Les Ecrits Professionnels

RESUME THEORIQUE
 Améliorer la communication entre le lecteur et le rédacteur.
 S'entraîner à rédaction de différents types d'écrits professionnels.

MR ERRAFIY RACHID
 1 - LES SUPPORTS DE LA COMMUNICATION INTERNE

La communication interne regroupe tous les messages diffusés à l’intérieur de l’entreprise

Sens de la communication Messages Moyens utilisés

Ordres, consignes, Affichage, notes de service, feuilles

De la direction vers le personnel règlements, enquêtes, d’information, journal interne, tableau
résultats lumineux, vidéo…
Bilans, compte rendu
Rapports, comptes rendus, notes,
Du personnel vers la direction d’activités, questions,
procès-verbaux de réunions…
suggestions
Notes, rapports, messagerie
Echanges
Entre collègues électronique, transparents projetés en
d’informations
cours de réunion…

Afin de faciliter la compréhension de l’information, les messages écrits :

- comportent un titre qui indique clairement l’objet du message
- mentionnent l’émetteur et le destinataire du document
- portent une date
- sont simples et courts : une idée par paragraphe, et pour la majorité des documents, par plus d’une
page
- peuvent inclure des schémas
- utilisent des caractères d’une taille et d’une police très lisibles
- répondent en général aux questions clés :
 QUI ? QUOI ? QUAND ? COMMENT ? POURQUOI ? COMPBIEN ?
- n’utilisent ni interpellation, ni formule de politesse.

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A/ LES NOTES

Le mot NOTE est utilisé le plus souvent pour caractériser un classement interne s’adressant en général à
plusieurs destinataires.
On rencontre cependant de plus en plus souvent des « notes aux abonnés », « note aux adhérents » qui
sortent du circuit interne de l’entreprise. Jouant le même rôle que la lettre circulaire, elles sont l’avantage
d’éviter à leur auteur le souci de trouver une interpellation et une formule de politesse.
Lorsqu’elles circulent dans l’entreprise les notes peuvent prendre plusieurs noms :
 note
 note interne
 note de service
 note d’information
 mémo…
En règle générale, les informations qu’elles véhiculent sont utiles au bon fonctionnement de l’entreprise.
Elles doivent donc être lues et comprises par ceux à qui elles s’adressent.

a) PRESENTATION

Il n’y a pas de norme de présentation de la note. Les mentions permettant de répondre aux questions clés
« Qui l’envoie ? À qui ? Pourquoi ? Quand ? » Sont indispensables. Elles doivent être mises en valeur
pour faciliter la lecture, la circulation et le classement.
Beaucoup de grandes entreprises, adoptent une même présentation pour leurs documents internes. I y a à
la fois une recherche d’identité, d’amélioration de l’image interne mais aussi un souci de qualité qui
découle souvent de la certification aux normes ISO.

b) REDACTION

La meilleure note est celle qui prend le moins de temps à celui qui l’écrit comme à celui qui la lit. Comme
dans tout message, le langage doit être adapté aux destinataires.
Le style est clair, sobre. Les phrases sont courtes. Le texte est aéré. Les mots importants sont mis en
valeur. L’efficacité et la précision sont recherchées en priorité.

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B/ LE COMPTE RENDU
a) Définition
Le compte rendu de réunion est un écrit professionnel qui relate d’une façon plus ou moins détaillée
(selon qu’il est analytique ou synthétique) les travaux, les débats auxquels le rédacteur a assisté. Il est à la
fois :
- un « aide-mémoire » pour les personnes présentes à la réunion ;
- un moyen d’information pour celle qui, bien qu’invitées, n’ont pu participer à la réunion.

Le compte rendu de réunion est diffusé à toutes les personnes invitées, qu’elles aient été présentes ou non.

b) Types de comptes rendus :

1- Le compte rendu analytique :
Il relate les débats dans l’ordre chronologique en citant le nom (éventuellement la fonction) de chaque
intervenant. Les interventions elles-mêmes ne sont pas citées mot pour mot : elles sont reformulées.

2- Le compte rendu synthétique :

Il récapitule l’essentiel des débats menés autour des différents points de l’ordre du jour. Le plan suivi est
thématique et structuré par des sous-titres.

