I&D - Guide Pratique

COOPERATION GUINEE – UNION EUROPEENNE
PROGRAMME D’ASSISTANCE TECHNIQUE AUPRES DU MATD

Contrat n°2013-335-477
Outils pour l’ingénierie de formation
GUIDE PRATIQUE D’ELABORATION
D’UN PLAN DE RENFORCEMENT DE CAPACITES
POUR LES COLLECTIVITES LOCALES
Version 3 – novembre 2014
Immeuble Santilo, 2ème Etage

Ministère de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation
e-mail : [email protected]
Table des matières
Préambule ………………………………………………………………………………………………………………………………………..3
1 Objectifs du guide............................................................................................................................ 6
2 Présentation générale ..................................................................................................................... 7
2.1 Qu’est-ce qu’un plan de renforcement de capacités (RC) ...................................................... 7
2.2 Plan de renforcement de capacités et ingénierie de formation : les acteurs ......................... 9
2.3 Les étapes d’un plan de RC...................................................................................................... 9
3 Le travail au niveau d’une collectivité ........................................................................................... 11
3.1 La préparation du diagnostic ................................................................................................. 11
3.2 Le travail de diagnostic .......................................................................................................... 12
3.3 La production du projet de plan de RC.................................................................................. 15
3.4 La discussion du projet de RC avec le CC et les partenaires de la collectivité ...................... 18
3.5 La mise en œuvre du plan de RC ........................................................................................... 18
4 La consolidation au niveau préfectoral ......................................................................................... 19
4.1 Le rôle du SPD dans l’animation du processus au niveau préfectoral .................................. 19
4.2 L’analyse et la consolidation des plans de RC ....................................................................... 19
4.3 La mobilisation des ressources humaines et financières et le suivi de la mise en œuvre .... 20
5 La consolidation au niveau régional .............................................................................................. 21
6 Annexes ......................................................................................................................................... 22
AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 1

Sigles et abréviations
AT-MATD : Assistance Technique du Ministère de l’Administration du Territoire et

de la Décentralisation
CC : Conseil Communal
CCL : Code des Collectivités Locales
CL : Collectivité Locale
ONG : Organisation Non Gouvernementale
PAI : Plan Annuel d’Investissement
PDL : Plan de Développement Local
PRC : Plan de Renforcement de Capacités
RC : Renforcement de Capacités
SERACO : Service Régional d’Appui à la décentralisation et de Coordination des

ONG
SG : Secrétaire Général de Commune
SPD : Service Préfectoral de Développement
STD : Service Technique Déconcentré

Préambule
La décentralisation a été consacrée en Guinée comme un moyen pour faire participer les populations
à la gestion publique dans les années 80. Ce qui s’est traduit par un recentrage des rôles de l’Etat en
faveur d’une plus grande participation de ses collectivités locales (CL) dans le processus de leur
développement. Cette décentralisation a enregistré des avancées significatives à travers notamment
l’adoption et la promulgation du Code des Collectivités Locales (CCL), l’élaboration et la validation de
la Lettre de Politique Nationale de Décentralisation et de Développement Local (LPNDDL). Au niveau
local, les avancées se manifestent par la planification du développement local, l’exercice de la
maîtrise d’ouvrage, la mobilisation et la gestion de ressources et la fourniture de services aux
populations. Ces avancées ont été obtenues grâce à l’appui des partenaires au développement et à
l’intervention de projets et programmes comme le Programme d’Appui aux Collectivités Villageoises
(PACVII), le Projet de Développement Local en Guinée (PDLG), le projet Faisons Ensemble, le FSP
« Sortie de crise » et le Programme de Consolidation du Processus de décentralisation (PACPD).
Les stratégies et démarches de renforcement de capacités du PACVII sont axées sur l’encadrement
de proximité, la mise en place et l’appui de différentes structures, ainsi que l’organisation de
plusieurs sessions de formation sur des thématiques diverses et variées. Ce, pour l’apprentissage par
action de l’exercice de la maîtrise d’ouvrage et de la planification locale. Les principaux outils
développés/utilisés pour la mise en œuvre des stratégies ont entre autres, porté sur le guide
harmonisé de planification locale, le guide d’animation et les manuels, dont celui du fonds
d’investissement local.
La stratégie d’encadrement du PACVII a connu une évolution, suite à la capitalisation de ses

expériences et à la valorisation des leçons tirées en matière d’accompagnement des communes
rurales (CR). Cette stratégie vise le renforcement de l’encadrement de proximité. Elle consiste à une
contractualisation directe et sans intermédiaire entre la CR et l’agent de développement local (ADL)
mis en place et payé par le programme d’une part, appuyé par le service préfectoral de
développement (SPD) de l’autre. L’objectif de cette démarche est de favoriser la responsabilisation
de la CR appelée désormais à contractualiser avec l’ADL. Cet agent a pour mandat d’appuyer la
commune à réaliser les activités de mise en œuvre du plan de développement local (PDL) et de jouer
le rôle d’interface avec le PACV2. L’intervention de l’ADL est axée notamment sur : (i) l’appui aux
travaux d’animation et de participation à la mise en œuvre des actions du développement au niveau
local et (ii) la poursuite du renforcement des capacités, d’élaboration et de mise en œuvre des plans
annuels d’investissement (PAI) financés par des ressources internes ou externes.
Pour le PDLG, l’appui conseil de proximité, la formation axée sur l’apprentissage par action, le suivi
formation ont constitué les principales démarches mises en œuvre. A cet effet, les plans d’action de
développement économique local (PADEL), les plans d’action de redressement financier et
institutionnel des collectivités (PARFIC) et le système d’analyse financière et institutionnelle des
collectivités (SAFIC) ont représenté les outils développés. L’introduction du regroupement de
collectivités sous forme de pôles de développement sur la base d’intérêts communs et de
complémentarité économique a constitué un autre élément de l’intervention.
La nouvelle stratégie du PDLG III, confère au développement des capacités, une importance capitale
et en fait un axe stratégique structuré en deux produits, à savoir : (i) la mise en œuvre de la LPN/DDL
a contribué à l’instauration d’un environnement favorable à l’autonomie des collectivités locales et

favorisé l’exercice d’une maîtrise d’ouvrage communale inclusive et (ii) les collectivités locales
conçoivent et gèrent le développement local de manière inclusive dans un environnement favorable
au développement humain. Il s’agit de renforcer l’exercice de la maîtrise d’ouvrage communale et du
développement local. L’appui doit permettre aux communes d’assurer la prise en charge progressive
de défis et d’enjeux peu intégrés dans les actions locales sous maîtrise d’ouvrage communale comme
la dimension genre, les droits humains, le développement économique local, la sécurité alimentaire,
la prévention et la gestion des conflits, le changement climatique et la gestion des ressources
naturelles.
Le projet Faisons Ensemble a bâti sa démarche de renforcement de capacités sur l’approche du faire
faire qui a consisté notamment à : (i) l’appui de proximité ; (ii) la vulgarisation de politiques et
pratiques de bonne gouvernance ; (iii) la dissémination progressive et l’adaptation d’expériences à
d’autres collectivités ; (iv) les échanges d’expériences entre collectivités (Partage de Pratiques
Prometteuses).
L’opérationnalisation de la collaboration avec les collectivités phares a été formalisée à travers un

protocole de partenariat signé également par le MATD. Le partenariat a été axé essentiellement sur
les appuis conseils et le renforcement de capacités des élus, des cadres des services techniques et
des représentants de la société civile, du secteur privé, des médias,…Au titre des obligations, les
collectivités s’engagent, entre autres, à la tenue régulière de sessions communales publiques, à
l’élaboration participative de PDL , au respect de la nomenclature budgétaire, à la réalisation
d’investissements dans les secteurs prioritaires, à la lutte contre la corruption, à la mise en œuvre
d’une stratégie de mobilisation des ressources financières.
Les outils développés en matière de renforcement des communes ont, entre autres, porté sur
l’élaboration des plans d’amélioration de performances de la commune (PAPC), de guides (élus
locaux, PDL, structures et gestion des organisations de la société civile), d’affiches, de brochures et
de manuels d’alphabétisation et de modules de formation. L’évaluation du niveau de performance a
été faite à partir d’un diagnostic basé sur 7 fonctions : (i) la planification ; (ii) la gestion des projets ;
(iii) le développement institutionnel ; (iv) les finances ; (v) la prestation de services ; (vi) le
développement économique local et (vii) les relations extérieures.
Le PACPD a pour sa part contribué sur des outils plus transversaux et l’appui au pilotage du processus
de décentralisation en s’appuyant et valorisant les acquis des autres programmes et en proposant
des instruments complémentaires. On pensera à l’appui à l’élaboration de la LPN-DDL, à la
conception du mécanisme de financement FDL, à la conception des plans de décentralisation et de
déconcentration, à la stratégie de formation et de renforcement de capacités, aux travaux sur les
plans d’amélioration du niveau de services….
Ces différents projets et programmes ont donc accompagné la mise en œuvre des actions de
développement local, allant dans le sens de la participation et de la responsabilisation des
collectivités locales au processus de planification et de gestion de leurs affaires. Ces interventions ont
certes, favorisé l’obtention de résultats ayant conduit à des impacts. Cependant, le faible niveau de
prise en compte du renforcement de capacités et le déficit de cohérence entre les actions continuent
de limiter l’accomplissement des missions et l’exercice des compétences dévolues aux collectivités
locales. C’est pourquoi la LPN-DDL a accordé une place de choix au renforcement des capacités des
communes et des STD. Ce renforcement de capacités, au-delà des sessions de formation, embrasse

les prises de décisions, l’acquisition d’équipements de travail, le perfectionnement et
l’accompagnement.
La production du présent guide s’inscrit dans ce contexte. Il a été inspiré et produit sur la base des
résultats et acquis des interventions des projets et programmes dans le but de doter les communes
d’un outil de diagnostic institutionnel des besoins en matière de renforcement de capacités. C’est
donc un complément du guide méthodologique d’élaboration et de mise en œuvre d’un PDL.

