NOTARIA RHAPIDA

EVALUACION DE LA GESTION

EMPRESARIAL CON BALANCE SCORECARD

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 NOTARIA RHAPIDA
PLANEAMIENTO ESTRATEGICO
 Visión
 Misión
 Valores
 Estrategia Global
 Estrategias
Específicas
 Indicadores 2
 Visión

Ser la mejor notaria del país,

alcanzando el nivel de las mejores en
latinoamérica, buscando la excelencia
a través de la investigación académica,
soporte tecnológico, recursos humanos
y nuestro compromiso con la sociedad.

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 Misión

Compromiso con la sociedad

brindando seguridad jurídica, mediante
la fe pública notarial a actos y
contratos, con honestidad y ética
profesional, estimulando el desarrollo
personal y espiritual de nuestros
equipos de trabajo, mediante el
principio de legalidad, calidad en el
servicio y atención personalizada. 4
 Valores
• Veracidad
• Honorabilidad
• Objetividad
• Imparcialidad
• Diligencia
• Respeto a la
dignidad
• Derecho a las
Personas, a la
Constitución y a
las Leyes 5
 OBJETIVOS
ESTRATEGICOS

• CRECIMIENTO DE INGRESOS:
• Incrementar el Volumen de Operaciones basados en
ofrecer nuestros servicios vía intranet orientados a
fidelizar a nuestros clientes y en la búsqueda de nuevos
mercados.
• Información Continua sobre los temas pendientes de los
clientes: Minutas, Escrituras, Kardex, etc. y utilizar la
Pagina Web como vehículo informativo sobre temas
Notariales y Registrales.
• Rediseñar los procesos del Servicio, utilizando nuestro
Software de Kardex Notarial.
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 OBJETIVOS
ESTRATEGICOS

• MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD
• Reduciendo nuestros costos operativos,
+

mejorando la atención a los consumidores

finales, brindándoles seguridad, eficiencia y
rapidez con un trato amable y amistoso
otorgándole sobre todo seguridad jurídica en los
actos y contratos que ellos celebren y con
personal motivados y preparados con la Cultura
Organizacional de la Notaria.
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 NOTARIA RHAPIDA
MAPA ESTRATEGICO –VERSION I
MODELO DE GESTION : EXCELENCIA OPERATIVA

ESTRATEGIAS
CRECIMIENTO DE LOS INGRESOS MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD
PERSPECTIVAS

FINANZAS Incremento de
Incremento del Reducir Costos
Mejorar Liquidez
Volumen de Operativos
Rentabilidad
Operaciones

Retener Clientes
Atraer Nuevos Clientes
Fidelizar al Cliente

Información
Aplica´ción de
CLIENTE Continua en todo el
Datawarehouse Empleados
Proceso de Servicio Atención rápida,
y CRM amables y
a través de I&T segura y confiable
Colaboradores

Implementación total Mejoramiento Mejora en los Calidad en el

INTERNA de Software de Contínuo de Sistemas de Seguridad Servicio y Cultura
Gestión Notarial Procesos y Servicios Jurídica Cero defectos

Capacitación en Elevar el clima y

Crecimiento y Orientación de la
Tecnología de la Cultura Organización hacia
APRENDIZAJE Y Información Desarrollo Personal
Organizacional el Cliente
CRECIMIENTO
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 NOTARIA RHAPIDA
INDICADORES EN MAPA ESTRATEGICO
MODELO DE GESTION: EXCELENCIA OPERATIVA

ESTRATEGIAS CRECIMIENTO DE LOS INGRESOS MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD

Basados en el aumento de Operaciones de los Basados en la Eficiencia y Calidad del Servicio
PERSPECTIVAS
Clientes Acutales y busqueda de nuevos mercados

Coste del Servicio

Incrementar el volumen
+ EVA Reducir costos y
Financiera de Operaciones
Incremento del Maximizar el
+ mejorar la
valor del negocio eficiencia operativa
Volumen de + +
Operaciones +
+ % de Indices de Precios +
de los Serv. Not. En
Nro. de Actos y el mercado
Contratos celebrados Ser Competititvos en
Cliente Consulta de Actos y el precio de nuestros
Indice de Satisfacción
Contratos en trámite Garantizar la
servicios
y Ordenes Satifacción
+ del Cliente
de Serv. -Intranet +
+ + +
Nro. de procesos Nro. de servicios
Ofrecidos Tiempo de Cumplimiento
Nuevas necesidades nuevos implementados de un servicio
Tecnológicas Optimizar el soporte Mejorar las
Optimizar los procesos
Mantener la al cliente + Ventas
Interna actualización
+ de Servicios

