INCAPACIDADES MEDICO

LABORALES Y SU COBRO
CONCEPTO DE INCAPACIDAD LABORAL

La incapacidad laboral es la situación que ocurre

cuando un trabajador no es capaz de realizar las
funciones habituales de su puesto de trabajo. Por lo
tanto, esta incapacidad se encuentra estrechamente
relacionada con la posibilidad de desempeñar un
puesto de trabajo, más que con la gravedad propia
de la enfermedad o dolencia.
 INCAPACIDAD LABORAL DE ORIGEN COMÚN.

La incapacidad laboral de origen común es aquella que se

origina en una enfermedad no profesional, o en un accidente
no laboral, es decir que no ocurrió en ocasión al trabajo que
desarrolla el trabajador, como una gripe o una caída de fin
de semana mientras el trabajador estaba de paseo.
• La incapacidad de origen común está a cargo de la EPS, pero
sólo a partir del tercer (3) día, es decir, que la empresa debe
asumir la incapacidad de los dos primeros días.

• La incapacidad en todo caso la paga la empresa directamente al

trabajador, y luego la empresa repite contra la EPS, o mejor, le
descuenta de los aportes que esa hace a la EPS en los periodos
siguientes.

• Significa esto que el trabajador no debe ponerse en el trabajo

de cobrar a la EPS la incapacidad, excepto si es trabajador
independiente, caso en el cual como el actúa como su propio
empleador, entonces debe hacer las gestiones
correspondientes.

• La incapacidad laboral de origen común corresponde al 66.6% del

salario base de cotización durante los primeros 90 días, y luego del
50%, siempre que el resultado no sea inferior al mínimo. (Según el
artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo que ordena
reconocer un subsidio por incapacidad equivalente a 2/3 de
salario.)
INCAPACIDADES LABORALES DE ORIGEN PROFESIONAL
• La incapacidad de origen laboral o profesional, es aquella que
se deriva de una enfermedad ligada con las actividades del
trabajador en la empresa, o de una accidente sucedido en la
empresa o en mientras estaba laborando, como por ejemplo
una dolencia del túnel de Carpio en una secretaria o una
fractura que sufre el trabajador mientras opera una máquina
de la empresa.

• La incapacidad originada en una enfermedad de origen

profesional o por un accidente de trabajo, debe ser pagada por
la administradora de riesgos laborales [ARL] a la que esté
afiliada la empresa.

• Para el caso de las incapacidades originadas en una enfermedad

profesional o accidente de trabajo, la ARL debe cubrirla desde el
primer día de incapacidad, y corresponde al 100% del salario
base de cotización.
INCAPACIDAD LABORAL CUANDO EL TRABAJADOR
NO ESTÁ AFILIADO A SEGURIDAD SOCIAL

Si la empresa no tiene a su empleado afiliado a una EPS o

ARL, en caso de una incapacidad la empresa deberá pagar la
totalidad de la incapacidad, y en caso de que el empleado no
pueda rehabilitarse o recuperar su plena capacidad, deberá
pensionarlo.

Igualmente la empresa debe asumir todo el costo de los

tratamientos, medicamentos y terapias de recuperación que
necesite el trabajador.
 BASE PARA EL PAGO DE INCAPACIDADES
• La base para el cálculo y pago de la incapacidad no es el sueldo
devengado por el trabajador sino el sueldo sobre el cual se cotizó,
aunque por lo general deben ser iguales, pero en los casos en que se
pactan valores no constitutivos de salario, la base sobre la cual se
cotiza a seguridad social es inferior al salario del trabajador.

• En otras palabras, la base para calcular la incapacidad es el llamado

ingreso base de liquidación, o ingreso base de cotización, que es el
ingreso que la empresa reporta en la planilla o PILA, y sobre el que
hace las respectivas cotizaciones.

• Se recuerda que en la incapacidad laboral de origen común

reconocida por la EPS, esta paga desde el tercer día y paga el 66.66%
del IBL, en tanto la incapacidad de origen profesional es la ARL la que
la reconoce, y se paga desde el primer día sobre una base del 100% del
IBL.
• Si la EPS o la ARL no reconocen una incapacidad por la
razón que sea, le corresponde al empleador asumirla,
toda vez que la incapacidad 
no suspende el contrato de trabajo, de manera que el
trabajador debe seguir recibiendo la remuneración que
le corresponda.

