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    UNION DES ETUDIANTS DE LA COMMUNE DE POBE

    (UNECPO)
    BUREAU EXECUTIF

    CAHIER DE CHARGES DU COMITE D'ORGANISATION DE LA JEP

    Introduction

    La Journée de l'Étudiant de Pobè (JEP) est une initiative annuelle visant


    à célébrer l'unité et la diversité au sein de la communauté étudiante
    de la Commune de Pobè. Cette journée festive offre une opportunité
    pour renforcer les liens de fraternité, promouvoir les valeurs culturelles
    et sociales, partager les peines des étudiants, ainsi que discuter des
    enjeux de développement communautaire.

    Avec les vacances approchant, c'est l'occasion idéale pour offrir aux
    étudiants une distraction enrichissante et un espace pour se
    reconnecter et se divertir. Ce contexte favorable doit être pleinement
    exploité pour garantir le succès de cette édition.

    C’est justement dans cette optique qu’un comité a été spécialement


    mis en place et travaillera pour l’atteinte des objectifs de cette
    initiative.

    1. Objectifs de la JEP

    En organisant la JEP, nous envisageons :

     Renforcer l'appartenance à une même communauté étudiante


    et favoriser la fraternité entre les membres.
    1
     Promouvoir les activités culturelles, sociales et sportives parmi les
    étudiants pour une meilleure cohésion.

     Augmenter la visibilité de l'association et valoriser ses actions


    auprès des autorités locales, des parents et du grand public.

     Adresser des plaidoyers aux autorités locales et aux parents sur les
    questions cruciales touchant les étudiants, notamment
    l'éducation, le bien-être et le développement personnel.

     Encourager les discussions constructives sur le développement


    communautaire et l'épanouissement personnel des étudiants.

    2. Composition du Comité d'Organisation

    Le Comité d’Organisation se présente comme suit :

     Président : Wilfried TEMAVO

     Vice-Président : Fèmi Isidore IDOLEKE

     Secrétaire Général : Florent EDUN

     Secrétaire Général Adjoint : Prudent DOSSOU

     Organisateur Général : Moustèkim ADELOU

     Organisateur Général Adjoint : Bienvenue FATCHEHUN

     Trésorier Général : Ariane HOUNVENOU

     Trésorière Générale Adjointe : Grâce Juanita ADJIBADE

     Chargé des Affaires Culturelles et Sportives : Placide MOULERO

     Représentant des Élèves : Isaac AÏBIRO

    2
     Conseiller Technique : Francis AKILATAN

    3. Responsabilités du Comité d'Organisation

    Le Comité d’Organisation de la JEP se doit d’accomplir certaines


    responsabilités :

    3.1 Planification et Coordination

     Élaborer un calendrier détaillé des activités prévues pour la JEP,


    incluant les dates, les lieux et les horaires précis.

     Coordonner efficacement les préparatifs logistiques nécessaires à


    la réalisation de chaque activité programmée.

     Organiser des réunions régulières pour s'assurer de la progression


    des préparatifs et ajuster les plans en conséquence.

     Installer des commissions spécifiques (communication, logistique,


    culturelle et sportive) et suivre leurs activités pour
    l'accomplissement de leurs tâches spécifiques.

    3.2 Mobilisation des Fonds

     Développer et mettre en œuvre des stratégies de mobilisation de


    fonds créatives et efficaces pour financer l'ensemble des
    dépenses liées à la JEP.

     Établir des partenariats avec des sponsors potentiels, solliciter des


    subventions auprès des autorités locales et organiser des activités
    de collecte de fonds adaptées.

    3
     Gérer les ressources financières avec transparence et rigueur, en
    veillant à une utilisation optimale des fonds.

    3.3 Promotion et Communication

     Concevoir et déployer une stratégie de communication


    complète visant à promouvoir la JEP auprès des étudiants, des
    autorités locales, des parents et du grand public.

     Assurer une visibilité médiatique adéquate avant, pendant et


    après l'événement à travers divers canaux de communication
    tels que les réseaux sociaux, les médias locaux et les affiches.

     Mettre en place un plan de communication de crise pour gérer


    toute situation imprévue de manière efficace.

     Suivre les activités de la commission communication pour garantir


    une diffusion cohérente et efficace des informations.

    3.4 Gestion Financière

     Élaborer et gérer un budget détaillé pour l'événement, en


    assurant une allocation responsable et transparente des
    ressources financières mobilisées.

