Organisation Tournoi

Organiser un événement dans un club de tennis de table (ping-pong)
demande une bonne préparation pour garantir une expérience

agréable pour tous les participants et visiteurs. Voici une démarche
structurée pour organiser un événement réussi, que ce soit un
tournoi interne, une journée de découverte ou une soirée à thème.
1. Définir le Type d’Événement
Avant toute chose, il faut clarifier quel type d’événement vous

souhaitez organiser. Cela influencera les détails pratiques et
logistiques.
• Tournoi interne (compétition amicale ou sérieuse)
• Journée portes ouvertes / découverte du tennis de table
• Soirée sociale ou récréative (par exemple, un tournoi
fun ou un mini-championnat en double)
• Événement de démonstration ou formation (cliniques
avec des joueurs professionnels ou des coachs)
• Événement caritatif ou partenariat avec une cause
2. Fixer une Date et une Durée
• Choisir une date qui ne tombe pas en même temps qu’un

événement majeur dans le calendrier local (vacances scolaires,
autres événements populaires, etc.).
• Déterminer la durée de l’événement : quelques heures pour
une journée portes ouvertes ou un tournoi sur une journée entière.
3. Choisir un Lieu (au sein du club ou ailleurs)
• Si l’événement se déroule au sein du club, assurez-vous que la

salle est assez grande pour accueillir tous les participants et les
spectateurs.
• Préparez le matériel nécessaire (tables, raquettes, balles) et
assurez-vous que les installations sont en bon état.
• Si c’est un événement plus grand (ex : avec des spectateurs),
envisagez de réserver des espaces pour les spectateurs, de prévoir
des zones pour les pauses, et d’assurer l’accessibilité pour tous.
4. Planifier la Logistique
• Matériel nécessaire :
• Tables de ping-pong et raquettes.
• Balles (prévoir un stock suffisant).
• Chronomètres ou minuteries pour les matchs.
• Table pour l’inscription et l’affichage des résultats.
• Microphone ou système de sonorisation si nécessaire.
• Accueil des participants :
• Créer une zone d’accueil pour les inscriptions, la distribution de
badges ou de numéros de participant.
• Prévoir des bénévoles pour aider à l’organisation, répondre aux
questions et gérer les inscriptions.
• Restauration et services :
• Prévoir des rafraîchissements (eau, boissons) et des snacks
légers (barres énergétiques, fruits, etc.).
• Si l’événement dure toute la journée, pensez à proposer un
repas ou des options de restauration à proximité.
5. Promouvoir l’Événement
• Communication interne : Utilisez les canaux du club (site

web, réseaux sociaux, newsletters) pour informer les membres du
club.
• Affichage local : Imprimer des affiches et flyers à distribuer
dans le club, dans les commerces locaux, ou dans d’autres clubs de
sport.
• Réseaux sociaux : Créez un événement Facebook, une
campagne Instagram, ou des posts sur X (anciennement Twitter)
pour attirer un public plus large.
• Partenariats : Si possible, faites des partenariats avec
d’autres clubs, écoles, ou entreprises locales pour augmenter la
visibilité et attirer plus de participants.
6. Inscription des Participants

• Formulaire d’inscription : Créez un formulaire simple (sur
Google Forms, par exemple) pour que les participants puissent
s’inscrire à l’événement. Demandez des informations de base :
nom, prénom, niveau de jeu, contact.
• Frais d’inscription : Si vous choisissez de faire payer
l’inscription, assurez-vous que le prix est raisonnable et que la
procédure de paiement est claire.
7. Définir le Format de l’Événement
• Tournoi (si applicable) : Définissez les catégories (par

exemple, par niveau ou âge) et le système de compétition (poules,
élimination directe, etc.).
• Règles de jeu : Assurez-vous que tout le monde connaît les
règles et le format de l’événement avant qu’il commence.
• Événement récréatif : Si c’est un événement informel,
définissez une structure amusante, comme des matchs en double
ou un tournoi où les règles changent (ex. jouer avec des règles
spéciales, comme un seul coup pour chaque côté).
8. Animation et Ambiance
• Mise en place de la décoration : Créez une ambiance

chaleureuse en décorant le lieu avec des éléments en lien avec le
tennis de table (affiches, trophées, photos de joueurs célèbres,
etc.).
• Musique et annonces : Préparez une playlist de fond et
envisagez des annonces régulières pour informer les participants
des résultats et des horaires des matchs.
• Animations supplémentaires : Organisez des petites
animations pour maintenir l’intérêt tout au long de l’événement
(tirage au sort pour des petits lots, concours de services, défis
techniques, etc.).
9. Gestion des Matchs et Résultats

