Informe de Auditoria TH 2024

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Versión 1 - Fecha: 02/01/2024
Aprobado: 11/07/2024

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

1. INFORMACIÓN GENERAL

PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Dependencia: Secretaria de Gobierno – Oficina de Talento


Humano

TIPO DE AUDITORÍA O Auditoría a la Gestión de Talento Humano Vigencia


SEGUIMIENTO: 2024

EQUIPO AUDITOR O AUDITOR: Sandra Liliana Gutiérrez González

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Confirmar la continuidad de la Gestión de Talento Humano, mediante la verificación del


cumplimiento de los requisitos de ley, de norma establecidos por el DAFP y de la entidad;
identificando el mejoramiento continúo aplicado en la gestión de los procesos en la vigencia 2024.

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

3.1 Matriz GETH

Se evaluó el proceso frente a los item dispuestos en la Matriz_geth_version_4_8 del


DAFP, Conocimiento Normativo y del Entorno, Gestión de la Información, Planeación
Estratégica, Manual de Funciones y Competencias, Arreglo Institucional, Ingreso
(Provisión del Empleo, Gestión de la Información, Meritocracia, Gestión del Desempeño,
Conocimiento Institucional, Diversidad e Inclusión). Desarrollo (Conocimiento
Institucional, Gestión de la Información, Gestión del Empleo, capacitación, Bienestar,
Administración del Talento Humano, Clima Organizacional y Cambio Cultural, Seguridad
y Salud en el Trabajo, Valores, Contratistas, Negociación Colectiva, Gerencia Pública),
Retiro (Gestión de la Información, Desvinculación Asistida, Gestión de Conocimiento).

3.2 Administración Estratégica del Talento Humano

Se evaluó el proceso al Procedimiento para expedición de Certificados de Pensión,


Procedimiento de Seguridad Social y Parafiscales, Procedimiento de Liquidación de
Vacaciones, Liquidación de Prestaciones Sociales, Procedimiento de Nómina, Control de
Documentos (hojas de vida, actas, etc) y, Control de Registros.

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A continuación, se presentan los resultados del ejerció auditor:

4. FORTALEZAS

Entre las principales fortalezas del proceso que apoyan la conformidad y eficacia a la Gestión del
Talento Humano se destacan:

Compromiso y disponibilidad al ejercicio del proceso auditor, por parte de los funcionarios que
conforman y realizan el proceso de Gestión de Talento Humano, lo que redunda en la
identificación de oportunidades de mejora que garantizan la sostenibilidad del Sistema de Gestión
de Talento Humano de La Alcaldía Municipal de Milán.

Conocimiento del proceso, objetivos y procedimientos por parte de los funcionarios de la Oficina
que realizan la labor, existe disposición para el manejo adecuado de la gestión de los procesos.

Se destaca dentro del ejercicio la mejora por desarrollar cada proceso, el aprendizaje continuo
mediante los instrumentos obtenidos y la aplicación de los conocimientos a los procesos
evaluados.

5. OPORTUNIDADES DE MEJORA

Revisar, ajustar y ejecutar al proceso de Gestión de Talento Humano, de acuerdo con la Matriz
GETH, en su actividad clave Plan Institucional de Capacitación, se encuentra creado el PIC
aprobado mediante Resolución 012 de 26 de enero de 2024, pero aún no se ha ejecutado de
acuerdo con lo planificado, por lo tanto, no se puede evaluar la eficacia de su implementación.

Revisar, ajustar y ejecutar al proceso de Gestión de Talento Humano, de acuerdo con la Matriz
GETH, en su actividad clave Plan de Bienestar de Incentivos, se encuentra creado el PBI,
aprobado mediante Resolución 012 de 26 de enero de 2024, pero aún no se ha ejecutado de
acuerdo con lo planificado, por lo tanto, no se puede evaluar la eficacia de su implementación.

Revisar, ajustar y ejecutar al proceso de Gestión de Talento Humano, de acuerdo con la Matriz
GETH, en su actividad clave, enviar oportunamente las solicitudes de inscripción o de
actualización, o evaluación en carrera administrativa a la CNSC (Meritocracia).

Se sugiere realizar mediciones del clima laboral y la correspondiente intervención para el


mejoramiento (Matriz GETH) entendiéndose como, el medio ambiente humano y físico en donde
se convive diariamente unos con otros y se encuentra relacionado con el "saber hacer" del
directivo, con los comportamientos de las personas, con su manera de trabajar y de relacionarse,
con su interacción con la Entidad, con las máquinas que se utilizan y con la propia actividad de
cada uno.

