N° 16 Prise en charge médicale

**
A la pharmacie : gestion
des stocks de médicaments
pédiatriques

Cas d’étude

( Un centre de prise en charge communautaire du VIH chez l’adulte a recruté une nouvelle gestionnaire pour mettre en
place une pharmacie qui dispense des médicaments essentiels et des ARV pédiatriques. Après les notes sur l’aménagement
du local, quels conseils lui donner pour gérer correctement ses stocks de médicaments ?

Pourquoi une bonne gestion des Quels outils ?

(

stocks ?
Deux outils sont nécessaires et suffisants pour une
• connaître à chaque instant l’état du stock de gestion des stocks claire et transparente :
médicaments ; 1 • la fiche de stock

• connaître la consommation de chaque médicament ; 2 • le registre de suivi des dispensations

• gérer efficacement le déclenchement, le suivi Ils peuvent être créés sur papier et/ou par informatique
et la réception des commandes de médicaments ; sur Excel (dans ce cas il est indispensable, en plus de
l’enregistrement des fichiers informatiques sur le disque
• assurer une traçabilité des ordonnances dispensées ; dur de l’ordinateur, de procéder chaque soir à une
• assurer un suivi thérapeutique efficace de la file sauvegarde sur une clé USB).
de patients.
La fiche de stock

Les 3 principes à retenir :

•1 fiche par médicament
•1 ligne doit être remplie pour chaque entrée
d’unités de médicament ;
•1 ligne doit être remplie pour chaque sortie
Exemple (fiche de stock du Cotrimoxazole pédiatrique) d’unités de médicament.

Nom (DCI) : Cotrimoxazole Forme : Suspension buvable Dosage : 200-40mg/5ml

Conditions de stockage particulières ? Reste produits dans la réserve ? OUI NON
Fournisseur actuel : CAMEG Prix à l’unité :
Consommation moyenne mensuelle (CMM) : 50 Stock mini : 100 Stock maxi :

