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O ECCA-BENIN

GESTION DU SECRETARIAT

1
Canevas du Manuel des procdures des cabinets membres de lOECCA

O ECCA-BENIN

SOMMAIRE
1

GESTION DU COURRIER DEPART........................................................................................................3


1.1
1.2
1.3

GESTION DU COURRIER ARRIVE.........................................................................................................5


2.1
2.2
2.3
2.4

APPLICATION DE LA PROCEDURE.................................................................................................3
REGLES DE GESTION........................................................................................................................3
RSUM DE LA PROCDURE....................................................................................................................4
APPLICATION DE LA PROCEDURE.................................................................................................5
REGLES DE GESTION DES COURRIERS ORDINAIRES (NON CONFIDENTIELS)..................5
REGLES DE GESTION DES COURRIERS CONFIDENTIELS.......................................................5
RESUME DES PROCEDURES............................................................................................................6

GESTION DU COURRIER ELECTRONIQUE........................................................................................8


3.1.1
3.1.2

Courrier Reu..............................................................................................................................8
Courrier Envoy..........................................................................................................................8

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1 GESTION DU COURRIER DEPART


Lobjectif de cette procdure est de dcrire le traitement du courrier dpart.

1.1 APPLICATION DE LA PROCEDURE


La procdure s'applique tout courrier (lettre, fax, email) devant quitter le CABINET
pour un destinataire extrieur.

1.2 REGLES DE GESTION

Tout courrier officiel du CABINET doit tre sign par le Directeur/grant ou


une personne autorise et porter le cachet du CABINET. Un numro ou une
rfrence est galement attribu au courrier.

Tout courrier transmettre doit tre enregistr dans le registre "courrier


dpart" ou "fax dpart" s'il s'agit d'un fax avant sa transmission par le
Secrtaire.
Il inscrit :
-

Le numro attribu au courrier, la date de dpart,

Le destinataire,

Lobjet,

Les observations ventuelles.

Une copie de chaque courrier doit tre conserve au Secrtariat du Cabinet


qui tiendra un chrono "courrier dpart", et un chrono "fax dpart" cet effet.

Le courrier fax sera archiv avec le rapport de transmission dlivr par le tlcopieur.
Gestion du Courrier Dpart

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1.3 Rsum de la procdure


Collecte

Tout courrier du CABINET destin lextrieur est soumis la signature


du DG, du grant ou dune personne autorise, quel que soit le rdacteur.
Les documents expdier sont prpars par le Secrtariat et placs, dans le
parapheur pour soumission la signature du DG.
Les rfrences porter sur le courrier dpart comprennent les mentions
suivantes :
Le code du signataire : DG ;
Le code du rdacteur : par exemple : DAF
Lanne dmission du courrier ; par exemple : 2008
Le numro dordre chronologique : 015.
Exemple : DG/DAF/2008-015
Le numro peut tre port au moyen dun tampon numroteur ou saisi
directement sur lordinateur aprs renseignement auprs du secrtariat pour
viter les duplications de rfrences.
Les parapheurs sont rcuprs par le/le Secrtaire aprs signature ; il vrifie
quil ny a pas domission.

Enregistrement Le/la Secrtaire enregistre le courrier dans le registre dpart ; porte


ventuellement le numro dordre sil nest pas port par informatique. Il
ventile chaque document comme suit :
1 copie pour le chrono de classement ;
1 exemplaire est retourn dans le parapheur pour lmetteur pour
classement par ce dernier ;
Loriginal pour le destinataire.

Acheminement Le Secrtaire enregistre galement dans le registre de transmission le


courrier dpart ; prpare les plis et les remet lAgent de liaison pour
distribution.
Lorsquil sagit du courrier expdier par la poste ordinaire ou courrier
express, le Secrtariat appose les timbres sur les enveloppes suivant les
tarifs du service postal, ou fait appel au courrier express (DHL ou EMS
Chronopost) pour rcuprer les plis.

Classement

Le courrier dpart est class dans les mmes conditions que le courrier
arrive .
Les copies de courriers expdis sont classes chez le Secrtaire.

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2 GESTION DU COURRIER ARRIVE


Il sagit ici de dcrire le traitement du courrier arriv.

2.1 APPLICATION DE LA PROCEDURE


La procdure s'applique tout courrier reu par le CABINET.

2.2 REGLES DE GESTION DES COURRIERS ORDINAIRES (NON


CONFIDENTIELS)

Tout courrier (sauf les courriers confidentiels) reu doit tre enregistr par le Secrtariat dans
le registre "courrier arriv" ou dans le registre "fax arriv" s'il s'agit d'un fax.

Le Secrtariat appose le cachet "courrier arrive" sur le courrier et inscrit : la date d'arrive, le
numro interne attribu au courrier.

Tout courrier reu doit tre transmis au Directeur Gnral/grant du CABINET qui l'affecte
aux destinataires aprs en avoir pris connaissance.

Le Secrtariat distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de transmission dans


lequel les intresss margent pour acquitter la rception effective du courrier.

Une copie du courrier est conserve au secrtariat dans le chrono "courrier arriv" ou "fax
arriv" s'il s'agit d'un fax.

2.3 REGLES DE GESTION DES COURRIERS CONFIDENTIELS

Tout courrier confidentiel est rceptionn et enregistr par le Secrtariat Particulier dans le
registre "courrier arriv" ou dans le registre "fax arrive" s'il s'agit d'un fax.

