ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET

COMPTABLE :
PROCEDURES A L’USAGE DU CREATEUR
D’ENTREPRISE ’’

Guide réalisé et mis à disposition par le Comité Création

du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables

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SOMMAIRE
I – LES OBJECTIFS D’UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE 3
II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE 3
2.1 Séparation des fonctions ............................................................................................. 3
2.2 Définition des fonctions ............................................................................................... 4
2.3 Enregistrement correct et sans délai des opérations .................................................. 5
2.4 Protections matérielles et juridiques ........................................................................... 5
III - PROCEDURES GENERALES .................................................................................... 5
3.1 L’importance du classement......................................................................................... 5
3.2 Traitement du courrier .................................................................................................. 6
3.2.1-Traitement du courrier reçu ...................................................................................... 6
3.2.2-Traitement du courrier départ ................................................................................... 6
3.3 La trésorerie ................................................................................................................. 7
3.3.1-Règles de base ......................................................................................................... 7
3.3.2-Tenue de la caisse .................................................................................................... 7
3.3.3-Protection des disponibilités ..................................................................................... 8
3.3.4-Emission de chèques ................................................................................................ 8
3.3.5-Suivi de la trésorerie et rapprochement bancaire ..................................................... 9
3.4 Les achats de marchandises et de frais généraux ...................................................... 9
3.4.1-Commandes ............................................................................................................. 9
3.4.2-Réception des marchandises ................................................................................... 9
3.4.3-Réception des factures ............................................................................................. 10
3.4.4-Comptabilisation ....................................................................................................... 10
3.4.5-Règlement ................................................................................................................ 10
3.4.6-Traitement des retours de marchandises ................................................................. 11
3.5 Les ventes, prestations de services et les clients ........................................................ 11
3.5.1-Commandes ............................................................................................................. 11
3.5.2-Livraisons ................................................................................................................. 11
3.5.3-Facturation ................................................................................................................ 11
3.5.4-Règlements et gestion des comptes clients ............................................................. 12
3.5.5-Avoirs clients ............................................................................................................. 13
3.5.6-Comptabilisation ....................................................................................................... 13
3.6 Inventaire physique ..................................................................................................... 13
3.7 La gestion du personnel et des charges sociales ........................................................ 14
3.7.1-Règles de base ......................................................................................................... 14
3.7.2-Embauche ................................................................................................................. 15
3.7.3.-Etablissements des fiches de paie et charges sociales .......................................... 15
3.7.4 -Gestion des congés et absences ............................................................................ 16
3.7.5-Sanctions disciplinaires ............................................................................................ 16
3.7.6-Gestion des maladies ............................................................................................... 16
3.7.7-Registres obligatoires ............................................................................................... 17
3.7.8-Affichages obligatoires .............................................................................................. 17
3.7.9-Utilisation des véhicules ........................................................................................... 17
3.8 La fiscalité .................................................................................................................... 18
3.8.1. la TVA ...................................................................................................................... 18
3.8.2 Exonérations ............................................................................................................. 18
3.9 Le juridique .................................................................................................................. 18
IV - COMPTABILITÉ INFORMATISÉE .............................................................................. 19
V - ARCHIVAGE................................................................................................................ 20
VI – LES BONS CONSEILS DE L’EXPERT COMPTABLE ............................................... 20
VII - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS .................................................. 21

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Avant-propos

Ce recueil des procédures est destiné aux créateurs (entreprises de

moins de vingt salariés) afin de les aider dans la mise en place de
l’organisation de leur entreprise. Il ne peut être exhaustif et chaque
entreprise est tenue d’établir son propre manuel des procédures en
fonction de son activité.
Il devra faire l’objet d’une mise à jour régulière afin de tenir compte des
changements de législation et de l’évolution de l’entreprise.

