REGLEMENTATION DES FRAIS DE MISSION

Les conditions de remboursement et les pièces justificatives

Délibération du 27/02/2009
L’article 7 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements
temporaires des personnels civils de l’Etat précise que « lorsque l’intérêt du service l’exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté
ministériel ou une délibération du conseil d’administration de l’établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés
interministériels prévus aux alinéas précédent, qui ne pourront, en aucun cas, conduire à rembourser une somme supérieur à celle effectivement
engagée ».

MODALITES DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENT DES INTERVENANTS EXTERIEURS

Tableau N°1 : FRAIS DE TRANSPORT – INTERVENANTS EXTERIEURS

Règles de remboursement Justificatifs à produire
Mode de des intervenants extérieurs se déplaçant
transport et à la demande de l’INCa pour assister à un Montants remboursés aux
frais colloque, une réunion ou une intervenants extérieurs A l’ordonnateur A l’AC
associés manifestation
en France métropolitaine
ƒ Début et fin de mission : horaires figurant - Avis de réunion ou
sur les billets Règle : au réel (1ère classe convocation
Train - Billet de transport
autorisée)
ƒ Délais supplémentaires : ½ h - Etat de frais
ƒ Début et fin de mission : horaires figurant
sur les billets Règle : au réel et dans la limite de - Coupon
ƒ Délais supplémentaires :1h30 la Classe économique d’embarquement
ƒ Trajet < 4 heures - Facture - Avis de réunion ou
Avion / Bateau convocation
- Billet électronique ou
ƒ Début et fin de mission : horaires - Etat de frais
confirmation de
figurant sur les billets Règle : au réel et dans la limite de commande +
ƒ Délais supplémentaires :1h30 la Classe affaire justificatif de paiement
ƒ Trajet > ou = 4 heures
 Tableau N°1 : FRAIS DE TRANSPORT – INTERVENANTS EXTERIEURS
Règles de remboursement Justificatifs à produire
Mode de des intervenants extérieurs se déplaçant
transport et à la demande de l’INCa pour assister à un Montants remboursés aux
frais colloque, une réunion ou une intervenants extérieurs A l’ordonnateur A l’AC
associés manifestation
en France métropolitaine
- Ticket de transport
- Si le ticket ne contient
Pour permettre la prise en charge, les titres de pas le montant
transport doivent permettre de relier 2 des acquitté : les services
de l’ordonnateur - Avis de réunion ou
Transports en lieux suivants et être en cohérence avec les Règle : au réel
l’estime par référence convocation
commun dates et heures de la mission :
gare/aéroport/port - lieu de résidence - lieu de au site internet des - Etat de frais
réunion - hôtel. transports concernés.
La photocopie de la
page internet est une
pièce justificative
Pour être pris en charge, les reçus de taxi
doivent identifier comme point de départ et - Avis de réunion ou
d’arrivée 2 des lieux suivants et correspondre Règle : au réel - Facture ou reçu de
Taxi convocation
aux dates et heures de la mission : taxi
gare/aéroport/port - lieu de résidence - lieu de - Etat de frais
réunion - hôtel.
L’intervenant utilise son véhicule personnel (et Règle : application du barème
non celui d’un tiers) pour se rendre de son lieu kilométrique en vigueur
de résidence familiale à une gare, un port ou
un aéroport « de départ » : remboursement Limite : le nombre de kilomètres est
- Carte grise du
limité au trajet allant du lieu de résidence calculé par l’ordonnateur sur la base
véhicule
familiale de l’intervenant à la gare, au port ou à des données fournies par le site
internet Michelin - Photocopie - Avis de réunion ou
Véhicule l’aéroport convocation
d’assurance
personnel
L’intervenant utilise son véhicule personnel (et Règle : application du barème - La photocopie de la - Etat de frais
non celui d’un tiers) pour se rendre kilométrique en vigueur page internet est une
directement de sa résidence familiale au lieu de Limite : le nombre de kilomètres est pièce justificative
réunion : remboursement du trajet allant de la calculé par l’ordonnateur sur la base
résidence familiale de l’intervenant au lieu de des données fournies par le site
réunion internet Michelin
 Tableau N°1 : FRAIS DE TRANSPORT – INTERVENANTS EXTERIEURS
Règles de remboursement Justificatifs à produire
Mode de des intervenants extérieurs se déplaçant
transport et à la demande de l’INCa pour assister à un Montants remboursés aux
frais colloque, une réunion ou une intervenants extérieurs A l’ordonnateur A l’AC
associés manifestation
en France métropolitaine
- Avis de réunion ou
Règle : au réel - Ticket de péage ou
Frais de péage convocation
reçu CB
- Etat de frais

