Formation Excel

1-Définition:
Excel est un logiciel de la suite bureautique Office de Microsoft et permet la création de
tableaux, de calculs automatisés, de plannings, de graphiques et de bases de données.
On appelle ce genre de logiciel un "tableur".

2-Les différentes versions de Microsoft office :

 MS Office 97/98
 MS Office 2000
 MS Office 2003
 MS Office 2007
 MS Office 2010
 MS Office 2013
 MS Office 2016
 MS Office 2019
 3-Créer une formule simple dans Excel
Vous pouvez créer une formule simple pour ajouter, soustraire, multiplier ou diviser des valeurs dans
votre feuille de calcul. Les formules simples commencent toujours par un signe égal (=), suivi de
constantes qui sont des valeurs numériques et des opérateurs de calcul tels que les signes (+), moins
(-), astérisque(*) ou barre oblique (/).
Prenons l’exemple d’une formule simple.
1.Dans la feuille de calcul, cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez entrer la formule.
2.Tapez le signe égal (= ), suivi des constantes et opérateurs (jusqu’à 8 192 caractères) que vous
souhaitez utiliser dans le calcul.
3.Dans notre exemple, tapez =1+1.
Appuyez sur Entrée (Windows) ou Retour (Mac).
Examinons une autre variante d’une formule simple. Tapez =5+2*3 dans une autre cellule, puis appuyez sur
Entrée ou Retour. Excel multiplie les deux derniers nombres et ajoute le premier nombre au résultat.
 4- Utiliser Somme automatique
Vous pouvez utiliser somme automatique pour additionner rapidement
une colonne, une ligne ou des nombres. Sélectionnez une cellule à côté
des nombres que vous voulez additionner, cliquez sur Somme
automatique sous l’onglet Accueil, appuyez sur Entrée (Windows) ou
Retour (Mac), et voilà !

Lorsque vous cliquez sur Somme automatique, Excel entre automatiquement une

formule (qui utilise la fonction SOMME) pour additionner les nombres.
4- Utiliser Somme automatique
Voici un exemple. Pour additionner les chiffres de janvier dans ce budget de
loisirs, sélectionnez la cellule B7, qui est la cellule immédiatement en dessous de
la colonne de nombres. Ensuite, cliquez sur Somme automatique. Une formule
apparaît dans la cellule B7 et Excel met en surbrillance les cellules dont vous
calculez le total.
4- Utiliser Somme automatique
Appuyez sur Entrée pour afficher le résultat (95,94) dans la cellule B7. Vous pouvez
également afficher la formule dans la barre de formule en haut de la fenêtre Excel.
 5-Comment créer un graphique sur Excel ?

Excel propose de nombreux modèles de graphiques prédéfinis utiles pour « faire parler » des jeux de
données. Ses puissantes fonctionnalités vous permettent de créer en un instant différents types de
graphiques, composés d'une ou de plusieurs séries de données, puis de les personnaliser en fonction de
vos besoins pour vos présentations.
5.1-Créer un graphique Excel en 5 étapes
•Ouvrir le document Excel
•Sélectionner les données concernées
•Choisir le type de graphique
•Personnaliser le graphique
•Modifier le type de graphique
 5.2-Ouvrir le document Excel
Pour commencer, ouvrez le fichier Excel contenant les données que vous souhaitez
illustrer par des graphiques. Dans cet exemple, un propriétaire de restaurant désire
présenter à ses employés le bilan d'activité 2019 de l'établissement afin de les
sensibiliser à certaines réalités, et ce de la manière la plus éloquente possible. Son
tableau de données se présente comme suit :
Une analyse rapide des chiffres montre que l'activité est fortement impactée par un phénomène de
saisonnalité, avec un haut niveau de chiffre d'affaires sur les mois d'été, et à l'inverse très peu de
fréquentation sur le reste de l'année. Par ailleurs, le taux de marge semble se tasser nettement sur les mois
où l'activité est la plus faible. C'est justement autour de ces deux aspects que le restaurateur souhaite
articuler sa présentation.
 Sélectionner les données concernées
Une fois votre collection de données ouverte, sélectionnez les colonnes du tableau contenant les données
requises pour votre graphique. Ici, pour illustrer dans un premier temps l'ampleur du phénomène de
saisonnalité, le restaurateur sélectionne les deux premières colonnes de son tableau (sans prendre la
dernière ligne des totaux).
 Choisir le type de graphique
Indiquez ensuite simplement le type de graphique que vous souhaitez créer. Pour cela, dans
l'onglet Insertion, cliquez sur Graphiques recommandés pour faire votre choix dans les suggestions de
graphiques d'Excel, ou ouvrez l'une des listes déroulantes disponibles dans le groupe Graphiques, puis
sélectionnez le modèle de graphique voulu.