¿Quién paga las incapacidades laborales?

• Las incapacidades laborales son de dos tipos, y

dependiendo del tipo de incapacidad, y de la duración
de la misma, el obligado a pagarlas cambia.
 ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DISPOSICIONES
GENERALES
• De conformidad con lo previsto en el artículo 121 del
Decreto Ley 019 de 2012, el trámite para el reconocimiento
de incapacidades por enfermedad general y licencias de
maternidad o paternidad a cargo del Sistema General de
Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de
manera directa, por el empleador ante las entidades
promotoras de salud, EPS.
• En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al
afiliado el trámite para la obtención de dicho
reconocimiento. Dicha norma dispone también que para
efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al
empleador sobre la expedición de una incapacidad o
licencia.
 TRÁMITE DE INCAPACIDADAES
 El funcionario afectado por incapacidad médica, tiene la
obligación de avisar al jefe de la dependencia, quien a su
vez, deberá informar de manera inmediata al Área de
Talento Humano sobre el ausentismo del funcionario,
enviando a través de cualquier medio electrónico copia de la
incapacidad.
 El funcionario deberá radicar mediante comunicación escrita
a través del F-TH-72 Formato Entrega de Incapacidad con
destino al Área de Talento Humano, el original del
certificado de incapacidad correspondiente, de manera
oportuna antes del cierre de nómina.
 En el evento en que el funcionario no dé cumplimiento al
deber legal de allegar el certificado de incapacidad, se
trasladará el caso a la Oficina de Control Interno
Disciplinario.
 Una vez recibido el certificado de incapacidad en el
Área de Talento Humano, se remitirá de manera
inmediata al Grupo de Nómina quienes se
encargaran de incluirla como novedad en la nómina
correspondiente y como control e insumo para las
estadísticas de ausentismo de la entidad.
 Así mismo, proyectaran el acto administrativo que
ordena el reconocimiento.
 Antes del cierre de nómina mensual y con el
certificado de incapacidad, el Área de Talento
Humano, expedirá el acto administrativo que
ordena el reconocimiento económico al funcionario
determinando el valor a ser cobrado a la EPS, así
como la liquidación de la misma.
La liquidación efectuada por el Grupo de Nómina en el
mencionado acto administrativo, tendrá en cuenta los siguientes
criterios:
o Cuando las incapacidades superan los dos (2) días, el
funcionario no recibe salario, sino un auxilio por enfermedad
general y dicho pago es asumido por la EPS. Los dos primeros
días de una incapacidad los asume el empleador en un cien por
ciento (100%).
o A partir del día tercero (3) y hasta el día noventa (90), el
auxilio por enfermedad general equivale a las 2/3 partes del
salario que devenga el funcionario.
o A partir del día noventa y uno (91) hasta el día ciento ochenta
(180) equivale al cincuenta por ciento (50%) del salario que
devenga el funcionario.
o A partir del día 181 y hasta el día 360 prorrogables hasta 540 si
hay concepto de no rehabilitación, el Fondo de Pensiones
asume el pago del subsidio por incapacidad, que es el
equivalente a la incapacidad que venía pagando la EPS.
 Si el concepto es desfavorable se debe tramitar ante el fondo de
pensiones, la calificación de pérdida de capacidad laboral.
 En el caso de las incapacidades por accidente de trabajo, conforme
lo dispuesto en el Artículo 3 de la Ley 776 de 2002, el afiliado tendrá
derecho al pago de un subsidio equivalente al 100% de su salario,
calculado desde el día siguiente del que ocurrió el accidente de
trabajo y hasta el momento de su rehabilitación, readaptación o
curación, o de la declaración de su incapacidad permanente parcial,
invalidez o su muerte, que estará a cargo de la Administradora de
Riesgos Laborales, y se reconocerá y pagará durante 180 días
prorrogable por un periodo igual siempre que sea necesario para el
tratamiento o rehabilitación del afiliado.
 En aquellos casos en que se requiera transcripción de la
incapacidad, el Grupo de Nómina del Área de Talento Humano
solicitará al funcionario los documentos necesarios para tal fin, en
caso de no allegar la documentación necesaria, el mismo
funcionario hará directamente este trámite ante su EPS.
 Cuando la incapacidad sea expedida por un accidente de
tránsito, se deberá adjuntar a la misma el reporte del
accidente de tránsito.