I –LES OBJECTIFS D’UNE BONNE

ORGANISATION ADMINISTRATIVE

Il est important pour une entreprise de mettre en place une bonne

organisation administrative et comptable afin de :
- ne perdre aucun document
- gagner du temps
- sauvegarder le patrimoine de l’entreprise
- suivre sereinement la gestion de son entreprise
- éviter les rappels en matière fiscale et sociale

II -RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE

2.1 Séparation des fonctions

La comptabilité a une dimension matérielle : elle résulte de toute une

série d’enregistrements qui représentent des opérations multiples.

La fiabilité d’une comptabilité dépend du système et des procédures de

contrôle interne.

Les objectifs du contrôle interne sont les suivants :

 Prévenir les erreurs et les fraudes
 Protéger l’intégrité des biens et des ressources de l’entreprise
 Gérer rationnellement les biens de l’entreprise

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 Assurer un enregistrement correct en comptabilité de toutes
les opérations

La réalisation de ces objectifs se fera notamment par la séparation des

tâches.

Quatre fonctions peuvent être distinguées au sein d’une entreprise :

 Fonction de décision

 Fonction de conservation de patrimoine (personnes ayant à leur

charge la conservation ou l’entretien des immobilisations, des
stocks, des liquidités)

 Fonction se rapportant à la comptabilité (enregistrement des flux

qui affectent les biens de l’entreprise, des correctifs d’inventaire, et
établissement des états financiers)

 Fonction de contrôle

La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrôle

interne parce qu’une séparation des tâches (impossibilité de cumuler
deux de ces fonctions) permet de réaliser un auto-contrôle efficace.

2.2 Définition des fonctions

L’affectation des tâches à chaque personne doit être claire et précise.

Cette définition comprend :

 la description de la place qu’occupe l’intéressé dans l’entreprise

 ses attributions et responsabilités
 l’origine des documents qu’on lui transmet
 les documents à créer et leur destination

La formalisation de ce descriptif est souvent délicate à obtenir dans une

PME.

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2.3 Enregistrement correct et sans délai des opérations

La comptabilité doit être à jour en permanence.

Les procédures utilisées doivent garantir que la comptabilité répond aux

critères :

 d’exhaustivité : toutes les opérations font l’objet d’un enregistrement

comptable
 de réalité : tout enregistrement est justifié par une opération
 d’exactitude : il n’y a pas d’erreur dans la comptabilisation des
montants
 de bonne période : chaque opération est enregistrée dans la période
à laquelle elle se rattache.

2.4 Protections matérielles et juridiques

Les biens matériels et immatériels doivent être protégés d’une manière

efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempéries.
Les protections sont matérielles (magasin fermant à clef, caisses
enregistreuses, machine à affranchir, coffres, …) ou juridiques
(assurances, clauses de non concurrence, contrats, …)

III- PROCEDURES GENERALES

3.1 L’importance du classement

Malgré un développement de l’informatisation, les documents papiers

sont encore nombreux et il est important de bien les classer afin de :

- gagner du temps
- suivre les échéances
- anticiper les paiements
- améliorer les relations avec ses clients, ses fournisseurs, sa banque,
son expert-comptable et ses autres partenaires

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Le classement doit être effectué par nature de document (courrier,
banque, achats, ventes, social, fiscal, juridique) et par ordre
chronologique.

Nous préconisons l’utilisation de classeurs à deux trous afin d’éviter la

perte de documents et de bien séparer à l’aide d’intercalaires en fonction
du volume de chaque entreprise.

Chaque cycle est détaillé dans les paragraphes suivants.

3.2 Traitement du courrier

3.2.1-Traitement du courrier reçu

L’ouverture des plis est assurée par la secrétaire ou le dirigeant.

En ce qui concerne les factures et avoirs reçus, un timbre « Original »
est porté sur le premier exemplaire et un timbre « double » sur tous les
autres. Les factures devront être reçues (ou à défaut seront dupliquées)
en deux exemplaires.

