INCIDENCIA DEL

MANTENIMIENTO EN
LOS COSTOS
 INCIDENCIA DEL MANTENIMIENTO EN
LOS COSTOS
Beneficios
Objetivo básico de las empresas
* Utilidad * Rentabilidad

Empresa Mantenimiento

Productos Confiabilidad y calidad

Reducción de costos
Buena calidad – Calidad óptima Aumento de la eficiencia
Bajos precios – Competitividad “VU”
Volumen requerido – Cantidad adecuada Disponibilidad
Momento Justo – Cumplimiento Sostenibilidad
Servicio Mantenibilidad
Manejo eficiente de recursos
Cada departamento contribuirá con el objetivo básico de la compañía, las utilidades de la
empresa están dadas por:
 U = QV. P - C/ Qo. D. n. a

Donde:
U= Utilidad en pesos
QV = Cantidad vendida de producto o servicio
P = Precio unitario de venta
C = Costos totales de operación en la compañía
Qo = Cantidad óptima de fabricación o servicio
D = factor de disponibilidad de la maquinaria de
producción : (ideal = 1)
n = Eficiencia de la maquinaria (ideal = 100%)
a = Factor de aceptación de los productos o servicios por
calidad (ideal = 1) o factor de aptitud (apto para
consumo o servicio)
INCIDENCIA DEL MANTENIMIENTO EN LOS COSTOS

El mantenimiento tiene una gran incidencia

notoria y muy directa sobre los factores del
denominador de la variable costos unitarios
(c), expresada en la segunda parte de la
ecuación, porque esta área se vincula a la
producción por medio de la maquinaria, cuyo
funcionamiento esta plenamente gobernado
por las variables del denominador, las cuales
pueden ser mejoradas y los costos
controlados con unas adecuadas gestiones
técnico administrativas.
INCIDENCIA DEL MANTENIMIENTO EN LOS COSTOS

Las exigencias del consumidor obligarán a la mayor

tecnificación, mayor capacidad productiva
(automatización), mayor inversión (requiere un mayor
conocimiento en el manejo), administración y control de
los costos para poder ser mas competitivos.
Producir mas, mejor, de mayor calidad y a menor precio
en el momento justo.
La gerencia se pregunta:
Como lograr mas del mantenimiento
Como aumentar su eficiencia
Responsabilidad Como aumentar su productividad
del Ingeniero Como disminuir sus costos
Como mantener mas y mejor sin
aumentar los costos
INCIDENCIA DEL MANTENIMIENTO EN LOS COSTOS

POR QUÉ SON TAN IMPORTANTES LOS

COSTOS DE MANTENIMIENTO
La mayoría de las empresas organizadas con una
buena información sobre los aspectos que afectan la
producción, sienten gran inquietud por los costos de
mantenimiento.
¿Por qué?- Por su alto costo
- Por su rapidez de crecimiento
- Por el descontrol de los costos del mantenimiento
- Por las grandes inversiones en mantenimiento
- Por no saber exactamente en que aspectos: correctivo
preventivo, Predictivo o en “Mo” , en repuestos, material
desperdicio.
- Por no saber como reducirsen, controlarlos, incluso
eliminarsen esos costos
INCIDENCIA DEL MANTENIMIENTO EN LOS COSTOS

Los costos de mantenimiento son importantes porque

hacen parte de los costos de producción y la empresa
quiere y tiene que saber cuanto cuesta producir.
Los costos de mantenimiento son una información
esencial de la contabilidad y su exactitud depende en
alto porcentaje de la “precisión” de la información de
costos.
El costo de mantenimiento deberá ser la base para la
evaluación de la efectividad del mantenimiento.
Los costos controlados permanentemente no suben al
mismo ritmo de la inflación; si se aplican correctivos
para sacar los costos no se tendrán sorpresas al final.
“El control de costos puede significar la diferencia
Entre ser Competitivo - o la Quiebra”
 INFRAESTRUCTURA BÁSICA PARA REDUCIR
COSTOS
No se pueden controlar costos, es imposible, si no se
tienen algunos elementos que ayudan a tomar
una acción correcta
1. La información de costos con exactitud y a
tiempo (proceso sistematizado) para poder ser
analizados rápidamente y tomar las acciones
correctivas.
2. Una organización adecuada y una gran
responsabilidad por ellos mismos. (controles
precisos, gente calificada y gerentes
competentes con capacidad para administrar lo
mas difícil que es el mantenimiento.
INFRAESTRUCTURA BÁSICA PARA REDUCIR COSTOS