Date du Quantité Quantité Stock Stock Date de Numéro Remarques

mouvement reçue sortie théorique physique péremption de lot

12/07/2009 100 100 11/2011 R4567

13/07/2009* 3 97

14/07/2009 97 97 11/2011 Inventaire

* Cette ligne peut correspondre au nombre total de flacons sortis dans la journée ou dans la semaine (total obtenu à partir du registre de dispensation ou des souches
des ordonnances servies).
 Comment la remplir ? il reste 2 mois de stock en rayon (2 CMM), si la
commande met 3 mois à être passée et livrée il faudra
• Utiliser les noms de médicaments en Dénomination la déclencher quand il reste 4 mois de stock en
Commune Internationale (DCI) plutôt que les noms rayon (4 CMM).
commerciaux de spécialités.
• Quantité à commander (spécificités pédiatriques
Ex : utiliser plutôt « Paracétamol 100mg poudre
à consulter en fin de fiche): elle doit être déterminée
pour solution buvable », que « Doliprane® 100mg
en fonction de la fréquence des commandes.
poudre pour solution buvable ».
Si la commande est passée tous les mois, il faut,
• Enregistrer les quantités en nombre de comprimés au moment où la commande arrive, que soit re-
plutôt qu’en nombre de boites (évite les confusions constitué un stock de 2 CMM (1 mois de stock à
si la contenance des boites change). Pour les sirops consommer + 1 mois de stock de sécurité).
compter en nombre de flacons et pour les poudres Si la commande est passée tous les 3 mois, il faut,
en nombre de sachets. au moment où la commande arrive, que soit reconstitué
• La consommation moyenne mensuelle (CMM) un stock de 4 CMM (3 mois de stock à consommer
correspond à : Consommation pendant 6 mois / 6. + 1 mois de stock de sécurité).
Elle doit être inscrite au crayon à papier sur la fiche
Où obtenir un modèle de fiche de stock ?
de stock et recalculée environ tous les 3 mois.
Il n’existe pas de modèle unique idéal de fiche de
> Attention ! Il faut tenir compte des périodes de rupture
stock. Elle peut parfois être fournie par le ministère
de stock et ne pas compter de consommation pendant de la santé ou le programme national de lutte
ces périodes. Si une rupture de stock a eu lieu en février contre le sida, ou encore être achetée à la centrale
et mars par exemple, le calcul de la consommation d’achat de médicaments. Mais chaque pharmacie
moyenne mensuelle sera : peut aussi créer sa propre fiche de stock sur ordinateur
« Consommation en janvier, avril, mai, juin, juillet, en s’inspirant de modèles, puis l’imprimer sur des
août / 6 » fiches cartonnées. Le plus important est que la
fiche de stock contienne toutes les informations
essentielles (Cf. modèle proposé sur le site Inter-
Quand la remplir ? net Grandir) et que le personnel soit bien formé à
son utilisation. A partir du modèle vierge de départ,
• Enregistrer les entrées : à chaque fois que des il est ensuite facile de créer une fiche papier pour
médicaments sont ajoutés au stock (arrivée d’une chaque produit (conserver en permanence un modèle
commande ou transfert de stocks du magasin vers vierge et l’imprimer ou le photocopier pour chaque
la pharmacie de dispensation). nouveau produit inclus au stock).
• Enregistrer les sorties : chaque soir ou chaque
semaine, en comptabilisant pour chaque médica- Comment ranger les fiches de stock ?
ment la quantité sortie dans la journée ou dans la
semaine (à partir du registre des dispensations ou L’idéal est de ranger chaque fiche de stock dans le
des souches des ordonnances servies). A chaque rayon, au niveau de l’emplacement de rangement
pharmacie de choisir son rythme en fonction de la du produit. Il peut être utile de la protéger par une
charge de travail quotidienne. pochette en plastique transparent.
Si ce n’est pas possible ou pas pratique, les fiches
• Enregistrer l’inventaire : à la fin du mois, un inventaire de stock peuvent être rangées par ordre alphabétique
du stock doit être réalisé et la quantité comptée dans un classeur (chaque fiche glissée dans une
doit être notée sur la fiche de stock en utilisant une pochette en plastique perforée).
couleur spéciale (stylo rouge ou vert par exemple).
Si cette quantité est différente du stock théorique
inscrit sur la fiche de stock, il convient de chercher Le registre des dispensations
à comprendre quelle erreur de gestion en est la
cause. Les 3 principes à retenir :
Comment l’utiliser pour passer les commandes ? •1 grand registre où sont enregistrées toutes les
(exercices pratiques sur le site Internet Grandir) ordonnances dispensées (possibilité de créer des
registres séparés pour les ARV et les médic-
C’est en se basant sur la fiche de stock que l’on ments IO) ;
peut savoir quand déclencher une commande et • 1 nouvelle ligne du registre doit être remplie pour
quelle quantité commander. chaque ordonnance délivrée ;
• Déclenchement de la commande : de façon générale, • 1 récapitulatif de la consommation de chaque
il doit toujours rester au moins 1 mois de stock de médicament doit être réalisé en fin de journée ou
sécurité dans les rayons (donc 1 CMM). de semaine grâce à ce registre.
Ainsi, si l’on sait que la commande met 1 mois à
être passée et livrée, il convient de la lancer quand
Exemple (registre de dispensation ARV pédiatriques)

.
Médicaments ARV dispensés

N° Date Code Nom et Nom du

Médicament B

Médicament C
Médicament A

.....................

.....................

.....................
patient prénom médecin
patient prescripteur

1 11/01/09 AA05 AAAA Dr M 60

2 15/01/09 BB06 BBBB Dr P 60 280

3 20/01/09 BB07 CCCC Dr M 60

...... ..................... ............... ................. .................

...... ..................... ............... ................. .................

Total des consommations de la journée / 120 60 280

de la semaine (nombre cp, flacons, sachets)

Comment la remplir ? Où ranger le registre des dispensations ?