Dans cet exemple, le restaurateur déroule la liste Insérer un graphique en courbes ou en aires et

sélectionne la première option disponible dans les modèles proposés de Courbe 2D.
La courbe obtenue met clairement en lumière la forte saisonnalité de la fréquentation du restaurant.
 Personnaliser le graphique
Une fois votre graphique créé, les icônes situées à droite du graphique vous permettent de le personnaliser de
plusieurs manières :
pour choisir dans la liste proposée les types d'éléments à afficher/masquer dans votre graphique, tels que
les titres des axes ou les étiquettes de données.

Pour modifier le modèle de couleurs ou le style du graphique, cliquez sur  

Pour filtrer les données à afficher dans votre graphique, cliquez sur

Dans cet exemple, le restaurateur choisit d'afficher les étiquettes de données pour que le niveau exact de chiffre
d'affaires par mois soit visible, puis modifie l'apparence du graphique en lui appliquant l'un des styles
prédéfinis.
 Modifier le type de graphique
À noter que vous pouvez à tout moment faire le choix d'un autre modèle en cliquant avec le bouton droit sur
votre graphique et en choisissant Modifier le type de graphique. Dans cet exemple, un graphique de type
histogramme est envisagé en remplacement de la courbe 2D initialement choisie.
 Comment faire un graphique camembert ?

Pour poursuivre sa présentation, le restaurateur désire montrer à ses employés, dans un graphique camembert,
quelle marge brute l'établissement a dégagée par mois sur l'exercice.

Pour créer un graphique camembert, sélectionnez les colonnes contenant les données à utiliser dans votre
graphique, puis dans l'onglet Insertion, déroulez la liste Insérer un graphique en secteurs ou en anneau et
choisissez un modèle de graphique.

Dans cet exemple, le restaurateur sélectionne les colonnes Mois et Marge brute, puis choisit l'option Secteurs
3D.
 Il indique d'afficher les étiquettes de données.

Puis, il modifie le style du graphique pour rester dans l'esprit de son premier graphique.
Le graphique obtenu donne une vision claire de la marge brute dégagée par mois par le restaurant sur l'exercice
passé.
 20 fonctions Excel à connaître absolument

Les fonctions mathématiques et trigonométriques

 La fonction SOMME

La fonction SOMME consiste à faire

l'addition d'un ensemble de données sur une
plage de cellules. Elle se rédige de la façon
suivante : SOMME=(A1;A2;A3). Pour en
faciliter la rédaction, Excel propose de
sélectionner une plage de cellules à ses
extrémités, plutôt qu'en énumérant la totalité
des données qui la composent, comme le
montre l'exemple suivant :
 La fonction SOMME.SI
La fonction SOMME.SI demeure très similaire à la
fonction SOMME, mais en diffère sur un point : le
« .SI » qui en conclut l'intitulé vient prendre en
compte un critère dans l'addition effectuée. Dans
l'exemple ci-dessous, le critère permet de ne faire
l'addition que des ventes journalières inférieures à 45
unités.
Les fonctions logiques
 La fonction SI
La fonction SI pose une condition à respecter.
C'est l'une des formules Excel les plus utilisées
car elle s'applique à de nombreux domaines, et
s'imbrique avec de nombreuses autres formules.
Elle s'écrit de la façon suivante : =SI(test
logique ; Valeur si vrai ; Valeur si faux). La
valeur si faux est optionnelle.
 La fonction ET

La fonction ET permet de regrouper plusieurs

conditions qui doivent être vraies au sein d'une
formule. Dans cet exemple, elle est utilisée en
combinaison avec la formule SI :
La fonction OU
La fonction OU fonctionne similairement à la
fonction ET, mais sans obligation de vérité de
plusieurs conditions. Il suffit qu'une des conditions
soit remplie.
Dans l'exemple ci-dessous, on considère un jour de
vente normal comme étant compris entre 20 et 60.
Toute vente inférieure ou supérieure sera considérée
comme anormale :
La fonction NB

La fonction NB compte les valeurs numériques

dans une plage définie, que ce soit une cellule, une
ligne ou une colonne.
Dans cet exemple, la fonction NB sert à compter le
nombre de jours où chaque salarié travaille. Les
cellules vides sont exclues du compte.
Les fonctions de statistiques
 La fonction NB.SI
La fonction NB.SI se rapproche de SOMME.SI
dans son principe, mais n'a pas le même objectif.
Elle consiste à prendre en compte une plage de
données et à l'étudier par le prisme d'un critère,
comme l'indique le « .SI » qui la compose.
Cependant, elle ne vient que « compter » et non
additionner les valeurs correspondant au critère. En
voici un exemple avec la comptabilisation du
nombre de jours où l'objectif de 45 unités vendues
est atteint :
 La fonction NB.VIDE

Tout comme la fonction NB.SI, la fonction

NB.VIDE vient comptabiliser une quantité de
données selon un critère prédéterminé. Ici, le
critère est imposé à l'utilisateur d'Excel, puisque la
fonction, par essence, compte le nombre de
cellules vides dans la plage. En voici un exemple :
La fonction MOYENNE
La fonction MOYENNE, comme son nom le
suggère, consiste à connaître la moyenne de valeurs
sur une plage de données. Tout comme la fonction
SOMME, son résultat est automatiquement suggéré
en bas à droite de l'interface, aux côtés du nombre
de cellules non vides lorsque la plage est
sélectionnée. Sa méthode de calcul est donc
strictement similaire à SOMME, et en voici un
exemple :
Les fonctions de date et heure
 La fonction ANNEE

