Manuel de Procédures SEMIR

REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE
UNION - DISCIPLINE - TRAVAIL
SE.MI.R
MANUEL
DE
PROCEDURES
Siège social : Anyama – Siège Administratif : Angré Belleville

Récépissé de déclaration n° 357/MEMA/DGAP/DAG/SDVA du 30 mai 2005 JORCI N° 16 Jeudi 20 Avril 2006
ABIDJAN Tel: (225) 09.47.69.94 / (225) 77.86.86.91 - 09 BP 2782 Abidjan 09 - E-mail: [email protected]
SOMMAIRE
INTRODUCTION................................................................................................................................2
CHAPITRE 1........................................................................................................................................3
I. LES ORGANES........................................................................................................................3
II. PERSONNEL PERMANENT AU SIEGE..........................................................................4
CHAPITRE 2........................................................................................................................................8
I. RECRUTEMENT DU PERSONNEL.....................................................................................8
II. RENUMERATION............................................................................................................10
III. LES HORAIRES DE TRAVAIL.......................................................................................11
IV. LES CONGES.....................................................................................................................11
V. LES ABSENCES....................................................................................................................13
VI. EVALUATION DU PERSONNEL...................................................................................13
VII. SANCTIONS.......................................................................................................................14
VIII. RENFORCEMENT DES CAPACITES DU PERSONNEL........................................14
IX. DOSSIER DU PERSONNEL.............................................................................................15
CHAPITRE 3......................................................................................................................................16
I. GENERALITES.....................................................................................................................18
II. PREPARATION DU BUDGET.........................................................................................19
III. PROCEDURES D’ENCAISSEMENT..............................................................................19
IV. DECAISSEMENT..............................................................................................................20
V. LES PIECES JUSTIFICATIVES.........................................................................................21
VI. LES MISSIONS ET LES PERDIEMS..............................................................................22
VII. LA GESTION DU PATRIMOINE (LES BIENS)............................................................24
VIII. COMPTABILISATION DES ACTIFS.........................................................................26
IX. COMPTABILISATION DU PASSIF................................................................................26
X. DOCUMENTATION DES TRANSACTIONS.....................................................................26
XI. PROCEDURE DE PAIEMENT........................................................................................30
XII. RAPPORTAGE FINANCIER...........................................................................................33
XIII. AUDIT.............................................................................................................................34
XIV. RESPONSABILTES DE L’ONG SEMIR VIS-A-VIS DU BAILLEUR.....................34
Manuel de procédures ONG SEMIR

Version 2019
INTRODUCTION
Le présent manuel de procédure est élaboré à l’intention de tous les membres et partenaires
de l’ONG SEMIR.
Il vise à améliorer ses capacités institutionnelles, organisationnelles et programmatiques aux
fins d’en consolider les performances.
Il est une référence de gestion formalisée des procédures administratives, financières et
comptables de l’ONG SEMIR.
Il comprend trois (3) grandes parties :
I. DESCRIPTION DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES

II. DESCRIPTION DES DISPOSITIONS REGISSANT LE PERSONNEL
III. DESCRIPTION DES PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES.

Version 2019
CHAPITRE 1
Description
des procédures administratives

Version 2019
I. LES ORGANES
1. L’assemblée General
Elle est l’instance suprême de l’ONG SEMIR. A ce titre elle :
Objectifs
 Définit la politique générale, les orientations et les stratégies de l’ONG SEMIR
 Adopte les rapports annuels des organes
 Adopte le plan d’action et le budget de l’année à venir
 Entérine ou rejette les propositions d’adhésion, de suspension, d’exclusion
 Fixe les taux de cotisation et les droits d’adhésion
 Fixe les taux de cotisation des membres
 Décide de la révision des statuts et règlement intérieur
 Prend toutes les mesures propres à la réalisation des objectifs de l’ONG.
2. Le Conseil d’Administration
Objectifs
 Contrôle la gestion du patrimoine de l’ONG SEMIR
 Vote le plan d’action et le budget annuel proposés par la Direction Exécutive
 Approuve les comptes de gestion de l’exercice annuel de l’ONG SEMIR
 Conseille les organes dirigeants de l’ONG SEMIR
 Autorise tout retrait et transfert de fonds appartenant à l’ONG SEMIR avec garantie et selon
les procédures comptables mises en place
 Ordonne toutes les dépenses de l’ONG
 Convoque l’AG
 Rend compte de sa gestion à l’AG.
3. Le Commissariat aux comptes
Le commissariat aux comptes est l’organe de contrôle de la gestion financière de l’ONG

SEMIR
Objectifs
 Contrôle la gestion financière de l’ONG SEMIR

 Examine et donne son avis sur la politique financière de l’ONG SEMIR
 Rend compte à l’AG de ses travaux et son appréciation de la gestion de l’ONG
SEMIR.

Version 2019
II. PERSONNEL PERMANENT AU SIEGE
1. Directeur Exécutif
Statut : Recruter par appel à candidatures

Profil : Bac + 5 ou diplôme équivalent
Description du poste :
 Coordonner et superviser les activités, les programmes et les projets
 Recruter le personnel autre que les cadres
 Proposer le budget et le plan d’action annuels
 Exécute le budget.
2. Directeur de Programmes

Profil : Bac + 5 ou diplôme équivalent
 Planifie les activités de l’ONG SEMIR assiste le D.E dans ses taches
 Remplace le D.E en cas d’absence ou d’empêchement
3. Le comptable
Profil : Comptable ou diplôme assimilé
Sous la supervision du PCA, le comptable est chargé de la bonne tenue des fonds de l’ONG
réalisés à travers des livres comptables de la banque et les documents comptables disponibles
au sein de l’ONG.
Il est chargé de :
 Préparer et consigner tous les fonds déboursés et recettes sur ordre de paiement ou de
dépôt désigné à cette fin.
 Maintenir les fonds de caisse à un montant maximum déterminé à cet effet par le
Bureau Exécutif (B.E)
 Enregistrer toutes les opérations comptables et tenir les comptes à jour
 S’assurer avant toutes transactions financières, de toutes les autorisations nécessaires
requises
 Assister le PCA ou son Représentant, le D.E et les Coordinateurs de projets dans la
préparation des budgets mensuels, trimestriels, annuels des projets et de
fonctionnement de l’ONG SEMIR et tout autre rapport à produire.

