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Software de gestión de colecciones

Gráfico de la ubicación típica del sistema operativo en el uso de un dispositivo con software.

El software de gestión de colecciones es el conjunto de programas informáticos, instrucciones y reglas diseñadas para ejecutar tareas específicas como la administración de la información sobre las piezas que forman parte del fondo de una organización.

Se utiliza para almacenar, organizar, catalogar y gestionar diferentes tipos de colecciones, como: libros, arte, monedas, objetos de museos, discos, videojuegos, entre otros. El software de gestión de colecciones es una herramienta fundamental que ofrece una serie de funcionalidades esenciales que permiten a los usuarios optimizar sus procesos, organizar, mejorar su productividad y administrar sus colecciones de manera efectiva.

El objetivo es facilitar la administración, el seguimiento y el acceso a la información relacionada con los elementos de la colección.

Los tipos de colecciones que se gestionan comúnmente con este tipo de software son:

• Bibliotecas (libros, revistas, manuscritos, etc.)
• Museos (arte, objetos históricos, fósiles, etc.)
• Filatelia y numismática (sellos, monedas, billetes, etc.)
• Colecciones personales (discos, videojuegos, cómics, etc.)
• Archivos digitales (fotografías, documentos digitales, etc.)

Desarrollo del software de gestión de colecciones

Década de 1960-70: Los primeros sistemas rudimentarios son tarjetas perforadas y bases de datos iniciales. Estándares como MARC en bibliotecas.

Década de 1980-90: Aparición de bases de datos relacionales y software especializado. Interfaces gráficas y soporte para redes locales.

Década de 2000: Digitalización masiva y transición a plataformas web. Proliferación de estándares como Dublin Core y opciones de código abierto (p. ej., Omeka).

Década de 2010: Sistemas basados en la nube y colaboración entre instituciones. Integración de analíticas y herramientas avanzadas.

2020 en adelante: Uso de inteligencia artificial para catalogación automática, preservación digital avanzada y enfoque en accesibilidad e interoperabilidad global.

Características y funciones principales

Es primordial la facilidad de uso para garantizar que los usuarios puedan adoptar rápidamente el software y aprovechar al máximo sus funciones, por ello, algunas de las características y funciones que debe tener un software de gestión de colecciones son:

• Facilidad de uso: una interfaz intuitiva y amigable con menús claros, opciones bien organizadas y funciones fáciles de encontrar, que permita a los usuarios que aprendan rápidamente a utilizar el software sin necesidad de una formación extensa, una interfaz visual en forma de lista, cuadrícula o incluso 3D (dependiendo del software).

• Catálogo y clasificación: permite la creación de registros detallados para cada objeto de la colección, con información como el nombre, descripción, fecha de adquisición, ubicación y categoría.

• Búsqueda y filtrado: herramientas para buscar objetos específicos dentro de la base de datos utilizando diferentes criterios como autor, fecha, tipo, etc.

• Gestión de inventarios: permite controlar las entradas y salidas de objetos, así como su estado de conservación y ubicación física.

• Seguridad: debe dar prioridad a la protección de datos confidenciales con medidas de seguridad robustas, como el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y el control de acceso, para prevenir el acceso no autorizado y garantizar la integridad y confidencialidad de la información.

• Generación de informes: capacidad para generar informes personalizados sobre los objetos, su valor, estado, o cualquier otro criterio relevante.

• Acceso remoto y en la nube:  debido al uso de móvil y otros dispositivos, la posibilidad de acceder al software desde cualquier lugar es fundamental para facilitar el trabajo colaborativo y la toma de decisiones en tiempo real, permitiendo a los usuarios trabajar de manera flexible y eficiente, muchos programas modernos permiten almacenar la colección en la nube para acceder a ella desde cualquier dispositivo.

• Automatización: debe ofrecer herramientas de automatización que permita optimizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad en toda la organización. Automatizar tareas repetitivas y procesos manuales ayuda a aumentar la eficiencia, reducir los errores y liberar el tiempo para otras tareas.

• Soporte y actualizaciones: un buen software de gestión de colecciones debe contar con un servicio de soporte técnico y recibir actualizaciones regulares para garantizar su funcionamiento y mantenerse al día con los avances tecnológicos y las nuevas regulaciones.

