ANNEXE F: Project Controls Requirements

Sénégal- Unité de stockage et d’ensachage

ANNEX F – Project Controls Requirements – French – 27-Jun-2019

 INDEX
1.0 OBJET ....................................................................................................................................................................... 3
2.0 RESPONSIBILITIES .................................................................................................................................................. 3
2.1 LE CLIENT ............................................................................................................................................................. 3
2.2 L’ENTREPRISE ..................................................................................................................................................... 3
3.0 PROJECT CONTROLS PLAN .................................................................................................................................. 4
3.1 ORGANISATION ET RESPONSIBILITEES ........................................................................................................... 4
3.2 PROCEDURES ...................................................................................................................................................... 4
3.3 REPORTING .......................................................................................................................................................... 5
3.4 LOGICIELS ............................................................................................................................................................ 5
4.0 INSTRUCTIONS POUR LE RAPPORT MENSUEL DE PROJET ............................................................................. 6
4.1 CONTENU DU RAPPORT MENSUEL D’ETAT DU PROJET ................................................................................ 6
4.2 DIFFUSION ............................................................................................................................................................ 6
5.0 INSTRUCTIONS POUR LA PLANIFICATION ........................................................................................................... 7
5.1 GESTIONS DES JALONS ..................................................................................................................................... 7
5.2 PLANIFICATION .................................................................................................................................................... 7
5.3 JALONS CIBLES.................................................................................................................................................... 8
5.4 MODIFICATION DU PLANNING ............................................................................................................................ 8
5.5 LIVRABLES............................................................................................................................................................ 9
6.0 CHANGE MANAGEMENT......................................................................................................................................... 9
6.1 DEFINITIONS ........................................................................................................................................................ 9
6.2 CHANGE MANAGEMENT LOGIGRAMME............................................................................................................ 9

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Change Notice Form

ANNEX F – Project Controls Requirements – Français – 12-Juillet-2019 PAGE: 2 OF 10

1.0 OBJET
La présente annexe F décrit les exigences minimales requises pour toutes les activités de Project
Controls de l’ENTREPRISE, notamment l’échange d’informations, la planification et le respect du
calendrier, ainsi que les rapports d’avancement pendant l’exécution des travaux.
Les procédures de Project Controls de l’ENTREPRISE doivent au minimum satisfaire aux exigences
les plus strictes définies par le CLIENT. Le CLIENT, à sa seule discrétion, se réserve le droit
d’assouplir toute exigence si le résultat de celle-ci n’est pas productif pour les intérêts du CLIENT.

2.0 RESPONSIBILITIES

2.1 LE CLIENT
Le CLIENT fournira à l'ENTREPRISE, dans les documents d’appel d’offres, la liste des étapes clés du
projet (Jalons) pour l'achèvement des travaux.
Le CLIENT informera l’ENTREPRISE de toute modification apportée aux dates des étapes clés du
projet.
Le CLIENT fournira les documents énumérés sous «Pièces jointes» à la page «INDEX» de ce
document.

2.2 L’ENTREPRISE
L'ENTREPRISE est responsable de la préparation et de l'élaboration de tous les documents de project
controls décrits dans la présente annexe F.
L'ENTREPRISE doit joindre à la proposition technique un planning qui respecte ou améliore les
étapes clés définies par le CLIENT.
Dans les 30 jours suivant l’adjudication, L'ENTREPRISE devra soumettre au CLIENT pour
approbation un planning détaillé de niveau 4 chargé en ressources avec analyse du chemin critique.
L'ENTREPRISE utilisera la valeur acquise (Earned Value) comme base pour rendre compte de
l’avancement des travaux réalisés. Le système de calcul de la valeur acquise, y compris les règles de
crédit (Rules of Credits), doit être soumis au CLIENT pour examen dans les trente (30) jours suivant la
date d’attribution du contrat.
Le défaut par l’ENTREPRISE à fournir au CLIENT les rapports et données requis en temps
voulu et de respecter les exigences du présent contrat constituera un motif de rejet des
paiements et / ou de rupture du CONTRAT à la discrétion du CLIENT.

