LA ORGANIZACIÓN

COMO UN SISTEMA

ANALISIS Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

INGENIERIA INDUSTRIAL
UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
CONCEPTUALIZACIÓN
Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para
lograr metas y objetivos, por medio de los recursos humanos o
de la gestión del talento humano y de otro tipo.
Están compuestas por subsistemas interrelacionados que
cumplen funciones especializadas; Una especie de convenio
sistemático entre personas para lograr algún propósito
específico.

Las Organizaciones son el objeto de estudio de la

Ciencia de la Administración, a su vez de otras
disciplinas como la Sociología, la Economía y la
Psicología.
CONCEPTUALIZACIÓN
La Organización es un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formado por dos o más
personas; la cooperación entre ellas es esencial para la
existencia de la organización.

Una organización solo existe cuando

hay personas capaces de comunicarse
y que están dispuestas a actuar
conjuntamente para obtener un objetivo común.
La organización es un sistema social integrado por individuos y
grupos que, bajo una determinada estructura y dentro de un
contexto al que controlan parcialmente, desarrollan actividades
aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.

La gestión de una organización tiene una enorme

importancia. para entenderla, se debe estudiar formalmente
las organizaciones, su gente, sus procesos y su estructura.
CONCEPTOS DE INTERES
ORGANIZACIÓN: es el establecimiento de la estructura
necesaria para la sistematización racional de los recursos,
mediante la determinación de jerarquías, disposición,
correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder
realizar y simplificar las funciones de un grupo social.

ESTRUCTURA: Marco fundamental en el que operará el grupo

social, esto es la disposición y correlación de funciones,
jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
CONCEPTOS DE INTERES
SISTEMATIZACIÓN: En la organización surge la necesidad
de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la
especialización.

Las actividades y recursos de la empresa, deben de

coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la
eficiencia.
CONCEPTOS DE INTERES

JERARQUIA: La organización, como estructura, origina la

necesidad de establecer niveles de autoridad y
responsabilidad dentro de la empresa.

SIMPLIFICACIÓN DE FUNCIONES: Uno de los objetivos

básicos de la organización es establecer los métodos más
sencillo para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

Una organización es de gran relevancia tanto para el grupo

que la constituye como para la sociedad, ya que es un medio
a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social .

La organización recoge, complementa y lleva a detalles la

previsión y la planeación.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

La organización es de carácter continuo; jamás se puede

decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
contracción, nuevos productos, etc.).

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las

actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo, y
evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo
los costos e incrementando la productividad.

.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

A nivel social, las organizaciones generan empleo, elaboran

productos, satisfacen necesidades, transmiten conocimientos
y cultura, distribuyen los recursos, entre otros; por lo que son
elementos necesarios para la civilización.
Además, estas permiten la vinculación entre individuos y
contribuyen con alcanzar fines individuales y colectivos.
Sin una organización sería difícil que una empresa
desarrollara sus actividades con eficiencia y alcanzara sus
objetivos.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
DEL OBJETIVO: Toda y cada una de las actividades
establecidas en la organización deben relacionarse con los
objetivos y propósitos de la misma, la existencia de un
puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente
los objetivos.

ESPECIALIZACIÓN: El trabajo de una persona debe

limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una
sola actividad; mientras más específico y menor campo de
acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y
destreza.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
JERARQUÍA: Es necesario establecer centros de autoridad
de los que emane la comunicación necesaria para lograr
los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad
fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: A cada

grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el
grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

UNIDAD DE MANDO: Al determinar un centro de autoridad

y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe,
y que los subordinados no deberán reportarse más que a
un sólo jefe.

COORDINACIÓN: Las unidades de una organización

siempre deberán mantenerse en equilibrio (mercadotecnia,
finanzas, producción, recursos humanos).
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
DIFUSIÓN: La obligación de cada puesto que cubre
autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por
escrito a disposición de todos aquellos miembros de la
empresa que tengan relación con el mismo.

