IESTP. “Honorio Delgado Espinoza” Prof.

Edgar Huanaco Calcina

LECCIÓN 3: ETAPAS DEL PRESUPUESTO

1.- ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS

El Gerente Financiero de una empresa es el encargado de elaborar y formular el
presupuesto y a su vez tiene las siguientes responsabilidades:
➢ Obtener tasas de rendimiento adecuados que cumplan con las expectativas de la
inversión.
➢ Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción, distribución,
finanzas y relaciones industriales) en beneficio de un objetivo común mediante la
delegación de la autoridad y de las responsabilidades encomendadas.
➢ Fijar políticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando no cubran con
las metas que justificaron su implantación.
Cabe indicar que el presupuesto de una empresa debe ser evaluado y analizado con
el comité asesor (Gerentes de otros departamentos) y con el gerente General, con
la finalidad que el presupuesto formulado cumpla con las expectativas, metas
trazadas de la empresa.

2.- ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA.

El presupuesto se utiliza en todas las áreas de la empresa, pero se identifica con las
siguientes:
2.1.- Ventas: Para determinar las estimaciones de ingresos, gastos de distribución,
mercadotecnia y publicidad, comisiones de ventas, etc.
2.2.- Producción. - Costo de producción, inventarios de materiales, inventarios de
productos terminados, etc.
2.3.- Compras: Para determinar los abastecimientos requeridos por la organización.
2.4.- Administración: Gastos de administración, etc.
2.5.- Finanzas: Gastos financieros, intereses, comisiones bancarias, etc.

3.- ÁREAS AFINES DEL PRESUPUESTO

Son diversas las herramientas utilizadas en la confección de presupuestos, y su valor
radica en facilitar los cálculos que propiciarían la correcta ejecución y el debido
control del sistema presupuestario. Entre las principales pueden mencionarse la
economía, la estadística, la administración, la contabilidad y las finanzas.
3.1.- La Economía: Es trascendental por cuanto el análisis de factores como la
inflación, la devaluación y las tasas de interés desempeña un papel
determinante en las proyecciones. De igual modo, el profundo conocimiento
de los mercados de capitales nacionales e internacionales contribuye a tomar
decisiones acerca del financiamiento y la inversión.
3.2.- La Estadística: Proporciona instrumentos de suma valía, como los métodos de
cálculo de pronósticos, los números índices, las series cronológicas y otros que
son clave para reducir el grado de incertidumbre.
3.3.- La Administración: Suministra fundamentalmente conceptos vinculados al
planeamiento, la coordinación de actividades y los flujos de información; en
este punto se destacan herramientas como la ruta crítica y el Gantt, que son
cruciales para el control.

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3.4.- La Contabilidad: Al representar la expresión monetaria de las decisiones

gerenciales, sirve de soporte al sistema por cuanto el presupuesto se ha
definido como “la contabilidad hacia el futuro”.
3.5.- Las Finanzas: Además de fomentar el análisis global y sectorial del sistema,
promueven la evaluación objetiva de las mejores alternativas puestas a
consideración del cuerpo directo. La gestión financiera es preponderante
porque actúa en todas las etapas del planeamiento, en la selección de las
fuentes de financiación, en el análisis de las inversiones temporales o
permanentes y en la fijación de niveles de inventarios que reducen los costos.
Las finanzas aportan a la dirección instrumentos como el punto de equilibrio y
los índices convencionales de rotación, liquidez, endeudamiento y lucro,
utilizados para evaluar la gestión. Además, existen aspectos procedimentales,
técnicos y operativos del presupuesto importantes para la integración del
sistema, entre los cuales juegan un papel destacado las cédulas
presupuestales diseñadas para facilitar los cómputos, la consolidación de
necesidades y la congruencia de las metas establecidas por cada nivel
funcional, la información consignada en las cédulas representada la base de
presupuestos y de los estados financieros proyectados.

Para visualizar la perfecta armonía del sistema, se muestra la interrelación que debe
existir entre la parte conceptual del presupuesto, los asuntos procedimentales, los
estados proyectados y la evaluación y el análisis del sistema. La conexión de las
partes no puede pasar desapercibida pues en el ámbito conceptual se estructuran
las bases del sistema, en la parte procedimental se cuantifican esas bases, y la
evaluación contribuye a determinar si económicamente son posibles los objetivos
propuestos.

Para aclarar las ideas ventiladas en torno al sistema de planificación y presupuesto

empresarial, es pertinente desarrollar a continuación los aspectos concernientes a
la secuencia seguida para darles vida presupuestal a los planes y objetivos, a los
componentes de las etapas del diagnóstico y la elaboración del presupuesto y al
tratamiento de la información consultada para confeccionar cada uno de los
presupuestos que sustentan la proyección de estados financieros.

4.- ASPECTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

4.1.- Concientización: La adopción de un sistema presupuestario para definir el

horizonte comercial y financiero de las empresas, facilitar el control y responder a
las condiciones cambiantes del medio.

