DIRECTION DE L’ENSEIGNEMENT CATHOLIQUE REPUBLIQUE TOGOLAISE

…….………… TRAVAIL–LIBERTE–PATRIE

ECOLE SUPERIEURE D’ADMINISTRATION ET DE MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT

GESTION NOTRE DAME DE L’EGLISE
SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE

(E.S.A.G-N.D.E)
(M.E.S.R)

RAPPORT DE STAGE
en vue de l’obtention du diplôme de la

LICENCE PROFESSIONNELLE

OPTION : Comptabilité Finance et Contrôle

THEME :

-
LA GESTION DE L’EXTERNALISATION DE LA
COMPTABILITÉ DES PME PAR UN CABINET : CAS DE
PRESTATIONS INTELLECTUELLES DE GESTION
(PIGE) SARL

Présenté par

TUTEUR ACADEMIQUE MAITRE DE

STAGE

i
ii
 DEDICACE

Je dédie cette œuvre à :

i
REMERCIEMENTS

ii
SIGLES ET ACCRONYMES

iii
SOMMAIRE

iv
INTRODUCTION GENERALE
Les cabinets de conseils, d’expertise et autres sont des sociétés qui occupent un
rand important dans la vie professionnelle surtout aux yeux des petites et
moyennes entreprises (PME) grâce à leur prestation de service. Ces entreprises
font souvent recours à des cabinets externe en cas de besoin pour lui confier une
partie de ses activités : on parle alors de l’externalisation.

L’externalisation c’est le processus à travers lequel une entreprise va confier une

ou plusieurs de ses activités secondaires à un prestataire externe. Elle s’appuie
de plus en plus sur les nouvelles technologies du numérique.

Designer par les termes « outsourcing », « sous-traitance », ou « BPO (Business

Process Outsourcing) ». Externaliser une partie de ses activités permet à
l’entreprise quelle que soit sa taille et son domaine d’activité, de pouvoir se
recentrer sur son activité principale. Elle permet aussi à l’entreprise de profiter
de l’expérience, de l’expertise des prestataires spécialistes du domaine grâce aux
moyens sophistiqués qu’ils mettent en place pour mener à bien leur mission.

L’objectif de ce système de recours externe s’inscrit principalement sur le volet

de la spécialité, autrement dit l’entreprise veut gagner en temps, en argent et en
un savoir-faire plus adapté. Les entreprises peuvent externaliser les opérations
en lien avec leur production comme la logistique, la comptabilité, la
communication, l’informatique, etc.

L’externalisation des opérations comptables est celle qui a plus de l’ampleur

dans nos milieu professionnel car elle est la solution qui permet aux entreprises
de profiter des avantages ainsi que des conseils des experts pour enclencher plus
sereinement leu processus d’évolution et d’être à l’abri de tous les problèmes
fiscaux.

C’était un grand plaisir pour nous d’effectuer notre stage pratique au sein du
Cabinet de Prestations Intellectuelles de Gestion (PIGE) SARL. Ce stage, qui a

1
duré deux (2) mois (du 07 décembre 2021 au 11 février 2022), a pour objectif de
compléter notre formation théorique par un apprentissage professionnel.

Au cours de notre stage, nous avons effectué la collecte et -le classement des
pièces comptable ; des imputations physiques ; de revue des comptes et avons
participé à la tenue de la comptabilité des entreprises sous contrat
d’externalisation de la fonction comptable. Dans le cadre la réalisation de ses
missions d’assistance comptable au profit de ses entreprises clientes, nous avons
remarqué que le cabinet rencontre quelques difficultés. Il s’agit :

- de la difficulté liée à l’obtention de certaines pièces justificatives auprès

des clients ou difficulté à justifier certaines opérations, particulièrement
celles concernant les sorties de fonds ;
- La non prise en compte des recommandations du cabinet par les
entreprises clientes.

Ces difficultés ralentissent l’exécution de tâches effectuées par le cabinet. Face à

ces constats, nous nous sommes posé la question principale de savoir quelle est
l’organisation comptable mise en place et les causes des difficultés rencontrées
par le cabinet dans l’accomplissement de sa mission d’assistance.

Spécifiquement, nous avons cherché à répondre aux questions suivantes :

- quelle est l’organisation comptable mise en place au sein du cabinet pour

réaliser les missions d’assistance comptable ?
- quelles sont les difficultés rencontrées dans le cadre de l’accomplissement
de ses missions d’assistance comptable ?
- quelles sont les améliorations possibles qu’on puisse apporter ?

Notre rapport de stage, dont le thème est « la gestion de l’externalisation de la

comptabilité des pme par un cabinet : cas de prestations intellectuelles de
gestion (PIGE) SARL», tentera de répondre aux questions susmentionnées.

2
L’objectif principal est de ressortir les causes des difficultés rencontrées par le
cabinet dans le cadre de la réalisation de ses missions d’assistance comptable.