Tecnológica +
Nro. de asistencia a cursos
+ y programas de formación Nro. de sugerencias de
% de avance en la + Nivel de Satisfacción
Optimizar el nivel de empleados del empleado
capacitación
Aprendizaje y Capacitación en el Software
competencias requeridas
+
Optimizar el Clima
Organizacional
Mantener motivado
por nuestro personal y alineado al personal
de Gestión Notarial
Crecimiento
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 Colocando indicadores de
Operación y Resultado a cada
uno de los Objetivos
considerados en el Mapa
Estratégico

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 NOTARIA RHAPIDA

Perspectiva Objetivos Indicadores de Indicadores

Resultado Operativos
F-1 Maximizar el Valor del Negocio - EVA - Rentabilidad sobre ventas
F-2 Incrementar el Volumen de Operaciones - Ventas - Margen de Contribución por tipo de
cliente
Financiera - % Incremento de Ventas
F-3 Reducir costos y mejorar la eficiencia operativa - Coste del Servicio - Coste y gastos por tipo de Servicio
F-3 - Tasa de reducción de costos y gastos

C-1 Consulta de Actos y Contratos en trámite y Servicios - Nro. De Actos y Contratos celebrados - Nro. De Operaciones realizadas
intranet - Nro. De Consultas efectuadas
- Incorporación y Retención de
Clientes (Nro.)
C-2 Ser Competitivos en el precio de nuestros servicios - % Indice de Precios de los servicios - Cuota de mercado por tipo de
Cliente notariales en el mercado servicio
C-3 Garantizar la Satisfacción del Cliente - Indice de Satisfacción - Satisfacción de clientes medidos por
encuesta
- Numero de Observaciones Registrales - % de Observaciones Registrales
recibidas resueltos
- Número de reclamos recibidos - % de reclamos atendidos
- Cumplimiento plazos de entrega
(días)
I-1 Mantener la actualización Tecnológica - Nuevas necesidades Tecnológicas - Nivel de actualización
I-2 Optimizar el soporte al Cliente - Nro. De procesos nuevos - Nro. De procesos desarrollados
implementados - Nro. De Areas implementados
I-3 Mejorar las Ventas - Nro. De Servicios Ofrecidos - Nro. De servicios desarrollados por
Interna área
I-4 Optimizar los procesos del servicio - Tiempo de Cumplimiento de un - Horas dedicadas al Cliente
servicio - Tasa de errores del Servicio
A-1 Capacitación en el software de Gestión Notarial - % De avance en la capacitación - Horas de capacitación
A-2 Optimizar el nivel de competencias requeridas por - Nro. Asistencia a cursos y programas - % Progreso de los programas de
Aprendizaje nuestro personal de formación formación
Y A-3 Optimizar el Clima Organizacional - Nro. de sugerencias de empleados - Sugerencias puestas en marcha/total
Crecimiento de sugerencias
A-4 Mantener motivado y alineado al personal - Nivel de satisfacción del empleado - % de empleados satisfechos
- Alineación de metas personales (%)

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 Iniciativas
Objetivos Indicadores Indicadores
Operativos Iniciativas

F-1 Maximizar el Valor del Negocio - Rentabilidad sobre ventas - Plan Financiero - Cumplimiento del
Plan Financiero
F-2 Incrementar el Volumen de Operaciones - Margen de Contribución por tipo de cliente - Segmentación por tipo - Nro. de Cliente
de cliente identificados
- % Incremento de Ventas - Presupuesto de Ventas - % del Presupuesto
realizado
F-3 Reducir costos y mejorar la eficiencia operativa - Coste y gastos por tipo de Servicio - Plan Operativo de - % de avance del Plan
Gastos Operativo
- Tasa de reducción de costos y gastos - % de avance de
- Estrategia de reducción implementación de la
F de costos y gastos estrategia

C-1 Consulta de Actos y Contratos en trámite y Servicios - Nro. De Operaciones realizadas - Programas de Servicio – - Nro. de Operaciones
Intranet intranet realizados
- Nro. De Consultas efectuadas - Programa de Asesoría - Soluciones
Experta personalizadas
C-2 Ser Competitivos en el precio de nuestros servicios - Incorporación y Retención de Clientes (Nro.) - Análisis del Mercado - Nro. de segmentos
Notarial identificados
- Cuota de mercado por tipo de servicio - Programa de - % Cuotas de
Benchamarking mercado
C-3 Garantizar la Satisfacción del Cliente - Satisfacción de clientes medidos por encuesta - Test de medición de
Satisfacción de Clientes - % de aprobación
- % de Observaciones Registrales resueltos - Análisis de las
Observaciones recibidas - Tipos de
C - % de reclamos atendidos - Buzón de sugerencias observaciones
recibidas
- Frecuencia de días
- Cumplimiento plazos de entrega (días) - Desarrollo de un plan de de la revisión del
plazos de entrega por buzón de sugerencias
servicio - % Cumplimiento del
Desarrollo del Plan

