La capitalisation en fin de projet

Ce cours vous est proposé par Deborah Arnold et Pascal Corbel, Université Paris-Saclay, et
AUNEGe, l’Université Numérique en Économie Gestion.

Table des matières

Objectifs d’apprentissage ..................................................................................................... 2

Introduction ............................................................................................................................. 2

La capitalisation dans la phase de clôture ..................................................................................2

La capitalisation ...................................................................................................................... 3

La capitalisation des connaissances ............................................................................................3

La capitalisation des compétences ..............................................................................................3

La capitalisation des processus .....................................................................................................4

La capitalisation des outils..............................................................................................................4

La fiche de capitalisation ...................................................................................................... 5

Les enjeux ................................................................................................................................ 6

Penser la capitalisation dès la mise en œuvre du projet ...........................................................6

Apprendre de ses erreurs ...............................................................................................................6

Transférer les connaissances vers les opérations et les métiers ...............................................6

Conclusion ............................................................................................................................... 7

Références ............................................................................................................................... 8

1
Objectifs d’apprentissage
A l’issue de ce cours, vous serez en mesure :

− De situer la capitalisation dans le cycle de vie d’un projet

− De distinguer différentes formes de capitalisation
− D’identifier les rubriques d’une fiche de capitalisation
− De comprendre les enjeux de la capitalisation en fin de projet
− D’appliquer les principes de capitalisation à un projet donné à titre d’exemple ou à votre
propre projet

Introduction
Dans ce cours nous commençons par situer la capitalisation dans le cycle de vie d’un projet, à
savoir dans la phase de clôture. Nous présentons ensuite différentes formes de capitalisation, à
savoir la capitalisation des connaissances, des compétences, des processus et des outils, illustrés
par des exemples et par un outil pratique : la fiche de capitalisation. Nous terminons ce cours
par une analyse de trois enjeux de la capitalisation en fin de projet : le besoin de penser la
capitalisation dès la mise en œuvre du projet, d’apprendre de ses erreurs et de transférer les
connaissances vers les opérations et les métiers.

La capitalisation dans la phase de clôture

Nous sommes dans la phase de clôture du projet. La capitalisation en fin de projet intervient dans
cette phase, même si elle doit être préparée dès la phase d’initialisation et alimentée tout au
long de la phase de réalisation et de contrôle.

Avant-projet
• Identifier et comprendre le besoin
• Opportunité
• Faisabilité & risques

Clôture Initialisation
• Acter la recette • Introduire le chef de projet
• Faire le bilan • Définir l'équipe projet
• Capitaliser • Définir et estimer le projet
• Gérer les ressources humaines • Planifier le projet

Réalisation et contrôle
• Lancer le projet (kick-off)
• Concevoir, réaliser et déployer
• Gérer la qualité, les coûts et les délais
• Rendre compte
• Ajuster si nécessaire

Figure 1 : La capitalisation dans le cycle de vie d'un projet

Gestion de projet, Deborah Arnold & Pascal Corbel, AUNEGe, CC – BY NC ND 2

La capitalisation
Certes chaque projet est unique, ce qui pourrait laisser croire qu'une capitalisation d'un projet à
l'autre n'est pas très utile. Mais il peut y avoir des similarités d'un projet à l'autre qui rendent
importante la capitalisation à la fois sur l'objet du projet (par exemple la manière dont a été
résolu un problème technique dans le cadre d'un projet de R&D) et sur la gestion du projet (pour
éviter notamment de reproduire certaines erreurs).

La capitalisation des connaissances

Tout au long du projet, l’équipe projet aura acquis une connaissance approfondie du domaine
concerné par le projet, qu’il s’agisse d’un nouveau logiciel, de la création d’une entreprise ou
du développement d’une formation en ligne.

Selon Sargis (2011), la gestion des connaissances (ou knowledge management en anglais) au
sein des entreprises a été fortement impactée par la structuration croissante de celles-ci autour
de projets depuis les années 1990. Pour Sargis, « la connaissance est constituée d’information, de
savoir-faire et de la compréhension qui permet de faire le lien entre ces différents éléments, à la
fois explicites et tacites » (p. 63).