Nos objectifs spécifiques sont destinés à décrire l’organisation comptable mise

en place pour réaliser les missions d’assistance comptable et vont concourir à
analyser les causes des difficultés des missions d’assistance comptable ainsi que
des pistes d’amélioration

À cet effet, nous allons structurer ce présent rapport en trois chapitres. Le

premier porte sur la présentation de l’institution ; le deuxième abordera le
déroulement de stage et cadre conceptuel et la méthodologie utilisée pour notre
recherche et enfin le troisième exposera l’état des lieux des pratiques, l’analyse
critique et les approches de solutions.

3
CHAPITRE 1 :

PRESENTATION DU CABINET PIGE SARL

4
Dans ce premier chapitre, nous allons présenter la PIGE SARL à travers son
historique, sa situation géographique, sa vision, sa mission, ses valeurs, sa
structure organisationnelle, et enfin son environnement.

HISTORIQUE

Le cabinet de prestations intellectuelles de gestion SARL est une société qui

accompagne les petites et moyennes entreprises dans l’exécution de leur tâche.
Elle a vu le jour 03 aout 2015. Elle bénéficie d’une autorisation de la création
d’entreprise N° TG –LOM 2015 B 996 de droit togolais de comptable agrée, de
gestionnaire des ressources humaines, d’Accompagnement de fiscalité et de
formations.

Missions, visions et valeurs

Missions

La mission principale du cabinet PIGE SARL est d’accompagner les entités

clientes avec les services de qualité répondant aux besoins des institutions en
leur apportant une valeur ajoutée.

Vision

Le manager du cabinet PIGE SARL a mené une réflexion autour du sujet : Le

futur n’est pas devant nous il s’est déjà produit pour fixer ses vision et objectifs.
Le cabinet apporte des solutions justes, a temps et efficaces aux entreprises.

Valeur

Les valeurs prônées par le cabinet le respect PIGE SARL sont : l’engagement, la
culture, professionnalisme, et un climat de travail apaisé qui règne entre le
personnel et la clientèle.

5
Situation géographique

Le siège du cabinet de PRESTATIONS INTELLECTUELLES DE GESTION

SARL se situe à Lomé quartier assiyéyé, dans le vont en face de la pharmacie la
main de Dieu.

L’adresse du cabinet PIGE SARL est la suivante :

- Tel : 00228 90845218

- E-mail : [email protected]

Structure organisationnelle

Toute société doit disposer d’une structure organisationnelle bien établie.

1.4.1. La Direction Générale

La direction est l’instance suprême composée du directeur général qui est aussi
le fondateur du cabinet. Elle a la lourde mission de prendre toutes les décisions
stratégiques vitales pour le cabinet et c’est à elle qu’incombe les taches
d’organisation de coordination des activités et du fonctionnement du cabinet.
Elle travail en permanence avec toutes les services (service comptable ; service
formation).

I.5 Les activités du Cabinet PIGE SARL

Le cabinet PIGE SARL offre plusieurs services de qualité à ses clients. Ces
activités sont regroupées en trois (3) spécialités d’assistance qui sont :

I.5.1 Assistance administrative

L’assistance administrative consiste à apporter son aide sur les formalités de

création d’entreprise, de renouvèlement de document administratif à savoir :

 Carte d’opérateur économique ;

 quitus fiscal et social.

6
I.5.2 Assistance en Gestion des Ressources Humaines (GRH)

Cette partie d’assistance aux entreprises concerne le recrutement, la formation,

l’élaboration des contrats, procédure de sécurité sociale et la gestion de la paie.

I.5.3 Assistance en gestion comptable

La gestion comptable est la partie sensible des entreprises et qui nécessite une
attention particulière. Il s’agit des travaux d’inventaire, de la déclaration fiscale,
de la tenue de la comptabilité et celui de l’élaboration des états financiers.

I.6 Structure environnementale de la PIGE SARL

Les partenaires sont des groupes, des organismes, ou des entités avec lesquels le
cabinet PIGE SARL s’associe pour réaliser des actions communes données.

Quant aux concurrents, il s’agit des sociétés qui entrent en compétition et offrent
les mêmes produits et services que la PIGE SARL.

6.1 Les partenaires de PIGE SARL

Les partenaires du cabinet PIGE sont entre autre, la Caisse Nationale de Sécurité
Sociale (CNSS), l’Office Togolais des Recettes (OTR), ARMP, CFE, le tribunal
du travail, l’inspection du travail, Greff du tribunal de première instance de
Lomé.

6.2 Les concurrents de PIGE SARL

En ce qui concerne les concurrents, il faut noter que tous les cabinets évoluant
dans la même offre de service que PIGE, à dire les cabinets d’assistance
comptable, de Ressource humaines, de conseils, etc. sont des cabinets
concurrents au cabinet PIGE SARL.

Ce chapitre nous a permis de connaître le cabinet PIGE SARL depuis sa

création, son fonctionnement, ses produits et services, sa mission, ses valeurs, sa
vision et son environnement.