Remarque :
Il existe enfin un type de compte rendu propre aux congrès, colloques et autres réunions officielles : le
compte rendu exhaustif ou in extenso ou intégral.
Très rare dans les entreprises mais courant dans les organismes institutionnels –conseils généraux,
régionaux, Parlement, institutions internationales, etc.- ce compte rendu reprend mot pour mot tout ce qui
s’est dit en citant les noms des intervenants. Il s’appuie obligatoirement sur une prise d notes intégrale :
les enregistrements réalisés en public à partir d’un magnétophone sont de très mauvaise qualité et n’ont
aucune valeur probante (à la différence des prises sténographiques ou sténo typiques).

c) Présentation et contenu :
Il n’existe pas de norme de présentation pour le compte rendu de réunion. Cependant, quel que soit le
type de compte rendu adopté, on s’attend à trouver les éléments suivants :

- Le titre « compte rendu », la date –éventuellement le lieu- de la réunion et son objet principal. Ces
informations constituent souvent le titre du document.
- La liste des personnes, présentes, excusées, absentes.
- L’heure de début de séance, les différents points traités (en fonction de l’ordre du jour) et l’essentiel
des débats, interventions et décisions concernant chacun de ces points. Pour les décisions prises à la
suite d’un vote, il convient d’indiquer le nombre de voix « pour », le nombre de voix « contre » et le
nombre d’abstentions.
- L’heure de fin de séance et, éventuellement, la date et le lieu de la prochaine réunion.

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C/ Le PROCES VERBAL
Un procès-verbal a pour objectif de consigner des faits, de garder une trace du passé. C’est aussi le cas
d’un compte-rendu. Mais quand le procès-verbal se borne à consigner les faits le plus objectivement
possible, le compte-rendu, lui, ajoute l’opinion implicite ou explicite de son rédacteur.
Le terme «procès» fait partie de la même famille que «processus». Il s’agit dans le procès-verbal
d’enregistrer des paroles dites. Le procès-verbal est lu à haute voix par le rédacteur et signé par lui et par
les éventuels témoins.
Dans la vie publique, les huissiers, les greffiers, les notaires, les agents de police, entre autres, rédigent
des procès-verbaux. Ce sont alors des pièces juridiques qui serviront de preuve en faisant foi.
Rédiger un procès-verbal : une obligation ?
Dans la plupart des statuts adoptés par exemple, par les associations, on trouve une phrase du type :
" Les procès-verbaux des délibérations des Assemblées sont rédigés et transcrits par le Secrétaire sur un
registre et signés du Président et d'un membre du bureau présent à la délibération. "
Or, nous trouvons à l'article 1134 du code civil : " Les conventions légalement formées tiennent lieu de loi
à ceux qui les ont faites... Elles doivent être exécutées de bonne foi. "
C'est dire que les associations ont généralement l'obligation de rédiger des procès-verbaux en vertu de
leurs statuts.
Pourquoi s'obliger à rédiger des procès-verbaux ?
Un procès-verbal est très utile, notamment s'il peut servir de moyen de preuve (Voyez le paragraphe
suivant).
Dans ce cas :
• Il pourra prouver les résolutions adoptées, en cas de conflit interne entre membres de l'association par
exemple.
Faute de preuve, les juges n'hésitent pas à annuler les résolutions car rien ne leur permet de contrôler si
les conditions exigées par les statuts et le règlement intérieurs étaient réunis.
• Il sera un indice du fonctionnement normal de l'association (tenue des Assemblées Générales et des
Conseils d'Administration).
Sinon, son utilité résidera dans ce qu'il est une mémoire des événements de la vie de l'association.
Quelles conditions pour tenir lieu de preuve ?
Pour tenir lieu de preuve, un procès-verbal d'Assemblée Générale ou de Conseil d'Administration doit
être établi avec une grande rigueur formelle :
• sans blancs, ni ratures,
• sur des feuillets (ou registres) numérotés.
Pour avoir force probante, le procès-verbal pourra indiquer :
• Le nom de l'association,
• Le lieu et la date de l'Assemblée Générale ou du Conseil d'Administration,
• L'ordre du jour,
• Les résolutions adoptées.
Il devra être :
• bien rédigés (français correct et précis),
• daté et signé par le Président et au moins un autre administrateur (dont le Secrétaire généralement).
Lors de la réunion, on pourra demander aux participants d'émarger une liste que l'on annexera au procès-
verbal (indispensable en cas d'obligation de quorum).