• Utiliser les noms de médicaments en Dénomination L’idéal est de l’avoir sous la main sur le bureau de
Commune Internationale (DCI) plutôt que les noms dispensation des médicaments pendant la journée,
commerciaux de spécialités. car c’est l’outil clé où sont enregistrées toutes les
ordonnances dispensées.
• Enregistrer les quantités en nombre de comprimés,
En fin de journée, il est conseillé de le ranger dans
plutôt qu’en nombre de boites ; les sirops en nombre
un placard ou dans un tiroir fermé à clé et réservé
de flacons ; les poudres en nombre de sachets.
aux documents de gestion de la pharmacie.
• Les registres avec une liste pré établie des médi-
caments disponibles permettent de totaliser plus
facilement la consommation en fin de journée. L’inventaire
• Idéalement il faudrait conserver le double de L’inventaire du stock de tous les médicaments est à
toutes les ordonnances dispensées. Cela permet de réaliser 1 fois / mois (fréquence idéale) ou au moins
réaliser un contrôle en cas de doute sur les enregistre- tous les 3 mois.
ments du registre.
A appliquer si le format des ordonnances le permet. Quelle est l’utilité de réaliser un inventaire régulier
des stocks de médicaments ?
Quand le remplir ?
• Permet la validation ou rectification des quantités
• A chaque fois qu’une ordonnance est dispensée théoriques de médicaments en stock dans la
par la pharmacie, une nouvelle ligne doit être en- pharmacie (stock du magasin et stock courant),
registrée dans le registre. afin de garantir ensuite une gestion de stock fondée
• En fin de journée ou de semaine le total des sur des quantités exactes.
consommations de chaque médicament doit être • Permet d’éliminer des médicaments périmés
calculé à partir du registre, et si cela n’a pas déjà ou altérés (les sortir du stock, les enregistrer
été fait, la quantité dispensée doit être reportée en comme sortis en notant « périmés » dans la colonne
sortie sur la fiche de stock. « remarque » de la fiche de stock, puis les mettre
en quarantaine avant leur destruction).
Où obtenir un modèle de registre des dispensations ?
• Permet d’évaluer des aptitudes de l’équipe de
Comme pour la fiche de stock, il n’existe pas de la pharmacie dans la gestion de son stock.
modèle unique idéal de registre. Il peut parfois être
fourni par le programme national de lutte contre le
sida, ou être acheté à la centrale d’achat de médi-
caments ou bien créé par l’équipe de la pharmacie
sur un registre papier vierge (Cf. modèle proposé
sur le site Internet Grandir).
 Comment procéder ? NB : le rôle d’audit de l’inventaire est très utile pour améliorer
les techniques de gestion de la pharmacie.
• Suspendre les activités de dispensation pendant > Si des erreurs de gestion du stock sont détectées (écarts
la durée de l’inventaire (aucun mouvement de entre le stock théorique et le stock physique), cela témoigne d’une
stock), c'est-à-dire fermer la pharmacie. lacune dans la gestion du stock (problème de méthode ou d’application
• Compter le nombre d’unités utilisables (physiquement de la méthode par le personnel) : réunir l’équipe pour comprendre
présentes, non altérées, non périmées) de tous les quelles sont les causes de ces dysfonctionnements et corriger ces
problèmes.
médicaments contenus dans la pharmacie et reporter
ce nombre dans la colonne « Stock physique » de la > Si au contraire l’inventaire révèle une gestion du stock théorique
fiche de stock. reflétant parfaitement le stock physique: cela constitue un point
positif et l’ensemble de l’équipe doit être félicitée.
• Si la pharmacie comporte 2 lieux de stockage,
réaliser l’inventaire des médicaments dans le stock
courant et dans le magasin et reporter les quantités
sur les fiches de stock de chaque lieu. C’est l’addition
de ces deux inventaires qui donne le stock total.

Gestion des stocks de médicaments : quelles différences adultes/enfants ?

Les grands principes de gestion de stock sont finalement similaires pour les médicaments adultes
et les médicaments pédiatriques.

Avec tout de même quelques spécificités propres à la gestion des stocks pédiatriques :
• les formes buvables sont plus répandues : la gestion en nombre de flacons doit donc être parfaitement
maîtrisée, et il est très important de tenir compte des dates de péremption car la durée de vie des
formes buvables est souvent plus courte que celle des comprimés.
• les produits stockés à la pharmacie tels que le lait en poudre ou le matériel d’allaitement pourront être
gérés de la même façon que les médicaments.
• l’estimation des besoins doit tenir compte du nombre d’enfants mais également de leur poids (les
posologies qui sont souvent proportionnelles au poids des enfants). Au moment du passage de la commande,
l’estimation des besoins doit donc être très rigoureuse (elle doit se baser sur la consommation antérieure mais
également tenir compte de l’augmentation du nombre d’enfants suivis* et du passage des plus
grands enfants dans la file active « adultes »).
• Pour se prémunir des ruptures de stock liées à des variations de file active pédiatrique (en nombre
d’enfants ou en répartition par tranches de poids), l’idéal est de constituer pour chaque médicament un
stock de sécurité de 2 mois. Un stock de sécurité de 1 mois reste la quantité minimum à assurer.