7
Le chapitre suivant parlera du déroulement de notre stage et ce par des diverses
tâches que nous avions effectuées, le service dans lequel nous avons été reçu, les
constats que nous avions fait, et enfin la méthodologie adoptée pour la rédaction
du présent rapport.

8
CHAPITRE 2 :

DEROULEMENT DU STAGE ET CADRE CONCEPTUEL

9
Comme le titre l’indique, ce chapitre expose le résumé de notre stage au sein de
la PIGE SARL en commençant par la description du département dans lequel
nous avons effectué le stage, ensuite les tâches accomplies. Juste après cela,
nous présenterons le bilan du stage, et le cadre conceptuel.

II.1. DEROULEMENT DU STAGE

Présentation du cadre restreint

La PIGE SARL est le Cabinet qui nous a reçus en stage et dans lequel nous
avons été placés au service comptabilité. Ce service est assuré par le responsable
du cabinet qui s’occupe des opérations liées à la comptabilité.

1.2 Description des tâches effectuées

Contrôle des pièces comptables du cabinet PIGE SARL

Quand l’institution engage une dépense ou reçoit un payement, la comptabilité

se charge de prouver la véracité de l’opération par rapport aux pièces.

En effet, toutes les pièces justificatives provenant de l’extérieur ou des services

internes doivent faire l’objet d’une vérification préalable notamment les cachets,
la signature, l’exactitude du calcul, avant de passer à l’imputation.

1.1.1 Imputation des pièces comptables

Après la vérification, le comptable impute la pièce en débitant et en créditant des

comptes (en d’autres termes en passant l’écriture comptable) sur un document
appelé fiche d’imputation. Cette fiche comporte les éléments suivants : numéro
et intitulé du journal ; date comptable ; numéro de la pièce ; numéros de
compte ; libellé de l’opération ; montant débit et crédit.

2.1.2.1. La revue des comptes

La mission était de procéder à un contrôle de conformité des comptes de

l’ensemble de la société. Cet audit externe vise la vérification, le redressement et

10
la certification de l’ensemble des comptes. Nous avons, dans le cadre de cette
mission, procédé au contrôle des :

- journaux de caisse et de banque tenus par le comptable de l’association ;

- rapports financiers ;
- factures et autres pièces justificatives afin de déterminer leur légalité,
régularité et conformité ;
- taux de change et vérification des transferts bancaires et de la réception
des biens lorsque les achats ont lieu à l’étranger ;
- fiches de calcul des salaires, des charges sociales et des paiements afin de
déterminer leur légalité, régularité et conformité ;
- pièces justificatives liées au service, à l’investissement et au
fonctionnement afin de déterminer leur légalité, régularité et conformité ;
- opérations comptables et aux rapprochements bancaires en passant par la
caisse et la banque ;
- inventaires physiques et théoriques des actifs immobilisés et des stocks.

1.3Bilan du stage

1.3.1 Apports du stage

Ce stage que nous avons effectué à la PIGE SARL a été pour nous l’occasion de
confronter nos cours théoriques à la pratique sur le terrain. Le stage nous a
permis de développer davantage notre aptitude à travailler en équipe.

Sur le plan informatique, nous avons développé notre connaissance de certains

outils informatique comme Excel, tout comme nous nous sommes initiés à
l’utilisation d’un autre logiciel, notamment la création des codes journaux dans
le logiciel SAGE.

11
 1.3.1 Les difficultés rencontrées

Nous avons rencontré quelques difficultés au cours de notre stage. Il s’agit

notamment :

- Manque de personnel qui entraine la lourdeur des tâches

- Difficultés liées à l’obtention de certaines pièces auprès des clients
- La difficulté à justifier certaines opérations ou sortie de fonds

CADRE CONCEPTUEL

Dans cette rubrique, nous allons aborder la problématique, l’exposé des concepts
et la méthodologie utilisée pour la collecte des informations.

Problématique

Au cours de notre stage, nous avons constaté un certain nombre de difficultés

relatives à l’organisation comptable. Nous avons pu faire ces remarques grâce à
la revue documentaire, aux entretiens, et à l’observation. Nous avons constaté :

- Une lourdeur des tâches pour le responsable du cabinet, liée au manque de

personnel ;
- La difficulté à justifier certaines opérations ou sortie de fonds au sein du
cabinet ;
- Manque de manuel de procédure au sein des entreprises clientes

Exposé des concepts

L’organisation comptable

Il existe plusieurs définitions d’organisation comptable mais ici, nous allons

citer quelques-unes qui nous permettront de bien comprendre la notion de
l’organisation comptable et l’importance de la comptabilité dans un SFD.

12
Selon le référentiel comptable des SFD, « L'organisation comptable est un
ensemble de procédures administratives comptables mises en place dans
l'entreprise pour satisfaire aux exigences de régularité, et de sincérité. Elle
permet d’assurer l'authenticité des écritures de sorte que la comptabilité puisse
servir à la fois d'instrument de mesure des droits et obligations des partenaires
de l'entreprise, d'instrument de preuve et d'information des tiers ».