La secrétaire classe le courrier par nature :

-règlements des clients

-commandes des clients
-demandes de prix, de documentation
-factures et relevés des fournisseurs
-offres de services
-relevés et documents émanant des banques
-publicité
-autres

Elle le transmet sans tarder au dirigeant puis à chaque destinataire.

3.2.2-Traitement du courrier départ

Une photocopie de l’original de chaque courrier sera classée dans le

dossier du tiers intéressé (client, fournisseur, salarié, organismes, etc…).

Tous les documents informatiques seront conservés et classés sur le

même ordinateur afin d’éviter les recherches inutiles.

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Le courrier est obligatoirement présenté à la signature du dirigeant.
Le dossier de présentation comprend :

-le ou les originaux à signer et expédier

-les pièces à joindre
-les pièces à consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre
au courant de l’affaire.

Dans le cas exceptionnel où un courrier doit partir sans la signature du

dirigeant (absence ou voyage de celui-ci par exemple) la personne qui
signe l’original, paraphera les doubles qui seront présentés sans tarder à
la signature du dirigeant dès son retour, pour approbation.

3.3 La trésorerie

3.3.1-Règles de base

Aucune opération n’est faite sans présentation d’une pièce justificative

de la dépense, quel que soit le mode de règlement.

Tout règlement doit être soumis à l’approbation du chef d’entreprise et lui

seul signe les chèques, ordres de virement et acceptation d’effets.

Les remises doivent être faites chaque jour à la banque avant l’heure de
caisse. Une copie des bordereaux de remise de chèques (détaillés par
client dans le cas de ventes avec factures) et d’espèces sera conservée
pour vérification avec les bordereaux de banque

3.3.2-Tenue de la caisse

Le contrôle de la caisse doit être effectué journellement. Pour les

commerces de détail, nous vous conseillons d’utiliser un agenda sur
lequel vous notez la recette de la journée ou agrafez le ticket « Z » ou le
journal de caisse de la caisse enregistreuse. Toutes les dépenses en
espèces doivent également être notées chaque jour.

Le solde de la caisse (fonds de caisse + recettes – dépenses – remises

en banque) est calculé tous les jours et rapproché des espèces
détenues dans la caisse.

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Cette procédure permet de suivre en permanence l’évolution du solde de
la caisse et de révéler sans tarder un éventuel solde créditeur.
L’existence d’un tel solde constituerait une grave présomption
d’irrégularité de la comptabilité.

L’imprimé de contrôle doit être signé, après vérification et validation, par

un responsable autorisé. Les mouvements et le solde pourront être
enregistrés dans un livre de caisse (livre papier ou fichier Excel).

3.3.3-Protection des disponibilités

Tout établissement doit veiller à ce que les formules de chèques vierges

soient enfermées dans une armoire ou un coffre.

De même, les espèces doivent être rangées chaque jour de la même

manière. Il est fortement déconseillé de conserver des sommes
importantes en caisse. En particulier, le montant des espèces détenues
ne doit jamais dépasser le montant assuré en cas de vol.

3.3.4-Emission de chèques

Il arrive parfois que l’émetteur d’un chèque, avec une légèreté blâmable,
ne mentionne pas le nom du bénéficiaire.
Il faut proscrire ces pratiques et exiger l’inscription manuscrite de l’ordre
par le signataire du chèque.

Si par hasard, un tel chèque est reçu (en général par correspondance), il
doit impérativement, dès l’ouverture du courrier, être complété par
l’apposition immédiate d’un tampon à l’ordre de l’entreprise, et/ou d’une
signature.

De même, l’endos doit être inscrit au moyen d’un tampon comportant le

numéro du compte bancaire de l’établissement concerné.

Quoique cette précision apparaisse superflue, il est rappelé qu’il est

formellement interdit de laisser quelque partie que ce soit d’un chèque
en blanc, dès lors qu’il est signé.

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3.3.5-Suivi de la trésorerie et rapprochement bancaire

Il est fortement conseillé de suivre sur un échéancier le solde de la

trésorerie afin d’anticiper les paiements et d’améliorer les relations avec
le banquier. D’autre part, l’élaboration d’un budget de trésorerie
permettra d’avoir une vision sur l’avenir et calculer ainsi les besoins de
financement.

