Gestion Des Systèmes D'information Intégrés 2018

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Gestion des systèmes

d’information intégrés

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Tour de table

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•Ingénieur d’Etat (ENSIAS 1996)
Master en Administration des entreprise IAE de Corte (Corse)
•Master
Master en Contrôle de gestion (ISCAE)
•Master
Docteur en Génie Informatique (FST)
•Docteur
•Ex- Chef de département chez Danone Centrale
Consultant et formateur en Organisation et systèmes d’information
•Consultant

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Rappel : Système d’information

Un système d’information (SI) est un ensemble organisé de ressources (matériels


ogiciels, personnel, données et procédures) qui permet de regrouper, de classifier, d
raiter et de diffuser de l’information sur un environnement donné.

’utilisation de moyens informatiques, électroniques et la télécommunicatio


permettent d’automatiser et de dématérialiser les opérations telles que les procédure
d’entreprise surtout en matière logistique

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Système d’information : Positionnement

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Plan

1. Le fable du boulanger.
2. Les applications fonctionnelles.
3. Les concepts liés au ERPs:
1. Principes des ERPs.
2. Le rôle d’un ERP.
3. Les bénéfices d’un ERP.
4. Les risques liés aux ERPs.
5. L’ERP et la performance de l’entreprise.

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Plan de cours

4. Choisir un ERP:
1. Le marché des ERPs.
2. Les critères de choix.
3. Méthodologie de choix.
5. Budgéter un ERP.
6. Le fonctionnement d’un ERP.
7. La gestion de projet ERP.
8. La maintenance d’un ERP.

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Les applications fonctionnelles.

Les applications fonctionnelles désignent des réalisations informatique


conçues pour assister la conduite des fonctions essentielles de tout
entreprise :
• Gestion commerciale,
• Gestion de production,
• Gestion comptable et financière,
• Gestion des ressources humaines,
• Applications métiers

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es applications fonctionnelles.

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es applications fonctionnelles.

Quatre systèmes fonctionnels majeurs :


• La gestion commerciale et le marketing
• La gestion de production (entreprise industrielle)
• La gestion comptable et financière
• La gestion des ressources humaines.

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La gestion commerciale et le marketing

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La gestion de la production

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La gestion comptable et financière

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La gestion comptable et financière

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La gestion des ressources humaines

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Qu’est ce qu’un ERP ?

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Demande du marché
’entreprise n’accroît plus sa compétitivité par le développement de sa solution
pplicative, mais :

•Par sa juste configuration,


•Par son plein déploiement,
•Par sa bonne utilisation.

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Demande du marché

Les
Les systèmes d’information doivent donner un avantage concurrentiel à
l’organisation.
Besoin d’informations utiles, à jour, fiables,
fiables cohérentes et précises.
La bonne information, à la bonne personne,
personne au bon moment pour prendre la
bonne décision - notion de workflow.
Le vrai coût d’un système survient au moment où celui-ci
celui n’est plus en mesure de
faire face à l’évolution de l’organisation.

Abdelaâli HIMI - 2016


Définitions
Le DI - Degré d’intégration :
Définit la capacité de fournir à l’ensemble des acteurs de l’organisatio une image unique, intègre,
ohérente et homogène de l’ensemble de l’information dont ils ont besoin pour remplir leur rôle.

La CO - Couverture opérationnelle :


Définit la capacité de fédérer l’ensemble des processus de l’organisation dans chacun des domaines qui la
onstituent, et ce, dans une approche transversale qui optimise sa productivité.

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Caractéristiques de l’intégration

Pour être intégré,, un ERP doit principalement


Garantir l’unicité de l’information
Mettre à jour les informations en temps réel
Fournir la traçabilité des opérations de gestion

Les
Les ERP constituent aujourd’hui l’optimum des progiciels intégrés

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Modules d’un ERP

Gestion comptable et financière


Contrôle de gestion
Gestion de production
Gestion des achats, gestion des stocks
Administration des ventes,
Gestion des Ressources humaines
Gestion de la relation clients (CRM)
Gestion de la chaîne logistique (SCM)
...

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Etapes d’évolution d’ERP

On distingue trois étapes historiques dans l’évolution du système d’information de


gestion:

1. Des applications indépendantes.


2. Des interfaces spécifiques.
3. L’intégration dans un ERP.

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Etapes d’évolution d’ERP

s applications indépendantes:
P C F C
R O I O
O M N M
D M A P
N T
U E C A
C R E B
T C S I
I I L
O A I
T
N L E

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Des applications indépendantes

Un système d’information existe pour chaque fonction.