4.2 Determinación de las características empresariales:

• Situación financiera: Estado financiero de las empresas con respecto al
endeudamiento, la liquidez, la valorización de los títulos de propiedad y los índices
de lucratividad, repercuten en la posibilidad de captar capitales.

• Eficiencia y productividad: La eficiencia comprende las acciones puestas en

práctica para minimizar el tiempo invertido entre la adquisición de insumos y la

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comercialización de productos. La productividad expresa como la producción por

hora-hombre u hora-máquina.
• Actualización tecnológica: En virtud de los efectos ejercidos por la modernización
industrial sobre los costos, la intensidad del reproceso y la calidad de los productos,
es comprensible su influencia en los presupuestos comerciales, sujetos a la
competividad en precios y calidad.

• Políticas gerenciales: El camino seleccionado para respaldar la operación normal o

la expansión de actividades gravitará en torno al presupuesto.

4.3.- Evaluación del entorno:

Variables controlables Variables no controlables

Objetivos Gustos del consumidor
Estrategias competitivas Disposiciones gubernamentales
Políticas gerenciales Inflación y devaluación
Proyectos de inversión Tasas de interés
Calidad del producto Estabilidad política
Canales de distribución Ingreso per cápita del consumido
Campañas promocionales Acciones de competencia
Sistemas de producción Tendencias demográficas

5.- ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO.

Según Jorge E. Burbano Ruiz y Alberto Ortiz Gómez, en su libro Presupuesto
enfoque moderno de planeación y control de recursos, consideran las siguientes
etapas en la preparación de presupuestos, ya se trate de comenzar o cuando ya se
tenga implementado el presupuesto.
➢ Pre iniciación o Diagnóstico Financiero.
➢ Formulación del Presupuesto
➢ Ejecución Presupuestaria
➢ Control del Presupuesto
➢ Evaluación del Presupuesto

5.1.- Primera Etapa. PRE-INICIACIÓN O DIAGNÓSTICO FINANCIERO

En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, se
analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar
la gestión gerencial(ventas, costos, precios de las acciones en el mercado,
márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se
efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la
dirección y se estudia el comportamiento del planeamiento, estratégico y
táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones.
Comprende un diagnóstico de la realidad de cada departamento de la
organización en su conjunto y sus proyecciones para el futuro.

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Esta etapa se realiza basándose en las estimaciones de ingresos para el periodo

en cuestión. Con estas estimaciones de ingresos, se fijan los montos topes de
gastos para cada departamento, se envían a dicho departamento las
instrucciones y formularios necesarios para que presenten sus peticiones
(anteproyecto) e informe y justificación de los mismos. Esta fase termina al
momento de publicarse el presupuesto.

5.2.- Segunda Etapa. FORMULACIÓN

En base a los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la
gerencia, procediéndose según las pautas siguientes:
➢ En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los
volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para alcanzar dichos
objetivos se tomarán decisiones sobre los medios de distribución los canales
promocionales y la política crediticia.
➢ En el campo productivo se programarán las cantidades a fabricar o
ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarios.
Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los
niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan
las compras en términos cuantitativos y monetarios.
Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura,
según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que
gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos
deben preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes
administrativos y operativos.
Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento especial
relacionado con la cuantificación de recursos. Es competencia de los
encargados de la función presupuestal recopilar la información de la operación
normal y los programas que ameritan inversiones adicionales.
Esta etapa tiene como objetivo hacer de conocimiento de los sectores
interesados, el documento presupuestal, así como de proceder a su sanción por
parte de quienes tengan esta responsabilidad.

5.3.- Tercera Etapa. EJECUCIÓN

Se relaciona con la puesta en marcha de los planes y con el consecuente
interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos
como principal impulsor; debido a que si sus miembros no escatiman
esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos,
financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento
cabal de las metas propuestas.
Una vez aprobados los presupuestos, corresponde a cada organismo o
departamento, llevarlos a la práctica. Para ello, es indispensable contar con
una organización y dirección adecuada.
En esta etapa el director de su presupuesto tiene la responsabilidad de
prestar colaboración a las jefaturas en aras de asegurar el logro de los
objetivos consagrados al planear. Igualmente, presentará informes de
ejecución periódicos.

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En esta etapa el director de presupuesto tiene la responsabilidad de prestar

colaboración a las jefaturas de Departamentos en aras de asegurar el logro de
los objetivos contemplados. Igualmente, presentará informes de ejecución
periódicos.

5.4.- Cuarta Etapa. CONTROL.

Mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan los pronósticos con la
realidad. Las actividades más importantes para realizar en esta etapa son:
➢ Preparar informes de ejecución parcial y acumulada que incorporen
comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.
➢ Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
➢ Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea
necesario, como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas de
interés o de los coeficientes de devaluación que afectan las proyecciones de
las empresas que realizan negocios internacionales.

5.5.- Quinta Etapa. EVALUACIÓN

Al culminar el periodo del presupuesto se prepara un informe crítico de los
resultados obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el
comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades
empresariales.
Será necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y
reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes
como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en
presupuestos.

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