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C .1. Comment rédiger un procès-verbal ?
-Méthodologie de rédaction

a) L’introduction :
L’introduction doit situer l’évènement de manière globale, dans le temps et l’espace.

b) Le développement :
Le développement donne les détails de ce qui s’est passé.
Schématiquement, vous pouvez vous poser huit questions principales :
Qui ? (identité des personnes).
Quoi ? (les actions, les objets…).
Où ? (le lieu).
Quand ? (la date, l’heure…).
Comment ? (les circonstances).
Combien ? (les quantités).
Pourquoi ? (la cause).
Pour quoi ? (le but).

c) La conclusion :
La conclusion a pour but d’authentifier le procès-verbal en le faisant signer par le rédacteur et/ou les
éventuels témoins ; elle peut être datée et indiquer le nombre d’exemplaires imprimés.

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D/ LE RAPPORT

A la différence du compte rendu qui s’en tient à la présentation pure et simple d’une réalité (réunion,
visite…), le rapport s’appuie sur la réalité pour dégager les informations pertinentes et aboutir à un avis
motivé qui préparera le destinataire.

En général, sur la demande d’un responsable (parfois de sa propre initiative), le collaborateur étudie une
question, un problème, et propose des solutions. Le rapport ou la note d’étude a donc pour objectif d’aider
le destinataire à prendre des décisions.

Quelques situations pouvant donner lieu à la rédaction d’un rapport

Rapport d’étude :
 adaptation de nouveaux horaires de travail
 répartition du budget entre les activités d’une association
 réorganisation d’un processus
 relance des ventes dans un secteur

Rapports d’opportunité :
 besoins de matériel pour son travail
 propositions de réorganisation d’une activité
 nécessité de création d’un poste de travail supplémentaire dans le service…

Rapports et notes d’étude sont généralement des documents de même nature.

Comment concevoir un rapport ?

Plan :
 problème à étudier ; les objectifs à atteindre
 analyse de la situation (à partir de documents, observation, enquête…)
 critiques et propositions de solutions possibles.
 Mesures à prendre si la proposition est acceptée (énumération dans l’ordre chronologique
d’exécution)

Présentation :

 Informations de présentation (service, rapport sur….date)

 L’introduction présente le problème à étudier (son importance, les objectifs visés) et annonce
le plan
 La solution étant simplement proposée, le temps utilisé est souvent le conditionnel.

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E/ Les techniques de rédaction du mail
E.1. Les règles de base de la communication par e-mail
Nul besoin de consulter un manuel de savoir-vivre avant d'entamer une conversation orale, de décrocher
le téléphone ou d'écrire une lettre "réelle" : nous avons tous assimilé les règles tacites de ces principaux
moyens de communication. Les règles de la communication par e-mail (issues de la netiquette) restent en
revanche ignorées. Nous vous proposons de les passer en revue.
1. Utilisez le mail avec parcimonie
Ne noyez pas vos correspondants sous les e-mails. Limitez autant que possible le nombre de messages
que vous envoyez. En particulier, évitez de participer à la circulation des chaînes.

2. Tournez 7 fois la langue dans votre bouche...

Un e-mail, ça s'écrit vite, ça part vite, ça arrive vite, et ça peut faire beaucoup de dégâts. Relisez les
courriers sensibles plutôt deux fois qu'une. Une règle voudrait que vous n'écriviez pas dans un mail ce que
vous ne pourriez pas dire en face à la personne concernée.
3. Identifiez-vous !
Vous avez tout intérêt à ce que vos courriels soient identifiables pour que vos destinataires les ouvrent et
les lisent. A cet effet, n'hésitez pas, lors du paramétrage de votre logiciel de messagerie, à mentionner vos
nom et prénom dans le champ Expéditeur. N'oubliez pas non plus que la signature du courriel peut
contenir vos nom et coordonnées.
4. Sélectionnez les bons destinataires
Le courriel doit être adressé à la ou aux personne(s) concernée(s). Placez les personnes devant seulement
être tenues informées en copie conforme (Cc:). Si cette pratique est bien mise en œuvre, les destinataires
en copie ne devront pas avoir à répondre au courriel mais seulement en faire la lecture.