Version 2019
4. La Secrétaire de Bureau
Statut : Avoir une expérience orale et écrite en français, des connaissances souhaitables en
anglais.
Profil : Avoir un niveau minimum BT ou diplôme équivalent.
Sous la responsabilité du PCA ou de son représentant, il ou elle assume les tâches suivantes
 Recevoir, enregistrer et expédier les courriers

 Recevoir les appels et les transmettre aux personnes concernées
 Remplir régulièrement le cahier des appels téléphoniques effectués
 Accueillir les visiteurs et les orienter
 Assurer la saisie, l’impression, la photocopie, le classement des documents et la
gestion de la petite caisse
 Participer à la préparation des différentes réunions (documentation, restauration mise
en état de la salle)
 Gérer la documentation, gérer les besoins courants de fournitures du secrétariat
permanent.
5. Le Chauffeur
Statut : Conventionnaire recruté par sélection par le PCA.
Profil :
 Être détenteur d’un permis de conduire catégorie D (transport en commun)
 Savoir lire et écrire français
 Être âgé de 23 ans au moins
Sous la responsabilité du PCA ou de son Représentant, il assure les tâches suivantes :
 Entretenir le ou les véhicules dont il a la charge,
 Conduire le véhicule dans le cadre des déplacements administratifs et des missions sur
le terrain,
 Tenir le cahier de bord du ou des véhicules,
 Rappeler les dates de renouvellement des différents documents afférents aux véhicules
(carte grise, vignette, assurances, visites techniques...)
6. Le coursier
Statut : Conventionnaire recruté par sélection par le PCA.
Profil :
 Savoir lire et écrire français (niveau 6ème)
 Avoir un permis de catégorie A et une expérience de conduite en milieu urbain
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 Être âgé de 23 ans au moins.
Sous la responsabilité du PCA ou de son Représentant, il est chargé de :
 Faire les commissions

 Distribuer les courriers
 Régler les factures CIE et SODECI
 Faire le dépôt de chèques à la banque.
7. Les agents de sécurité

Statut : Conventionnaire recruté après sélection par le PCA
Profil :
 Être âgé de 25 ans au moins
 Être motivé à exercer la fonction de gardien
 Savoir communiquer correctement
 Être apte physiquement et mentalement
Sous la responsabilité du PCA ou son Représentant, il doit :
 Assurer la sécurité des locaux pendant et en dehors des heures de travail
 Contrôler les entrées et les sorties dans l’enceinte des locaux
8. Technicien de surface
Statut : Conventionnaire recruté après sélection par PCA.
Profil :
 Être âge de 23 ans au moins
 Être apte physiquement et mentalement
 Savoir communiquer
 Savoir lire et écrire français
Sous la responsabilité du PCA ou son Représentant, il ou elle doit :
 Assurer l’entretient interne et externe des locaux
 Informer le PCA de toute anomalie au niveau des installations

Version 2019
CHAPITRE 2
Description
des dispositions régissant le personnel

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I. RECRUTEMENT DU PERSONNEL
Après expression d’un ou des besoins de recrutement, le CA met en place une commission de
trois (3) membres ayant pour mission :
 L’analyse du ou des besoins exprimés et procéder à la définition du ou des postes à
pourvoir
 Le lancement de l’appel à candidatures
 Le déroulement du test
 La délibération des résultats
Le CA peut au besoin élargir la commission de recrutement à des partenaires ou Institution en

fonction de leur compétence en la matière
Le recrutement du personnel peut se faire à l’interne ou être élargi à l’externe selon la nature
du ou des postes à pourvoir.
1. Du lancement de l’appel à candidatures

Après la définition du ou des postes à pourvoir, un avis de recrutement écrit est lancé par le
PCA. Il peut être diffusé par voie de presse. L’avis comportera toutes les informations utiles et
détaillées à l’intention des futurs postulants.
2. Du dépouillement des dossiers
La commission définit les critères de présélection pour procéder au dépouillement des
dossiers et rédiger un procès-verbal signé par le président de ladite commission.
3. Du déroulement du test
Les candidats retenus à l’issue de l’examen des dossiers sont conviés à subir un test écrit ou
oral selon le cas.
4. De la délibération des résultats

Les candidats retenus définitivement à l’issue des différents tests sont proposés au CA qui
procédera à la proclamation des résultats.
5. De la décision du recrutement
Le ou les candidats retenus sont autorisés à commencer le travail pour une période d’essai de
trois (3) mois, sanctionnée par une évaluation faite par l’ONG SEMIR. A la fin de la période
d’essai, pour une raison quelconque, chaque candidat retenu peut volontairement désister à
l’offre que l’ONG SEMIR lui propose. Il en est de même pour l’ONG SEMIR qui peut
renoncer au recrutement du ou des candidats(es) pour insuffisance de performance à
l’évaluation.

Version 2019
6. De la signature du contrat
Après consensus entre l’ONG SEMIR et le ou les candidats (es) retenus (es), un contrat est
signé en bonne et due forme entre les deux parties.
Le contrat peut être renouvelé une ou plusieurs fois selon la nature de l’emploi et les
dispositions financières de l’ONG SEMIR.
7. De la durée du contrat de travail

Le contrat peut être à durée déterminée ou indéterminée. La gestion des contrats est régie par
le code de travail en vigueur en Côte d’Ivoire. Pour le cas des projets pluriannuels, le
renouvellement est strictement lié au financement et sa durée n’excédera pas celle du projet
qui a occasionné sa signature.
8. De la description du poste ou des termes de références

Elle est une présentation claire des tâches à accomplir et les qualités professionnelles requises
pour les postulants.
NB : Le personnel ayant un contrat de type permanent sera obligatoirement déclaré à la

Caisse Nationale de Prévoyance Sociale (CNPS). Toutefois d’autres avantages pourraient lui
être accordés
9. Caractéristiques du contrat
Le contrat de travail pour le personnel est établi au minimum en deux exemplaires. Le
postulant aura 72 heures pour donner son avis.
 Exemplaire N°1 remis à l’intéressé (e)
 Exemplaire N° 2 conservé dans le dossier de l’employé
Le contrat doit comporter les mentions suivantes :

 Etat civil de l’employé
 Désignation de l’emploi
 Capacité professionnelle
 Durée de la période d’essai
 Durée du contrat
 Salaires et avantages liés au post
 Les conditions de résiliation du contrat

Version 2019
10. Période d’essai
Tout agent recruté pour le poste permanent est astreint à une période d’essai variant d’un (1)
mois à trois (3) mois.
Si la manière de servir de l’agent est jugée satisfaisante au cours de cette période, il est
confirmé par écrit de son emploi le lendemain de l’expiration de l’essai.
II. RENUMERATION
Le personnel permanent de l’ONG SEMIR est rémunéré suivant le schéma ci-dessous :

 Technicien(ne) de surface
 Agent de sécurité
 Coursier
 Chauffeur
 Secrétaire de bureau
 Comptable
 Directeur de programme
Les rémunérations sont de l’ordre décroissant de la base vers le sommet ou croissant du sommet
vers la base.
III. LES HORAIRES DE TRAVAIL
La durée hebdomadaire de travail est de quarante (40) heures (8 heures par jour) pour le
personnel de bureau, les agents de sécurité travaillant sept (7) jours ou sept (7) nuits par semaine
Les jours et horaires de travail sont fixés ainsi qu’il suit :

Pour le personnel de bureau
 Du lundi au Vendredi : de 08h00 mn à 12h00mn et de 13h00mn à 17h00mn
Pour les agents de sécurité

 06h à 18h (le jour)
 18h à 06h (la nuit)

