Tecnicas de Archivo en Una Oficina

TECNICAS DE
ORGANIZACION DE
ARCHIVO
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QUE ES ARCHIVO
Denominamos Archivo al conjunto orgánico de documentos

producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier
época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos.
La expresión archivo hace referencia a otros conceptos, así por

archivo se entiende el espacio físico donde se conservan los
documentos y la oficina en donde se organizan para ponerlos al
alcance de los ciudadanos y de la propia institución.
QUE ES ARCHIVO
TIPOS DE ARCHIVO
Archivo de Gestión o Tramite
• Requieren de una consulta constante, de asuntos en movimiento
• La consulta es necesaria para la toma de decisiones.
• Permanencia de los documentos en esta etapa: 1 a 5 años.
Archivo Central/Intermedio/Concentración
• Conservan la documentación de asunto concluidos o que ya no requieren trámite
frecuente.
• Permanencia de los documentos en esta etapa: 6 a 20 años.
Archivos Históricos
• Su contenido o naturaleza se consideran de esencial trascendencia.
• Permanencia de los documentos en esta etapa: Indefinido
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◂ QUE ES UN DOCUMENTO?
“
Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o
convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen,
recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes
informáticos.
Las oficinas son espacios de trabajo donde se tramitan los documentos, pero no donde se conservan y
acumulan. Esto es importante tenerlo presente de cara a la organización. Los documentos estarán en
ellas siempre y cuando sean necesarios para los empleados en su trabajo cotidiano.
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TECNICAS DE
ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVOS
PASO NO. 1::: Crea categorías de archivos.
Lo primero que debes hacer si quieres organizar

tus archivos es decidir qué categorías principales
utilizarás para clasificarlos. Habrán diferentes
tipos de oficinas que tendrán diferentes tipos de
categorías, pero el sistema general será el
mismo. Tienes que descifrar un sistema que
clasifique los archivos de manera significativa.
Por ejemplo, si trabajas en un estudio jurídico y

tienes que organizar los archivos de los clientes,
podrías clasificarlos por tipos de casos
generales: litigación, legalización de un
testamento, corporativo, administrativo y otros.
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PASO NO. 2::: Acondiciona subcategorías.
Dentro de cada categoría, puedes ser más

específico al desarrollar una lista de subcategorías.
Cualquier hoja de papel que se tenga que archivar
puede definirse según dos términos, la categoría
general y la subcategoría.
Por ejemplo, si acondicionas un sistema de

organización de archivos para asuntos financieros,
podrías contar con una categoría general de
“Pagos salientes” y acondicionar subcategorías de
“proveedores”, “vendedores”, “servicios”, “costos
por profesionales” y “costos administrativos”.
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PASO NO. 3:::Utiliza un sistema de codificación por
colores.
Esto suena simple, pero puede ser una manera

muy efectiva para organizar los archivos con el fin
de acceder a ellos de manera rápida. Decide
cuántas categorías diferentes tendrás en el sistema
de organización de archivos y luego utiliza
diferentes fólderes coloridos según esa cantidad.
En lugar de utilizar fólderes que sean coloridos,

puedes utilizar fólderes manila regulares y adquirir
unas calcomanías coloridas. Luego, puedes fijarlas
en la pestaña superior, al borde del fólder o en
ambas partes para darle mayor visibilidad.
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PASO NO. 4::: Etiqueta los archivos.
Ahora, cada archivo en tu oficina tiene un lugar

definido. Debes escribir la etiqueta en la pestaña de
cada fólder de manera clara y precisa para que sepas a
dónde pertenece. La etiqueta de cada fólder debe
comenzar con la categoría general y luego la
subcategoría específica.
Por ejemplo, un fólder que contiene registros de pagos

a los vendedores debe tener la etiqueta “Pagos
salientes / Vendedores”. Las letras de las etiquetas de
cada archivo deben estar tan bien escritas y ser tan
constantes como sea posible. Puedes comprar muy
fácilmente unos paquetes de software que te permitan
hacer etiquetas de modo que puedas escribirlas e
imprimirlas con la computadora.
Si las imprimes con la computadora, debes utilizar un