2.2.2.1. Externalisation

Lacity et Hirscheim (1993) ont ainsi défini l’externalisation : « L’outsourcing,

dans la forme la plus basique peut être entendue comme l’achat d’un bien ou
d’un service qui était auparavant réalisé en interne. L’outsourcing se caractérise
aujourd’hui par un transfert de personnel et de l’équipement vers le prestataire
qui devient également responsable des pertes et profits. »

 Externalisation et sous-traitance

La sous-traitance est définie comme une opération par laquelle un entrepreneur

confie par un sous-traité, et sous sa responsabilité, à une autre personne appelée
sous-traitant tout ou une partie de l’exécution du contrat de l’entreprise ou du
marché public conclu avec le maître de l’ouvrage. Fontaine (2002) a définit la
sous-traitance comme étant « une opération qui consiste à confier à un tiers
l’exécution de tout ou une partie d’une prestation à laquelle on s’est soi-même
engagé envers un cocontractant. »

Des différences sont à relever entre l’externalisation et la sous-traitance

 Au niveau du contrat : concernant l’externalisation, il s’agit d’un contrat

entre le client (l’entreprise externalisée) et le fournisseur (le prestataire).
Le résultat final est au bénéfice de l’entreprise demandeuse. Tandis que
pour la sous-traitance, il relève l’existence de sous-contrats. Le résultat
sera au bénéfice du client final qui n’est pas forcément l’entreprise
demandeuse.
13
  Au niveau de l’objet : dans le cas de l’externalisation, la fonction
externalisée doit faire partie des fonctions internes de l’entreprise. Pour la
sous-traitance, l’activité en question concerne l’exécution de tout ou une
partie du contrat conclu avec un client.
 Au niveau des moyens : c’est le transfert de moyens qui différencie
l’externalisation et la sous-traitance. La première donne lieu à un transfert
des personnels et / ou des actifs concernés par ces activités. Dans la
seconde catégorie, les prestations sont réalisées avec le personnel et le
matériel du sous-traitant.
 Au niveau des obligations : la différence existe dans les obligations qui
sont fixées aux prestataires. La sous-traitance se définit notamment par
des obligations de moyens tandis que l’externalisation oblige à des
résultats. Dans les deux cas, le prestataire apporte des ressources. Dans le
cadre de la sous-traitance, le client conserve le management de l’activité
sous-traitée. En ce qui concerne l’externalisation, le prestataire assure
également le management de l’activité externalisée.

Pièces justificatives

C’est un ensemble de document reçus ou émis par une entreprise ou une

institution, prouvant l’existence des opérations effectuées. Elles servent de
preuve en cas d’incompréhension ou de litige. On peut citer les factures, les
chèques, les bons de commande, les bons de caisses, etc.

Comptabilité

Selon Pierre Garnier : « la comptabilité se définit comme une méthode

d’observation des faits économiques avec pour objectif l’enregistrement et la
mesure des phénomènes décrits par la science économique.

14
CAPRON (1993 :15), la comptabilité peut être perçue comme « un ensemble de
compte établis et tenus selon les règles. Elle est donc un système d’information
obéissant à des conventions et des normes socialement définies et ne peut exister
et développer que dans des sociétés humaines complexes ayant atteint un haut
degré d’organisation.

C’est un système de traitement de l’information financière permettant de

rassembler, de suivre et d’enregistrer en unités monétaires les opérations
réalisées par l’entreprise en vue d’obtenir les documents de synthèse utilisables
et interprétable pour les dirigeants et pour les tiers.

On peut dire tout simplement que la comptabilité est une histoire chiffrée des
opérations d’une entité.

Manuel de procédures administratif

C’est un document qui, sous la forme d’instructions claires et précises contient

l’ensemble des opérations courantes de l’entité. C’est un référentiel à usage
commun pour tous les acteurs au sein de l’entreprise. Il indique le circuit de
traitement des opérations tout en spécifiant qui fait, quoi, quand, ou, et
comment. Il doit être mis à jour régulièrement afin de faciliter la compréhension
du système comptable et la réalisation des contrôles.

2.2.2.1. LES ENJEUX DE L’EXTERNALISATION DE LA

FONCTION

L’externalisation est un mouvement stratégique. Elle comporte des avantages et

des dangers pour l’entreprise externalisée. Après avoir expliqué les facteurs
déterminants de la décision de l’externalisation de la fonction comptable, nous
présentons les principaux risques pour l’entreprise qui externalise cette fonction,
ainsi que les facteurs clés de succès pour minimiser ces risques et mener à bien
la démarche de l’externalisation.

