Prise en main

Edition Petites Entreprises

Sage Paye - Gamme Evolution

Version 14
Composition du progiciel Conformité & Mise en garde
Votre progiciel est composé d’un boîtier de • Compte tenu des contraintes inhérentes à la
rangement comprenant : présentation sous forme de manuel électronique,
• le cédérom sur lequel est enregistré le programme. les spécifications visées dans la présente
documentation constituent une illustration aussi
proche que possible des spécifications.
Propriété & Usage
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Code de la Propriété Intellectuelle, les lois relatives documentation, de mettre en oeuvre le progiciel
au copyright et les traités internationaux applicables. pour permettre de mesurer exactement
l’adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.
Toute utilisation non conforme du logiciel, et
notamment toute reproduction ou distribution • Il est important, pour une utilisation sûre et
partielle ou totale du logiciel ou toute utilisation au- opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la
delà des droits acquis sur le logiciel est strictement documentation.
interdite.
Toute personne ne respectant pas ces dispositions Evolution
se rendra coupable de délit de contrefaçon et sera • La documentation correspond à la version

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passible des peines pénales prévues par la loi. référencée. Entre deux versions, des mises à jour
du logiciel peuvent être opérées sans modification
de la documentation. Toutefois, un additif peut être
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sans l’autorisation préalable et expresse de la mises à jour.
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Mise à jour : sept. 2015, version 14.00

 Table des matières

Table des matières

1er lancement de l’application ________________________________________4
Démarrez le programme ........................................................................................................................ 4
Référencez-vous.................................................................................................................................... 4
Saisissez votre code d’accès................................................................................................................. 4
Activez vos droits d’accès au portail Sage............................................................................................. 5

Paye Evolution ____________________________________________________6

Paramétrage du logiciel .............................................................................................................. 6
Renseignements généraux .................................................................................................................... 6
Contrats sociaux .................................................................................................................................... 7
Préférences............................................................................................................................................ 7
Conventions collectives ......................................................................................................................... 8
Etablissements....................................................................................................................................... 8
Banques................................................................................................................................................. 9
Caisses de cotisations ........................................................................................................................... 9
Personnalisation du dossier de paye ........................................................................................ 10
Rubriques de paye............................................................................................................................... 10
Plans de paye ...................................................................................................................................... 11
Employés ............................................................................................................................................. 12
Paye au quotidien ..................................................................................................................... 14
Saisie des registres de paye................................................................................................................ 14
Réalisation des bulletins ...................................................................................................................... 14
Plus loin avec Paye................................................................................................................... 16
Gestion des paiements ........................................................................................................................ 16
DADS-U ............................................................................................................................................... 16
Transfert comptable ............................................................................................................................. 17

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 1er lancement de l’application

1er lancement de l’application

Après avoir installé votre logiciel, vous devez référencer votre logiciel et cette option vous est proposée dès
le premier lancement de l’application.

Démarrez le programme
1 . Cliquez sur le bouton [Démarrer] du bureau puis ouvrez le menu Programmes.
2 . Ouvrez le menu correspondant aux programmes Sage.
3 . Sélectionnez le raccourci du programme installé.

Référencez-vous
Le programme vous propose de vous référencer dès son lancement.

1
2

Cliquez sur le bouton [Référencement].

Choisissez ensuite de vous référencer par internet ou par courrier.

La procédure de référencement par courrier peut également être effectuée

ultérieurement depuis la fonction «?» / A propos....

Saisissez votre code d’accès

Le code d’accès vous est envoyé par Sage, dès réception de votre Bon de garantie par nos services.

Il permet un nombre d’accès illimité à votre application.

Clilquez sur le bouton [Saisie du code...] de la fenêtre «Bienvenue chez Sage» pour son enregistrement.

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 1er lancement de l’application

Activez vos droits d’accès au portail Sage

1 . Sélectionnez la fonction «?» / Bienvenue chez Sage.
2 . Cliquez sur Clients, puis saisissez vos identifiants.