Un recoupement, au minimum mensuel, entre le journal de banque et les

relevés bancaires, doit être effectué soit manuellement soit à l’aide du
logiciel de comptabilité.

3.4 Les achats de marchandises et de frais généraux

Le cycle achats/fournisseurs suit le cheminement suivant :

- commandes
- réception des commandes
- réception des factures
- comptabilisation
- règlement
- traitement des retours

3.4.1-Commandes

Toute commande de marchandises doit être autorisée par le dirigeant et

fait l’objet d’un bon de commande valorisé établi en deux exemplaires
dont un exemplaire sera conservé pour contrôle avec la facture.

3.4.2-Réception des marchandises

Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le bon de commande et le

bon de livraison du fournisseur. Les manquements ou défauts sont
immédiatement signalés.

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3.4.3-Réception des factures

Dans un premier temps, les factures originales sont rapprochées du bon

de commande et du bon de livraison : contrôle des quantités facturées et
des prix. Si les factures sont conformes, un visa est apposé.

Les factures originales accompagnées des bons de commande et des

bons de livraison sont destinées à la comptabilité.

Les doubles des factures peuvent être classés par échéance d’abord
afin d’établir un échéancier puis par fournisseur, pour disposer d’un
dossier facile à consulter en cas d’appel.

Un troisième exemplaire pourrait être rangé par chantier, dans les

entreprises de travaux publics et de bâtiment par exemple.

Les factures de frais généraux seront également vérifiées avant leur

mise en paiement. Ce contrôle permet notamment de vérifier si l’identité
du fournisseur, son numéro Siret et la TVA apparaissent correctement et
si la charge est justifiée.

3.4.4-Comptabilisation

Les factures doivent être comptabilisées dans un journal d’achats dès

leur réception ou transmises tous les mois à l’Expert-Comptable. Après
comptabilisation, l’original de la facture reçoit le timbre « comptabilisé »
et un numéro d’enregistrement.

Même s’il manque une pièce, par exemple le bon de commande, la

facture est comptabilisée, mais elle ne sera réglée qu’après réception du
document manquant.

3.4.5-Règlement

Le règlement de la facture, est effectué à partir de l’échéancier et après

vérification du solde bancaire. La date du chèque ou l’échéance de l’effet
et le mode de paiement sont alors portés sur la facture.

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3.4.6-Traitement des retours de marchandises

Un bon de retour prénuméroté est établi et un exemplaire est classé

dans un dossier « attente d’avoirs », annoté des références de la facture.
Les avoirs reçus sont ensuite rapprochés des bons de retour et des
factures qui pourront ainsi être mises en paiement.

3.5 Les ventes, prestations de services et les clients

3.5.1-Commandes

Les commandes se font de préférence par écrit afin de conserver un

justificatif en cas de contestation. Elles peuvent être saisies sur le logiciel
de gestion commerciale.

L’exemplaire destiné au client doit porter de façon claire et précise les

mentions valant clause de réserve de propriété.

3.5.2-Livraisons

Chaque livraison donne lieu à l’établissement d’un bon de livraison dont

un exemplaire est conservé.

Avant chaque expédition, le bon de livraison est rapproché du contenu

de l’envoi ainsi que de l’accusé de réception de commande.
Les bons de livraison serviront à l’établissement de la facturation.

3.5.3-Facturation

Les factures sont établies par le service comptable à partir de bons de

livraisons portant la mention « A facturer » ou de la liste informatique.

Elles sont émises en deux exemplaires au minimum.

