Procedure Stage DIRO

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Stage : marche à suivre

La modalité stage de la maîtrise en informatique requiert un stage d’au moins 6 mois


dans une organisation publique ou privée (autre que l'UdeM) permettant à l'étudiant
d'appliquer les connaissances théoriques et pratiques acquises au cours de sa formation.

Tous les étudiants doivent œuvrer sous la supervision d'un professeur ou d’un chercheur
affilié à l’organisme d’accueil.

22 crédits sont octroyés par l’entremise du cours IFT 6916 - Stage, ou IFT 6917 - Stage
en apprentissage automatique. Ces deux cours nécessitent la rédaction d’un rapport de
stage.

Objectifs
Le stage constitue une première expérience professionnelle dans le domaine de
spécialisation de l’étudiant. Il lui donne l'occasion d'appliquer et d'évaluer les
connaissances acquises durant son parcours universitaire. Le stagiaire doit être en
mesure :

• D’évaluer ses habiletés et ses compétences personnelles en informatique;


• De confronter ses connaissances et ses aptitudes aux exigences du milieu
professionnel;
• De mieux établir son plan de carrière.

Le stage en milieu professionnel permet aussi de vérifier sa capacité à maîtriser des


situations professionnelles, d’analyser le fonctionnement de la structure d'accueil,
d’examiner l’apprentissage qui y est fait, et d’en rendre compte dans un rapport.

Tâches
Le stagiaire devra considérer une problématique en lien avec la structure d'accueil et
l’organisme. Cette problématique peut être proposée par le stagiaire, mais est
habituellement fournie par l'entreprise, selon ses domaines d’intérêt et le milieu dans
lequel elle s’articule.

Le stagiaire devra établir, sur la base du corpus existant et des modes opératoires de
l'organisme, le traitement de cette problématique, en mettant l'accent sur les aspects
informatiques inhérents.

Les forces et les faiblesses de l'approche doivent être analysées, mises en œuvre puis
testées par rapport à des données représentatives des activités de l'organisme.
L'étudiant devra aussi produire des résultats à l'aide de l'approche retenue, et les
commenter. L'ensemble du stage devra être décrit dans un rapport. Certains détails
sensibles ou confidentiels peuvent être occultés et des données fictives utilisées afin de
respecter les propriétés intellectuelles de l'organisme d'accueil. Ce rapport, dont la
structure est détaillée ci-après, ne sera pas rendu public.

Le stage devra être supervisé par un salarié de l'entreprise d’accueil. Il n'est pas requis
qu’il possède une formation universitaire formelle en informatique. Il doit cependant, par
ses activités, avoir une expertise dans le domaine de l’informatique.

Le superviseur de stage n'est pas tenu d'occuper un poste de direction, mais devra être
présent dans l'organisation tout au long du stage et offrir un encadrement professionnel
approprié et quotidien.

Admissibilité
Pour être admissible au stage, l'étudiant doit :

• Avoir terminé les 6 cours gradués requis dans son programme.


• Avoir maintenu une moyenne cumulative d'au moins B- (2,7/4,3).
• Présenter un projet de stage avant le début du trimestre considéré.

IMPORTANT: Le projet devra être accepté par son directeur de recherche et le


professeur responsable du programme.

Démarches pour l'obtention d'un stage


Les démarches menant à l'obtention d'un stage doivent être entreprises par l'étudiant. Les
ressources du Département visent à apporter le soutien nécessaire, mais chacune des
étapes devra être accomplie par l'étudiant. Elles sont énumérées ci-dessous.

1. Trouver un milieu de stage.


o Consulter la liste des stages offerts au prochain trimestre.
o Discuter avec un professeur qui pourrait avoir des contacts dans le milieu.
o Joindre une entreprise et proposer ses services.
2. Trouver un superviseur en milieu de travail.
3. Soumettre le Formulaire d’enregistrement de stage signé par le stagiaire et le
superviseur.

Le formulaire d’enregistrement de stage tient lieu d'entente entre le stagiaire, le


superviseur de stage en entreprise, le directeur de recherche et le responsable des
études supérieures. Le superviseur de stage en entreprise doit signifier son accord de
principe en signant le document. Celui-ci doit ensuite être remis au directeur de
recherche et au responsable des études supérieures.
IMPORTANT: Le projet doit être soumis et accepté avant le début du stage.

