Administración de proyectos.

UNIDAD I
¿Qué tienen en común los siguientes
encabezados?

 Nuevo videoteléfono web que llegó para quedarse

 El concierto Farm Aid recauda millones para las familias de los agricultores
 Nuevo sistema de transportación BritoMart de Nueva Zelanda abre antes de lo
programado
 Se otorga contrato para la construcción de un sitio WiFi que cubra toda la ciudad
 Sistema de seguridad óptica en línea
Definición 1:

 Un proyecto es un esfuerzo complejo, no rutinario,

limitado por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las
especificaciones de desempeño y que se diseña para
cumplir las necesidades del cliente.
Definición 2:

 Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo

específico por medio de una serie particular de tareas
interrelacionadas y el uso eficaz de los recursos.
Características.

 1. Un objetivo establecido.
 2. Un ciclo de vida definido, con un principio y un fin.
 3. Por lo general implica que varios departamentos y profesionales se
involucren.
 4. Es común hacer algo que nunca se ha realizado.
 5. Tiene requerimientos específicos de tiempo, costo y desempeño.
 6. El patrocinador/cliente es la entidad que proporciona los fondos necesarios
para realizar el proyecto.
 7. Un proyecto implica un grado de incertidumbre.
Ejemplos.

 El montaje de una obra de teatro

 El desarrollo y la introducción de un producto nuevo
 La planeación de una boda
 El diseño y la implementación de un sistema de cómputo
 La acuñación de una nueva moneda de $1.00
 La modernización de una fábrica
 La consolidación de dos plantas de manufactura
 La adaptación de un sótano como sala familiar
 La celebración de una conferencia
 El diseño y la producción de un folleto
Ejemplos.

 La limpieza ambiental de un sitio contaminado

 La celebración de una reunión escolar
 La construcción de un centro comercial
 La realización de una serie de cirugías a la víctima de un accidente
 La organización de una fiesta de la comunidad
 La reconstrucción de una ciudad después de un desastre natural
 La realización de una cena para 20 personas
 El diseño de un programa de becarios para estudiantes de bachillerato en una
empresa
 La construcción de una casita en un árbol
El ciclo de vida del proyecto.
Involucrados

 Son individuos u organizaciones cuyos intereses pueden ser afectados positiva o

negativamente por el proyecto.
 Tienen niveles de responsabilidad y autoridad que pueden cambiar durante el proyecto.
 Involucrados

 Líder del proyecto. Genera la planeación, ejecución,

seguimiento y control de las actividades de un proyecto,
coordina al equipo de trabajo y la comunicación interna.
 Sponsor o Patrocinador. Su labor consiste en conseguir
recursos necesarios, alinear el proyecto a la estrategia de
la compañía y determinar el alcance del proyecto.
 Miembros del equipo del proyecto. Realizan las
actividades definidas en tiempo y forma, reportan al líder
avances y atrasos o cualquier situación que se presente.
Involucrados

 Cliente/usuario. Son los usuarios finales del

proyecto.
 Influyentes. Son personas que pueden afectar
el proyecto sin participar directamente en el
mismo.
 Administrador. Su función es facilitar
cumplimiento de la Metodología y proveer
soporte requerido por usuarios día a día
Concepto de Administración de Proyectos

Administración de Proyectos
Es la disciplina que se encarga de definir y alcanzar objetivos optimizando el uso de recursos:
tiempo, dinero, la gente, espacio, etc.
Forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un
grupo de personas que tienen un objetivo especifico.
Forma de planear, organizar, dirigir y controlar un proyecto.
Factores que afectan la importancia de la Administración de Proyectos

Comprensión del ciclo de vida de un producto.

Competencia Global
Explosión del conocimiento
Reducción del tamaño corporativo (downsizing)
Mayor enfoque en el cliente
Beneficios de la administración de Proyectos

 Asegurar proyectos exitosos, en base a control de tiempo, costos, calidad.

