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    Rapport Réunion Du Bureau

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    Le rapport décrit une réunion du bureau exécutif pour organiser un concert conjoint avec un autre ensemble vocal. Ils discutent de l'état technique, de l'organisation du concert, du budget et d'autres sujets.

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    Le rapport décrit une réunion du bureau exécutif pour organiser un concert conjoint avec un autre ensemble vocal. Ils discutent de l'état technique, de l'organisation du concert, du budget et d'autres sujets.

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    Rapport réunion du Bureau (1)

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    Yaoundé, le 07 février 2023

    RAPPORT DE LA RÉUNION DU BUREAU

    L’an deux mil vingt-trois, le trois du mois de février, s’est tenue la réunion du Bureau Exécutif de
    l’Ensemble vocal « Gracious voices » pour organiser les concerts duo avec Bach Cantorum.

    ORDRE DU JOUR

    - Prière d’ouverture
    - Briefing sur l’état technique de l’ensemble vocal
    - Organisation du concert duo
    - Bilan du dernier concert
    - Divers

    Présents :

    1. Andrée Balana
    2. Louis Marie Eya
    3. Lauraine Zang
    4. Larissa Ebessa

    Début : 18 h 50

    - Prière d’ouverture

    La prière d’ouverture a été faite par Larissa Ebessa qui a demandé au Divin paraclet de nous
    accompagner tout au long de la réunion et de nous aider à prendre les résolutions qu’il faut pour la
    bonne marche de groupe et pour la gloire de son saint nom.

    - Briefing sur l’état technique de l’ensemble vocal

    Le briefing sur l’état technique a été fait par le Directeur Technique qui stipule que sur une échelle
    de un à dix, nous sommes à trois. Andrée a complété le briefing en déplorant l’absence criarde du
    pupitre basse. La plupart d’entre eux ne sont pas réguliers et ne travaillent pas individuellement, par
    conséquent le pupitre basse ne maîtrise pas les chants. C’est un éternel recommencement avec eux.
    En soprano, beaucoup d’absence et d’irrégularité également, combinées à un manque de prise
    d’initiatives, car jusqu’à ce niveau, nous n’avons encore aucune soliste soprano. Le magnificat de
    Bach est très peu maîtrisé, tant musicalement que techniquement. Le pupitre alto est le pupitre le
    plus stable et celui qui maîtrise au mieux le programme du concert.

    - Organisation du concert duo

    Le concert est prévu pour le samedi 22 avril 2023 à Yaoundé et le samedi 06 mai 2023 à Douala.
    En ce qui concerne l’organisation du concert duo, chaque groupe va se charger de l’organisation
    dans sa ville. Cela étant, il est trop tard pour envisager le concert à l’IFC Yaoundé, car nous n’avons
    reçu de réponse d’eux jusqu’ici. Il faudrait peut-être souvent envisager de les contacter un an à
    l’avance pour ce type d’évènement, car il se pourrait que leur silence signifie que la salle n’est pas
    disponible à la date sollicitée. La salle de Mfoundi-a-si est la seconde option à notre disposition.
    Elle peut prendre environ 300 places, a un parking sécurisé et une assez bonne sécurité. Elle coûte
    cent cinquante mille francs (150 000 F) CFA. La coordonnatrice est chargée de la négociation de la
    salle. Quant au logement des choristes, chaque groupe prend en charge son logement dans les deux
    villes. Pour la tenue du concert, les choristes seront en tenue de soirée pour les femmes (longue
    jusqu’au chevilles) et en smoking pour les hommes. Ce qu’il nous reste à faire :

    o Rédiger une demande pour l’obtention de la salle ; le secrétariat devra s’en charger.
    o Trouver une salle de répétition qui pourra accueillir les deux groupes. Il faut
    commencer par négocier à Mfoundi-a-si ; la coordonnatrice devra s’en charger.
    o Prévoir un repas pour nos hôtes et nous-mêmes le vendredi soir et après le concert.
    o Prévoir une sonorisation minime pour les solistes et les organistes ; le directeur
    technique devra y aider en se rapprochant de Bach Cantorum sonorisation.
    o Se rassurer qu’il y ait un groupe électrogène dans la salle ; la coordonnatrice devra
    s’en charger. S’il n’y en a pas un, nous devrons prendre des dispositions pour en
    avoir un le jour du concert.
    o Mettre les communicatrices des deux groupes en contact pour une meilleure
    coordination et une communication synchronisée ; le directeur technique devra s’en
    charger et le budget devra être établi par les deux chargées de la communication.
    o Prévoir cinquante mille francs (50 000 F) CFA pour se faire accompagner à
    Yaoundé par Jeuda. Bach Cantorum a trois (3) organistes à disposition. Jeuda va
    juste compléter les effectifs à yaoundé
    o Rappeler aux choristes qu’ils doivent être à jour dans leurs contributions annuelles
    pour participer aux concerts. Une contribution supplémentaire pourrait leur être
    demandée ; le secrétariat devra s’en charger.
    o Des billets d’aide seront mis à disposition à la demande et ils seront remis à des
    personnes spécifiques.
    o Confirmer avec Bach Cantorum la date du 22 avril 2023 comme date du concert ; le
    directeur technique devra s’en charger.

    N. B. Le budget global pourrait tourner autour de sept cent à huit cent mille francs (700 000 à
    800 000 F) CFA. Nous avons jusqu’à vendredi le 10 février 2023 pour être fixés sur les détails
    du budget (Sonorisation, restauration, communication).

    - Bilan du dernier concert

    Le bilan du concert n’a été fait car nous n’avions aucun financier présent à la réunion.

    - Divers

    Dans les divers, nous avons parlé du projet d’exécution de l’hymne national du Japon prévu pour
    le 22 février 2023. Quinze (15) personnes seront choisies par le Directeur Technique pour cet
    évènement. Ces personnes devront être polyvalentes. La coordonnatrice devra se rassurer qu’il y a
    une sonorisation à la disposition des choristes.

    Le directeur technique a également déploré la quasi-inactivité du Bureau Exécutif. Le rappel et les


    états des contributions doivent être faits chaque semaine.

    Le secrétariat est prié de préparer le message de rappel à l’ordre des choristes absentéistes et un
    autre sur la confection des tenues (pour les nouveaux) ; sans oublier le message sur la tenue prévue
    pour les concerts en vue.

    - Prière de clôture

    La prière a été faite par Lauraine Zang qui a rendu grâce à Dieu pour la séance.

    Fin : 19 h 40

    LE BUREAU EXÉCUTIF

    LA SECRÉTAIRE GÉNÉRALE

    LAURAINE ZANG

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