l'élaboration d'un manuel de procédures comptables contribue t-elle à

renforcer le contrôle interne?

Ce deuxième chapitre rappellera la théorie sur le recouvrement des créances en étudiant

quelques définitions et la procédure de recouvrement des créances

Section 1 : Généralités

I – Définitions :

- Une procédure est l’ensemble des règles juridiques à suivre. C’est aussi l’ensemble des

règles qui permettent d’instruire un procès.

- Une créance est la somme d’argent qu’une personne appelée « créancier » a le droit de

percevoir envers une autre personne appelé « débiteur ». Une créance est donc une dette qui est

due par une personne ou une entreprise. La créance est le droit d’obtenir à son profit

l’exécution d’une prestation en nature envers une autre personne.

- Un recouvrement est la démarche que réalise un créancier afin d’obtenir de son débiteur

qu’il s’acquitte de la dette d’argent qu’il a contractée envers lui. Il peut être obtenu, soit

amiablement, soit après mise en demeure, soit encore à la suite d’une instance en paiement.

Dans ce cas, le recouvrement est dit contentieux.

Source : Edric Consulting, Le Guide de Recouvrement

II – Les acteurs :

1- Les clients :

Les clients sont la raison d’être d’exister des entreprises et ils constituent une grande part de

leur richesse. Mais ces mêmes clients peuvent devenir les acteurs conduisant les entreprises à
leur perte si ceux-ci se transforment en mauvais payeurs.

Les différents profils payeurs.

 Le bon payeur : c’est le client dont le chèque parvient le jour de l’échéance ou qui

retourne l’effet de commerce à la date demandée

 Le payeur négligeant : c’est le client qui grâle toujours ou parfois quelques jours

attend d’être relancé, a égaré la facture et vous répond que le chèque est à la signature.

Mémoire de fin d’études

12

 Le mauvais payeur : c’est le client qui a le moyen de vous payer, connaît la valeur de

l’argent et sait l’employeur à son profit, il veut vous payer le plus tard possible voire

jamais on lui accorde l’occasion.

 L’insolvable : le client ne peut pas payer, du moins pour le moment et ses difficultés de

trésorerie ne sont pourtant que passagères.

2 – Le service commercial :

Il s’occupe de la prospection des clients en passant par le traitement des commandes jusqu’à

l’édition de la facture.

Les documents de base utilisés par le service commercial sont :

 Devis : qui est l’estimation du coût d’une prestation de service, mais peut aussi

comporter des indications du temps de réalisation du service. Il s’agit donc du prix à

payer pour une prestation dont le coût varie selon les circonstances et qui ne peut être
basé sur un tarif standard.

 Facture pro forma : cette facture clôture la négociation entre la société et le client. Elle

est en quelques sortes un devis se rapportant à une opération commerciale déterminée.

Elle doit en effet, comprendre toutes les caractéristiques de l’opération telle que la

nature, le prix et la qualité du service. La facture pro forma est un document provisoire,

elle ne constitue pas une véritable facture.

 Facture commerciale : c’est la facture définitive établie suivant la négociation entre la

société et le client. Elle reprend tous les renseignements inhérents à l’opération présente

sur le bon de commande. Elle indique aussi les conditions de prestations et de paiement.

La facture est un document commercial et comptable. C’est un élément de preuve d’une

opération commerciale. Juridiquement, elle a une importance car, alors que la conclusion du

contrat précède son exécution, la facture indique que celle-ci est en cours ou achevée. Elle doit

être rédigée en double exemplaire. La société et le client doivent en conserver chacun un

exemplaire. Elle mentionne également la condition de règlement.

Mémoire de fin d’études

13

3 – Le service technique et logistique :

Il s’occupe de la réception des bons de commandes venant des clients avant qu’ils ne soient

envoyés au service commercial pour facturation. Lors de la réception, ce service fait la

vérification et contrôle si les bons de commandes sont conformes au contrat commercial.

4 – Le service comptabilité :

Ce service s’assure de l’enregistrement des factures seulement après paiement des clients et de
l’archivage des documents.

Les généralités sur le recouvrement des créances nous a permis de savoir beaucoup plus les

principaux acteurs participant à l’opération. Cela nous permet de discerner les différentes

procédures de recouvrement des créances pouvant être appliquées dans l’exécution de

l’opération.

Section 2 : Procédures de recouvrement des créances.

I – Gestion des impayés :

Les impayés constituent en effet l’une des principales causes de défaillances des entreprises.

Aucune catégorie d’entreprise n’est épargnée mais les plus vulnérables sont les petites et les

jeunes entreprises. Une facture impayée perturbe la gestion de l’entreprise. L’impayé n’est pas

pour autant une fatalité.

II – Impact des impayés sur la société :

Certains clients ont pour habitude de ne pas régler en temps et en heure sans pour autant être en

difficulté financière. Or des retards de paiement trop nombreux et trop long peuvent affecter

l’équilibre de la société.

Les impayés ont un impact immédiat sur la gestion de trésorerie de la société et sur le fonds de

roulement.

III – Prévention des impayés :

La prévention des risques d’impayés commence dès la prospection commerciale grâce à l’étude

de solvabilité des prospects et se poursuit par la protection judiciaire lors de la rédaction des
Mémoire de fin d’études

14

conditions générales de ventes et des contrats. Cette prévention ne concerne pas uniquement les

spécialistes financiers. Elle implique notamment les responsables commerciaux.

Afin de prévenir tout risque d’impayé ou de litige avec son client, la société devra

particulièrement soigner la rédaction de :

- ses conditions générales de vente,

- ses propositions commerciales,

- ses factures.