Concrètement, différents outils et techniques peuvent être mobilisés pour soutenir le flux de
connaissances entre les individus, entre les individus et l’organisation et au sein de l’organisation :

- Le travail en binôme et en équipe

- Les réunions (à condition de bien consigner les connaissances acquises)

- Les solutions technologiques comme une base de connaissance en ligne, la constitution

d’une foire aux questions (FAQ), d’un glossaire

- La documentation

La capitalisation des compétences

Au cours du projet, l’ensemble de l’équipe projet aura certainement acquis de nouvelles
compétences, non seulement techniques mais aussi transversales. Il est important pour le chef
de projet non seulement d’identifier sa propre montée en compétences, par exemple à l’aide
d’un référentiel, mais aussi d’accompagner les membres de son équipe à faire de même. Le
résultat de cette démarche sera déterminant dans le redéploiement des ressources humaines
en fin de projet car il soutiendra la progression professionnelle des acteurs projet. Et, au-delà de
cette progression, l’identification des compétences acquises peut faciliter leur transfert vers de
futurs projets via les choix d’affectation d’individus. En effet, toutes les connaissances et
compétences accumulées ne peuvent pas être formalisées. Une grande partie du savoir-faire

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ne peut être transmis que dans le cadre de relations répétées, en action. Dès lors, affecter un
individu ayant acquis une compétence particulière, dont on sait ou on suppose qu’elle sera utile
dans un projet donné, permet non seulement son utilisation directe par l’individu en question,
mais peut aussi aboutir à son transfert à d’autres membres du projet.

La capitalisation des processus

Les processus mis en œuvre dans le cadre d’un projet ont presque autant de valeur que le
résultat du projet lui-même. Il s’agit d’un véritable savoir-faire à la fois en gestion de projet et en
résolution de problèmes.

Par exemple, on considère souvent que le savoir-faire acquis par Renault dans la conduite du
projet Twingo en termes d’ingénierie concourante, mais aussi de démarche « design to cost » (ou
conception à coût objectif) (Midler, 2012) a préparé le terrain pour la conception à coût très
serré des futures Dacia.

Pour ne pas laisser tomber dans l’oubli les processus qui ont bien fonctionné, penser à les
consigner tout au long du projet.

La capitalisation des outils

Les outils mis en place pour gérer le projet au quotidien sont facilement capitalisables pour
d’autres projets. Une trame de diagramme de Gantt peut être reprise et adaptée, des modèles
de documents comme le Cahier des Charges peuvent être réutilisés, des maquettes de site web
peuvent resservir.

Avant de céder à la tentation de réinventer la roue à chaque démarrage de nouveau projet,

regarder autour de vous pour identifier les outils existants qui ont fait leurs preuves. Et en fin de
projet, préparer des versions « vierges » de vos outils de prédilection pour qu’ils puissent être
déployés facilement dans votre prochain projet !

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Exemple :

Dans le cadre d’un projet européen dans les années 2010, deux des partenaires ont mis en place
un outil sous forme de tableur Excel. Cet outil s’est avéré très utile comme tableau de bord pour
centraliser toutes les informations et indicateurs du projet en question, à tel point qu’il a été repris
lors de projets suivants, non seulement au sein du même consortium, mais par des partenaires
devenus coordinateurs d’autres projets.

Avec l’avènement des systèmes de partage de documents en ligne tels que GoogleSheets, ce
tableur est devenu un véritable outil collaboratif et a connu des ajustements et améliorations à
chaque itération. Son utilisation à contribué à l’attribution d’un label Bonne Pratique par
l’Agence nationale Erasmus+ Éducation et Formation France à deux projets européens :
eLene4Life et ECCOE.

Encadré 1 : Exemple de capitalisation d'outil

La fiche de capitalisation
Vaesken (2013) propose de créer une fiche de capitalisation structurée en huit chapitres :

1. L’identité du projet :
Le nom du projet
La nature du projet : interne, externe, stratégique, tactique, ...
Le type de projet : Informatique, technique organisationnel, ...

2. Les principaux jalons

3. Les acteurs du projet

4. Les personnes ou services impactés par le projet en cours de mise en œuvre et/ou dans
sa phase opérationnelle

5. Le contexte dans lequel se réalise le projet : climat de tension, acceptation ...

6. Les stratégies managériales mises en place

7. Les résultats obtenus et la comparaison de ces résultats avec les attendus initiaux

8. Les principales suggestions d'amélioration

Encadré 2 : La fiche de capitalisation

Toujours selon Vaesken, la fiche de capitalisation peut également être complétée par :
− Une fiche de documentation
− Une fiche de communication
− Une fiche d'incident

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Les enjeux
Penser la capitalisation dès la mise en œuvre du projet
Recenser, organiser et préparer toutes les informations « capitalisables » en fin de projet relève
du défi, car il y a souvent une pression en termes de temps et d’effort pour boucler un projet
dans les délais imposés. C’est pour cette raison qu’il est important de penser la capitalisation dès
la mise en œuvre, voire au moment de l’initialisation du projet avec la mise en place de la
structure de la fiche de capitalisation.