 Incluir antes del cierre de nómina las novedades de los

auxilios por enfermedad pagados a los funcionarios. Para el
caso de incapacidad prolongada, es decir mayor a 30 días y
licencia de maternidad, se deberá tener en cuenta el auxilio
pagado en el mes anterior. Formato F-TH-73 Control Auxilios
pagados por nómina, documento que se utilizara para
conciliar con el grupo de contabilidad.
 El Grupo de Nómina realizará el seguimiento semanal al recaudo
o pagos de las EPS.
 Igualmente, a través de correo electrónico informará a los
funcionarios del Área Financiera encargados de registrar los
reintegros en el SIIF Nación: nombre de la Entidad, nombre del
(los) funcionario(s), número de resolución, periodo al cual
corresponde la incapacidad, valor a aplicar, saldo pendiente por
pagar, valor a aplicar como ingreso y valor a aplicar como gasto
de cada periodo.
 El Grupo de Nómina actualizara semanalmente los valores a
cargo de cada EPS y registrara los pagos de las mismas en el
formato F-TH-74 Control, Cobro recaudo y saldo de
incapacidades, el cual podrá ser consultado por el Grupo de
contabilidad en la carpeta compartida establecida para ello
 EMPLEADOR PAGA Y TRAMITA RECONOCIMIENTO DE
INCAPACIDADES Y LICENCIAS

El empleador es quien debe pagar directamente al trabajador las

incapacidades laborales, y las licencias de maternidad y paternidad, y luego
gestionar su reconocimiento y reembolso ante la EPS respectiva.

INCAPACIDADES LABORALES SE PAGAN JUNTO CON LA NÓMINA.

Cuando el trabajador tiene una incapacidad laboral el contrato
de trabajo no se suspende, y por tanto el empleador o la
empresa tienen la obligación de seguir pagando el salario del
trabajador.

Lo que ocurre, es que cuando el trabajador está incapacitado el

salario es sustituido por el auxilio económico a cargo del sistema
de seguridad social, al que el trabajador está afiliado y por el que
tanto trabajador como empleador han pagado.

En ese sentido, el trabajador debe seguir obteniendo los

ingresos necesarios para su subsistencia, lo que obliga a que las
incapacidades del trabajador sean pagadas directamente por el
empleador cuando liquide la nómina, independientemente de
que la EPS haya o no reconocido la incapacidad laboral.
Debemos recordar lo que ha dicho la Corte constitucional en
varia sentencias de tutela, como la T-140 de 2016:

«No obstante, tratándose de incapacidades laborales la Corte ha

entendido que estos pagos se constituyen en el medio de
subsistencia de la persona que como consecuencia de una
afectación en su estado de salud ha visto reducida la capacidad de
procurarse por sus propios medios los recursos para su
subsistencia y la de su familia.»

En ese sentido, el trabajador no puede ser privado del sustento

que deriva de su relación laboral, que el no estar suspendida, le
corresponde al empleador garantizar ese sustento sin que
pueda sustraerse a esa obligación argumentando que no puede
pagar hasta que la EPS reconozca la incapacidad.
 TRAMITE DEL RECONOCIMIENTO DE LA INCAPACIDAD LABORAL LE
CORRESPONDE AL EMPLEADOR

El reconocimiento de las incapacidades médicas está a cargo del sistema

de seguridad social, que puede ser la EPS si se trata de una incapacidad
de origen común o la ARL si se trata de una incapacidad de origen
laboral, y para ese reconocimiento se requiere hacer un trámite que no le
corresponde al trabajador sino al empleador.

Así lo señala expresamente el artículo 121 del decreto 19 de 2012 o ley anti
tramite:
«Trámite de reconocimiento de incapacidades y licencias de maternidad y
paternidad. El trámite para el reconocimiento de incapacidades por
enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad a cargo del
Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de
manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud,
EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el
trámite para la obtención de dicho reconocimiento.
Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al
empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia.»