tamaño y estilo de fuente constante. Si las escribirás a
mano, debes tratar de ser constante y tan ordenado
como sea posible. 10
PASO NO. 5:::Ordena alfabéticamente los
archivos.
Cuando hayas establecido el sistema para

organizar los archivos y hayas creado todos
los fólderes, entonces ponlos en orden.
Debes clasificar alfabéticamente los fólderes
generales. Dentro de cada fólder general,
todas las subcategorías también deben
clasificarse alfabéticamente.
Podrías optar por clasificar una información

por fecha, en vez de hacerlo por un tema. De
ser así, entonces tendrás que decidir si tiene
más sentido ordenar los archivos al colocar
los artículos más recientes adelante y los
más antiguos atrás, o viceversa. 11
PASO NO. 6:::Deja varios centímetros de espacio en cada gaveta de
archivos.
Cuando establezcas el sistema de organización de archivos, tienes que

dejar un espacio para que puedan extenderse. Con el paso del tiempo,
indudablemente recibirás más papeles que añadir a cada fólder. Deja
espacio para que los archivos se expandan. De lo contrario, luego
tendrás la labor difícil de mover todas unas secciones o unas gavetas de
archivos para hacer espacio. 12
PASO NO. 1::: Reúne todos los materiales que
se tengan que archivar.
Si comienzas con una compilación de papeles

desorganizados y desordenados, tendrás que
juntarlos. Encuentra un lugar para trabajar y
recolecta todo en una pila. De esta forma,
podrás ocuparte de la organización.
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PASO NO. 2::: Separa los papeles en dos grupos de
“acción” y “archivo”.
Como primer paso, debes hacer un fólder o una

pila para todo lo que necesite una acción
inmediata. Estos papeles no se deben archivar. De
lo contrario, podrías olvidar hacer la labor que se
debe hacer. Haz este fólder de “acción” a un lado
para encárgate de él pronto. Luego, procede a
archivar los papeles restantes.
Organiza el archivo de “acción”. Los papeles con

los que se tengan que lidiar de inmediato se deben
ordenar en grupos más pequeños según el trabajo
que tengas que hacer. Por ejemplo, acondiciona
subcategorías como “llamar”, “escribir”,
“entregar” y “pagar”.
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PASO NO. 3::: Ocúpate de cada papel una vez.
A medida que veas los papeles sueltos que archivas,

toma una decisión acerca de cada uno a medida que lo
revises. Recoge el papel, léelo, decide a qué categoría y
subcategoría pertenece en tu sistema de organización
de archivos y luego archívalo. Trabajar de esta forma te
ayudará con la constancia en la organización de los
archivos y ayudará a ahorrar tiempo al lidiar con cada
artículo solo una vez.
A medida que revises cada artículo, debes determinar si

siquiera necesitas conservarlo. Si se trata de un papel
con el que ya se ha lidiado y ya no es necesario
conservarlo como registro, entonces considera
descartarlo en vez de archivarlo.
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PASO NO. 4::: Despliega cada artículo.
Quizás, la mayoría de los papeles que tienes son de

correspondencia y podrían estar en sobres y doblados. Saca
los papeles de sus sobres, despliégalos y archívalos.
Archivar cada papel de esta forma hace que los fólderes
queden uniformemente en la gaveta de archivos sin abultarse
en la parte donde los papeles se apilan.
Decide si tienes que conservar los sobres. En la mayoría de

los casos, los sobres son innecesarios y se pueden
descartar. Sin embargo, si crees que podrías necesitar una
prueba de entrega o de sello postal, entonces debes engrapar
el sobre a los papeles y conservarlos juntos.
Se debe engrapar varios papeles juntos, lo que prevendrá que

se separen o pierdan. Es preferible utilizar grapas que
sujetapapeles ya que se acoplan más uniformemente a los
archivos y no corren con el problema de resbalarse.
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PASO 1::: Utiliza una bandeja “Para archivar”.
Cuando ingrese una nueva correspondencia a tu