Les frais de parking dans l’aéroport, le port ou

la gare « de départ » sont limités à la durée - Avis de réunion ou
Règle : au réel - Facture ou ticket de
allant du jour de départ au jour de retour. Le convocation
parking ou reçu CB
contrôle s’effectue grâce aux billets de - Etat de frais
Frais de transport qui indique le jour de départ et de
parking retour.
Les frais de stationnement à Paris sont pris en
charge du 1er au dernier jour de réunion (ou - Avis de réunion ou
Règle : au réel - Facture ou ticket de
manifestation) : le contrôle s’effectue grâce à convocation
parking ou reçu CB
l’avis de réunion qui comporte les dates de - Etat de frais
réunions.
Location de
Non remboursé Non remboursé Non remboursé Non remboursé
véhicule
 Tableau N°2 : FRAIS D’HEBERGEMENT ET DE RESTAURATION – INTERVENANTS EXTERIEURS
Nature des Règles de remboursement des Montants remboursés aux Justificatifs à produire
frais intervenants extérieurs intervenants extérieurs
se déplaçant à la demande de l’INCa
pour assister à un colloque, une Lieu de réunion A l’ordonnateur A l’AC
réunion ou une manifestation en
France Paris et DOM-TOM Province

Déjeuner :
ƒ Intervenant se trouvant en mission
pendant la totalité de la période entre
12h et 14h Règle : Forfait = 16 €
ƒ Si un déjeuner collectif a été
programmé et payé par l’organisateur
de la réunion il est déduit du nombre
de déjeuners individuels
- Avis de
remboursables à l’intervenant.
réunion ou
Repas Dîner : convocation
ƒ Intervenant se trouvant en mission - Etat de frais
pendant la totalité de la période entre
19h et 21 h
ƒ ou l’intervenant est arrivé sur place la Règle : Forfait = 16 €
veille du jour de réunion.
Si un dîner collectif a été programmé et payé
par l’organisateur de la réunion il est déduit du
nombre de dîners individuels remboursables à
l’intervenant.
Prise en charge des nuits d’hôtel (intégrant
le petit-déjeuner) dans les cas suivants :
ƒ l’intervenant se trouve en mission
pendant la totalité de la période - Avis de
comprise entre 0h et 5h. Règle : au réel et Règle : au réel et réunion ou
- Facture de
Hébergement ƒ ou la réunion s’étend sur plusieurs dans la limite du dans la limite du convocation
l’hôtel
jours (hébergement entre chaque plafond de 120 € plafond de 100 €
- Etat de frais
journée).
Toute impossibilité technique de retour le soir
du dernier jour de réunion autorise la prise en
charge d’une nuitée supplémentaire.
 MODALITES DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE MISSION DES AGENTS DE L’INCa

Tableau N°3 : FRAIS DE TRANSPORT – AGENTS DE L’INCa

Modalités de Justificatifs à produire

Conditions de droit à défraiement
remboursement
A l’Ordonnateur Au comptable

- Ordre de
Transport Les déplacements doivent être en cohérence Au réel non mission
Ticket - Titre de transport
Urbain avec les dates et lieux de mission. plafonné.
- Etat de frais
Le transport ferroviaire sera privilégié chaque
fois qu'il est plus économique et qu’il ne
rallonge pas le trajet de plus de 90 minutes
par rapport à l’avion.
Les déplacements en train s’effectuent en 2nde
classe.
Transport en commun

Il est néanmoins autorisé l’utilisation de la

1ère classe pour : - Ordre de
Train Trajet - les trajets d’une durée supérieure à 2 Au réel. - Titre de transport mission
heures, - Etat de frais
- les personnels présentant un handicap
physique ainsi que les personnes les
accompagnant.

