llllMÉMO DU BÉNÉVOLE

AU TOP DE SES MISSIONS

Votre mission si vous l’acceptez : lire les parties de ce
document qui vous concernent
(Ce message ne s’auto-détruira pas dans 15 secondes)

Informations générales stratégiques :

- Attention le brief général est avancé d’une heure le lundi 20 septembre à 11h00
au Palais des Congrès, en bar Panoramique au fond du rez-de-chaussée
- un sandwich sera servi afin de se rendre à son poste dès le brief fini. UN petit cadeau
de remerciement symbolique vous attend.
Avant chaque prise de poste, pensez et/ou portez une chasuble bleue
Les bénévoles qui ont été briefés avant le 20 septembre portent également un bandeau
éponge et un bracelet éponge bleus façon « Véronique et Davina »

Avant de partir, pensez à récupérer le petit cadeau symbolique destiné à vous remercier
pour le temps à l’énergie que vous nous accordez pendant ces 2 jours de Rencontres (un par
personne, en libre-service)
Où ? dans l’espace ouvert “bénévoles”, à proximité des salles de “preview” et “organisation”
 ACCUEIL GENERAL DES RENCONTRES
Votre référent : Amélie Chapiseau / Lieu : entrée principale Pour aider à vous identifier : vous portez
une chasuble bleue
Jour Créneaux horaires Nombre de bénévoles
Clémence Studer/Adeline Dubromel
11h30 - 12h15 (Bénévoles très motivés et déjà informés car débuteront avant le
brief de lundi
Aurore Tourneau / Laurine Leclerc / Françoise Lecigne /
Aurore Bonnay / Laurent Vandame / Karen Newby / Fabienne
12h15 - 13h
Grimaud / Cécile Brouard / Céline Flament
Lundi 20
Aurore Tourneau / Aurore Bonnay / Laurent Vandame /
septembre
Nathalie Froustey / Marion Majo / Philippe Levacher /
Fabienne Grimaud / Céline Flament / Manuela Campobasso
13h – 14h
/Julien Chaslot /Coralie Torriani/Sabine Guilhon /Karen
Newby /Sylvain Derensy

Florence Pagnole / Caroline Guichard

14h – 15h30

Aurore Bonnay / Laurent Vandame /Nathalie Froustey /

Marion Majo / Philippe Levacher / Fab Grimaud/ Céline
Flament / Cécile Brouard/Manuela Campobasso/Julien
Mardi 21 8h15 - 9h30
septembre Chaslot / Coralie Torriani / Sabine Guilhon / Florence Pagnole
/ Sylvain Derensy / Morgane Bailly

9h30 -11h30 David Mereuze / Françoise Lecigne

VOTRE MISSION : Accueillir le congressiste et le diriger selon son profil vers la bonne borne pour
l’obtention de son badge congressiste. Pour le congressiste déjà munis de son badge, contrôler en
gardant le sourire son pass vaccinal (en attestation papier ou QRcode) ou son test PCR et si besoin
l’orienter.

1. Dans la file d’attente avant les bornes.

- Demander de préparer le mail d’inscription pour gagner du temps en borne,
- Demander de sortir l’attestation de pass vaccinal (papier ou écran, nominative ou QR code
avec une pièce d’identité)
- Proposer de les aider à télécharger l’appli EVENTOOL sur leur portable, en distinguant s’il
s’agit d’un Apple ou d’un Android. (Cf page APPLI)

2. En borne d’accueil, en « premier contrôle badge », Aider le congressiste à récupérer son badge.
- Congressiste inscrit avec en main le code-barres reçu par mail (téléphone ou impression) >
direction les bornes “Congressiste préinscrit” pour impression de son badge
- Congressiste inscrit sans code-barres > direction la borne “Congressiste nouvel inscrit”
- Non-inscrit > direction la caisse pour payer le badge. Après paiement, il passera à la borne
“Congressiste nouvel inscrit”.