15
  AVANTAGES

La stratégie militaire est connue dans le monde de gestion avec trois principes
de guerre :

La concentration des forces

L’économie des moyens

La mobilité

L’externalisation apparaît comme une des pratiques qui répond aux trois
objectifs : recentrage sur le cœur de métier, économie des coûts et flexibilité.

Stratégique : recentrage sur le cœur du métier

La stratégie actuelle des grandes entreprises vise à se recentrer sur les

compétences clés et à externaliser les activités considérées comme
périphériques. La première raison repose sur la complexité de l’organisation liée
à sa taille. Elle perd sa flexibilité et augmente ses coûts bureaucratiques. La
seconde relève de l’analyse stratégique liée à la limite de ses ressources. Pour
renforcer son avantage concurrentiel, l’entreprise doit les affecter en priorité aux
activités contribuant plus à la création des valeurs.

Elles contribuent le plus fortement à la création de valeur pour l’entreprise. Les

activités de soutien viennent en appui des activités primaires. D’après
Barthélémy (2001), « les activités de soutien sont internalisées plus par habitude
que suite à une véritable réflexion stratégique ». Ainsi, le fait de les externaliser
permet à l’entreprise de dégager des ressources financières et managériales pour
investir dans le « cœur de métier » et être en mesure de répondre à la course de
compétitivité.

Financier : économie et maîtrise des coûts

Les gains financiers sont considérés comme le principal avantage de l’entreprise

externalisée. Premièrement, elle bénéfice de l’économie d’échelle grâce à la
16
spécialisation de l’expert. Deuxièmement, elle reçoit des liquidités grâce à la
vente des actifs. Cette solution est particulièrement appréciée par les entreprises
ayant connu des difficultés de trésorerie. Troisièmement, l’externalisation
permet à l’entreprise d’éviter des investissements imprévisibles et non-
nécessaires liés à l’évolution de la fonction comptable.

Au-delà des gains monétaires, l’externalisation rend la fonction financière plus

dynamique et plus flexible. La variabilisation des charges fixes permet aux
directeurs financiers de connaître les coûts réels de leur fonction comptable et de
chaque prestation. Cela les conduit à une maîtrise des coûts par une
connaissance préalable et une rationalisation des dépenses.

Opérationnel : garantie de la qualité et de l’image

D’abord, les entreprises cherchent dans l’externalisation de la fonction

comptable une sécurité de la qualité en raison du caractère normalisé de cette
activité. De plus, cela lui permet de bénéficier de multiples compétences car les
cabinets d’expertise comptable regroupent des spécialistes pluridisciplinaires :
droit social, fiscalité, consolidation… De plus, la comptabilité évolue
régulièrement en fonction du changement règlementaire (lois de finance,
jurisprudences fiscales…). Son traitement nécessite la mise à jour des
connaissances particulières. Pour cette raison, l’externalisation est apparue
comme une pratique dynamique à double intérêt. L’entreprise externalisée peut
à la fois suivre l’évolution de l’environnement et économiser les coûts de
formations. Les informations comptables sont à la fois un aide de décision pour
la direction générale en interne et un des outils d’analyse pour les tiers ou les
investisseurs. La dégradation de sa qualité en termes de conformité ou de délai
peut avoir des conséquences sur l’image de l’entreprise. Dans les groupes ou
dans les firmes managériales, les informations comptables reflètent leur image
de marque et influence leur valeur boursière. Ainsi, le recours à un spécialiste

17
est considéré comme un moyen de protection de l’image de performance de
l’entreprise.

Organisationnel : allègement de la structure et gain de flexibilité

L’externalisation de la fonction comptable est marquée par deux avantages
organisationnels majeurs. Le premier concerne l’allègement de la structure grâce
au transfert des actifs physiques et humains. Ainsi, les directeurs libérés d’une
partie de la gestion quotidienne de l’entreprise ont plus de temps à se consacrer
aux clients et à la stratégie.

Le second repose sur la flexibilité organisationnelle en fonction de l’activité et

en fonction de l’évolution technologique. En cas d’augmentation d’activité,
l’externalisation permet à l’entreprise de trouver rapidement une solution car le
nombre de personnels et de moyens mis à disposition par le prestataire varie
selon son activité. En sens inverse, dans le cas de crise économique, en faisant
appel à un prestataire extérieur, l’entreprise ne se soucie pas de la lourdeur des
charges fixes ou de frais de personnel lié à la fonction externalisée.

Elle peut concentrer ses ressources pour obtenir des opportunités permettant de
s’en sortir plus vite que ses concurrents. Tous ces avantages plaident pour le
processus d’externalisation de la fonction comptable, toutefois, certains risques
liés à l’externalisation méritent d’être explicités.