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IV. LES CONGES
1. Congés annuels
Chaque employé de l’ONG a droit, après douze mois d’activités effectuées à un congé annuel
de vingt-quatre (24) jours ouvrables payées soit deux (2) jours ouvrables par mois
Un calendrier des congés est établi par le Directeur Exécutif et diffusé chaque début d’année
Toutefois, les congés peuvent être octroyés par anticipation à tout employé qui en ferait la
demande quarante-cinq (45) jours à trente (30) jours avant la date proposée pour le départ en
congé.
Un employé en congé réquisitionné par l’ONG SEMIR sera payé.
2. Jours fériés
Les jours fériés observés sont ceux déclarés fériés et chômés par le gouvernement. Une
indemnité sera accordée à ceux qui travaillent pendant les jours fériés.
3. Permission d’absence
Toute absence est subordonnée à une demande d’autorisation préalablement adressé au P.C.A
dans laquelle le motif d’absence doit être clairement énoncé.
Toutefois, s’il s’agit de cas de force majeure (maladie, accident, décès, etc…), l’agent doit
aviser par tous les moyens à sa portée le PCA dans les soixante-douze (72) heures. Le non-
respect de cette formalité peut être assimilé à un abandon de poste.
4. Congés spéciaux
Des permissions spéciales d’absence pour cause d’événement familiaux, d’examens ou autres
peuvent être accordées aux agents qui en feront la demande sans que le nombre de jours ne
dépassent dix (10) jours au cours d’une une même année.
Les congés spéciaux seront accordés dans les circonstances ci-après :
 Décès d’un conjoint, du père, de la mère ou d’un enfant : 3 jours

 Décès d’un frère, d’une sœur, d’un beau-père, d’un beau-père : 2 jours
 Mariage d’un agent : 3 jours
 Mariage d’un enfant, d’un frère d’une sœur : 1 jours
 Naissance au foyer : 3 jours

Version 2019
D’autres congés spéciaux peuvent être accordés à l’employé. Ce sont :
5. Congé maladie
Le congé maladie est une période de repos en dehors du travail prise par le personnel pour des
raisons de santé.
L’employé absent pour cause de maladie doit informer le P.C.A ou le D.E le premier jour de la
maladie. Les absences de plus de trois jours doivent être appuyées par un certificat délivré par
un médecin.
La période maximale permise pour un congé de maladie justifiée est de six (6) mois. Au-delà
de ce délai, l’employeur n’est plus tenu de conserver le poste et peut remplacer le personnel.
6. Congé de maternité
Le personnel féminin aura droit à un maximum de quatorze (14) semaines consécutives de
congés de maternité, avant et après l’accouchement, dont au plus huit (08) semaines après
l’accouchement
La nourrice a droit à deux repos d’une demi-heure par jour pendant (15) mois à compter de la
de naissance de l’enfant.
7. Congé sans solde

Un congé non payé pourrait être accordé au personnel dans des circonstances spéciales
lorsqu’il ne dispose plus de jour de congé ordinaire. Un tel congé sera demandé par écrit pour
approbation par le P.C.A.
V. LES ABSENCES
A part celles spécifiées par les congés et raison syndicale, toutes les autres formes non
justifiées sont sanctionnées par les dispositions en vigueur.
VI. EVALUATION DU PERSONNEL

1. Evaluation d’un employé :
Elle a pour objectif :
 D’identifier les besoins en formation et assistance des agents,
 De faire des critiques objectives aux agents,
 De faire la promotion des agents.
L’évaluation a lieu de préférence une fois par an. Pour chaque catégorie d’agent il est prévu
un formulaire d’évaluation pour les membres qui est rempli par les évaluateurs de celui-ci. Un
rapporteur est désigné parmi les évaluateurs qui est chargé de restituer les résultats de
l’évaluation.
Version 2019
Ensuite une séance de restitution est organisée entre l’agent et les évaluateurs. Au moment de
la restitution, la commission d’évaluation doit recueillir les réactions de l’agent. Sur la base
des réactions de l’agent et des résultats de la commission d’évaluation une analyse est faite
par chacun des évaluateurs. Chaque membre de la commission d’évaluation attribut une note
dont la moyenne déterminera la note de ce point. Par la suite le rapporteur détermine la note
finale en faisant la somme des moyennes par le nombre de point d’évaluation. Cette note
servira de référence pour augmentation de salaire de l’agent.
2. Evaluation des activités :
Dans le souci d’une meilleure gestion des activités, deux (02) formes d’évaluation sont
appliquées par l’ONG SEMIR. La première est interne et la seconde externe. Une commission
de suivi /évaluation est mise en place et elle est chargée de définir les grandes lignes et
d’élaborer les outils. L’évaluation externe est dirigée par des personnes externes à l’ONG
SEMIR ou un cabinet d’audit.
Elle peut concerner l’impact des activités sur les communautés. La sollicitation des personnes
ressources pour la conduite des évaluations externes est faite sur la base des termes de
références élaborés par la commission suivi/ évaluation ou par le partenaire.
Les évaluations sont matérialisées par un rapport qui est soumis aux responsables de l’ONG
SEMIR pour approbation.
VII. SANCTIONS
Elles relèvent de la compétence du P.C.A

1. Demande d’explication
En cas de faute, le P.C.A doit adresser une demande d’explication à l’employé concerné.
2. Avertissement et mise à pied

Ils relèvent de la compétence du P.C.A
3. Suspension
La décision de la suspension peut être prononcée par le P.C.A (président du conseil
d’administration).
4. Licenciement et résiliation du contrat

Il ne peut être mis fin à un contrat à durée déterminée en cas de faute grave constatée par écrit
ou en cas de force majeure. La rupture injustifiée du contrat par l’une des parties donne des
dommages et intérêts à l’autre.
Quant au contrat à durée indéterminée, il peut être mis fin à tout moment par la volonté de
l’une des parties. Un préavis de licenciement ou de résiliation est déposé à l’avance par la
partie initiatrice de rupture conformément aux dispositions du code de travail.
Selon les cas de sanction, un employé cesse de travailler durant :
 Deux jours pour un avertissement
 Une semaine pour une mise en pied
 Un mois pour une suspension.
Version 2019
VIII. RENFORCEMENT DES CAPACITES DU PERSONNEL
Les Formations et mises à niveau s’inscrivent dans le cadre de la politique de renforcement

des capacités des membres de l’ONG SEMIR et son personnel. C’est ainsi que par année un
programme de formation est soumis aux responsables de l’ONG SEMIR après identification
des besoins et un plan de formation est établi. Les coûts de ces programmes de formation
pourront être totaux ou partiellement pris en charge par l’ONG SEMIR ou par un autre
partenaire.
IX. DOSSIER DU PERSONNEL
Pour chaque agent, le P.C.A ou le D.E ouvre un dossier qui a un caractère confidentiel. Seuls
les responsables mandatés par le CA y ont accès.
Ce dossier comporte :
 Un curriculum vitae de l’employé

 Le procès-verbal de recrutement,
 Un acte de naissance ou jugement supplétif
 Un extrait de casier judiciaire de moins de trois mois
 Un acte de mariage s’il y a lieu
 Un certificat de visite et contre visite médicale
 Une copie du contrat signé
 Les fiches d’évaluation
 Les fiches de présences mensuelles
 Toute correspondance et tout acte administratif concernant le travailleur et la
structure.
• La fiche individuelle du personnel
Dès son entrée en service, le nouvel employé remplit une fiche de renseignement permettant
de mieux l’identifier. Cette fiche comporte les rubriques suivantes :
 Nom et Prénom
 Date et lieu de naissance
 Lieu de résidence/ adresse complète
 Niveau d’instruction
 Dernière expérience professionnelle
 Date et adresse du dernier employeur
 Date et lieu d’embauche
 Poste actuel occupé