Les fonctions de date et d'heure permettent de

connaître et d'isoler rapidement des informations
issues d'une donnée de date pour ensuite l'analyse
grâce à d'autres fonctions. Parmi elles, vous pouvez
notamment retrouver la fonction ANNEE. Elle
fournit pour une cellule l'année correspondante à la
date inscrite. Voici un exemple :
La fonction MOIS

Comme expliqué précédemment, la fonction

MOIS se veut très similaire à ANNEE et
consiste à isoler le numéro du mois dans une
date. Son écriture demeure identique :
=MOIS(A1). Voici un exemple :
La fonction JOUR
Une fois de plus, cette fonction possède une
écriture très basique : =JOUR(A1). Ici, la
fonction vient isoler le numéro du jour issu de
la date analysée. Cela peut s'avérer très pratique
dans une base de données plus conséquente
pour comprendre si une activité connaît des pics
lors d'une période donnée tous les mois. Voici
une application de cette formule :
La fonction NO.SEMAINE
Contrairement aux autres fonctions du genre, la
fonction NO.SEMAINE n'isole pas une donnée
composant une date, mais en tire parti pour en
créer une autre : le numéro de la semaine. Son
principe reste strictement le même en matière
de rédaction : =NO.SEMAINE(A1). Voici un
exemple :
Les fonctions de texte
 La fonction SUBSTITUE
Excel propose de réaliser des remplacements de
portions de texte dans d'autres cellules avec la
fonction SUBSTITUE. Elle se montre très pratique
dans des chaînes de caractères longues où il est
impératif de remplacer une portion par une autre
chaîne de caractères. En prenant en compte le texte
existant, la section à remplacer et la section
remplaçante, voici comment s'applique cette
formule :
 La fonction REMPLACER
La fonction REMPLACER, contrairement aux
apparences, diffère de la fonction SUBSTITUE.
Cette dernière vient remplacer dans une chaîne
de caractères toutes les occurrences d'une même
suite de caractères. REMPLACER se base
plutôt sur une sélection d'emplacement dans la
chaîne de caractères pour remplacer une portion
ou occurrence ciblée. Cela peut s'avérer utile
dans le cas d'un format de code qui n'a pas été
accepté par Excel. En voici un exemple :
La fonction NBCAR

La fonction NBCAR consiste à comptabiliser le

nombre de caractères au sein d'une même chaîne.
Cela s'avère très pratique pour catégoriser des
informations, ou encore, dans le cas du SEO et
d'une liste de balises title, de connaître le nombre
de caractères de chacune d'entre elles. Voici un
exemple :
Les fonctions de recherche et de référence
La fonction RECHERCHE
La fonction RECHERCHE consiste à aller mettre en
parallèle plusieurs plages pour trouver la valeur d'une
cellule liée à une autre. Dans l'exemple suivant,
supposez que le nombre de ventes le plus faible est
connu, mais pas la typologie de facture correspondante
dans une base de données bien plus vaste et difficile à
traiter. Pour cela, la fonction RECHERCHE vient
trouver cette valeur (soit 24), rappeler la liste de
valeurs qu'elle intègre (D2 à D6) et donner une liste de
valeurs parallèles (A2 à A6) pour trouver celle liée aux
24 ventes journalières (11).
La fonction RECHERCHEH

La fonction RECHERCHEH se veut différente de

sa consœur, puisqu'elle se base sur une recherche « 
horizontale », autrement dit en prenant en
considération les lignes du tableur. Dans cet
exemple, la formule vient cibler l'intitulé « Ventes »
et la sélection de la plage D1 à D6 en demandant la
valeur comprise dans la ligne 4 de cette même
plage.
La fonction RECHERCHEV

Enfin, la fonction RECHERCHEV permet

d'isoler un élément et de venir trouver celui qui
lui correspond dans une large plage de données,
sur la base d'une recherche dite « verticale ».
Ici, l'objectif est de connaître les ventes pour la
facture n°7 sur la période du 1er au 5 février
2020.
La fonction vient prendre en compte la valeur 7
en A10 pour la retrouver dans la large sélection
de données A2 à D6, en fournissant la valeur en
colonne 4 correspondante, soit en D. Le FAUX
qui termine la formule permet d'imposer à la
fonction de fournir une valeur exacte, soit 42.
La fonction RECHERCHEX
Microsoft a tenu à simplifier l'utilisation de son
logiciel Excel en fournissant une nouvelle
version des fonctions RECHERCHE : la
fonction RECHERCHEX. Réunissant tous les
avantages de ses comparses, elle simplifie la
sélection de données pour le même résultat, en
épargnant certains calculs accessoires. Voici un
exemple :