 Pocas sorpresas.
 Roles y Responsabilidades bien definidos
 Eficiente calendarización de los recursos.
 Control del proyecto.
 Temprana identificación de los problemas.
 Trabajo en Equipo.
 Énfasis en la calidad.
 Satisfacción del Cliente.
 Mejor aprovechamiento de las inversiones.
Inicio del Proyecto

 Inicio
 Esta primera fase del ciclo de vida del proyecto consiste en la identificación de una
necesidad, problema u oportunidad y puede dar como resultado que el patrocinador que
autoriza un proyecto haga frente a la necesidad identificada o resuelva el problema.
 Los proyectos se inician cuando una necesidad es identificada por el patrocinador, es
decir, la organización está dispuesta a aportar los fondos para satisfacer la necesidad.
 La necesidad de los proyectos suele identificarse como parte del proceso de planeación
estratégica de una organización.
Inicio del Proyecto

 Selección de proyecto
 Pasos para la selección de proyectos:
 Desarrollar un conjunto de criterios para evaluar proyectos.
 Elaborar una lista de supuestos
 Recabar datos e información de cada proyecto
 Evaluar cada proyecto según los criterios
Inicio del Proyecto

 Unavez seleccionado el proyecto, éste se autoriza formalmente

mediante un documento conocido como cédula del proyecto :
 El titulo del proyecto debe ser conciso y dar una imagen del resultado final del proyecto
 El propósito resume la necesidad y justificación del proyecto.
 La descripción proporciona una reseña completa del proyecto.
 El objetivo es una declaración de lo que se espera lograr, es decir, el producto final o entregable.
 Los criterios de éxito o beneficios esperados indican los resultados o beneficios cuantitativos esperados que
resultarán de la implementación del proyecto.
 El financiamiento indica el monto total de los fondos que el patrocinador o cliente autoriza para el proyecto
Inicio del Proyecto

 Los criterios de aceptación describen los criterios cuantitativos que el patrocinador o cliente
usará para verificar que cada entregable cumpla con ciertas especificaciones de desempeño
y son la base para que acepte que el entregable en efecto se hizo correctamente y cumple
con sus expectativas.
 Hito y plazo de entrega, puntos de referencia que marcan un evento importante de un
proyecto y se usa para supervisar el progreso del mismo.
 Las restricciones (condiciones que limiten las opciones del equipo)
 Los principales riesgos identifican cualquier riesgo que el patrocinador considera con una
alta probabilidad de ocurrencia o un alto grado de impacto potencial que podría afectar el
logro exitoso del objetivo del proyecto.
 Los requerimientos de aprobación.
 La firma y la fecha de aprobación.
Planificación del Proyecto

 Planificación
 "La planificación consiste en determinar qué se debe hacer cómo debe hacerse, quién es
el responsable de que se haga y por qué."
 American Management Association

Costos

Tiempo
Planificación del Proyecto

 Una correcta y detallada definición del proyecto es imprescindible para una correcta
planificación. Si existen imprecisiones en la definición del proyecto, éstas se reflejarán en
la planificación, que dejará de tener utilidad como herramienta para una adecuada gestión
del proyecto.
Planificación del Proyecto

Para que las acciones planeadas dentro de un proyecto se desarrollen de la manera adecuada,
se deben especificar las funciones de cada una de las partes involucradas en el mismo,
estableciendo los roles, responsabilidades y límites operativos de cada miembro.
Lo anterior se establece mediante el organigrama, y una matriz de asignación de
responsabilidades.
Organigrama
Matriz RACI

 La matriz de la asignación de responsabilidades (RACI por las iniciales de los

tipos de responsabilidad) se utiliza generalmente en la gestión de proyectos para
relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta
manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté
asignado a un individuo o a un equipo.
Matriz RACI
ROL ACTIVIDADES
Responsable Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización. Lo más habitual es que
exista sólo un R, si existe más de uno, entonces el trabajo debería ser subdividido a
un nivel más bajo. Es quien debe ejecutar las tareas.

Aprobador Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se
vuelve responsable por él. Sólo puede existir un A por cada tarea. Es quien debe
asegurar que se ejecutan las tareas.