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Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :

1) identification de l’entreprise :
nom ou raison sociale, adresse, numéro individuel d’identification à la
TVA, si vous êtes en société, vous devez également indiquer le numéro
d’immatriculation au RCS (n° SIRET) suivi de la ville où se trouve le
greffe où elle est immatriculée, forme juridique, énonciation du capital
social,
Pour les auto-entrepreneurs dispensés d'immatriculation au RCS ou au
RM, préciser le cas de dispense selon que le professionnel est
commerçant (« dispensé d'immatriculation en application de l'article
L123-1-1 du code de commerce ») ou artisan (« dispensé
d’immatriculation en application du V de l'article 19 de la loi n°96-603 du
5 juillet 1996 relative au développement du commerce et de l'artisanat".
Pour l'Eirl, outre le nom ou nom d'usage du dirigeant, le nom de fantaisie
donné le cas échéant à l'entreprise, la mention "entrepreneur individuel à
responsabilité limitée" ou bien le sigle EIRL doit être indiquée sur la
facture ainsi que l’objet de l'activité à laquelle le patrimoine est affecté.
2) Nom et adresse du client et en cas d’échange intracommunautaire, le
numéro d’identification à la TVA de votre client
3) Mention « facture »
4) Date de la facture
5) Numéro de la facture qui doit être chronologique
6) Dénomination et quantité des produits et services
7) Prix et TVA applicables : prix unitaire et montant total HT, mention des
rabais remises ristournes accordés, le taux de TVA, le montant de la
TVA, mention de l’option exercée en matière de TVA (débits/franchise de
TVA avec mention de l’article du code général des impôts
correspondant), le prix TTC.
8) Date du règlement et pénalités de retard
9) Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé.

Nous vous conseillons d’indiquer également les clauses de réserve de

propriété sur tous les documents commerciaux et le cas échéant les
conditions générales de vente au verso des bons de commande et des
factures. Mais attention, leur validité suppose qu’elles aient été lues par
le client, il faudra donc prévoir une signature en bas du document.

3.5.4-Règlements et gestion des comptes clients

La gestion des comptes clients doit être suivie de manière très

rigoureuse. Dès réception de l’encaissement ou de l’avis d’encaissement
par la banque, il en est fait mention sur la facture ou saisi sur le logiciel
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de gestion commerciale. Par simplification, les bordereaux de remises
de chèques pourront être effectués sur informatique permettant une mise
à jour régulière des comptes clients.

Les règlements sont ensuite déposés en banque et comptabilisés.

Chaque compte client doit être étudié et justifié chaque mois. Il est
conseillé de les suivre très régulièrement et d’effectuer des relances afin
de ne pas pénaliser la trésorerie.

Il est important de suivre les clients « douteux » et de ne pas leur

accorder d’en cours trop important.

3.5.5-Avoirs clients

Des avoirs aux clients sont établis à chaque retour de marchandises à

partir des bons de retour. Ils doivent être au préalable validés par le
dirigeant.

3.5.6-Comptabilisation

Les factures sont enregistrées en comptabilité sans délai à partir du

document papier ou directement par création d’un fichier informatique si
vous possédez un logiciel de gestion commerciale.

Après enregistrement, la facture reçoit la mention « comptabilisée le »

puis est classée dans le dossier factures de ventes (ordre
chronologique).

Certaines entreprises peuvent avoir intérêt à conserver un exemplaire

supplémentaire des factures et les classer par dossier client.

3.6 Inventaire physique

Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit

contrôler au moins tous les douze mois l’existence et la valeur des
éléments actifs et passifs du patrimoine.

Il en résulte qu’un inventaire doit être effectué au moins tous les ans à la
date de clôture de l’exercice.

Lorsqu’il existe un inventaire permanent, les fiches de stock doivent être

ajustées et les écarts expliqués.
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Le comptage matériel des existants en stock est d’une importance
essentielle : le stock a une incidence directe sur le résultat, et représente
généralement une grande partie des actifs. Afin que le recensement soit
effectué avec un maximum de fiabilité et d’exactitude, il convient que
l’entreprise prévoie les modalités de déroulement des opérations
d’inventaire au moyen d’instructions écrites et rigoureuses qui
préciseront :

-le but de l’inventaire

-la date et les heures de comptage
-la préparation des lieux de stockage
-le personnel chargé de l’inventaire
-l’arrêt des mouvements pendant l’inventaire
-le dénombrement et la saisie de l’inventaire
-les procédures de séparation des exercices

Les stocks sont enregistrés à leur coût d’acquisition pour les biens
acquis et à leur coût de production pour les biens produits.