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 I-1 Mantener la actualización Tecnológica - Nro. De Mejoras en los Procesos - Plan de Automatización - Nro. de Sistemas
total integrados
I-2 Optimizar el soporte al Cliente - Nro. De procesos desarrollados - Desarrollar soluciones Nro. de procesos
con valor añadido integrados
- Nro. De servicios desarrollados por área - Plan de Ventas por - Nivel de
Areas cumplimiento del plan
I I-3 Mejorar las Ventas - Horas dedicadas al Cliente - Nivel de Calidad de
- Plan de Atención Atención
I-4 Optimizar los procesos del servicio - Tasa de errores del Servicio Continua - Nro. de errores
- Cultura Cero Defectos detectados

A-1 Capacitación en el software de Gestión Notarial - Horas de capacitación - Programas de - Nro. de Charlas
Capacitación
A-2 Optimizar el nivel de competencias requeridas por - % Progreso de los programas de formación - Desarrollo de los - Nivel de Aceptación
nuestro personal Valores del Notario
A-3 Optimizar el Clima Organizacional - Sugerencias puestas en marcha/total de - Implementación de - Resultados
A sugerencias reuniones de trabajo e Cualitativos
y información
C A-4 Mantener motivado y alineado al personal - % de empleados satisfechos - Sistema de Incentivos - Nivel de aceptación
del S.I.
- Alineación de metas personales (%) - Reuniones - % del cumplimiento
Interpersonales de metas.

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Relación de Causa- Efecto entre
los Indicadores de los Objetivos
Del Mapa Estratégico

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 NOTARIA RHAPIDA
INDICADORES EN MAPA ESTRATEGICO
MODELO DE GESTION: EXCELENCIA OPERATIVA
CRECIMIENTO DE LOS INGRESOS MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD
Basados en el aumento de Operaciones de los Basados en la Eficiencia y Calidad del Servicio
Clientes Acutales y busqueda de nuevos mercados

% de Increm. Rentabilidad + Coste del Servicio

De ventas sobre ventas
+ Incrementar el volumen EVA % Cumplimiento del
Reducir costos y
mejorar la
F de Operaciones
Incremento del
Volumen de
Maximizar el
valor del negocio
Plan Financiero eficiencia operativa

% del presupuesto Operaciones

realizado
Tasa de reducción
de costos y gastos
-
% de avance de
Incorporación y implem. De estrategia
retención de clientes Nro. de Actos y % de Indices de Precios
Contratos celebrados de los Serv. Not. En
Consulta de Actos y el mercado Indice de Satisfacción
C +
Contratos en trámite
y Ordenes
de Serv. -Intranet
Ser Competititvos en
el precio de nuestros
servicios
Garantizar la
Satifacción
del Cliente

Nro. de segmentos
identificados Cuota de mercado
por tipo de servicio +
+ Indice de
% de cuotas de Satisfacción
mercado
Satisfacción de
clientes medidos por
Nro. de servicios Nro. de servicios encuesta
Nivel de Nuevas necesidades Ofrecidos desarrollados por área Tiempo de Cumplimiento
actualización Tecnológicas Mejorar las de un servicio
Mantener la Nro. de procesos Ventas + Optimizar los procesos
+ actualización
Nro. de procesos
nuevos implementados de Servicios
Optimizar el soporte
I Tecnológica
desarrollados al cliente Nivel de cumplimiento
del plan

Nro. de Sistemas
+ Tasa de errores del servicio
integrados Nro. de procesos Sugerencias puestas en
integrados % Progreso de los marcha / total de sugerencias
programas de formación
-
+
A Horas de
capacitación
+
Nro. Total de
sugerencias
Nro. de errores
detectados
Nro. de asistencia a cursos
+
y % de avance en la
capacitación
Capacitación en el Software
y programas de formación
Optimizar el nivel de
competencias requeridas
Nro. de sugerencias de
empleados
Optimizar el Clima
Nivel de Satisfacción
de Gestión Notarial Organizacional
Nro. de Charlas Nivel de % de empleados
C aceptación
por nuestro personal del empleado
Mantener motivado
y alineado al personal
Nivel de
satisfechos
+
aceptación del
Sistema de Incentivos
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