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Se sugiere realizar periódicamente un backup de los computadores donde se encuentran


trabajando y llevando la información correspondiente a los registros y hechos realizados
diariamente, para garantizar su conservación y evidencia del trabajo realizado, estudiar la
posibilidad de almacenar esta información en un medio alternativo de conservación como un
espacio virtual que cuente con elementos de seguridad informática.

Se recomienda verificar la información cargada en el SIGEP, en lo relacionado con la declaración


de bienes y rentas, se evidencia una declaración reporta de un funcionario con periodo de
declaración 01-01-2024 a 03/01/2024, siendo el año para declarar del servidor público el año
2023 con fecha límite 31 de julio de 2024.

Se sugiere gestionar y archivar oportuna y cronológicamente los documentos que soportan las
actuaciones administrativas de los funcionarios en sus respectivas hojas de vida.

6. NO CONFORMIDAD

Administración Estratégica del Talento Humano.

ITEM GESTION DE TH DESCRIPCIÓN

Observación Actualización de En materia de salud ocupacional y para efecto de establecer


N°1 Examen Médico el estado de salud de los trabajadores al iniciar una labor,
Ocupacional desempeñar un cargo o función determinada, se hace
necesario en el desarrollo de la gestión para identificación y
control del riesgo, practicarlos exámenes médicos
ocupacionales de ingreso, periódicos y de retiro “Artículo 30
del Decreto 614 de 1984”. No se evidencia dentro del proceso
de observación actualización de exámenes médicos de
algunos funcionarios, ni de ingreso.

Observación Soportes de El documento de permiso de trabajo o licencia evidencia la


N°2 Permisos y solicitud realizada y otorgada al empleado por cierto periodo
Licencias de tiempo, el cual indica que el funcionario estará ausente de
debidamente sus responsabilidades con justa causa y que dentro de este
tiempo no permaneció en la Entidad realizando labores; en
firmados y
caso se surgir un accidente el empleado, el documento de
autorizados
permiso será un mecanismo de sustentación y respaldo
“prevención de riesgos y controles para la Entidad”. No se
evidencia dentro del proceso de observación en las carpetas
hojas de vida control de documentos, los permisos realizados,
así mismo, se observa documentos archivados sin diligenciar.

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PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

Para el logro del objetivo propuesto se solicitó a la funcionaria responsable de aplicar el respectivo
procedimiento dos liquidaciones de funcionarios que se les concedió y liquido el periodo
vacacional, con los cuales se realizaron los cálculos en hoja Excel, para luego ser cotejados con
la información suministrada.

Observación N°3.

Liquidación de Vacaciones de la Auxiliar Administrativa. María teresa Beltrán.

Que de acuerdo con el Departamento Administrativo de la Función Pública “Cartilla Régimen


Prestacional y Salarial de los Empleados Públicos del orden Territorial” los factores que hacen
parte de la liquidación de vacaciones son:

• La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo.


• Los incrementos de remuneración a que se refieren los artículos 49 y 97 del Decreto -ley
1042 de 1978. En Sentencia C-710 de 1996, M.P.: Jorge Arango Mejía.19 Departamento
Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Régimen prestacional y
salarial de los empleados públicos del orden territorial
• Los gastos de representación.
• La prima técnica.
• Los auxilios de alimentación y de transporte.
• La prima de servicios.
• La bonificación por servicios prestados.

Sin embargo, el DAFP Conceptúa sobre el periodo vacacional disfrutado lo siguiente:

“Concepto 012251 de 2023 Departamento Administrativo de la Función Pública”

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=204927#:~:text=Su
bsidio%20de%20alimentaci%C3%B3n.&text=No%20se%20tendr%C3%A1%20derecho%20
a,Art%C3%ADculo%20tengan%20derecho%20al%20subsidio.

“ARTÍCULO 10. Subsidio de alimentación. El subsidio de alimentación de los empleados


públicos de las entidades a que se refiere el presente Decreto, que devenguen asignaciones
básicas mensuales no superiores a dos millones treinta y nueve mil novecientos cincuenta y cinco
pesos ($2.039.955) m/cte., será de setenta y dos mil setecientos cuarenta y nueve pesos
($72.749) m/cte., mensuales o proporcional al tiempo servido, pagaderos por la respectiva
entidad, sujeto a la disponibilidad presupuestal”.