     Préparer des rapports financiers réguliers et détaillés, offrant une


    traçabilité complète des dépenses et des recettes associées à la
    JEP.

     Auditer les comptes post-événement pour garantir la conformité


    financière et la bonne gestion des fonds.

    4
    3.5 Programmation des Activités

     Suivre les activités des commissions spécifiques pour assurer la


    bonne organisation et le bon déroulement des événements ;

     Concevoir un programme diversifié d'activités culturelles, sociales


    et sportives, aligné sur les objectifs de l'association et de la JEP sur
    une semaine, en tenant compte de certaines activités
    extraordinaires prévues par le Bureau Exécutif dans ladite
    semaine. Il s’agit :

     Des activités ordinaires de la JEP :

    o Caravane des étudiants et élèves ;

    o Sortie touristique : Proposition d'une excursion pour découvrir


    et valoriser les richesses culturelles et naturelles de la région ;

    o Match de Gala entre les finalistes du prochain tournoi du à


    organiser par le BE ;

    o Grande réjouissance : Clôture de la journée par une


    cérémonie festive mettant en avant les talents artistiques
    locaux, promouvant l’excellence académique et favorisant
    les échanges interpersonnels ;

    o Autres activités jugés nécessaires.

     Des activités extraordinaires du Bureau Exécutif :

    o Débat intergénérationnel : Organisation d'une table ronde


    avec les autorités locales et les aînés pour discuter des
    enjeux communautaires et du rôle des jeunes ;

    5
    o Mini tournoi de Gala : Organisation d'un mini tournoi du
    football entre les équipes des 5 arrondissements de la
    Commune de Pobè et une équipe représentant les élèves.

    Le comité est appelé à en tenir compte dans la programmation des


    activités de la JEP.

    3.6 Sécurité et Logistique

     Garantir la sécurité des participants et du public en mettant en


    place des mesures de sécurité appropriées tout au long de
    l'événement.

     Superviser les aspects logistiques tels que la gestion des


    infrastructures, la location de matériel et les services nécessaires
    pour assurer le bon déroulement de la JEP.

     Collaborer avec les autorités locales pour obtenir les autorisations


    nécessaires et assurer un déroulement sans incident.

     Suivre les activités de la commission logistique pour garantir que


    tous les aspects matériels et logistiques sont bien couverts.

    4. Modalités de Suivi et de Validation

    Pour permettre un bon fonctionnement à travers le suivi, il faudra


    certains mécanismes :

     Conduite de réunions régulières pour évaluer les progrès et ajuster


    les plans et stratégies en fonction des besoins ;

     Présentation régulière des rapports d'évolution des activités au


    Bureau Exécutif de l'UNECPO et mise en application de ses
    recommandations ;

    6
     Validation des décisions stratégiques par consensus au sein du
    comité, sous la supervision du Président ou de son représentant
    désigné ;

     Organisation de bilans intermédiaires pour anticiper et résoudre


    les éventuelles difficultés.

    5. Livrables attendus

     Calendrier finalisé des activités, incluant des détails précis sur les
    lieux, les intervenants et les horaires ;

     Rapports d'évolution des activités présentés régulièrement au


    bureau exécutif de l'UNECPO ;

     Rapport détaillé post-événement comprenant des données sur la


    participation, des analyses qualitatives et des recommandations
    pour les futures éditions au cours d’une Assemblée Générale
    Extraordinaire convoquée par le BE ;

     Évaluation approfondie des performances de l'événement,


    mettant en lumière les succès et les domaines nécessitant des
    améliorations ;

     Comptes rendus financiers détaillés, offrant une traçabilité


    complète des recettes et des dépenses.

    7
    Conclusion

    La réussite de cette édition de la JEP repose sur une mobilisation


    exemplaire et un engagement sans faille de tous les membres du
    comité d'organisation. Comparativement aux éditions passées, il est
    essentiel que chacun fasse preuve de sacrifice et de détermination
    pour assurer le succès de cet événement tant attendu par la
    communauté étudiante.

    Une bonne préparation, une coordination efficace, une gestion


    rigoureuse des ressources et une bonne collaboration avec le Bureau
    Exécutif sont cruciales pour atteindre les objectifs fixés et offrir une
    expérience mémorable à toutes les parties prenantes.

    Fait à Pobè, le 23/06/2024

    Richard OLAÏBI
    Président du Bureau Exécutif de l’UNECPO

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