Le projet de stage devra comprendre les éléments suivants :

o Coordonnées de l'étudiant : code permanent et adresse courriel.


o Présentation de l'organisation et du contexte professionnel où le stage se
déroulera : profil, type, taille et activités.
o Principaux intervenants, à commencer par le superviseur de stage : nom,
coordonnées (tél., adresse, courriel), fonctions dans l'entreprise,
expérience professionnelle et formation.
o Échéancier de réalisation des activités.
o Durée du stage (date de début et de fin), temps consacré à la réalisation du
stage (nombre de semaines et d'heures par semaine).

4. Pour la durée du stage, vous serez inscrit avec un statut de Rédaction, seulement
si tous les cours gradués de votre structure sont terminés et réussis. Notez que le
cours IFT 6916 - Stage est inscrit à votre dossier seulement au moment du dépôt
de votre rapport de stage et qu’il n’est pas contributoire à votre moyenne
cumulative.

Une fois le stage complété


• Au plus tard 3 mois après la fin officielle du stage, l’étudiant transmet à la TGDE
des cycles supérieurs en version PDF à l’adresse courriel agde3@iro.umontreal.ca
son rapport de stage (d’une quarantaine de pages) faisant mention du problème
étudié, de la solution apportée et des connaissances acquises lors du stage (voir
détails plus bas).
• L’étudiant doit, par ailleurs, transmettre à l’employeur la fiche d’appréciation que
celui-ci devra compléter et retourner à la TGDE des cycles supérieurs à l’adresse
courriel suivante : agde3@iro.umontreal.ca.

Structure type du rapport


Voici la structure type d’un rapport de stage (40 pages environ) :

1. Information générale (page de garde) :


o Nom de l'étudiant, matricule
o Titre du projet de stage
o Nom, coordonnées et définition de l'organisme d'accueil (société,
organisme public, Association, etc.)
o Nom et coordonnées du superviseur de stage
2. Introduction
3. Contexte / Problématique
Informations sur l'organisation, domaine d'activité, nombre d'employées,
emplacement, années d'existence, etc., projet au sein de l'organisation qui a
englobé le stage (s'il y a lieu) : objectifs, durée, participants, etc.
4. Objectifs du projet poursuivi durant le stage et travail demandé
5. Échéancier
6. Environnement de travail
7. Présentation des systèmes conçus et de leur intégration dans l'environnement de
travail
8. Problèmes techniques rencontrés et leur résolution
9. Évaluation critique de l'apport du stage pour la formation de l'étudiant-stagiaire :
principales retombées du stage, choix intermédiaires qui auraient pu être tranchés
différemment (s'il y a lieu)

Quelques éléments clés pour la rédaction

• Vous pouvez utiliser sans risque les graphiques générés par vous-même.
• Toujours mentionner les sources et donner le crédit aux graphiques d'autrui. Le
non-respect du droit d’auteur sera considéré comme du plagiat.
• Expliquez les graphiques.
• Montrez ce que vous avez fait. Ne vous contentez pas de reformuler la description
des modèles.
• Décrivez les détails de l'expérience, en suivant les rapports techniques (arXiv tel
quel).
• Décrivez les communications, exposés réalisés, documents produits, etc.
• Démontrez les connaissances théoriques et techniques maîtrisées durant le stage,
ce que vous avez appliqué et ce que vous avez appris lors de votre stage (et non
votre propre opinion (ce que vous pensez) du stage).
• Détaillez l'analyse de problèmes et l'examen des solutions.
• Expliquez l'adaptation dont vous avez fait preuve à différentes situations durant le
stage.
• Expliquez les décisions prises en présence de plusieurs solutions possibles.

Vous trouvez également plus d’info sur le site des ESP : https://esp.umontreal.ca/ce-quil-
faut-savoir/cheminement-et-encadrement/memoire-et-these/. Voici le Guide des
mémoires et thèses - ESP et l’information sur le site des bibliothèques de l’UdeM :
Rédiger une thèse ou un mémoire à l'UdeM (Pour débuter : Guide de présentation et
modèles de document).

Note : Le rapport est utilisé aux fins d'évaluation seulement et ne sera pas archivé à la
Bibliothèque de l'Université. L'aspect informatique devra être bien mis en évidence.

*Au besoin, une entente de non-divulgation (Non-Disclosure Agreement, NDA) peut être
signée par les différentes parties concernées afin de protéger les informations
confidentielles.

