CAPITULO VI Uso Cartas y Correspondencia

CAPITULO VI Uso cartas y correspondencia
Cartas y Correspondencia
Utilizar la combinación de correspondencia para crear e imprimir

cartas y otros documentos.
Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear
un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe
enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada
carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su
contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus
clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la
persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o
etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
PASOS PARA UTILIZAR CARTAS Y CORRESPONDENCIA
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes

pasos generales:
1. Configurar el documento principal. El documento principal contiene
el texto y los gráficos que son iguales para cada versión del
documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo,
el remite o el saludo.
2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es
un archivo que contiene la información que se debe combinar en un
documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los
destinatarios de una carta.
3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office
Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o
registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de
correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la
correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados
elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos
(registros) incluir.
4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación
de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinación
de correspondencia, los campos se rellenan con información
contenida en el archivo de datos.
5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y
finalizarla. Puede obtener una vista previa
de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.
Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar
correspondencia.
1
SUGERENCIA También puede realizar una combinación de
correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar
correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso.
Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar
correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar
Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso
por el Asistente para combinar correspondencia.
CONFIGURAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL

1. Inicie Word.
De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo
abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso
siguiente.
2. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha
Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar
Correspondencia.
3. Haga clic en el tipo de documento que desea crear. Por ejemplo puede
crear:
- Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la
dirección de destino es única para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y
especifique sus preferencias para el tamaño del sobre y el formato del texto
en la ficha Opciones de sobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre.
- Un conjunto de etiquetas de dirección Cada etiqueta muestra el nombre y
la dirección de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta
son únicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el
tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas.
- Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico El
contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno
contiene información específica para cada destinatario, como su nombre,
dirección o cualquier otra información. Haga clic en Cartas o en Mensajes de
correo electrónico para crear esos tipos de documentos.
- Un catálogo o directorio Para cada elemento se indica el mismo tipo de
información, como su nombre o su descripción,
pero el nombre y la descripción de cada uno es único. Haga clic en
Directorio para crear este tipo de documento.
2
REANUDAR UNA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de

correspondencia, podrá guardar el documento principal del sobre y
reanudar la combinación más adelante. Microsoft Office Word
conserva la información del origen de datos y de los campos. Si
estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia,
Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando
reanude la combinación.
1. Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el
documento.
Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el
documento, que ejecutará un comando SQL.
2. Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y
desea recuperar esos datos, haga clic en Sí. Si estuviera abriendo un
documento que no supiera que estaba conectado a un origen de
datos, podría hacer clic en No para impedir accesos posiblemente
malintencionados a los datos. Aparece el texto del documento, junto
con los campos insertados.
3. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.
Ejemplo práctico: PASO A PASO

1. Abrimos el programa de Word y un documento en blanco.
2. Iniciamos el asistente de correspondencia haciendo clic en la ficha
correspondencia, luego clic en iniciar combinación de
correspondencia, a continuación clic en el asistente de
correspondencia para realizar los 6 pasos del asistente.
Paso 2: Ya que el documento o carta en nuestro caso está redactado,
verificar que la opción
este seleccionado y a hacemos clic en la
opción
Paso 3: Aquí elegiremos la lista de invitados, los cuales pueden estar
en una base de datos de Excel, correo electrónico o podemos crear un
lista nueva. Para el ejemplo crearemos una lista nueva, para ello
hacemos clic en le opción luego clic en
3
A continuación empezaremos a digitar los destinatarios. Para agregar
a más destinatarios hace clic en el botón agregar. Finalmente clic en
el botón aceptar. Nos solicitará un lugar de almacenamiento para
que se guarde la Base de Datos, colocar un nombre ejemplo:
destinatario aniversario, esto para poner un nombre al archivo de la
base de datos que se está creando y clic en el botón aceptar.
Paso 4: clic en la opción:

Digitamos un carta. En nuestro caso será una carta de invitación a la
jubilación de la supervisora.
Lunes, 21 de octubre de 2024
Asunto: Invitación jubilación de Pepa

Sra: Adelina Isabel Hernández Martínez (Técnico Sanitario)
Queda usted informada por medio de esta misiva, que el próximo día 31 se celebrara, la
jubilación de nuestra querida supervisora, Dña Francisca.
Como trabajadora de esta empresa, queda usted formalmente invitada al evento. Puede usted
acudir con su familia, amigos o acompañante. No olvide llevar una botella de licor, así como
el/los regalos oportunos que serán recogidos en la entrada, para posterior entrega al finalizar el
evento.
Por último, informarle, que en un plazo de 3 días, tiene usted la posibilidad de hacer un ingreso,
a modo de regalo, en la cuenta de Dña Francisca , o a través de la cuenta de la empresa. Si así
lo hace, no olvide indicar en el asunto, su nombre y apellidos.
Sin otro propósito, se despide,
Secretaria de dirección de Vanesa Méndez Hernández
(firma)
Paso 5. Una vez redactada la carta, nos ubicamos donde va a ir el
detalle de los datos y cargo del destinatario, hacemos clic en
Añadimos los campos haciendo clic en de ese modo la carta

tomara la siguiente forma:
4
[Capte la atención de los
lectores mediante una cita
importante extraída del
documento o utilice este
espacio para resaltar un
punto clave. Para colocar el
cuadro de texto en cualquier
lugar de la página, solo tiene
que arrastrarlo.]
Paso 6: opción para ver la carta terminada. Clic en la
y la carta tendrá esta presentación.

Nota: para poder visualizar los demás destinatarios hacer clic en
Finalmente, la carta de invitación esta lista para imprimir.

CAPITULO VI Uso Cartas y Correspondencia

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CAPITULO VI Uso Cartas y Correspondencia

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

CAPITULO VI Uso Cartas y Correspondencia

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CAPITULO VI Uso cartas y correspondencia

Utilizar la combinación de correspondencia para crear e imprimir

PASOS PARA UTILIZAR CARTAS Y CORRESPONDENCIA

El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes

CONFIGURAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL

Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de

Ejemplo práctico: PASO A PASO

hacemos clic en le opción luego clic en

Paso 4: clic en la opción:

Lunes, 21 de octubre de 2024

Asunto: Invitación jubilación de Pepa

detalle de los datos y cargo del destinatario, hacemos clic en

Añadimos los campos haciendo clic en de ese modo la carta

Paso 6: opción para ver la carta terminada. Clic en la

y la carta tendrá esta presentación.

Finalmente, la carta de invitación esta lista para imprimir.

También podría gustarte