Version 2019
CHAPITRE 3
Description des procédures financières et
comptables

Version 2019
Le Système de gestion des Subventions
Objectifs
Les principaux objectifs du système de gestion des Subventions sont :
1) Assurer que les fonds du Projet sont utilisés uniquement aux fins qui leurs sont assignées de
manière efficace et économique ;
2) Rendre possible le déboursement rapide des fonds du Projet aux bénéficiaires ;
3) Etablir que les fonds sont gérés de manière appropriée, qu’ils circulent de manière fluide,
adéquate, régulière et prévisible ;
4) Permettre la préparation en temps voulu de rapports financiers fiables ;
5) Assister la création des capacités des bénéficiaires en gestion financière ;
6) Promouvoir la responsabilisation par un flux important d’informations sur les activités du
Projet ;
7) Faire de la gestion du projet un outil de suivi efficace pour la mise en œuvre du Projet ;
8) Sécuriser les avoirs et les ressources du Projet.

Version 2019
GESTION FINANCIERE
I. GENERALITES
1. Monnaie
L’ONG SEMIR tiendra ces états financiers dans la monnaie ayant cours en côte d’ivoire,
c’est-à-dire le francs CFA.
2. Année fiscale
L’année fiscale part du 1er Janvier au 31 Décembre ; elle est divisée selon les trimestres
suivants :
1er Janvier au 31 Mars
1er Avril au 30 Juin
1er Juillet au 30 Septembre
1er Octobre au 31 Décembre
Ces périodes trimestrielles correspondent aux périodes de production des rapports, tant
financiers que programmatiques et peuvent être modifiées selon l’année calendaire du
bailleur.
3. Enregistrement comptable
L’ONG SEMIR tiendra une comptabilité informatisée à partir d’un logiciel de comptabilité
ou une comptabilité manuelle à partir de la feuille de calcul Microsoft EXCELL. Quel que
soit le type de comptabilité, l’essentiel est que toutes les opérations financières de l’ONG
soient bien documentées dans le système comptable utilisé.
4. Conservation des documents
Toutes les documentations administrative (courriers, compte rendu de réunion, procès-verbal,

etc.) et financière (factures, reçus, photocopies de chèque, relevé bancaire, bon de paiement,
budget, protocole, lettre de virement, journal de banque et caisse, rapprochement de banque et
de caisse, inventaire des immobilisations, fiche de stock, rapports financiers,) seront
conservées selon les lois et les règlements en vigueur en côte d’ivoire, c'est-à-dire en bon état
pendant une durée de 10 ans.
5. Budget
Un budget représente un certain montant de fonds prévisionnel qu’une organisation a estimé
nécessaire pour la couverture des dépenses dans le cadre d’un projet précis et sur une période
de temps limité.
L’ONG SEMIR signe des protocoles de subvention avec les ONG sous bénéficiaires sur la
base d’un projet, d’un plan d’action et d’un budget. Il est de la responsabilité de ces ONG de
tout mettre en œuvre pour respecter les lignes de ce budget lors de la mise en œuvre des
activités.
Les affectations entre les lignes du budget ne se feront qu’avec l’accord de l’ONG SEMIR.
Les dépassements sur les lignes du budget ne devront pas excéder 10% de la ligne budgétaire.
Version 2019
Dans tous les cas, les dépassements d’une ligne budgétaire doivent être couvert par la sous
consommation d’une ou de plusieurs lignes du budget, de sorte que le projet ne fasse pas de
déficit.
II. PREPARATION DU BUDGET

Elle se réalise en trois (3) étapes :
 L’analyse de l’exécution du dernier budget
 Les discussions du budget en préparation
 La présentation du budget
1. Analyse du dernier budget
A la fin de l’exercice, le Conseil d’Administration et le commissaire aux comptes

indépendamment font une analyse minutieuse de l’exécution budgétaire. Les écarts observés
permettent de faire tous les ajustements nécessaires à la fixation de nouvelles dotations.
2. Discussion sur le budget

Elles permettent de fixer les dotations au niveau du budget. Elles portent sur :
 L’évolution possible des activités
 L’évolution prévisible des charges récurrentes (frais de mission, charges sociales,
maintenance du matériel roulant, le carburant, l’électricité, etc.)
3. Présentation du budget
Le projet de budget à présenter au C.A se compose des éléments suivants :
 Le plan d’action
 Les prévisions des dotations des lignes budgétaires
 Les simulations sur les états financiers prévisionnels
 Les annexes explicatives.
III. PROCEDURES D’ENCAISSEMENT

Les ressources de l’ONG SEMIR sont :
 Les droits d’adhésion
 Les cotisations des membres
 Les subventions
 Les dons, legs et aides
 Les produits des autres activités
Toutes autres ressources autorisées par les textes de l’ONG SEMIR
Toute entrée d’argent doit faire l’objet d’une délivrance de récépissé dûment signé par le
comptable.
Les fonds de l’ONG SEMIR sont tenus dans un ou plusieurs comptes bancaires au nom de
l’ONG.

Version 2019
IV. DECAISSEMENT
Le décaissement se fera de la petite caisse ou des dépôts en banque.
1. La petite caisse
Elle facilite les dépenses courantes. Une menue dépense est une dépense imprévisible et
imprévue inférieure ou égale à dix mille (10.000) francs CFA.
Son plafond ne peut dépasser cinquante mille (50.000) francs CFA tandis que son plancher ne
peut être inférieur à dix (10.000) francs CFA.
Cette caisse est gardée par le service de comptabilité

Procédures d’approvisionnement :
 Expression du besoin d’alimentation
 Contrôle pour connaître la situation de chaque débiteur
 Vérification des lignes budgétaires de chaque projet
 Etablissement de l’ordre d’alimentation par le comptable
 Signature du PCA et du comptable.
2. Banque
Sont considérées comme dépenses par la banque toutes les dépenses prévisibles et prévues.
Procédures de décaissement ou de retrait de fonds à la banque :
 Expression de besoin sur un ordre de dépenses adressé au service financier et

comptable pour contrôle et visa. Peut émettre un avis contraire si la situation
financière ne le permet pas.
 L’ordre de dépense est ensuite adressé au PCA qui doit juger de la pertinence de la
dépense.
 Etablissement du chèque par le comptable
 Signature du PCA et du D.E.
NB : Tout retrait de fonds requiert les doubles signatures selon les dispositions statutaires.
3. Les dépenses importantes
Les dépenses importantes sont les achats de biens ou de services d’un montant égal ou
supérieur à deux cent cinquante mille (250.000) francs CFA.
Procédure d’engagement de la dépense importante :
 Expression de besoin sur ordre de dépense