Évaluation du rapport de stage


À la réception du rapport de stage:

• Un reçu officiel de dépôt de rapport de stage est émis par la TGDE des cycles
supérieurs.
• Un jury comprenant le directeur de recherche (président du jury) et un autre
professeur est constitué.
• La TGDE transmet au jury le rapport de stage, le formulaire d’évaluation et la
fiche d’appréciation de l’employeur.
• Ce jury a alors 4 à 6 semaines pour évaluer le rapport. Il peut, s’il le juge
nécessaire, exiger des corrections, que l’étudiant devra effectuer dans son rapport
de stage, avant qu’une note soit émise. Cette note est non contributoire à la
moyenne.
• L’attribution d’une note totale inférieure à C pour le rapport de stage (ou pour le
travail dirigé) entraîne un échec, autrement dit l’étudiant est exclu du programme
(Art.76D).
• Le jury remet à la TGDE le formulaire d’évaluation et la note associée est inscrite
au dossier académique de l’étudiant.

Plagiat
Tout plagiat, copiage ou fraude, ou toute tentative de commettre ces actes, ou toute autre
participation à ces actes, à l'occasion d'un examen ou d'un travail faisant l'objet d'une
évaluation, d’un mémoire ou d’une thèse est régi par les dispositions du Règlement
disciplinaire sur le plagiat et la fraude concernant les étudiants des cycles supérieurs.

Les règlements expliqués : https://integrite.umontreal.ca/reglements/les-reglements-


expliques/

Internship: procedure
The internship component of the Master's in Computer Science program requires at least
a 6-month internship in a public or private organization (other than UdeM) that allows
students to apply the theoretical and practical knowledge acquired during their training.

All students must work under the supervision of a professor or researcher affiliated with
the host organization.

22 credits are awarded through IFT 6916 - Internship, or IFT 6917 - Internship in
Machine Learning. Both of these courses require an internship report to be completed.

Objectives
The internship constitutes a first professional experience in the student's field of
specialization. It gives the student the opportunity to apply and evaluate the knowledge
acquired during his or her academic career. The intern must be able to:

• Evaluate their personal computer skills and competencies;


• Compare their knowledge and skills with the requirements of the professional
environment;
• Better establish their career plan.

The internship also allows the student to verify their ability to master professional
situations, to analyze the functioning of the host organization, to examine the learning
that takes place there, and to give an account of it in a report.

Tasks
The trainee will have to consider a problematic in relation to the host structure and the
organization. This problematic can be proposed by the intern, but is usually provided by
the company, depending on its areas of interest and the environment in which it is
articulated.

The intern will have to establish, on the basis of the existing corpus and the organization's
operating procedures, the treatment of this problem, with emphasis on the inherent IT
aspects.

The strengths and weaknesses of the approach must be analyzed, implemented and tested
against data representative of the organization's activities.

The student will also be expected to produce results using the chosen approach and
comment on them. The entire internship should be described in a report. Certain sensitive
or confidential details may be concealed, and fictitious data used in order to respect the
intellectual property of the host organization. This report, the structure of which is
detailed below, will not be made public.

The internship must be supervised by an employee of the host company. It is not required
that he/she has a formal university education in computer science. However, he/she must
have expertise in the field of computer science through his/her activities.

The internship supervisor is not required to hold a management position but must be
present in the organization throughout the internship and provide appropriate professional
supervision on a daily basis.

Eligibility
To be eligible for the internship, the student must:
• Have completed the 6 required graduate courses in their program.
• Have maintained a cumulative average of at least B- (2.7/4.3).
• Submit an internship project before the beginning of the term.

IMPORTANT: The project must be accepted by the student's supervisor and the
professor in charge of the program.

Procedures for obtaining an internship


The process of obtaining an internship must be undertaken by the student. The
Department's resources are intended to provide the necessary support, but each step must
be completed by the student. They are listed below.

1. Find an internship setting.


o Check the list of internships available next term.
o Talk to a professor who may have contacts in the field.
o Contact a company and offer their services.
2. Find a workplace supervisor.
3. Submit the Internship Registration Form signed by the intern and supervisor.

The Internship Registration Form serves as an agreement between the intern, the
workplace supervisor, the supervisor, and the Graduate Studies Officer. The company
supervisor must indicate agreement in principle by signing the document. This
document must then be submitted to the research supervisor and the graduate studies
supervisor.