La única obligación del trabajador es reportar a su empleador la

incapacidad médica o la licencia de maternidad o paternidad para
que este gestione el reconocimiento y pago ante la EPS.
 COBRO DE INCAPACIDADES A LAS EPS
 El Grupo de Nómina tramitará el cobro de las incapacidades,
licencias de maternidad o paternidad ante las diferentes EPS, a
través de los canales habilitados por estas de manera semanal.
 El pago de las incapacidades, licencias de maternidad o
paternidad, será realizado directamente por el empleador, en un
plazo no mayor a veinte (20) días hábiles contados a partir de la
autorización de la prestación económica por parte de la EPS. Los
valores reconocidos por la EPS se verán reflejados en el módulo
de ingresos del presupuesto del empleador, los cuales deberán
ser verificados por el Grupo de Nómina a través del aplicativo en
mención.
 El Grupo de Nómina tendrá un perfil de consulta para bajar,
registrar y reportar la información al Área Financiera.
 El Grupo de Nómina solicitará el detalle de los
pagos realizados a la EPS, información que será
incluida en el formato F-TH-74 Control, Cobro
recaudo y saldo de incapacidades a fin de
establecer los saldos que adeuda cada una de las
EPS.

 Nota: Una vez identificados por el Grupo de

Nómina los saldos que adeudan las EPS, se
solicitará mensualmente el pago de los mismos, a
través de oficio firmado por el Jefe del Área de
Talento Humano
 FALTA DE RECONOCIMIENTO Y PAGO DE LAS PRESTACIONES
ECONÓMICAS POR PARTE DE LAS EPS
En el evento en que la EPS se niegue a realizar el reconocimiento de la
incapacidad médica o licencia de maternidad o paternidad, el Grupo
de Nómina deberá realizar el siguiente procedimiento:

1. Realizar mínimo dos (2) requerimientos efectuando el cobro

persuasivo de la acreencia, indicando los fundamentos de hecho y
derecho que den lugar al reconocimiento y pago de la incapacidad
o licencia de maternidad o paternidad.
2. Si transcurridos 180 días de cobro a la EPS, no se ha recibido el
pago, o si antes de este periodo existe evidencia objetiva del
desmejoramiento de sus condiciones crediticias (se declara
insolvente, entra en proceso de liquidación, etc.) el Grupo de
Nómina del Área de Talento Humano, deberá dar traslado a la
Secretaría Jurídica para iniciar el cobro a fin de lograr el
reconocimiento y pago de las prestaciones económicas,
adjuntando los siguientes documentos:
 Copia de la incapacidad.
 Copia cédula de ciudadanía.
 Copia del contrato de trabajo.
 Copia de las planillas únicas de autoliquidación de aportes al
sistema de salud correspondientes a los seis (6) meses
anteriores a la fecha de ocurrencia del hecho que conllevó la
expedición de la incapacidad.
 Copia de la resolución de reconocimiento de la incapacidad o
licencia.
 Copia del comprobante de pago de nómina.
3. Una vez agotadas las gestiones de cobro realizadas
por el Grupo de Nómina, si las EPS se niega a pagar
aquellas incapacidades con un costo igual o menor a 3
UVT, el Área de Talento Humano solicitará se convoque
el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable con el fin
de estudiar la posibilidad de depurar estos saldos.

Dicha solicitud, deberá ir acompañada del estudio

costo - beneficio de continuar con el cobro a través de
la Secretaría Jurídica del DAPRE, frente al saldo que se
pretende depurar.
 . CASOS EN LOS CUALES LA ENTIDAD ASUME COMO
GASTO LA INCAPACIDAD MÉDICA
 Una vez realizada la gestión correspondiente al cobro de
incapacidades, si estas no son autorizadas o reconocidas por las
EPS, la Entidad asumirá como gasto el valor correspondiente al
auxilio por enfermedad o pago de licencias de maternidad y
paternidad, en los porcentajes establecidos por la normatividad
vigente, así:
 Cuando un funcionario no cumple con las cuatro (4) semanas de
cotización al SSSGG Incapacidad por enfermedad general, de
conformidad con el artículo 2.1.13.2 del Decreto 780 de 2016. 
Licencia de maternidad, artículo 2.1.13.3 del Decreto 780 de 2016.
Cuando la funcionaria en estado de embarazo no haya cotizado
como mínimo el tiempo que duró la gestación, la Entidad
asumirá la proporción del auxilio económico de la licencia de
maternidad que no reconozca la EPS.
 Licencia de paternidad artículo 2.1.13.4 del Decreto 780 de
2016. Cuando el funcionario no haya cotizado como
mínimo el tiempo que duró la gestación de su esposa o
compañera permanente, la Entidad asumirá la proporción
del auxilio económico de la licencia de paternidad que no
reconozca la EPS.