1 Objectifs du guide
L’objectif du guide est de mettre à la disposition des Collectivités Locales et de l’ensemble des
acteurs du développement local, un outil pratique et simple pour l’identification et la mise en œuvre
des actions de renforcement de capacités.
De manière plus spécifique, ce GUIDE a pour but de :

- Identifier les déficits de capacités individuelles des acteurs de la Collectivité
- Analyser les déficits liés à l’exercice des compétences
- Définir un plan de renforcement de capacités individuelles et institutionnelles de la
Collectivité
Ce guide vient en complément du guide méthodologique d’élaboration du plan de développement

local (PDL) dans la mesure où le plan de renforcement de capacités (RC) constitue un volet du PDL.
Chaque PDL devrait intégrer un volet de renforcement de capacités. Ce qui va au-delà d’un simple
listing d’actions de formation pour embrasser toute une série de décisions à prendre, de formations
– actions à réaliser et de mesures d’accompagnement à apporter conformément aux résultats du
diagnostic.
L’exercice d’élaboration de plan de RC peut aussi amener la collectivité à revoir ses objectifs
sectoriels pour revenir à des objectifs plus réalistes. Une actualisation du PDL peut être une des
mesures qui découle du plan de RC.
Enfin, ce guide reste un outil à faire évoluer. Il est la première version produite pour réaliser le travail
de conception et de mise en œuvre des plans de RC. De par son utilisation, la conception et la mise
en œuvre des premiers plans de RC permettront d’améliorer le guide, y compris la démarche
proposée et les outils utilisés. A cet effet, les remarques, les critiques et surtout les suggestions
d’amélioration sont les bienvenues.

2 Présentation générale
2.1 Qu’est-ce qu’un plan de renforcement de capacités (RC)
Le Plan de renforcement de capacités est un instrument de la Collectivité locale structuré en un

document qui comporte (i) les déficits individuels et institutionnels liés à l’exercice des compétences
et (ii) les actions à mettre en œuvre pour lever ces déficits et permettre à la Collectivité locale
accomplir à bon escient ses missions.
La finalité d’un plan de RC : lever des déficits pour permettre à l’institution d’atteindre ses objectifs
La « capacité institutionnelle » d’une organisation correspond à son niveau de capacité d’atteindre

les objectifs qu’elle s’est fixée. Dans le cadre d’une institution publique comme une collectivité, la
capacité recherchée est la capacité nécessaire pour délivrer un niveau de service de qualité aux
habitants de cette collectivité. Plusieurs éléments vont influer directement sur cette capacité,
éléments qui peuvent être classés en trois grands groupes :
- L’environnement (on peut aussi parler du système) dans lequel intervient la collectivité, avec
les éléments suivants qui influent sur son action :
o la gouvernance générale dans le secteur,
o le partage de responsabilités entre les acteurs et les modalités de travail en commun
(relations interinstitutionnelles),
o les textes législatifs et réglementaires,
- L’organisation et le fonctionnement de la collectivité avec les éléments suivants :
o la gouvernance au sein de la collectivité,
o la fonctionnalité des organes,
o l’organisation interne et le partage des responsabilités en interne,
o les procédures de travail, outils et méthodes utilisées,
o les ressources financières et matérielles,
o les ressources humaines (RH) et la gestion de ces RH
- Les capacités individuelles au sein de la collectivité avec les éléments suivants par agent /
intervenant :
o l'information sur la tâche (ce qui est demandé à l'agent de faire, comment et avec
qui)
o la connaissance acquise par l'agent (pas dans l'absolu mais en rapport avec les
besoins de la tâche)
o le savoir-faire de l'agent (en rapport avec la tâche).
Améliorer la capacité d’une collectivité revient à définir sur quels éléments il est nécessaire et
possible d’influer et par quel moyen afin d’améliorer le niveau de services délivrés.
Pour déterminer sur quels éléments il est nécessaire d’agir, un diagnostic doit être posé pour
identifier ce qu’il convient d’appeler les déficits de capacité. Ce diagnostic, pour être efficace et
précis, doit prendre en compte quatre principes :

(i) on opère non pas de manière générale mais par rapport à des fonctions précises que
l’institution doit assumer,
(ii) on réalise les analyses en lien avec des objectifs à atteindre par la collectivité,
(iii) on ne se contente pas de décrire un problème mais on cherche à en déterminer la cause. La

connaissance de l’origine de ce déficit permettra de bien cibler sur quel(s) élément(s) il faut
agir,
(iv) on apprécie sa gravité pour comprendre à quel point il empêche ou freine l’exécution d’une
activité ou diminue la performance de la collectivité, notamment en matière de fourniture de
services.
Le contenu d’un plan de RC doit comporter des actions faisables et réalistes à mettre en œuvre.
Réaliser un diagnostic est une étape indispensable mais non suffisante pour la définition d’un plan de
RC. Le diagnostic, permet certes la mise en évidence de nombreux déficits. Or la collectivité ne
dispose certainement pas de moyens de les résoudre tous et certains déficits peuvent échapper à sa
seule intervention. De plus le niveau de gravité de chaque déficit est différent.
Ainsi, la principale difficulté pour l’élaboration d’un plan de RC sera de sélectionner et de prioriser les
actions qui auront une influence directe sur la performance de la collectivité et qui sont faisables en
tenant compte des contraintes de ressources.
Il apparaît qu’un plan de RC n’est donc pas uniquement l’ensemble des actions de formation qui
touchent seulement les compétences individuelles. Un plan de renforcement de capacités combine
les différentes actions possibles nécessaires pour lever et limiter les déficits identifiés.
Dans le cadre d’une collectivité, ces différentes actions peuvent être classées en six rubriques :
1. les décisions et mesures à prendre : il s’agit ici de décisions ou de mesures que la commune
peut prendre directement en interne (dans le respect des textes en vigueur). L’expérience
montre que près d’un tiers des mesures efficaces de renforcement de capacité concernent
cette rubrique. Ces décisions traduisent la volonté des instances dirigeantes de la collectivité
de mieux faire,
2. les équipements à acquérir : cette rubrique concerne les aspects matériels destinés à
l’amélioration des méthodes et conditions de travail,
3. l’affectation de ressources à prévoir : définir les moyens additionnels indispensables à
mobiliser pour la mise en œuvre efficace des actions,
4. l’accompagnement à mobiliser : le véritable apprentissage s’opère sur le terrain en
accompagnant une personne dans l’exercice de ses tâches. Cette rubrique peut à l’image de
celle relative aux décisions et mesures à prendre, produire des effets importants,
5. les formations à effectuer : il s’agit de mettre à niveau, de perfectionner les agents et élus de
la collectivité. Mais pour qu’une formation soit efficace il faut se garder de modules trop
généralistes et non adaptés aux besoins spécifiques de la personne concernée.
6. les autres actions : c’est une rubrique ouverte pour d’autres actions qui ne rentreraient pas
dans les rubriques précédentes.

Le plan RC est élaboré dans un processus mobilisant la collectivité mais aussi les autres acteurs
collaborant avec les collectivités, dont l’administration territoriale, et s’appuyant sur l’utilisation
d’une boîte à outils de diagnostic et de synthèse des déficits aboutissant au choix des actions à
entreprendre.
2.2 Plan de renforcement de capacités et ingénierie de formation : les acteurs
L’élaboration des plans de renforcement de capacités s’inscrit dans une démarche à deux niveaux :
- Le premier niveau concerne la collectivité elle-même, qui élabore et met en œuvre son
propre plan de RC en fonction de ses priorités et de ses moyens,
- Le deuxième niveau concerne le dispositif d’ingénierie de formation et d’accompagnement
des collectivités en cours de mise en place par le MATD. Ce dispositif n’a pas pour but de se
substituer aux collectivités mais de les accompagner.
Ce dispositif s’appuie sur des équipes d’ingénierie de formation et d’accompagnement des

collectivités avec :
- Au niveau préfectoral, c’est-à-dire le niveau opérationnel, le Service Préfectoral de

Développement (SPD) est la cheville ouvrière du dispositif, qui est en mesure : (i)
d’accompagner les collectivités dans l’élaboration de leurs plans de RC et de (ii) consolider
ces plans pour dégager des actions à mutualiser au niveau préfectoral et rechercher les
ressources nécessaires (humaines et financières) pour accompagner la mise en œuvre de ces
plans.
- Au niveau régional une équipe d’ingénierie de formation et d’accompagnement des
collectivités est en mesure d’encadrer le niveau préfectoral SPD, d’aider à la conception des
plans au niveau préfectoral et de les consolider au niveau régional, toujours dans un esprit
de mutualisation de certaines actions. C’est le Service Régional d’Appui à la décentralisation
et à la Coordination des ONG (SERACO) qui intervient à ce niveau, il veille aussi à la
cohérence et à la qualité des plans, pour ce faire il s’appuie :
o sur un noyau de personnes ressources compétentes en la matière pour constituer
cette équipe d’ingénierie de formation (personnes de l’administration, des
collectivités, de programmes ou Organisations Non Gouvernementales : ONG)
o sur un réseau de formateurs / spécialistes pour l’accompagnement,
o sur un centre de formation déconcentré, au niveau des grandes régions naturelles
pour disposer, quand besoin, des infrastructures nécessaires.
Ce niveau régional a un rôle d’impulsion et d’animation des travaux des SPD en la matière.
- Au niveau central, une équipe restreinte qui travaille sur l’appui aux équipes régionales, les
outils et méthodes, la mobilisation des financements, une coordination et un suivi de la
cohérence des interventions et de leur qualité. C’est un niveau de conception et de
supervision.
2.3 Les étapes d’un plan de RC
Dans la logique qui vient d’être décrite, l’élaboration et l’exécution d’un plan de RC suivent plusieurs
étapes :

- le travail de diagnostic et de conception au niveau de la collectivité
- une consolidation au niveau préfectoral pour la mutualisation de certaines actions
- une consolidation au niveau régional toujours dans l’esprit de la mutualisation et de la
synergie d’actions
- la mise en œuvre et le suivi
Le travail de diagnostic et de conception au niveau de la collectivité
Ce travail incombe entièrement à la Collectivité qui élabore son plan de RC. Elle peut recevoir l’appui
du SPD ou d’autres personnes ressources pour l’aider à le concevoir puis à la mettre en œuvre. Elle
doit rester maître des décisions à prendre et des priorités du plan de RC.
Une consolidation au niveau préfectoral
Les SPD apporteront des appuis aux collectivités pour l’élaboration des plans de RC. Aussi, ils
procéderont à une analyse des Plans de RC des collectivités et à leur agrégation. Cette agrégation ne
concerne que les actions qui pourraient être mutualisées entre les collectivités de la préfecture et/ou
appuyées d’une manière où d’une autre par le dispositif d’ingénierie de formation et
d’accompagnement. On obtiendra alors un plan de RC de niveau préfectoral qui contient les actions
mutualisées dans le but de programmer et de mettre en œuvre ces actions inter communales et des
actions ciblées du niveau préfectoral vers chacune des collectivités pour apporter des réponses à des
aspects spécifiques que ne peuvent prendre en charge ces collectivités. Ainsi, ce plan ne constitue
pas une somme des plans communaux de la préfecture mais juste ce qui sera traité par le niveau
préfectoral.
Une consolidation au niveau régional
Il en va de même pour le niveau régional qui agrège les plans de RC de niveau préfectoral pour les
actions qui relèveront de ce niveau régional. On obtiendra un plan de RC de niveau régional.
La mise en œuvre et le suivi
Chaque acteur (Collectivité, SPD et SERACO) suit la mise en œuvre du plan de RC de sa responsabilité.
Des rencontres régulières organisées au niveau préfectoral permettent de faire un point de la mise
en œuvre avec les collectivités. Dans l’optique de procéder à des ajustements quand nécessaire et
surtout d’échanger sur les pratiques.
Le niveau régional est convié à participer à ces rencontres. Aussi, il peut prendre des initiatives pour
favoriser les échanges de pratiques entre les collectivités et les SPD des différentes préfectures et
assurer une supervision d’ensemble.
A noter qu’il n’y a pas de « programme national » de renforcement de capacité qui serait une
agrégation des plans régionaux, mais des réponses apportées par le niveau national pour aider la
mise en œuvre des plans agrégés de RC aux niveaux régional, préfectoral et éventuellement des
plans communaux de RC.
Le chapitre suivant détaille sur le plan opérationnel chaque étape. La partie de mise en œuvre et de
suivi est intégrée au niveau de la partie relative à chaque acteur pour ce qui le concerne (collectivité,
SPD, SERACO.)

