ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

“Todos los errores de la dirección concluyen en el inventario.”

—MICHAEL C. BERGERAC
EX DIRECTOR EJECUTIVO
REVLON, INC.

Los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes,

trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo
largo del canal de producción y de logística de una empresa.
En la actualidad, la administración de inventarios es uno de los retos más
importantes que enfrentan los directivos en cuestión de planificación y control,
sobre todo en empresas de manufactura. Aunque técnicamente los inventarios
constituyen un activo en el balance general de la compañía, casi todos los
ejecutivos contables o financieros consideran que mantenerlos implica un gasto
significativo, y que su misión es minimizarlo lo más posible. Incluso las
organizaciones de servicios cuentan con cierto inventario; por otro lado, en las
operaciones al detalle se observa que la administración del inventario juega un
papel clave para dirigir el negocio con efectividad.

El objetivo de mantener una baja inversión en inventarios suele contradecir la

forma de pensar de buena parte del personal de ventas y marketing, a quienes
casi siempre les importa que la empresa cuente con un inventario considerable
para poder atender rápidamente las solicitudes de los clientes.
Los inventarios se hayan con frecuencia en lugares como almacenes,
patios, pisos de las tiendas, equipo de transporte y en los estantes
de las tiendas de menudeo. Tener estos inventarios disponibles
puede costar, al año, entre 20 y 40% de su valor.

Por lo tanto, administrar cuidadosamente los niveles de inventario

tiene un buen sentido económico. Aunque se ha avanzado mucho
para reducir los inventarios mediante diferentes sistemas, como el
sistema justo a tiempo (just-in-time), la comprensión del tiempo, la
respuesta rápida y las prácticas de colaboración aplicadas en todo el
canal de suministros, la inversión anual en inventarios realizada por
fabricantes, minoristas y mayoristas comerciales, cuyas ventas
representan alrededor de 99% del PNB, es casi 12% del producto
nacional bruto de Estados Unidos.
Hay mucho por aprender sobre el manejo de inventarios. Primero, los
inventarios se manejan con más frecuencia como artículos individuales
localizados en puntos de almacenamiento únicos. Este tipo de control
de inventarios ha sido investigado ampliamente con diversos métodos
para muchas aplicaciones específicas.

Segundo, se verá el control de inventarios como la administración del

inventario en su conjunto. La alta gerencia está particularmente
interesada en esta perspectiva, por su necesidad de controlar la
inversión general de inventarios, en vez de controlar las unidades
individuales que se mantengan en existencia. Por último, se examinará
el manejo de inventarios entre múltiples ubicaciones y múltiples
niveles dentro de la cadena de suministros.
Los inventarios se sitúan en cada nivel (o escalón) de la cadena de suministros.
Hay dos importantes conceptos que deben comprenderse claramente si la
empresa desea contar con una perspectiva apropiada sobre la administración
de inventario.

El primero de ellos es que gran parte del inventario de la empresa en realidad

es capacidad almacenada. En otras palabras, buena parte del inventario
representa el uso de la capacidad de la empresa para crear un producto con
anticipación a la demanda real por el mismo. Esta idea constituye uno de los
principales factores que marcan la diferencia entre una empresa dedicada
exclusivamente a los servicios y una compañía de manufactura.

La empresa de servicios promedio no puede darse el lujo de planificar y utilizar

la capacidad con anticipación a la demanda; en lugar de ello se ve forzada a
emplear la capacidad solo después de que se genera la demanda
El segundo concepto es que el inventario pocas veces representa un
problema para la compañía, a pesar del hecho de que con frecuencia
se menciona que “uno de nuestros problemas es que contamos con
demasiado inventario”, en casi todas las empresas, el inventario es un
síntoma de la forma en que se dirige el negocio.