 Tales situaciones quedaran consignadas en el respectivo

acto administrativo de reconocimiento de la incapacidad o
en el de otorgamiento de licencia de maternidad o
paternidad.
 INCAPACIDADES MAYORES A 90 DÍAS HASTA 180
DÍAS
 En caso de presentarse incapacidad por origen común o
accidente de trabajo mayor a 90 días pero menor a 180 días,
la EPS o ARL, deberán generar un concepto favorable o
desfavorable de rehabilitación máximo al día 150 de
incapacidad.
 Corresponde a las Administradoras de Fondos de Pensión, a
las Administradoras de Riesgos Laborales - ARL, a las
Compañías de Seguros que asuman el riesgo de invalidez y
muerte, y a las Entidades Promotoras de Salud EPS,
determinar en una primera oportunidad la pérdida de
capacidad laboral y calificar el grado de invalidez y el origen
de estas contingencias.
 Incapacidad con concepto de rehabilitación: Para los casos
de accidente o enfermedad común en los cuales exista
concepto favorable de rehabilitación de la Entidad
Promotora de Salud, la Administradora de Fondos de
Pensiones postergará el trámite de calificación de Invalidez
hasta por un término máximo de trescientos sesenta (360)
días calendario adicionales a los primeros ciento ochenta
(180) días de incapacidad temporal reconocida por la
Entidad Promotora de Salud, la Administradora de Fondos
de Pensiones otorgará un subsidio equivalente a la
incapacidad que venía disfrutando el funcionario.
 Incapacidad sin emisión de concepto de rehabilitación: Las
Entidades Promotoras de Salud deberán emitir concepto de
rehabilitación antes de cumplirse el día ciento veinte (120)
de incapacidad temporal y enviarlo antes de cumplirse el día
ciento cincuenta (150), a cada una de las Administradoras de
Fondos de Pensiones donde se encuentre afiliado el
funcionario a quien se le expida el concepto respectivo,
según corresponda. Cuando la Entidad Promotora de Salud
no expida el concepto favorable de rehabilitación, si a ello
hubiere lugar, deberá pagar un subsidio equivalente a la
respectiva incapacidad temporal después de los ciento
ochenta (180) días iníciales con cargo a sus propios
recursos, hasta cuando se emita el correspondiente
concepto.
 INCAPACIDADES MAYORES A 180 DÍAS
 En caso de no haberse emitido concepto el día 181, el servidor público y el
Grupo de Nómina del Área de Talento Humano del DAPRE deben solicitar
a la EPS, la AFP o la ARL en donde esté afiliado la práctica del examen de
pérdida de capacidad laboral y la calificación del grado de invalidez.
 El Grupo de Nómina se encarga de hacer un seguimiento a los trámites
para la práctica del examen de pérdida de capacidad laboral y la
calificación del grado de invalidez.  En caso de que el funcionario
presente una pérdida de capacidad laboral superior al 50%, se causará en
su favor la pensión de invalidez, siempre y cuando cumpla con los demás
requisitos legales.
 Si por el contrario, el dictamen de pérdida de capacidad laboral arroja que
el funcionario presenta una incapacidad inferior al 50%, y se siguen
prescribiendo incapacidades laborales por el médico tratante, le
corresponderá al fondo de pensiones seguir pagándolas, por 360 días
adicionales, siempre que exista concepto favorable de rehabilitación o
hasta que éste se emita, o se pueda efectuar una nueva calificación de su
invalidez
En cualquiera de los dos eventos descritos en precedencia, el DAPRE
está obligado a mantener el vínculo jurídico laboral con el funcionario,
y a continuar con el pago de las cotizaciones al Sistema General de
Seguridad Social, conforme con lo que establezca el concepto sobre su
rehabilitación.