CONTINUIDAD: Una vez que se ha establecido la estructura

organizacional, requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse
a las condiciones del medio ambiente
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
DEL EQUILIBRIO: En toda estructura existe la necesidad
del equilibrio, la aplicación de los principios o técnicas
debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la
estructura para cumplir sus objetivos.

DE FLEXIBILIDAD: A mayor flexibilidad de la estructura de

una organización, mejor podrá ésta cumplir con su
propósito. En cada estructura se deben incorporar
procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar
ante el cambio.
El concepto de Organización Administrativa se refiere a
los procedimientos o herramientas utilizadas para
optimizar los resultados, es decir una mejora sustancial en
los procesos y procedimientos administrativos
relacionados a las industrias o negocios con la finalidad
de obtener una mejor situación para el negocio.
LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA
CONCEPTO DE SISTEMA
La palabra tiene muchas connotaciones, entre ellas:
"conjunto de elementos interdependientes e interactuantes”;
“grupo de unidades combinadas que forman un todo
organizado”.
El ser humano, por ejemplo, es un sistema que consta de
varios órganos y miembros; solo cuando éstos funcionan de
manera coordinada, el hombre es eficaz.
De igual manera, se puede pensar que la organización es un
sistema que consta de varias partes interactuantes.
Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizadas
y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un
objetivo.

Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del

ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
 TIPOS DE SISTEMAS
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos.
SISTEMAS SISTEMAS
FÍSICOS O CONCRETOS ABSTRACTOS
:
Compuestos por equipos, Compuestos por conceptos,
maquinaria, objetos y cosas planes, hipótesis e ideas.
reales. El hardware. una Muchas veces solo existen en el
computadora, un televisor, un pensamiento de las personas.
humano) Es el software
ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA
Los sistemas tienen límites o fronteras que los diferencian del
ambiente. Ese límite puede ser físico (el CPU de una computadora)
o conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema y el
ambiente a través de ese límite, el sistema es abierto, de lo
contrario, el sistema es cerrado.

El ambiente es el medio en externo que envuelve física o

conceptualmente a un sistema. El sistema tiene interacción con el
ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven salidas.
El ambiente también puede ser una amenaza para el sistema.
En cuanto a su naturaleza, pueden ser: cerrados o abiertos.

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio

ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier
influencia ambiental.

La Organización como sistema abierto: Una Organización

se puede definir como un sistema abierto al entorno, con el
cual intercambia elementos e información y del cual recibe
la influencia que condiciona su actividad, comportamiento
y resultados.
 ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA
La organización es un sistema social, técnico y económico
que combina recursos humanos, financieros, de
información y tiempo, bajo una determinada estructura
operando y desarrollándose, en un contexto en orden a
ciertos valores, desarrollando un conjunto de actividades,
orientadas a la generación de bienes, ya sean productos o
servicios con el objeto de satisfacer necesidades, deseos,
expectativas propias y de terceros.

La cual está formada por subsistemas menores, que a la vez

está inserta en un sistema mayor llamado sociedad.

Es aquí donde ella misma se convierte en un subsistema

Las organizaciones son sistemas abiertos que interactúan
con el entorno, es decir, son “permeables”, pero al mismo
tiempo, están claramente delimitados del mismo.
La organización considerada como organismo vivo
recibe del entorno o ambiente influencias que la
impactan, por lo tanto, ésta debe mantener un
equilibrio entre todas las partes del sistema. Esta
acción se denomina HOMEOSTASIS.

Por otro lado, debe luchar contra una tendencia

que es totalmente natural en todo organismo vivo,
la tendencia a la muerte, caos o desaparición,
denominada ENTROPÍA.

En el caso de la SINERGIA, la acción conjunta da un resultado

mayor que la acción individual. Por eso, no valdría de mucho
que solo una parte de la organización se esforzara por
satisfacer las necesidades del usuario si el resto de las partes
que componen a esa organización hicieran precisamente todo lo
contrario.
¿Cómo afectan estas propiedades al sistema
organización?