3. Una persona especifica dentro de la

organización debe tener la responsabilidad
clara y definida de velar por los costos.
Alguien debe saber que tiene que estar
informado de los costos y de lo que se está
haciendo para controlarlos.
4. Diseño Eficaz de la orden de trabajo. Clave
y fundamental en el sistema de control de
costos.
5. Relación excelente del encargado de los
costos con el personal de producción,
quienes tienen capacidad para afectar los costos
de mantenimiento.
6. Una organización adecuada: saber reporta a
quien; relaciones, autoridad, jerarquía;
subordinación precisa y responsabilidad directa
INFRAESTRUCTURA BÁSICA PARA REDUCIR COSTOS

7. Un número suficiente de supervisores

dedicados al control y asesoría en el
trabajo muy poco, no podrá controlar
eficientemente.
muchos supervisores, resulta antieconómico las
operaciones

8. La organización de mantenimiento apto

para reducir costos requiere planeación y
programación.
Programas de MP, controles específicos de
materiales, informes periódicos de la cantidad de
trabajos pendientes.
 ACCIONES BÁSICAS A TOMAR PARA
CONTROLAR LOS COSTOS
La operación del mantenimiento debe
aprovecharse de la repetitividad de las
operaciones para disminuir costos.
Pero es lo que falta: ACCION para analizar el trabajo
realizado y obtener mayores eficiencias.

Hay 8 factores principales que pueden ayudar a

controlar costos y son:

1. EL CONTROL ADECUADO DE LA ORDEN DE

TRABAJO
Diseño - Autorización y Aprobación
Planeación – Programación – Ejecución – Control
► Mejor exactitud de la información
► Descripción de síntomas y problemas
► Archivo de registro sobre lo ocurrido
► Archivo de ejecución de trabajos y recursos
► Contabilidad puede procesar, clasificar y
categorizar los trabajos con “OT “bien diseñadas
► Control de costos de mantenimiento
► Comprobación y comparación del final del proceso
► Informes sobre causas de daños y problemas y
acciones correctivas
 CLASIFICACIÓN DE COSTOS PARA EL CONTROL EN LA ORDEN DE TRABAJO

Mecánico
• Se usan muchos números de cuenta ó
Eléctrico
ellos identifican el tipo de gasto: trabajo Electrónico
Reparación, Montaje. Civil
• Los costos de trabajos no repetitivos como
modificaciones al equipo, daños accidentales o
pintura de edificios, tienen identificación diferente
para separarlos de los costos de las rutinas.
• Las revisiones trimestrales que hace el
departamento deben ser totales y detalladas como el
presupuesto original. Mantenimiento se re-
presupuesta para cada centro de costo y No de
cuenta.
• Mejora y exactitud de la información
• Descripción de síntomas y problemas detectados
• Archivo de registros sobre lo ocurrido
• Archivo de ejecución de trabajos -Recursos
utilizados – personal – tiempo procedimientos
útiles en el futuro para mejorar la EFICIENCIA
• El departamento de contabilidad podrá clasificar
y categorizar los trabajos: planeado, preventivo,
de emergencia, etc.
• Control de costos de mantenimiento
• Comprobación y VERIFICACION Del final del
proceso.
Tiempos y recursos reales vs. Planeados.
Ajustes
• Información sobre causas de demoras, paradas,
pérdida de partes y equipos que fallan.
Razón y acción correctiva
2. UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
Es absolutamente indispensable para disminuir costos:

• Un programa de lubricación totalmente implementado

puede disminuir los costos de mantenimiento entre el
10% y el 20%.

• Los planes del MP, Inspecciones – rutinas planes

correctivos, reducen y pueden llegar a eliminar casi
totalmente los daños imprevistos de las máquinas

3. INFORMES DE TIEMPO
• Vinculan constantemente el trabajo diario a cada uno de
los miembros del equipo de mantenimiento con un
Número de “OT”.