El mayor inconveniente que se presenta al trabajar con un software de este tipo es a su vez uno de los motivos que facilitan su uso, y es que emplea un modelo preestablecido que lleva a que la gestión de colecciones se realice de una determinada manera. Esto en muchos casos puede limitar la descripción de los objetos, pues no siempre es posible adaptar todos los requisitos del órgano, institución o persona productora a las funcionalidades que ofrece un software de gestión de colecciones ya existente.

Tipos de Software

Los software de gestión​ de colecciones se pueden clasificar:

Según su enfoque

Software de código abierto	Está disponible gratuitamente y puede ser modificado por cualquier persona. Algunos ejemplos de software de gestión de colecciones de código abierto son Koha, Evergreen u OpenBiblio. Este software tiene muchas características y funcionalidades, como interfaces basadas en la web, soporte MARC y RDA, cuentas de usuarios y personal o análisis e integraciones con otros sistemas.
Software basado en la nube	Es una opción de acceso en línea. Algunos ejemplos de software de gestión de colecciones basado en la nube son Libib, LibraryWorld y Librarika. Ofrecen funciones como el escaneo de códigos de barras, la gestión de inventario, el autopago de los usuarios y la copia de seguridad de los datos. Sin embargo, también tienen algunas limitaciones y riesgos, ya que hay un menor control y personalización sobre el software, porque depende de las actualizaciones y políticas del proveedor.
Software híbrido	Es un software que combina aspectos tanto del software de código abierto como del software basado en la nube. Algunos ejemplos de software híbrido de gestión de colecciones son: Libki, BookSystems y BiblioteQ​. Este enfoque permite más flexibilidad y opciones sobre las características y funciones del software. También ofrecen ventajas como la escalabilidad y la interoperabilidad.

Según su tipo de usuario

Software profesional	Destinado a instituciones como museos​, bibliotecas o archivos que requieren funcionalidades avanzadas, como el manejo de grandes volúmenes de objetos o el cumplimiento de normativas internacionales.
Software personal	Para coleccionistas individuales que desean gestionar colecciones más pequeñas o específicas, como cómics, discos, videojuegos, etc.
Software para bibliotecas y archivos	Especializado en la gestión de monografías, revistas, manuscritos y otros documentos.

Beneficios

Algunos de los beneficios de usar software de gestión de colecciones son​:

• Eficiencia: Automatización de tareas que antes se realizaban manualmente, como el seguimiento de objetos y la creación de informes.

• Organización: mejora la organización de los elementos en la colección, lo que facilita el acceso y la búsqueda de información.

• Seguridad: almacenar la información digitalmente puede reducir el riesgo de pérdida de datos debido a daños físicos (por ejemplo, por incendios o robos).
• Escalabilidad: Los coleccionistas pueden expandir sus colecciones sin perder control sobre la gestión.

Ejemplos de software de gestión de colecciones

• Omeka: Software de gestión de contenidos de código abierto, especialmente para la gestión y publicación web de colecciones digitales. Esta plataforma permite colgar y describir elementos mediante el uso de metadatos estructurados, y además de colecciones, es posible crear exhibiciones digitales interactivas desarrolladas a partir de las mismas​. Este software posee además dos proyectos, el Omeka Classic, desarrollado para proyectos individuales y educadores; Y el Omeka S, para instituciones que administran recursos multioperables.
• CollectiveAccess: Es un software libre y de código abierto diseñado para la catalogación y publicación de colecciones en museos​, archivos y bibliotecas. El sistema es altamente configurable, permitiendo a las instituciones adaptar sus funcionalidades a necesidades específicas sin requerir programación personalizada​. Además, soporta diversos estándares de metadatos y formatos multimedia, facilitando la gestión integral de colecciones heterogéneas.​

  

• LibraryThing: Plataforma para gestionar colecciones de libros de forma personal y comunitaria en forma de catálogo. Esta plataforma ofrece múltiples funcionalidades como importar y exportar en varios formatos o escáneres y etiquetas de código de barras, y datos estadísticos personalizados como gráficos sobre nuestra biblioteca​, seguimiento del progreso de lectura o calificación y reseña.

Véase también

• Sistema de gestión de contenidos
• Software de código abierto
• Software de gestión de inventarios
• Archivística
• Biblioteca digital