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    Dgos Ophelie 10 Etapes 220216

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    Outil de Pilotage du patrimoine Hospitalier

    pour les Etablissements de santé, Législation,


    Indicateurs, Environnement

    Livret méthodologique de gestion de projet


    OPHELIE en 10 étapes
    Janvier 2016

    1
    OPHELIE en 10 étapes
    Démarche méthodologique de gestion du projet

    Préparation de la Saisie des données dans Analyse des


    Cadrage du projet Accès à OPHELIE
    saisie des données OPHELIE restitutions
    1 3 5 8 10
    Création des Analyser les
    Engagement de la Renseigner les Renseigner les
    comptes utilisateurs tableaux de bord
    direction informations générales informations patrimoniales
    et des habilitations de pilotage et de
    comparaison
    2 4 6 9
    inter-
    Mise en place
    Accès à l’outil Création de la structure Valider les données pour établissements
    d’une gestion de
    OPHELIE par site et par bâtiment exploiter le benchmarking
    projet interne
    7

    Organiser la collecte
    des données

    2
    OPHELIE en 10 étapes
    Cadrage du projet

    Préparation de la Saisie des données dans Analyse des


    Cadrage du projet Accès à OPHELIE
    saisie des données OPHELIE restitutions
    1

    Engagement de la direction générale et mobilisation des directions fonctionnelles

    Mettre en place une gestion de projet interne


    • Identifier un référent OPHELIE : identification du référent (service ou bureau) en charge de la gestion de projet interne et de
    la saisie des informations dans OPHELIE (rôle gestionnaire OPHELIE / chef de projet)
    • Identifier les référents des directions et services impliqués : direction du patrimoine, services techniques, direction
    financière, direction informatique, direction des ressources humaines, … (rôle lecteur OPHELIE / équipe projet)
    • Identifier de manière exhaustive le patrimoine de l’établissement concerné par l’inventaire dans OPHELIE :
     le domaine public hospitalier (DPH) et le domaine non affecté aux soins (DNA)
     les sites et les bâtiments occupés par l'établissement, qu’il en soit propriétaire occupant ou locataire.
    • Définir le calendrier prévisionnel de déploiement : objectifs, jalons, périodicité des réunions
    • Planifier les prochains travaux, identifier les acteurs et les échéances

    3
    OPHELIE en 10 étapes
    Accès à OPHELIE

    Préparation de la Saisie des données dans Analyse des


    Cadrage du projet Accès à OPHELIE
    saisie des données OPHELIE restitutions
    3
    Créer les comptes utilisateurs et habilitations
    • Pour accéder à l’outil OPHELIE, tout utilisateur doit avoir un compte PLAGE : https://pasrel.atih.sante.fr/plage/ (Plate-forme
    de gestion PLAGE)
    • Tout utilisateur se verra attribuer un accès au domaine OPHELIE ainsi qu’un rôle OPHELIE sous PLAGE :
     Gestionnaire OPHELIE : il saisit et modifie les données dans l’outil OPHELIE
     Lecteur OPHELIE : il consulte les informations renseignées dans OPHELIE
    •! Il est recommandé de ne pas multiplier l’attribution du rôle gestionnaire OPHELIE au sein de l’équipe projet

    4
    Accéder à l’application OPHELIE
    • OPHELIE est accessible sur la plate-forme ATIH, à l’adresse : http://ophelie.atih.sante.fr
    • OPHELIE ne nécessite pas d’achats de licence ou d’installation technique préalable

    4
    OPHELIE en 10 étapes
    Préparation de la saisie des données

    Préparation de la Saisie des données dans Analyse des


    Cadrage du projet Accès à OPHELIE
    saisie des données OPHELIE restitutions
    5
    Renseigner la partie « Informations générales » de l’établissement

    6
    Créer la structure de l’établissement en identifiant les sites puis les bâtiments constitutifs des sites
    • Création des « sites » dans la structure et renseignement des données d’identification
    • Création des « bâtiments » constitutifs des « sites » et renseignement des données d’identification
    7
    Organiser la collecte des données
    • Recenser les données patrimoniales existantes qui pourront faciliter la collecte des données :
     outils informatiques en gestion de patrimoine, existence de bases de plan,
     outils de gestion physique et comptable des immobilisations, comptabilité analytique, …
    • Diffuser les outils de recueil des données aux directions et aux services impliqués (export OPHELIE, grille de remplissage, …)
     Une fois la structure créée, OPHELIE permet d’exporter dans un fichier Excel la structure de l’établissement.
     Le référent OPHELIE peut alors transmettre le fichier Excel aux directions et services concernés pour renseigner les items,
    vérifier la cohérence des données renseignées dans le fichier Excel puis saisir les données patrimoniales dans OPHELIE
    • Organiser une phase de test sur un périmètre restreint afin d’ajuster les organisations et personnes ressources

    5
    OPHELIE en 10 étapes
    Saisie des données dans OPHELIE

    Préparation de la Saisie des données dans Analyse des


    Cadrage du projet Accès à OPHELIE
    saisie des données OPHELIE restitutions
    8
    Renseigner les informations patrimoniales :
    • Du niveau le plus détaillé au niveau le plus agrégé : bâtiments  sites  établissement
     Saisie des informations détaillées au niveau des bâtiments : Occupation, Description, Surfaces, Capacités, Etat technique et
    conformité, Données économiques, Performance environnementale
     Saisie des informations détaillées au niveau des sites : Mode de détention et urbanisme, Effectifs, Surfaces
     Saisie des données générales de l’établissement : Données économiques, Qualité de l’hébergement hôtelier, Management
    fonction immobilière
    • De manière progressive : OPHELIE est conçu pour une saisie progressive dans le temps en définissant 3 types de données :
     Socle correspond aux données de base du patrimoine immobilier d’un établissement. Elles sont nécessaires pour l’alimentation
    des données de benchmark et le dialogue avec les tutelles, dans le cadre notamment de nouveaux projets d’investissement.
     Intermédiaires pour une connaissance plus fine du patrimoine
     Finale pour une connaissance très fine du patrimoine
    9
    Valider les données pour exploiter les tableaux de bord comparatifs et le tableau de bord des scores de l’établissement
    Actualiser les données patrimoniales dans OPHELIE à périodicité annuelle au minimum

    6
    OPHELIE en 10 étapes
    Analyse des restitutions

    Préparation de la Saisie des données dans Analyse des


    Cadrage du projet Accès à OPHELIE
    saisie des données OPHELIE restitutions
    10
    Analyser les résultats des tableaux de bord de pilotage et de comparaison inter-établissements :
    • En interne, au sein de l’établissement entre les directions et services concernés,
    • Dans le dialogue avec l’Agence Régionale de Santé,
    • Pour se comparer et échanger sur les meilleures pratiques avec d’autres établissements
    Tableau de bord de Tableaux de bord des Tableau de benchmarking
    Tableaux de bord des sites
    l’établissement bâtiments DPH et DNA des 15 indicateurs

    7
    Outil de Pilotage du patrimoine Hospitalier
    pour les Etablissements de santé, Législation,
    Indicateurs, Environnement

    Les établissements peuvent dès à présent se connecter à OPHELIE sur http://ophelie.atih.sante.fr

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