ƒ Début et fin de mission : horaires figurant

sur les billets
ƒ Délais supplémentaires : ½ h
Au réel non
- Ticket délivré au - Ordre de
plafonné
titre du supplément mission
Suppléments Si obligatoires ou nécessaires. correspondant au
de prix ou justificatif
montant du - Etat de frais
de CB
supplément

Abonnement ou L’abonnement doit générer une économie par Au réel du montant - Fiche comparative - Fiche
renouvellement rapport aux déplacements sans abonnement. de l’abonnement (économie générée) comparative
 Tableau N°3 : FRAIS DE TRANSPORT – AGENTS DE L’INCa

Modalités de Justificatifs à produire

Conditions de droit à défraiement
remboursement
A l’Ordonnateur Au comptable
d’abonnement (vaut acquitté par - Facture réglée - Facture réglée
également pour l’agent.
l’avion :)
Frais de L’agent peut utiliser son véhicule personnel - Facture ou ticket de - Ordre de
Au réel
stationnement à entre son lieu de résidence familiale ou parking ou justificatif mission
proximité des gares administrative à une gare « de départ » de CB - Etat de frais
- Economique : est la règle pour tous les
voyageurs ;
- Affaires : autorisée dans les cas suivants :
¾ lorsque le temps total aller dépasse 4
heures
¾ lorsque la classe économique est
complète et sans autre possibilité de - Ordre de
Trajet départ immédiat Au réel - Titre de transport mission
¾ si la condition physique du - Etat de frais
collaborateur le nécessite

Avion ƒ Début et fin de mission : horaires figurant

sur les billets
ƒ Délais supplémentaires : 1h30

L’agent peut utiliser son véhicule personnel

entre son lieu de résidence familiale ou
Frais de administrative à un aéroport « de départ » - Ordre de
- Facture ou ticket de
stationnement à mission
Au réel parking ou
proximité des
justificatif CB - Etat de frais
aéroports

Bateau Non pertinent.

 Tableau N°3 : FRAIS DE TRANSPORT – AGENTS DE L’INCa

Modalités de Justificatifs à produire

Conditions de droit à défraiement
remboursement
A l’Ordonnateur Au comptable
Pour les déplacements professionnels en
milieu urbain, les agents utiliseront les
transports en commun. Toutefois, l’utilisation
des taxis est autorisée dans les cas suivants :
- Absence de transport en commun ;
Transport individuel

- Personnels présentant un handicap

physique ;
- Transport en commun inadapté (transport
d’un colis encombrant, précieux, lourd ou - Facture ou reçu - Ordre de
Au réel
Taxi fragile, durée du trajet excessif, horaires acquitté ou mission
décalés, urgence…) ; justificatif CB - Etat de frais
- Transport entre la gare ou de l’aéroport et
le lieu de réunion sur la plage horaire 21H
Æ 8H ;
- Transport entre la résidence familiale et
gare ou à l’aéroport sur la plage horaire
21Æ 8H.
 Tableau N°3 : FRAIS DE TRANSPORT – AGENTS DE L’INCa

Modalités de Justificatifs à produire

Conditions de droit à défraiement
remboursement
A l’Ordonnateur Au comptable
Conditions :
- Inexistence de moyens de transport en
commun ou lorsque leur utilisation s’avère
impossible,
- Lors du transport de matériel encombrant.
- En cas de trajets « multiples » de type
tournée.
- Facture acquittée
La catégorie du véhicule sera déterminée en
fonction du nombre de personnes voyageant - Contrat de location - Ordre de
Location de et de la longueur du parcours : 1 ou 2 (dans le cas où mission
Au réel
véhicule personnes bénéficieront d’une voiture de l'agence de voyage ne
- Etat de frais
catégorie A ; à compter de 3 personnes et peut satisfaire la
pour les directeurs, une catégorie B sera demande)
réservée.
Lors de la remise des clés du véhicule, il
convient de vérifier que le contrat comporte
bien une assurance (en cas de dommages
accidentels ou de vols).
 Tableau N°3 : FRAIS DE TRANSPORT – AGENTS DE L’INCa

Modalités de Justificatifs à produire

Conditions de droit à défraiement
remboursement
A l’Ordonnateur Au comptable

Sur autorisation préalable du supérieur ayant Règle : application

ordonner la mission. Cette autorisation n’est du barème
possible qu’à la condition que l’agent ait kilométrique en - Attestation
- Ordre de
souscris une assurance particulière couvrant vigueur d’assurance
couvrant les mission
ses déplacements professionnels. Limite : le nombre
Véhicule déplacements - Etat de frais
L’ordre de mission doit préciser de kilomètres est
personnel professionnels (actuellement
l’immatriculation, la puissance fiscale ou la calculé par
l’état liquidatif
cylindrée du véhicule. Le cas échéant, il doit l’ordonnateur sur - Carte grise du
véhicule est également à
également porter le nom des autres agents la base des
transmettre)
accompagnant l’agent détenteur du véhicule données fournies
qui, seul, peut bénéficier d’une indemnisation par le site internet
au titre des frais de transport. Michelin

Frais de parking Les frais de stationnement sont pris en

lié à un charge du 1er au dernier jour de réunion (ou - Ticket ou facture ou - Ordre de
déplacement au manifestation) : le contrôle s’effectue grâce à Au réel justificatif CB de mission
delà de la petite l’ordre de mission qui comporte les dates de stationnement - Etat de frais
couronne réunions.