5. Prenez garde aux envois en nombre

Si vous devez envoyer un e-mail à un nombre important de destinataires, placez les adresses dans le
champ copie cachée (Bcc: ou Cci:). De cette façon, chaque destinataire n'aura pas connaissance de la liste
des destinataires.
6. Définissez des priorités aux messages
Si nécessaire, attribuez une priorité (importance) au message que vous envoyez. Les personnes à qui vous
adressez votre courriel porteront alors une attention particulière à votre message. Attention: si vous
envoyez tous vos courriels en "haute priorité", vous risquez de ne plus être crédible. Indiquez la priorité
uniquement aux messages urgents.

7. Soignez vos messages

Même si le ton d'un e-mail est moins formel que celui d'une lettre écrite, efforcez-vous de respecter les
règles d'orthographe et de grammaire. N'hésitez pas à cet effet à utiliser les outils de correction
orthographique des logiciels de messagerie. N'oubliez pas non plus la politesse, tout en évitant les
formules alambiquées ou ampoulées (du style "veuillez agréer l'expression de mes sentiments les
meilleurs"). Les expressions simples, du type "Bien à vous" ou "Cordialement" ont la cote.

8. Evitez les mots tout en majuscules

L'utilisation des majuscules dans les courriels équivaut à CRIER. Mieux vaut donc éviter d'écrire des
mots complets en majuscules.

9. Réfléchissez à deux fois avant de forwarder un e-mail

Vous vous apprêtez à faire suivre un e-mail. Mais avez-vous la permission de l'auteur ? Car divulguer à
un tiers le contenu d'une conversation privée peut être dommageable...
10. Evitez les informations confidentielles
N'envoyez jamais d'information confidentielle par e-mail, en particulier votre numéro de carte bancaire,
vos codes secrets et mots de passe, sauf s'il s'agit d'un e-mail sécurisé.

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E.2. Formuler le sujet d'un E-mail
Soignez le champ SUJET, le plus important de votre message !
indique à vos correspondants la teneur de votre courrier : efforcez-vous de rédiger correctement le champ
SUJET (ou OBJET) de votre message électronique. Nous vous avons défini 5 règles à respecter. Mais
n'oubliez pas la première de toute : ne laissez pas le champ SUJET vide !

Rédiger des sujets explicites

Adaptez le champ SUJET aux propos que vous tenez dans le corps du message. C’est un moyen pour
votre correspondant de se faire une idée de la teneur de votre message. Cela lui permettra de le distinguer
par exemple des courriers publicitaires et de le mettre de côté pour le lire plus tard, s’il a quelque chose de
plus urgent à faire.

Privilégier les sujets courts

Le sujet doit être bref car de nombreux logiciels tronquent les sujets trop longs. On considère que 30
caractères est à peu près le maximum pour la longueur d'un sujet. C'est largement suffisant.

Faire référence au message auquel on répond

Si vous répondez à un e-mail, votre sujet est généralement tout trouvé : vous devez reprendre le sujet du
message auquel vous répondez et le faire précéder de "Re:" ou "RE:" (pour Regarding, dans la langue de
Shakespeare, ou Réponse, par chez nous). Généralement, cela se fait automatiquement en utilisant la
fonction Reply. Si votre programme de courrier ne le fait pas automatiquement, faites-le à la main.

E.3. Savoir répondre à un e-mail

Rédiger et envoyer un mail, c'est bien. Répondre à un courrier, c'est autre chose. Là s'appliquent quelques conventions.

Quand on fait le compte, 50 % des mails sont en fait des réponses à des mails. Le bouton "Reply"
doit ainsi être un des plus usés dans les logiciels de messagerie ! Répondre à un message, c'est facile
certes... Encore faut-il respecter quelques règles de base pour que vos messages restent lisibles et
compréhensibles...

Lorsque vous répondez à un message, votre logiciel ou service de mail reprend le texte de votre
correspondant, en plaçant un signe distinctif (généralement un ">") au début de chaque paragraphe.