 RISQUES

Au-delà des avantages incontournables de l’externalisation au niveau

stratégique, financier, organisationnel et opérationnel, l’externalisation cache
des dangers non négligeables. Ils existent dans toutes les phases. Ils peuvent
provenir d’une mauvaise décision, d’un mauvais choix des paramètres, d’une
gestion inappropriée des changements en interne, de problèmes concernant la
coordination avec le prestataire…Nous présentons ensuite les cinq risques
majeurs :

18
  Risque opérationnel
 Risque stratégique
 Risque social
 Risque de dépendance et d’irréversibilité

Lié au prestataire : le risque opérationnel

Selon l’étude d’Ernst & Young en 2009 sur la pratique et les tendances du
marché de l’externalisation en Tunisie, la principale crainte envers
l’externalisation en général réside dans la mauvaise qualité des prestations
réalisées (31% en 2009 contre 23 en 2007). En matière d’externalisation de la
fonction comptable, ce risque est lié au statut du professionnel choisis. (Expert-
comptable, membre de l’ordre ou pas, comptable, technicien en comptabilité).
Théoriquement, le recours à un expert-comptable membre de l’ordre garantie
une meilleure qualité des travaux.

Lié à la décision : le risque stratégique

Un risque stratégique existe quand une entreprise se trompe sur son activité
externalisée. Autrement dit, elle externalise une activité qui donne des avantages
concurrentiels à long terme. Cela peut lui coûter cher en termes de réintégration.

Ainsi, il est important pour une entreprise, avant de recourir à l’externalisation,

d’identifier les fonctions faisant partie du cœur de métier et celle de supports. La
fonction comptable est souvent classée dans les activités de support.

Cependant, l’entreprise doit se méfier du mimétisme car le choix de l’activité à

externaliser dépend également de sa politique, de son organisation et de son
métier. Si elle décide d’externaliser sa fonction comptable, il nous paraît aussi
important de définir clairement, dans une lettre de mission, les paramètres à
externaliser. Une externalisation de la totalité de la fonction comptable expose
toujours plus au risque de dépendance qu’une externalisation partielle.

19
Lié à la mise en œuvre : le risque social

Au niveau du personnel

La mise en œuvre du projet d’externalisation nécessite un redéploiement des

salariés. Le changement, la nécessité d’une adaptation forcée, le sentiment de
rejet et d’instabilité de la carrière sont la source des mécontentements chez les
salariés transférés. Cela peut avoir des impacts sur l’exécution de l’opération.
Pour les salariés qui restent, l’externalisation traduit une dilution des
responsabilités ou un changement d’activité.

Au niveau du service

L’externalisation pourrait amener à une perte de synergie à l’intérieur de

l’entreprise. L’entreprise se trouve privée de l’interaction fonctionnelle des
compétences entre le service externalisé et les autres départements. D. Lié au
suivi : le risque de dépendance et d’irréversibilité La plupart des risques liés à
l’externalisation pour l’entreprise externalisée adviennent pendant le
déroulement du contrat. La liste est longue :

 perte de compétence et de savoir-faire

 perte de contrôle
 perte de la maîtrise de ses informations
 création d’un lien de dépendance avec un tiers
 déploiement d’un manque de disponibilité

Le risque de dépendance est un frein important dans l’externalisation. Il est la

conséquence de la perte de savoir-faire, de contrôle ou de maîtrise de la
fonction. En ce qui concerne la fonction comptable, il faut ajouter aussi
l’insécurité et la confidentialité des informations. La dépendance peut entraîner
des risques de sous-performance voire d’irréversibilité. La société qui

20
externalise sa fonction comptable et son prestataire doivent être vigilant face à
ces risques en essayant de les gérés.

La méthodologie

La rédaction de ce rapport a demandé des informations que nous avons

collectées grâce à la revue documentaire, aux entretiens avec le personnel et à
l’observation.

La collecte des données

Nous avons collecté les informations à partir des méthodes ci-après :

2.3.1.1 La méthode documentaire

Elle permet de se référer à un ou plusieurs document (s) ayant parlé du thème de

recherche en vue d’en tirer des informations importantes permettant de bien
analyser et comprendre l’organisation comptable mise en place dans
l’institution.

2.3.1.2 Les entretiens

L’entretien a consisté à interroger directement des employés et responsables des

différents service de l’entité pour obtenir une explication cohérente sur les
remarques que nous avons faites. Dans notre cas, il s’agit des entretiens
informels

2.3.1.3 L’observation participative

Cette méthode consiste lors d’un travail, à poser des questions pour comprendre
le fonctionnement et le processus d’un travail, les dysfonctionnements constatés,
ou les risques y afférents, etc. Cette technique nous a aidé à nous rendre compte
de certaines difficulté rencontrées par le cabinet.
21
Ce chapitre nous a permis de décrire le déroulement du stage, de rappeler la
problématique, de faire l’exposé des concepts et de mettre en évidence la
méthodologie de recherche. Dans le chapitre suivant, nous allons faire un état
des lieux des pratiques, l’analyse critique et des propositions pour améliorer les
activités.