ANNEX F – Project Controls Requirements – Français – 12-Juillet-2019 PAGE: 3 OF 10

3.0 PROJECT CONTROLS PLAN

3.1 ORGANISATION ET RESPONSIBILITEES

L’ENTEPRISE affectera du personnel de Project Controls qualifié et expérimenté. Le responsable
Project Controls doit être soumis à l'examen et à l'acceptation du CLIENT. L'ENTREPRISE ne doit
pas retirer ou remplacer le responsable Project Controls du projet accepté par le CLIENT sans
l'approbation écrite préalable du CLIENT.

3.2 PROCEDURES
Dans son offre technique, l'ENTREPRISE doit soumettre au CLIENT les procédures de Project
Controls standard appliquées dans l'ENTREPRISE, ainsi qu'un Project Controls Plan de projet
spécifique au projet. L’ENTRPRISE fournira également des exemples de planning détaillé et de
rapport d’avancement.
Dans les trente (30) jours suivant la date d'attribution du contrat, l'ENTREPRISE soumettra au
CLIENT, pour examen et approbation, un Project Controls Plan détaillé et propre au projet.
Le Project Controls Plan devra au minimum comporter les items suivants:

3.2.1 Overall Project Controls

Le Project Controls Plan doit identifier les sources d'informations et les méthodes selon lesquelles la
planification, le reporting ainsi que les informations sur les modifications (CHANGES) seront
communiquées.

3.2.2 Planification
La procédure de planification doit décrire les bases et hypothèses (basis of schedule) utilisées pour le
développement de la planification détaillées. La méthode du chemin critique (CPM) sera utilisée pour
identifier les points critiques à surveiller. Les activités seront chargées en ressources.
La procédure doit clairement identifier l’implication de la direction de la construction et de la
supervision afin de garantir la «constructibilité» du planning, les priorités de construction et la
quantification / compréhension du chemin critique et des marges

3.2.3 Mesure de l’avancement

Cette procédure doit décrire la méthode permettant de mesurer l'état d'avancement global pour
l'ensemble du travail. La valeur acquise (Earned Value) doit constituer la base de toute mesure de
l'avancement du projet. La progression de la construction doit être basée sur les quantités installées et
les règles de crédits (Rules of Credits) associées.
Cette procédure doit inclure les règles de crédit et les unités de travail standard, qui seront intégrées
au système de l’ENTREPRISE, pour examen et approbation par le CLIENT.

3.2.4 Gestions des Modifications (Change Management)

La procédure devra décrire la méthode de gestion du registre des CHANGE. Le registre des CHANGE
indique séparément la valeur des MODIFICATIONS approuvées (par le CLIENT) et des
MODIFICATIONS en attente d'approbation (MODIFICATIONS en attente). Aucune CHANGE ne doit
être implémentée sans l’accord préalable du CLIENT

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3.2.5 Gestion des coûts
Une procédure est nécessaire pour gérer et mettre à jour le rapport des coûts de l’ENTREPRISE. Elle
indiquera le budget initial, les MODIFICATIONS approuvées, le budget actuel, le coût facturé à date,
le coût facturé pour la période en cours ainsi que les paiements
Chaque fin de mois, l’ENTREPRISE présentera un attachement indiquant, par ligne budgétaire du
bordereau de prix, l’avancement du mois précédent et l’avancement du mois écoulé. Cet attachement
sera soumis à l’approbation de Client. En cas de refus, l’ENTREPRISE devra resoumettre son
attachement. Seules les factures soumises avec un attachement approuvé pourront faire l’objet d’un
paiement.

3.3 REPORTING
L'ENTREPRISE soumettra des rapports réguliers conformément au calendrier de rapport du projet et
à la fréquence définie dans le tableau ci-dessous. Le format et contenu des rapports sera soumis à la
revue et approbation du CLIENT.

