Manual de Procesos y Procedimientos

MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
• Diana Marcela Restrepo
• Jennifer Molano Bermeo
• Kelly Tatiana Pérez
• Kevin Vásquez Domínguez
• María Camila Astudillo
• Natali Olave
• Paola Andrea Durango
• Katherine Montenegro Rengifo
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Se define en palabras claves:
• Manual : Es un documento • Proceso: es un conjunto de

que contiene , en forma actividades mutuamente
ordenada y sistémica, relacionadas enfocado en
información y/o indica las lograr algún resultado
actividades , políticas y especifico, que transforma
procedimientos de una entradas en salidas con
empresa que se consideren valor agregado para los
necesarios para la mejor usuario
ejecución de trabajo. Es
decir es la recopilación de • Procedimiento: Es la
procesos forma especifica de pasos
para realizar una actividad
o proceso.
• Subproceso: es un conjunto de actividades que tienen
una secuencia lógica para cumplir un propósito. Un
Subproceso es un Proceso por sí mismo, cuya finalidad
hace parte de un Proceso más grande.
• Macro proceso: Conjunto de procesos interrelacionados

de la organización que facilita el logro de la misión.
• Mapa de procesos: Es una representación grafica que

define y refleja la estructura y relación de los diferentes
procesos del sistema de gestión de una organización, para
la cual debemos identificar los procesos que intervienen
CLASIFICACIÓN DE LOS
PROCESOS
Para conocer y analizar una entidad y producir mejoras en su
funcionamiento es imprescindible determinar claramente los procesos
que la componen y sus características principales.
• Procesos estratégicos: son aquellos establecidos por la Alta

Dirección y definen cómo opera el negocio y cómo se crea valor
para el cliente / usuario y para la organización. Soportan la toma
de decisiones sobre planificación, estrategias y mejoras en la
organización.
• Procesos claves o misionales: incluye los procesos que dan

como resultado el cumplimiento del objeto social o razón de ser de
la institución. constituyen la secuencia de valor añadido del
servicio desde la comprensión de las necesidades y expectativas
del cliente / usuario hasta la prestación del servicio, siendo su
objetivo final la satisfacción del cliente /usuario.
Procesos de apoyo o soporte: son los que sirven de
soporte a los procesos claves y estratégicos son, en muchos
casos, determinantes para que puedan conseguirse los
objetivos de los procesos dirigidos a cubrir las necesidades y
expectativas de los clientes internos y externos
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Es un documento que
contiene los diferentes
procesos y la descripción
de los procedimientos ,
que deben seguirse en la
realización de las
funciones de una UNIDAD
ADMINISTRATIVA es decir
actividades y tareas. Los
manuales de
procedimientos además
contienen las
autorizaciones o
documentos necesarios
que nos indican el
funcionamiento de las
máquinas o equipos a
utilizar
ÁREAS
ADMINISTRATIVAS
UNIDAD DE
TRANSPORTE
Descripción del
Procedimiento
UNIDAD DE
Describe en forma RECURSOS
general las HUMANOS
funciones que
desempeñan las UNIDAD DE Pasos a seguir
diferentes CONTRALORÍA Y
unidades TESORERÍA
administrativas
dentro de la Se detalla las
organización. UNIDAD DE actividades en
COMPRA-VENTA cada unidad
administrativa
UNIDAD DE
PRODUCCIÓN
Versión:
Elab.:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Entrega:
Pág.:
LISTADO DE PROCESOS
MACROPROCESO PROCESOS SUBPROCESOS CÓDIGO PROCEDIMIENTO
OBJETIVO DEL MANUAL
• Suministrar información sobre los diferentes procesos de una organización.
• Dichos manuales deben ser realizados por cada departamento, en conjunto
con la unidad de recursos humanos, que es la que suministra los métodos para
su desarrollo.
• Permite conocer el funcionamiento interno, de tareas, ubicación y
requerimientos de los puestos responsables.
• Intervienen en la consulta de todo el personal.
• Facilita labores de auditoria evaluación y control interno.
• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo deben hacer y como
deben hacerlo.
• Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
todos los sistemas empleados en la organización.
Confusión en las
responsabilidades
CON EL
MANUAL
SE
ELIMINA
Un control Incumplimiento
ineficaz de las de las normas
actividades establecidas
METODOLOGÍA PARA LA
ELABORACIÓN DE UN
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
La elaboración de un manual de procedimientos se logra
mediante la recolección de datos relevantes en los
diferentes departamentos, y siendo asesorados por
recursos humanos quien nos proporciona las técnicas
necesarias para el logro.
• Las fuentes de información más comunes son:
Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.
• Los métodos para compilar la información son:
Encuestas.
Investigación documental.
Observación directa.
Ficha de descripción: A partir de la ficha se desarrollaron los