“No se tendrá derecho a este subsidio cuando el respectivo empleado disfrute de


vacaciones, se encuentre en uso de licencia, suspendido en el ejercicio de sus funciones
o cuando la entidad suministre alimentación a los empleados que conforme a este Artículo
tengan derecho al subsidio”.

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“Concepto 014991 de 2024 Departamento Administrativo de la Función Pública”.

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=239977

ARTÍCULO 1. CRITERIOS PARA EL RECONOCIMIENTO Y PAGO DEL AUXILIO DE


TRANSPORTE EN ENTIDADES DEL NIVEL TERRITORIAL. Establecer los siguientes criterios
para el reconocimiento y pago del auxilio de transporte para los empleados públicos de las
entidades del sector central y descentralizado de la Rama Ejecutiva del orden territorial, las
asambleas departamentales, los concejos distritales y municipales, las contralorías territoriales y
las personerías distritales y municipales, en los cuales no se preste el servicio público de
transporte, así:

1. Devengar hasta dos (2) veces el salario mínimo legal mensual vigente.
2. La entidad no suministre el servicio de transporte.
3. El empleado no se encuentre disfrutando de vacaciones, ni en uso de licencia o
suspendido en el ejercicio de sus funciones.
4. El valor del auxilio será el establecido en el Decreto 2210 de 20162 y en las normas que
lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

PARAGRAFO. El valor que se paga por auxilio de transporte no se computará como factor de
salario se pagará exclusivamente por dos días trabajados.

ARTÍCULO 5. El auxilio de transporte se pagará únicamente en los días en que el trabajador


preste sus servicios al respectivo patrono, y cubrirá el número de viajes que tuviere que hacer
para ir al lugar de trabajo y retirarse de él, según el horario de trabajo. (...)

De acuerdo con la información información suministrada por la oficina de Talento Humano del
Municipio de Milán, Resolución N°145, del 06 de junio de 2024, donde se le reconocen dos
periodos vacacionales a la señora María Teresa Beltrán, se detalla lo siguiente:

Al realizar el cálculo la Oficina de Control Interno encuentra que la base de liquidación de


vacaciones incluyó, subsidio de transporte y subsidio de alimentación, factor que se evidencia
con la resolución N°145 suministrada.

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Liquidación efectuada por la Oficina de Talento Humano.

Resolución N°145 de reconocimiento de Pago

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Liquidación efectuada por la Oficina de Control Interno

- De acuerdo con los conceptos antes mencionados, No se le debió haber reconocido


auxilio de transporte, ni auxilio de alimentación como la base para la liquidación.
- Así mismo se encuentra que, ante los descuentos de salud y pensión realizados, estos
fueron efectuados sobre el valor del salario básico dando un valor de $148.857, los cuales
debieron efectuarse sobre la base de liquidación de las vacaciones por un valor de
$174.900.
- En cuanto a la bonificación por servicios prestados y prima de servicios la norma dice que
es 1/12 por periodo vacacional disfrutado, para este caso que son dos periodos
disfrutados le corresponde 2/12 de cada factor.

Valor de vacaciones disfrutadas $4,288,073.00, valor efectivamente pagado por la


Entidad con Resolución N°145 $4.369.477 Valor de la Diferencia de $81.404.

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- Valor prima de vacaciones $2,991,679.00, valor efectivamente pagado por la Entidad


con Resolución N°145 $3.048.474.

- Descuentos para Salud corresponde a $171.600 y Pensión $171.600, valor


efectivamente descontado por la Entidad con Resolución N°145 Salud $148.857 y
Pensión $148.857.

Diferencia Total en liquidación de un valor $183,683. Por recuperar.

Por lo anterior es necesario que la Oficina de Talento Humano, verifique la eficiencia y eficacia
de la aplicación a los procedimientos y políticas establecidas, se diseñen controles administrativos
de verificación y comprobación, e inicie acciones necesarias para ajustar y recuperar las
diferencias encontradas.

Observación N°4

Liquidación de Vacaciones de la Auxiliar Administrativa Lina Marcela Méndez.

Que de acuerdo con el Departamento Administrativo de la Función Pública “Cartilla Régimen


Prestacional y Salarial de los Empleados Públicos del orden Territorial” los factores que hacen
parte de la liquidación de vacaciones son:

• La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo.