Twice
Issue Monthly Weekly
Monthly
Report
Monthly Project Status Report X
Detailed CPM Schedule ) X
Three (3) Week Look-ahead Work Activity
X
Schedule
Progress Curves X

3.4 LOGICIELS
Primavera est le logiciel requis pour le planning détaillé de construction. Tout autre logiciel doit être au
préalable soumis à l’approbation du CLIENT.
Microsoft Excel est le logiciel préféré pour le registre des CHANGE, le suivi des coûts et les courbes
d’avancement. L’ENTEPRISE peut utiliser son logiciel exclusif ou un logiciel tiers pour la mesure de
l’avancement si le logiciel satisfait aux exigences de la valeur acquise (Earned Value). Le logiciel doit
être approuvé par le CLIENT comme répondant à ces exigences

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4.0 INSTRUCTIONS POUR LE RAPPORT MENSUEL DE PROJET
Le rapport mensuel sur l’état du projet de l’ENTREPRISE est un rapport complet sur l’état actuel des
travaux, les difficultés rencontrées et les éventuelles solutions visant à garantir le succès du projet.

4.1 CONTENU DU RAPPORT MENSUEL D’ETAT DU PROJET

Le rapport mensuel sur l’état d’avancement du projet doit contenir au minimum les sections suivantes:
• Description narrative des travaux réalisés pendant la période objet du rapport, des problèmes
rencontrés, des facteurs de retard et de leur impact, ainsi qu'une explication des mesures
correctives prises ou proposées,
• Rapport de sécurité,
• Rapport sur le contrôle qualité,
• Planning general du projet,
• Planning détaillé avec analyse du/des chemin(s) critique(s)
• Courbes de main-d'œuvre et d’avancement
• Rapport de coût,
• Registre des modification (CHANGE)
• Rapport sur l’état de livraison des équipements et matériaux,
• Liste des sous-traitants sur site et un rapport d’état des contrats de sous-traitance.

4.2 DIFFUSION
Le rapport mensuel d’avancement doit être diffusé au maximum sept (7) jours calendaires après la
date de clôture mensuelle, selon le Calendrier de projet transmis en annexe.

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5.0 INSTRUCTIONS POUR LA PLANIFICATION

5.1 GESTIONS DES JALONS

Le calendrier des jalons cible fourni par le CLIENT sera utilisé par l'ENTREPRENEUR. Toutes les
activités de l’ENTREPRISE doivent être planifiées aux dates de début et de fin fixées par le calendrier
des jalons. L'ENTREPRISE notifiera si des activités planifiées sont en conflit avec le calendrier des
jalons. Tout conflit doit être résolu avant l'attribution du contrat.
L'ENTREPRISE doit coopérer pleinement et coordonner ses travaux avec les autres travaux du
CLIENT et des autres contractants, afin que le projet puisse être exécuté dans les délais impartis et
conformément aux bonnes pratiques

5.2 PLANIFICATION

5.2.1 Méthode du Chemin Critique

L’ENTREPRISE est responsable de la planification de toutes les activités comprises dans le scope
des travaux, y compris celles exécutées par d’autres entités mais nécessaires à l’exécution du scope
des travaux de l’ENTREPRISE. L'ENTREPRISE fournira au CLIENT, à des fins de commentaires, un
planning détaillé construit selon la méthode du chemin critique décrivant toutes les activités
pertinentes, les relations réciproques et les ressources nécessaires pour réaliser les étapes
intermédiaires et finales d'achèvement définies par le CONTRAT.
Un planning initial inacceptable constituera un motif de rejet des factures de L’ENTREPRISE
jusqu’à ce qu’un planning acceptable soit approuvé par le CLIENT.

5.2.2 Chemin critique

L'ENTREPRISE est responsable de la gestion du chemin critique du planning. L'ENTREPRISE doit
inclure dans le rapport mensuel d’avancement une analyse du chemin critique indiquant toutes les
activités avec une marge totale inférieure à +10 jours. L’ENTREPRISE inclura une description des
problèmes (actuels et anticipés), des facteurs de retard, de leur impact et des mesures correctives
prises ou proposées.

5.2.3 Activités de Construction

Les dates clés requises pour l’achèvement de tout ou partie des travaux seront indiquées dans le
planning. La sélection et le nombre d’activités seront soumis à l’approbation du CLIENT. Chaque
activité doit avoir une durée en jours de travail adéquate pour permettre le contrôle de son
avancement.