• Tableau de suivi : Utilisez un tableau ou un logiciel pour
suivre les résultats en temps réel et annoncer les matchs suivants.
• Volontaires ou arbitres : Si possible, impliquez des
bénévoles pour arbitrer ou superviser les matchs, ce qui permettra
de fluidifier l’organisation et d’assurer que les règles sont
respectées.
10. Remise des Prix et Clôture
• Trophées et récompenses : Préparez des récompenses pour

les gagnants (trophées, médailles, lots). Les récompenses peuvent
être symboliques, mais elles doivent souligner la convivialité de
l’événement.
• Clôture conviviale : À la fin de l’événement, rassemblez tous
les participants pour une petite cérémonie de remise des prix. Vous
pouvez également offrir un moment de convivialité, comme un
cocktail ou un barbecue pour échanger après les matchs.
11. Évaluation et Bilan
• Après l’événement, faites un petit retour d’expérience avec les

participants et les bénévoles pour savoir ce qui a bien fonctionné et
ce qui peut être amélioré pour la prochaine fois.
• Si l’événement a été couronné de succès, n’hésitez pas à
prévoir des éditions régulières (mensuelles, annuelles, etc.).
Exemple de Planification d’Événement (pour un

tournoi interne) :
1. Objectif : Organiser un tournoi interne pour les membres du

club.
2. Date : Samedi 20 janvier, de 10h à 17h.
3. Lieu : Salle de tennis de table du club.
4. Format :
• Catégories : Hommes / Femmes / Doubles.
• Format : Poules puis élimination directe.
5. Inscriptions :
• Deadline : 18 janvier.
• Coût : 5€ par participant.
• Lien d’inscription : Google Forms.
6. Promotion :
• Annonces sur les réseaux sociaux du club.
• Affiches dans le club et dans des commerces locaux.
7. Logistique :
• 4 tables de ping-pong, balles et raquettes fournies.
• Zone de rafraîchissements (eau, barres énergétiques).
• Bénévoles pour l’accueil et l’organisation.
8. Prix :
• Trophées pour les gagnants.
• Lots pour les meilleurs joueurs (raquettes, vêtements de sport).
9. Ambiance :
• Musique en fond.
• Micro pour les annonces.
• Photographe pour capturer les moments clés.
10. Remise des prix et clôture :

• 17h30 : Remise des prix, discours de remerciement, cocktail de
clôture.
Avec une bonne organisation et une attention particulière aux

détails, votre événement de tennis de table peut être un grand
succès et un moment de convivialité pour tous les participants !

Organisation Tournoi

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Organisation Tournoi

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Organisation Tournoi

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Organiser un événement dans un club de tennis de table (ping-pong)

demande une bonne préparation pour garantir une expérience

1. Définir le Type d’Événement

Avant toute chose, il faut clarifier quel type d’événement vous

2. Fixer une Date et une Durée

• Choisir une date qui ne tombe pas en même temps qu’un

3. Choisir un Lieu (au sein du club ou ailleurs)

• Si l’événement se déroule au sein du club, assurez-vous que la

• Communication interne : Utilisez les canaux du club (site

6. Inscription des Participants

7. Définir le Format de l’Événement

• Tournoi (si applicable) : Définissez les catégories (par

• Mise en place de la décoration : Créez une ambiance

9. Gestion des Matchs et Résultats

10. Remise des Prix et Clôture

• Trophées et récompenses : Préparez des récompenses pour

11. Évaluation et Bilan

• Après l’événement, faites un petit retour d’expérience avec les

Exemple de Planification d’Événement (pour un

1. Objectif : Organiser un tournoi interne pour les membres du

2. Date : Samedi 20 janvier, de 10h à 17h.

3. Lieu : Salle de tennis de table du club.

10. Remise des prix et clôture :

Avec une bonne organisation et une attention particulière aux

Vous aimerez peut-être aussi