22
CHAPITRE 3 :

ETATS DES LIEUX DES PRATIQUES, ANALYSE CRITIQUE,

APPROCHE DE SOLUTIONS

23
Dans le présent chapitre, nous allons dépeindre dans l’état des lieux des
pratiques, l’organisation comptable mise en place dans notre structure d’accueil,
ensuite nous ferons l’analyse sur les causes des difficultés liées à cette
organisation et proposerons quelques approches de solutions pour son
amélioration.

III.1ETAT DES LIEUX DES PRATIQUES

L’organisation comptable au sein du cabinet PIGE SARL

Comme l’ensemble des entreprises évoluant dans l’espace économique togolais,

le cabinet demeure soumis à des obligations strictes d’ordre juridique imposé
par le législateur. Ces obligations comptables visent principalement à
contraindre les entreprises à présenter une image fidèle de leur patrimoine, de
leur situation financière et de leur résultat. C’est dans cette tendance que le
cabinet à opter pour un mode de gestion comptable permettant malgré certains
manquements, de produire des états financiers annuels de synthèse et de
contrôle.

Le système comptable du cabinet

Le système comptable adopté par le cabinet est le « système centralisateur »

caractérisé par l’utilisation des journaux auxiliaires et l’utilisation des comptes
de virement interne pour éviter les doubles emplois. Nous savons que le système
comptable est un ensemble de registres ou documents destinés à l'enregistrement
chronologique des opérations comptables. Ainsi, au sein du cabinet, le processus
de traitement de l’externalisation comptable comprend les étapes ci-après :

La collecte des pièces justificatives

24
Les pièces comptables constituent la base même de la comptabilité. L'étape de
collecte de pièces justificatives est caractérisée par l’arrivée des pièces chez la
secrétaire comptable. Il s’agit des pièces justificatives suivantes :

- les factures fournisseurs ;

- les factures clients ;

- les fiches de dépense de caisse ;

- les pièces de payement d’impôts ;

- les pièces d’opération bancaire (chèque, ordre de virement, avis de crédit et de

débit).

Vérifications et classification des pièces comptables

Une fois les pièces comptables collectées, la secrétaire vérifie leur authenticité et
leur conformité avant de les classer dans un certain ordre, de manière à faciliter
les recherches. Lorsqu’elle constate des anomalies sur les pièces vérifiées, elle
informe le responsable comptable qui procède à leur demande de correction en
interpelant les émetteurs avant toute saisie, traitement et enregistrement. Les
pièces relatives à chaque journal sont classées au moment de leur arrivée avant
leur enregistrement dans le journal correspondant.

L’imputation des pièces comptables

Après les vérifications et la classification des pièces comptables, les stagiaires,

sous la supervision du chef comptable, procèdent à l’imputation des pièces
comptables à l’aide d’une pièce d’imputation comptable. On retrouve sur cette
pièce les informations comme :

- Dates de la facture ;
- Montant débit et crédit ;
- Libelles de la facture. Ci-joint en annexes le tampon d’imputation.

25
 L’enregistrement des pièces comptables

Cette opération consiste à enregistrer les imputations comptables dans

l'ordinateur en fonction des journaux comptables crées à cet effet. Cette
saisie se fait à l'aide d'un logiciel de comptabilité appelé SAGE. Le chef
comptable enregistre les pièces en entrant des informations comme :

- La date de l’opération;
- Numéro et intitulé des comptes à débiter et à créditer ;
- Montant à débiter et à créditer ;
- La nature de l’opération ;
- Numéro de pièce comptable.

Après la saisie des informations, il suffit d’appuyer sur la touche entrée du

clavier et l’opération s’enregistre automatiquement.

La vérification des enregistrements comptables

Le chef comptable procède à la vérification de l’enregistrement grâce à l’édition

des journaux provisoires résultant de l’enregistrement dans le logiciel
comptable. Cette vérification se fait en analysant les pièces comptables avec les
journaux provisoires, en vérifiant les montants, les dates et les libellés des
opérations.

Toutes erreur et omissions seront corrigé dans cette étapes afin d’avoir des
journaux définitifs corrects et exacts.

L’édition des états financiers

Après l’enregistrement et vérification des écritures comptables, le chef

comptable ainsi que son assistant procèdent à l’élaboration des états financiers.
Les états financiers sont édités en fonctions des régimes de l’entreprise
concernée.

26
Après l’élaboration des états financiers par le chef comptable, le directeur
général procède à la vérification de la conformité des informations mises dans
ces états et approuve en mettant sa signature sur le document qui sont transmis
aux clients concernés.

Le contrôle comptable

À la fin de chaque mois, le chargé de la production des états financiers se charge

d’effectuer une multitude de vérification de façons méthodique. Il s’assure de la
conformité des pièces comptables avec les exigences comptables en vigueur.
Ces vérifications portent généralement sur :

- l’existence de toutes les pièces comptables justificatives ;

- la présence des cachets et des signatures autorisées certifiant l’authenticité de

la pièce ;

- l’exactitude des calculs effectués et des montants figurant sur les pièces ;

- la concordance entre les pièces et le journal tenu par la secrétaire comptable ;

- le rapprochement entre le solde théorique et le solde physique de la trésorerie.

