CENTRO DE DESARROLLO

AGROINDUSTRIAL Y EMPRESARIAL

CDAE VILLETA
Regional Cundinamarca
LIBROS DE CONTABILIDAD
Libros de Contabilidad
Son los libros principales y auxiliares en los cuales el comerciante registra en
orden cronológico las operaciones mercantiles, de acuerdo con las normas legales
vigentes. Art. 48 Código de Comercio
Aspectos legales
Todo comerciante llevará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios
estados financieros en general de acuerdo con las disposiciones del Código de
Comercio y demás normas sobre la materia.
Los estados financieros deben elaborarse con fundamento en los libros en los que
se hubieren asentado los comprobantes.
La ley dispone que todo comerciante debe llevar unos libros donde debe registrar
los hechos económicos según las normas y principios que gobiernan la
contabilidad. Artículo 48 Código de Comercio
Pero en Colombia no existe una ley que de forma expresa señale cuáles son los
libros de contabilidad que un comerciante o empresa debe llevar.
El código de comercio a partir del artículo 48 trata sobre los libros de contabilidad
señala algunos aspectos sobre los libros pero sin especificarlos ni definirlos, por lo
que ha sido la doctrina la que se ha encargado de definir qué libros de
contabilidad se deben llevar, separando entre libros principales y libros auxiliares.
 REGISTRO DE LIBROS
Los libros de contabilidad no requieren ser registrados en la cámara de comercio en vista
a que el decreto ley 019 de 2012 eliminó dicha obligación.
Anteriormente el artículo 28 del código de comercio obligaba a registrar los libros de
contabilidad, pero luego de la modificación del decreto ley 019 sólo es necesario registrar
algunos libros de comercio.
Recordemos que los libros de contabilidad son diferentes a los libros de comercio, y de los
libros de comercio sólo es obligatorio registrar los que señala el artículo 28 del código de
comercio: «Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y
juntas de socios.»
Estos son los únicos libros que se deben registrar en la cámara de comercio, y como se
expuso, se trata de libros de comercio y no de libros de contabilidad.
De otra parte, la norma ha dispuesto que ciertos contribuyentes deben registrar los
libros de contabilidad en la Dian, pero solo aquellos que por ley no eran necesario
registrar en la cámara de comercio.
Esto en virtud de lo dispuesto por el artículo 774 del estatuto tributario, que señala
que los libros de contabilidad deben estar registrados en la cámara de comercio o en la
administración de impuestos, según el caso.
En consecuencia, algunas entidades o contribuyentes deben registrar los libros de
contabilidad en la Dian como es el caso de las entidades sin ánimo de lucro, los
sindicatos, las instituciones de educación superior, las empresas de vigilancia privada,
las iglesias, las entidades reguladas por la ley 100 de 1993, los partidos y movimientos
políticos, las cámaras de comercio, los notarios, la propiedad horizontal y las
organizaciones comunitarias.
Es importante anotar que el hecho de que el decreto ley 019 de 2012 hubiera eliminado
la obligación de registrar los libros de contabilidad en la cámara de comercio, no implica
que todo contribuyente deba registrar entonces los libros de contabilidad en la Dian para
que tengan valor probatorio para efectos tributarios, sino aquellos que la ley de forma
expresa de dispuesto que deben ser registrados en la Dian. Art. 774 E.T.
 
PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
En los libros de Contabilidad está prohibido:
• Borrar
• Mancharlo
• Romperlo
• Mutilarlo
• Dejar espacios en blanco
• Alterar el orden de los folios
• Alterar el orden cronológico de los asientos y los documentos
• Hacer cualquier acto que le quite claridad y consistencia a las reglas
PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
El código de comercio prohíbe:
• Alterar los asientos el orden o la fecha de las operaciones referidas.
• Dejar espacios entre asientos que faciliten adiciones en el texto de los registros.
• Hacer raspaduras o tachones o correcciones en los asientos. Los errores u omisiones se deben efectuar con un nuevo registro.
• Borrar, tachar, en todo o en parte, los registros.
• Arrancar hojas o alterar el orden de las mismas.
• IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
• Los libros de contabilidad les permiten a las empresas, además de cumplir una obligación establecida por el estado, llevar una información
adecuada, oportuna y precisas de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier
momento su situación financiera y los resultados de dichas operaciones, para la toma de decisiones por los dueños o administradores
• Los libros y documentos constituyen prueba de hechos mercantiles, para entidades de vigilancia y control del estado
Corrección de errores en los libros.
Un error en un libro de contabilidad no puede ser enmendado, según las disposiciones del Código de Comercio. Por
ello, la forma de corregir errores en los libros de contabilidad es mediante la utilización de un asiento contable que
salve o revierta el efecto del error.
Hechos irregulares en la contabilidad.
• SANCIONES RELACIONADAS CON LA CONTABILIDAD Y DE CLAUSURA DEL ESTABLECIMIENTO.
• Art. 654. Hechos irregulares en la contabilidad.
• Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos:

a. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.

b. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos.

c. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.

d. Llevar doble contabilidad.

e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para
establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.

f. Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a
aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso.
• Libros principales
• Libros de inventarios y balances
• Libro diario
• Libro mayor y balance
• Libro de accionistas
• Libro de actas

• Libros auxiliares
• Libro de bancos
• Libro de clientes o cartera
• Libro de caja
• Libro de compras
• Libro de ventas
• Libro de proveedores
Libros principales
Llamados también mayores y oficiales, son los libros que deben llevar obligatoriamente los
comerciantes, y en los que registran de forma sintética las operaciones mercantiles que
realizan durante un lapso no superior a un mes.
De acuerdo a las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros de
contabilidad.
Libro de inventarios y balances. Art 52 C.C.
Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante
elaborará un inventario y un estado de la situación financiera que permitan conocer de
manera clara y completa la situación de su patrimonio. Estos deben registrarse en el libro
de inventario y balance, de acuerdo con las normas legales.
Registro en el libro de inventario y balances.
Después de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada
esta información al libro de inventario y balances, teniendo en cuenta diligenciar
correctamente cada una de las siguientes columnas:
1. Cantidad: en ella se registra la cantidad de artículo inventariados (generalmente se utiliza
para mercancías y para propiedades, planta y equipo)
2. Cuentas y detalles: en esta columna se registra el nombre de las cuentas y subcuentas
que conforman el inventario, o el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el
inventario, o el nombre, marca y referencia de los artículos. Si en una cuenta es necesario
ofrecer información muy extensa, esta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la
cuenta únicamente el número del anexo que amplía la información; este es el caso de
mercancías, en las que hay grupos y subgrupos de artículos para detallar.
3. Valor unitario: en ella se registra el valor que corresponde al precio de cada artículo
relacionado en la columna cantidad.
4. Valor parcial: normalmente se utiliza para registrar el valor correspondiente a las
subcuentas; en el caso de mercancías, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad
por el valor unitario.
5. Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una
vez registrado un grupo de cuentas, se suma; por ejemplo, grupo de activo, grupo de
pasivo
En este libro se refleja la ecuación patrimonial; por ello, las cuentas se presentan por
grupos, así: primero las cuentas de activo, luego las cuentas de pasivo y, por último, las
cuentas de patrimonio. Se debe recordar que si se desconoce el patrimonio este valor se
obtiene al aplicar la ecuación patrimonial
Patrimonio= Activo-Pasivo
Hoja de libro de inventarios y balances
En este libro se registra , en primer lugar, el inventario inicial o final y luego se procede a
registrar el estado de la situación financiera correspondiente.
Ejemplo:
Libro diario
Es un libro principal en el que se registra en orden cronológico cada comprobante de contabilidad
elaborado por la empresa durante un mes.
Con el fin de mantener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los
registros débitos y créditos, información necesaria que se traslada al libro mayor en la columna de
movimiento mensual,
Registros en el libro diario columnario
Una vez elaborado el comprobante de contabilidad con sus soportes, se procede a registrar,
teniendo en cuenta las siguientes columnas:
• Fecha: aquí se escribe el año, el mes y el día del comprobante en que se está registrando.
• Detalle o descripción: en esta columna se escribe el nombre y el número del comprobante.
• Una serie de columnas con debe y haber: cada columna doble corresponde a una cuenta y su
código, para las más utilizadas. Las dos últimas columnas son para cuentas varias, para registrar
el movimiento de cuentas de poco uso: la primera sirve para el nombre de la cuenta y su
código y la segunda para los movimientos débitos y créditos, pero si es computarizada se
registran todas las cuentas por separado
Procedimiento
• Se inicia el diario columnario con el registro del comprobante de apertura, o sea el
que corresponde al inventario general inicial, se cierra con doble raya y se traslada
esta información al libro mayor y balance
• Se registra en orden cronológico cada uno de los comprobantes de contabilidad
correspondiente a un mes.
• Cada vez que se finalice el registro de las operaciones de un mes se totaliza el
movimiento débito y crédito de cada cuenta, sin incluir los comprobantes de apertura
y de meses anteriores. Estos valores se trasladan a la columna de movimiento
mensual en el libro mayor y balance.
Ejemplo Excel
Libro mayor y balances
Es un libro principal en el que los comerciante deben registrar el movimiento mensual de las
cuentas de forma sintética; la información se toma del libro diario columnario y se detalla
analíticamente en los libros auxiliares.

