Manuel Gestion Administrative
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GESTION DU SECRETARIAT
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Canevas du Manuel des procdures des cabinets membres de lOECCA
O ECCA-BENIN
SOMMAIRE
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APPLICATION DE LA PROCEDURE.................................................................................................3
REGLES DE GESTION........................................................................................................................3
RSUM DE LA PROCDURE....................................................................................................................4
APPLICATION DE LA PROCEDURE.................................................................................................5
REGLES DE GESTION DES COURRIERS ORDINAIRES (NON CONFIDENTIELS)..................5
REGLES DE GESTION DES COURRIERS CONFIDENTIELS.......................................................5
RESUME DES PROCEDURES............................................................................................................6
Courrier Reu..............................................................................................................................8
Courrier Envoy..........................................................................................................................8
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Le destinataire,
Lobjet,
Le courrier fax sera archiv avec le rapport de transmission dlivr par le tlcopieur.
Gestion du Courrier Dpart
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Classement
Le courrier dpart est class dans les mmes conditions que le courrier
arrive .
Les copies de courriers expdis sont classes chez le Secrtaire.
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Tout courrier (sauf les courriers confidentiels) reu doit tre enregistr par le Secrtariat dans
le registre "courrier arriv" ou dans le registre "fax arriv" s'il s'agit d'un fax.
Le Secrtariat appose le cachet "courrier arrive" sur le courrier et inscrit : la date d'arrive, le
numro interne attribu au courrier.
Tout courrier reu doit tre transmis au Directeur Gnral/grant du CABINET qui l'affecte
aux destinataires aprs en avoir pris connaissance.
Une copie du courrier est conserve au secrtariat dans le chrono "courrier arriv" ou "fax
arriv" s'il s'agit d'un fax.
Tout courrier confidentiel est rceptionn et enregistr par le Secrtariat Particulier dans le
registre "courrier arriv" ou dans le registre "fax arrive" s'il s'agit d'un fax.
Le Secrtariat Particulier appose le cachet "courrier arriv" sur le courrier et inscrit : la date
d'arriv, le numro interne attribu au courrier.
Le courrier confidentiel reu doit tre transmis au Directeur Gnral/grant ou une personne
autorise du CABINET qui l'affecte aux destinataires aprs en avoir pris connaissance si le
courrier ne lui est pas destin.
Une copie du courrier est conserve au secrtariat Particulier dans le chrono "courrier arrive"
ou "fax arrive" s'il s'agit d'un fax.
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Traitement
Classement
La rgle principale de tout classement efficace est que tout document doit
tre retrouv rapidement mme en labsence du personnel qui est
lorigine du classement.
Les documents peuvent tre classs selon lun des critres suivants ou par
combinaison de deux de ces critres :
par n dordre chronologique,
par nature de document.
Le Secrtariat ou le Secrtariat Particulier (concernant les courriers
confidentiels) classe les originaux des courriers dans les classeurs
appropris par numro denregistrement.
Les documents rcents (datant dun an ou qui nont pas encore fait lobjet
de vrifications par les organes de contrle habilits) sont placs dans des
classeurs perforations et rangs porte de main (tagres, armoires)
proximit des bureaux des utilisateurs.
Les documents anciens sont rangs dans des botes-archives. Les
documents vieux de plus de trois exercices sont ficels et rangs dans des
cartons-archives et placs dans un local archives .
Un guide rcapitulatif du classement et de larchivage pourra tre labor
lorsque tous les codes seront attribus pour tre joint en annexe au prsent
manuel de procdures.
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