3. Après la borne d’accueil, en « deuxième contrôle », pour le congressiste déjà muni de son badge,
contrôler son pass vaccinal (en attestation papier ou QRcode) ou son test PCR
- Si besoin, l’orienter vers la pharmacie pour un test PCR
- Si besoin l’orienter selon ses besoins (vestiaires, hall d’exposition ou amphi pour la
plénière…)
GESTION DES FLUX CONGRESSISTES
Votre référent : Amélie Chapiseau / Lieu : hall d’entrée et zone d’exposition
Pour aider à vous identifier : Vous portez une chasuble bleue, et pour encore mieux être dans l’esprit sportif,
un bandeau et bracelet en éponge

Jour Créneaux horaires Nombre de bénévoles

Loic Portal/Sylvia Piet/Marion Darley/Assia Bah Drif
(Bénévoles très motivés et déjà informés car débuteront avant le
10h30- 11h30
brief de lundi / orienteront les exposants vers l’expo et avant 11h
vers l’amphi B pour la rencontre AVEC les sponsors)
Marion Darley/Assia Bah Drif /Romain
Lundi 20 13h15 - 14h Malbruneau/Camille Ricart/Clémence Studer/Adeline
septembre
Dubromel
Loic Portal/Sylvia Piet/Marion Darley/Assia Bah
15h - 15h30
Drif/Romain Malbruneau/Chloé Sinotte
Camille Ricart/Clémence Studer/Adeline Dubromel/Chloé
17h – 17h45
Sinotte
Loic Portal/Sylvia Piet/ Camille Ricart/Clémence
9h - 9h30
Studer/Adeline Dubromel / Sylvain Derensy
Mardi 21 10h45 - 11h30 Loic Portal/Sylvia Piet / Sylvain Derensy / Laurine Leclere
septembre Marion Darley/Assia Bah Drif , Camille Ricart , Chloé
12h45 – 14h
Sinotte, Aurore Tourneau, Romain Malbruneau
17h – 17h45 Zénia Abanda / Andréa Aubry
VOTRE MISSION : diriger les congressistes vers le lieu de l’action du moment, en fonction du
programme. Communiquer une information claire et intelligible !

Lundi 20 septembre :
- Le matin vous orientez les exposants (sponsors) qui s’installent dans le hall des expositions
de bonne heure puis se rendent en amphi B à 11h rencontrer l’équipe d’AVECsanté pour une
rencontre avec les sponsors, afin de préparer Lille 2022
- A partir de 13h les participants vont visiter l’exposition et trouver le chemin de la plénière :
en amphi A tant qu’il n’est pas plein, puis dans les amphis B et C et les salles où elle sera
retransmise. Pas de déjeuner servi le lundi midi puisque les Rencontres débutent
officiellement à 14h.
- A partir de 15h : diriger vers l’exposition puis vers les salles d’ateliers et conférences qui
débutent à 15h30
- A partir de 17h : inviter à visiter l’expo puis se rendre à l’Assemblée générale ouverte aux
adhérents d’AVECsanté. Cette AG débute à 17h30 en amphi B.

Samedi 21 septembre :
- A partir de 9h : les participants finissent la visite de l’exposition et trouvent le chemin de la
plénière : en amphi A tant qu’il n’est pas plein, puis dans les autres amphis en streaming. Pas
de déjeuner servi le midi.
- Diriger vers la 2nde plénière qui débute à 9h30 en
- Puis vers l’exposition (10h45) puis vers la 2nde série d’ateliers et conférences (11h30).
- 12h45-14h : orienter vers les espaces prévus pour le déjeuner du midi selon les règles en
vigueur qui vont seront remises sur papier le lundi à 12h lors du brief de lancement.
- A partir de 13h45 : orienter vers la 3ème série d’ateliers et conférences (14h) puis vers
l’exposition (14h30) puis vers la 3ème plénière dite plénière de clôture : en amphi A tant qu’il
n’est pas plein, puis dans les amphis B et C et les salles où elle sera retransmise.
- A 17h, remise à l’accueil d’une collation légère à remporter dans son train retour
- @Alice : le personnel du traiteur est-il toujours chargé du contrôle comme prévu
 CONTRÔLE D'ACCÈS PLÉNIÈRE

Votre référent : Amélie Chapiseau Pour aider à vous identifier : Vous portez une chasuble bleue
Lieu : portes d’accès amphi A