Registros en el libro mayor y balances

Una vez registrados los comprobantes en el libro diario columnario, se procede a trasladarlos al
libro mayor y balances. Se inicia con los saldos de apertura y se continúa con los movimientos
mensuales registrados en las siguientes columnas:
• Cuentas: en ella se anota el nombre de las cuentas, una por cada renglón.
• Código: Se escribe el número que le corresponde a cada cuenta, según el catálogo de cuentas
de la empresa, tomando del plan único de cuentas para comerciantes
• Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo débito o crédito de cada cuenta correspondiente
al período anterior.
• Movimiento del mes: en esta columna se registra el movimiento débito y crédito mensual de
cada cuenta. La información se traslada de los totales mensuales del libro columnario
• Saldos: en esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los datos de
las columnas Saldos anteriores y movimiento, así:
• Cuenta de saldo débito:
saldo anterior + movimiento débito - movimiento crédito= saldo siguiente
• Cuenta de saldo crédito:
Saldo anterior – movimiento débito ´movimiento crédito = saldo siguiente

Los saldos de las cuentas de activo, generalmente, son débitos , aunque puede darse el
caso, como en bancos, que resulte saldo crédito cuando está en sobregiro, en este caso se
reclasifica como obligaciones financieras. Las cuentas de costos y gastos tienen un saldo
débito y las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos tienen saldo crédito.
Procedimiento
• Se registra el comprobante de apertura en la columna denominada saldos anteriores.
• Se registran las operaciones mensuales de las cuentas de las cuentas en las columnas
correspondientes al movimiento.
• Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, estos a su vez se constituten los
saldos anteriores del mes siguiente.
• Al finalizar el periodo contable, en la columna Movimiento se registra el comprobante
de ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que servirá de base para la
elaboración de los estados financieros.
• Al finalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para cancelar en el
libro mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener los valores
correspondientes al estado de la situación financiera
Libros auxiliares
Son los libros de contabilidad en los que se registran, de forma detallada, los valores e
información registrados en los libros principales; no requieren registro en la Cámara de
Comercio.
Cada empresa determina el número de libros auxiliares que necesita, de acuerdo con su
tamaño y con el catálogo de cuentas que maneje.
Registro en los auxiliares
Se traslada a los libros auxiliares la información presentada en las columnas parciales del
comprobante de contabilidad. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes del
libro auxiliar.
• Fecha: cronológicamente se registra el año, el mes y el día del comprobante de diario
correspondiente.
• Detalle: Se describe la transacción y se indica el soporte que la respalda.
• Número del comprobante de contabilidad: se registra en orden consecutivo
• Débitos y crédito: se registra el valor del movimiento débito o crédito, de cada
subcuenta, tomando la columna parciales del comprobante de contabilidad.
• Saldos: aquí se escribe el valor que resulte después del movimiento débito o crédito,
de acuerdo con las siguientes reglas:
a) En las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo débito, la columna saldos
aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuye con los valores
registrados en el haber.
b) En las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener saldo crédito, su saldo
aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores
registrados en el debe
Corrección de errores
Pueden presentarse varios casos:
• Omisión de uno o varios asientos contables: se registran en la fecha en que se
advierten, sin alterar el orden cronológico, y se escribe la fecha de la omisión en el
detalle.
• Error en el registro de la cantidad: cualquier error en los asientos se corrige con un
nuevo asiento.
Para anular el asiento errado, se debe contabilizar la misma cantidd de la columna
contraria y registrar luego el asiento correcto.
• Registro en otra cuenta: en este caso, se anula el registro en la cuenta equivocada,
por medio de un nuevo asiento, regstro en la columna contraria y se contabilizael
asiento correcto en la cuenta que corresponda
• Error en la fecha: en este caso, como no puede alterarse el orden cronológico, se
anula el asiento con la explicación correspondiente y se registra un nuevo asiento
Algunos tipos de auxiliares
Cuenta control
Las empresas que realizan operaciones mercantiles con numerosas personas naturales y
jurídicas, necesitan detallar y ampliar la información de una cuenta en varias subcuentas;
para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros
individuales de una cuenta, se abre una cuenta, se abre una cuenta control, en la que se
registran los valores totales del movimiento débito o crédito de cada cuenta principal,
tomados de las columnas de totales débitos y créditos del comprobante diario de
contabilidad.
Subcuentas
En los libros diario y mayor se registran los valores correspondientes a las cuentas
principales. En los libros auxiliares se registran los valores correspondientes a las
subcuentas. La información se toma del comprobante de contabilidad. La suma de los
saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo de la cuenta mayor o de con
trol.
Auxiliar de Compras y Ventas