 Trois factures proforma ou trois offres de services
 Résumée des factures proforma
 Choix du fournisseur
Version 2019
 Etablissement du bon de commande au fournisseur ou lettre de confirmation
prestataire de services
 Réception de la commande
 Paiement de commande sur présentation des documents ci-après :
 Ordre de dépense
 Résumée de facture pro format
 Bon de commande
 Bon de livraison
 Facture
Toutes les dépenses inférieures ou égales à 250.000 FCFA sont exécutées par la procédure
d’attribution de marché gré à gré.
Entre 250.000 FCFA et 1.000.000 FCFA, les marchés sont attribués après une concertation
restreinte des membres du C.A.
Toutes les dépenses supérieures à 1.000.000 FCFA font l’objet systématiquement de

lancement d’appel d’offre par le PCA.
V. LES PIECES JUSTIFICATIVES

1. Définition d’une pièce justificative
Une pièce est un document qui matérialise et atteste les entrées (recettes) et sorties (dépenses)
de fonds.
2. Différents types de pièces justificatives

 Factures,
 Reçus,
 Quittances,
 Bulletins de salaire,
 Avis de crédit,
 Bordereaux,
 Bons de caisse.
3. Normes de pièces justificatives

Une pièce justificative doit obligatoirement contenir les informations suivantes :
 La date de l’opération
 Le nom et adresse complète du fournisseur / partenaire
 Le montant de l’opération en lettre et chiffres
 La nature de l’opération
 Les signatures des différentes personnes concernées par l’opération
 Le cachet du fournisseur / partenaire.

Version 2019
VI. LES MISSIONS ET LES PERDIEMS
1. Définition de la mission
Déplacement du personnel ou des membres dans le pays ou à l’extérieur.
2. Définition du per diem

Les frais de restauration, de transport, d’hébergement et frais divers.
3. L’ordre de mission
Document remis au personnel ou à un membre en mission pour exécuter une activité ou
prendre part à une rencontre nationale ou internationale.
Doit mentionner principalement :
 L’intéressé
 La qualité au sein de l’ONG SEMIR
 L’objet
 La durée
 Le lieu
 Le mode transport
 L’imputation budgétaire
 Visa du P.C.A ou de son représentant
Il est payé à tout agent en mission, des per diem dont le montant journalier doit inclure :
 Les frais d’hébergement
 Les indemnités de repas
 Les frais de déplacement
Les frais de mission des membres à l’intérieur aussi bien qu’à l’extérieur de la Cote d’Ivoire
couvrent la nourriture des membres en mission et leur frais d’hébergement. Le montant des
frais de déplacement est fixé comme suit :
MISSION A ABIDJAN
Montant /jour Montant /jour

Désignation Observations
(Résident) (Non résident)
Hébergement
Petit déjeuner
Déjeuner
Dîner

Version 2019
Déplacement Non compris transport
Autre frais Selon les besoins
TOTAL
NB : Le niveau des perdiems est fonction de la catégorie de l’intéressé, du niveau du coût de

la vie de la localité et du lieu de la mission.
MISSION HORS D’ABIDJAN

Hébergement
Petit déjeuner
Déjeuner
Dîner
TOTAL

MISSION A L’ETRANGER

Hébergement
Petit déjeuner
Déjeuner
Dîner
TOTAL

Version 2019
VII. LA GESTION DU PATRIMOINE (LES BIENS)

1. On distingue deux (2) types de biens
 Les biens mobiliers
 Les biens immobiliers
2. L’identification des biens
 Date d’acquisition
 Date de mise en service
 Le coût
 La source (provenance)
 Service / personnes utilisatrice
 Durée de l’amortissement
Tout ceci doit être consigné dans un livre et fera l’objet d’inventaire périodique.
3. La codification
La codification peut se faire de la manière suivante :
Désignation Abréviation Numéro Source Année
Mobilier
Matériel
Matériel roulant
Immeuble
Autre immobilisation
4. La cession des biens
Il existe deux (2) formes de cession :

 La première est la proposition à la vente aux enchères avec paiement au comptant et
enlèvement immédiat. Ensuite la personne désignée constatera la sortie du matériel sur
les documents de l’ONG SEMIR.
 La deuxième est la location-vente ou paiement par tranches mensuelles au personnel
de l’ONG SEMIR. En cas de rupture de contrat avant le paiement intégral, les
montants versés par l’agent lui seront soit remboursés, soit il payera l’intégralité de la
somme due pour garder le matériel.
Version 2019
5. La gestion de l’équipement
a. Le matériel roulant
Le matériel roulant doit être utilisé pour les besoins exclusifs de l’ONG SEMIR. Le matériel
roulant doit être gardé au siège.
Toute réparation doit faire l’objet de démarche particulière figurant sur une fiche adressée au
D.E.
L’utilisation du véhicule d’un membre pour les activités de l’ONG SEMIR donne droit à une
indemnité forfaitaire au kilomètre.
b. Les fournitures de bureau
Elles sont gérées par la secrétaire. Les sorties de fournitures se font sur bons consignés dans un cahier
ouvert pour chaque personne ou chaque projet.
6. Appui technique aux ONG Partenaires

Les ONG recevront de l’appui technique en provenance de l’ONG SEMIR à travers son
équipe de Finance, Programme et Suivi et Evaluation. Ces appuis se feront par divers
moyens : visite à l’ONG SEMIR sur son site, appel téléphonique, consultants commis par
l’ONG, séances de formation au bureau ou sur site.
7. Signature sur les comptes bancaires

L’ONG SEMIR dispose d’un compte bancaire uniquement dédié aux activités à mener avec le
bailleur. Ce compte bancaire compte au moins deux (2) signatures conjointes des
représentants légaux de la structure.
Tous les chèques, les ordres de virement et les courriers relatifs à ce compte bancaire,
comportent obligatoirement deux (2) signatures dont celle du trésorier/comptable
(Responsable Financier), il délèguera sa signature à un 3ième signataire et il devra valider
les opérations financières dès son retour.
NIVEAUX D’AUTORISATION
Dans le but de bâtir et de préserver une réputation de bonne gouvernance, les ONG
partenaires sous la couverture de l’ONG SEMIR doivent s’assurer que les niveaux de contrôle
interne et d’autorisation sont scrupuleusement respectés lors de l’exécution des opérations
financières.
Aussi, le contrôle interne doit-il être organisé de sorte que, au moins deux personnes soient
impliquées (président et trésorier/comptable) dans les opérations financières. Le principe
d’incompatibilité prévoit que la personne qui a initié une opération ne doit pas être celle qui
l’autorise. En règle générale, l’opération initiée par un membre de l’ONG, doit être
visée/approuvée par son supérieur hiérarchique de sorte à minimiser les risques de
fraude et de conflits d’intérêts.
Version 2019
VIII. COMPTABILISATION DES ACTIFS
1. Actifs immobilisés
Toutes les immobilisations doivent faire l’objet d’un inventaire dans le registre des
immobilisations immédiatement après acquisition.
2. Compte bancaire
L’ONG SEMIR est tenue d’ouvrir un compte bancaire uniquement dédié aux projets
subventionnés par le bailleur (voir plus haut pour le fonctionnement du compte).
3. Petite caisse
L’ONG SEMIR tiendra une petite caisse dont le plafond est fixé à 100.000 FCFA. Le seuil
de renouvellement de la petite caisse est fixé à 10.000 FCFA. Ce fond de petite caisse servira
à couvrir les dépenses de moins de 50.000 FCFA. Tous les paiements au-delà de ce montant
se feront obligatoirement par chèque bancaire. Le seuil d’approvisionnement est fixé à 10%
du plafond de caisse.
4. Avances
Les avances faites au personnel pour la réalisation de certaines activités (ateliers, formations)
sont enregistrées comme des dettes du personnel ; cette dette sera annulée dès lors que le
concerné, après la réalisation desdites activités apportera les justificatifs (factures, reçus, fiche
d’émargement de per diem, etc.) au service comptable.
Les avances seront justifiées 03 jours après la fin de l’activité ayant engendré cette avance.
Aucune autre avance ne sera faite au concerné jusqu’à ce qu’il justifie l’avance perçue.
Si 15 jours après la réalisation de l’activité, le concerné n’a toujours pas justifié ses avances,
il signera une autorisation qui permettra au comptable de rembourser le projet par
prélèvements successifs sur sa prime.
IX. COMPTABILISATION DU PASSIF
Dans la mise en œuvre du projet, l’ONG SEMIR ne doit pas générer de dettes en dehors de
celles relatives aux activités financées par un bailleur quelconque.
X. DOCUMENTATION DES TRANSACTIONS
Le bon d’imputation/mandat de paiement est utilisé pour la génération et l’enregistrement de