IMPORTANT: The project must be submitted and accepted before the internship
begins.

The internship proposal must include the following:

o Student contact information: permanent code and email address.


o Presentation of the organization and the professional context where the
internship will take place: profile, type, size and activities.
o Key stakeholders, starting with the internship supervisor: name, contact
information (phone, address, email), position in the company, professional
experience and training.
o Timeline for completion of activities.
o Duration of the internship (start and end dates), time spent on the
internship (number of weeks and hours per week).
4. For the duration of the internship, you will be enrolled with a Rédaction status,
only if all graded courses in your structure are completed and passed.

Note that IFT 6916 - Internship is only registered on your record at the time of
submission of your internship report and does not contribute to your cumulative
GPA.

Once the internship is completed


• No later than 3 months after the official end of the internship, the student must
send to the Graduate Studies Department, in PDF format, to the following e-mail
address: agde3@iro.umontreal.ca, the internship report (approximately 40 pages),
mentioning the problem studied, the solution provided and the knowledge
acquired during the internship (see details below).
• The student must also send the employer the evaluation form, which the latter
must complete and return to the Graduate Studies Department at the following e-
mail address: agde3@iro.umontreal.ca.

Standard structure of the report


The following is the typical structure of an internship report (approximately 40 pages):

1. General Information (cover page):


o Student name, number
o Title of internship project
o Name, contact information and definition of the host organization
(company, public organization, association, etc.)
o Name and contact information of the internship supervisor
2. Introduction
3. Context / Issue
Information about the organization, field of activity, number of employees,
location, years of existence, etc., project within the organization that encompassed
the internship (if applicable): objectives, duration, participants, etc.
4. Objectives of the project pursued during the internship and work required
5. Timeline
6. Work environment
7. Presentation of the designed systems and their integration into the work
environment
8. Technical problems encountered and their resolution
9. Critical evaluation of the contribution of the internship to the student's training:
main outcomes of the internship, intermediate choices that could have been done
differently (if applicable).

Some key elements for the report


• It is safe to use self-generated graphics.
• Always acknowledge sources and give credit to others' graphics. Failure to
respect copyright will be considered plagiarism.
• Explain the graphics.
• Show what you have done. Don't just restate the description of the models.
• Describe the details of the experiment, following the technical reports (arXiv as
is).
• Describe the papers, presentations made, documents produced, etc.
• Demonstrate the theoretical and technical knowledge mastered during the
internship, what you applied, and what you learned from the internship (not your
own opinion of the internship).
• Detail the analysis of problems and examination of solutions.
• Explain how you adapted to different situations during the internship.
• Explain the decisions you made when faced with several possible solutions.

You can also find more info on the ESP website: https://esp.umontreal.ca/ce-quil-faut-
savoir/cheminement-et-encadrement/memoire-et-these/. Here is the Dissertation and
thesis guide - ESP and the information on the UdeM Libraries site: Rédiger une thèse ou
un mémoire à l'UdeM (Getting started: Presentation guide and document templates).

Note: The report is used for evaluation purposes only and will not be archived at the
University Library. The computer aspect will need to be prominently displayed.

*If necessary, a Non-Disclosure Agreement (NDA) may be signed by the various parties
involved to protect confidential information.

Evaluation of the internship report


Upon receipt of the internship report:

• An official receipt for filing the internship report is issued by the Graduate TGDE.
• A panel of judges including the supervisor (chair of the panel) and another
professor is formed.
• The TGDE sends the jury the internship report, the evaluation form and the
employer's evaluation form.
• The jury then has 4 to 6 weeks to evaluate the report. If it deems necessary, it may
require corrections, which the student must make in his or her internship report,
before a grade is issued. This grade is non-contributory to the average.
• The awarding of a total grade lower than C for the internship report (or for the
directed work) results in failure (F), i.e., the student is excluded from the program
(Art.76D).
• The jury gives the TGDE the evaluation form and the associated grade is entered
in the student's academic file.
Plagiarism
Any plagiarism, copying, or fraud, or any attempt to commit, or other participation in,
such acts, in connection with an examination or graded work, thesis, or dissertation is
governed by the provisions of the Disciplinary Regulations on Plagiarism and Fraud for
Graduate Students.

Regulations explained: https://integrite.umontreal.ca/reglements/les-reglements-


expliques/

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