiran yang dipelajari oleh
pelatih apabila kembali ke tempat kerja
(e) untuk membuat tindakan susulan dan mengetahui masalah yang dihadapi
oleh bekas pelatih di tempat kerja
(f) membantu organisasi membuat keputusan tentang program latihan.
Terdapat banyak faedah melaksanakan penilaian program latihan. Zenger dan
Hargis (dalam Cascio, 1995) menyatakan bahawa terdapat empat sebab mengapa
organisasi perlu menjalankan penilaian latihan:
(a) Latihan dikatakan hanya berfungsi atau relevan apabila ia dinilai
(b) Sekiranya staf pembangunan sumber manusia tidak dapat menonjolkan
sumbangan mereka kepada organisasi, maka kemungkinan besar
pembiayaan program-program mereka akan dikurangkan terutamanya
apabila organisasi menghadapi masalah
(c) Penilaian boleh meningkatkan kredibiliti sesuatu program
(d) Pegawai-pegawai

kanan

organisasi

sering

memerlukan

maklumat

mengenai faedah-faedah atau hasil-hasil positif program latihan sumber

manusia ini.
Untuk itu, ramai para sarjana yang menggagaskan model-model penilaian yang
sangat berguna dalam menjelaskan kriteria penilaian program latihan yang
mantap. Contohnya model penilaian yang digagaskan oleh Kirkpatrick (Ibrahim,
1996). Model penilaian ini terdiri daripada empat peringkat, sebagai mana berikut:
(a) Penilaian Reaksi apa yang dirasakan oleh peserta terhadap program
latihan yang dilaluinya sama ada berguna pada dirinya atau tidak.
(b) Penilaian Pembelajaran melihat pada persoalan adakah peserta
belajar, seperti mana yang ingin dicapai di dalam objektif program
pembangunan sumber manusia

NO KOD / CODE NO.

BKP 701-KP-(2/6)

Muka:

14 Drp: 14

(c) Penilaian Perlakuan (dalam pekerjaan) Ia melibatkan persoalanpersoalan seperti Apakah input yang dipelajari digunakan di tempat kerja
atau berlakukah pemindahan latihan?
(d) Penilaian Output / Hasil Kesan program latihan yang ditunjukkan pelatih
selepas mengikuti latihan dan sumbangannya kepada pihak organisasi.

RUJUKAN

____________. 2003. Oxford Advanced Learners Dictionary. Oxford: Oxford

University Press.
Maimunah Aminuddin. 2003. Asas Pengurusan Sumber Manusia. Selangor: Penerbit Fajar Bakti
Sdn. Bhd.
Goetsch, D.L. 2002. Effective Supervision: A Guidebook For Supervisors, Team
Leaders, And Work Coaches. New Jersey: Prentice Hall International Inc.
Ibrahim Mamat. 1996. Reka Bentuk Dan Pengurusan Latihan : Konsep Dan
Amalan. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Rozhan Othman. 2002. Pengurusan Personel Dan Perancangan Guna Tenaga.
Selangor: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Cascio, W.F. 1995. Pengurusan Sumber Manusia: Produktiviti, Kehidupan Kerja
Berkualiti, Keuntungan. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.