Elèves (annexes)

Techniques de Communication
Annexe 1
1. Vérifie si les enveloppes nous sont bien destinées. Que constates-tu?
2. Indique les coordonnées des enveloppes non destinées à VENTOUT.
3. Indique ci-dessous le numéro des enveloppes de l'entreprise VENTOUT:
 que tu peux ouvrir:

 que tu ne peux pas ouvrir:
4. Explique pourquoi tu ne peux pas les ouvrir.

Annexe 2
1.
Ouvre chaque
enveloppe et retire son contenu. Quel est-il?
 Enveloppe 1:
 Enveloppe 2:
 Enveloppe 3:
 Enveloppe 4:
 Enveloppe 5:
2. Vérifie que tu n'as rien oublié dans chacune des enveloppes.

Il existe 2 méthodes pour vérifier que l'enveloppe ne contient plus de
document(s):
 ouvrir l'enveloppe sur 2 ou 3 côtés,
 placer l'enveloppe devant une forte source lumineuse.
Annexe 3
1. Sachant que le courrier a été oblitéré1, compare cette date avec celle
indiquée sur chaque lettre. Indique également les discordances entre les
mentions (dates – adresses) inscrites sur l'enveloppe et celles reprises sur
la lettre.
 Enveloppe 1:
 Enveloppe 2:
 Enveloppe 3:
 Enveloppe 4:
 Enveloppe 5:
2. Que vas-tu faire des enveloppes? Justifie ta réponse.
Voici tous les cas où l'enveloppe ne doit pas être détruite:

 adresse de l'expéditeur indiquée seulement sur l'enveloppe;
1
Oblitérer: couvrir d'une marque, d'une empreinte - oblitérer un timbre
 lettre non datée;

 lettre hors délais (la différence entre la date d'oblitération et la date de la
lettre est très importante);
 lettre ouverte par erreur (renseignements insuffisants sur l'enveloppe;
exemple: la mention "personnel" figure sur la lettre et pas sur l'enveloppe);
 envoi recommandé.
Dans ces situations, les enveloppes seront conservées et attachées (agrafes -
trombones) à leur contenu. Dans tous les autres cas, elles seront détruites.
Annexe 4
L'employé chargé de l'ouverture du courrier doit vérifier que les pièces
annoncées comme étant jointes le sont réellement. Si ce n'est pas le cas, il
doit indiquer sur la lettre que ces pièces sont manquantes.
Les pièces jointes sont agrafées à la lettre.
Examine chaque lettre et effectue le même travail que l'employé cité ci-
dessus.
Remarques-tu des anomalies autres que celles trouvées lors de la

comparaison avec l'enveloppe?
 Enveloppe 1:
 Enveloppe 2:
 Enveloppe 3:
 Enveloppe 4:
 Enveloppe 5:
Annexe 5/1
Certaines entreprises désirent conserver une trace du courrier reçu. Celui-

ci est donc enregistré dans un tableau appelé registre.
Procède à l'enregistrement du courrier reçu:
 dans la première colonne, indique la date d'arrivée du courrier (ici, le

24 12 04);
 dans la deuxième colonne, attribue un numéro d'ordre à chaque

courrier en commençant par 1 (classement chronologique);
 dans la troisième colonne, indique le nom de l'expéditeur;
 dans la quatrième colonne, indique l'objet de la lettre (résumé du corps

de la lettre);
 dans la cinquième colonne, le service concerné par la lettre (voir

l'organigramme annexe 5/2);
 dans la sixième colonne, indique le nombre et la nature des pièces

jointes (tu dois également noter les pièces jointes non jointes en
ajoutant la mention "manquante(s)").
N°
DATE DU SERVICE PIÈCE(S)
D'ORDR EXPÉDITEUR OBJET
JOUR DESTINATAIRE JOINTE(S)
E
Annexe 5/2
 SERVICE ACHATS: passe les commandes et réceptionne les

marchandises.
 SERVICE VENTES: reçoit les commandes et expédie les marchandises.
 SERVICE FINANCIER: s'occupe de l'argent qui sort et entre et de la
comptabilité de l'entreprise.
 SERVICE DU PERSONNEL: traite les dossiers des membres du
personnel et les demandes d'emploi.
 SERVICE TECHNIQUE: il n'est pas présent sur l'organigramme mais il
s'occupe de tous les dépannages.
Annexe 6
Puisque toutes ces lettres ne sont pas adressées à la même personne dans
l'entreprise, explique en quoi consiste ce tri:
Pour répartir les lettres dans les différents services, l'entreprise dispose:
 d'étagères de tri,
 de classeurs à tiroirs,
 de corbeilles à courrier,
 de chariot à courrier.
Après avoir été trié, le courrier est distribué dans les différents services.
Remarque
 Lorsqu'une lettre concerne plusieurs services, elle est photocopiée et

chaque service reçoit une copie.
 Après son traitement, la lettre est classée.

