Procédure Communication

Code
: PR1.PO1
Version : 02
PROCEDURE Date de création : 27.03.2023
Date de révision :
COMMUNICATION ET VEILLE
REGLEMENTAIRE
Chapitre Sommaire
01 Objet de la procédure
02 Domaine d’application
03 Documents de référence
04 Définitions et abréviations
05 Document associés
06 Responsabilité
07 Méthodologie
Nom Date Visa
Rédacteur
Vérificateur
Approbateur
Code : PR1.PO1
Version : 02
Date de révision :
REGLEMENTAIRE
1. Objet
Assurer une communication efficace avec toutes les parties intéressées de L’entreprise.
2. Domaine d’application
Cette procédure s’applique à la communication avec : les parties intéressées, et tout autre
organisme ayant une influence et étant concerné par l’efficacité ou la mise à jour du manuel
des procédures.
3. Document de référence
ISO 9001 : 2015 Systèmes de Management de la Qualité – Exigences
4. Responsabilités
 Présidente
 Responsable qualité
 Responsable commercial
5. Document associé
Désignation Code
PV réunion PR1.PO1.FO1
6. Méthodologie
Communication interne :
Dans le but d’assurer une communication interactive permanente et efficace, fruitales a mis en
place un circuit de communication interne avec son personnel sur les questions ayant une
incidence sur la sécurité sanitaire de ces produits.
Ce circuit permet la communication et le maintien de l’information en temps utile des
modifications opérées, notamment au niveau des points suivants :
 Acquisition d’un nouvel équipement.
 Défaut ou anomalie liée à la sécurité sanitaire des produits alimentaires.
 Nouvelles décisions de réorganisation des tâches ;
 Les produits ou les nouveaux produits ;
Code : PR1.PO1
Version : 02
Date de révision :
REGLEMENTAIRE
 Les matières premières et les services.

 Les diagrammes de fabrication ;
 Les programmes de nettoyage et de désinfection ;
 Les systèmes de conditionnement, de stockage et de distribution ;
 Le niveau de qualification du personnel et/ou de l'affectation des responsabilités et des
autorisations ;
 Les connaissances concernant les dangers liés à la sécurité sanitaire des denrées
alimentaires et les mesures de maîtrise ;
 Les exigences des clients ;
 Les enquêtes pertinentes des parties intéressées externes ;
 Les réclamations signalant des dangers liés à la sécurité sanitaire associés au produit ;
 Les autres conditions ayant un impact sur la sécurité des denrées alimentaires
6.1 Les moyens de communication interne :
 Réunions internes.
 Réunions directes avec les fournisseurs et les opérateurs.
 Discussion en cas d’anomalie.
 Tableau d’affichage : Des avis sont affichés sur le tableau d’affichage de L’entreprise
pour informer les partenaires de toute nouveauté.
 Téléphone, Email, ...
 Des documents, des instructions de travail et des programmes sont mis à la disposition
des utilisateurs, notamment :
 Les procédures et les instructions de travail.
 Le programme de nettoyage/désinfection.
 Le programme de l’entretien et de la maintenance des équipements.
 Les exigences légales et réglementaires.
 Des réunions directes sont réalisées, selon le besoin, avec le personnel et les
partenaires afin d’assurer une large diffusion de l’information de manière claire et en
temps réel.
6.2 Communication externe
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Version : 02
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REGLEMENTAIRE
Pour garantir que des informations suffisantes concernant les questions relatives à la sécurité
sanitaire sont disponibles tout au long de la chaîne alimentaire, FRUITALES a mis en œuvre
des mesures efficaces permettant la communication avec :
 les fournisseurs et les contractants;
 les clients ou les consommateurs, en particulier en ce qui concerne les informations
relatives aux produits.
 les autorités légales et réglementaires; et tous autres organismes ayant un impact sur
la sécurité sanitaire de ces produits.
6.3 Les moyens de communication en externe
 La directrice est le responsable de communication au sein de L’entreprise ;
 Elle définit les besoins des clients sur le plan quantité, qualité et prix et les
communique verbalement au responsable production pour exécution ;
 Le responsable commercial reçoit les réclamations et les plaintes des clients. Celles-ci
sont étudiées et traitées en interne par la directrice ;
 Le responsable achats assure la communication avec les fournisseurs afin de s’assurer
du bon respect des spécifications préétablies ;
 La directrice assure la communication avec les autorités compétentes (service
d’hygiène, autorités locales, administrations …) .Les informations nécessitant d’être
communiquées en interne sont transmis aux fournisseurs par des instructions verbales
et/ou des réunions directes avec les intéressés.
6.4 veille règlementaire
Le responsable qualité est :
- le responsable de la collecte des informations de la veille légale et réglementaire.
- Le Responsable du recueil et de classement de toute la documentation relative à la
veille.
- également responsable d’analyser et d’informer les personnes concernées par les
changements.
- Vérifie la mise en conformité de L’entreprise aux normes en vigueur.
- Le Responsable de la mise à jour de la veille réglementaire et légale.
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Version : 02
Date de révision :
REGLEMENTAIRE
Les thèmes sur lesquels nous effectuons la veille sont : la traçabilité, la réglementation
sur la pasteurisation, le stockage, la réglementation sur les produits de nettoyage et de
dinsécfection, la santé du personnel et la réglementation concernant l’étiquetage.

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