3 Le travail au niveau d’une collectivité
3.1 La préparation du diagnostic
Il convient de rappeler que le plan de RC d’une collectivité est SON plan de RC. Il doit être conçu par
elle avec, quand nécessaire, un appui externe. Il doit être discuté par les parties prenantes de la
collectivité : Exécutif, Conseil communal, SG, personnel de la CL et des services techniques
déconcentrés (STD) et Organisations locales de la société civile.
Il ne s’agit donc pas d’imposer un plan de RC mais de disposer d’un plan de RC voulu et approprié
par la CL. La CL doit rester maître de toutes les étapes de conception et de mise en œuvre de son
propre plan de RC.
Faut-il en outre rappeler qu’un plan de RC est évolutif et doit s’adapter aux besoins et aux capacités
de la CL. Rien ne sert de faire un plan de RC idéaliste dont on sait pertinemment qu’il ne pourra être
mis en œuvre. Il est préférable de disposer un plan de RC limité à 3 ou 4 actions précises et qui sont
importantes pour la CL, actions qui pourront être mises en œuvre et dont les résultats donneront
envie à la CL de poursuivre dans cette voie, que de dresser une longue liste d’actions qui ne seront
pas réalisées.
Dans le cadre de l’application d’une décision prise par le Conseil Communal (CC), la préparation
s’opère ainsi :
- Sollicitation d’un appui du SPD par l’autorité exécutive locale,

- Prise de contact avec le maire et le SG pour une rencontre sur la question du RC,
- Organisation d’une réunion sur cette question entre un membre du SPD, l’exécutif de la
commune, le SG sur les initiatives déjà prises par la commune et son intérêt pour la
démarche et la formalisation d’un plan de RC,
- En cas d’intérêt de la commune, la préparation est poursuivie par :
o la discussion approfondie sur la démarche et son adaptation aux besoins de la

commune,
o la définition d’un plan de travail et d’un chronogramme,
o la désignation au sein de la commune d’un responsable pour piloter le travail et
rendre compte à l’exécutif (il peut s’agir d’un élu, du SG ou d’une autre personne
désignée par la commune),
o la communication de la liste des documents à collecter (voire fiche annexe 1),
o la mise à disposition des documents supports à remplir (voire formulaire sur le profil,
les formations reçues, les freins à l’exercice de ses activités, les formations
souhaitées) pour la prochaine étape,
o la demande à la commune de préparer un tableau par secteur de ce qui était prévu
dans le cadre du PDL et de ce qui a été réalisé.

3.2 Le travail de diagnostic
Quand la commune est prête, elle adresse un courrier au responsable du SPD pour confirmer ou
amender le programme de travail en s’étant assurer de la disponibilité des personnes et des
documents.
Le travail de diagnostic s’opère de la manière suivante : (i) faire l’examen des documents ; (ii)
organiser des entretiens individuels avec les responsables et agents de la commune ; (iii) réaliser des
entretiens avec les partenaires locaux de la commune et (iv) organiser un focus groupe avec tous les
acteurs
3.2.1 Examen des documents
Il s’agit de voir, pour les différents documents que la commune doit tenir, si :
- Ces documents existent,

- Ces documents sont tenus et à jour (date dernier remplissage),
- Ces documents sont remplis comme il se doit avec les mentions nécessaires.
L’examen préalable des documents peut favoriser l’identification de questions à aborder ou à

approfondir lors des entretiens individuels. Ces informations permettent de remplir le tableau de la
fiche de l’annexe 1.
3.2.2 Entretiens individuels avec les responsables et agents de la commune et focus groupe
Entretiens individuels
Une personne ressource externe de préférence, pour gage d’impartialité et de recul suffisant,
rencontre à tour de rôle les principaux responsables et agents de la commune, à savoir le Maire, un
Maire adjoint, un autre élu, le SG, le Receveur, le responsable de l’état civil, ainsi que le Chef service
financier, le Chef service administratif, le Chef service technique au niveau des communes urbaines.
Ces entretiens s’appuient sur des fiches d’évaluation liées aux responsabilités que la personne
interviewée doit assurer du fait de son poste (voir annexe 3).
L’entretien vise à chercher avec l’intéressé(e) à identifier les limites et leurs causes qu’il rencontre
dans l’exercice au quotidien de ses fonctions.
Est-ce un problème de manque de connaissance, de formation de base sur un domaine particulier,

de mise à niveau ? Est-il prêt à se perfectionner sur certaines questions ? Est-ce qu’il rencontre des
problèmes de moyens ? Est-ce aussi des problèmes d’outils et de méthodes, de mauvais partage de
responsabilités…. ?
Pour mener ces entretiens, deux possibilités s’offrent :
(i) soit la personne reçoit le questionnaire avant l’entretien, s’en imprègne et note les points qu’il
maîtrise ou non, ainsi, l’entretien permet de confirmer ou d’amender les réponses en vérifiant le
niveau de connaissance de la personne et de maîtrise du sujet abordé,
(ii) soit les questions sont directement abordées au cours de l’entretien.

Dans l’un ou l’autre des cas, il est néanmoins nécessaire que la personne dispose d’un questionnaire
/ formulaire (annexe 2 fiche de description des postes) avant afin de remplir les parties
générales relatives à (i) son profil ; (ii) aux formations déjà reçues ; (iii) aux freins à l’exercice de ses
activités et (iv) aux formations souhaitées. L’entretien permet de compléter et d’approfondir ces
informations.
Il est recommandé de réaliser l’entretien au bureau de la personne interviewée, sans interruption et

pour une durée définie et connue à l’avance (entre 30 minutes et 1 heure).
Entretiens avec les partenaires locaux de la commune
Pour bien cerner les besoins de la commune en termes de renforcement de capacité, il est
recommandé de rencontrer ses partenaires qui travaillent au « quotidien » avec elle. Les
informations recueillies seront croisées avec celles résultant des entretiens avec les élus et le
personnel communal. Il est préconisé de rencontrer à ce sujet :
- Le sous-préfet,
- Le responsable du centre de santé de base,
- Le(s) responsable(s) des délégations scolaires locales,
- Des associations ou ONG.
Les entretiens (réalisés à l’aide du guide contenu dans l’annexe 4) porteront sur leurs liens de travail
avec la collectivité et les difficultés qu’ils rencontrent dans ce cadre. Des questions ouvertes
permettront ensuite de prendre leur avis de manière plus générale sur le dynamisme de la CL, la
gouvernance, le niveau de service apporté…
Focus groupe
Cet entretien en groupe concerne, en plus des responsables et agents interviewés de manière
individuelle, les gestionnaires des équipements marchands, les représentants d’organisations locales
de la société civile (associations de parents d’élèves et amis de l’école, comités de santé et d’hygiène,
comités points d’eau), ainsi que les STD.
L’entretien portera sur la « performance de la commune » (voir annexe 5). Il est organisé sur la base
d’un guide d’entretien qui aborde les principaux domaines d’intervention de la commune et de son
fonctionnement. Il s’agit à travers ces questions d’apprécier l’intervention de la commune, domaine
par domaine, et de faire ressortir les facteurs qui limitent la capacité de la commune. La discussion
doit permettre aux participants de bien comprendre la cause ou l’origine des déficits ou des
problèmes identifiés. Si l’origine des problèmes est bien ciblée, il sera plus facile de définir la solution
à apporter pour résoudre ou au moins minimiser ce problème (tous les problèmes ne peuvent être
résolus).
Cet entretien en groupe sera le plus long et qualitativement important, en lui-même il est déjà un
élément de renforcement de capacité ! Il faut prévoir un entretien de 3 à 4 heures. Il est
recommandé à l’issue de cet entretien de faire une petite synthèse des points saillants qui sont
ressortis. Pour cela, n’hésitez pas dans votre carnet de notes à souligner / entourer au cours de la
discussion les points critiques au fur et à mesure. Lorsque vous aborder un thème sectoriel pour

lequel des usagers sont présents, commencer par leur donner la parole, ils orienteront les débats sur
des préoccupations concrètes.
Lorsque les questions sectorielles sont abordées (santé, éducation, hydraulique, environnement,
routes, assainissement, équipements marchands notamment), il sera nécessaire de disposer au
préalable de la partie du PDL concernant ces secteurs et de disposer de quelques données clés. Ce
qui permet d’orienter la discussion sur ce qui était prévu d’être fait par la commune dans ce secteur
en termes d’amélioration du niveau de service et ce qui a été effectivement réalisés.
3.2.3 Examen des ressources de la collectivité
En plus des entretiens, le travail de diagnostic doit toucher les aspects liés aux ressources financières,
aux ressources humaines et au patrimoine de la Collectivité.
Ressources financières de la collectivité
Il s’agit d’examiner l’évolution des recettes et des dépenses de la commune au cours des trois
dernières années. Il est attendu un tableau sur les principaux postes de recettes et de dépenses afin
de comprendre les évolutions et les marges de manœuvre existantes pour la commune, notamment
pour les recettes. Le diagnostic vérifiera les initiatives prises et leurs résultats. Un accent sera mis sur
les gisements de ressources pas ou peu exploités.
Des postes de dépenses principaux à observer concernent : les dépenses du personnel, les
indemnités des élus, les dépenses de déplacements, d’entretien, d’intervention par secteur. Les
autres postes élevés seront également analysés.
Ressources humaines de la collectivité
L’analyse porte, à travers un tableau sur la connaissance de l’existant et le niveau des cadres et
agents employés ainsi que des postes non pourvus. Le tableau doit aussi faire apparaître, hors
personnel de la collectivité, le receveur communal afin de savoir si le poste est pourvu (et aussi si la
personne est effectivement à son poste). Enfin, le tableau aidera à définir les priorités de
recrutement lorsque les ressources de la collectivité le permettront.
Gestion du patrimoine de la collectivité
A ce niveau, l’existence d’un inventaire du patrimoine de la commune, terrains, bâtiments mais aussi
mobiliers et autres équipements sera vérifié. Cette vérification touchera l’allocation des ressources
pour l’entretien de ce patrimoine, ainsi que l’existence d’un plan d’entretien.