 Première méthode : l'intégrale

Vous pouvez reprendre intégralement le texte de votre correspondant. Dans ce cas, glissez-le à la
fin de votre message. Cela évitera au destinataire de devoir actionner la souris pour aller lire votre
réponse !
 Deuxième méthode : le saucissonnage
Vous pouvez répondre point par point aux propos de votre correspondant. Vous alternez alors
citations et réponses. Un beau saucissonnage ! Prenez garde cependant que l'ensemble reste
lisible.
 En général : faites des coupes !
Si le texte de votre correspondant est long, n'hésitez pas à l'alléger.
Si vous êtes un puriste, laissez-y le signe "(…)" ou l'onomatopée "(couic)" à l'endroit
 de vos coupes. Une règle tacite voudrait que l'ensemble des citations n'excède pas 50 % dans le
nouveau message.
En cas de réponse à un mail envoyé à plusieurs destinataires, faites la différence entre Répondre à
l'auteur du message et Répondre à tous les destinataires. Posez-vous pour cela la question : à qui
est destiné mon message

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 2 - MIEUX RÉDIGER LES ÉCRITS PROFESSIONNELS

Courriers, messages électroniques, comptes rendus, rapports, analyses et synthèses Chaque écrit
professionnel résulte de la rencontre entre une situation et un objectif

1 – Une lettre transmet une information mais laisse aussi une trace
1.1 – Le corps du texte dépend de l’objectif de la lettre

Il serait inconséquent* de préconiser un contenu précis pour les lettres en fonction du secteur duquel elles
émanent (administration, entreprise, particulier) et en fonction de l’occasion (accord, refus, demande…)
qui les rend nécessaires. Le contenu d’une lettre dépend essentiellement de l’objectif de celle-ci en
corrélation avec le moment. Ainsi, l’objectif d’une lettre commerciale étant de fidéliser le client, il
s’avère utile de modérer les refus par des tournures telles que : « j’ai le regret de… » qui peuvent être
encore renforcées par « malgré notre souci permanent de satisfaire notre clientèle » sans toutefois tomber
dans la plus basse flagornerie dans laquelle ce type de lettre se vautre souvent. Quel client se trouve flatté
par des « cher monsieur Untel » ou des « chère madame Unetelle » venant de parfaits inconnus? Quel
client est sensible à une longue lettre qui lui promet monts et merveilles ? Qui croit encore à « votre lettre
a retenu toute notre attention… » ? Incontestablement les flatteurs ont un auditoire restreint et les longues
lettres sont rarement lues. Même si une lettre commerciale ne doit pas manquer, non plus, de faire
allusion à la restitution future du service rendu ou à une disponibilité illimitée et permanente, toute
logorrhée dithyrambique est à proscrire.

Pour ce qui est d’une lettre administrative (qu’elle émane d’une administration civile ou militaire) son but
est une information objective qui ne doit trahir aucun avis personnel; le rédacteur administratif écrit en
lieu et place de l’administration à laquelle il appartient et, même si la lettre qu’il rédige exprime une
décision, ce n’est pas la sienne en tant qu’individu.
C’est l’administration concernée qui s’exprime par le truchement du responsable de l’établissement ou de
celui du dossier traité. Ainsi, les nuances préconisées au paragraphe précédent n’ont rien à faire dans une
lettre administrative. Néanmoins, les établissements publics à vocation industrielle (la Délégation
générale pour l’armement, par exemple) ont pris l’habitude d’assouplir certains de leurs courriers.

Toutefois, une lettre émanant d’une entreprise n’est pas toujours destinée à la clientèle, et l’entreprise
peut avoir, en certaines circonstances qui touchent le contentieux, les contrats ou les licenciements, le
même but d’information incontestable qui est en permanence celui de l’administration.

Le particulier quant à lui n’est tenu par aucune normalisation ou réglementation et il est libre de
s’exprimer comme bon lui semble. S’il veut écrire en bandes dessinées ou en vers, nul ne l’en empêche.
Pourtant, lorsqu’il écrit pour affaire, lorsque l’enjeu est l’obtention d’un emploi ou d’une prestation par
exemple, il a intérêt à « faire bonne impression ».
Cependant, le correspondant lui étant la plupart du temps inconnu, il s’avère difficile d’être en phase avec
ses attentes. Le mieux est alors de se contenter de « ne pas faire mauvaise impression ». Pour cela il suffit
de se fondre dans les usages propres aux entreprises : employer la présentation AFNOR, choisir un papier
discret, blanc ou écru et de bonne qualité
(80g/m2), ainsi qu’une enveloppe assortie, et s’exprimer avec pondération.