Annexe 7/1
SYNTHÈSE
Sur base des exercices que tu as réalisés et de l'annexe 7/2, réponds aux
questions ci-dessous.
1. Cite les 4 étapes du courrier-arrivée.
2. Comment le courrier arrive-t-il dans l'entreprise?
3. Lors de l'arrivée du courrier dans l'entreprise, à quelle vérification

procède-t-on?
4. Par quels moyens peut-on procéder à l'ouverture du courrier?
5. De quelle manière peux-tu être certain(e) qu'il ne reste plus rien dans
l'enveloppe?
6. Dans quels cas conserve-t-on les enveloppes?

7. Que faire si les pièces annoncées comme jointes sont absentes?
8. Comment procède-t-on à l'enregistrement du courrier?
9. Avant de distribuer le courrier dans l'entreprise, quelle tâche doit

accomplir l'employé?
Annexe 8/1 Annexe 7/2

SCHÉMA GLOBAL DU COURRIER-ARRIVÉE
Sachant que nous sommes le 14 mars et que la dernière lettre, enregistrée

hier, porte le n° 457, indique la date et le numéro d'enregistrement sur
chaque lettre.
Procède, sur l'annexe 8/2, à l'enregistrement des lettres suivantes:

Annexe 8/2
N°
DATE DU SERVICE PIÈCE(S)
D'ORDR EXPÉDITEUR OBJET
JOUR DESTINATAIRE JOINTE(S)
E

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Techniques de Communication

1. Vérifie si les enveloppes nous sont bien destinées. Que constates-tu?

2. Indique les coordonnées des enveloppes non destinées à VENTOUT.

3. Indique ci-dessous le numéro des enveloppes de l'entreprise VENTOUT:

 que tu peux ouvrir:

4. Explique pourquoi tu ne peux pas les ouvrir.

2. Vérifie que tu n'as rien oublié dans chacune des enveloppes.

2. Que vas-tu faire des enveloppes? Justifie ta réponse.

Voici tous les cas où l'enveloppe ne doit pas être détruite:

 lettre non datée;

Les pièces jointes sont agrafées à la lettre.

Remarques-tu des anomalies autres que celles trouvées lors de la

Certaines entreprises désirent conserver une trace du courrier reçu. Celui-

Procède à l'enregistrement du courrier reçu:

 dans la première colonne, indique la date d'arrivée du courrier (ici, le

 dans la deuxième colonne, attribue un numéro d'ordre à chaque

 dans la troisième colonne, indique le nom de l'expéditeur;

 dans la quatrième colonne, indique l'objet de la lettre (résumé du corps

 dans la cinquième colonne, le service concerné par la lettre (voir

 dans la sixième colonne, indique le nombre et la nature des pièces

 SERVICE ACHATS: passe les commandes et réceptionne les

 Lorsqu'une lettre concerne plusieurs services, elle est photocopiée et

 Après son traitement, la lettre est classée.

1. Cite les 4 étapes du courrier-arrivée.

2. Comment le courrier arrive-t-il dans l'entreprise?

3. Lors de l'arrivée du courrier dans l'entreprise, à quelle vérification

4. Par quels moyens peut-on procéder à l'ouverture du courrier?

6. Dans quels cas conserve-t-on les enveloppes?

7. Que faire si les pièces annoncées comme jointes sont absentes?

8. Comment procède-t-on à l'enregistrement du courrier?

9. Avant de distribuer le courrier dans l'entreprise, quelle tâche doit

Annexe 8/1 Annexe 7/2

Sachant que nous sommes le 14 mars et que la dernière lettre, enregistrée

Procède, sur l'annexe 8/2, à l'enregistrement des lettres suivantes:

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