3.3 La production du projet de plan de RC
La production du projet de plan se réalise en deux étapes : la première est consacrée à la synthèse
des déficits à lever et la seconde aux actions à prévoir et à inscrire dans le plan de RC.
Synthèse des déficits à lever
L’exploitation des notes d’entretien et des formulaires va permettre de prendre du recul et

d’identifier pour chaque domaine ou grande fonction transversale les déficits à lever. A cet effet,
deux matrices sont proposées pour reporter et classifier de manière simple les problèmes à lever.
La première matrice (annexe 6) vise à croiser les domaines / fonctions avec les catégories de déficits.
Ces catégories sont au nombre de 5 :
- les relations interinstitutionnelles et textes : cette catégorie concerne les déficits liés aux
rapports avec d’autres acteurs (comme la tutelle, le service des impôts…) qui peuvent être
dus à un mauvais partage des fonctions entre acteurs, des interprétations différentes des
textes, l’absence de mécanisme de concertation ou de travail en commun, l’inadéquation
d’un texte…
- l’organisation interne (dont mode management) : cette catégorie concerne l’organisation
interne, la répartition interne des responsabilités et la fonctionnalité des organes de la
collectivité, elle intègre aussi le mode de management et gouvernance au sein de celle-ci
- les méthodes, outils, manuels, procédures : cette catégorie de déficits regroupe tout ce qui
a trait aux méthodes et outils de travail. Par exemple l’absence d’un manuel de procédures
administratif ou son besoin d’actualisation rentre dans cette catégorie. L’absence d’une
démarche de travail sur les questions de santé de base peut aussi être placée dans cette
catégorie.
- les ressources matérielles: cette catégorie regroupe des problèmes liés à l’absence d’un
équipement qui bloque ou freine de manière importante la réalisation d’une activité
(exemples : groupe électrogène pour de grandes communes urbaines qui connaissent des
délestages fréquents, postes informatiques pour certaines directions).
- les ressources financières: cela concerne les ressources allouées par direction ou fonction,
c’est un problème récurrent à toutes les communes. Il s’agit donc ici de cibler précisément
les activités qui sont indispensables et bloquées à cause de ce facteur et d’être réaliste.
- les ressources humaines (dont adéquation profil/poste) : cette catégorie prend en compte
les besoins prioritaires non satisfaits en terme de postes et d’adéquation du profil avec le
poste (la personne affectée a-t-elle les pré-requis nécessaires ?). On signale en outre s’il
existe un besoin de mise à niveau ou de formation des agents concernés, sans rentrer dans le
détail qui sera repris dans la deuxième matrice.
Ces catégories pourraient être plus détaillées, mais il est recherché un outil facilement utilisable et
compréhensible pour les communes. Ce qui importe, c’est que le déficit soit clairement exprimé. Il
est aussi recommandé de noter la gravité du déficit. Par exemple D1 signifie déficit majeur à
résoudre en priorité car il bloque la réalisation d’une activité ; D2 : déficit moyen qui, sans bloquer
l’activité, freine et limite le niveau de résultat et D3 : déficit secondaire dont la résolution améliorera

la performance de la collectivité. Cette classification facilitera les arbitrages à venir du fait que la
collectivité ne pourra tout résoudre.
La deuxième matrice est consacrée aux besoins individuels de renforcement de capacités (annexe 7).
Elle présente pour le maire et ses adjoints, pour le groupe des élus et pour chaque poste clés pris
individuellement :
- le constat des faiblesses à lever

- les besoins de renforcement de capacités en distinguant s’il s’agit d’un besoin en :
o formation base,
o mise à niveau,
o perfectionnement,
o accompagnement,
o autres.
Cette distinction est importante pour bien cibler les appuis et types de formation à donner. Ce serait
une erreur de considérer les formations standards comme la solution sans distinction du niveau et
des besoins. A noter que l’accompagnement sera souvent nécessaire en complément à une
formation en salle.
La synthèse des déficits, à travers les deux matrices ci-dessus présentées, est capitale pour
l’élaboration d’un plan de RC. Ainsi, l’idéal est d’élaborer ces matrices avec le SG et/ou une autre
personne désignée par le maire au début du processus. Une fois ces deux matrices élaborées, elles
sont discutées avec le SG et le maire et d’autres personnes que le maire jugerait utile.
Suite à la discussion collective et à l’amendement participatif de ces matrices, le processus de

conception du projet de RC peut avancer, sachant que les déficits ont bien été identifiés et priorisés.
Actions à prévoir et à inscrire dans le plan de RC
Le plan est structuré (i) par thématique axée sur l’exercice des compétences (comme la
fonctionnalité des organes, la gestion des ressources, les soins de santé primaire ….) et (ii) par type
d’action à prendre pour chaque thématique (cf. ci-dessous).
Il convient de rappeler que, le contenu d’un plan de RC n’est pas limité à des actions de formation. Il
ne s’agit pas simplement de rehausser les compétences individuelles mais de prendre en compte les
différents facteurs qui limitent la capacité institutionnelle dont les compétences individuelles.
Pour ce faire, les actions du plan de RC distinguent :
- les décisions, mesures à prendre par la collectivité elle-même en interne. Il peut s’agir à titre
d’exemples d’une décision relative à l’élaboration d’un règlement intérieur ou l’actualisation
d’une manuel de procédures ; ou encore d’une démarche à avoir auprès de la tutelle…
- les équipements à acquérir par la collectivité et cela doit toucher l’obtention ou le
remplacement d’équipements prioritaires
- l’affectation de ressources à prévoir pour permettre à la collectivité de définir les
affectations budgétaires à faire et/ou dépenses prioritaires à concéder

- l’accompagnement à mobiliser pour aller au-delà de la formation en salle, et accompagner
sur le terrain un agent dans l’exercice de ses fonctions, ce qui sera le meilleur moyen de le
former et de lui transmettre un savoir-faire
- les formations à effectuer portent sur les formations nécessaires par thématique et par
public, sachant que le détail sera donné dans un tableau complémentaire
- les autres actions seront définies en fonction des besoins
- les observations pour donner des informations complémentaires relatives à ce bloc de
mesures ; mentionner par exemple, une action donnée prise en compte dans le cadre d’une
intervention d’un partenaire au niveau de la collectivité.
Le plan de RC comporte une gamme variée d’actions, de sorte que tout ne peut être fait en même
temps et avec le même niveau de priorité. Aussi, il est proposé d’établir un niveau de priorité dans
les actions :
 Priorité 1 : action à réaliser au plus vite,

 Priorité 2 : à mener dans un deuxième temps après les actions de niveau 1,
 Priorité 3 : à réaliser dans un troisième temps après les actions du niveau 2.
Il est à noter que plusieurs actions peuvent être considérées de même niveau, mais les actions de
niveau 1 seront les plus urgentes et des préalables aux autres. Lors des arbitrages à faire, les actions
qui se référeront aux déficits considérés comme majeurs (D1) seront privilégiées.
Les actions du plan de RC sont présentées dans un tableau permettant de visualiser, outre l’action, la
période de mise en œuvre, le responsable, le coût et le suivi de la mise en œuvre (voir annexe 8).
Concernant le coût estimé, il importe de préciser s’il sera financé ou cofinancé sur le budget de la
collectivité, sur celui de partenaires déjà identifiés (programmes en cours) ou si les financements
sont à rechercher. Il est recommandé d’estimer le coût même si l’estimation est grossière. Ceci
permettra à la collectivité de faire un choix des priorités en tenant compte des coûts induits.
Ce tableau est complété par un tableau des «form-actions » à réaliser (voir annexe 9). Ce tableau
donne par thématique les formations et accompagnement à réaliser. Il est indiqué :
- le nombre de personnes à former / appuyer

- la durée de la formation en jour ou demi-journée (estimée, à ce stade elle peut ne pas être
connue avec exactitude)
- le type de formation qui distingue :
o une formation de base à donner pour des personnes ne connaissant pas le domaine,
o une mise à niveau des connaissances pour des personnes intervenant régulièrement
sur le sujet mais dont les connaissances de base sont à actualiser,
o un approfondissement pour des cadres devant maîtriser une question donnée.
- le public cible concerné
- la période souhaitée, prenant en compte le degré de priorité
- les intervenants identifiés, s’il y a lieu, ou à rechercher.