toutes les transactions financières.

Version 2019
Les documents supportant toutes les transactions financières (factures originales, copies de
chèques, reçus…) doivent lui être attachés. Lorsque le bon d’imputation est correctement
rempli et complet, la transaction l’ayant engendré est enregistrée dans le journal concerné
(banque et caisse) par ordre et sur la base d’une séquence numérique.
S’assurer que les per diem et les frais d’hébergements sont calculés et accordés en accord
avec la politique de per diem.
1. Recettes (virements reçus)
Elles se composent de l’apport personnel de l’ONG SEMIR au projet, si cet apport se fait en
numéraires et des subventions reçues.
Les recettes sont enregistrées dans le journal de banque ou de caisse. La documentation

supportant cet enregistrement se compose de :
 Bon d’imputation correctement rempli ;

 La copie de lettre de virement ou du chèque remis par le bailleur ;
 Le reçu du versement dans le cas des apports personnels de l’ONG SEMIR ;
 La copie de la page du relevé bancaire ou du carnet de dépôt de la banque.
2. Dépenses (paiements/Règlements)
Toutes les dépenses seront correctement documentées avec la mise en évidence de l’accord
préalable des personnes habilitées à autoriser les dépenses avant tout décaissement.
Les documents permettant de le faire sont :

 Le bon de caisse ;
 La demande d’achat et de service ;
 Le bon de commande
 La demande d’avance pour réunion, formations, ateliers ;
 La fiche de demande de frais de mission ;
 Toutes les personnes travaillant sur le projet signeront un contrat de bénévolat avec
l’ONG SEMIR.
Le paiement des primes se fait sur présentation par le concerner, des documents suivants :
 Le planning de travail effectivement réalisé ;
 La facture.
Dans le cas des dépenses de gestion courante telle que les frais de téléphone, l’accord
préalable des personnes habilitées à donner cette autorisation est implicite. Elles doivent tout
simplement porter sur cette facture la mention « bon à payer » avec date et signature.
Tous les autres paiements devront faire l’objet de revue et d’accord préalable des personnes
ayant habilitation à le faire avant tout décaissement. Lors de la mise en œuvre du paiement,
toute la documentation la supportant est correctement assemblée, remplie et attachée au bon
d’imputation.

Version 2019
3. Fourniture de bureau
Le comptable/trésorier ou le responsable financier du projet est la personne qui a la

responsabilité de tenir un stock raisonnable de fournitures de bureau. Il doit s’assurer qu’il n’y
ait pas de rupture de stocks, dans le respect des dotations de fourniture de bureau prévues du
budget approuvé.
4. Autres fournitures
Toute personne intervenant dans le projet et ayant un besoin de fournitures indisponible dans
le stock, doit exprimer sa demande à travers une fiche de demande d’achat et de service. Cette
fiche donnera une claire description des caractéristiques des biens voulus et leurs coûts, si
possible.
Le comptable /trésorier s’assurera de la conformité de cette demande avec le budget et initiera
l’opération d’acquisition dans le respect des procédures d’achat de biens et services de l’ONG
SEMIR.
5. Services
L’ONG SEMIR pourra dans certains cas avoir besoin des services d’un tiers (traduction,
secrétariat, médecine, consultants, personnes ressources, etc.…). Dans ces cas, un contrat
consultance (voir contrat de bénévolat) sera signé avec le prestataire. Il produira une facture, à
la fin de sa prestation. Cette facture approuvée par la personne autorisée à le faire sera
transmise à la comptabilité pour paiement.
6. Achats majeurs
La direction de l’ONG SEMIR (Président, Secrétaire Général, Coordinateur,) est responsable
du respect et du suivi de ces procédures d’acquisition de biens et services…
Les achats supérieurs à 250.000 FCFA feront l’objet d’une analyse des offres d’au moins
03 différents fournisseurs. Dans le cas où il serait impossible de réunir 03 factures pro
forma, cela doit être clairement documenté à travers un mémo qui doit accompagner la
documentation relative à l’achat.
Les règles à appliquer sont les suivantes :
 Pour les acquisitions d’un montant inférieur ou égal à 50.000 FCFA, l’achat devra
se faire auprès d’un fournisseur figurant sur la liste des fournisseurs agrées dans la
mesure ou un tel fournisseur est disponible.
 Toute acquisition de biens et services de montant supérieur à 50.000 FCFA doit
faire l’objet d’une Demande d’Approvisionnement (DA) ou d’une Demande de
Services (DS) pour justifier l’achat. Aucune demande verbale ne pourrait être
acceptée.
 Pour les acquisitions d’un montant compris entre 250.000 FCFA et 2.500.000
FCFA, l’achat devra faire l’objet d’une soumission à la libre compétition. La
procédure requiert l’obtention d’au moins 3 facture pro forma auprès de 3
fournisseurs différents. La sélection du « meilleur disant » se fera par une
analyse comparative des offres (ACO) à soumettre au Directeur
Exécutif/Président/Secrétaire Exécutif pour approbation.