Vos e-services sont alors accessibles dans le menu «?» / Bienvenue chez Sage.

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 Paye Evolution

Paye Evolution
Le logiciel Paye peut être ouvert depuis le menu Démarrer / Programmes de votre ordinateur.

Paramétrage du logiciel
Avant de commencer à travailler, vous devez saisir certains renseignements propres à votre entreprise (rai-
son sociale, coordonnées, etc.), personnaliser le comportement du logiciel en fonction de vos besoins et
habitudes de travail.

Renseignements généraux
Menu Initialisation / Renseignements généraux

La fenêtre Renseignements généraux est la suivante :

2 4
5
1

Complétez toutes les informations concernant l’identité de votre entreprise. Ces informations seront
notamment utilisées dans vos éditions et vos déclarations.

Les champs relatifs à l’exercice de paye doivent également être complétés de façon pertinente. En
effet, c’est à partir des éléments introduits ici que le logiciel peut gérer en toute transparence les clô-
tures d’exercice de paye et des congés.
C’est également à partir de cet onglet qu’il est possible de définir la liaison entre les logiciels Paye et
Comptabilité. Vous pourrez ainsi récupérer dans votre journal d’Opérations diverses, les écritures
comptables générées par les bulletins, via l’option Transfert en comptabilité (menu Clôture /
Transfert en comptabilité).

Complétez soigneusement les renseignements de paye essentiels dans cet onglet, tels que le
nombre de jours de congés acquis par mois dans l’entreprise, les plafonds des tranches de sécurité
sociale, la fréquence de régularisation des cotisations, la valeur du SMIC horaire, etc.
Ces informations seront proposées par défaut lors de la conception des bulletins.

Précisez dans cet onglet les informations relatives à la DADS-U.

Définissez toutes les rubriques de RDS, CSG, base nette de cotisation, utilisées dans votre société
en indiquant le code de ces rubriques. Vous pouvez également définir dans cet onglet les libellés de
4 champs libres des fiches employés.

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 Paye Evolution

Contrats sociaux
Menu Initialisation / Contrats sociaux

Les contrats sociaux sont désormais centralisés dans le menu Initialisation / Contrats sociaux. Cela per-
met de saisir en un seul endroit tous les contrats sociaux courants dans l’entreprise.

Renseignez les premières données, Type, Nom, Caisse de cotisation, etc.

Dans la partie Caractéristiques, renseignez :

- La référence du contrat social.
- Le code option retenue.
Lorsque votre contrat social propose plusieurs options, indiquez l'option retenue par l'employé.
- Le code population de rattachement.
Ce code peut vous être envoyé par votre organisme social sur simple demande.

Préférences
Menu Initialisation / Préférences

Les réglages de préférences vous permettent de personnaliser le fonctionnement de votre logiciel Paye afin
d’obtenir des comportements répondant de manière optimale à vos besoins et à vos méthodes de travail.

Voici quelques préférences clés proposées par la Paye, que nous vous encourageons à régler avant de
débuter votre activité :
• Préférences / Générales / Profil société / Période du bulletin calculée suivant la période en cours
• Préférences / Générales / Profil société / Obligation de clôture mensuelle des bulletins
• Préférences / Bulletins / Modification des lignes du bulletin contenant un plafonnement
• Préférences / Bulletins / Nombre de jours du mois pour la gestion en trentième
• Préférences / Temps de travail / Toutes

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 Paye Evolution

Conventions collectives
Menu Initialisation / Conventions

Les conventions collectives définissent les conditions d’emploi et de travail des employés ainsi que leurs
garanties sociales. Vous pouvez donc grâce à cette option définir les conventions auxquelles votre entre-
prise est affiliée.

Lors de la création des employés, vous aurez la possibilité d’associer chaque employé à la
convention collective dont il dépend.