A partir del día 181, la Administradora del Fondo de Pensiones, será la

encargada del reconocimiento del auxilio por enfermedad, hasta tanto
se presente una de las siguientes condiciones:

• Sea incluido en nómina de pensionados

• Se cancelé la indemnización en caso de que procediera.
• Se tenga en firme la calificación del grado de invalidez.
• El Grupo de Nómina proyectará los actos administrativos de
reconocimiento de las incapacidades, indicando el responsable del
reconocimiento.
Cuando la calificación de invalidez del funcionario no de origen a la
pensión de invalidez, el Área de Talento Humano debe optar por una
de las siguientes alternativas:

 Reincorporarlo en el empleo del cual es titular, si los dictámenes

médicos determinan que puede continuar desempeñando las
funciones propias del mismo.
 Asignarle funciones acordes con el tipo de limitación.
 Trasladarlo a empleos que tengan la misma remuneración, siempre y
cuando la incapacidad no impida el cumplimiento de las nuevas
funciones ni implique riesgo para su integridad.

El DAPRE no debe desvincular laboralmente a un funcionario respecto

de la cual conoce su estado de incapacidad y aún no se ha decidido
sobre su pérdida de capacidad laboral y grado de invalidez.
 LICENCIAS
LICENCIA DE MATERNIDAD
 LICENCIAS
LICENCIA DE MATERNIDAD
Es el reconocimiento de tipo económico que hace la EPS a la
progenitora del recién nacido, a la madre adoptante del menor de 18
años o al padre adoptante cuando éste carezca de cónyuge o
compañera permanente.

La funcionaria que se encuentra en estado de embarazo, debe

comunicar por escrito, debidamente radicado a su jefe inmediato y al
Área de Talento Humano, adjuntado el certificado médico que pruebe
su estado, para los registros a que haya lugar.

En licencia por maternidad se recibe por parte de la EPS, un auxilio

económico equivalente al cien por ciento (100%) del IBC para salud,
siempre y cuando el funcionario haya cotizado como mínimo el mismo
tiempo que duró la gestación o proporcional a los meses cotizados.
La ley 1822 de 2017, señala que toda funcionaria en estado de embarazo
tiene derecho a una licencia de 18 semanas en la época de parto,
remunerada con el salario que devengue al entrar al disfrutar del
descanso.

La licencia de maternidad pre-parto corresponde a dos (2) semanas con

anterioridad a la fecha probable del parto, debidamente acreditada. Si
por alguna razón médica la futura madre no puede optar por estado
dos (2) semanas previas, podrá disfrutar las dieciocho (18) semanas al
posparto inmediato.

La licencia de maternidad para madres de niños prematuros, tendrá en

cuenta la diferencia entre la fecha gestaciones y el nacimiento a
término, las cuales serán sumadas a las 18 semanas que establecen la
ley. Cuando se trate de madres con Parto Múltiple, se tendrá en cuenta
lo establecidos en el párrafo anterior sobre niños prematuros,
ampliando la licencia en dos (2) semanas más.
En caso de fallecimiento de la madre antes de terminar la licencia por
maternidad, al padre del niño se le concederá una licencia de duración
equivalente al tiempo que falta para expirar el período de la licencia
posterior al parto concedida a la madre.

Cuando el parto no sea viable, (con nacido muerto) o aborto, se

reconocerá el 100% del último IBC reportado, por un término de dos
(2) o cuatro (4) semanas remuneradas con el salario que devengaba
en el momento de iniciarse la licencia.

La duración de la licencia dependerá del criterio del médico tratante.

Todas las provisiones y garantías establecidas para la madre biológica
se hacen extensivas, en los mismos términos y en cuanto fuere
procedente, para la madre adoptante asimilando la fecha del parto a
la de la entrega oficial del menor que se adopta.

La licencia se extiende al padre adoptante sin cónyuge o compañera

permanente.
Para el trámite ante la EPS, la funcionaria en Licencia de Maternidad
debe entregar al Grupo de Nómina del Área de Talento Humano,
dentro de los 30 días siguientes al nacimiento del hijo, los siguientes
documentos:

 Certificado original de la Licencia de Maternidad con la

especificación de la fecha de inicio.
 Fotocopia del certificado de nacido vivo o Registro Civil de
Nacimiento del hijo.

 Para las madres adoptantes, fotocopia del acta de entrega del

niño, adolescente por parte del Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar o Institución autorizada por el mismo.