Si la valeur des stocks est inférieure à la clôture de l’exercice à leur coût,

une provision doit être constituée.

Un inventaire physique des immobilisations doit être réalisé une fois par
an afin de contrôler l’existence réelle. Il s’opère par pointage de la liste
des immobilisations éditée par votre expert-comptable.

3.7 La gestion du personnel et des charges sociales

3.7.1-Règles de base
Il appartient à chaque entreprise de posséder la convention collective la
concernant, régulièrement mise à jour et de la mettre à disposition du
personnel.

Toute entreprise d’au moins 20 salariés doit mettre en place un

règlement intérieur.

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3.7.2-Embauche

L’entreprise devra effectuer la déclaration préalable à l’embauche au

plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche, et au plus tard à l’arrivée
du salarié dans l’entreprise.

Il est conseillé d’établir un contrat de travail écrit, rendu obligatoire dans

le cas des contrats à durée déterminée ou à temps partiel. Celui-ci devra
respecter le droit du travail et la convention collective concernée.

Vous devez inscrire votre salarié auprès de la médecine du travail pour

lui faire passer une visite d’embauche et l’affilier à la prévoyance s’il est
cadre ou si l’entreprise est couverte par un accord obligatoire.

Il convient de s’assurer que :

-les étrangers possèdent une autorisation de travail (carte de séjour,

carte de résidence, autorisation de travail …) en cours de validité ;
-les diplômes afférents au poste à pourvoir sont fournis (pour la
détermination du coefficient) ;
-les coordonnées bancaires sont justifiées par un relevé d’identité
bancaire ou postal pour virement du salaire.

Au plus tard, avant la fin de la période d’essai, le nouveau salarié devra

fournir :

-une copie de sa carte d’identité ;

-une copie de sa carte de sécurité sociale.

3.7.3.-Etablissement des fiches de paie et charges sociales

Une fiche de paie mensuelle doit être établie dans le respect de la

réglementation en matière de droit du travail et du droit à la sécurité
sociale (durée du travail, mentions obligatoires, calcul des charges
sociales etc...)

Les déclarations sociales doivent être établies selon la périodicité fixée

par chaque caisse et en fonction du nombre de salariés. Tout retard de
paiement entraîne une majoration de 5 % des cotisations non réglées, à
laquelle s’ajoutent des intérêts de retard, de 0,4 % par mois à compter
de la date d’exigibilité.

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3.7.4 -Gestion des congés et absences

Chaque salarié a droit à des congés payés qui sont en général de 5

semaines pour 12 mois travaillés mais qui peuvent varier en fonction de
la convention collective.

C’est l’employeur qui fixe la date des congés payés. 12 jours ouvrables
doivent être obligatoirement pris du 1er juin au 31 octobre.
Un imprimé est signé par l’intéressé chaque fois que ce dernier prend
des congés.

3.7.5-Sanctions disciplinaires

Les sanctions disciplinaires sont prises en fonction de la gravité de la

faute commise et à condition que les faits fautifs ne soient pas prescrits.
Il existe tout d’abord la possibilité de donner un avertissement ou blâme,
puis une mise à pied et enfin le licenciement.

Il convient dans tous les cas de respecter la procédure légale,

conventionnelle ou prévue par le règlement intérieur et constituer un
dossier avec des écrits dès le premier problème avec un salarié.

3.7.6-Gestion des maladies

Le salarié doit prévenir l’employeur dans le délai fixé par la convention

collective (souvent 48 heures) par écrit de tout arrêt maladie et adresser
le justificatif à l’employeur.