Le Secrtariat Particulier appose le cachet "courrier arriv" sur le courrier et inscrit : la date
d'arriv, le numro interne attribu au courrier.

Le courrier confidentiel reu doit tre transmis au Directeur Gnral/grant ou une personne
autorise du CABINET qui l'affecte aux destinataires aprs en avoir pris connaissance si le
courrier ne lui est pas destin.

Le Secrtariat Particulier distribue le courrier confidentiel aux destinataires avec un cahier de


transmission dans lequel les intresss margent pour acquitter la rception effective du
courrier.

Une copie du courrier est conserve au secrtariat Particulier dans le chrono "courrier arrive"
ou "fax arrive" s'il s'agit d'un fax.

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2.4 RESUME DES PROCEDURES


Rception

Tout courrier ordinaire (ne portant pas le cachet confidentiel) destin au


CABINET est rceptionn par le Secrtariat.
Lorsquil sagit dun courrier confidentiel, cest le Secrtariat Particulier
qui le traite sil en existe.
Le cas chant, le Secrtariat ou le Secrtariat Particulier selon le cas,
accuse rception en visant le registre de transmission du service expditeur.
La dcharge comporte au moins les mentions suivantes : date, heure de
rception et la signature ou le visa.
Lintrt de cette disposition est la centralisation systmatique de tout le
courrier du Cabinet afin dviter les omissions et les duplications des
documents censs traiter des mmes objets.
Elle permet galement dofficialiser les dates de rception pour les
documents ayant valeur juridique ou contractuelle (offres de services, par
exemple).

Enregistrement Le Secrtariat ou le cas chant le Secrtariat Particulier (pour les courriers


confidentiels) enregistre tout courrier reu dans le registre de courrier
arrive .
Il reporte dans le cachet appos le numro dordre chronologique du
registre correspondant.
Le registre du courrier comporte au moins les mentions suivantes :
N dordre,
date de rception,
Rfrence et date du courrier,
Dsignation de lexpditeur,
Objet.
Lensemble du courrier est ensuite plac dans un parapheur. Le Secrtariat
contrle lenregistrement et la prparation du parapheur avant de dposer
au Directeur/grant pour affectation.

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Traitement

Le Directeur/grant concern examine chaque courrier, porte les


affectations, vise et donne ventuellement des instructions particulires
pour le traitement.
Le Secrtariat rcupre le parapheur examin ; prend copie du courrier si
ncessaire et renvoie les originaux aux destinataires avec le cahier de
transmission. Le Secrtaire peut se faire appuyer de lagent de liaison.
Chaque destinataire vise le cahier de transmission en guise de dcharge.

Classement

La rgle principale de tout classement efficace est que tout document doit
tre retrouv rapidement mme en labsence du personnel qui est
lorigine du classement.
Les documents peuvent tre classs selon lun des critres suivants ou par
combinaison de deux de ces critres :
par n dordre chronologique,
par nature de document.
Le Secrtariat ou le Secrtariat Particulier (concernant les courriers
confidentiels) classe les originaux des courriers dans les classeurs
appropris par numro denregistrement.
Les documents rcents (datant dun an ou qui nont pas encore fait lobjet
de vrifications par les organes de contrle habilits) sont placs dans des
classeurs perforations et rangs porte de main (tagres, armoires)
proximit des bureaux des utilisateurs.
Les documents anciens sont rangs dans des botes-archives. Les
documents vieux de plus de trois exercices sont ficels et rangs dans des
cartons-archives et placs dans un local archives .
Un guide rcapitulatif du classement et de larchivage pourra tre labor
lorsque tous les codes seront attribus pour tre joint en annexe au prsent
manuel de procdures.

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3 GESTION DU COURRIER ELECTRONIQUE


Un volume de plus en plus important de documents ou de messages peut tre transmis ou reu
par le Cabinet au moyen du rseau Internet sous la forme de fichiers informatiques. Le
foisonnement de ces informations implique une gestion rigoureuse afin de retrouver
rapidement les documents.
Le logiciel Outlook de Microsoft utilis par le Cabinet peut permettre la gestion facile du
courrier lectronique.

3.1.1 Courrier Reu


Pour des raisons videntes de confidentialit et defficacit, tous les messages envoys au
CABINET doivent tre reus sur une unique bote lettres lectronique avant dtre
redistribus leurs destinataires. Le DG/grant dsigne le responsable de cette tche (a priori
le Secrtaire Particulier).
Ce responsable vrifie frquemment ltat de la bote aux lettres lectronique pour tre
inform sans dlai de tout courrier reu. Il sauvegarde en mode lecture seule les messages
reus sous la forme de fichiers dans des sous-rpertoires correspondant aux rubriques cres
sur lordinateur du CABINET.
Les noms des fichiers comprendront des numros squentiels par ordre de date afin
dautoriser les classements chronologiques, les tris et les recherches rapides.

3.1.2 Courrier Envoy


Chaque agent quip dun micro-ordinateur peut envoyer des messages partir de son poste.
Toutefois le logiciel Outlook est paramtr pour qu loccasion de chaque envoi de
message une copie soit automatiquement envoye vers le rpertoire gnral de la messagerie
lectronique gr par le Secrtaire particulier.
Les fichiers sont galement dans le format lecture seule afin dviter les modifications
accidentelles.

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