Chaque fonction, (commerciale, production, recherche - développement,


comptabilité - finances, ressources humaines ) dispose de sa propre base de données.

Exemple : Les données concernant un client (code, nom, adresse) peuvent différer de
’application comptable à l’application commerciale.

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Etapes d’évolution d’ERP
F C
Des interfaces spécifiques: P C I O
R O N M
O M A P
D M N T
U E C A
C R E B
T C S I
I I L
O A I
N L T
E

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Des interfaces spécifiques

• Puis des interfaces spécifiques ont instauré une communication entre les
différents modules.

• L’utilisateur prend l’initiative de mettre à jour les bases des autres modules par un
transfert ponctuel des données.

Exemple : mise à jour des écritures comptables à partir du module commercial.

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Etapes d’évolution d’ERP
F
L’intégration dans un ERP.
O F C
P C I O
N R O N M
C O M A P
D M N T
T U E C A
I C PROCESSUS
R E B
T C S I
O I I L
N O A I
N L T
S
E
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L’intégration dans un ERP

• Une donnée est saisie, une seule fois, au moment de l’événement qui la génère.

• Elle est disponible en temps réel pour l’ensemble des utilisateurs (autorisés) de la
base unique, commune à tous les modules.

• La base de données relationnelle permet d’éviter les redondances.

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Modèle d’organisation et ERP
Fournisseurs Clients
Intégration
égration des
Fournisseur Client
applicationss de
L’entreprise
Supply Chain Customer
Internet Internet
Intranet Management Relationship Intranet
Fournisseur
Extranet (SCM)
L’entreprise Management Extranet
Client

(CRM)

Fournisseur Client
Enterprise Resource
Planning (ERP)
La colonne vertébrale
vert

Applications fournisseur Applications internes Applications client


Optimiser les relations avec Faciliter les processus afin Optimiser les relations avec
les partenaires afin de d’accroître
ître la productivité les partenaires afin
diminuer le coût des d’augmenter le niveau de
produits service

La chaîne
îne de la valeur

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En quoi les ERPs répondent-ils
ils aux attentes ?
L’ERP s’inscrit dans la logique des applications globales qui harmonisent le
processus internes et permet d’avoir une meilleure visibilité de l’entreprise.
L’ERP permet de structurer et mettre en évidence les missions critiques d
l’entreprise.
L’ERP démontre la volonté de l’organisation à préparer son futur et la volonté d’êtr
perçu comme investissant sur le long terme en ligne avec les attentes du marche.
L’ERP permet de réduire aussi bien les coûts de fonctionnement de l’informatiqu
mais aussi les coûts des opérations business de part le business re-engineering et le
restructurations qui accompagnent toute démarche ERP.

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Quels sont les obstacles au
changement vers les ERPs ?

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Les risques liés à l’implémentation des ERPs
a culture d’entreprise
Perpétuer les schémas de fonctionnement.
Comment
Comment remplacer en quelques mois ce qui a pris des années à mettre en place ?

es solutions applicatives
Grandement
Grandement orientées fonctions et non processus.

e style de management
Les hommes doivent s’adapter en même temps que certains processus ?
Le rôle essentiel du top management

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ERP

Implication du
Management

Prise en main
du Projet par
ERP

les Utilisateurs
d

Changementiel

Acceptation
de la solution
à 80%
Les 3 piliers essentiels au déploiement d’un

33
Conditions Essentielles au Changement
entreprise est un système
Au sens systémique du terme.
Différentes composantes : clients, fournisseurs, concurrents, organismes bancaires, etc…
Règles,
Règles, procédures et flux d’information maintiennent l’équilibre de l’entreprise.

e phénomène de rejet d’un élément venant de l’extérieur – ERP

e support du management
Permanent et total
Tenir le management informé de façon régulière

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Conditions Essentielles au Changement

larifier les attentes et l’impact de la solution ERP auprès des unités


pérationnelles:
Expliquer les raisons et les enjeux
Expliquer le délai de mise en œuvre
Expliquer le syndrome de la “solution à 80%”
Expliquer le possible retour en arrière

rise en main du projet par les utilisateurs


Phase de configuration de l’ERP
Disponibilité, responsabilité,, participation et implication

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Conduite du Changement : le Management

u niveau de la direction générale

Nécessaire implication en amont, dans le processus de réflexion des solutions


externes.
Du budget informatique à la solution externe.
Choix stratégique et investissement financier, humain, opérationnel et technique.
Point d’ancrage essentiel du projet.
Mettre en place des relations de partenariat avec le futur éditeur.
Comprendre et saisir l’opportunité.