Etablissements
Menu Initialisation / Etablissements

Le logiciel Paye vous permet d’optimiser votre dossier en reproduisant l’organisation de votre entreprise,
notamment grâce aux établissements. Vous pouvez ainsi définir tous les établissements rattachés à votre
société. Par la suite, vous pourrez rattacher un établissement à un employé via l’onglet Employé de sa
fiche.
Ces établissements seront utilisés lors de la saisie de la DADS-U :

La création des établissements n’est pas indispensable si votre société est constituée d’un seul
établissement.

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 Paye Evolution

Banques
Menu Initialisation / Banques

Saisissez les différentes coordonnées bancaires de l’entreprise. Ces références seront exploitées par le lo-
giciel pour générer les ordres de virements des salaires.

Vous pouvez effectuer la remise en banque des virements au format SEPA.

La validation n’est possible que si le BIC et l’IBAN de la banque de remise sont définis correctement.

Caisses de cotisations
Menu Initialisation / Caisses de cotisations

Cette option vous permet de créer et de personnaliser les organismes auxquels vous versez les cotisations
patronales et salariales.

2
3
1

Ces informations d’identification sont exploitées dans le cadre des déclarations (impliquant les
caisses et rubriques de cotisations) ainsi que dans le transfert comptable.

Saisissez toutes les informations nécessaires à la Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales -
EDI. Saisissez les informations reconnues par l’organisme auquel vous adressez le document.

Précisez ici les éléments figurant dans le corps de la DUCS pour la caisse de cotisation courante.

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 Paye Evolution

Personnalisation du dossier de paye

Rubriques de paye
Menu Fichiers / Rubriques / Mise à jour

Une rubrique correspond à une ligne du bulletin (salaire de base, absence maladie, prime de déplacement,
indemnité de déplacement, abattement, aide au logement plafonnée, cotisation Assurance chômage
tranche A, acompte sur salaire, etc.). Ces rubriques sont entièrement personnalisables.

Les rubriques sont à l’origine des principaux traitements post-paie tels que les éditions, les
déclarations et le transfert comptable.

Vous devrez créer une rubrique dès lors que vous souhaitez intégrer aux bulletins, une notion de type : gain,
avantage, abattement, cotisation, retenue sur le net ou valeur intermédiaire.

3 4

Identifiez la rubrique dans l’en-tête de la fiche et définissez le type de la rubrique.

Initialisez la formule de calcul à appliquer en fonction du type de la rubrique. Les champs proposés
varient selon le type de la rubrique :
• Gain : les rubriques de type gain sont prises en compte dans le net à payer. Entrent dans ce type de
rubriques le salaire du mois, les différentes primes et indemnités, etc. Une rubrique de gain peut
être uniquement salariale.
• Avantage : les rubriques de type avantage en nature sont prises en compte dans le calcul du brut
mais ne sont pas incluses dans le net à payer. Généralement, l’objet d’un avantage en nature est
d’augmenter la base de calcul des cotisations (par exemple le prêt d’un véhicule, la nourriture, etc.).
Cependant, certains avantages en nature tel que le remboursement de frais professionnels ne
constituent pas un salaire au sens du droit du travail, ni du droit fiscal et ne sont donc pas soumis à
cotisation. Une rubrique de type avantage en nature peut être uniquement salariale.
• Abattement : les rubriques de type abattement ont pour objet de diminuer la base des cotisations.
Elles sont spécifiques à certaines professions telles que les journalistes, les VRP, les entreprises du
bâtiment, etc. Une rubrique de type abattement peut être uniquement salariale.
• Cotisation : les rubriques de type cotisation sont soustraites du total des bruts pour obtenir le net à
payer.

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 Paye Evolution

• Retenue sur le net : les rubriques de type retenues sur le net sont déduites en fin de bulletin,
après soustraction des cotisations sur le brut pour diminuer le net à payer (exemple des acomptes
sur salaire). Une rubrique de type retenue sur le net peut être uniquement salariale.
• Valeur intermédiaire : les rubriques de type valeur intermédiaire permettent de mémoriser/afficher
un résultat mais n’ont aucune incidence sur le net à payer ou sur le brut. Elles peuvent être utilisées
pour un calcul complexe ou pour réaliser l’affichage d’un sous-total (des gains, cotisations, etc.).