Donc, qu’elle soit commerciale, administrative, militaire ou privée, la correspondance doit être claire, précise et concise
(compréhensible par quiconque, sans ambiguïté), courtoise sans flagornerie et fidèle à l’information qu’elle doit transmettre.
En effet, selon l’article 109 du code du commerce, une lettre vaut contrat. Pouvant être, à tout moment, sortie des archives
comme pièce à conviction, elle ne doit pas prêter à équivoque. La meilleure façon de la rédiger est de se mettre à la place, non
pas du destinataire, mais d’un tiers entre les mains de qui la lettre pourrait tomber. Le but est de ne laisser aucune prise au
lecteur mal intentionné en décrivant clairement la situation et en précisant la date, les adresses respectives, les références, les
pièces jointes, les annexes et les prix convenus en chiffres et en lettres.

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1.2 – Le premier paragraphe rappelle la demande ou présente la situation

La tendance actuelle, pour des motifs de rapidité et de facilité, favorise l’utilisation du téléphone par
rapport à la correspondance. Mais, si ces deux moyens de communication remplissent bien cette fonction
de transmission de l’information, seule la lettre laissera une trace1. Et c’est pour cette seconde mission
qu’elle est, notamment lorsqu’un litige est envisageable, préférable à un coup de téléphone.
En effet, il ne faut jamais perdre de vue qu’une lettre peut être produite comme preuve, le plus souvent à
la charge de celui qui l’a écrite. Mais ce n’est pas pour autant qu’il faut écrire des lettres laconiques. Au
contraire, c’est exactement pour cela qu’elles doivent être extrêmement précises.
De plus, dans un dossier, la seule lecture d’une lettre, doit indiquer à quel moment de l’affaire elle se situe
; ce qui l’a rendue nécessaire ; ce qu’elle a affirmé ; ce qu’elle a annoncé, conseillé ou commandé. Et
c’est précisément pour cela, qu’au lieu de se contenter de répondre à la question posée, il est
indispensable de reformuler, au préalable, cette question afin d’attester les propos du demandeur.
C’est encore pour cela qu’une demande de devis doit être accompagnée d’un cahier des charges précis et
c’est enfin pour cela qu’une lettre de commande doit préciser dans le détail les conditions d’exécution, de
livraison et de paiement.
On peut résumer le plan d’une lettre à trois grandes parties, éventuellement découpées à leur tour :

-Reformulation précise de la demande, de la situation

Passé : Ou
-Présentation (de soi, de l’établissement, de son action…)

-Réponse à la demande, précise et motivée (sources, règlements, lois…)

et personnalisée en Fonction des renseignements fournis par le demandeur

Ou
Présent : -Motif, historique, détails…
Ou
-Conditions de réalisation en cas de demande de devis ou de passation de commande

-Annonce de ce qu’on va faire

Ou
Avenir : -de ce qu’on conseille au destinataire
Ou
- Expression du souhait
La méthode de Quintilien (Représentant officiel de l’éloquence sous l’empereur romain Vespasien, Ier
siècle de notre ère.) permet de ne rien oublier dans chacune de ces parties. Elle se résume au bilan de la
connaissance d’une situation à travers les questions :

Qui? Quoi ? Comment? Combien? Où ? Quand ? Pourquoi ?

Les informations manquantes peuvent se trouver dans le dossier concerné ou détenues par la personne
chargée de l’affaire, à qui il suffit de les demander.

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1.3– Des précisions sur le signataire et le destinataire, la date et le lieu d’émission sont des éléments
indispensables à la fonction de preuve des documents écrits

* L’en-tête*, dans le secteur privé, appelée timbre* dans l’Administration, regroupe tous les
renseignements nécessaires à l’identification, à la localisation et au paiement de l’émetteur.
* L’absence de lieu d’émission et de date fait perdre toute valeur de preuve au document. Ainsi, une
compagnie d’assurance peut ne donner aucune suite à une déclaration de sinistre non datée.
* Les références facilitent le classement du document émis et la localisation des documents auxquels il est
fait allusion et qui justifient le sens de la réponse qui est donnée.
* La rubrique « objet » résume précisément et succinctement le motif du document émis.
* Les pièces jointes (chèque pour un paiement, photocopie d’un document contesté ou d’un règlement sur
lequel se fonde la réponse, etc.) sont citées et quantifiées afin qu’elles ne s’égarent ni au départ ni à
l’arrivée du courrier. Leur énumération atteste également aux yeux du lecteur futur, inconnu et extérieur
que le texte était accompagné de tous les justificatifs nécessaires.
Ces éléments périphériques permettent de consacrer le corps du texte au message uniquement et d’offrir,
par conséquent, une meilleure lisibilité.