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Au niveau des directions opérationnelles
Fournisseurs des ressources du projet.
Fournisseurs de l’expertise sur le métier.
Le syndrome de l’expert.
La
La gestion par projet prend ici tout son sens.
Les conflits de priorité : projet / opérations.
Implication personnelle et sans état d’âme.
Suivi et écoute des membres du projet.
Comprendre, anticiper et définir les nouveaux rôles modifiés par les nouveaux
processus.
Mutation des rôles, responsabilités et métiers.

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Au niveau de l’encadrement de l’entreprise
Implication personnelle.
Aplanissement des hiérarchies avec le BPR.
L’individu n’existe que par sa valeur ajoutée.
De la supervision au leadership.
La
La supervision produit un résultat à travers l’énergie des individus. Le leadership
génère une solution à travers la synergie d’une équipe.
Influence interpersonnelle permettant d’atteindre le but visé.
Management participatif, dynamique de groupe.

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Conduite du Changement : l’Utilisateur
Changement complet de référentiel.
Il devient le centre de l’univers informatique.
Du statut de spectateur au statut d’acteur.
Clarifier les attentes : le syndrome des 80%.
80
Lequel des 2 doit se plier à l’autre entre l’utilisateur et l’ERP ? Les 2 !
Esprit critique, analytique et synthétique.
Pérennité de l’expertise métier.

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Quels sont les bénéfices des ERPs

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Les bénéfices des ERPs
Avant de mettre en place un ERP, chaque service avait son propre système d'information. pour
faire le lien entre ces différents systèmes, les situations suivantes se produisaient :

• Double voire triple saisie des mêmes informations dans des systèmes d'information
distincts.
• Au mieux, l'entreprise faisait développer des interfaces informatiques entre ses différents SI.
• En cas de double saisie, on constatait un nombre élevé d'erreurs et d'incohérences entre les
différents systèmes d'Information.
• En cas d'interface entre différents SI, la mise à jour ne se faisait pas en temps réel. Des
déperditions de données survenaient parfois, du fait d'un « plantage » informatique au
moment du transfert de données.
• Communication interne et externe facilitée par le partage du même système d'information.
• Mise à disposition d'indicateurs, de tableaux de bord plus fiables que lorsqu'ils étaient
extraits de plusieurs systèmes différents.

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Les bénéfices des ERPs

lobalement, l'ERP confère deux types d'avantages :

Une vision d'ensemble de l'activité de l‘organisation (un dirigeant peut avoir accès à
des statistiques et analyses lui permettant d'être aidé dans ses prises de décisions).
décisions

La standardisation du fonctionnement interne.

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Quels sont les critères de choix d’un ERP

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Choisir un ERP
SAP
Nationalité : allemande
Chiffre d’affaires/nombre d’employés
8,5 milliards d’euros, 34 000 personnes
Nom des ERP : My SAP ERP, Business One

Secteurs ciblés :
Offre généraliste mais 24 secteurs ont été verticalisés dans MySAP ERP
depuis 97, soit par le biais de modules additionnels,soit par le pré-
paramétrage de processus à l’intérieur du progiciel
standard.

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Choisir un ERP

Cegid
Nationalité : française
Chiffre d’affaires/nombre d’employés
France (95 % de l’activité mondiale)
● 87 millions d’euros, 2 000 personnes
Nom des ERP : Cegid Business Place

Secteurs ciblés :
● Cegid Business Place : pour les grands comptes
● Cegid Business Suite : pour le mid-market
● Cegid Business Line : pour les PE et TPE
● ERPS généralistes et verticalisés par métier via la réécriture de modules.

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Choisir un ERP
Oracle
Nationalité : américaine
Chiffre d’affaires/nombre d’employés
Activité progiciels monde : 3,5 Milliards de dollars, 15 000
personnes
Nom des ERP : Oracle E-Business
Business Suite,
c’est l’offre historique d’Oracle - People Soft - JD Edwards
Secteurs ciblés :
Toutes tailles d’entreprise, JD Edwards s’adresse plus
particulièrement aux PME-PMI - Tous secteurs.