Définissez les conditions d’utilisation de la rubrique. Dans le cas d’une rubrique de cotisations, vous
pouvez préciser le code de la caisse de cotisation rattachée. Ainsi, les montants des bulletins des
cotisations associées à la rubrique seront automatiquement affectés à la caisse correspondante.
Indiquez également le compte comptable qui sera imputé par la rubrique courante. Lors du transfert
comptable, les écritures correspondant à cette rubrique seront automatiquement reportées dans le
journal d’opérations diverses sur le compte comptable renseigné.

Renseignez les informations permettant de préciser si la base, le taux ou le résultat de la rubrique

sont des valeurs monétaires. Indiquez également les propriétés spécifiques à chaque type de
rubrique.

Plans de paye
Menu Fichiers / Plans de Paye / Mise à jour

Le plan de paye est un modèle de bulletin (ou "bulletin type") composé d’une sélection de rubriques entiè-
rement personnalisable. Un plan de paye particulier peut ainsi être créé pour chaque catégorie de person-
nel (apprenti, secrétaire, cadre, etc.) ou pour un contrat particulier (contrats aidés ou spécifiques, etc.).
Aux informations du plan de paye, viendront s’ajouter celles des fiches employés et des registres qui re-
tracent les évènements de paye "exceptionnels", afin d’établir, pour chaque employé et pour chaque pé-
riode, un bulletin tout à fait personnalisé. Si ces deux options du logiciel ont été correctement exploitées,
les bulletins pourront donc être générés sans aucune saisie supplémentaire de votre part.

Dressez la liste des rubriques (ou lignes de bulletin) constituant le plan de paye courant.
L’ordre d’insertion des différents types de rubriques doit être respecté :
• Gain : si la rubrique est soumise à cotisation, elle doit être insérée avant les rubriques de cotisa-
tions.
• Avantage : si la rubrique est soumise à cotisation, elle doit être insérée avant les rubriques de coti-
sations.
• Cotisations : les rubriques de cotisations doivent être situées après les gains et avantages soumis
à cotisation.

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 Paye Evolution

• Abattements : les rubriques d’abattements doivent être situées après les gains et avantages ser-
vant de base aux abattements.
• Retenue : aucune contrainte liée à l’ordre d’insertion.
• Valeurs intermédiaires : aucune contrainte liée à l’ordre d’insertion.
Paramétrez la liste des rubriques et des variables que vous pourrez saisir dans l’en-tête de bulletin
au moment de la création ou de la modification (pour les bulletins qui utiliseront ce plan de paye).
Il peut s’agir de variables, de variables de saisie (qui n’existent pas et que vous créez directement
dans cet onglet) ou de rubriques.
Les éléments saisis pourront être modifiés dans l’en-tête du bulletin afin de vous éviter de recher-
cher des éléments dans le corps de celui-ci.

Employés
Menu Fichiers / Employés / Mise à jour

La fiche Employé vous donne accès à tous les réglages propres à chaque salarié. Au-delà des coordon-
nées de l’employé, le logiciel Paye vous propose d’apporter des informations qui faciliteront la réalisation
des bulletins, des virements ou encore le suivi de l’employé au sein de l’entreprise.

Afin de vous éviter toute ressaisie, des modifications groupées peuvent être apportées simulta-
nément sur un ou plusieurs employés.

La fenêtre Employés est la suivante :

2 3
4

5 7 6

Complétez l’ensemble des informations générales et relatives à l’état civil de l’employé.

Renseignez les informations d’ordre administratif liées à l’employé.

Saisissez toutes les informations relatives au paiement de l’employé. Ces informations seront
notamment exploitées dans le cadre du transfert comptable et permettront de réaliser les virements
de salaires sur les comptes en banque de vos employés.