IV – Procédures de recouvrement proprement dit :

Une démarche préventive s’impose pour réduire les risques d’impayés. Si l’Agence ERRE a

pour but de développer sa clientèle et de conquérir de nouveau clients, elle a aussi le devoir de

s’assurer de la solvabilité de ses prospects et d’évaluer les risques.

Afin de réduire les risques d’impayés, des méthodes rigoureuses sont conseillées et à mettre en

place depuis l’approche des prospects, en passant par le traitement des commandes jusqu’au

recouvrement de la facture.

Les différentes mesures de recouvrement :

Face à un client retardataire, il convient d’agir rapidement, mais sans qu’il soit nécessaire

d’aller directement devant le juge. L’utilisation graduée de procédé à l’amiable peut suffire à

déclencher un paiement.
1- Le recouvrement amiable :

Le but de cette démarche est d’obtenir un paiement volontaire du débiteur par la voie de la

négociation et de la conviction. Le créancier envoie donc en général des lettres de rappel de

paiement ou passe des coups de téléphone. Le recouvrement amiable n’est donc en aucun cas

une voie d’action contentieuse mais correspond bien davantage à une phase de règlement pré-

contentieux d’un litige portant sur une somme d’argent.

En effet, c’est très souvent le procédé le moins onéreux dans la mesure où un simple coup de

téléphone ou une simple lettre de rappel peuvent suffire à obtenir le paiement.

Mémoire de fin d’études

15

2- Le recouvrement judiciaire :

Les principales actions en justice ouvertes au créancier sont les suivantes :

a- L’injonction de payer : la procédure d’injonction de payer est une procédure sommaire et

peu coûteuse qui est utilisée lorsque le débiteur ne risque pas de contester la créance. Cette

procédure peu formaliste permet d’obtenir une décision judiciaire sans avoir dû préalablement

appeler le débiteur et sans qu’aucune des parties, créancier ou débiteur, aient eu à comparaître.

b- L’assignation en paiement : est un acte délivré par voie d’huissier permettant au

demandeur de citer son adversaire à comparaître devant le juge. La procédure est ici

contradictoire, moins rapide que l’injonction de payer et doit être utilisée par les créanciers

lorsque leurs créances sont susceptibles d’être contestées par le débiteur.

La créance doit être certaine, liquide et exigible.

 La créance doit être certaine. Cette exigence signifie que la créance doit avoir une

existence actuelle et sûre. Elle trouve son importance en matière de créance

contractuelle.

 La créance doit être liquide. Ce qui signifie que son montant doit pouvoir être évalué.

 La créance doit être exigible c'est-à-dire qu’elle doit être échue. Il n’est pas permis au

créancier de procéder au recouvrement d’une créance à terme ou dont l’exécution est

soumise à condition suspensive.

Section 3 : Généralités sur le contrôle interne

I- Définition :

Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a

pour but d’une part, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information ;

d’autre part l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des

performances.

Mémoire de fin d’études

16

Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de

l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. Cette définition met en évidence deux

aspects fondamentaux du contrôle interne : les aspects comptables et les aspects administratifs.
1- Les aspects comptables :

Ils regroupent toutes les procédures ou particularités qui dans l’organisation de l’entreprise,

favorisent l’établissement de comptes sincères et réguliers. L’influence de ces procédures doit

être sensible tout au long de l’exercice.

Elles doivent en premier lieu favoriser la qualité des travaux journaliers de comptabilisation et

de garantir l’intangibilité des enregistrements comptables et des pièces justificatives. Ensuite,

elles doivent constituer un ensemble de contrôle qui jouent un rôle normalement à la fin de

l’exercice ; il existe en effet un ensemble de procédures qui permet d’arrêter les comptes avec

un maximum de sécurité.

2- Les aspects administratifs :

Ils comprennent l’ensemble des procédures visant à promouvoir l’efficacité de la gestion. Il

regroupe les contrôles qui ne sont pas en relation directe avec la comptabilité ou les aspects

financiers de l’entreprise.

Source : H.F Steller

La prise en considération des aspects administratifs enrichit la notion de contrôle interne, qui

permet un caractère beaucoup plus positif. Le contrôle interne n’a plus pour objectif unique la

prévention ou la détection d’irrégularité ; il doit améliorer l’organisation de l’entreprise. Il ne

doit pas seulement à la direction certaines garanties ; il doit aussi améliorer la rentabilité de

l’entreprise.

II- Objectifs :

Le système de contrôle interne ne doit pas être confondu avec :

 Le contrôle de gestion qui s’analyse comme un ensemble de disposition prise pour

fournir au dirigeant et aux divers responsables des données chiffrées périodiques

Mémoire de fin d’études

17

 Le contrôle budgétaire qui consiste en un système de procédures de rapprochement

périodiques entre prévisions et réalisations, dont la fiabilité dépend largement de la

qualité de contrôle interne ;

 L’audit interne qui est fonction de l’entreprise chargée de la mise en œuvre des

procédures de contrôle interne

 Enfin le contrôle externe qui est une fonction exercée par un professionnel externe à

l’entreprise dans le cadre d’une mission légale ou contractuelle dont l’objectif est la

formulation d’une opinion sur les états financiers.

La phase d’évaluation de contrôle interne permet à l’auditeur d’évaluer les procédures et

systèmes, manuels ou informatisés, utilisés par la société.

Ce deuxième chapitre nous a montré la théorie générale sur le recouvrement des créances qui

nous a permis de connaître en profondeur les mesures de recouvrement à prendre face à un

problème pouvant engendrer des impacts pour la société. Ainsi, nous allons étudier la

procédure actuelle de recouvrement des créances de l’Agence de Publicité ERRE.