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    Auditoria de Cuentas Por Cobrar

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    liceth arrieta
    El documento describe el ciclo de ventas y cuentas por cobrar, que incluye las decisiones y procesos para transferir la propiedad de bienes y servicios a clientes. Comienza con una solicitud de un cliente y termina con la conversión a una cuenta por cobrar y luego a efectivo. Explica los procesos de ventas, créditos, facturación, recaudo de cartera, devoluciones y baja de cuentas incobrables.

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    Auditoria de Cuentas Por Cobrar

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    liceth arrieta
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    El documento describe el ciclo de ventas y cuentas por cobrar, que incluye las decisiones y procesos para transferir la propiedad de bienes y servicios a clientes. Comienza con una solicitud de un cliente y termina con la conversión a una cuenta por cobrar y luego a efectivo. Explica los procesos de ventas, créditos, facturación, recaudo de cartera, devoluciones y baja de cuentas incobrables.

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    El documento describe el ciclo de ventas y cuentas por cobrar, que incluye las decisiones y procesos para transferir la propiedad de bienes y servicios a clientes. Comienza con una solicitud de un cliente y termina con la conversión a una cuenta por cobrar y luego a efectivo. Explica los procesos de ventas, créditos, facturación, recaudo de cartera, devoluciones y baja de cuentas incobrables.

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    El ciclo de ventas y cuentas por cobrar implica

    las decisiones y procesos necesarios para


    transferir la propiedad de bienes y servicios a
    los clientes después de que se ponen a
    disposición para su venta.

    Se inicia con una petición por parte de un


    cliente y termina con la conversión del material
    o servicio en una cuenta por cobrar y por último
    en efectivo.
    OPERACIONES CUENTAS FUNCIONES SOPORTES Y REGISTROS

    VENTAS Ventas - Cuentas • Procesamiento de las órdenes del • Orden de pedido de venta
    por cobrar cliente • Remisión o Doc. De
    • Concesión de crédito aceptación.
    • Facturación al cliente y registro de las • Factura de venta
    operaciones • Modulo de cuentas por
    cobrar
    • Conciliación de cartera
    • Estado de cartera periódico

    RECAUDO DE Efectivo en el banco • Registro del recaudo de cartera • Avisos de canje o remesas
    CARTERA Cuentas por cobrar Verificación de las retenciones • Extractos Bancarios
    practicadas • Comprobantes de ingreso

    DEVOLUCIONE Devolución y • Registro de devoluciones y • Notas de crédito


    SY descuentos descuentos sobre las ventas • Auxiliar de la cuenta
    DESCUENTOS sobre ventas contable de Ingresos
    Cuentas por cobrar
    OPERACIONES CUENTAS FUNCIONES SOPORTES Y REGISTROS

    BAJA DE CUENTAS • Cuentas por cobrar Eliminación o baja de • Proceso de


    INCOBRABLES cuentas por cobrar autorización de
    • Estimación para incobrables o de dudoso cuentas incobrables
    cuentas incobrables recaudo • Estado de cartera
    conciliado

    GASTOS POR CUENTAS • Gastos por cuentas • Estimación del Estado de cartera
    INCOBRABLES incobrables deterioro de cartera. conciliado
    • Estimación para • Reclasificación a
    cuentas incobrables cuentas de difícil
    cobro.
    • Registro del
    deterioro con cargo
    al resultado de la
    operación
    Pedido de Venta
    La solicitud de bienes o servicios por parte de un cliente es el
    punto de partida de todo el ciclo. Legalmente, es un
    ofrecimiento de comprar bienes o servicios de acuerdo con
    términos especificados. La recepción de un pedido de cliente
    con frecuencia da como resultado la creación inmediata de
    una orden de venta.
    Algunas preguntas de control pueden ser:
    ¿Qué documentos respaldan los pedidos de venta en la
    entidad?
    ¿Se elaboran cotizaciones de venta para llevar el control de
    ventas potenciales? ¿Quién las elabora?, ¿Quién aprueba los
    valores descritos en las cotizaciones?, ¿La entidad tiene
    tarifas estandarizadas para la cotización de sus bienes o
    servicios? ¿Existen políticas de descuento? ¿Quién las
    aprueba?
    Otorgamiento de Créditos

    Las malas prácticas de aprobación de crédito con


    frecuencia ocasionan una cantidad excesiva de deudas
    incobrables.