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 Paye Evolution

Ces boutons, accessibles depuis l’onglet Employé, donnent accès à des réglages spécifiques pour
les employés :
• Le bouton Contrat permet de saisir tous les renseignements relatifs au contrat de l’employé : ratta-
cher un contrat social, associer le plan de paye, définir le taux horaire, indiquer les éléments néces-
saires à la DADS-U, etc.
• Le bouton Bulletins présente la liste de tous les bulletins réalisés sur l’exercice.
• Le bouton Cumuls présente la liste des cumuls de l’employé, regroupant ainsi les informations de
tous les bulletins réalisés depuis le début de l’exercice.
• Le bouton Enfants permet de renseigner les informations relatives à chaque enfant de l’employé.
• Le bouton Analytique, ou Chantiers selon la version de la Paye, permet de paramétrer la réparti-
tion du temps de travail de l’employé sur plusieurs tâches afin de mieux apprécier sa rentabilité.
Cette répartition sera appliquée par défaut lors de la réalisation des bulletins de l’employé.

Initialisez via le bouton Init certaines valeurs concernant l’employé, tel que le nombre de jours de
congés acquis par l’employé.

Renseignez dans le bouton DUE tous les champs nécessaires à l’élaboration de la Déclaration
Unique d’Embauche (DUE) destinée à l’URSSAF ou à la MSA.

Définissez via le bouton Heures, le nombre d’heures théoriquement travaillées par jour.

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 Paye Evolution

Paye au quotidien
Les étapes élémentaires de configuration du dossier étant terminées, abordons à présent les options principales de
votre paye.

Saisie des registres de paye

Menu Bulletins / Registre / Saisie

Le logiciel Paye vous offre la possibilité de tenir un registre des événements variables survenant dans l’ac-
tivité de vos employés. Vous pouvez ainsi indiquer quotidiennement les événements variables à prendre en
compte dans les bulletins de paye : heures supplémentaires, congés, jours d’absence, etc. Ces éléments
seront exploités par Paye lors de la création des bulletins.

Si la rubrique saisie dans un registre n’est pas présente dans le plan de paye, vous devrez
l’ajouter manuellement dans le corps du bulletin.

Ci-dessous un exemple de saisie de registre :

Réalisation des bulletins

Menu Bulletins / Réalisation de bulletins

Le logiciel Paye limite la saisie au strict minimum, en copiant les informations d’en-tête du bulletin depuis
les paramètres définis en initialisation et depuis la fiche Employé. Le corps du bulletin récupère quant à lui
les rubriques et les variables définies dans le plan de paye et dans le registre.
Deux méthodes de réalisation des bulletins vous sont proposées depuis la liste des bulletins :
• Création automatique : grâce au bouton Créat. Auto., il est possible de générer instantanément
les bulletins d’un ou de plusieurs employés. Cette création peut s’effectuer :
- par copie du bulletin précédent,
- à partir du plan de paye et des registres propres à l’employé.
• Saisie de bulletin : le bouton Saisie Bulletin permet de personnaliser tous les paramètres du bul-
letin. Vous pouvez ainsi contrôler les rubriques ainsi que les variables de chaque document. Vous

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 Paye Evolution

pouvez éventuellement ajouter les données manquantes dans le corps du bulletin, cette intervention
peut d’ailleurs s’avérer indispensable si vous n’avez pas saisi de registre.

Contrôlez les informations générales de l’employé (nom, période, etc.) et saisissez ou consultez les
éléments variables associés directement dans l’en-tête de son bulletin (primes, congés, heures sup-
plémentaires, etc.).

Vérifiez le corps du bulletin, afin de vous assurer que celui-ci intègre bien toutes les rubriques
nécessaires.

Visualisez instantanément les congés capitalisés par l’employé, ou les repos compensateurs pris et
à prendre.

A la validation du bulletin, une présentation des totaux indiquant entre autres le net à payer, vous est
proposée pour contrôle. Vous pouvez ensuite quitter, régler les paramètres d’impression, puis éditer
le bulletin.

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 Paye Evolution

Plus loin avec Paye

Gestion des paiements

Menu Editions / Paiements

Une fois les bulletins réalisés, le logiciel Paye vous accompagne dans le traitement des paiements.

