Cycle de vie (document)

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Le cycle de vie d'un document (Records life-cycle en anglais) est un concept qui analyse les étapes menant de la création d'un document à sa destination finale : conservation mémorielle ou destruction. On considère dès lors trois étapes dans ce cycle de vie : l'élaboration et la production du document, son utilisation ou maintenance, sa conservation ou mise à disposition. Les étapes de ce cycle diffèrent un peu selon que l’on se place du point de vue de la gestion des documents (Records management en anglais) ou de l’archivage définitif. Depuis l’introduction des documents numériques, les technologies ont parfois bousculé l’ordonnancement classique de ces étapes.

Le cycle de vie du document selon le records management

« Le cycle de vie d’un document engageant est organisé autour de deux événements majeurs qui modifient son statut ou sa valeur : la validation qui lui donne son plein effet engageant et l’événement qui déclenche le calcul de la date de fin de conservation.

• Avec sa validation comme document engageant (record creation), suivie de sa diffusion, le document émis ou reçu est figé et peut (doit) dès lors être mis en sécurité dans un système qui assurera sa conservation intègre et sa mise à disposition.
• L’événement déclencheur du sort final (fin de validité, résiliation, fin d’un laps de temps prédéterminé, décision du responsable du contenu) permet de calculer la date de destruction ou de transfert aux archives historiques. »

« Avant sa validation, le document passe souvent par plusieurs états qui sont autant de documents papier ou de fichiers numériques qu’il convient de gérer au regard de ce que doit être le document finalisé : règles de nommage, versionnage, contrôle de la diffusion. D’autres événements viennent ponctuer la vie du document archivé : les consultations qui peuvent générer des copies de ce document, les changements de localisation (en fonction de la fréquence d’utilisation et des coûts de stockage ou d’accès), les migrations technologiques ou les restaurations après détérioration des données. Certains événements extérieurs peuvent conduire à modifier le cycle de vie du document archivé, par exemple : la valeur du document est requalifiée par suite d’un contentieux ; le support original est détruit malencontreusement et est remplacé par une copie qui devient copie de substitution. » Source : Marie-Anne Chabin, Nouveau glossaire de l’archivage, février 2010 ([1])

Ainsi du point de vue du records management les étapes du cycle sont résumées comme suit : 1/ Création (ou capture) du document 2/ Validation du document (avec plusieurs itérations possibles) 3/ Utilisation (diffusion/publication) 4/ Fin de l’usage courant 5/ Echéance légale ou institutionnelle (déterminée par une durée d’utilité administrative)

Les étapes sont ici déterminées par des dates butoirs qui, en principe, déterminent une action de traitement des documents ayant changés de statut.

Le cycle de vie du document selon les principes archivistiques

Le cycle de vie du document selon la théorie archivistique repose sur la théorie des trois ages, exposée par Theodore Schellenberg en 1956 et défendue ultérieurement en France par Yves Pérotin.

Cette théorie distingue ainsi :

1. Les archives courantes,

qui couvre la période entre la création du document et la fin de son usage courant

1. Les archives intermédiaires,

qui couvre la période entre la fin de l’usage courant et l’échéance légale de conservation

1. Les archives définitives,

qui, après l’application d’une règle de sort final, et la destruction des documents sans valeur historique, recouvre la conservation définitive des documents dans des dépôts d’archives adéquats.

Dans ce séquençage :

• les archives courantes couvrent les étapes 1 à 3 du records management
• les archives intermédiaires couvrent la période entre les étapes 4 et 5 du records management
• les archives définitives la conservation après l’étape 5 du records management

Ces divergences apparentes sont parfaitement illustrées par les deux schémas ci-dessous, le premier illustrant les étapes logiques (records management) et les étapes chonologiques (archivistique), le deuxième illustrant les différences de conception entre le monde francophone et le monde anglo-saxon (selon Chabin).

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  Cycle de vie du document
• 
  Cycle de vie document-record mac

Du cycle de vie au continuum

Cette contradiction entre les différents modèles du cycle de vie a alimenté une longue controverse entre les fonctions du records management et celle de l’archivistique dans les milieux nord-américains concernés. Cela a mené à la notion de records continuum, défendu pour la première fois dans un article de Jay Atherton paru en 1986 dans la revue Archivaria sous le titre « From Life Cycle to Continuum: Some Thoughts on the Records Management – Archives Relationship » (Du cycle de vie au continuum : quelques réflexions sur la relation entre le records management et les archives).

Impact du numérique sur le cycle de vie

Indépendamment des conflits conceptuels que la notion de cycle de vie a engendré entre records managers et archivistes, la transformation progressive des documents en documents numériques a également mis à mal la séquence « classique » du cycle de vie. De manière générale, la dématérialisation des documents implique la disparition de fait de l’étape des archives intermédiaires et par conséquent la nécessité d’attribuer un sort final dès la création du document numérique. Par ailleurs, il complexifie largement les différents états du document durant sa période active. Ainsi les différentes phases peuvent se décliner en sous-phases, qui peuvent par ailleurs exister en parallèle, comme par exemple :

Capture/création : Capture/création de papier, de courriel, de fichiers graphiques, de base de données, etc.

Révision/validation : Projet, révision, révision en groupe, validation, version finale, version révisée, etc.

Publication/diffusion : Publication papier, diffusion par web, courriel, supports électroniques, etc.

Stockage/Conservation : Stockage en ligne, near-ligne, hors-ligne, archivage dans un SAE, etc.

Les nouvelles méthodes ont du prendre place dans le cadre préétabli ce qui a induit un nouveau séquençage que l’on peut résumer comme suit :

• La Gestion Electronique des Documents (GED) prend place dès la création du document et disparaît dans l’archivage intermédiaire, recouvrant approximativement la zone gérée par le records management
• Le Système d’Archivage Electronique (SAE), selon la norme ISO 15489, existe potentiellement depuis la validation du document jusqu’au sort final.

L'impact des documents numériques sur le cycle de vie fait l'objet de nombreux débats dont l'issue est encore loin d'être définitive .

Voir aussi

• Editique
• Gestion électronique des documents (GED)
• Gestion Electronique d'Informations et de Documents de l'Entreprise (GEIDE)
• Gestion des documents d'archives (ou records management)