Nosotros, como individuos, tratamos de luchar contra la entropía, es

decir, el desgaste cotidiano, descansando la cantidad de horas
necesarias, comiendo bien o practicando yoga.

La organización atraviesa por lo mismo, por ejemplo, cuando los

pacientes se quejan de la mala atención en un sanatorio, o cuando una
institución va teniendo cada vez menos estudiantes; estas son señales de
que los procesos entrópicos no han sido soslayados.

En consecuencia, podemos mejorar nuestro sistema de atención, o

nuestro sistema de educación para ofrecer una oferta académica
adecuada a las exigencias del actual contexto.
CARACTERÍSTICAS DE
UN SISTEMA ABIERTO
ORGANIZACIONAL
Los sistemas abiertos, según los autores (Robert Kahn y
Daniel Katz), tienen diez características:

1. Importación de energía, que las organizaciones obtienen de

otras instituciones, de la gente y de las materias primas.

2. Procesamiento de la energía de que disponen las

organizaciones. Dentro de éstas “se realiza algún trabajo”; se
crean productos, se procesan materias primas, se prestan
servicios, se entrenan a la gente.
 CARACTERÍSTICAS DE
UN SISTEMA ABIERTO
ORGANIZACIONAL

3. Aporte “exportación” de un producto o resultado “output” al

entorno.

4. El intercambio de energía entre el sistema y su entorno tiene

un carácter cíclico. Como dicen los autores. “El producto
exportado al ambiente proporciona fuentes de energía para que se
repita el ciclo de actividades”.
CARACTERÍSTICAS DE
UN SISTEMA ABIERTO
ORGANIZACIONAL
5. Entropía negativa. La entropía es una “ley de la naturaleza”,
según la cual las diversas formas de organización tienden hacia el
caos, la desorganización y la muerte, que están presenten en los
sistemas físicos y biológicos. Pero los sistemas abiertos al importar
más energía de la que consumen, pueden almacenarlas, adquiriendo
entropía negativa.
Los sistemas sociales no están anclados en las mismas constancias
físicas que los organismos biológicos y son capaces de detener casi
indefinidamente el proceso entrópico; no obstante es elevado el
número de organizaciones que desaparece cada año.
 CARACTERÍSTICAS DE
UN SISTEMA ABIERTO
ORGANIZACIONAL
6. Insumo de información, retroalimentación positiva y negativa
y el proceso de codificación. Uno de los insumos que recibe el
sistema es la información. La retroalimentación consiste en
información que fluye entre el sistema, sus partes o subsistemas y el
entorno, proporcionando al sistema, información sobre los efectos de
su funcionamiento, lo que permite al sistema no desviarse (seguir con
su ruta).
Los sistemas desarrollan mecanismos para seleccionar la información
(codificación) pues no pueden absorber todo lo que les viene del
entorno.
CARACTERÍSTICAS DE
UN SISTEMA ABIERTO
ORGANIZACIONAL
7. Estado estable y la homeostasis dinámica. Los sistemas
abiertos, que sobreviven gracias a la entropía negativa, se caracterizan
por un “estado estable” que significa “permanencia”.
Los sistemas abiertos tienen una “homeostasis dinámica”, buscan
primordialmente mantener el carácter del sistema a medida que éste
crece y se expande.
El crecimiento en los sistemas sociales presenta como “una
multiplicación del mismo tipo de ciclos o subsistemas: un cambio en
cantidad antes que en calidad”
CARACTERÍSTICAS DE
UN SISTEMA ABIERTO
ORGANIZACIONAL
8. Diferenciación. La organización, como sistema abierto que es, se
mueve hacia una mayor elaboración, ramificación y complicación de
sus componentes, los cuales adquieren progresivamente un carácter
más especializado y diferenciado.
La diferenciación permite que una organización se desarrolle más allá
de un nivel mínimo de actividad.
CARACTERÍSTICAS DE
UN SISTEMA ABIERTO
ORGANIZACIONAL

9. Equifinalidad y tarea principal. Según este principio, “un sistema

puede alcanzar el mismo estado final a partir de condiciones iniciales
diferentes y por caminos diversos”.

