OPA - Chapitre 5

Chapitre 5 : La communication écrite avec les
interlocuteurs externes
Acitivité 1 : Support opérationnel aux membres de l’entité
Fiches ressources : 1 ; 2 ; (3)
Application n°1 :
1) La présentation de sa lettre n’est pas conforme aux normes françaises d’un courrier commercial. En
effet, les informations du destinataire doivent se trouver sur la droite tout comme la signature ainsi que le
nom prénom de l’envoyeur. Et sur la lettre de Johanna elle se situent sur la droite au niveau de la marge. Il
n’y a pas la présence du lieu et de la date d’écriture, ni de l’objet.
De plus, les formules de politesses ne sont pas présentes ou mal formulées comme « Cher monsieur le Maire,
». La rédaction est très familière, il faudrait qu’elle soit professionnelle voir même soutenue. De plus, il y a un
manque de clarté au niveau de la présentation du problème (localisation des réverbères, précision du
dysfonctionnement).
2)
Centre équestre Les Grillons

Impasse du
Canal
83330 Le Castellet
Mairie de Le Castellet
Monsieur le Maire
Mairie
83330 Le Castellet
Le Castellet, XX/XX/XXXX
Objet : Réverbères du Centre équestre
Monsieur le Maire,
Les réverbères situés au bout de la route pour arriver au Centre équestres ne fonctionnent plus pour la
troisième fois ce mois-ci. De nombreux employés, ainsi que les adhérents du centre nous en ont fait de
nombreuses réclamations.
Nous vous serions reconnaissant de voir ce qu’il est possible de faire avec les agents municipaux.
Dans l’attente d’un retour de votre part, nous restons à votre disposition pour toute recommandation.
Nous vous prions d’agréer, Monsieur le Maire, nos sincères salutations.
Johanna, stagiaire
Téléphone : 05 84 84 00 00 – Fax : 05 84 84 12 12
[email protected] – www.centrecastellet.com
RCS Castellet XXX XXX XXX XXXXX
Siège social ELSI : 10 rue la Fayette 75010 Paris
I - Traiter les demandes des interlocuteurs externes :

Fiches ressources : 1 ; 2 ; 3 ; 4
1 ; 2. Club de basket :
Monsieur Gasan,
Je vous informe que vous n’avez pas réglé la location des 2 minibus pour votre équipe de basket le
mois dernier. Ce règlement est attendu depuis 15 jours, sans retour de votre part.
Pour rappel votre facture de n°541 LC est d’un montant de 2135€ TTC (ci-joint au mail).
Je vous serais reconnaissante d’avoir un retour à ce mail.
Cordialement,
Chargée d'accueil pour Groupe Elsi
Monsieur Gasan,
Sauf erreur de notre part, notre facture de n°541 LC d’un montant de 2135€ n’a toujours pas été réglée
en ce jour.
Nous vous remercions de bien vouloir nous adresser votre règlement dans les plus bref délais.
Merci de ne pas tenir compte de ce mail si vous avez effectué le règlement.
Cordialement
Chargée d'accueil pour Groupe Elsi
Facture n°1:
Monsieur Codol,
Suite à votre demande de location pour un séjour “Puy du Fou” pour 2 personnes du 21 au 23 juillet N.
Voici les informations nécessaires pour la mise en place de votre séjour, vous trouverez en pièce jointe
la facture.
Pour toute question n’hésitez pas à nous contacter pour toutes informations complémentaires.
Je vous pris d’agréer Monsieur Codol mes sincères salutations.
Monsieur Codol,
Vous avez réservé “Puy du Fou” du 21 au 23 juillet N. Je vous pris de trouver en pièces jointes la
facture de 976€ correspondant à votre réservation.
Cette facture est payable à réception et tiendra lieu de réservation.
En vous remerciant de la confiance accordée à notre compagnie, nous vous souhaitons un agréable
séjour.
Je vous pris d’agréer, Monsieur Codol, nos sincères salutations.
Facture n°2 :
Madame, Monsieur,
Suite à votre demande de location du circuit French Riviera Tour pour 8 personnes du 5 au 10 mai N.
Je vous pris de trouver en pièces jointes la facture de 6536€ correspondant à votre réservation.
Pour toute question n’hésitez pas à nous contacter pour toutes informations complémentaires.
Je vous pris d’agréer Madame, Monsieur, nos sincères salutations.
Demande de devis :
Monsieur Berneau,
Suite à votre demande de devis pour la location d’un bus pour 50 personnes du 12 au 15 juin N.
Voici les informations nécessaires demandées, ainsi que le devis ci-joint à ce mail.
Pour toute question n’hésitez pas à me les adresser à ce mail.
Nous attendons un retour de votre part prochainement,
Bien Cordialement.
Monsieur Berneau,
Nous avons bien reçu votre demande de devis pour la location d'un autocar de 50 places du 12 au 15
juin N et nous vous remercions.
Nous avons le plaisir de vous adresser en pièce jointe notre meilleure proposition de prix pour cette
prestation, ce tarif inclut la mise à disposition d’un chauffeur ainsi que les frais de péages et de
parking.
Nous restons à votre disposition pour tout complément d’information.
Très cordialement.
II - Gérer les outils et messages numériques :