Jour Créneaux horaires Nombre de bénévoles

13h15 - 14h 2x2=4
Lundi 20
(La plénière débute à 13h45 ; vous pouvez Morgane Bailly / Vincent Renoir
septembre
réserver votre propre place dans la plénière) Lucie Dubourdieu / Cherval Denis
9h - 9h45 2x2=4
(La plénière débute à 9h30 ; vous pouvez Karen Newby + Andréa Aubry
réserver votre propre place dans la plénière) Xénia Abanda + David Mereuze
Mardi 21
2x2=4
septembre 15h30 - 16h15
Andréa Aubry / Xénia Abanda
(La plénière débute à 16h vous pouvez réserver
David Mereuze / Françoise
votre propre place dans la plénière)
Lecigne

VOTRE MISSION : filtrer l’accès à l’amphi A et quand il est plein, orienter vers les amphis B et C en
face. Attention : Les badges EXPOSITION ne sont pas autorisés à entrer, alors que les “EXPOSANTS
SESSION” ainsi que TOUS les autres badges peuvent accéder à la plénière. Vous contrôlez les badges
à l'extérieur de l’amphi : un binôme devant chacune des 2 portes.

Lundi 20 septembre :
- Une demi-heure avant le début de la plénière, donc de 13h15 à 13h45 : contrôle à l’extérieur
de l’amphi A. Orienter vers les amphis B et C dès que l’amphi A est plein. Des bénévoles
chargés de l’orientation, reconnaissables avec leurs bandeaux de sport, vous relaieront vers
les amphis B et C.
- Au lancement de la plénière (13h45) fermer les portes
- Rester encore aux portes 15 minutes pour éviter les allers-retours.
- Pendant la plénière, contrôle visuel (discret) des badges et des gestes barrières.
- Vous pouvez réserver pour vous des fauteuils proches de l’entrée.

Mardi 21 septembre :
- Idem avec les deux plénières
- Une demi-heure avant le début de la plénière, contrôle à l’extérieur de l’amphi A. Orienter
vers les amphis B et C dès que l’amphi A est plein. Des bénévoles chargés de l’orientation,
reconnaissables avec leurs bandeaux de sport et leur bracelet en éponge, vous relaieront
vers les amphis B et C.
- Au lancement de la plénière (13h45) fermer les portes.
- Rester encore aux portes 15 minutes pour éviter les allers-retours.
- Pendant la plénière, contrôle visuel (discret) des badges et des gestes barrières.
- Vous pouvez réserver pour vous des fauteuils proches de l’entrée.
 CONTROLE D’ACCES ET SUPPORT LOGISTIQUE
ATELIERS / 1er ÉTAGE

Votre référent : Amélie Chapiseau

Lieux : Portes d’accès aux 5 salles d’ateliers au 1er étage : D, E, F, G et H (1er étage)
Pour aider à vous identifier : Vous portez une chasuble bleue

Jour Créneaux horaires Nombre de bénévoles

15h - 15h45
Lundi 20 2 x 5 = 10
(L’atelier débute à 15h30 ; vous pouvez
septembre Bénévole 37 à 47
réserver votre propre place dans l’atelier)
2 x 5 = 10
Céline Flament / Cécile Brouard /
11h - 11h45 Manuela Campobasso / Julien
(L’atelier débute à 11h30 ; vous pouvez Chaslot-D / Coralie Torriani
Mardi 21 réserver votre propre place dans l’atelier) Sabine Guilhon Penaud /
septembre Caroline Guichard /Florence
Pagnole /
13h30 - 14h15
2 x 5 = 10
(L’atelier débute à 14h ; vous pouvez réserver
Bénévole de 37 à 47
votre propre place dans l’atelier)

VOTRE MISSION :
- Filtrer l’accès aux salles d’atelier dans le respect des jauges et gestes barrières
- Être le point de contact des intervenants en cas de difficulté technique

Votre première mission : contrôle des badges

- Positionnez-vous 15 à 30 minutes avant le début des ateliers devant les portes d’accès à la
salle d’atelier. Contrôlez que les badges comportent le numéro de l’atelier et veillez au strict
respect de la jauge.
- Attention : les badges EXPOSITION ne sont pas autorisés à entrer, alors que les “EXPOSANTS
SESSION” ainsi que TOUS les autres badges peuvent y accéder. Vous contrôlez les badges en
binômes, à l'extérieur de la salle dans le couloir.
- Au lancement de l’atelier, fermer les portes de la salle et prendre la place que vous aurez pris
soin de réserver pour vous.
- Pendant l’atelier, contrôle visuel (discret) des badges et des gestes barrières.