Vous pouvez non seulement réaliser les versements de salaires par chèque, les enregistrer sur un disque
que vous remettrez à votre banque mais également générer les ordres de virement de salaires (menu Edi-
tions / Paiements / Gestion des virements) et les transmettre directement à votre banque par e-mail ou par
internet selon le protocole de communication Ebics.

DADS-U
Menu Clôture / D.A.D.S.-U.

La DADS-U a été conçue pour rassembler toutes les données à déclarer sous un seul message adressé à
un seul interlocuteur qui sera chargé du contrôle et de la diffusion des données aux organismes concer-
nés.Toutes les entreprises doivent établir, le 31 janvier de chaque année au plus tard, une déclaration au-
tomatisée des données sociales unifiée en indiquant pour chaque salarié le montant total des
rémunérations payées au cours de l’année précédente, ainsi que les renseignements sur la situation du sa-
larié.
La DADS-U va donc réunir les informations de votre dossier, afin de les présenter de manière organisée,
par établissement, par salarié et par bénéficiaire d’honoraires.

Depuis 2011, les déclarations DADS-U doivent être réalisées dans le format N4DS (Norme pour les Décla-
rations Dématérialisées De Données Sociales). Cette norme permet de prendre en compte de nouvelles
données que ne pouvait gérer la norme DADS-U.

Paye Evolution version 12 permet de réaliser les déclarations DADS-U dans le nouveau format N4DS.

Les différents types de DADS-U susceptibles d’être créés sont les suivants :
• complète,
• TDS (Transfert des Données Sociales),
• IRC (Institutions des Retraites Complémentaires),

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 Paye Evolution

• IP (Institutions de Prévoyances) - Mutuelles,

• Honoraires.,
• congés intempéries BTP (Bâtiments Travaux Publics).
La fonction D.A.D.S.-U. (N4DS) du menu Clôture / D.A.D.S.-U.permet de lancer la récupération des don-
nées issues des bulletins de paye concernés et des paramétrages effectués au préalable dans le logiciel :
• les renseignements de l’entreprise : les informations relatives à la société (Raison Sociale, Adresse,
SIRET...) sont saisies dans le menu Initialisation / Renseignements généraux.
• les renseignements de l’établissement ainsi que la tarification des accidents de travail et les caisses
de cotisations qui lui sont associées.
• les renseignements sur l’employé permettent de déclarer les rémunérations qui lui ont été versées.
• les renseignements sur le bénéficiaire d’honoraires permettent de saisir les déclarations de ces
bénéficiaires rattachés à l’établissement.

Une fois la génération des données terminées, le module «Déclarations Sociales» s’ouvre. Il permet la ges-
tion totale des déclarations DADS-U :
• création,
• suivi,
• génération,
• envoi par télé-déclaration à l’aide du logiciel Sage direct.
Après avoir également précisé les références de l’émetteur du fichier DADS-U, le fichier généré peut être
transmis par internet, après inscription auprès de net-entreprises (www.net-entreprises.fr).

Transfert comptable
Menu Clôture / Transfert en comptabilité

Le logiciel Paye vous permet de transférer les écritures issues des bulletins dans votre dossier de compta-
bilité.
Pour cela, pensez à paramétrer au préalable :
• Les informations relatives au logiciel de comptabilité dans les renseignements généraux (menu Ini-
tialisation / Renseignements généraux - onglet Exercice de paye).
• Dans les fiches de rubrique, veillez à renseigner le compte comptable (menu Fichier / Rubriques /
Mise à jour - onglet Administratif).
• Vérifiez que les dates du mois à transférer sont incluses dans les dates de l’exercice comptable et
qu’elles ne correspondent pas à une période clôturée en comptabilité.
• Assurez-vous que le dossier comptable spécifié dans le logiciel Paye existe bien dans le logiciel
Comptabilité, et que le journal de paye de ce dossier est bien de type Opérations diverses.

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