Ainsi, cette fiche peut être alimentée en cours de projet, lors des bilans intermédiaires ou au
moment de la résolution de problèmes, pour garder une trace des décisions prises et des mesures
appliquées.

Apprendre de ses erreurs

Nul n’est parfait, et toute équipe projet sera certainement confrontée à des erreurs, petites ou
grandes. Il relève de la responsabilité du chef de projet d’accompagner l’équipe dans l’analyse
et l’acceptation de ces erreurs pour éviter de les reproduire dans d’autres projets. Cusin (2011)
évoque l’apprentissage par l’échec en quatre phases : identification, analyse et interprétation,
stockage des connaissances et mise en œuvre concrète des enseignements tirés de l’échec.

Mais il s'avère en pratique que ce « retour d'expérience » est un peu négligé, en particulier dans
les cas d'échecs. Comme le dit Cusin, il existe une pression sociétale qui conduit les individus à
« nier les échecs ou à les camoufler » (p. iv) associée à une tendance à vouloir réinviter la roue
à chaque nouveau projet.

Transférer les connaissances vers les opérations et les métiers

Un projet étant une initiative unique et limitée dans le temps, il faut veiller à ce que les
connaissances acquises en cours de projet sortent du périmètre du projet une fois celui-ci
terminé. Ces connaissances peuvent être pertinentes et utiles pour l’ensemble de l’entreprise ou
pour certains métiers directement concernés par l’objet du projet.

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Conclusion
Dans ce cours nous avons situé la capitalisation dans le cycle de vie d’un projet, à savoir dans la
phase de clôture. Nous avons présenté différentes formes de capitalisation, à savoir la
capitalisation des connaissances, des compétences, des processus et des outils, illustrées par des
exemples et par un outil pratique : la fiche de capitalisation. Enfin, nous avons analysé trois enjeux
de la capitalisation en fin de projet : le besoin de penser la capitalisation dès la mise en œuvre
du projet, d’apprendre de ses erreurs et de transférer les connaissances vers les opérations et les
métiers.

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Références
Cusin, J. (2011). Les désillusions de l'échec comme source d'apprentissage performant.
Canadian Journal of Administrative Sciences / Revue Canadienne Des Sciences De
l'Administration, 29(2), i--xiii. https://doi.org/10.1002/CJAS.228

Midler, C. (2012). L'Auto qui n'existait pas - Management des projets et transformation de
l'entreprise. Dunod, Paris.

Sargis, C. (2011). Gestion des connaissances en contexte projet : quelles pratiques et quels
enjeux pour les entreprises ?. Management & Avenir, 44, 60-77.
https://doi.org/10.3917/mav.044.0060

Vaesken, P. (2013). Gestion de projets : Méthodes et Outils – Les Essentiels. IAE de Lille, Université
Lillle 1. https://modules-iae.univ-lille.fr/M06/cours/co/002_module_06_IAE_web.html

Comment citer ce cours ?

Gestion de Projet, Deborah Arnold et Pascal Corbel, AUNEGe (http://aunege.fr), CC – BY NC

ND (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/).

Cette œuvre est mise à disposition dans le respect de la législation française protégeant le droit
d'auteur, selon les termes du contrat de licence Creative Commons Attribution - Pas d'Utilisation
Commerciale - Pas de Modification 4.0 International (http://creativecommons.org/licenses/by-
nc-nd/4.0/). En cas de conflit entre la législation française et les termes de ce contrat de licence,
la clause non conforme à la législation française est réputée non écrite. Si la clause constitue un
élément déterminant de l'engagement des parties ou de l'une d'elles, sa nullité emporte celle
du contrat de licence tout entier.

Figures

Figure 1 : La capitalisation dans le cycle de vie d'un projet ................................................................... 2

Encadrés

Encadré 1 : Exemple de capitalisation d'outil ............................................................................................ 5

Encadré 2 : La fiche de capitalisation ......................................................................................................... 5

Gestion de projet, Deborah Arnold & Pascal Corbel, AUNEGe, CC – BY NC ND 8