Votre seconde mission : support logistique

Vous êtes le complice bienveillant de l’animateur de l’atelier. S’il vous demande de l’aide et que vous
devez quitter la salle ou votre poste de contrôle, merci de désigner au préalable un remplaçant qui
pourra effectuer le contrôle en votre absence.
Au démarrage de la conférence/l’atelier :
- Les portes sont fermées.
- Le diaporama à l’écran correspond bien à celui de l’atelier. Le micro fonctionne.
- En cas de problème technique ou autre (température dans la salle, bouteille d’eau, etc.),
transmettre à la référente (Amélie).
- A la fin de l’atelier, orienter les congressistes vers l’exposition et le chemin des fédés (espace
d’exposition) pour une pause bien méritée !
 CONTRÔLE D'ACCÈS ET SUPPORT LOGISTIQUE
CONFÉRENCES / REZ-DE-CHAUSSÉE

Votre référent : Amélie Chapiseau Pour aider à vous identifier : Vous portez une chasuble bleue
Lieux : accès aux amphis A B et C et à l’espace panoramique (bar côté Lac)

Jour Créneaux horaires Nombre de bénévoles

2x4=8
Morgane Bailly / Vincent Renoir
15h - 15h45 /Lucie Dubourdieu / Denis
Lundi 20
(La conférence débute à 15h30 ; vous pouvez Cherval
septembre
réserver votre propre place dans l’atelier) Béatrice Allard Coualan /
Laurianne Dischli / Hervé Le Néel
/ Bertille Codron
2x4=8
Nathalie Froustey / Marion Majo
11h - 11h45
Philippe Levacher / Fabienne
(La conférence débute à 11h30 ; vous pouvez
Grimaud
réserver votre propre place dans l’atelier)
Karen Newby / Andréa AUBRY /
Mardi 21 Xénia Abanda /
septembre 2x4=8
Morgane Bailly / Vincent Renoir /
13h30 - 14h15
Lucie Dubourdieu / Denis Cherval
(La conférence débute à 14h ; vous pouvez
Béatrice Allard Coualan /
réserver votre propre place dans l’atelier)
Laurianne Dischli / Hervé Le Néel
/ Bertille Codron

VOTRE MISSION :
- Filtrer l’accès aux conférences dans le respect des jauges et gestes barrières
- Être le point de contact des intervenants en cas de difficulté technique

Votre première mission : contrôle des badges

- Positionnez-vous 15 à 30 minutes avant le début des conférences devant les portes d’accès à
l’amphi ou à l’entrée du couloir dit « bar panoramique ». Contrôlez que les badges
comportent le numéro de l’atelier et veillez au strict respect de la jauge.
- Attention : les badges EXPOSITION ne sont pas autorisés à entrer, alors que les “EXPOSANTS
SESSION” ainsi que TOUS les autres badges peuvent y accéder. Vous contrôlez les badges en
binômes, à l’entrée de l’amphi ou du bar.
- Au lancement de l’atelier, fermer les portes de la salle et prendre la place que vous aurez pris
soin de réserver pour vous.
- Pendant l’atelier, contrôle visuel (discret) des badges et des gestes barrières.

Votre seconde mission : support logistique

Vous êtes le complice bienveillant de l’animateur de l’atelier. S’il vous demande de l’aide et que vous
devez quitter la salle ou votre poste de contrôle, merci de désigner au préalable un remplaçant qui
pourra effectuer le contrôle en votre absence.
Au démarrage de la conférence/l’atelier :
- Les portes sont fermées.
- Le diaporama à l’écran correspond bien à celui de l’atelier. Le micro fonctionne.
- En cas de problème technique ou autre (température dans la salle, bouteille d’eau, etc.),
transmettre à la référente (Amélie).
- A la fin de l’atelier, orienter les congressistes vers l’exposition et le chemin des fédés (espace
d’exposition) pour une pause bien méritée !