• Los incrementos de remuneración a que se refieren los artículos 49 y 97 del Decreto -ley
1042 de 1978. En Sentencia C-710 de 1996, M.P.: Jorge Arango Mejía.19 Departamento

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Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Régimen prestacional y


salarial de los empleados públicos del orden territorial
• Los gastos de representación.
• La prima técnica.
• Los auxilios de alimentación y de transporte.
• La prima de servicios.
• La bonificación por servicios prestados.

Sin embargo, el DAFP Conceptúa sobre el periodo vacacional disfrutado lo siguiente:

“Concepto 012251 de 2023 Departamento Administrativo de la Función Pública”

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=204927#:~:text=Su
bsidio%20de%20alimentaci%C3%B3n.&text=No%20se%20tendr%C3%A1%20derecho%20
a,Art%C3%ADculo%20tengan%20derecho%20al%20subsidio.

“ARTÍCULO 10. Subsidio de alimentación. El subsidio de alimentación de los empleados


públicos de las entidades a que se refiere el presente Decreto, que devenguen asignaciones
básicas mensuales no superiores a dos millones treinta y nueve mil novecientos cincuenta y cinco
pesos ($2.039.955) m/cte., será de setenta y dos mil setecientos cuarenta y nueve pesos
($72.749) m/cte., mensuales o proporcional al tiempo servido, pagaderos por la respectiva
entidad, sujeto a la disponibilidad presupuestal”.

“No se tendrá derecho a este subsidio cuando el respectivo empleado disfrute de


vacaciones, se encuentre en uso de licencia, suspendido en el ejercicio de sus funciones
o cuando la entidad suministre alimentación a los empleados que conforme a este Artículo
tengan derecho al subsidio”.

“Concepto 014991 de 2024 Departamento Administrativo de la Función Pública”.

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=239977

ARTÍCULO 1. CRITERIOS PARA EL RECONOCIMIENTO Y PAGO DEL AUXILIO DE


TRANSPORTE EN ENTIDADES DEL NIVEL TERRITORIAL. Establecer los siguientes criterios
para el reconocimiento y pago del auxilio de transporte para los empleados públicos de las
entidades del sector central y descentralizado de la Rama Ejecutiva del orden territorial, las
asambleas departamentales, los concejos distritales y municipales, las contralorías territoriales y
las personerías distritales y municipales, en los cuales no se preste el servicio público de
transporte, así:

5. Devengar hasta dos (2) veces el salario mínimo legal mensual vigente.
6. La entidad no suministre el servicio de transporte.
7. El empleado no se encuentre disfrutando de vacaciones, ni en uso de licencia o
suspendido en el ejercicio de sus funciones.

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8. El valor del auxilio será el establecido en el Decreto 2210 de 20162 y en las normas que
lo modifiquen, adicionen o sustituyan

PARAGRAFO. El valor que se paga por auxilio de transporte no se computará como factor de
salario se pagará exclusivamente por dos días trabajados.

ARTÍCULO 5. El auxilio de transporte se pagará únicamente en los días en que el trabajador


preste sus servicios al respectivo patrono, y cubrirá el número de viajes que tuviere que hacer
para ir al lugar de trabajo y retirarse de él, según el horario de trabajo. (...)

De acuerdo con la información suministrada por la oficina de Talento Humano del Municipio de
Milán, Resolución N°150, del 12 de junio de 2024, donde se le reconocen un periodo vacacional
a la funcionaria Lina Marcela Méndez, se detalla lo siguiente:

Al realizar el cálculo la Oficina de Control Interno encuentra que la base de liquidación de


vacaciones incluyó, subsidio de transporte y subsidio de alimentación, factor que se evidencia
con la resolución N°150 suministrada y plantilla Excel de liquidación.

Liquidación efectuada por la Oficina de Talento Humano

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Resolución N°150 de Reconocimiento de Pago

Liquidación efectuada por la Oficina de Control Interno.

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Valor de vacaciones disfrutadas $1.368.260 00, valor efectivamente pagado por la Entidad
$1.554.863,20

Valor de la Diferencia de $ 186.603.

Valor prima de vacaciones $932.905.00, valor efectivamente pagado por la Entidad con
Resolución N°150 $1.060.134.00.

Valor de la Diferencia de $127.229.00

Descuentos para Salud corresponde a $54.800.00 y Pensión $54.800,00 valor efectivamente


descontado por la Entidad Resolución N°150 Salud $50.153.00 y Pensión $50.153.00

Valor de la Diferencia de $4.647.00

Diferencia Total en liquidación por un valor $ 323.125. Por recuperar.