oficina o cuando se cree trámites nuevos, podrías
no poder archivarlos de inmediato. Debes colocar
todo lo que se tenga que archivar en un solo lugar
para encargarte de ello cuando puedas. Contar con
una bandeja en tu escritorio, etiquetada con “Para
archivar”, es una buena forma para separar estos
papeles hasta que puedas encargarte de ellos.
17
PASO NO. 2:::Designa un momento constancia
para archivar.
Si puedes, programa un momento constancia al día

o a la semana en el que puedas ocuparte de
archivar los papeles nuevos. Si haces que
organizar los archivos sea una parte regular de tu
rutina, será más probable que sigas haciéndolo.
Por ejemplo, podrías reservar la última media hora

del día para archivar los papeles del día. Si no es
suficiente tiempo, entonces podrías tratar de
organizar los archivos dos veces al día, justo antes
de ir a almorzar y justo antes de marcharte.
Las piezas fundamentales para lograr el éxito son

la constancia y la repetición.
18
PASO NO. 3::: Asegúrate de que las personas con
acceso a los archivos comprendan el sistema.
Si eres la única persona que utiliza los archivos,

entonces puedes fácilmente lograr mantener el orden
que has creado. Sin embargo, si otras personas
tienen que utilizar los papeles en los archivos, debes
asegurarte de que comprendan y sigan el sistema que
has creado. Contar con un sistema de organización de
archivos no resultará útil si los papeles se
traspapelan y se colocan en los fólderes incorrectos.
Podría ser más eficiente y efectivo si te ofreces a

conseguir lo que otra persona en la oficina pueda
necesitar y luego pedirle que lo regrese directamente
a ti. De esta forma, puedes asegurarte de que todo se
vuelva a archivar correctamente.
19
PASO NO. 4::: Mantén los documentos extremadamente importantes en
un lugar seguro.
Algunos materiales especiales deben colocarse en lugares separados y

especiales. Por ejemplo, algunos papeles podrían tener que conservarse
en una caja fuerte a prueba de fuego. Probablemente tengas que
conservar algunos materiales fuera de la oficina, en una caja fuerte en un
banco o en la oficina del abogado de la compañía
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PASO NO. 5::: Revisa los archivos con regularidad.
Al menos una vez al año o con más frecuencia si es necesario, debes

reservar un tiempo para revisar los archivos. El propósito de esta revisión es
decidir si hay papeles o fólderes completos que se puedan descartar o
quizás trasferir a una instalación de almacenamiento en otro lugar. Si algo ya
nunca se volverá a necesitar, entonces debes descartarlo. Si se trata de algo
que no esperas utilizar con regularidad pero que puedas necesitar como
registro, entonces debes almacenarlo.
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MATERIALES DE
ARCHIVO
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La expresión archivo hace referencia a otros conceptos, así por

Lo primero que debes hacer si quieres organizar

Por ejemplo, si trabajas en un estudio jurídico y

Dentro de cada categoría, puedes ser más

Por ejemplo, si acondicionas un sistema de

Esto suena simple, pero puede ser una manera

En lugar de utilizar fólderes que sean coloridos,

Ahora, cada archivo en tu oficina tiene un lugar

Por ejemplo, un fólder que contiene registros de pagos

Si las imprimes con la computadora, debes utilizar un

Cuando hayas establecido el sistema para

Podrías optar por clasificar una información

Cuando establezcas el sistema de organización de archivos, tienes que

Si comienzas con una compilación de papeles

Como primer paso, debes hacer un fólder o una

Organiza el archivo de “acción”. Los papeles con

A medida que veas los papeles sueltos que archivas,

A medida que revises cada artículo, debes determinar si

Quizás, la mayoría de los papeles que tienes son de

Decide si tienes que conservar los sobres. En la mayoría de

Se debe engrapar varios papeles juntos, lo que prevendrá que

Cuando ingrese una nueva correspondencia a tu

Si puedes, programa un momento constancia al día

Por ejemplo, podrías reservar la última media hora

Las piezas fundamentales para lograr el éxito son

Si eres la única persona que utiliza los archivos,

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Algunos materiales especiales deben colocarse en lugares separados y

Al menos una vez al año o con más frecuencia si es necesario, debes

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