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Choisir un ERP

M3
Nationalité : américaine
Chiffre d’affaires/nombre d’employés
Monde : 750 millions de dollars, 3500 personnes
Nom de l’ERP : Lawson M3 (Ex Movex d’Intentia)
Secteurs ciblés :
M3 : Mid-market.. Textile, agroalimentaire, commerce en
gros, maintenance,, et industries manufacturières
générales.

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Choisir un ERP

Sage
Nationalité : britannique
Chiffre d’affaires/nombre d’employés
1130 millions d’euros, 10 000 personnes
Nom des ERP : Adonix X3 - Sage 1000
Secteurs ciblés : PME
● Adonix X3 : à partir de 100
● Sage 1000 : 2 à 200

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Choisir un ERP

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Choisir un ERP
Les critères de choix:

A pondérer en fonction des objectifs stratégiques !


· L’Editeur (Expérience, Stabilité, surface financière, parc installé, dynamisme,
mouvement de concentration…).
· L’Intégrateur (méthodologie, qualité de gestion de projet, compréhension du
métier…).
· Le Progiciel (se concentrer sur 10 critères fonctionnels discriminants, faire
participer les utilisateurs au choix)
· L’Offre solution E R P (propriétaire, hébergée, SaaS, Open Source)

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Méthodologie de choix
ère étape : Créer la vision de l'entreprise
'entreprise doit tenir compte de son contexte actuel, bien définir sa vision sur 3 à 5 ans.
ans

dentifier le contexte
Identifier la vision de la direction.
Définir les rôles et les responsabilités de chacun des acteurs.
Définir les priorités du projet et effectuer un planning des étapes à réaliser.
Définir les objectifs du projet.
Analyser le budget alloué.

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Méthodologie de choix
ème étape : Créer la liste des fonctionnalités recherchées

L'entreprise doit bien savoir ce qu'elle veut faire pour sélectionner le système ERP qui répondra à se
besoins.
L'entreprise doit commencer par analyser et schématiser les processus existants, définir ensuite le
nouveaux processus puis les fonctionnalités critiques (distinctives pour le choix ERP).
Ensuite, elle peut procéder à une analyse sommaire de la capacité financière de l'entreprise et de
coûts des solutions potentielles.

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Méthodologie de choix

ème étape : Fonctionnalités critiques versus fonctionnalités standards

Pour augmenter au maximum les chances de succès et diminuer les coûts, l'entreprise doit bien
préparer son implémentation.
Il est important de dégager les processus les plus importants de l'entreprise. Ce sont eux qui vont dicte
le type de solution ERP devant être implanté.
Lors de l'évaluation des solutions potentielles, l‘accent doit être mis sur les processus non standards et
critiques pour l’entreprise.
Les processus standards sont en général assez bien supportés par la grande majorité des solutions.

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Méthodologie de choix
ème étape : Créer une liste de candidats potentiels

Visite du site Web de l'entreprise.


Valider s'il existe un intégrateur.
Identifier les fonctionnalités et la base technologique du système.
Valider la base d'installation (nombre d'implantations réalisées).
réalisées
Valider si le système est multi langues, multi devises… …
Identifier les clients et visiter les sites des clients pour identifier : nombre d'employés, secteur d'activités
ype de manufacturier.

Le but est d'identifier la nature des systèmes, de valider leur coût par la taille des entreprises et le meilleur le type
de système.

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Méthodologie de choix
ème étape : Réduire la liste à 4 ou 6 candidats sérieux et intéressants

tablir une liste de questions précises à parcourir pour chaque candidat potentiel, qualifier les
ournisseurs.

xplorer le marché
Comparer et évaluer les divers ERP envisageables.
Effectuer une présélection sur la base de critères correspondant aux besoins jugés prioritaires
(fonctionnels, techniques, budgétaires).

ème étape : Créer le cahier des charges et envoyer l'appel d'offres


éaliser des appels d’offres
Rédiger un cahier des charges
Rédiger une grille d’analyse des offres

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Méthodologie de choix
ème étape : Analyser les soumissions reçues

ème étape : Sélectionner 3 finalistes


électionner
Analyser les offres.
Etablir un scénario d’essai.
Evaluer le logiciel en utilisant des critères comparatifs.
Négocier le contrat (offre, accompagnement, formation,
formation etc.)

