REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIN SUPERIOR UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZ SAN DIEGO EDO.

CARABOBO

CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR PAGAR

Alumnos: Betancourt Norca V-11.760.409 Mejas Gabriela V-14.821.080 Narves Deisy V-17.315.310 Sangronis Esther V-6.985.455 Tovar Benni V-17.397.485 Seccin: 307U1

San Diego 28 de Julio del 2011

INTRODUCCIN

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.

Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organizacin.

Control interno

Es un proceso realizado por el consejo de directores; administradores y otro personal de una entidad, diseado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos de la siguiente categora. Efectividad y Eficiencia de las Operaciones. Confiabilidad de la Informacin Financiera. Cumplimiento de las Leyes y Regulaciones Aplicables.

Los sistemas de control interno operan a niveles diferentes de efectividad. El control interno puede juzgarse efectivo en cada una de las tres categoras, respectivamente, si el consejo de directores y la administracin tienen seguridad razonable sobre: Comprenden la extensin en el cual se estn consiguiendo los objetivos de las operaciones de la entidad. Los estados financieros publicados se estn preparando confiablemente. Se est cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables.

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera como la administracin realiza los negocios, y estn integrados al proceso de administracin. Las compaas pequeas y medianas pueden implementarlos de forma diferente a las grandes. Sus controles pueden ser menos formales y menos estructurados, no obstante lo cual la compaa pequea puede tener un control interno efectivo. Los componentes son: Ambiente de control: es el fundamento de todos los dems componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura, los factores del ambiente del control incluye la integridad, los valores ticos y la competencia de la gente de la entidad.

 Valoracin de Riesgos: Es la identificacin y el anlisis de los riesgos

relevantes para la consecucin de los objetivos, constituyendo una base para determinar cmo se deben administrar los riesgos.
Actividades de Control: son las polticas y procedimientos que ayudan a

asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo, ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecucin de los objetivos de la entidad. Informacin y Comunicacin: los sistemas de informacin producen reportes contienen informacin operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento que hace posible operar y controlar el negocio.
Monitoreo: Del proceso que valora la calidad del desempeo del sistema

en el tiempo. Las deficiencias del control interno debern reportarse a lo largo de la organizacin, informando a la alta gerencia y al consejo solamente los asuntos serios.

Cuentas por Pagar (aspecto fundamental) Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de inventarios o suministro de materia prima, de bienes materiales, servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de activos fijos o contratacin de inversiones en proceso. Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de stos por cada documento de origen (fecha, nmero del documento e importe) y por cada pago efectuado. Tambin deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada perodo econmico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el ao prximo).

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Cuentas por Pagar

Deben separarse las funciones de recepcin en el almacn, de autorizacin del pago y de firma del cheque para su liquidacin.

Es preciso conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de pago segn controles contables, con los de los suministradores.

Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepcin (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelndose las Facturas con el cuo de Pagado.

Es preciso mantener al da los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; as como por edades y analizarse por el Consejo de Direccin.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.

En cuanto a las Cuentas por Pagar a Largo Plazo Cuadre contable de las partidas pendientes en al submayor analtico por deudores.
Verificacin de los documentos en los expedientes de pagos por acreedores

(proveedores). Comprobar la existencia de partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de las cuentas). Analizar la antigedad de los adeudos vencidos (ms de 30 das) Verificar los convenios de pagos suscritos

En cuanto a las Cuentas por Pagar Diversas: Analizar las partidas que integran los saldos de esta cuenta, clasificarlas de acuerdo a su contenido, comprobando su cuadre contable as como analizarlas por edades para determinar la envejecidas. Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR PAGAR

Dentro del ciclo de compras y cuentas por pagar se deben cubrir los objetivos del control interno los cuales son:

Integridad: Debemos registrar todos los activos adquiridos y las obligaciones contradas. Para cubrir con este objetivo de control interno es necesario considerar la unificacin de los sistemas de contabilidad, almacn y compras, a fin de poder establecer el

registro oportuno de las operaciones. Las normas de control interno requieren que por lo menos los documentos involucrados estn preenumerados as tendremos un seguimiento de las ordenes de compra emitidas y recibidas y un control sobre la recepcin de mercancas en el almacn.