Lors de l’élaboration de ce tableau « form-actions », il faut se garder de se référer à un catalogue
de formations existantes, mais chercher à préciser les besoins réels et précis des agents ou élus.
Enfin, le plan de RC doit être élaboré par la personne désignée par le maire pour mener ce
processus en interne avec l’appui du SPD ou autre personne ressource.
3.4 La discussion du projet de RC avec le CC et les partenaires de la collectivité
Lorsque la collectivité dispose de son projet de plan de renforcement capacité composé d’un tableau
synthétisant les actions à réaliser ainsi que le déroulement dans le temps et le coût estimatif, il doit
être soumis à des séances de présentation, partage, amendement et d’adoption.
Dans un premier temps, une séance a lieu avec l’exécutif, le SG et les principaux responsables de la
collectivité. Ce projet est analysé en détail et amendé. Les analyses portent sur le bienfondé des
mesures proposées, leurs coûts et la nécessaire priorisation.
La faiblesse des ressources mobilisables sur le budget de la commune et en externe appelle à une
sélection rigoureuse des actions à retenir en fonction de leurs effets attendus sur le fonctionnement
de la collectivité, la mobilisation des ressources et l’amélioration du niveau de service.
Suite à cette première analyse, la collectivité peut approcher ses différents partenaires et/ou
programmes en cours sur la région ainsi que les services déconcentrés du MATD (SPD) et
l’association des collectivités de Guinée afin de voir si certaines actions pourraient s’intégrer dans
des programmes en cours ou prévus ou pourraient être cofinancées. Le SPD et le SERACO de la
région pourront apporter des informations utiles à ce niveau et faire jouer la mutualisation des
actions entre collectivités. Ces informations seront nécessaires pour aider la collectivité à faire sa
priorisation notamment en termes d’affectation de ressources sur le plan de RC.
Enfin, le projet de plan de RC, amendé pour tenir compte des opportunités d’appui existantes, est à
soumettre au Conseil Communal. Il revient donc au Maire de le présenter au Conseil afin d’amender
et/ou valider les choix. Si ce plan a une incidence sur le budget, une décision modificative du budget
peut être prise en même temps. Les actions non finançables cette année, mais nécessaires, sont
reportées à l’année suivante.
3.5 La mise en œuvre du plan de RC
La mise en œuvre du plan de RC revient normalement au SG, sauf décision différente du Maire. Le
Maire désignera un de ses adjoints pour suivre la bonne mise en œuvre du plan de RC et appuyer le
SG.
Un point mensuel sera fait par le SG à l’exécutif (Maire et adjoints) afin de prendre les mesures
d’ajustement nécessaires lors de toute mise en œuvre. Un état de cette mise en œuvre sera fait à
chaque réunion du CC. Il sera présenté le niveau d’exécution, les explications des avancées et des
retards ainsi que les mesures d’ajustement prises. Si le CC le juge nécessaire, il pourra demander au
Maire de procéder à des modifications du plan, notamment en termes de priorités.

Le tableau du plan de RC sera mis à jour mensuellement avec le niveau d’exécution de chaque action.
La dernière colonne du plan est prévue à cet effet.
4 La consolidation au niveau préfectoral
4.1 Le rôle du SPD dans l’animation du processus au niveau préfectoral
Le SPD occupe une place stratégique dans l’accompagnement des Collectivités. Ce SPD est au cœur
du dispositif d’ingénierie de formation et d’accompagnement des collectivités. Il est donc logique
qu’il soit en première ligne en matière de renforcement de capacité des communes. Ce qui permet
d’améliorer l’efficacité de son action auprès des communes.
En qualité de cheville ouvrière du dispositif, le SPD aura pour mandat d’appuyer les communes à la
conception des plans de RC et à leur mise en œuvre. Il aura tout d’abord un rôle d’information de la
commune, puis, à la demande de celle-ci, un rôle d’accompagnement dans la conception.
Ainsi, le SPD se comportera non seulement comme un véritable animateur d’une démarche mais
aussi un spécialiste capable de conseiller les communes durant les analyses et le choix des mesures à
prendre.
Dans cet exercice, le SPD devra éviter de se substituer aux équipes communales, tant bien même
certaines d’entre elles sont faibles.
Un autre mandat non moins important du SPD aura trait à la facilitation des échanges entre les
«équipes communales » afin de faire bénéficier chacune d’entre elles des acquis des autres,
notamment en termes de bonnes pratiques. Dans le cadre de ce rôle d’information, le SPD mettra à
la disposition des collectivités les documents clés et l’accès aux opportunités d’appui.
Le travail du SPD sera supervisé par le SG de la préfecture en charge des collectivités.
4.2 L’analyse et la consolidation des plans de RC
Une fois les projets de plans de RC des collectivités élaborés, le SPD procédera à une analyse et une
consolidation. Cette analyse permettra de vérifier la cohérence de ces plans et les attentes des
collectivités en la matière. Elle permettra de dégager des mesures ou décisions qui ne peuvent pas
relever de la collectivité mais qui s’adressent à l’administration territoriale ainsi que des actions qui
pourraient être mutualisées entre les collectivités (exemples : une formation commune pour les SG
sur un thème donné qui ressort dans plusieurs plans, mobilisation d’un spécialiste qui pourra faire
une tournée d’accompagnement sur un sujet qui préoccupe plusieurs collectivités.). Les programmes
existants seront contactés afin de vérifier leur intérêt à prendre en charge une partie des besoins.
Le SPD pourra alors faire un retour aux collectivités de sa préfecture sur ces constats et propositions,
une rencontre peut être organisée à cet effet. Les collectivités pourront alors en connaissance de
cause amender leur premier projet avant de la soumettre à leurs CC respectifs (cf. supra).

Le SPD agrègera ensuite les décisions ou mesures ainsi que les actions qui relèveront de sa
responsabilité (exemples : une demande au MATD sur les besoins d’évolution d’un texte ou un litige
à trancher, une intervention directe d’un membre du SPD en appui à la collectivité sur une
thématique donnée). Cette agrégation s’étend aussi à des actions que le SPD pourra co animer ou
faciliter le cofinancement. Chaque SPD disposera ainsi de son plan de RC qui concernera uniquement
les actions pour lesquelles il interviendra. Les SPD discuteront avec les SERACO et les services
habilités du MATD des moyens à mobiliser pour mettre en œuvre ces plans de RC de niveau
préfectoral.
Les SPD indiqueront aux SERACO (i) les actions pour lesquelles ils ne peuvent agir et pour lesquelles
l’intervention doit relever du niveau régional, (ii) les actions pour lesquelles une mutualisation au
niveau régional permettrait des économies d’échelle car, par exemple, peu de personnes sont
concernées par cette action sur une préfecture et un regroupement possible des intéressés de
plusieurs préfectures serait plus efficient.
4.3 La mobilisation des ressources humaines et financières et le suivi de la mise

en œuvre
Chaque collectivité va mettre en œuvre son plan de RC à son rythme et en fonction des ressources
mobilisables. Pour ce faire, le SPD aura un rôle de conseil, pour aider quand nécessaire, à s’inscrire
dans des programmes ou projets en cours où à mobiliser les appuis disponibles.
A cet effet :
- le SPD mettra à la disposition des collectivités la liste et les contacts des spécialistes du
réseau régional d’ingénierie de formation et d’appui aux collectivités.
- le SPD réalisera en concertation avec les collectivités concernées, les actions d’appui de leur
ressort.
- le SPD organisera trimestriellement un point avec chaque collectivité sur l’avancée du plan et
mettra l’occasion à profit pour les informer de l’évolution des opportunités d’aide. Les
programmes partenaires seront invités à ces réunions.
Il appartiendra à chaque SPD d’établir un tableau de bord pour suivre la mise en œuvre des plans de
RC au niveau des collectivités et à leur propre niveau.

5 La consolidation au niveau régional
Le SERACO au niveau régional aura un rôle de chef d’orchestre. Il s’entourera d’une équipe de
personnes ressources qui interviennent dans l’appui aux collectivités sur la région et disposent de
capacités confirmées dans le domaine. Cette équipe constituera l’équipe d’ingénierie de formation
en mesure d’appuyer les SPD, les collectivités dans le montage et la mise en œuvre des plans de RC.
A ce titre, cette équipe assurera les taches suivantes :
Encadrer et appuyer les équipes des SPD
Le SERACO et son équipe veilleront à ce que les SPD comprennent leur rôle, maîtrisent les outils et
produisent / aident à produire des plans de qualité. Des visites dans les SPD ou des regroupements
au niveau régional seront organisés à cet effet. En outre, les membres des équipes d’ingénierie de
formation pourront accompagner les SPD lors des travaux avec les communes et également veiller à
la bonne mise en œuvre des plans de RC au niveau préfectoral.
Assurer les interventions spécifiques du niveau régional
Le SERACO consolidera, dans les plans de RC du niveau préfectoral, les actions qui relèveront du
niveau régional (cf. supra). Il relayera les demandes relatives à des mesures à prendre au niveau
national.
Développer et animer le réseau de formateurs et de spécialistes thématiques
Le SERACO animera le réseau des formateurs et spécialistes par thèmes qui pourront être mobilisés
par les communes ou les services de l’Etat pour réaliser certaines actions de formation ou
d’accompagnement. Ils tiendront à jour un répertoire des compétences, prenant en compte les
expériences effectives des membres du réseau et mettront ce répertoire à libre disposition des
collectivités et des autres intervenants.
Suivre et évaluer la mise en œuvre, notamment sur le plan qualitatif et des effets
Le SERACO effectuera des tournées régulières dans les SPD et des collectivités mettant en œuvre des
plans de RC afin de suivre la progression, de comprendre les difficultés ainsi que les facteurs
d’avancée.
Le SERACO animera régulièrement des séances de travail avec les équipes d’ingénierie de formation,
les programmes de la région, les représentants des collectivités, des ONG et SDP afin d’assurer une
bonne articulation et cohérence des interventions en lien avec les différents besoins des plans de RC.
Les enseignements seront aussi tirés sur les différents types d’appui, leur efficacité ainsi que la
qualité des intervenants.
Enfin, le SERACO servira d’interface avec le MATD et les programmes nationaux, notamment avec
l’équipe nationale en charge de l’ingénierie de formation au sein du MATD.

6 Annexes
Supports pour le diagnostic
- Annexe 1 : tableau sur la tenue des documents de la collectivité

- Annexe 2 : fiche de description des postes
- Annexe 3 : fiches d’évaluation des compétences
o Poste de Maire
o Poste de Conseiller
o Poste de Secrétaire Général de Commune
o Poste de Receveur
o Poste de Chef service financier
o Poste de Chef service administratif
o Poste d’officier d’état civil
o Poste Chef service technique
- Annexe 4 : guide d’entretien avec les partenaires de la collectivité
- Annexe 5 : fiche d’évaluation des performances de la collectivité
Supports pour le plan de RC
- Annexe 6 : Matrice des déficits

- Annexe 7 : Besoins individuels en RC
- Annexe 8 : Tableau de synthèse du plan de RC
- Annexe 9 : Tableau de synthèse des « form-actions » à réaliser

Supports pour le diagnostic
Annexe 1 : Tableau sur la tenue des documents de la Collectivité (siège du CC)
Documents Ce qu’il faut regarder Observations
Règlement intérieur du CC Adoption par le CC et validation par la tutelle
PDL Date, signature, prise en compte des actions de

RC
PAI
Budget année en cours Adoption par le CC et validation par la tutelle
Budget année précédente
Budget additionnel année
précédente
Compte administratif année Adoption par le CC et validation par la tutelle
précédente
Registre de délibérations Paraphe du tribunal, régularité de la tenue et
signature
Registre du patrimoine
Registre des équipements
Extraits registres transmis au
Préfet
PV réunions commissions Date, signature, mentions obligatoires
Délégations du Maire aux Date, signature, définition des tâches et des
adjoints modalités de la délégation
Registre courrier arrivée
/départ
Registre naissance Dernière date d’enregistrement
Registre décès Dernière date d’enregistrement
Registre mariage Dernière date d’enregistrement
Autres : tableau d’affichage ; circulaires ; notes de service
Bibliothèque
Code des collectivités locales

Autres textes de loi
Autres textes et documents

Annexe 2 : Fiche de description des postes
Date : …………………………………………………………………………..
Préfecture de : ……………………………………………………..………………..…
Commune de : ……………………………………………………..……………………
Prénoms et Noms du répondant : ……………………………………………………………………………
Fonction : …..……………………………………………………………………..
Ancienneté au poste : …………………………………………..……………………………..
1. Qu’est ce que vous faites à votre poste ?
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
2. Avez-vous un document officiel (Loi, lettre, décret, arrêté, décision, note de service,...) dans
lequel sont décrites vos fonctions ?
Si Oui précisez :
 la nature du document :……………………………………………………………………………………
 comment vous l’avez obtenu :…………………………………………………………………………….
3. Quels sont les textes légaux et réglementaires et autres documents qui sont à votre
disposition pour l’accomplissement correct de votre travail ?
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
4. Comment avez-vous accès à ces textes et documents ?
……………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
5. Quelles formations avez-vous déjà suivies ?