Dados que las organizaciones son sistemas orientado al logro de

objetivos hay que señalar que la visión sistemática orienta el énfasis
hacia las consecuencias o logro de esos objetivos, más que en los
antecedentes o condiciones iniciales.
CARACTERÍSTICAS DE
UN SISTEMA ABIERTO
ORGANIZACIONAL
10. El todo y la sinergia. Las “organizaciones son más que la mera
suma de sus partes componentes”. Por esto se entiende, “un
resultado, comportamiento o producto cuyas características
fundamentales no se puedan explicar basándose en las
características que tengan sus insumos o diferentes partes...”. Es
decir, resultados mayores que la suma de las partes aisladas.
Esta idea está tan inmersa en la vida de las organizaciones, que a
veces se olvida el efecto multiplicativo que tienen el trabajo humano y
la interacción de los miembros y de los subsistemas organizacionales.
LOS SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES
Dado que se consideran los sistemas como una estructura
de eventos o actividades, la clasificación que se hace de
los subsistemas organizacionales está basada en el tipo de
actividades.
LOS SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Así se identifica cinco subsistemas dentro de las

organizaciones que corresponden a la clasificación más
general de los sistemas.

•Subsistemas técnicos o de producción

•Subsistemas de mantenimiento
•Subsistemas de apoyo
•Subsistemas de adaptación
•Subsistemas gerenciales o directivos
LOS SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Subsistemas técnicos o de producción:

Tiene que ver con el proceso técnico de transformación o
procesamiento de energía. Su función es establecer los
requerimientos de la tarea central de la organización
mediante la división del trabajo; se deciden las
especificaciones y estándares de los mismos
LOS SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Subsistemas de mantenimiento:
Estos “aseguran la presencia de energía humana que
permite ejecutar los papeles” organizacionales. Están
dirigidos a “mantener la estabilidad y la capacidad de
producción en la organización” (Katz y Kahn), mediando
entre las demandas de las tareas y las necesidades
humanas para mantener la estructura en funcionamiento.
LOS SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Subsistemas de apoyo:
Proporcionan una fuente continua de insumos de
producción, ampliando el sistema de producción y
llevándolo al entorno para obtener materias primas y
entregar producto, así desarrollando un ambiente favorable
con otros sistemas de la sociedad.
 LOS SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Subsistemas de adaptación:
Estos se relacionan con la generación de respuestas
adecuadas a las cambiantes condiciones externas. Son los
subsistemas que tienen que ver con el cambio
organizacional, con los problemas de ajuste. La función
adaptativa al igual que la de mantenimiento está dirigida a la
supervivencia de la organización, aunque a diferencia de
aquella esta dirigida hacia afuera.
LOS SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Subsistemas gerenciales o directivos:

En términos generales, éstos buscan dirigir, distribuir y
controlar los diferentes subsistemas y actividades de la
organización.

Sus funciones son tres:

- resolver conflictos entre niveles jerárquicos,
- coordinar y dirigir los subsistemas funcionales
- coordinar los requerimientos externos y, los recursos y
necesidades organizacionales.
 ORGANIZACIÓN
Por lo anteriormente expuesto se puede concluir que la
organización es un sistema social, técnico y económico cuyas
entidades en su interrelación combinan recursos humanos,
financieros, tecnológicos, de información y tiempo;
bajo una determinada estructura operativa, en un contexto de
ciertos valores y cultura, agrupadas por sus funciones en
subsistemas de actividades a saber: técnicos o de producción,
mantenimiento, apoyo, adaptación y gerenciales o directivos,
para desarrollar y ejercer un conjunto de actividades, cuya
finalidad es la generación de bienes, ya sea productos o
servicios con el objeto de satisfacer necesidades, deseos
expectativas propias y de terceros.
 ORGANIZACIÓN

La cual tiene un entorno o ambiente de otras

organizaciones con las que se establecen interrelaciones,
generando esto condiciones favorables o desfavorables
en el alcance de sus objetivos.