Las empresas utilizan auxiliares especiales de compras y ventas, en los que registran detallamente la
información solicitada por la DIAN, PARA EFECTOS DE iva

EEMPLO. VER EXCEL

OTROS LIBROS 
Libros de actas y registro de socios
La sociedad llevará un libro , debidamente registrado, en el que se anotarán, en orden
cronológico, las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán
formadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o junta
de socios.
Así mismo, las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para
inscribir las acciones; en el que se anotarán también los títulos expedidos, con indicación
de su numero y fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones , embargos y
demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o
limitaciones de dominio, si fueren nominativas
Libro fiscal en el régimen NO RESPONSABLE DEL IVA (simplificado)
Los responsables del régimen no responsable en el impuesto a las ventas, reclasificados
como no responsables del Iva, están en la obligación de llevar un libro fiscal en lugar de
contabilidad.
Contabilidad y libro fiscal en el régimen simplificado
Desde el punto de vista tributario los responsables del régimen simplificado no están
obligados a llevar contabilidad, y en su defecto deben llevar un libro fiscal.
Esta obligación está impuesta en el artículo 616 del estatuto tributario, que lo titula libro
fiscal de registro de operaciones.
• Requisitos del libro fiscal.
El artículo 616 del estatuto tributario señala que el libro fiscal se debe llevar en
cumplimiento de las siguientes condiciones y requisitos:
• Requisitos del libro fiscal.
• El artículo 616 del estatuto tributario señala que el libro fiscal se debe llevar en
cumplimiento de las siguientes condiciones y requisitos:
• Identificar al contribuyente.
• Estar debidamente foliado.
• Anotar diariamente las operaciones, ya sean de forma global o discriminada.
• Totalizar cada mes lo pagado en bienes y servicios.
• Totalizar cada mes los ingresos obtenidos.
• El libro fiscal se debe inscribir en la cámara de comercio?
• El libro fiscal, como su nombre lo indica, es un libro para efectos fiscales, que no es de
contabilidad ni es un libro de comercio, y en la cámara de comercio sólo se registrar
los libros de contabilidad y de comercio.
Sanciones por no presentar el libro fiscal.
El artículo 616 que impone la obligación de llevar el libro fiscal de operaciones diarias a
los responsables del régimen simplificado, señala lo siguiente en su inciso segundo:

«Este libro fiscal deberá reposar en el establecimiento de comercio y la no presentación

del mismo al momento que lo requiera la administración, o la constatación del atraso,
dará lugar a la aplicación de las sanciones y procedimientos contemplados en el artículo
652, pudiéndose establecer tales hechos mediante el método señalado en el artículo
653.»

La sanción aplicable, según esta norma, es la del artículo 652 del estatuto tributario que
corresponde a la sanción por facturación.
• No obstante, desde hace más de 20 años la doctrina de la Dian dispone que esta
sanción no es aplicable, como lo señaló en concepto 46572 de diciembre 7 de 1999,
que reiteró en oficio 015165 del julio 13 de 2018.
• De manera que a día de hoy no existe una sanción para el responsable del régimen no
responsable de ventas que incumpla con su deber de llevar el libro fiscal.
• Libro fiscal en Excel.
• El libro en Excel que hemos diseñado cuenta con una hoja por cada mes en la que se
registra diariamente el valor global del movimiento al finalizar el día.
• En los ingresos, por ejemplo, si el comerciante expide 20 facturas, del número 31 a la
51, no se registra el valor de cada factura, sino que se suman las 20 facturas y el total
resultante es el que se registra en el día correspondiente, que puede ser por ejemplo
el 10 de septiembre.
• Es importante tener claro que se deben conservar todos los soportes de los egresos
que se registren, por lo que requiere que organice un archivo por meses donde se
ordenen por fechas las facturas y demás soportes que respalden los gastos que se
registren en el libro fiscal.
• En la portada se deben incluir los datos de identificación del comerciante y del
establecimiento de comercio. Recuerde que estos datos se toman del RUT al que todo
régimen simplificado debe estar inscrito. Algunos datos pueden ser tomados también
del registro mercantil si el comerciante se ha registrado en la cámara de comercio.
• El libro ofrece en la portada un pequeño resumen financiero de su negocio,
mostrándole los ingresos, egresos y utilidad de cada mes, para que usted tenga una
visión general de cómo va su negocio.
Por último, el libro le ofrece una alerta automática con la cual le notifica en qué momento
ha superado los topes para pertenecer al régimen simplificado, momento en el cual
deberá considerar la posibilidad de registrarse en el régimen común.
Ver libro Excel

Importante: No debe escribir en las celdas que contengan fórmulas. Por seguridad estas
celdas están protegidas. La clave para desprotegerlas es 111.