Si oui, précisez le thème, la durée et le lieu de formation
…………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
6. Pensez-vous accomplir correctement votre travail ?
 Si oui qu’est ce qui le facilite ?
………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………..
 Si non qu’est ce qui l’empêche ?
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………
7. Quels sont vos besoins actuels de formation
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………..

Annexe 3 : Fiche d’évaluation des compétences
Poste : MAIRE
1. Compétences actuelles du Maire
N° Questions type Niveau de

compétence
1 Quels sont les documents qui définissent la politique de décentralisation en
Guinée ?
2 Connaissez – vous le Code des Collectivités Locales ?
Est-ce que vous l’utilisez ? Si oui dans quel domaine ?
3 Quels sont les domaines dans lesquels la CL est compétente pour agir ?
4 Quelles sont les compétences qui sont effectivement exercées par la commune ?
5 Quelles sont les raisons qui vous empêchent d’exercer les autres compétences ?
6 Combien de fois par an doit se réunir le conseil communal ?
7 Comment sont prises les décisions au cours d’une session du CC ?
8 Quelles sont les conditions de validité d’une décision du CC ?
9 Est-ce que des commissions de travail existent ? Si oui lesquelles et comment
ont-elles été mises en place et fonctionnent-elles ?
10 Dans quels cas le Maire doit obligatoirement consulter le Conseil avant de
décider ?
11 Quels sont les services publics locaux qu’une Collectivité peut créer ?
12 Comment est créé un service public local ?
13 Quels sont les contrôles que la tutelle peut exercer sur la CL ?
14 Quels sont documents que la CL doit transmettre à la tutelle pour approbation ?
15 Quels sont documents de la CL qui doivent être paraphés par le tribunal ?
16 Est-ce que le citoyen a le droit de participer à des sessions du Conseil ?
17 Si Oui, est ce que des citoyens participent ? En moyenne combien par session ?
18 Est-ce qu’on leur accorde le temps de parole ?
19 Est-ce que ces citoyens font des propositions au CC ? Si oui donnez des exemples
20 Comment la population peut elle être au courant des décisions du CC ?
21 Est-ce que la Commune collabore avec les organisations de la société civile ? Si
oui comment ? Quels sont les résultats obtenus ?

2. Développement et gestion de la commune
N° Question type Niveau de

compétence
1 Est-ce que la Collectivité planifie des actions de développement socio
économique ?
2 Si oui comment ?
3 Quel est le rôle du Maire dans le processus de planification ?
4 Quel est le rôle du Conseil Local dans le processus de planification ?
5 Quel est le rôle de la tutelle dans le processus de planification ?
6 Quel est le rôle du conseil communal dans l’élaboration et l’exécution du
budget local ?
7 Quels impôts, taxes et redevances reviennent exclusivement à la
commune ?
8 Quels impôts sont partagés entre l’Etat et les CL ?
9 Qu’est ce qu’une société minière doit payer à la CL dans laquelle elle
exploite une mine ?
Quel est le rôle du Maire dans le processus de recouvrement des recettes ?
10 Qu’est ce que le Maire doit contrôler avant d’autoriser une dépense ?
11 Quelles sont les attributions des CL en matière de protection des libertés
publiques ?
12 Quelles sont les domaines de compétences de la police communale ?
13 Quels sont les moyens que la police communale peut utiliser dans
l’exercice de ses fonctions ?
14 Lorsqu’un citoyen estime que la police communale n’a pas respecté la loi,
à qui doit- il s’adresser ? Comment doit- il procéder ?
15 Quelles sont les attributions des CL en matière de protection de
l’environnement ?
16 Quels sont les documents d’urbanisme prévus par le CCL ?
Quels sont les documents élaborés par la Commune ?
17 Quels sont les modes de passation généralement utilisés au niveau des CL ?
18 Quels sont les étapes de la passation d’un marché au niveau local ?
19 Qu’est ce qu’il faut contrôler avant d’approuver un contrat ?
20 Comment la commune doit s’impliquer dans la gestion des services
délivrés aux populations ? Comment peut-elle s’assurer que les services
(santé, école, marchés ...) sont bien gérés ?
21 Quelles sont les modalités possibles de gestion des services délivrés aux
populations ?
3. Au terme de notre entretien avez-vous d’autres besoins de formation? Si oui lesquels :

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Poste : Conseiller élu
1. Compétences actuelles du Conseiller

compétence
3 Quelles sont les compétences qui sont effectivement exercées par la CL ?
4 Quelles sont les raisons qui empêchent la CL d’exercer les autres compétences ?
5 Est-ce que le Maire procède à des délégations écrites de ses fonctions aux
adjoints ? Si oui quelles attributions ?
décider ?
8 Est-ce que les sessions du CC sont régulières ? Si non pourquoi ?
9 Y a-t-il eu des sessions du CC avec moins de la moitié des membres ?
10 Est-ce que le citoyen a le droit de participer à des sessions du Conseil ? Si Oui,
est ce que des citoyens participent aux sessions ? Est-ce qu’on leur accorde le
temps de parole ?
12 Comment la population peut elle être au courant des décisions du CC ?
14 Les sessions sont-elles toujours sanctionnées par des PV ?

2. Développement et gestion de la commune

compétence
1 Est-ce que la Collectivité planifie des actions de développement socio
économique ? Si oui comment ?
5 Quel est le rôle du conseil communal dans l’élaboration et l’exécution du
budget local ?
6 Quelles sont les fonctions du Maire dans l’exécution du budget ?
7 Citez des exemples d’impôts et taxes qui reviennent exclusivement à la
commune ?
8 Citez des exemples d’impôts et taxes partagés entre l’Etat et les CL ?
9 Quel est l’organe qui décide de la création, de l’organisation, des
attributions et de la suppression des services communaux ?
10 Quel est le rôle d’un service communal ?
11 Quelles sont les domaines de compétences de la police communale ?
l’environnement ?
populations ?

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Poste : SECRETAIRE GENERAL DE COMMUNE
1. Compétences actuelles

compétence
1 Quels sont les documents qui définissent la politique de décentralisation en
Guinée ?
6 Comment sont élus les Conseillers et le Maire ?
9 Si Oui, est ce que des citoyens participent ? En moyenne combien par session ?
10 Est-ce qu’on leur accorde le temps de parole ?
11 Est-ce que ces citoyens font des propositions au CC ? Si oui donnez des exemples
14 Comment la population peut-elle être au courant des décisions du CC ?
décider ?
22 Est-ce que la Commune collabore avec les organisations de la société civile ?
23 Si oui les quelles ?
24 Comment se fait cette collaboration ?
25 Quels sont les résultats obtenus ?

2. Administration communale

compétence
1 Comment est organisée l’administration communale ?
2 Comment assure-vous la coordination de l’ensemble des services ?
3 Comment la Collectivité planifie-t-elle les actions de développement socio
économique ?
7 Quel est le rôle du CC dans l’élaboration et l’exécution du budget local ?
8 Quelle est la fonction du Maire dans l’exécution du budget ? Citez les
activités liées à cette fonction ?
9 Quels impôts, taxes et redevances reviennent exclusivement à la CL ?
10 Quels impôts sont partagés entre l’Etat et les CL ?
11 Qu’est ce qu’une société minière doit payer à la CL dans laquelle elle
exploite une mine ?
12 Quel est le rôle du Maire dans le processus de recouvrement des recettes ?
14 Quelles sont les attributions des CL en matière de protection des libertés
publiques ?
15 Est-ce que le Maire a des attributions en matière de police judiciaire ?
16 Quel est le service chargé d’assurer la sécurité au niveau d’une CL ?
17 Quels sont les domaines de compétences de la police communale ?
18 Quelles actions peuvent mener les gardes communaux dans la protection
des libertés publiques et le maintien de la tranquillité ?
20 Lorsqu’un citoyen estime que la police communale n’a pas respecté la loi,
à qui doit- il s’adresser ? Comment doit- il procéder ?
21 Quels sont les évènements qui doivent faire l’objet d’un acte de l’état
civil ? Quel acte est délivré à la suite de quel évènement ?
22 Quelles sont les infractions liées à l’état civil
23 Quelles statistiques de l’état civil doivent être produites au niveau local ?
l’environnement ?
28 Quels sont les éléments constitutifs d’un dossier d’appel d’offres ?
29 Comment élabore-t-on un dossier d’appel d’offres ?
populations ?