Version 2019
 Pour les acquisitions d’un montant supérieur à 2.500.000 FCFA, l’achat devra être
soumis à la même procédure que celle décrite ci-dessus mais la sélection se fera
par un comité de Sélection mis en place par la Direction de l’organisation.
 Pour les acquisitions d’un montant supérieur à 10 000 .000 FCFA, l’achat devra
faire l’objet d’une procédure d’appel d’offre (rédaction d’un cahier d’appel d’offre
incluant toutes les caractéristiques techniques du bien ou service à acquérir, les
modalités de paiement et une publication dans un quotidien de la place).
 Le demandeur veillera à toujours bien spécifier les descriptions exactes des
marchandises et services demandés.
 L’organisation. Maintiendra un répertoire de fournisseur agrées. L’ajout d’un
fournisseur nouveau à cette liste devra faire l’objet d’une suggestion du comptable
et d’une autorisation préalable de la Direction. Un fournisseur ne pourra faire
partie de la liste qu’à partir du moment où il sera établi qu’il est réputé avoir :
• Une situation financière fiable et stable ;
• Des conditions de travail acceptables ;
• Les compétences adéquates ;
• Les ressources disponibles pour fournir les biens ou services commandés
par l’organisation.
• Un registre de commerce
 Aucun membre du personnel ne devra participer à une procédure d’achat de
biens ou de services lorsqu’il se trouverait dans une situation de conflit d’intérêt :
le bénéficiaire (le bénévole, l’employé ou société d’achat) ne devra avoir aucun
lien direct en termes de lien de parenté, appartenance ou autre relation avec
L’ONG SEMIR.
7. Paiement des primes

Les primes du personnel travaillant sur les projets pilotés par l’organisation sont payées entre
les 25 et 29 du mois.
Dans le cas où l’ONG adopte une politique salariale (salaire versé au personnel ; déclaration
dudit personnel aux organismes sociaux fiscaux, etc.) elle pourra appliquer cette politique
salariale pour la gestion du personnel de ce projet.
Un registre du personnel du projet constituera la base de paiement de la prime /salaire du

personnel. Dans tous les cas, un contrat de travail ou de bénévolat liera ledit personnel au
projet.
Le recrutement du personnel sera toujours basé sur la disponibilité de budget pouvant couvrir
la charge salariale induite.
Les détails de la procédure de contrôle interne relative au recrutement du personnel seront

décrits dans les politiques et procédures relatives au personnel. Dans le cas d’un paiement de
salaire dans le cadre du projet, l’ONG SEMIR traitera obligatoirement les impôts et
cotisations sociales tant patronaux que salariaux selon les lois et règlementations en côte
d’ivoire.
8. Avances

Version 2019
Les avances relatives aux réunions, formations, voyages sont autorisés par le comptable ou le
responsable financier et approuvé par un supérieur hiérarchique (Secrétaire Exécutif,
Président, coordonnateur, etc.) par le biais de la fiche de demande d’avance pour
réunion/formation ou la fiche de demande de frais de mission pour les voyages et missions sur
le terrain.
XI. PROCEDURE DE PAIEMENT
Les paiements sont faits généralement sur présentation des factures.

Le comptable prépare le mandat de paiement et y joint toute la documentation en vue de la
revue et de l’approbation de paiement par les personnes autorisées à le faire. La
documentation relative aux différents niveaux de paiement est la suivante :
a. Pour l’approvisionnement : l’acquisition de biens :

 Demande d’Achat et de Service,
 3 proforma pour un achat supérieur à 50.000 FCFA
 Analyse comparative des offres,
 Le procès-verbal du Comité de Sélection pour les achats supérieurs à 50.000
FCFA
 La documentation relative au dossier d’appel d’offres pour les achats
supérieurs à 10.000.000 FCFA
 Le bon de commande,
 La facture,
 Le bon de livraison (du fournisseur),
 Le PV de réception, par au moins deux membres de la structure
 Un mémorandum expliquant (pourquoi certaines dispositions de la procédure
d’achat, de biens ou de services n’ont pas été respectées dans le processus si tel
est le cas.
b. Pour la logistique : Prestation de services :
 La demande d’Achat et de Services,
 L’Analyse comparatives des offres
 3 proforma pour un achat supérieur à 50.000 FCFA (ou équivalent en FCFA),
 La facture avec la mention « certification de service fait, la date et la
signature » par le demandeur,
 Un contrat ou un bon de commande
 Un mémo expliquant pourquoi certaines dispositions de la procédure d’achat de
biens ou services n’ont pas été respectées dans le processus si tel est le cas.
c. Pour les ressources humaines : Le personnel et les volontaires :
 Le contrat pour le volontaire,
 Le planning de travail effectivement réalisé, approuvé par le superviseur pour le
bénévole ou salarié,
 Toute autre pièce nécessaire suivant les termes du contrat de prestations de
services.
d. Pour les coûts relatifs aux ateliers et formations :
 Un budget prévisionnel approuvé par le Responsable de programme
Version 2019
 Une demande de Services
 Une facture définitive pour prestations fournies par les tiers
 Une fiche de présence des participants
 Une photocopie de la pièce d’identité de chaque participant
 Un état récapitulatif du type de dépenses effectuées, avec à l’appui des pièces
comptables justificatives (état des indemnités, notes, factures, etc.)
 Un Mémorandum expliquant pourquoi certaines dispositions de la procédure
d’achat ou de services n’ont pas été respectées dans le processus si tel est le cas.
e. Pour les missions à l’intérieur du pays

 Avant le départ de la mission :
 Un ordre de mission dûment approuvé par la Direction de l’organisation par le
trésorier/comptable/Responsable financier par délégation,
 La fiche d’allocation des per diem
 80% des per diem sont remis au missionnaire avant son départ.
 Au retour de la mission :
Le reste des 20% lui sont remis après liquidation des avances
 Un rapport de liquidation des avances de frais de mission,
 Les pièces comptables justificatives des dépenses effectuées.
Les différents niveaux d’approbation et de responsabilité du contrôle de la documentation sur

la fiche de décompte des frais de mission et le mandat de paiement sont les suivant :
Type de paiement Documentation y relative Revue de la

documentation
Paiement frais de gestion -Facture du prestataire Revue afin de s’assurer

courante que le paiement est
raisonnable comparé aux
mois précédents et ces
précédents paiements
reflètent bien le montant
de la facture
Matériels et fournitures -Demande d’achat et de S’assurer que tous les

Services approuvée ; articles commandés ont
-Facture ou reçu du reçu le niveau approprié
fournisseur d’autorisation
Services spéciaux -Demande d’achat et de S’assurer que tous les

Service et de contrats dûment articles commandés ont
approuvés et signés ; reçu le niveau approprié
-Facture du prestataire ;
Version 2019
Vérification des services d’autorisation
faits.
Achats majeurs -Demande d’achat et de S’assurer que tous les

Services approuvée ; articles commandés ont
-Analyse de 3 pro formas ; reçu le niveau approprié
-Vérification de l’existence d’autorisation
du budget ;-Vérification à la
réception des biens. En cas d’impossibilité de
mettre en compétition 3
fournisseurs, expliquer
cette insuffisance à travers
un mémo.
Paiement des primes /salaires -Liste approuvée du S’assurer que les salaires /
personnel du projet ; primes payés le sont en
-Copies des contrats de conformité avec le contrat
bénévolats/travail ; et la fiche de temps de
-Facture ou bulletin de travail.
salaire ;
-Fiche de temps de travail.
Avance pour mission ou -Ordre de mission dûment S’assurer que les per diem
perdiems, ateliers et réunions signé ; et les frais
-Fiche de demande de per d’hébergements sont
diem ; calculés et accordés en
Termes de référence de la accord avec la politique
mission ; de per diem.
-Budget prévisionnel
-Fiche de demande d’avances
de fonds pour ateliers ou
réunions
Remboursement des frais de -Facture ou reçu de l’hôtel ; S’assurer que les per diem
mission -Reçu de paiement du et les frais
transporteur ; d’hébergements sont
Autres reçus relatifs aux calculés et accordés en
autres dépenses admises. accord avec la politique
de per diem.
Paiement aux ONG -Signature de protocoles de S’assurer que la demande

partenaires a été budgétisée et que
Version 2019
subvention ; l’activité a été planifiée
Rapport financier relatif à la pour le prochain trimestre.
période précédente (rapport
financier final dans le cas
d’un renouvellement de
subvention) ;
-Revue et approbation des
avances trimestrielles.
Toutes les autres dépenses -Documentation comptable S’assurer que l’activité a

jugée probante pour une telle été planifiée et
dépense. correctement budgétisée
et que les fonds sont
disponibles.
9. Imputation des dépenses