* Lorsque la file d’enfants suivis est peu importante, il est intéressant de commander selon le nombre d’enfants dans chaque grande catégorie de poids :

Lorsque la file d’enfants est importante (>50 enfants) : le calcul par catégories de poids devient compliqué, et en général la répartition par catégorie de poids est
en dépendent les formes (buvables ou comprimés) et les dosages à commander.

assez constante. Dans ce cas la commande peut être estimée en fonction de la consommation antérieure et de l’augmentation globale du nombre d’enfants suivis.

En savoir plus

(
^

Modèle de fiche de stock :

http://www.grandir.sidaction.org/2-13-67/publications-grandir/outils-pratiques.htm
^

Modèles de registres de dispensations journalières et hebdomadaires :

http://www.grandir.sidaction.org/2-13-71/publications-grandir/outils-pratiques.htm
http://www.grandir.sidaction.org/2-13-72/publications-grandir/outils-pratiques.htm
^

Exercices pratiques pour la gestion des stocks (commande et inventaire) :

http://www.grandir.sidaction.org/2-13-66/publications-grandir/outils-pratiques.htm
http://www.grandir.sidaction.org/2-13-68/publications-grandir/outils-pratiques.htm
novembre 2009
 ANNEXE à la fiche pratique Grandir 16
"A la pharmacie : gestion des stocks de médicaments pédiatriques"

Exercice pratique

Utilisation de la fiche de stock et réalisation d'un inventaire

Niveau: FACILE

Enoncé

Après inventaire le 30 juin 2009, vous trouvez dans votre stock 132 flacons de
cotrimoxazole 240mg/5ml suspension dont 60 se périment fin août 2009 et 72 se
périment fin octobre 2009.
Vous dispensez 4 flacons le 2 juillet puis 12 flacons le 10 juillet.
Le 13 juillet vous recevez 50 flacons de la centrale d’achat en médicaments essentiels
qui se périment fin février 2010.
Vous dispensez 16 flacons le 16 août.
Le 17 août deux flacons (péremption 10/09) tombent d’un étagère de la pharmacie et
se cassent.
Le 20 septembre vous dispensez 8 flacons et le 26 septembre 15 flacons.
Le 30 septembre vous réalisez un inventaire de votre stock de cotrimoxazole
240mg/5ml suspension.

Quel outil de gestion devez-vous utiliser pour répondre ?

Combien de flacons de Cotrimoxazole 240mg/5ml suspension vous reste-t-il en

stock le 30 septembre 2009 ?

Quelle est votre consommation moyenne mensuelle pour ce médicament ?

-Correction au verso-
 Correction

Quel outil de gestion devez-vous utiliser pour répondre à cet exercice ?

La fiche de stock.

Combien de flacons de Cotrimoxazole 240mg/5ml suspension vous reste-t-il en stock

le 30 septembre 2009 ?
Au 30 septembre, il vous reste 87 flacons en stock.

Quelle est votre consommation moyenne mensuelle pour ce médicament ?

Du 1er juillet au 30 septembre, vous avez consommé 85 flacons parmi lesquels 30
flacons ont été cassé ou mis de côté car périmés. Vous avez donc dispensé 55
flacons. Votre CMM est donc 55 flacons dispensés divisé par 3 mois = 18 flacons.

Pour le détail des calculs, voir la fiche de stock ci-dessous.

Fiche de stock
Page n° : 1 / 1

Produit (DCI): COTRIMOXAZOLE Dosage : 240mg / 5ml

Conditionnement : SUSP BUV flacons (à conserver à l'abri de la lumière !)