C’est-à-dire que, pour rechercher la lettre produite à une date précise ou développant un objectif
particulier dans un dossier, les yeux du lecteur se placeront à l’un ou l’autre des emplacements réservés à
l’inscription de ces informations, tout en faisant défiler les feuilles.

La disposition de ces éléments sur la page peut varier selon l’émetteur du document, bien qu’une
tendance actuelle tende à normaliser leur emplacement pour obtenir une plus grande rapidité de lecture.

1.4 – La signature authentifie le texte

« La signature est l’apposition de son nom de famille au bas et à droite d’un écrit. Elle est généralement
précédée ou suivie d’un paraphe (signature abrégée) destiné à rendre son imitation plus difficile, mais ce
trait de plume n’est que facultatif. »
La signature officialise les dires d’un écrit elle doit donc être celle de l’autorité qui en endosse la
responsabilité. C’est pour cela qu’un particulier signe lui-même ses écrits et qu’il doit porter de sa main la
date ou une mention d’approbation lorsqu’on lui réclame un visa. À la
Quasi-unanimité des chartes graphiques, la signature* se place à la fin de l’écrit, de préférence à droite,
sur une hauteur de 3 cm environ.
La signature* doit être toujours semblable et autant que possible lisible.
Si elle est indéchiffrable, elle doit être suivie de sa traduction dactylographiée. Pour éviter les éventuels
abus, dans l’Administration, l’emploi de la griffe* est désormais interdit.
Le monde de l’entreprise se contente de faire suivre les nom et prénom de la fonction occupée par le
signataire. Cependant, dans l’Administration, lorsque le signataire n’est pas la plus haute autorité sur
place mais un délégataire, la présence d’une attache explicitant cette délégation est indispensable. Tandis
que lorsque le plus haut responsable signe

11
 4.4. -Tableau comparatif du CR, du PV et du rapport
DOCUMENTS / compte rendu Procès-verbal Rapport
CRITERES
Destinataire • du subordonné • du subordonné • du subordonné
au supérieur au supérieur au supérieur
hiérarchique hiérarchique hiérarchique
• s’adresse, pour • s’adresse, pour • peut être consulté
information, aux information, aux pour information
participants participants ou pour action

À propos de quoi Réunion, débat, débat, fait Etude, problème,

visite, stage, accident, stage,
accident, fait, activité… projet, réalisation…

Objectif Témoigner Attester Etudier &

proposer
des solutions

Aptitudes Neutralité Neutralité Objectivité

Exactitude Exactitude Exactitude
compétence sur
le sujet

Plan Sténographique Sténographique Chronologique

Analytique ou analytique ou topographique
ou synoptique ou mixte

Contenu Descriptif Descriptif Descriptif

+ analyse
+ propositions

Introduction pas nécessaire pas nécessaire Situation

de l’objet
+ explicitation
de l’objet
+ annonce du
plan adopté

Conclusion pas nécessaire pas nécessaire Récapitule-les

propositions
issues de l’analyse

Style Personnel ou Impersonnel Impersonnel

impersonnel

Temps du verbe Présent Présent Présent

+ conditionnel

Signature du rédacteur de tous les Du rédacteur

participants

Forme De la note De la note De la note ou

de la lettre document relié
formulaire avec sommaire

12
 3 -Tableau synoptique des différentes notes

DOCUMENTS/ Note (correspondance interne) Note d’analyse Note de synthèse

CRITERES
Motif une conjoncture un document une affaire
Destinataire un collaborateur une autorité une autorité
Objectif faire savoir provoquer une décision provoquer une décision
Avantage laisser une trace donner rapidement présenter sur un document
l’essentiel du document unique les
éléments importants contenus
dans plusieurs documents

Contenu • expose • explique le quoi et le • fait apparaître l’origine de

pourquoi du document l’affaire, son développement,
sans résumer ni citer des ses avatars
passages • extrait d’une documentation
une information ordonnée qui
répond à une requête