Concernant la prise en charge par la société, il convient de se référer à

la convention collective et aux choix faits en sus par l’entreprise en
matière de prévoyance.

3.7.7-Registres obligatoires

- Registre unique du personnel

- Registre des délégués du personnel
- Registre des repos hebdomadaires s’ils sont pris par roulement
- Registre des accidents du travail
- Registre des conventions de stage
- Registre médical du salarié (fiche médicale, fiche d’aptitude, fiche
pénibilité)
- Document unique de prévention des risques

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Ces registres peuvent être complétés par des registres spécifiques liés à
l’activité.

3.7.8-Affichages obligatoires

- Convention collective et accords collectifs appliqués

(lieu d’embauchage, lieu de travail)
- Règlement Intérieur (lieu d’embauchage, lieu de travail)
- Horaire collectif et durée du travail (lieu de travail)
- Egalité professionnelle (lieu d’embauchage, lieu de travail)
- Textes généraux articles L 3221-1 et suivants du code du travail et 225-
1 et 225-4 du code pénal (lieu d’embauchage, lieu de travail)
- Coordonnées Inspection du Travail (local accessible au personnel)
- Coordonnées Médecine du Travail (local accessible au personnel)
- Consignes en cas d’incendie et d’accident électrique
- Secours
- Ordre de départ en congés
- Interdiction de fumer
- Avis sur les modalités d’accès au document unique d’évaluation des
risques
- Affichages électoraux

3.7.9-Utilisation des véhicules

En cas de déplacement professionnel des salariés avec leur véhicule

personnel, vous devez vérifier si le salarié possède bien son permis de
conduire ainsi que l’assurance couvrant les trajets dans le cadre du
travail. La photocopie de ces deux documents doit être établie et insérée
dans le dossier de l’intéressé et vérifiée périodiquement. Une copie de la
carte grise est également nécessaire pour valider la puissance fiscale du
véhicule.

3.8 La fiscalité

L’entreprise doit établir un échéancier et respecter les dates

d’établissement et de règlement des déclarations fiscales.
Tout retard peut entraîner le paiement de pénalités et d’intérêts de
retard.

3.8.1. La TVA

L’entreprise devra justifier du montant de la TVA collectée et du taux

appliqué sur les ventes et prestations de services.
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La TVA déductible doit figurer sur les factures d’achats et de frais
généraux. Certaines dépenses ne donnent pas droit à récupération de
TVA.

3.8.2 Exonérations

Il existe plusieurs régimes d’exonération en matière de TVA, d’Impôt sur

le revenu, d’impôt sur les sociétés ou de contribution économique
territoriale. Toutes sont conditionnées au respect de certaines règles
qu’il faut examiner.

En cas de doute, le contribuable peut demander l’avis de l’administration

fiscale au moyen de la procédure de rescrit fiscal.

3.9 Le juridique

Concernant les sociétés, elles devront respecter un certain nombre

d’obligations juridiques et notamment la tenue d’une assemblée générale
ordinaire tous les ans reportée sur un registre coté et paraphé. Le dépôt
des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est très souvent
obligatoire.

IV- COMPTABILITÉ INFORMATISÉE

L’administration a publié une instruction consacrée au contrôle des

comptabilités informatisées.

Le périmètre du contrôle s’étend à tous les systèmes informatiques

concourant à l’élaboration du résultat. Les procédures de conservation et
d’archivage doivent permettre à l’entreprise de présenter à
l’administration, à sa demande, tous documents et données.

La réglementation relative aux comptabilités informatisées concerne tous

les contribuables astreints à tenir et à présenter des documents
comptables, dès lors que leur comptabilité est tenue en tout ou partie, au
moyen de systèmes informatisés et également lorsque ces systèmes
participent directement ou indirectement à la justification d’une écriture
comptable.

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Si le logiciel utilisé ne garantit pas l’irréversibilité et l’intangibilité des
écritures validées, la comptabilité informatisée ne peut être considérée
comme sincère, régulière et probante.