Aucune condition spécifique.

- Facture acquittée ou - Ordre de
Dans certains cas justifiés, notamment au relevés de passage
Frais d’autoroute regard des coûts, des abonnements peuvent Au réel mission
en cas
être pris en charge, notamment ceux utilisant d’abonnement - Etat de frais
le système de télépaiement.
 Tableau N°4 : FRAIS D’HEBERGEMENT ET DE RESTAURATION – AGENTS DE L’INCa

Justificatifs à produire
Modalités de remboursement

Conditions de droit à défraiement Déplacement en A

France Déplacement à A l’AC
l’ordonnateur
métropolitaine+ l’étranger
DOM TOM

Prise en charge des nuits d’hôtel (intégrant le petit- Au réel dans la Remboursement sur
déjeuner) dans les cas suivants : limite du plafond la base des forfaits
ƒ l'agent se trouve en mission pendant la totalité de la autorisé, soit : journaliers prévus à - Ordre de
période comprise entre 0h et 5h. - Paris et DOM- l’annexe 1 de l’arrêté - Facture mission
Hébergement TOM : 100 € du 3 juillet 2006 d’hébergeme
fixant les taux des nt - Etat de
Toute impossibilité technique de retour le soir du dernier - Province : 80 € frais
indemnités de mission
jour de réunion ou de départ le matin de la réunion prévu au décret du 3
autorise le prolongement de la mission. juillet 2006.
 Tableau N°4 : FRAIS D’HEBERGEMENT ET DE RESTAURATION – AGENTS DE L’INCa

Modalités de remboursement Justificatifs à produire

Déplacement en
Conditions de droit à défraiement A
France Déplacement à
l’ordonnat A l’AC
métropolitaine et l’étranger
eur
DOM-TOM
Remboursement sur la
base des forfaits
journaliers prévus à
Déjeuner : l’annexe 1 de l’arrêté
du 3 juillet 2006 fixant
ƒ Agent se trouvant en mission pendant la totalité de - Ordre de
les taux des indemnités
la période entre 12h et 14h Règle : Forfait = 16 € mission
de mission prévu au
ƒ Si un déjeuner collectif a été programmé et payé par décret du 3 juillet 2006. - Etat de
l’organisateur de la réunion il est déduit du nombre frais
En l'absence de frais
de déjeuners individuels remboursables à l'agent. d'hébergement, le
forfait repas et frais
divers = 35% de
l’indemnité
Repas
Remboursement sur la
base des forfaits
journaliers prévus à
Dîner : l’annexe 1 de l’arrêté
ƒ Agent se trouvant en mission pendant la totalité de du 3 juillet 2006 fixant
- Ordre de
la période entre 19h et 21 h les taux des indemnités
Règle : Forfait = 16 € mission
ƒ Si un dîner collectif a été programmé et payé par de mission prévu au
décret du 3 juillet 2006. - Etat de
l’organisateur de la réunion il est déduit du nombre
frais
de dîners individuels remboursables à l'agent. En l'absence de frais
d'hébergement, le
forfait repas et frais
divers = 35% de
l’indemnité
 REUNION OU MANIFESTATION SE DEROULANT A L’ETRANGER
INTERVENANTS EXTERIEURS ET AGENTS DE L’INCa

Tableau N°5 : REUNION OU MANIFESTATION SE DEROULANT A L’ETRANGER

INTERVENANTS EXTERIEURS ET AGENTS DE L’INCa
Règle : remboursement sur la base des forfaits journaliers prévus à l’annexe 1 de l’arrêté du 3 juillet 2006 (ci-
dessous) fixant les taux des indemnités de mission prévu au décret du 3 juillet 2006.

Pièces justificatives :
ƒ Avis de réunion et état de frais
Hébergement, restauration et ƒ Facture d’hébergement
frais divers ƒ en cas de réunion : la feuille d’émargement (uniquement)
ƒ en cas de manifestation : aucune liste n’est à fournir, la présentation des pièces justificatives vaut preuve de
l’intervention
En l'absence de frais d'hébergement, le per diem forfaitaire se répartit de la façon suivante :
ƒ 65% - hébergement
ƒ 35% - Repas et frais divers

Annexe 1 de l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret n°2006-781
du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires
des personnels civils de l’Etat