Ces pièces comptables revêtent un caractère inéluctable pour le législateur et

tiennent lieu d’instruments de droit, car pouvant servir de moyen de preuve en
cas de litige. Ainsi vu l’utilité substantielle des pièces comptables, cette étape de
contrôle s’exécute de façon méthodique au sein du cabinet.

Analyse critique

Dans cette partie, nous allons relever certains problèmes rencontrés par le
cabinet dans l’accomplissement de ses missions d’assistance comptable et
proposer quelques pistes d’amélioration. Ces problèmes sont entre autre :

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Manque de personnel qui entraine la lourdeur des taches

Nous trouvons qu’il y a une disproportionnalité entre le nombre de clients du

cabinet et l’effectif de son personnel. Le personnel utilisé par le cabinet est en
nombre limité par rapport à l’intensité du travail observé sur le terrain. Cette
situation entraine des retards dans l’accomplissement du travail et ne permet
d’opérer suffisamment un contrôle des travaux effectués pour pouvoir éviter des
erreurs. Les clients ne sont pas suffisamment écoutés afin de cerner leurs
problèmes et pouvoir les aider à les corriger.

La difficulté à justifier certaines opérations ou sortie de fonds

Certaines entreprises clientes ne convoient pas à temps les pièces justificatives,

ce qui oblige le cabinet à faire plusieurs déplacements afin de pouvoir
rassembler ces pièces.

Les pièces justificatives collectées ne sont souvent pas au complet. Nous avons
remarqué une banalisation des pièces qui prouvent les opérations réalisées
surtout lorsque ces opérations sont réalisées sur un marché informel. De plus,
nous remarqué un mélange entre les pièces des entreprises et celles à imputer
personnellement à leur directeur. L’inexistence d’une pièce comptable constitue
un risque de redressement lors d’un contrôle fiscal.

Approche de solutions

L’analyse des difficultés rencontrées par le cabinet dans l’accomplissement de

ses missions d’assistance comptable nous amène à faire des propositions de
solutions.

Solution au manque de personnel

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Afin de produire les états financiers dans les délais et de permettre au personnel
de parfaire le travail sans trop de contrainte ni de pression et surtout d’être à
l’écoute des clients, il serait souhaitable que le cabinet augmente l’effectif de
son personnel, ce qui éliminerait aussi le problème de cumul de fonction.

Sensibilisation des clients sur l’importance des pièces comptables

Il serait nécessaire de sensibiliser les clients sur l’importance des pièces

justificatives et sur le risque encouru en cas de leur perte. Nous proposons que le
directeur envoie un courrier sous forme de recommandation pour exhorter les
entités clientes concernées à rassembler et à convoyer à temps les différentes
pièces comptables au cabinet afin de lui permettre d’être efficace dans la
réalisation de ses missions.

Le chapitre qui prend fin nous a ouvert les yeux sur l’organisation comptable
mise en place à la PIGE SARL, et a exposé les causes des difficultés liés à cette
organisation. Il nous a également permis de faire quelques approches de
solutions pouvant éventuellement contribuer à l’amélioration de l’organisation
comptable.

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30
 CONCLUSION

En définitive, nous dirons que l’externalisation est devenue un mode

d’organisation pertinent pour les entreprises, en particulier pour la fonction
comptable et financière. Déléguer la responsabilité de tout ou partie de ses
fonctions à un professionnel spécialisé constitue pour la majorité des entreprises
une solution durable et souple et créatrice de valeur.

Ce rapport de stage à la PIGE SARL nous a permis de décrire l’organisation

comptable mise en place dans cette société. À l’issue de nos entretiens avec les
employés et nos observations personnelles, nous avons pu détecter certaines
difficultés relatives à ladite organisation. Il s’agit de :

- la difficulté liée à l’obtention de certaines pièces justificatives auprès des

clients ou difficulté à justifier certaines opérations, particulièrement celles
concernant les sorties de fonds ;
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 - la non prise en compte des recommandations du cabinet par les
entreprises clientes.

Ces différentes difficultés ont été analysées et des approches de solutions ont pu
être apportées.

Pour faciliter la compréhension de ce rapport, nous l’avons structuré en trois

chapitres. Le premier a fait la présentation de l’institution ; le déroulement de
notre stage et le cadre conceptuel ont été développés dans le deuxième. Le
troisième et dernier chapitre a été consacré à l’état des lieux des pratiques, à
l’analyse critique et aux suggestions.

Le stage d’apprentissage a été pour nous une opportunité de confronter nos

connaissances théoriques à la réalité dans le domaine de la gestion.

Nous aimerions encore exprimer notre profonde gratitude à Monsieur le

Directeur du Cabinet PIGE SARL pour nous avoir ouvert les portes de sa société
pour notre stage d’apprentissage durant tout le temps passé.

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