• Son base fundamental para registrar tiempos reales

• Inicialmente, se notará que el tiempo empleado
por los trabajadores será unas tres veces mayor
que el tiempo estimado, lo cual es un reflejo de
una productividad de 35% con que trabaja la
tripulación típica de mantenimiento
• Dichos informes controlan de cerca la mejora de
la eficiencia que se vaya logrando
• Mucho tiempo gastado en reparación de equipo
obsoleto o ineficiente son informes útiles para
darlos de baja

4. PERSONAL ADECUADO PARA MANTENIMIENTO

Aunque se tenga la infraestructura y toda la
voluntad para disminuir costos, si el personal no
es el adecuado cualquier esfuerzo será inútil.
• Todo el personal por cada área específica
requiere de capacidades necesarias para
trabajar eficientemente
• Nunca se debe conformar con la capacidad
del personal, los trabajadores deben mejorar
siempre sus conocimientos sobre su especialidad,
actualización, nuevas técnicas, nuevas tecnologías
• Deben existir programas específicos y
concretos de supervisión, capacitación y
entrenamiento.
• Debe haber una transferencia gradual de
tecnologías, un bajo impacto o minimizarlo con
capacitación y adaptación
• La gerencia debe preocuparse (a través de los
supervisores) par la utilización de los
procedimientos para la ejecución de los
trabajos, los mejores métodos y procesos
productivos–motivación.

1. LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN
• La “productividad” de MO de mantenimiento es
de un 35% aproximadamente, la cual puede
llevarse al doble por lo menos mediante la
planeación y programación.
• Planear es definir que pasos y en que sucesión
deberán cumplirse para realizar el trabajo
• Programar es coordinar con otros el día y hora
que un trabajo será realizado
• Planeación y programación permitirán tener a
mano, permanentemente actualizadas, gráficos
que registren las tendencias en reducción de
costos, MO, porcentaje de tiempo perdido, etc.
• Se analizarán los daños grandes y repetitivos par
definir estrategias que eviten su repetición.
• Planeación tendrá información adecuada de costos
acumulado de mantenimiento, costos de
producción y operación, costos de reemplazos,
información completa sobre la falla de equipos
para facilitar la toma de decisiones sobre
reemplazo de equipos anti-económico de operar
► Labaja productividad de la MO de
mantenimiento se debe a: la falta de
disponibilidad del equipo, exceso de horas
extras, falta de herramientas, materiales,
muchos viajes dentro de la planta, poco
entrenamiento y es lo que se debe atacar y
proveer el planeador y tener listo en el lugar
de trabajo en el momento justo.
► El uso del computador es una herramienta
invaluable en la planeación y programación,
su costo compensa con creses con el ahorro