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Poste : RECEVEUR COMMUNAL
Compétences actuelles

compétence
1 Quelle est la Loi qui gère les finances des CL ?
2 Quelle est la loi qui régit les collectivités locales en Guinée ?
8 Si Oui, est ce que des citoyens participent ? Est-ce qu’on leur accorde la parole ?
17 Quels types de dotations de l’Etat ont été institués en faveur des CL ?
18 Le recouvrement des recettes est-il organisé en régie ? Si oui elle est créée par
qui et qu’est ce que l’acte de création précise ?
19 Quelles sont les dépenses des CL exemptées de la liquidation ?
20 Citez les fonctions du Maire dans l’exécution du budget ?
22 Quels sont les impôts, taxes et redevances propres à la CL ?
23 Quels impôts sont partagés entre l’Etat et les CL ? Quelle est la clé de
répartition ?
24 Citez et expliquez les trois types de comptabilité des CL ?
25 Pourquoi le receveur doit tenir une comptabilité à partie double ?
26 Quels sont les documents comptables tenus par le receveur ?
27 Quels sont les éléments du compte de gestion?
25 Comment la commune doit s’impliquer dans la gestion des services délivrés aux
populations ? Comment peut-elle s’assurer que les services (santé, école,
marchés ...) sont bien gérés ?
Au terme de notre entretien avez-vous d’autres besoins de formation? Si oui lesquels :

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Poste : CHEF SERVICE FINANCIER

compétence
1 Quelle est la Loi qui gère les finances des CL ?
2 Quelle est la loi qui régit les collectivités locales en Guinée ?
15 Qu’est ce qu’une session budgétaire ?
16 Quelle est la différence entre une session budgétaire et une section du budget ?
17 Qu’est ce qu’un remaniement budgétaire et il y en a combien dans l’année ?
18 Citez les activités liées à la fonction du Maire dans l’exécution du budget ?
19 Que faites vous quand une dépense est prévue mais que cela génère un
dépassement de la ligne budgétaire prévue ?
20 Qu’entendez- vous par séparation de fonction entre l’ordonnateur et le
comptable ?
21 Quels sont documents comptables tenus par l’ordonnateur ?
22 Quels types de dotations de l’Etat ont été institués en faveur des CL ?
23 Le recouvrement des recettes est-il organisé en régie ? Si oui elle est créée par
qui et qu’est ce que l’acte de création précise ?
24 Quels sont les impôts, taxes et redevances propres à la CL ?
25 Quels sont les impôts partagés et leurs clés de répartition dans votre CL ?
26 Qu’est ce qu’une société minière doit payer à la CL dans laquelle elle exploite
une mine ?
27 Quels sont les titres de recettes que vous connaissez et ils sont préparés par qui
au niveau de la Commune ?
28 Par quelle procédure le taux du prélèvement est-il fixé ?
29 Quelle différence comptable existe-t-il entre recettes d’investissement et
recettes réelles d’investissement ?
31 Quelles sont les dépenses des CL exemptées de la liquidation ?
32 Citez et expliquez les trois types de comptabilité des CL ?

33 Quels sont les éléments du compte de gestion?
34 Doit-on faire un rapprochement entre le compte administratif et le compte de
gestion ? Quelle utilité ?
populations ?

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Poste : CHEF SERVICE ADMINISTRATIF

compétence
1 Comment est organisé le service administratif communal ?
Comment assurez-vous la coordination de l’ensemble des activités du service ?
2 A qui doit rendre compte le chef de service administratif ?
3 Des élus peuvent-ils directement venir donner des instructions à un chef de
service ou à ses agents ?
Quelles sont les raisons qui empêchent la CL d’exercer les autres compétences ?
6 Quels sont les organes de la Collectivité Locale ?
14 Qu’est ce qui compose l’administration locale ?
15 Qui décide de la création, de l’organisation, de la modification et de la
suppression d’un service administratif local ?
16 Qui exerce l’autorité hiérarchique sur le personnel des services administratifs
locaux ?
17 Quels sont les types de personnel des services administratifs locaux ?
18 Est-ce que les membres du personnel des services administratifs locaux peuvent
adhérer à un syndicat ou constituer leur propre syndicat ? Si oui quel type de
personnel ?
19 Quelle est l’importance du règlement intérieur ?
20 Quelles sont les dispositions particulières du contrat à durée déterminée ?
21 Quel est le droit du salarié à l’échéance d’un contrat à durée déterminée ?
22 Quelles sont les règles à respecter pour la gestion des absences et des congés du
personnel ?
23 Quels sont les évènements qui doivent faire l’objet d’un acte de l’état civil ?
Quel acte est délivré à la suite de quel évènement ?
26 Qu’est ce qui peut faire l’objet de recensement ?
27 Quels documents sont utilisés pour le recensement de la population ?
28 Quels sont les textes de loi qui régissent le recensement en Guinée ?

populations ?
Comment peut-elle s’assurer que les services (état civil, santé, école, marchés ...)
sont bien gérés ?
populations ?

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Poste : OFFICIER /CHARGE DE L’ETAT CIVIL

compétence
1 Comment est organisé le service de l’état civil ?
2 A qui doit rendre compte l’officier chargé de l’état civil ?
6 Quels sont les organes de la Collectivité Locale ?
9 Quels sont les évènements qui doivent faire l’objet d’un acte de l’état civil ?
Quel acte est délivré à la suite de quel évènement ?
10 Quelles sont les règles communes de l’état civil ?
11 Quelles conditions doivent être remplies pour établir un acte de naissance ? un
acte de mariage ? un acte de décès ?
12 Qui fait quoi dans la délivrance des actes d’état civil ?
13 Quels actes de l’état civil doivent être conservés ? par qui ? où ?
14 Comment procède- t- on pour conserver les actes de l’état civil ?
16 Quelles pénalités encoure celui qui a commis des infractions liées à l’état civil ?
17 Qui sanctionne les infractions liées à l’état civil ?
19 Qui est responsable de quoi dans la production des statistiques de l’état civil ?
20 A quoi sert le recensement ? Qu’est ce qui peut faire l’objet de recensement ?
21 Quelle est l’utilité de recenser la population locale ?
22 Quels documents sont utilisés pour le recensement de la population ?
23 Quels sont les textes de loi qui régissent le recensement en Guinée ?
24 Est-ce que le CCL comporte des attributions de la CL en matière de
recensement ? Si oui lesquelles ?
populations ? Comment peut-elle s’assurer que les services (état civil, santé,
école, marchés ...) sont bien gérés ?
populations ?

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Poste : CHEF SERVICE TECHNIQUE

compétence
1 Quels sont les domaines de compétences propres aux CL ? Quelles sont les
compétences réellement exercées ?
2 Quels sont les organes de la collectivité Locale ?
5 Quelles sont les principales missions des CL ?
6 Quels sont les appuis que les services déconcentrés offrent aux CL dans
l’aménagement du territoire ? Dans quels cas la CL peut solliciter ces appuis ?
11 Quels les documents d’urbanisme dont dispose la Commune ?
l’environnement ?
13 A quelles indemnisations a droit une victime de l’exploitation minière ou
forestière ?
14 Que contient un plan de gestion environnementale ?
15 Quels sont les modes de passation des marchés prévus par le code des marchés
publics ?
19 Quel est le rôle du service technique dans le suivi et le contrôle des chantiers de
la Commune ? Comment ce rôle est-il exercé ?
20 Comment se fait la réception des marchés de travaux ?
21 Quel est le rôle du service technique dans l’entretien des bâtiments et des
équipements de la Commune?
22 Quel est le rôle du service dans l’assainissement et l’entretien de la voierie ?
populations ?

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Annexe 4 : Guide d’entretien avec les partenaires de la collectivité
 Quelles sont les missions de la Commune ?
 Connaissez-vous les domaines de compétences de la Commune ?
 Quelles sont les compétences réellement exercées par la Commune ?
 Quels sont vos liens de travail avec la Commune par rapport à l’accomplissement de ses
missions et l’exercice de ses compétences ?
 Qu’est ce que vous faites en collaboration avec la Commune ?
 Quelles sont les difficultés rencontrées dans le cadre de vos liens de travail ou de votre
collaboration ?
 Quelle est votre appréciation de l’organisation et du fonctionnement de la Commune

(Conseil Communal, Commissions de travail, Administration, Gouvernance interne,
relations avec les partenaires, notamment la tutelle, les services techniques
déconcentrés et les organisations de la société civile) ?
 Quelle est votre appréciation de la qualité des services (état civil, marchés, santé,
éducation, assainissement,…) apportés aux populations ?
 Qu’est ce que la Commune doit faire pour améliorer la gestion et la qualité des services
délivrés aux populations ?

Annexe 5 : Fiche d’évaluation des performances de la collectivité
Commune de :………………………………………………..Date : ……………………………………….… Nombre de participants au focus groupe : ………….
Domaines d’interventions de la Commune
N° Thématiques à aborder Questions types Observations

1. Fonctionnalité des 1. Quelles sont les prérogatives de l’Autorité exécutive et du Conseil ?
organes 2. Y a t-il des décisions qui relèvent de la compétence du CC, mais qui ont été prises par le
Maire ou inversement?
3. Est-ce que les sessions du Conseil se tiennent régulièrement ? Si non pourquoi ?
4. Quelles décisions ont été prises lors de la dernière session du CC ? Comment avez-vous
eu connaissance de ces décisions ?
5. Combien de commissions de travail existent ? Est-ce que les femmes et jeunes sont
représentées dans ces commissions ? Combien de fois se sont elles réunies l’année
dernière ? Cette année ? Quelles propositions ont-elles faites au CC ? Ces propositions
sont-elles écrites ?
1. Quel est le rôle que le Conseil joue dans l’administration communale ?

2 Administration
communale 2. Quels sont les documents utilisés ?
3. Quels sont les problèmes rencontrés dans l’administration communale ?
4. Quelles sont les initiatives prises pour les résoudre ?
1. Comment la Commune intervient dans le recouvrement des recettes propres et des

3 Gestion financière /
ressources financières recettes partagées ? Quels sont les outils utilisés ?
2. Quel est le niveau d’implication de l’ordonnateur, du comptable et de la commission de
financière dans le recouvrement du produit des impôts partagés ?
3. Comment se fait la gestion des ressources financières ? Quels sont les outils utilisés
4. Est-ce qu’il y a un écart entre les prévisions et les réalisations ? Si oui pourquoi ?
5. Quelles sont les difficultés rencontrées et les initiatives prises pour les résoudre ?
1. Quels sont les biens meubles et immeubles de la CL ?
4 Gestion du domaine /

patrimoine 2. Comment la CL assure-t-elle la gestion de ses biens ?
3. Quelles sont les difficultés rencontrées et initiatives pour les résoudre ?
1. Est-ce que la CL dispose d’un service d’état civil ? Si oui comment fonctionne t-il ?
5 Etat civil
2. Quelles sont les difficultés rencontrées par les citoyens pour l’obtention des actes
d’état civil ?
3. Quelles sont les difficultés rencontrées par le service et les initiatives prises pour les
résoudre ?
1. Qu’est que la CL fait dans l’organisation et le fonctionnement de la police communale ?
6 Police communale
2. Est-ce que la police communale perçoit des recettes ? Si ou quelle est la nature de ces
recettes et comment sont-elles perçues ?
1. Comment la Commune intervient en matière d’aménagement, d’urbanisme, d’habitat,
7 Service technique
de voierie et de salubrité ?
2. Comment se fait la passation des marchés ?
3. Comment se fait le suivi des chantiers de travaux ?
4. Existe-t-il un plan d’entretien des bâtiments et équipements de la commune et est-il
mis en œuvre ?
1. Quels sont les équipements marchands dont dispose la CL ?
8 Equipements marchands
2. Est-ce que ces équipements sont bien aménagés ?
3. Comment la CL gère-t-elle ses équipements ?
4. Indiquez les modes de gestion définis par le conseil ?
5. Quel est leur rendement sur le budget de la CL?
1. Indiquez le nombre de centres et de postes de santé existants dans la collectivité ?
9 Santé de base
2. Sont-ils fonctionnels si oui, quel est l’engagement de la collectivité vis-à-vis de ceux-ci ?
3. Quel est l’état de la collaboration entre la CL et les formations sanitaires ?
4. Quelles sont les difficultés rencontrées et les initiatives prises pour les résoudre afin
d’accompagner la fourniture de services de qualité en matière de soins de santé ?