procesos, ya optimizados, en la hoja de descripción del proceso,
sub proceso y/o procedimiento de acuerdo a lo correspondiente
Finalmente, los procesos, subprocesos y/o procedimientos, son
expuestos gráficamente, por los que se presentan en los
correspondientes flujograma
a) IDENTIFICACIÓN
b) INDICE O CONTENIDO
DIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE NOMINAS
MANUAL DE PROCESOS
INDICE PAGINA
Presentación ...................................................................................................................... 1
Estructura de Posición del Departamento......................................................................... 2
Funciones del Departamento ........................................................................................... .3
Funciones de los Puestos que integran el Departamento.................................................. 4
Contenido del Manual de Procesos.................................................................................... 8
• Introducción
• Objetivo
Inventario de Procesos .................................................................................................... .11
Selección de Procesos........................................................................................................11
• Tabla de Ponderación
Diseño de Procesos ......................................................................................................... .14
Simbología ...................................................................................................................... ..16
Listado de Procesos Seleccionados....................................................................................17
c) PRÓLOGO Y/O
INTRODUCCIÓN
Los procesos y los procedimientos de gestión,
conforman uno de los elementos principales
del Sistema de Control Interno; por lo cual,
deben ser plasmados en manuales prácticos
que sirvan como mecanismo de consulta
permanente, por parte de todos los
trabajadores del Fondo, permitiéndoles un
mayor desarrollo en la búsqueda del
Autocontrol.
La funcionalidad del Manual, es permitir que
todas las tareas y procedimientos por área
vinculada, así como, la información
relacionada, sean totalmente auditables, para
atender a los requerimientos de la Revisoria
Fiscal, de la Supersolidaria y de la misma
Contraloría General de la República; con el fin
de verificar los parámetros claves de los
procedimientos del Fondo, tomándolos como
guía en cualquier proceso de verificación.
Este Manual hace parte integral de la
documentación total, implementada por la
actual Administración, conociendo de
antemano el compromiso de la Oficina de
Control Interno en su construcción, ejecución
y revisión permanente para la debida
actualización.
d) Objetivos de los
procedimientos
Simplificar la
responsabilidad
por fallas o errores
Informar
Facilitar las
Propósito que se labores de
pretende cumplir auditoria
con los
procedimientos
Aumentar la
Controlar
eficiencia gerencial
e) Área de aplicación de los
procedimientos
Esfera de acción
Ámbitos de
Macro
aplicación
Alcances Micro
f)Responsables
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
OBJETIVO:
Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servirá de guía para
el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades
que conlleva el proceso de registro de activos fijos, a efecto de guiar en
el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones.
ALCANCE:
Recursos Físicos y Contabilidad.
RESPONSABLES:
Asistente de Dirección Económica, Recursos Físicos y Contabilidad.
PROVEEDORES:
La dependencia solicitante del bien.
ENTRADAS:
Los activos fijos comprados y asignados.
ACTIVIDADES DEL PROCESO:
• Proceso de Egresos de Caja. PROCESO.
• Realización de causación y registro del activo con su correspondiente
código consecutivo en el modulo administrativo de Apoteosys.
• Generación y contabilización de depreciaciones e impresión de los
comprobantes.
• Entrega copia de causación y factura con el código respectivo del
activo.
• Archivo original del comprobante.
• Revisión en el modulo administrativo el registro del activo.
• Generación de acta de entrega para nuevo responsable o de ubicación
en original o copia.
• Archivo del acta de entrega.
 SALIDAS:
• Acta de entrega.
• Comprobante de contabilidad.
CLIENTES:
FODESEP.
 FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR
 RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES
 PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
CONCLUSIÓN
Se puede concluir que los manuales de procedimiento son

fundamentales para los procesos de una empresa, ya que
sin ellos se pierde tiempo muy valioso, al igual que se
desaprovechan muchos recursos, tanto financieros como
humanos.

Manual de Procesos y Procedimientos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Procesos y Procedimientos

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Procesos y Procedimientos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE PROCESOS

• Manual : Es un documento • Proceso: es un conjunto de

• Macro proceso: Conjunto de procesos interrelacionados

• Mapa de procesos: Es una representación grafica que

• Procesos estratégicos: son aquellos establecidos por la Alta

• Procesos claves o misionales: incluye los procesos que dan

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Entrega:

Ficha de descripción: A partir de la ficha se desarrollaron los

Se puede concluir que los manuales de procedimiento son

También podría gustarte