Aunque el inventario suele considerarse un problema, no es tal; se

trata únicamente de un síntoma, aunque bastante visible y costoso,
en muchos casos. Si realmente se desea controlar el inventario, es
necesario analizar los métodos directivos del negocio para discernir
cuáles de ellos ocasionan la presencia de grandes inventarios.
Al hablar de inventarios, muchas personas piensan solo en un acervo de bienes
físicos, aunque este no tiene por qué ser siempre el caso. Un ejemplo ilustrará
esta afirmación. Las empresas de servicios contables emplean contadores
públicos certificados, muy capacitados y valiosos. La dirección sabe que no debe
despedir personal a menos que esté dispuesta a correr el riesgo de perder
fuerza laboral capacitada (algo indeseable).

Sin embargo, la demanda de servicios tiende a ser altamente estacional,

mostrando su punto más elevado en la “temporada fiscal”. En el caso de
muchas empresas, el personal contable trabaja más horas en la temporada
fiscal y menos tiempo en otras épocas. Algunas compañías, por lo tanto,
“ahorran” el tiempo adicional que se utiliza durante la temporada fiscal en un
“banco” de horas, en lugar de pagar a los contadores el tiempo extra. De cierto
modo, estas horas realmente constituyen un inventario, ya que representan el
uso de capacidad con anticipación a la demanda, se emplea de enero a abril
para responder a la demanda, lo que permite disfrutar de tiempo vacacional
posteriormente en el verano.
EJEMPLO ANECDÓTICO.

Hace poco un gerente de planificación y control de la producción expuso un

ejemplo basado en sus primeras experiencias en el ramo, antes de que
comprendiera cabalmente que el inventario es un síntoma de cómo se dirige el
negocio. La compañía para la que trabajaba sufrió un declive en las ventas.
Preocupado por la rentabilidad, el director general de la empresa solicito al
gerente de planificación y control de la producción que recortara 15% el inventario,
buscando ajustar los gastos correspondientes al nivel de ventas, que ahora era
menor.
El Gerente de Planificación y Control de la Producción hizo lo que le pidieron,
aunque no entendía bien la relación entre los métodos directivos y el inventario.

Simplemente redujo el nivel de inventarios sin realizar modificación alguna en los

procesos de negocio. Cerca de tres meses después de la solicitud, el gerente de
planificación y control de la producción coincidió nuevamente con el director
general.
• La conversación se desarrolló de este modo:
- DIRECTOR GENERAL: “¿Qué has hecho con mi taller de manufactura?”
- GERENTE DE PLANIFICACION Y CONTROL: “¿A qué te refieres?”
- DIRECTOR GENERAL: “Tenemos todo tipo de problemas muchos envíos por flete de
primera de los proveedores, como respuesta a desabastos de toda clase de partes,
ejecución frecuente de lotes segmentados en el equipo- lo cual esta incrementado
drásticamente nuestros costos de configuración, una fuerte disminución en la
eficiencia de la mano de obra y otras dificultades similares. ¿Qué has estado
haciendo?”
- GERENTE DE PLANIFICACION Y CONTROL: “Me deshice de 15% del inventario.”
- DIRECTOR GENERAL: “Bueno ¡entonces REGRESALO!”
El problema es que el Gerente de Planificación y Control enfocó sus esfuerzos
en el inventario como si fuera la fuente de todas las dificultades, sin reconocer
que este es en realidad un síntoma. Lo primero que debió haber hecho fue
“corregir” el sistema.

Manteniendo estos dos puntos en mente, es necesario analizar los motivos

por los que se presenta el inventario antes de poder comprender realmente
como administrarlo. Desde el punto de vista de alguien con poca experiencia,
el inventario es solo eso: inventario (“cosas” inmovilizadas en un almacén);
para el contador es costo y dinero inmovilizado; para el vendedor es una
oportunidad. Sin embargo, para un experto de planificación y control será un
síntoma de cómo está diseñado el negocio y de qué manera se le dirige.
Una vezOBJETIVOS
que entendamos
DE LA GESTIÓNPORQUE
DE INVENTARIOS.
existe el inventario (considerándolo
un síntoma), podremos
o Minimizar comprender
la inversión en materiales
mejor COMO administrarlo y
o Evitar
controlarlo demoras y paralizaciones de la producción
apropiadamente.
o Mantener el stock de productos terminados en función de la demanda y del nivel
Muchos dedeservicio
los motivos por lo que
existen los inventarios
o Evitar materialescuentan con coordinando con producción y ventas.
sin movimiento
nombres categóricos relacionados
con varioso Evitar los deterioros
aspectos, comoy políticas
obsolescencias
de la o Evitar
compañía, flexibilidades,
fugas, despilfarros o descuidos
diseños, capacidad de respuesta al
cliente y ofactores
Responder apropiadamente a los cambios en la demanda
estacionales.
o Evitar pérdida de ventas por roturas de stock
¿POR QUÉ HAY NECESIDAD DE MANTENER INVENTARIOS