1. Indiquez le nombre d’écoles existants dans la collectivité ?
10 Enseignement
élémentaire 2. Sont-ils fonctionnels si oui, quel est l’engagement de la collectivité vis-à-vis de ceux-ci ?
3. Quel est l’état de la collaboration entre la CL et l’administration scolaire (DSEE,
directeurs d’écoles) ?
d’accompagner la fourniture de services de qualité en matière d’enseignement
élémentaire ?
1. Indiquez le nombre de points d’eau modernes existants dans la collectivité ?
11 Hydraulique
2. Sont-ils fonctionnels si oui, quel est l’engagement de la collectivité vis-à-vis de ceux-ci ?
d’accompagner la fourniture de services de qualité en matière d’eau potable ?
1. Comment la Commune intervient dans ces secteurs ?
12 Autres secteurs :
environnement, culture, 2. Quelles sont les difficultés rencontrées et les initiatives prises pour les résoudre ?
sport…)
Application des principes du développement décentralisé et participatif
Critère Questions type Réponse

Participation citoyenne 1. Est-ce que des citoyens participent à des sessions du Conseil Si Oui, est qu’on leur accorde
le temps de parole ?
2. Est-ce qu’il existe des cadres de concertation entre la Commune et des organisations de la
SC ? Si oui, comment la concertation se déroule et quels sont les résultats ?
3. Est-ce que la société civile a interpellé la Commune (cette année ou l’année dernière) sur
des questions liées à la vie des citoyens ? Si oui sur quels sujets ? Quelles suites ont été
données à ces interpellations ?
Rencontre du CC avec la 4. Est-ce que le CC organise des rencontres avec la population ? combien de rencontres cette
population année et l’année dernière ? Sur quoi ont porté les rencontres ? Quelle était l’affluence à
ces rencontres ?

Relations avec la tutelle
Critère Questions type Réponse

Respect des prérogatives entre CC  Y a t-il des décisions qui relèvent de la compétence du CC, mais qui ont été prises
et tutelle par une autorité de tutelle ou autre service de l’Etat? Lesquelles?
 Quelle a été votre réponse vis-à-vis de cette ingérence dans vos attributions ?
Qualité des actes soumis à la tutelle  Avez-vous transmis des actes à la tutelle pour approbation ? Si oui lesquels ?
 Combien ont été rejetés et avec quels motifs ?
Recours contre la tutelle  Des recours ont-ils été exercés par le CC contre des décisions de la tutelle? Quelles
décisions ? Par quelle voie ? Quelle a été la suite ?
Recours à l’appui conseil  Dans quels domaines la CL a sollicité l’appui des services déconcentrés de l’Etat ?
 Quels appuis ont été obtenus ? Quels ont été les coûts ?

Supports pour le plan de RC
Annexe 6 : Matrice récapitulative des déficits
Domaine Relations Organisation Méthodes, outils, Ressources Ressources Ressources humaines

interinstitutionnelles et interne (dont manuels procédures matérielles financières (dont adéquation
textes mode profil/poste)
management)
Fonctionnalité des
organes
CC, dont commissions
de travail (CT)
Structure (fonction-
nement. de la
structure
administrative)
Relations externes
Relation tutelle
Relation Société civile
Domaines clés
Administration de la
CL
Gestion financière
Gestion du domaine /
patrimoine
Etat civil
Police municipale
Service technique
dont entretien
domaine, voiries…
Hydraulique
Santé
Education
Equipements
marchands

Annexe 7 : Besoins individuels en RC
Besoins de RC
Fonctions de l’agent Formation base Mise à niveau Perfectionnement Accompagnement Autres
Maire et adjoints
Autres élus
Secrétaire Général
Receveur communal
Chef service administratif
Chef service financier
Chargé de l’état civil
Chef service technique
Autre personnel
administratif
Autre personnel financier
Autre personnel technique
Agents de la police
communale
Autres agents de la
Commune

Annexe 8 : Tableau de synthèse du plan de RC
Niveau Période Coût Source financement* Suivi mise en œuvre***

Description de l’action Priorité T1 T2 T3 T4 Responsable Prévu* Com. Ext. ?**
Thématique 1 : Fonctionnalité
des organes
- Mesures à prendre :
- Equipements à acquérir :
- Affectation de ressources à
prévoir :
- Accompagnement à mobiliser :
- Formations à effectuer :
- Autres actions :
- Observations
Thématique 2 : Administration
communale
- Mesures à prendre :
- Equipements à acquérir :
- Affectation de ressources à
prévoir :
- Accompagnement à mobiliser :
- Formations à effectuer :
- Autres actions :
- Observations
Thématique 3 : Gestion finan.
* tous les montants sont à indiquer en milliers de GNF.

** montant pour lesquels les financements sont à rechercher (pour les deux autres colonnes les montants sont acquis soit sur budget de la commune soit
sur appui externe)
*** Suivi : case vide = non démarré, sinon noter : initié, réalisé à 50 %, réalisé à 75 %, achevé. Noter « suspendu » si l’action a été arrêtée pour une raison où
une autre. Des notes sous le tableau donneront les précisions nécessaires.
P.m. niveau de priorité : 1 = action à réaliser n premier, conditionne les autres actions, 2 : action(s) à réaliser dans un deuxième temps, 3 : action(s) à réaliser
dans un troisième temps.

Annexe 9 : Tableau de synthèse des « form-actions » à réaliser
Libellé Nb. nb.** Niveau*** Public cible***** Période Intervenant
Domaine formation/accompagnent St.* jour FB MàN Perf. M.Adj. Elus SG CS P.A RC CS P.Fi CS P.te Pol. Autres T1 T2 T3 T4
A d F T
* NB de personnes à former / appuyer

** Durée de la formation en jour ou demi-journée
*** niveau : FB : formation de base à donner pour des personnes ne connaissant pas le domaine, MàN : mise à niveau des connaissances pour des
personnes intervenant régulièrement sur le sujet mais dont les connaissances de base sont à actualiser ; Perf. : approfondissement pour des cadres devant
maîtriser une question donnée.
**** M.Adj. maire et adjoint ; Elus : autres élus ; SG : secrétaire général, CSA : chef service administratif, P.Ad. : personnel du service administratif, RC :
receveur communal, CSF : chef service financier, P.Fi : personnel du service financier, CST : chef du service technique, P. te : personnel du service technique,
Pol. : agents de la police municipale.
Observations :
- Il est préférable de distinguer chaque action, par exemple une formation sur les marchés publics pour donné une connaissance de base aux élus sera
différente d’une formation en perfectionnement pour le SG et le chef de service financier.
- Intervenant : si l’intervenant est connu, le noter, sinon indiquer « à rechercher »

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PROGRAMME D’ASSISTANCE TECHNIQUE AUPRES DU MATD

Outils pour l’ingénierie de formation

GUIDE PRATIQUE D’ELABORATION

D’UN PLAN DE RENFORCEMENT DE CAPACITES

POUR LES COLLECTIVITES LOCALES

Version 3 – novembre 2014

Immeuble Santilo, 2ème Etage

AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 1

AT-MATD : Assistance Technique du Ministère de l’Administration du Territoire et

CCL : Code des Collectivités Locales

ONG : Organisation Non Gouvernementale

PAI : Plan Annuel d’Investissement

PDL : Plan de Développement Local

PRC : Plan de Renforcement de Capacités

SERACO : Service Régional d’Appui à la décentralisation et de Coordination des

SG : Secrétaire Général de Commune

SPD : Service Préfectoral de Développement

STD : Service Technique Déconcentré

AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 2

La stratégie d’encadrement du PACVII a connu une évolution, suite à la capitalisation de ses

AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 3

L’opérationnalisation de la collaboration avec les collectivités phares a été formalisée à travers un

AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 4

AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 5

De manière plus spécifique, ce GUIDE a pour but de :

Ce guide vient en complément du guide méthodologique d’élaboration du plan de développement

AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 6

2.1 Qu’est-ce qu’un plan de renforcement de capacités (RC)

Le Plan de renforcement de capacités est un instrument de la Collectivité locale structuré en un

La « capacité institutionnelle » d’une organisation correspond à son niveau de capacité d’atteindre

AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 7

(iii) on ne se contente pas de décrire un problème mais on cherche à en déterminer la cause. La

AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 8

2.2 Plan de renforcement de capacités et ingénierie de formation : les acteurs

Ce dispositif s’appuie sur des équipes d’ingénierie de formation et d’accompagnement des

- Au niveau préfectoral, c’est-à-dire le niveau opérationnel, le Service Préfectoral de

2.3 Les étapes d’un plan de RC

AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 9

Le travail de diagnostic et de conception au niveau de la collectivité

Une consolidation au niveau préfectoral

Une consolidation au niveau régional

La mise en œuvre et le suivi

AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 10

3.1 La préparation du diagnostic

- Sollicitation d’un appui du SPD par l’autorité exécutive locale,

o la discussion approfondie sur la démarche et son adaptation aux besoins de la

AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 11

3.2.1 Examen des documents

- Ces documents existent,

L’examen préalable des documents peut favoriser l’identification de questions à aborder ou à

Est-ce un problème de manque de connaissance, de formation de base sur un domaine particulier,

Pour mener ces entretiens, deux possibilités s’offrent :

(ii) soit les questions sont directement abordées au cours de l’entretien.

AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 12

Il est recommandé de réaliser l’entretien au bureau de la personne interviewée, sans interruption et

Entretiens avec les partenaires locaux de la commune

AT-MATD – Guide pratique d’élaboration d’un plan de renforcement de capacités 13

3.2.3 Examen des ressources de la collectivité