3. SMS intérêts pour les professionnels:
● lecture du message plus rapide

● dvlpt dans les entreprises (universel)
● plus facile + plus rapide
5. Message 1 : Bonjour Madame Berthon,
Je me ferais un plaisir de répondre à votre demande, mais pouvez-vous me dire plus

précisément de quel catalogue vous avez besoin et dans quelle optique.
Cordialement,
MOI
Message 2 : Bonjour,
Ceci est un message automatique, nous prions d’accepter notre pardon pour le désagrément.
Cordialement.
Message 3 : Bonjour,
Nous sommes désolés du désagrément causé, nous n’avons pas reçu votre paiement il doit
être en cours d’acheminement.
Cordialement.
Message 4 : Je suis désolé pour vous mais ce n’est pas de mon ressort de prendre votre commande. Je vous
prie de vous orienter vers mes collègues qui peuvent vous faire légèrement attendre mais qui seront ravis de
répondre à votre requête.
Message 4 : Dans ce cas, nous n’avons certainement pas dû le recevoir. Je vous contacte dès que je l'aurais
reçu.
Bien à vous,
Cordialement.
III - Préparer un dossier de communication externe :

6 - Objectif mission :
Mme. Lavallée nous charge de prévenir par courrier nos clients, ainsi que nos partenaires et interlocuteurs
externes du changement de dénomination sociale + événement :
● directeur d’Elsi
● partenaires (britanniques y compris)
● clients (“)
● élus locaux
● presse
● Organiser un événement pour communiquer sur le changement d’identité,

● Harmoniser la présentation des documents de l’entreprise pour les mettre en conformité avec la
charte graphique du groupe Elsi.
7 - Liste des différentes tâches à réaliser :
Organisation :
● Réalisation d’un diaporama de présentation de l’entreprise;

● Recenser le nombre de personnes pour le cocktail;
● Faire carton d’invitations;
● Prévenir élus et presse
● Prévoir message de rappel pour 2 ou 3 jours avant l’événement;
● Traduction des documents en anglais
● Envoyer invitations par mail pour les clients et partenaires britanniques;
● Prévoir coupon réponse;
● Etablir base de contact pour suivre les réponses à l’invitation
Harmonisation :
● Préparer une page de garde pour catalogue;

● Préparer un prospectus type pour excursion sur l’île de Wight;
● Refaire cartes de visite;
● Traduire la totalité des documents en anglais
● Remettre les documents aux couleurs de la charte
● Recenser les différents documents de l’entreprise
● Proposer des contenues types pour répondre à des demandes répétitives
● Rédaction d’un article pour informer sur les sites de l’entreprise (anglais&français) = info des
clients
8 - Documents de communication :
● Réalisation d’un diaporama de présentation de l’entreprise;

● Faire carton d’invitations;
● Préparer une page de garde pour catalogue;
● Préparer un prospectus type pour excursion sur l’île de Wight;
● Refaire cartes de visite;
● Modèle page d’accueil sur internet
Application 4 :
1. Informer les clients fidèles des nouvelles pièces de théâtre qui vont être jouées sur le mois de janvier,
informer des prix et promotions.
2.

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Fiches ressources : 1 ; 2 ; (3)

Centre équestre Les Grillons

Objet : Réverbères du Centre équestre

Nous vous prions d’agréer, Monsieur le Maire, nos sincères salutations.

I - Traiter les demandes des interlocuteurs externes :

Je vous serais reconnaissante d’avoir un retour à ce mail.

Chargée d'accueil pour Groupe Elsi

Merci de ne pas tenir compte de ce mail si vous avez effectué le règlement.

Chargée d'accueil pour Groupe Elsi

Je vous pris d’agréer Monsieur Codol mes sincères salutations.

Cette facture est payable à réception et tiendra lieu de réservation.

Je vous pris d’agréer Madame, Monsieur, nos sincères salutations.

Pour toute question n’hésitez pas à me les adresser à ce mail.

Nous attendons un retour de votre part prochainement,

Nous restons à votre disposition pour tout complément d’information.

II - Gérer les outils et messages numériques :

3. SMS intérêts pour les professionnels:

● lecture du message plus rapide

5. Message 1 : Bonjour Madame Berthon,

Je me ferais un plaisir de répondre à votre demande, mais pouvez-vous me dire plus

III - Préparer un dossier de communication externe :

● Organiser un événement pour communiquer sur le changement d’identité,

7 - Liste des différentes tâches à réaliser :

● Réalisation d’un diaporama de présentation de l’entreprise;

● Préparer une page de garde pour catalogue;

● Réalisation d’un diaporama de présentation de l’entreprise;

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