Consommation moyenne mensuelle (CMM): 18

Destinataire Date de Signature

Date Entrée Sortie Balance
Expéditeur péremption
60 fin 08/09
30/06/2009 122 Inventaire
72 fin 10/09
Mr D

02/07/2009 4 118 Mr A 08/09 Mr D

10/07/2009 12 106 Mme B 08/09 Mr D
13/07/2009 50 156 CAME 02/2010 Mr D
16/08/2009 16 140 Mme D 08/09 Mr D
17/08/2009 2 110 2 flacons cassés 10/09 Mr D
31/08/2009 28 112 Périmés 08/09 Mr D
20/09/2009 8 102 Mme C 10/09 Mr D
26/09/2009 15 87 Mr G 10/09 Mr D
37 fin 10/09
30/09/2009 87 Inventaire
50 fin 02/2010
Mr D
 ANNEXE à la fiche pratique Grandir 16
"A la pharmacie : gestion des stocks de médicaments pédiatriques"

Exercice pratique

Passage d'une commande de médicaments essentiels pédiatriques

Niveau: MOYEN

Enoncé

L’amoxicilline 250mg comprimés est dispensée à la clinique T depuis 5 ans mais sans utiliser de fiches
de stock ni outils de gestion.
Seuls des rapports mensuels de consommation étaient rédigés et permettent de connaitre le bilan de la
consommation en amoxicilline 250mg cp pendant les 6 derniers mois :

en septembre 2008 : 400 comprimés consommés,

en octobre 2008 : 360 comprimés consommés,

en novembre 2008: 400 comprimés consommés,

en décembre 2008: 500 comprimés consommés,

en janvier 2009: 250 comprimés consommés,

en février 2009: 400 comprimés consommés.

L’amoxicilline peut être commandée par la clinique avec un délai de réception de 1 mois. Les comprimés
sont présentés par boites de 100. Le rythme habituel des commandes est de 1 commande par trimestre.
Vous arrivez en tant que gestionnaire dans la pharmacie de la clinique T à la fin du mois de février 2009.
Vous réalisez un inventaire et vous trouvez qu’il reste 2 boites d’amoxicilline 250mg.

 Que faites - vous ?

-Correction au verso-
 Correction

 Que faites - vous ?

1. Vous créez une fiche de stock pour chaque produit en stock dans la pharmacie.

2. Sur la fiche de l'amoxicilline 250mg, vous commencez au mois de septembre 2009 et enregistrez les
données de consommation dont vous disposez entre septembre 2008 et février 2009.

3. Vous calculez la consommation moyenne mensuelle en prenant la consommation des 6 derniers mois
et en la divisant par 6.
Consommation sur les 6 derniers mois :
400+360+400+500+250+400= 2 310 cp consommés durant les 6 derniers mois.
Donc la consommation moyenne mensuelle est de 2310 / 6 = 385 cp.

4. Le 29 février vous décidez de passer une commande pour reconstituer au plus vite un stock de 3
CMM (pour consommation) + 1 CMM (stock de sécurité). Vous savez qu'au moment où la commande
arrivera (un mois plus tard) votre stock sera vide:
4CMM = 385 * 4 = 1 540 cp, à arrondir à 1600 donc 16 boites d'amoxicilline sont commandées.

5. Comme vous l'aviez prévu, le stock de 200 cp restants est consommé en 15 jours, et la pharmacie
tombe donc en rupture de stock entre le 15 mars et le 1er avril, date de réception de la commande de
1600 cp.

6. Vous prévoyez ensuite de passer une commande tous les 3 mois, pour reconstituer votre stock à 3
mois de stock + 1 mois de stock de sécurité.

Fiche de stock
Page n° : 1/1

Produit (DCI): AMOXICILLINE Dosage: 250mg

Conditionnement : Comprimé (Boites de 1000 cp)

Consommation moyenne mensuelle (CMM): 385

Destinataire
Date Entrée Sortie Balance Date de péremption Signature
Expéditeur
2510 Mme Z
30/09/2008 400 2 110 Mme Z
30/10/2008 360 1 750 Mme Z
30/11/2008 400 1 350 Mme Z
30/12/2008 500 850 Mme Z
30/01/2009 250 600 Mme Z
28/02/2009 400 200 Mme Z
Inventaire au moment
28/02/2009 200 de la prise de 01/2010 Mme Z
fonction
Inventaire
31/03/2009 0 (rupture de stock du Mme Z
15 au 30 mars)
01/04/2009 1 600 1600 12/2010 Mme Z