► Un computador permite mejorar la eficiencia

del mantenimiento entre el 10 -15%
6. INFORMES DE TRABAJO PENDIENTES
• Mantener información completa y precisa del
trabajo de mantenimiento pendiente de ejecución
y para el cual hay material , herramientas y MO
disponibles para tener ocupado el grupo de
mantenimiento, es ya una mejora de la eficiencia.
• La decisión de utilizar horas extras y el porcentaje
admisible, debe salir de un conocimiento total de
la cantidad de trabajo atrasado y de sus
prioridades
• Utilizar por ejemplo: mas de un 5% de horas
extras se considera ya excesivo y si se pasa deberá
tener una explicación clara y concreta
• El conocimiento del trabajo pendiente permite
 decidir mas fácilmente el uso de contratistas externos
que pueden hacer a un menor costo, todo el trabajo
no especializado.
• Saber cuanto trabajo hay pendiente permite decidir
si se requiere mas o menos MO contratado.
7. CONTROL DE MATERIALES
• Los costos de mantenimiento pueden disminuirse
fácilmente entre un 5% y un 10% tomando acción en
la operación eficiente del almacén de repuestos
• Administraciones enérgicas pueden lograr reducir
costos de mantenimiento hasta un 20% con el mismo
procedimiento
• Hay varias decisiones a tomar para decidir el costo del
almacén de repuestos. Una de ellas es el nivel de
servicio
• Programar es coordinar con otros el día y la hora
en que un trabajo será realizado
• La baja productividad se MO del mantenimiento se
debe a la falta de disponibilidad del equipo, la falta
de herramientas, de materiales, poco
entrenamiento, muchos viajes dentro de la planta,
atraso y exceso de horas extras; que es lo que
deben atacar y prever el planeador, todo debe
estar listo y en el lugar de trabajo.
• El uso del computador , es una herramienta
invaluable para la planeación y programación
• Su costo se compensa con creces en los ahorros
• Un computador de tiempo real permite mejorar la
eficiencia del mantenimiento al menos en 105%
 CONTROL DE MATERIALES
L a existencia del almacén Repuestos trae consigo:
a) Costos de Comprar 1. Estudio de compras
Varían directamente con
2. Trámites y acción de compra
El No de la orden de
compra.
3. Recepción de artículos
Se reducen cuando es 4. Inspección de lo recibido
menor el No de pedidos 5. Pago de facturas y su trámite
por cantidades mayores 6. Preparación de los artículos
de cada artículo, así para su uso
aumentan los 7. Entregas al usuario
inventarios y los costos 8. Acción de reposición de lo
de tener entregado
• El nivel de servicio: es el porcentaje de solicitudes
presentadas al almacén y que son satisfechas
inmediatamente
• Ningún almacén del mundo puede tener un nivel de
servicio del 100% (su valor sería infinito)
almacenando los materiales que alguna vez puedan
llegar a requerirse en una fábrica
• La alta gerencia es la que debe definir el nivel de ser
que desea de su almacén, pasar de un nivel a otro
tiene grandes implicaciones económicas como
también las tiene la decisión de no almacenar
ningún repuesto.
b) Costos de tener

1. Interés del capital invertido

2. Seguro de los artículos almacenados
3. Obsolescencia
4. Deterioro
5. Pérdida – robo – daños
6. Tomas de inventarios
7. Calefacción, refrigeración, iluminación
8. Controles y registros
9. Protección
10. Depreciación
• Los costos de tener se reducen cuando se coloca
un mayor número de órdenes de compra por
cantidades pequeñas
• Se reduce con la disminución o eliminación de
los inventarios
• Los costos de tener son directamente
proporcionales a la inversión
• Los costos de tener son inversamente
proporcionales al Numero de ordenes de Compra
• Los costos del almacén son mínimos cuando los
costos de tener son semejantes a los costos de
comprar
• Los costos de operación del almacén pueden
disminuirse si la organización propicia y estimula
el reintegro de bienes no utilizados y sobrantes
• Es muy costoso que estas partes queden por
fuera, sin control
• Un almacén puede disminuir grandemente sus
costos si desarrolla un sistema de ínter
cambiabilidad
• Los aceites se usan por un código no por marca
• Su uso depende de usar el equivalente que ofrece
el mejor precio y mejores condiciones comerciales
cumpliendo con las especificaciones técnicas
• Se puede hacer también para soldaduras,
empaquetaduras, rodamientos , correas, poleas
etc.
• Para el control de costos del almacén, todo repuesto o
material debe referirse siempre a un número de “OT”
específico.

8. CONTROL PRESUPUESTAL
• Para controlar, mantener o para bajar los costos o para
regular y controlar su aumento año tras año, es
necesario conocer los presupuestos rápida y
exactamente, sin estas 2 condiciones cualquier otra cosa
es inútil
• La persona encargada del control y de tomar acciones
necesita conocer periódicamente los costos por cada
centro de costos, por especialidades: (instrumentación,
eléctrico, electrónico, mecánico, plomería o civil, etc. y
desglosados según tipo de mantenimiento: preventivo,
correctivo, modificación de diseño, planeado etc. y cada
uno debe ser comparado con la porción de presupuesto
por periodo
• Los informes presupuestales deben ser: legibles,
cortos, precisos, fáciles de entender con la
información básica y clara
• Se pueden hacer en computador entregando
informes por orden de desviación en el cumplimiento
del presupuesto. Mayores desviaciones irán primero
y si se necesitan, luego se colocarán los gastos que
están dentro del presupuesto.
• Se debe recordar el principio de Pareto: el 20% de
la máquina absorbe el 80% del presupuesto de
mantenimiento y el 80% de la máquina absorbe
solo el 20% de presupuesto