Nota: En el evento que la funcionaria en estado de embarazo no haya

cotizado como mínimo el tiempo que duró la gestación, la Entidad
asumirá la proporción del auxilio económico de la licencia de
maternidad que no reconozca la EPS.
LICENCIA DE PATERNIDAD
 LICENCIA DE PATERNIDAD
El esposo o compañero permanente tiene derecho a ocho (8) días
hábiles de licencia remunerada de paternidad. El inicio de la
licencia se contará a partir del día de nacimiento del hijo, en caso
que este día no sea hábil, iniciará desde el primer día hábil.

No obstante si por circunstancias excepcionales el padre no puede

iniciar el disfrute de la licencia de paternidad, la misma iniciará de
manera inmediata a que se supere dicha circunstancia.

La licencia de paternidad está a cargo de la EPS en un cien por

ciento (100%), para lo cual se requiera que el padre haya cotizado
efectivamente durante el número de semanas correspondientes al
período de gestación en los términos que se reconoce la licencia
de maternidad.
Para los hijos adoptados y prematuros se aplicará la misma norma
y se verificará con el acta de adopción, siempre y cuando estos
sean menores a siete años.

El funcionario debe entregar al Grupo de Nómina del Área de

Talento Humanos los siguientes documentos:

 Registro civil de nacimiento.

 Para padre adoptante fotocopia del acta de adopción.

Nota: En el evento que el funcionario no haya cotizado como

mínimo el tiempo que duró la gestación de su esposa o
compañera permanente, la Entidad asumirá la proporción del
auxilio económico de la licencia de paternidad que no reconozca
la EPS.
 EN LAS INCAPACIDADES DE ORIGEN LABORAL
Las incapacidades laborales que se originan en un accidente o
enfermedad de origen laboral deben ser pagadas por la ARL a
la que está afiliado el trabajador.

La ARL paga la incapacidad desde el día siguiente al suceso

hasta que el trabajador se recupere o hasta que sea
pensionado por invalidez.

Es importante precisar que el día en que sucede un accidente

es pagado por el empleador, pues es un día que ya está en
curso por lo que la ARL pagará desde el siguiente día en que
sucede el accidente o enfermedad que da origen a la
incapacidad.
 EN LAS INCAPACIDADES DE ORIGEN COMÚN.
Las incapacidades de origen común las debe pagar el
empleador, la EPS y el fondo de pensiones según la duración
de la incapacidad:

• 0 a 2 días: Empleador
• 3 a 180 días: La Eps.
• 181 a 540: Fondo de pensión.
• 541 en adelante la EPS en los siguientes casos:

Cuando exista concepto favorable de rehabilitación expedido

por el médico tratante, en virtud del cual se requiera continuar
en tratamiento médico.
  Cuando el paciente no haya tenido recuperación durante el
curso de la enfermedad o lesión que originó la incapacidad por
enfermedad general de origen común, habiéndose seguido con
los protocolos y guías de atención y las recomendaciones del
médico tratante.

 Cuando por enfermedades concomitantes se hayan presentado

nuevas situaciones que prolonguen el tiempo de recuperación
del paciente.

En los demás casos luego de 540 días los paga el fondo de pensión.

Es importante precisar que la incapacidad de los días 180 a 540 los

paga el fondo de pensión siempre que la EPS haya remitido al fondo
de pensión el concepto de rehabilitación, pues si no lo hace, la EPS
debe pagar esas incapacidades.
TÉRMINO PARA RECLAMAR EL PAGO DE INCAPACIDAD
EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN
SALUD.

La Ley 100 de 1993 u Por la cual se establece el Régimen de

Seguridad Social Integrar, indica en el artículo 206, que el
régimen contributivo reconocerá las incapacidades originadas
en enfermedad general, de conformidad con las disposiciones
legales vigentes.

Asimismo, el artículo 28 del Decreto 806 de 1998, consagra a

favor de los afiliados al régimen contributivo, el otorgamiento
de subsidio en dinero en caso de enfermedad o accidente
ocasionados por cualquier causa de origen no profesional.
La incapacidad por enfermedad general conforme a lo indicado en la
Circular 011 de 1995 de la Superintendencia Nacional de Salud, se define
como el “reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la
misma que hacen las EPS a sus afiliados cotizantes no pensionados, por todo
el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar
en forma temporal su profesión u oficio habitual. En ningún caso se le pagará
a un afiliado al sistema simultáneamente incapacidad por enfermedad
general, incapacidad por enfermedad profesional y pensión de invalidez
absoluta o por gran invalidez”.
 