Chaque dépense est imputée à un compte de charge et à une ligne du budget conformément au
protocole de subvention signé.
Les avances pour la réalisation des activités sont comptabilisées comme dues par le
bénéficiaire.
Les charges ne sont comptabilisées que lorsque le bénéficiaire aura justifié les avances reçues
par le biais de la fiche de liquidation (frais de mission ou réunion et atelier de formation)
accompagnée des différentes factures, reçus et fiches d’hébergement.
XII. RAPPORTAGE FINANCIER

1. Rapport Financier interne
Mensuellement, le comptable prépare un rapport financier des activités menées (par bailleur si
applicable). Ce rapport est soumis à la Direction de l’organisation qui procède à sa revue et à
sa validation.
2. Rapport Financier à l’endroit des bailleurs

Les rapports financiers sont soumis aux bailleurs de fonds dans le respect du calendrier
convenu avec le bailleur et en utilisant le canevas de reportage financier prévu à cet effet.
3. Réconciliation et contrôle de caisse

Le contrôle et la réconciliation de caisse doivent être faits périodiquement. Ils sont faits
obligatoirement à chaque approvisionnement de caisse. Les fiches utilisées sont les suivantes :
- Le journal de caisse
- La fiche de réconciliation de caisse
Toutes les anomalies doivent être documentées et rapportées immédiatement à la Direction de
l’ONG SEMIR.

Version 2019
4. Réconciliation bancaire
La réconciliation bancaire à partir du journal de banque doit être faite systématiquement dès
la réception du relevé bancaire chaque mois.
Tous les frais bancaires doivent être comptabilisés et les intérêts perçus sont considérés
comme des revenus générés par le programme financé par le dit bailleur.
Toutes les anomalies doivent être documentées et rapportées immédiatement à la Direction de
l’organisation.
XIII. AUDIT
1. Audit externe
L’ONG SEMIR est responsable de la bonne gestion des fonds mis à sa disposition. Cette
bonne gestion doit être mis en évidence à travers un audit. Cet audit peut être commandité
auprès des cabinets d’audit soit par la Direction de l’organisation soit par le bailleur de fonds
lui-même. Le cabinet d’audit doit être nécessaire inscrit au niveau de l’ordre des experts
comptables et évaluateurs agrées de la côte d’ivoire.
L’audit financier commis doit se faire en conformité avec les règles et standard d’audit
internationalement admis.
2. Audit interne
L’organisation commettra un audit interne à des périodes de temps déterminées en vue
d’évaluer son management et d’obtenir des recommandations sur l’amélioration de ses
systèmes et mécanismes de contrôle interne
La modification :
- Dans la mise en œuvre le contrat peut être modifié tout en restant dans la limite
du budget approuvé
- De même le partenaire peut avoir des difficultés d’exécution qui peuvent
entraîner des retards.
- Dans ce cas le partenaire peut demander une extension. Cette extension reste
purement sur la période d’exécution du projet. Le budget approuvé ne change pas.
Mais cette demande doit être faite trois (3) mois avant la clôture du projet. Mais
avant la demande de l’extension il faut donner un rapport provisoire.
XIV. RESPONSABILTES DE L’ONG SEMIR VIS-A-VIS DU BAILLEUR
L’ONG SEMIR doit soumettre des documents suivants :

1. Un rapport financier final
2. Un inventaire final des produits et matériels durables
3. Un inventaire final des produits consommables
4. Un rapport final de suivi de projet

Version 2019
5. Un rapport d’évaluation externe, si requis et financé par le bailleur de fonds.

Version 2019

Manuel de Procédures SEMIR

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REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE

UNION - DISCIPLINE - TRAVAIL

Siège social : Anyama – Siège Administratif : Angré Belleville

Manuel de procédures ONG SEMIR

Il comprend trois (3) grandes parties :

I. DESCRIPTION DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES

Manuel de procédures ONG SEMIR

Manuel de procédures ONG SEMIR

3. Le Commissariat aux comptes

Le commissariat aux comptes est l’organe de contrôle de la gestion financière de l’ONG

 Contrôle la gestion financière de l’ONG SEMIR

Manuel de procédures ONG SEMIR

Statut : Recruter par appel à candidatures

Statut : Recruter par appel à candidatures

Manuel de procédures ONG SEMIR

 Recevoir, enregistrer et expédier les courriers

Sous la responsabilité du PCA ou de son Représentant, il est chargé de :

 Faire les commissions

7. Les agents de sécurité

Manuel de procédures ONG SEMIR

Manuel de procédures ONG SEMIR

Le CA peut au besoin élargir la commission de recrutement à des partenaires ou Institution en

1. Du lancement de l’appel à candidatures

4. De la délibération des résultats

Manuel de procédures ONG SEMIR

7. De la durée du contrat de travail

8. De la description du poste ou des termes de références

NB : Le personnel ayant un contrat de type permanent sera obligatoirement déclaré à la

Le contrat doit comporter les mentions suivantes :

Manuel de procédures ONG SEMIR

Le personnel permanent de l’ONG SEMIR est rémunéré suivant le schéma ci-dessous :

III. LES HORAIRES DE TRAVAIL

Les jours et horaires de travail sont fixés ainsi qu’il suit :

Pour les agents de sécurité

Manuel de procédures ONG SEMIR

Un employé en congé réquisitionné par l’ONG SEMIR sera payé.

 Décès d’un conjoint, du père, de la mère ou d’un enfant : 3 jours

Manuel de procédures ONG SEMIR

7. Congé sans solde

VI. EVALUATION DU PERSONNEL

Elles relèvent de la compétence du P.C.A

2. Avertissement et mise à pied

4. Licenciement et résiliation du contrat

Les Formations et mises à niveau s’inscrivent dans le cadre de la politique de renforcement

IX. DOSSIER DU PERSONNEL

 Un curriculum vitae de l’employé

• La fiche individuelle du personnel

Manuel de procédures ONG SEMIR

Manuel de procédures ONG SEMIR

Les principaux objectifs du système de gestion des Subventions sont :

Manuel de procédures ONG SEMIR

4. Conservation des documents

Toutes les documentations administrative (courriers, compte rendu de réunion, procès-verbal,

II. PREPARATION DU BUDGET

1. Analyse du dernier budget

A la fin de l’exercice, le Conseil d’Administration et le commissaire aux comptes

2. Discussion sur le budget

III. PROCEDURES D’ENCAISSEMENT

Manuel de procédures ONG SEMIR