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5.3 JALONS CIBLES
Après approbation par le CLIENT du planning détaillé initial de L'ENTREPRISE, celle-ci établira le
planning approuvé en tant que planning de référence avec des dates jalons du projet illustrant le
planning cible pour toutes les activités. Ces jalons cibles doivent être indiqués dans toutes les éditions
de planning ou de rapport d’avancement.
Le planning des Jalons cibles inclura au minimum les points suivants:
• Signature du Contrat (départ du délai contractuel de réalisation)
• Placement des ordres d’achats des équipements
• Placement des ordres d’achats des sous-traitants
• Fin de placement de tous les ordres d’achats
• Début de Mobilisation (installation de chantier)
• Début des Travaux
• Fin d’installation des équipements
• Début du commissioning
• Fin du commissioning
• Début du Start-Up
• Fin du Start-Up
• Démobilisation
• Fin des tests de performance (réception provisoire)
L'ENTREPRISE ne peut modifier des dates cibles de référence sans l’approbation du CLIENT.

5.4 MODIFICATION DU PLANNING

5.4.1 Proposition de Modification

Les propositions de L'ENTREPRISE pour toutes les MODIFICATIONS doivent indiquer les activités
concernées, les activités ajoutées ou supprimées. Le planning cible de référence ne changera pas. Un
sous-réseau doit être soumis avec chaque proposition de modification, indiquant tous les impacts sur
le Planning à la suite de la modification.

5.4.2 Prise en compte des Modifications

Lorsque L'ENTREPRISE reçoit du CLIENT une notification d’approbation de modification des travaux,
celle-ci doit réviser la logique de réseau, les estimations des dates et des durées de toutes les
activités affectées par la Modification. Les activities concernées par cette modification doivent
apparaitre comme des activités séparées

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5.5 LIVRABLES

5.5.1 CPM Schedule

Planning CPM entièrement détaillé et chargé en ressources définissant tous les éléments de travail
conformément aux standards de planification
Les informations suivantes devront être fournis pour chaque activité:
• ID des activités précédentes et suivantes
• Durée initiale de l’activité
• Durée finale de l’activité
• Nom de l’activité
• Date de début
• Date de fin
• Marge simple
• Marge totale
• Budget en heures des ressources affectées à l’activité

5.5.2 Planning à 3 semaines

L'ENTREPRISE devra mettre à jour hebdomadairement son planning et diffuser un planning à 3
semaines (la semaine écoulée et les 2 semaines à venir).

6.0 CHANGE MANAGEMENT

6.1 DEFINITIONS
CHANGE: toute modification ou déviation par rapport au contrat L'ENTREPRISE. Cette CHANGE
peut provenir d’une demande du CLIENT ou de L’ENTREPRISE.
CHANGE NOTICE (CN): document émis par l’ENTREPRISE précisant les éléments suivants :
• Origine de la CN
• Descriptif succinct de la CHANGE
• Estimation ODG (Ordre de Grandeur) du coût de la CHANGE (+/- 50%)
• Estimation de l’impact sur le planning

6.2 CHANGE MANAGEMENT LOGIGRAMME

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 CHANGE NOTICE FLOWCHART
CHANGE FLOW

Identify Potential By Contractor

Change (use Change Notice form)

Issue Change Notice

with OOM Estimate, log By Contractor
in Change Register
(PART B)

By CLIENT
YES
Implement Immediately Notice to NO
Stop
Proceed
Proceed with development
of Change Notice ONLY, DO
NOT IMPLEMENT
Issue Change Notice Issue Change Notice
By Client
Intermediate Decision Intermediate decision
(PART C) (PART C)

Update Change Update Change

Register Register By Contractor

Start WORK By Contractor

Perform detailed
estimate based on
contractual pricing
Collect and record
including cost and
impacts of change on
schedule impacts
performance, cost &
schedule
By Contractor

Resubmit CHANGE By Contractor

NOTICE with detailed
PRICE
(PART D)

By CLIENT

NO
Change
Approval
Update Register and
YES DO NOT PROCEED

Issue Change Notice

Final Approval By CLIENT
(PART E)

By Contractor Update Change By Client

Prepare and sign Contract
Register, Revised & Contractor
Amendment
Budget & Schedule

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