Conclusion pas obligatoire ; en rapport avec les propose le cas échéant propose une solution pour
circonstances des dispositions résoudre l’affaire ; inutile si
pratiques la requête ne le spécifie pas

Présentation cf. note cf. note cf. note

Style impersonnel impersonnel impersonnel

Voici donc, afin que le rédacteur et son responsable s’accordent sur le travail à fournir, quelques
définitions rapides des écrits professionnels les plus courants :

13
 4. -Définitions sommaires des écrits professionnels les plus courants

Message Secteur privé Secteur public

Appelé aussi « mémo », abréviation de Écrit succinct destiné à être diffusé par
« mémorandum* », désigne tout écrit transmission rapide (radio, télex…). Il
bref en style télégraphique inscrit sur un se rédige sur formulaire réglementaire,
post-it, un formulaire, un cahier de entièrement en capitales, en style
transmission. télégraphique et à intervalle constant.
S’emploie pour les télécopies ou les Le corps du message commence par
méls. NTX et se termine par BT. Les
L’acception de ce terme peut s’étendre à paragraphes sont repérés par PRIMO,
des documents plus structurés tels que la SECUNDO, TERTIO… et les sous
note. paragraphes par ALPHA, BRAVO,
CHARLIE…
On ne peut faire référence à un NTX
dans une correspondance officielle.

E-mail ou Mél. Message transmis par réseau

informatique.

Télécopie Moyen de transmission électronique de

documents. Tout envoi doit être
accompagné d’une page de garde
déclinant les coordonnées de l’émetteur
et du destinataire ainsi que le nombre de
pages contenues.

Lettre Document le plus couramment utilisé Document rédigé en forme personnelle

pour communiquer par écrit, la lettre se (je) dont l’émetteur est la plus haute
décline en de nombreuses spécialités autorité en place dans un établissement.
(lettre de vente, lettre de motivation, La lettre sert à communiquer avec
lettre de réclamation…) d’autres organismes du secteur public,
des entreprises et des particuliers.
Lettre d’envoi Lettre extrêmement brève Annonce et présente de façon
accompagnant l’envoi d’un autre synthétique un document plus
document. volumineux qui lui est joint.
Remplace le bordereau lors d’un envoi
de documents vers le secteur privé.
Notification Le secteur privé utilise une lettre. Information transmise par voie
hiérarchique à une personne pour
l’informer d’une décision qui l’intéresse
à titre individuel.
Bordereau d’envoi S’utilise pour l’expédition d’objets, pas Formulaire comprenant trois colonnes:«
de documents. désignation des pièces», « nombre de
pièces » et
« observations ». Il sert à diffuser au
sein de l’Administration des écrits
concernant une même affaire.
Son double sert d’accusé de réception.

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Note Document rédigé en forme impersonnelle, remplace la lettre dans la communication interne.

Note de service Document interne à une unité ou à un service, destiné à fournir ou à rappeler des consignes de
fonctionnement sur une question précise.

Compte rendu Témoigne de façon neutre d’un événement.

Procès-verbal Atteste que des faits se sont bien déroulés tels que consignés.

Rapport Expose et analyse des faits, puis propose des solutions au problème engendré par ces faits.

Mémoire Rapport rédigé sur l’initiative de son auteur.

Analyse Exploite, en corrélation avec la situation actuelle, un document. Sans le résumer complètement,
elle en fait apparaître le motif et les grandes lignes et propose, le cas échéant, la marche à suivre
pour le traitement ou l’application du texte analysé.
Synthèse Exploite les pièces contenues dans un dossier en corrélation avec un cas, un problème ou une
requête. La synthèse se conclut, le cas échéant, par une proposition de solution.

Circulaire Lettre reproduite à plusieurs Document signé par un ou plusieurs

exemplaires et adressée à plusieurs ministres (auquel cas il est publié au
personnes à la fois. Journal officiel), fournissant aux
fonctionnaires concernés les
prescriptions nécessaires à l’application
d’une loi.

Directive Document émanant d’une haute autorité exposant aux subordonnés les buts à atteindre et les
idées fondamentales devant conduire leur action.

Décision L’équivalent, dans le secteur privé, de la «décision» Document exprimant la volonté d’un
s’exprime dans une lettre, mais celle-ci est expédiée haut responsable, fondée sur le
en recommandé avec accusé de réception. règlement et/ou un rapport, concernant
un individu ou un groupe.

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