Consultado Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo. Se
le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional).

Informado Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. A
diferencia del Consultado, la comunicación es unidireccional.
Estructura de descomposición del trabajo
(EDT).
Fases de la administración de proyectos.

Inicio.
Planeación.
Ejecución.
Control.
Cierre.
Inicio.

 Definición del proyecto.

 Metas y objetivos a alcanzar.
 Decide cuáles son las principales tareas.
 Determinar los recursos, identificar riesgos y restricciones.
Planeación.

 Define el alcance, los recursos y el tiempo requerido.

 Exactamente cuántas tareas deben realizarse.
 Quien hará cada tarea.
 El costo estimado de cada tarea.
 La secuencia de las tareas.
Planificación del Proyecto


Calidad
Planificación de la Calidad, Tiempos y Costos • Estructura de división del trabajo
• Especificaciones del proyecto

Tiempo • Cronograma
• Diagrama de Gantt

• Mano de obra

Costos •
•
•
Materiales
Gastos directos
Gastos indirectos
Ejecución.

 Es la puesta en marcha del proyecto

 Registra el avance del proyecto, comparando los datos actuales con los
estimados originalmente.
 Revisa los recursos, el alcance y los factores de tiempo para balancear
prioridades.
Control.

 Verifica si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y

dirigido.
 Monitorea las actividades.
 Monitorización del trabajo realizado analizando de cómo el proceso difiere de lo
planificado.
 Indica las acciones correctoras necesarias.
Cierre.

 Reconocimiento de logros y resultados.

 Cierre de las operaciones y dispersión del equipo.
 Aprendizaje de la experiencia del proyecto.
 Revisión del proceso y resultados.
 Redacción del informe final.
Riesgo

 Un riesgo es un hecho incierto que, en caso de suceder, pondría en peligro la posibilidad

de lograr el objetivo del proyecto.
Evaluación de los riesgos.

 Para evaluar cada riesgo es preciso establecer la probabilidad de

que el evento del riesgo ocurra y la magnitud de las repercusiones
que tendría en el objetivo del proyecto. Cada uno de estos factores
podría recibir una calificación, por ejemplo, alto, medio o bajo, o
sujetarse a otras escalas de calificación.
Matriz de evaluación de riesgo.
Plan de respuesta al riesgo.

 Un plan de respuesta al riesgo se define como el conjunto de acciones para prevenir o

reducir la probabilidad de que se presente un riesgo o sus repercusiones, o las acciones
que se implementarán en caso de que el riesgo ocurra.
Restricciones del Proyecto (Enfoque
tradicional)
Restricciones del Proyecto (Enfoque actual)
Actividades del proyecto

 En general suele ser conveniente dividir el proyecto en paquetes de trabajo, ya que

permite descomponerlo en partes claramente identificables. Cada una de estas partes
puede descomponerse en actividades o tareas a realizar, interdependientes entre sí.
Características.

 Ser mensurables en términos de tiempo, recursos, esfuerzo y coste.

 Tener un producto final como resultado.
 Tener un comienzo y un fin claro.
 Ser responsabilidad de una sola persona.
Descripción de las actividades.

 Descripción de la tarea.
 Inputs o precondiciones necesarios.
 Requerimientos de recursos con costes.
 Tiempo estimado.
Cronograma

ACTIVIDAD SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO

 Ejemplo de cronograma

A X

B X X

C X

D X X

E X X

F X
Cronograma.

ACTIVIDAD (12-27) MAY (28 MAY – 11 (12-27) JUN (28 JUN – 11 (12-27) JUL
 Ejemplo de cronograma JUN) JUL)

A X

B X X

C X

D X

E X X

F X X
Diagrama de Gantt.

Un sistema popular para la programación de proyectos es el diagrama de Gantt. Estos

diagramas son medios de bajo costo que ayudan a los administradores a cerciorarse de que:
 Se planean todas las actividades,
 Se considera su orden de realización,
 Se registran las estimaciones de duración para la actividad, y
 Se desarrolla el tiempo global del proyecto