Une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptable

doit être établie en vue de permettre la compréhension et le contrôle du
système de traitement. Cette documentation est conservée aussi
longtemps qu’est exigée la présentation des documents comptables
auxquels elle se rapporte.

La DGI demande explicitement l’archivage de chaque version de

traitement durant le délai de reprise (3 ans) à des fins de tests ou
d’analyse.

Le risque à la suite d’un contrôle de comptabilité informatisée est le rejet

de la comptabilité (quand instructions non respectées), qui pourra faire
l’objet d’une procédure contradictoire.

V- ARCHIVAGE

La conservation des pièces justificatives comptables et des divers

documents administratifs et financiers de l’entreprise est une absolue
nécessité.

L’archivage doit être organisé de telle manière que la recherche et la

consultation des documents concernés soient possibles dans des
conditions de rapidité et d’efficacité normales.

En cas de besoin, les documents sensibles ou importants (en particulier :

dossiers des personnels, registres officiels obligatoires, contrats et
actes) doivent être conservés sous clef ou au coffre.

Aucune destruction d’archives ne peut être effectuée sans autorisation

préalable du dirigeant.

L’archivage électronique est autorisé cependant les documents doivent

être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des
moyens offrant toute garantie en matière de preuve. La signature
électronique est aujourd’hui un bon outil pour cet archivage.

VI–LES BONS CONSEILS DE L’EXPERT COMPTABLE

© CSOEC / 2012 19
L’expert-comptable est un professionnel spécialiste de l’entreprise qui
bénéficie de connaissances pluridisciplinaires. 90% des chefs
d’entreprises font appel aux services d’un expert-comptable qu’ils
considèrent comme leur conseil principal et privilégié.

Dès la phase de lancement de votre entreprise, vous aurez besoin d’un

accompagnant personnalisé pour vous guider dans la mise en place de
la gestion, l’administration et le suivi de tous vos projets.

19 000 Experts-Comptables sont à votre disposition.

Alors ayez le bon réflexe !

www.experts-comptables.fr
Le site de l’Ordre des Experts-Comptables
(Rubrique « Création d’entreprise »)

© CSOEC / 2012 20
 VII–DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS

DOCUMENTS DUREE RAISONS DUREE TEXTE IMPOSANT CONSEQUENCES

RECOMMANDEE OBLIGATOIRE LA DUREE LA EVENTUELLES
PLUS LONGUE DU DEFAUT DE
CONSERVATIO N
1-Documents et
livres comptables

-Documents décrivant Illimitée Intérêt documentaire 10 ans L 123-22 du Code de Absence de preuve entre
les procédures Commerce commerçants
-Livre d’inventaire Illimitée
-Livre journal & grand- 10 ans Obligation 6 ans Livre des procédures Sanction fiscale et
livre fiscales notamment la taxation
-Livre auxiliaires ou 10 ans d’office
facultatifs
-Registre des achats et 10 ans
des recettes (Micro)
2-Pièces
justificatives
10 ans Obligation 10 ans Code de commerce Idem 1-
-Correspondance
commerciale
-Inventaires
-Factures émises
-Factures fournisseurs
-Contrats commerciaux
-Documents bancaires
3-Documents divers

-Titres de propriété Illimitée Intérêt documentaire 30 ans Art.2262 et suivant du Absence de preuve
-Contrats de prêts Code civil (code de Commerce)
-Emprunt
-Leasing
-Statuts
-Déclarations fiscales et 6 ans Preuve 3 ans Livre des procédures Sanction fiscale
sociales fiscales
-Registre des procès 6 ans
verbaux
4-Documents Code du travail
sociaux
Prescription pour Art L 3243-4 Sanction
- Fiches de paie paiement 5 ans Art R 1221-26
- Livre de paie 30 ans Art L 1234-20
- Registre des entrées et
sorties du personnel Calcul pensions
- Reçus pour solde de
tout compte
- autres registres

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