El valor a pagar es dos terceras partes (2/3) del salario que devengue el
trabajador durante los primeros noventa (90) días de incapacidad, y la
mitad (1/2) durante los siguientes noventa (90) días. (Artículo 18 Decreto
3135 de 1968 – Artículo 9 Decreto 1848 de 1969 y Articulo 227 del Código
Sustantivo del Trabajo). En el caso de salario variable, aplicable a
trabajadores que no devenguen salario fijo, se tendrá como base el
promedio de los doce (12) meses anteriores a la fecha de inicio de la
incapacidad, o todo el tiempo si éste fuere menor. (Artículo 288 del
Código sustantivo del Trabajo)
En materia de prescripción, debe señalarse que el artículo 488 del
Código Sustantivo del Trabajo, indica que las acciones
correspondientes a los derechos regulados en este código
prescriben en tres (3) años, que se cuentan desde que la
respectiva obligación se haya hecho exigible, salvo en los casos
de prescripciones especiales establecidas en el Código Procesal
del Trabajo o en el presente estatuto.
 
De igual manera, el artículo 151 del Código Procesal del Trabajo,
señala que las acciones que emanen de las leyes sociales
prescribirán en tres (3) años, que se contarán desde que la
respectiva obligación se haya hecho exigible. El simple reclamo
escrito del trabajador, recibido por el patrono, sobre un derecho
o prestación debidamente determinado, interrumpirá la
prescripción pero sólo por un lapso igual.
Expuesto lo anterior y frente a lo consultado, se tiene que las prestaciones
económicas derivadas de la enfermedad general, tienen su origen en la ley
del Sistema General de Seguridad Social Integral (Ley 100 de 1993) y en el
propio Código Sustantivo del Trabajo, por tal razón, la acción judicial para
reclamar dichas prestaciones está sujeta a la prescripción general que dicha
norma establece es decir tres (3) años.
 
No obstante, tratándose del término máximo para efectuar la trascripción
del certificado de incapacidad y la solicitud de pago ante la respectiva EPS,
el mismo, no se encuentra establecido en la normatividad que regula el
Sistema General de Seguridad Social, el cual por tratarse de un aspecto
administrativo deber ser definido por cada EPS en sus respectivos
reglamentos; no obstante, por aplicación analógica de lo dispuesto en el
artículo 23 de la Resolución 2266 de 1998, se ha entendido que el termino,
es de un año contado a partir de la fecha de ocurrencia del evento que
origino la incapacidad para solicitar la trascripción del certificado y el pago
del subsidio correspondiente, siempre y cuando haya cumplido con los
requisitos exigidos para tener derecho a dicho reconocimiento por el
Sistema.
El artículo 28 de la Ley 1438 de 2011 advierte que el plazo máximo para
el reclamo o reembolso de las prestaciones económicas por parte de
las EPS en favor de los empleadores es de tres años, contados a partir
del momento en que se hace exigible el pago.

Es pertinente precisar que el mencionado término de tres (3)

años corresponde a la reclamación judicial de las incapacidades,
ante un juez o una autoridad competente, ya que la EPS tiene un
plazo de aproximadamente 20 días para proceder con el
reconocimiento del pago de dicho concepto: 1.- Quince (15) días
para la verificación de los documentos y 2.- cinco (5) días para
proceder con el desembolso. Así se tiene entonces que, una vez
cumplido el segundo término, empieza a correr el primero
 MARCO LEGAL
 Ley 100 de 1993.
 Decreto 3148 de 1968.
 Decreto 1848 de 1969.
 Decreto 806 de 1998.
 Decreto 4023 de 2011.
 Decreto Ley 019 de 2012.
 Decreto 1352 de 2013.
 Decreto 1281 de 2002.
 Ley 734 de 2002.
 Sentencia T-137 de 2012, Corte Constitucional.
 Decreto 1333 de 27 de julio de 2018.
GRACIAS