Existencia: Los activos y pasivos registrados deben corresponder operaciones reales de la compaa. El propsito de los controles sobre la existencia de los registros en el ciclo de compra y cuentas por pagar es permitir solo el registro de aquellas partidas que estn relacionadas con operaciones de la entidad lo que evita por ejemplo, el registro de partidos inventarios que no son propiedad de la empresa o compras de activos que puedan pertenecer a otro ente relacionado.

Exactitud: Los activos y pasivos deben registrarse por el monto exacto. Al igual que los controles de integridad, los controles de exactitud requieren una integracin de los sistemas involucrados de forma que para registrar correctamente el inventario, es necesario que exista en el almacn un conocimiento exacto de los materiales a ser recibidos, y el departamento de contabilidad compare el aviso de recepcin con la orden de compra y con la factura del proveedor para registrar correctamente el pasivo. Autorizacin: Solo deben realizarse compras y pagos autorizados de acuerdo con las polticas de la empresa. Orientados a comprometer a la entidad de acuerdo a las polticas y normas de la misma encontramos controles de autorizacin en los siguientes casos:

Requisiciones: solo se deben solicitar bienes y servicios con base en una autorizacin establecida Ordenes de compra: solo se deben emitir rdenes de compra debidamente autorizadas, y se establecern niveles de autorizacin de acuerdo con el monto de las rdenes. Ordenes de pago: los pagos solo sern solicitados y autorizados por un funcionario facultado por la gerencia al igual que las ordenes de compra se establecern niveles de autorizacin para estas ordenes.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analtico por deudores. Verificacin de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores). Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas). Anlisis por edades determinando los adeudos vencidos (ms de 30 das). Verificar los convenios de pagos suscritos.

Cuentas por Pagar Diversas.

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable as como analizar por edades para determinar las envejecidas (ms de das).

Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago. Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analtico por acreedores. Anlisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un ao. Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc. Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores. Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, as como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR PAGAR Aspectos e indicaciones para su evaluacin a aplicar en empresas y unidades presupuestadas (todas las preguntas aplicables):
1. Se encuentran separadas las funciones de recepcin en el almacn, de

autorizacin del pago y de la firma del cheque para su liquidacin?

2. Se concilian los importes recibidos y pendientes de pago segn controles

contables, con los de los suministradores?

3. Se elaboran expedientes de pago por proveedores contentivos de cada

factura, su correspondiente informe de recepcin (cuando proceda) y el cheque o referencia al documento de pago?

4. Se cancelan las facturas con el cuo de pagado, al liquidarse?

5. Se mantienen al da los submayores de cuentas por pagar a

suministradores, los de cuentas por pagar diversas y los de cobros anticipados y no presentan saldos envejecidos?

6.

Se expedientan y registran

correctamente

las

cancelaciones de

cuentas por pagar y estas proceden de acuerdo con la legislacin vigente?

7.

Las cuentas por pagar a proveedores, las diversas y los cobros anticipados se desglosan por edades y se analizan por el consejo de direccin?

CONCLUSIN

El control interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el trmino error se refiere a omisiones no intencionales, y el trmino irregular se refiere a errores intencionales.

Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificacin, fraude o colusin, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conduccin del negocio. La autorizacin esta en todo negocio. Puede ser que un negocio con propietario nico o una pequea empresa no tenga un sistema formal y documentado para el control de las cuentas por pagar. Y quizs hay solo una persona o un grupo reducido de personas que estn involucradas en el proceso de cuentas por pagar, al contrario de una empresa grande donde el sistema de control probablemente este completamente documentado, con varias personas involucradas y con indicaciones muy especificas acerca de quien hace que cosa y como lo hace. Pero en ambos casos, se debe entender el propsito de los controles sobre las cuentas por pagar y comprender su importancia. Porque incluso los procedimientos mejor diseados no van a servir para su propsito, que es de salvaguardar los bienes y recursos de la empresa y contribuir a una operacin eficaz y eficiente, a menos que los controles estn efectivamente ejecutados en la prctica. Y ejecutar los controles significa que cada persona tiene que responsabilizarse de las prcticas y los procedimientos de control interno asociados a sus actividades diarias en el negocio.