PARA AFRONTAR DEMANDA O PRODUCCION

COORDINACION ENTRE LA DEMANDA Y EL SUMINISTRO
ESTACIONAL

REDUCCION DE LOS COSTOS DE COMPRAS.

SITUACION DEL MERCADO ESPECULACION
GERENERACION DE INGRESOS EXTRAORDINARIOS

LOTES ECONOMICOS DE COMPRA, PRODUCCION Y

REDUCIR COSTOS VIA LOTES ECONOMICOS
TRANSPORTE.

FORMA PARTE DEL SISTEMA PRODUCTIVO APOYO AL PROCESO DE PRODUCCION

APOYAR EL NIVEL DE SERVICIO OFRECIDO A LOS

CLIENTES APOYO AL PROCEDO DE COMERCIALIZACION
 Método Just in Time (Justo a Tiempo) en almacén:
Qué es y cómo se usa método-just-in-time-almacén.
El Just-In-Time, (Justo a Tiempo en español) es un sistema para organizar la
producción en las fábricas desarrollado en Japón por Taiichi Ohno. Este modo
de organización fue creado para Toyota, uno de los más importantes
fabricantes de automóviles. Pronto empezó a extenderse fuera de Japón,
haciéndose muy popular en las últimas décadas.

El método Just in Time (JIT), también denominado sistema “Justo a Tiempo”,

es una metodología originalmente creada para la organización de la
producción cuyo objetivo es el de contar únicamente con la cantidad
necesaria de producto, en el momento y lugar justo, eliminar cualquier
desperdicio o elemento que no aporte valor.
Actualmente el Sistema Just in Time se aplica de forma generalizada en los
procesos logísticos de los almacenes y bodegas con el fin de conseguir la mayor
eficiencia posible en toda la cadena de suministro.
Se trata de un sistema de sencilla definición, pero de compleja aplicación ya que
requiere de una gran coordinación y organización entre todos los elementos que
interactúan en la cadena de suministro.

Origen y funcionamiento del Sistema Just in Time (JIT)

El sistema “Justo a tiempo” tiene su origen en Japón en los años 50, cuando la
empresa automovilística Toyota comenzó a utilizar un sistema propio de
producción “Toyota Production System” que con los años se fue perfeccionando
hasta definir el método Just in Time actual.
El objetivo con el que surgió este sistema era sencillo, eliminar o
reducir del proceso de producción cualquier elemento que no
aportase valor. En definitiva, conseguir la eficiencia a través de la
simplicidad, filosofía muy arraigada en el país nipón.

Estos elementos podrían ser desde materia prima hasta

equipamiento o espacio de almacén, y con ellos conseguir reducir
costes, plazos y recursos.

Pronto el método Just in Time comenzó a aplicarse no solo en el

proceso productivo, si no en todos los ámbitos de la empresa, debido
a las notables mejoras de competitividad que experimentaban las
empresas que lo aplicaban.
La filosofía JIT se extendió entre las principales empresas
japonesas, y posteriormente, aunque con mayores dificultades,
en las empresas de occidente.

Con este sistema, se pasa de un sistema del tipo “Push” en el que

cada fase de la cadena acumula su producción hasta ser
requerida por la siguiente fase, a un sistema “Pull” en el que cada
fase es quien solicita a la fase anterior de la cadena de suministro
la cantidad requerida, y de esta forma solo se produce lo
necesario.

El método Just in Time en la logística y el almacenamiento

Desde sus orígenes en los años 50 el sistema Just in Time se aplicaba para
optimizar el espacio de almacenaje utilizado por las empresas.