Por lo anterior es necesario que la Oficina de Talento Humano, verifique la eficiencia y eficacia
de la aplicación a los procedimientos y políticas establecidas, se diseñen controles administrativos
de verificación y comprobación, e inicie acciones necesarias para ajustar y recuperar las
diferencias encontradas.

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Observación N°5

Liquidación Por Servicios Prestados a Exfuncionario Juan Guillermo Zapata.

Que de acuerdo con el Departamento Administrativo de la Función Pública “Cartilla Régimen


Prestacional y Salarial de los Empleados Públicos del orden Territorial” los factores que hacen
parte de la liquidación de prestaciones sociales son:

“Teniendo en cuenta lo expresado, los empleados públicos de la Rama Ejecutiva de los niveles nacional y
territorial, tienen derecho a las siguientes prestaciones sociales, las que se establecen como un derecho
mínimo para los trabajadores oficiales, por cuanto pueden ser sobrepasadas, en virtud de lo que se prevea
por el contrato de trabajo y demás mecanismos laborales que lo integran, así”:

a) Vacaciones;
b) Prima de vacaciones;
c) Bonificación por recreación;
d) Prima de navidad;
e) Subsidio familiar;
f) Auxilio de cesantías;
g) Intereses a las cesantías, en el régimen con liquidación anual;
h) Dotación de calzado y vestido de labor;
i) Pensión de jubilación;
j) Indemnización sustitutiva de pensión de jubilación;
k) Pensión de sobrevivientes;

l) Auxilio de enfermedad;
m) Indemnización por accidente de trabajo o enfermedad profesional;
n) Auxilio funerario;
ñ) Asistencia médica, farmacéutica, quirúrgica y hospitalaria, servicio odontológico;
o) Pensión de invalidez;
p) Indemnización sustitutiva de pensión de invalidez;
q) Auxilio de maternidad.

De acuerdo con la información suministrada por la oficina de Talento Humano del Municipio de
Milán, Resolución N°119, del 16 de mayo de 2024, donde se le reconoce, liquida y ordena el pago
de salarios y prestaciones sociales al señor Juan Guillermo Zapata por 70 días de trabajo

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laborados comprendidos desde el día 02 de enero de 2024 al día 11 de marzo de 2024 se detalla
lo siguiente.

Al realizar el cálculo la Oficina de Control Interno encuentra que la base de liquidación de las
prestaciones sociales incluye, Bonificación Servicios Prestados, 1/12 Prima De Servicios, 1/12
Prima De Vacaciones, 1/12 Prima De Navidad. En razón a la Resolución N°119 suministrada y
el cálculo efectuado por la Oficina de Control Interno de cada uno de los compones que integran
la liquidación de prestaciones sociales, se puede evidenciar que existe diferencia en cada uno de
ellos, como se puede reflejar a continuación.

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Liquidación efectuada por la Oficina de Control Interno

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Diferencia en liquidación total de prestaciones $341.736 a favor del exfuncionario.

Por lo anterior es necesario que la Oficina de Talento Humano, verifique la eficiencia y eficacia
de la aplicación a los procedimientos y políticas establecidas, se diseñen controles administrativos
de verificación y comprobación, e inicie acciones necesarias para ajustar la aplicación de las
herramientas y el procedimiento del cálculo.

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Departamento del Caquetá
CONTROL INTERNO
MUNICIPIO DE MILÁN
NIT. 800.067.452 – 6
Versión 1 - Fecha: 02/01/2024
Aprobado: 11/07/2024

7. CONCLUSIONES DEL INFORME

El desarrollo de la auditoría permite concluir que las actividades asociadas al proceso de


Gestión de Talento Humano se desarrollan cumpliendo los lineamentos establecidos por la
Entidad.

- Se sugiere establecer una estrategia sobre las oportunidades de mejora, para lograr el
cumplimento en la ejecución y los objetivos propuestos por la Entidad.

- Se presentan debilidades en el procedimiento de liquidación de vacaciones, frente a los


controles y verificaciones que se deben adoptar, para garantizar la correcta liquidación
de los conceptos.

- Se presentan debilidades en el procedimiento de liquidación de prestaciones sociales,


frente a los controles y verificaciones que se deben adoptar, para garantizar la correcta
liquidación de los conceptos.

ORIGINAL FIRMADO

SANDRA LILIANA GUTIERREZ GONZALEZ


Jefe Oficina de Control Interno

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL


Calle 6 N° 7-12 / Código postal: 185030 // Tel: 3103191755
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Milán – Caquetá

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