    En las medidas de control interno resulta sano aprobar


    un límite de crédito preautorizado y este debe quedar
    registrado en el archivo maestro del cliente. Se permite
    realizar la venta sólo cuando las órdenes totales de
    ventas propuestas más el saldo existente del cliente son
    menores que el límite de crédito en el archivo maestro.
    Remisiones o documentos de ventas
    Son documentos preparados para el despacho de los
    bienes o la recepción de los servicios prestados, en
    los que se indica la descripción de la mercancía o el
    servicio prestado, las cantidades y otros datos
    pertinentes. El original es enviado al cliente y una o
    más copias se conservan en la empresa. También se
    utiliza como una señal de facturación para el cliente.
    Facturación al cliente y Registro de
    Cuentas por cobrar

    Es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar
    Definición
    o remitir al comprador o beneficiario del servicio

    Constancia de haberse entregado la factura al comprador o beneficiario

    Características Constancia de recibo de la mercancía o de la prestación efectiva del servicio

    Perfeccionamiento Constancia de cumplimiento del contratista acreedor


    Elaboración del documento con las especificaciones legales
    Entrega al contratante deudor
    Aceptación expresa o tacita
    REQUISITOS LEGALES DE L FACTURA

    Mención del derecho que incorpora

    Art. 621 C.Co.

    Firma de quien crea la factura

    Requisitos legales de la factura


    Fecha de vencimiento

    Constancia en el original de la factura,


    del estado de pago del precio o
    Art. 774 C.Co.
    remuneración y las condiciones del pago
    si fuere el caso

    Fecha de recibo de la factura


    REQUISITOS TRIBUTARIOS DE LA
    FACTURA

    • Estar denominada como factura de


    venta.
    • Apellidos, nombre o razón social, y
    NIT del vendedor o de quien presta el
    servicio.
    • Apellidos y nombre o razón social y
    NIT del adquirente de los bienes o
    servicios, junto con la discriminación
    del IVA pagado.
    Art. 617 E.T • Numeración consecutiva.
    • Fecha de expedición.
    • Valor total de la operación.
    • Descripción detallada de los artículos
    vendidos o del servicio prestado.
    • El nombre o razón social y el NIT del
    impresor de la factura.
    • Indicar la calidad de retenedor del
    impuesto sobre las ventas.
    REQUISITOS DE LA FACTURA
    ELECTRÓNICA

    • Formato electrónico de generación XML • Entregar la factura en el formato


    Generación

    Entrega
    • Numeración consecutiva autorizada por la electrónico de generación, incluyendo
    DIAN casilla de correo electrónico
    • Requisitos del artículo 617 del E.T., • Entregar una representación gráfica
    excepto nombre o razón social y NIT del (códigos de barra o bidimensionales
    impresor y la pre- impresión de los (DIAN) de la factura electrónica en
    requisitos a que se refiere esta norma. formato impreso o en formato digital.
    • Firma digital o electrónica como elemento • Recepción de la factura por el deudor
    para garantizar autenticidad e integridad • Manifestación de dicha recepción
    de la factura electrónica desde su (prueba)
    expedición hasta su conservación, de • Conservar la factura
    acuerdo a la ley y políticas de la DIAN.
    • Firma digital o electrónica puede ser de: -
    Obligado a facturar electrónicamente. -
    Sujetos autorizados en su empresa. -
    Proveedor tecnológico, en las condiciones
    que acuerden, cuando sea expresamente
    autorizado por el obligado a facturar
    electrónicamente, para este efecto.
    • Código Único de Factura Electrónica.
    REQUISITOS DE LA FACTURA
    ELECTRÓNICA
    REQUISITOS DE LA FACTURA
    ELECTRÓNICA
    OTROS ASPECTOS A TENER EN
    CUENTA

    Artículo 772 C.Co


    No podrá librarse factura que no
    corresponda a bienes entregados

    Artículo 4 Decreto Articulo 2 Ley 1231 de


    3327 de 2009 2008
    Firma como Aceptación expresa del
    constancia de contenido de la factura
    recepción

    Artículo 1 Decreto 3327 Artículo 774 C.Co N°2


    de 2009 Fecha de recibo de la
    Constancia de recibo por factura con indicación
    parte del beneficiario del del nombre/
    servicio identificación/ firma

    Artículo 773 C.Co


    Aceptación expresa o
    tacita del contenido de la
    factura
    PROCESO EJECUTIVO

    Proceso Ejecutivo

    • Pueden demandarse ejecutivamente las obligaciones expresas, claras y exigibles que consten
    en documentos que provengan del deudor o de su causante, y constituyan plena prueba
    contra él, o las que emanen de una sentencia de condena proferida por juez o tribunal de
    cualquier jurisdicción, o de otra providencia judicial, o de las providencias que en procesos de
    policía aprueben liquidación de costas o señalen honorarios de auxiliares de la justicia.

    Merito Ejecutivo

    • Obligación contenida en el documento es clara, expresa y exigible.


    • El documento proviene del deudor

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