La reducida superficie territorial de Japón hacía que uno de los factores más
valorados en las empresas fuera el espacio disponible, y por tanto una de las
principales ventajas que aportaba el JIT era el ahorro de espacio mediante la
reducción del exceso de existencias o stock.

La aplicación del sistema Just in Time en una empresa requiere de un perfecto

funcionamiento de la logística, con una comunicación y organización plena
entre proveedores y clientes de la cadena de suministro.

El sistema “Justo a tiempo” aplicado a la logística afecta directamente al

proceso de gestión de stock, la preparación de pedidos, gestión del transporte y
atención al cliente y postventa.
Este reto se hace más complejo si cabe con la globalización y el crecimiento de la
compra online que requiere del servicio en plazos muy reducidos y de un nivel de
stock disponible muy alto en almacén.

Los almacenes o bodegas deben ubicarse estratégicamente para cumplir su función

dentro de la cadena de suministro, ya sea en el lugar de fabricación o en un punto
intermedio para su distribución.

Para aplicar la filosofía Just in Time correctamente en el almacén se deben suprimir

todas las fases que no aportan valor al proceso, por lo que se debe estudiar en
profundidad el sistema de almacenamiento a instalar y su tipo de gestión y flujo de
producto, se deben reducir las distancias recorridas por operarios y montacargas, se
deben reducir los tiempos de la preparación de pedidos y simplificar el proceso de
recepción y expedición de la mercancía.

El máximo grado de optimización del método Just in Time se puede conseguir con la
instalación de un sistema de almacenaje automatizado que optimiza todas las tareas
anteriores.
METODO-JUSTO-A-TIEMPO-INVENTARIOS-ALMACEN

Ventajas y dificultades del sistema Just in Time.

Las principales ventajas que tiene la aplicación del sistema Just in Time son:

• Reducción del nivel de stock de existencias. Solo se produce la cantidad

necesaria solicitada por la siguiente fase de la cadena de suministra, por lo
que se optimiza el tiempo de almacenaje de los productos y el uso del
espacio.

• Se evita la caducidad o deterioro de productos almacenados durante tiempo

excesivo. El sistema JIT necesitará apoyarse del sistema de gestión de bodegas
óptimo para cumplir con esta correcta rotación de existencias.
• Se reducen los tiempos de carga y descarga de la mercancía.
• Reducción de costes de almacenamiento e inventario y por tanto mejora de la
competitividad de las empresas.
• Es un sistema de gran adaptabilidad una vez implantado, ya que simplifica
todas las fases de cadena de suministro.

Por el contrario, el sistema JIT también cuenta con una serie de dificultades o
desventajas que se deben valorar antes de implementarlo en una empresa:

• Una errónea implantación del sistema Just in Time puede implicar retrasos o
carencia de stock en alguna de las fases de la cadena de suministro, lo que
implicaría en el retraso de las siguientes fases.
Exige una gran coordinación y comunicación entre clientes y proveedores,
todos los participantes en la cadena de suministro deben estar informados de
la situación en el resto de las fases.

La filosofía Just in Time debe ser adoptada por la totalidad de la empresa, sin
la implicación de todas las áreas de la organización su correcta puesta en
marcha es complejo.

Al realizar las compras en menores cantidades es probable que los precios de

compra del proveedor sean más elevados.

Aumenta el coste de cambio de proveedor en caso de ser necesario. Por ello, la

fiabilidad y seriedad del proveedor es clave en el sistema Just in Time.
¿Cómo aplicar el sistema Just in Time en una bodega o almacén?

Para poner en marcha de forma adecuada el método Just in Time (JIT) en un

almacén se debe tener en cuenta:

Diseño del layout reduciendo recorridos.

El diseño del layout de la bodega inicial es clave a la hora de implementar el

sistema “Justo a tiempo”.

Se debe diseñar un layout de almacén que reduzca los recorridos que deben
hacer los montacargas y los operarios y que simplifique el flujo de las
mercancías entre las distintas zonas de la bodega.