Produccion de Documentos Elecronicos

NOMBRES: LINA MARCELA REINA TABARES
LIDY XIMENA OSORIO NAVARRO

WILLIAN ANDRES CASTRO REY
PRODUCCION DE FECHA: 05/05/23

DOCUMENTOS
ELECRONICOS DOCENTE: WILSON RODRIGUEZ
MATERIA: DIGITACION Y PRODUCION DOCUMENTAL

 Los documentos electrónicos son un grupo de
documentos digitales que tienen como fin
¿Qué es un soportar las transacciones económicas a nivel
fiscal. También actúan como comprobantes
documento legales y tributarios en formato digital.
electrónico?
 El objeto de este decreto es compilar la
normatividad expedida por el Gobierno
Nacional en ejercicio de las facultades
Decreto 1080 reglamentarias conferidas por el numeral 11 del
del 2015 artículo 189 de la Constitución Política, para
para la cumplida ejecución de las leyes del
sector Cultura.
Características de los documentos electrónicos
 Necesitan un respaldo gráfico una vez que sean generados. Estos
soportes deben quedar registrados en el sistema que hayas seleccionado,
ya sea la plataforma de la DIAN o un software especializado.
 Deben contar con una numeración consecutiva o código específico
autorizado por la DIAN, esto representa la autenticidad y originalidad
de los documentos.
 Existe un formato electrónico estándar establecido por la DIAN, XML
(Lenguaje Extensible de Etiquetado), lo que permite codificar los
documentos gracias a un criterio específico y así mismo proteger la
información de los contribuyentes.
 Deben incluir la información de contacto del remitente como lo es el
nombre, apellidos, número de identificación o NIT, de acuerdo sea el
caso y dirección.
 Todos los documentos electrónicos deben incluir la firma digital que
asegura la validación y autenticidad del documento.
 DEFINICION: La definición más concreta de los metadatos es qué
son “datos acerca de los datos” y sirven para suministrar información
sobre los datos producidos. Los metadatos consisten en información
que caracteriza datos, describen el contenido, calidad, condiciones,
historia, disponibilidad y otras características de los datos.
 FUNCIONES:
Metadatos Búsqueda: los metadatos deben proporcionar suficiente información, bien

para descubrir si existen datos de interés dentro de la colección de datos
disponibles, o simplemente, para saber que existen.
Recuperación: los metadatos deben proporcionar información a los

usuarios para que puedan adquirir la información que sea de su interés.
Evaluación: los metadatos deben considerar información que asista a los

usuarios a determinar si los datos van a ser útiles para una aplicación.
 Factura electrónica: es un documento digital que soporta las
transacciones de bienes y/o servicios, ya sea de una persona o
de una empresa.
 Documento soporte de pago de nómina electrónica: es un
TIPOS DE documento digital en el cual se reflejan todos los pagos que la
empresa realiza en materia de salario, prestaciones sociales,
DOCUMENTOS
aportes a seguridad social y todo los relacionado con la
ELECTRONICOS vinculación laboral de un colaborador.
 Documento soporte de adquisiciones con no obligados: es un
documento que soporta los costos, deducciones o impuestos
descontables.
 Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo –
SGDEA:
¿QUE ES
SGDEA? un grupo de sistemas de información destinados a gestionar
documentos electrónicos.
 Estratégicos
 Financieros
BENEFICIOS  Administrativos
DEL SGDEA
 Operativos
 Tecnológicos
 El término "cero papel" es una estrategia utilizada por
organizaciones que buscan mostrarse y ser más amigables con
el ambiente al eliminar el uso del papel dentro de las
operaciones rutinarias.
POLITICA
CERO
PAPEL
 Reducir los tiempos de búsqueda de información
 Mayor seguridad
VENTAJAS
DEL CERO  Flexibilidad
PAPEL
 Disminución de los costos
 Conjunto de documentos electrónicos de archivo
correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera
EXPEDIENT que sea el tipo de información que contengan.
E
ELECTRONI
CO
 Trámites ágiles
VENTAJAS DE  Registros con validez legal

UTILIZAR EL
EXPEDIENTE  Fáciles de acceder y compartir
ELECTRONICO
 Seguridad avanzada
 Documentos electrónicos
COMPONENTE  Índice
S DEL
EXPEDIENTE  Firma
ELECTRONICO
 metadatos

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MATERIA: DIGITACION Y PRODUCION DOCUMENTAL

Metadatos Búsqueda: los metadatos deben proporcionar suficiente información, bien

Recuperación: los metadatos deben proporcionar información a los

Evaluación: los metadatos deben considerar información que asista a los

VENTAJAS DE  Registros con validez legal

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