ème étape : Démonstration des solutions par les finalistes

0ème étape : Sélectionner le système ERP

1ème étape : Négocier le contrat et planifier l'implantation


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Choisir un ERP
La sélection et l’évaluation de solutions ERP est un processus complexe à cause, entre autres, de :

· La difficulté à définir les besoins précis de l’entreprise et à les traduire en termes de fonctionnalités
et de performances.
· La difficulté à évaluer l’adéquation d’un ERP et des services associés avec les attentes réelles de
l’entreprise; cela requiert l’analyse approfondie de centaines ou même de milliers de critères
fonctionnels et techniques.
· La difficulté à comparer les avantages des différentes solutions ERPs envisageables.
· La difficulté à appréhender les risques pris en cas de compromis (car finalement aucune des
solutions n’est réellement idéale).

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Budgéter l’ERP
Le budget nécessaire à l’implémentation d’un ERP dépend du nombre futur d’utilisateurs du progiciel
et du nombre de modules que vous souhaitez implémenter.
implémenter

Il faut alors lister les différents postes de coûts sans en oublier :


· Le coût des infrastructures et du matériel (serveurs dans le cas du choix d’une architecture
client/serveur, salle réfrigérée pour les serveurs, hébergement…).
hébergement
· Le coût des licences du progiciel : bien identifier le nombre d’utilisateurs finaux.
· Le coût des ressources humaines extérieures (consulting) : combien de consultants ERP avez vous
besoin et pendant combien de temps ? Combien de consultants fonctionnels et techniques (qui ne
sont pas tout à fait au même tarif journalier). Faites un Appel d’Offre et étudiez les différentes
propositions des cabinets de conseil.
· Le coût des ressources humaines internes : des employés en interne devront se consacrer au projet
à temps partiel ou à temps plein selon l’organisation projet, ce qui représente un coût.

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Coût total de possession
Comment découper le projet ERP pour budgéter chaque phase ?

Vous pouvez aussi établir votre budget détaillé en découpant préalablement le projet ERP en phases
et en budgétant chaque phase du projet :

1ère phase : Etudes préalables et/ou détaillées (formalisation des règles de gestion et description du
besoin fonctionnel sous forme de cahier des charges, description des interfaces).

2ème Phase : Paramétrages/Développements.

3ème phase : Préparation et réalisation des tests.

4ème phase : Formation des utilisateurs finaux (« end users »).

5ème phase : Bascule de l’ancien au nouveau système, contrôle de la reprise correcte des données.

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La gestion de projet ERP
Un projet d’implémentation E R P est un projet d’entreprise et non un simple projet informatique !

Un constat : 62,5% des entreprises considèrent leurs projets de renouvellement ou d’acquisition


d’ERP comme plutôt insatisfaisants !
Les principales raisons de cette importante insatisfaction sont les suivantes (elles
( peuvent se
cumuler) :
• Des besoins, des attentes ou des objectifs mal définis (18%)
(18
• Le déficit d’implication du management adéquat (11%)(11
• Des projets mal préparés ou mal conduits (8%)
• Des fonctionnalités inadaptées, sur ou sous dimensionnées (16%)(16
• Des utilisateurs insuffisamment associés au projet (9%)
(9
• Des engagements mal définis, partiellement ou pas du tout respectés par les fournisseurs
(fonctionnalités absentes…) (13%)
• Des ressources humaines et/ou budgétaires qualitativement et/ou quantitativement insuffisantes
(12%)
• Des technologies manquant de fiabilité ou difficiles à maîtriser (10%)
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Assistance à maîtrise d’ouvrage
L’objectif de cette approche est de permettre à un client qui implémente un ERP de mettre en
adéquation ses objectifs stratégiques et organisationnels avec ses processus cibles validés dans l’outil,
permettant ainsi une convergence entre les fonctions de l’entreprise et les processus de l’outil.

L’organisation :
· Participation à la validation des processus cibles en adéquation avec la solution dans le respect des
bonnes pratiques.
· Identification des impacts organisationnels tout au long du projet et leur remontée au comité de
conduite du changement.
· Proposition des solutions nécessaires pour adapter l'organisation existante au mode de
fonctionnement induit par la solution proposée.
· Participation à la formalisation des fiches fonction cibles.

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Assistance à maîtrise d’ouvrage
La formation métier et utilisateurs finaux :
· Elaboration du plan de formation métier si nécessaire en fonction d’une réorganisation ou d’une
nouvelle fonction.
· Assistance à la mise en place des formations utilisateurs finaux.
finaux

La gestion du projet :
· Validation de la stratégie projet avec les directeurs de projets internes et externes.
· Mise à disposition d’outils de suivi performants et simples.

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Merci pour votre attention

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